GUFOI

Tutorial para la creacin de

bases de datos

Versin Access 2007

TUTORIAL ACCESS 2007

Objetivo: Conocer los pasos necesarios para disear una base de datos con referencias
bibliogrficas e introducir registros.

1.

Abrir el programa Access 2007 para crear una base de datos en blanco. En el margen

derecho se debe insertar el nombre del archivo y hacer clic en crear.

2. Cuando se genera el archivo, el ordenador automticamente nos lleva a una hoja de datos.
Para cambiar el nombre de la tabla se hace clic sobre el icono Vista diseo (Tiene la forma de
escuadra) y se introduce un nuevo nombre. Por ejemplo: Reseas Bibliogrficas. Clic a Aceptar.

RECUERDA: Hay que poner tantas etiquetas como informacin

queramos tener de los artculos, estudios, investigaciones

3. Antes de introducir informacin es necesario definir los campos (etiquetas) que se quieran
utilizar. En este tutorial introduciremos tres campos diferentes: Ttulo, Autor/es y Archivos
adjuntos.
3.1. Hacer clic en el icono Nuevo Campo. Se abrir una ventana con diferentes plantillas de
campos.
3.2. Hacer doble clic en la primera opcin Una lnea de texto.

4.

Cerrar la ventana emergente. Situamos el puntero en el nuevo campo y clic derecho, otra

vez clic a Cambiar nombre de columna. Por ltimo se introduce el nombre Ttulo.

OJO: Se repetirn los pasos 3 y

4 para aadir el campo Autor/es.

5. Este paso permitir aadir y asociar archivos a cada registro.

5.1. Hacer clic en el icono Nuevo campo.
5.2. Dentro de la ventana emergente hacer clic en Datos adjuntos. Se crear un campo con un
smbolo en forma de clip.
Importante: Podemos adjuntar todos los
archivos que queramos a una entrada. Esto
es til porque se pueden aadir PDFs y
documentos Word indistintamente.

6. Para mantener los cambios realizados guardamos y cerramos el archivo.

Hacer clic en el icono de Office y en guardar como. En la nueva ventana se elige la direccin y
nombres correspondientes.

OJO: El paso 6 es similar para

guardar archivos de Word o Excