FORMULACION DEL PROYECTO

INTEGRANTES DEL GRUPO:

DANIELA ORTIZ GUALTERO

JHON WILMER BETANCOURT CORREA
MARTA YANETH QUIONES QUINTERO

ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION

SENA
2015

TABLA DE CONTENIDO

1. FORMULACION DEL PROYECTO

1.1 TITULO 4

1.2 DESCRIPCION DEL PROYECTO ...5

1.3 PLANTAMIENTO DEL PROBLEMA............6

1.4JUSTIFICACION DEL PROYECTO..7

1.5 OBJETIVO GENERAL8

1.6 OBJECTIVOS ESPECIFICOS....9

1.7 ALCANCE DEL PROYECTO..10

1. FORMULACION DEL PROYECTO

1.1 TITULO

SISTEMATIZACION DE ENTRADA Y SALIDA DE MERCANCIAS

1.2 DESCRIPCION DEL PROYECTO

Este proyecto se hizo para la empresa CONSTRU MAX con el fin de dar solucin al manejo
de la parte operativa de la empresa de nacionalizacin de mercancas, para esto se va a crear
un programa montado en la red destinado a controlar la entrada y salida de mercanca por
medio de inventario para que el proceso se haga ms tcnico, vamos a trabajar en este
proyecto para satisfacer las necesidades del cliente.

1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Por medio de una larga investigacin a empleados, proveedores y clientes hace falta un
control exhaustivo a la entrada y salida de mercanca para un mejor inventario, ya que este

control lo hace el personal de logstica ( personal de recibo y despacho) atreves de planillas

manual donde no hay una precisin y transparencia del proceso porque puede ser adulterado,
este es el problema que nosotros identificamos, atreves de nuestro proyecto podremos
solucionar oportunamente esta problemtica que afecta a la respectiva empresa CONSTRU
MAX que estamos analizando.
Los instrumentos de recoleccin que vamos a utilizar para la empresa CONSTRU MAX son:
observacin, entrevista, chequeo para personal, clientes, proveedores

Tcnica de la observacin
Se va a la empresa y se realiza observacin del proceso que
realizan es as: llega el proveedor para su ingreso, el personal
de recibo verifica la factura donde se encuentra as:
fecha
2sep
/2015

desti
no
Const
ru
Max

producto

cantid
ad

Cemento
blanco
X25 kg

50

proveedor

Cemento
alpha

entre
ga
Jos

Al verificar que est bien se procede a ingresar, la mercanca se

registra en una planilla manual donde est as:
Fech Hora
a
entra
da

producto

canti
dad

2se
p
201
5

Cemento
blanco
X 25 kg

50

7:30

Pes proveedor
o
tota
l
kg
125 Cemento
0
alpha

recibe

pedro

La mercanca la dirigen para la bodega y es acomodada en su

respectivo lugar

Cuando sale para la venta el despachador llena el siguiente

formato de forma manual as:
Fecha

3 sep.
2015

Hora
salid
a

cliente

9:00

Acabam
os lm
Cra 66 n
2-36

produc
to

canti
dad

Peso
total

Placa
vehc
ulo

Cemen
to
blanco
x25 kg

10

250

VCR
026

cond
uctor

juan

despa
cha

Luis

Cuestionario realizado a 20 personas de la empresa CONSTRU MAX

si
1. Conoces que es un inventario?
2. Has realizado un inventario?
3. sabes que es un programa de computadora?

no

No sabe

4. tienes conocimientos en Word y Excel?

5. sabes la diferencia ente inventario y control de
mercanca?
6. conoces que es un formato de entrada y salida de
LISTA DE
SI
NO
mercanca
7. sabes que finalidad tienen estos procesos?
CHEQUEOS
1. CONSIDERA USTED QUE LA EMPRESA DEBE
8. crees queMEJOR
es necesario
registrar laDE
entrada y salida
IMPLEMENTAR
EL CONTROL
de mercanca?
ENTRADA
Y SALIDA DE MERCANCIAS?
9. MAYOR
crees que
se debe realizar
un EMPRESA
inventario actual?
2. EL
PROBLEMA
DE LA
ES
LLEVAR EL INVENTARIO DE LA MERCANCIA?

OBSERVACIONES

25

3. EL PROCESO ACTUAL QUE MANEJAN PARA

EL INVENTARIO DE ENTRADA Y SALIDA DE
20
MERCANCIAS
ES BUENO?
4. CUANDO REALIZAN LA ENTRADA Y
SALIDAD DE MERCANCIAS EN LAS PLANILLAS
15
LE TOMA
TIEMPO ESTE PROCESO?
5 CONSIDERA USTED QUE EL PROGRAMA QUE
SITEMATICE LA ENTRADA Y SALIDA DE
10
MERCACNCIAS SERIA BUENO?
6 COMO JEFE DE BODEGA, AUXILIAR
ALMACENERO,
AUXILIAR CONTABLE CREE
5
QUE LA EMPRESA PRESENTA DIFICULTADES
PARA LLEVAR CONTROL, SEGUMIENTO,
0
CALIDAD
EN LA SALIDA Y ENTRADA DE
MERCANCIAS?
7 ESTA DEBIDAMENTE ORGANIZADA LA
EMPRESA PARA EL MANEJO DE MERCANCIAS?
8 LA EMPRESA MANEJA ALGUN TIPO DE
CONTROL PARA LOS PROOVEDORES Y
CLIENTES?
9 LOS CLIENTES ALGUNA VEZ SE HAN
QUEJADO DE LA ENTREGA DE MERCANCIAS?
10 TIENE CONOCIMIENTOS EN SISTEMAS?
11USTED SE CONSIDERA CAPAZ DE MANEJAR
UN PROGRAMA QUE CONTROLE LA ENTRADA
Y SALIDA DE MERCANCIAS Y QUE
PROPORCIONE MAS TECNICA?

si
no
no sabe

INGRESO DE LA MERCANCIA

RECEPCION DE LA
MERCANCIA

SE RECIBE LA
MERCANCIA

VERIFICACION DE LA
MERCANCIA

SE DEVUELVE
LA MERCANCIA

NO

MERCANCIA COINCIDE

SI
SE ACONDICIONA

SE DA UBICACIN
ENEL SISTEMA

SE TRASLADA A ZONA DE
ALMACENAMIENTO

RECOLETAR
CANTAIDADES
REQUERIDAS

TRASLADO A ZONA DE
ALISTAMIENTO

SE PROCEDE A ALISTAR

SE NECESITA EMPACAR Y EMBALSARR

ACONDICIONAR
MERCANCIA

COLOCAR MONTACARGA

SE CONCLUYO
AISLAMIENTO

SE DEJA EN EL AREA
DE DESPACHOS

SE ENVIA AL CLIENTE

SE REALIZA UN INVENTARIO
DE LA MERCANCIA
ALMACENADA

REPORTE DE
NOVEDAD

NO

VERIFICAR CON EL
SISTEMA

COINCIDE INVENTARIO

SI
FINAL DEL PROCESO

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
1. CONSTRU MAX es una empresa que desea implementar un sistema de
informacin que le permita controlar la entrada y salida de mercanca
mediante un inventario para mejorar la ejecucin de los procesos , la
empresa cuenta con el siguiente equipo de trabajo:
*coordinador de logstica
*recibidor
*almacenista
*despachador

2. Uno de los requisitos exigidos para el sistema es crear cuentas para

cada empleado que le permita ingresar al sistema, el sistema permite
crear nuevas cuentas.
El coordinador de logstica tiene privilegios de:
Crear usuario
Eliminar usuario
3. Para ingresar al sistema o iniciar seccin , el sistema debe solicitarle al
usuario una identificacin y una contrasea
4. el sistema debe permitir administrar cuatro tipos de cuentas diferentes
a saber:
coordinador logstica
recibidor
almacenista
despachador
5. COORDINADOR DE LOGISTICA
El coordinador tiene el privilegio de agregar cuentas para recibo,
almacn, despachos, adems de eliminarlas .las cuenta de coordinador
son inmodificables, adems puede visualizar pedidos agregarlos y
eliminarlos, visualizar entrada y salida de mercanca por medio del
programa de inventario
6. RECIBO
Recibidor tiene privilegios de consultar el costo y el estado del mismo,
saber cuntos productos hay disponibles y los agotados

7. ALMACEN
El almacenista Tiene el privilegio de saber cuntos y cules son los
productos ms requeridos por el cliente, su ubicacin categora y la
descripcin de cada producto
8.

DESPACHOS
El despachador Tiene el privilegio de saber la ubicacin de los clientes
para saber el destino donde va a llegar cada producto, adems de
crear y eliminar pedidos

9. El sistema debe permitir

Administrar datos de inventarios e insumos
Administrar productos
Administrar pedidos
Consultar la mercanca
Consultar la salidas y entradas de la mercanca
10.ADMINISTRAR ENTRADA Y SALIDAS :El sistema debe permitir hacer
entradas y salidas de mercanca, modificar , consultar , pagarlo,
terminarlo o eliminarlo
REALIZAR PEDIDO: el sistema debe permitir crear una lista de la
mercanca que desea el cliente y la que se le solicita al proveedor,
dicha lista para visualizacin
VISUALIZAR ENTRADA Y SALIDA: comprende la visualizacin completa
de la entrada y salida el cual ser enviado a su respectivo destino ya
sea recibo o despachos
MODIFICAR MERCANCIA: es la posibilidad de agregar o eliminar algn
producto de lo que va entrar o salir
11.ADMINISTRAR DATOS DE INVENTARIOS: el sistema debe permitir
ingresar la mercanca que se compra diariamente para la elaboracin
de los despachos, cantidad, nombre y descripcin de la misma,
adems de sumar la mercanca al inventario del almacn cada vez que
ingrese.
12.CONSULTAR LAS SALIDAS DIARIAS: el sistema debe permitir consultar
las salidas diarias de la mercanca es decir nombre, cantidad y total.
Estas pueden ser consultadas en un rango de tiempo
13.ADMINISTRAR MERCANCIA: el sistema debe permitir, modificar y
eliminar un producto
14.PEDIDO: es la orden que se realiza por parte de un cliente a un asesor
de ventas este consta de productos, precios diferentes. El sistema
debe almacenar el pedido con las caractersticas fecha , hora, estado y
precio
REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

MACRO
PROCESOS
SEGURIDAD:
INTEGRIDAD
DE LA
CONFIABILIDAD
EMPRESA
CONCUREENCIA
CONSTRU
RENDIMIETO: el tiempo
de respuesta ante una peticin, entre 1-10 minutos
ESCALABILIDAD: el programa
MAX debe ser diseado para adhesiones de entrada y
salida
de
mercanca
objetivo
Recepcionar ,verificar, controlar,
DISPONIBILIDAD : esta debe ser para el horario de trabajo de la empresa
aprobar , ubicar
almacenar
CONCURRENCIA: disponibilidad
mnimayde
10 personasla
al tiempo
Se debe proporcionar
un
manual
de
usuario
el
cual
puede
ser:
mercanca que ingresa a la
Instrucciones
paso
a paso
con de
imgenes
empresa
por
medio
un
Manual documentado paso a paso o video
programa
creado para
Capacitacin
al proveedor,
clienteun
y almejor
equipo de trabajo
inventario
Alcance
Tener un programa de inventarios
el registro de la entrada y salida
de mercanca con un fcil acceso
a este programa
responsable Coordinador de logstica, recibo,
bodega, despachos.
proveedore entrad procedimien salidas
usuarios
s
a
tos
Empresa
cgs1
Verificar si
Plan de
Logstica,
CONSTRU
de
se cumple
mejoramie recibo,
MAX
ingreso los
nto
bodega y
requisitos
despachos
para el
ingreso y
salida de la
mercanca
DIAGRAMA DE FLUJO
Recursos
documento registros
requisitos
Recursos de CGS 1
Registro de recepcin Normativida
hardware y
y salida de la
d interna
programas
mercanca
medicin
indicador
Formula
medici metas
fechas
n
Oportunida Fecha de
A diario 100%
Septiembre
d de
expedicin
confiable /2015
expedicin
,de solicitud
y fcil de
acceder

1.4JUSTIFICACION DEL PROYECTO

Este proyecto se basa en solucionar el problema previamente identificado en la empresa
CONSTRU MAX ,para esto vamos a crear un programa montado en la red, es un rea normal
con acceso de empleados y lo que necesitamos es controlar la entrada y salida de mercanca
con un previo horario para empleados , proveedores y clientes, nuestro programa va estar
cifrada para que solo pueda ser visto por personal autorizado, esto va funcionar en un servidor
web, que tambin podr ser visto por directivos atreves de una conexin remota desde fuera
de las instalaciones, las razones por la cual se desarrolla este programa es evitar que el
personal pueda diligenciar mal las planillas o que sean adulteradas y tener un inventario ms
preciso y confiable de la mercanca.

1.5 OBJETIVO GENERAL

Crear un programa de control de la entrada y salida de la mercanca a la empresa mediante un
inventario ms confiable y real

1.6 OBJETIVOS ESPECIFICOS

*Controlar rigurosamente el inventario de la mercanca
*Agilizar el proceso de control
*Mejorar el rendimiento de la empresa en relacin a la mercanca
*Crear un sistema de seguridad que satisfaga las necesidades de la empresa
*saber las ventas de la empresa por medio de la salida de mercanca

1.7 ALCANCE DEL PROYECTO

El alcance de este proyecto consiste en desarrollar un sistema de informacin por medio del
cual se va a colocar un control minucioso a la entrada y salida de la mercanca para que la
empresa conozca los pasivos y activos que tiene, llegando a satisfacer y dar solucin al
problema que encontramos en la empresa.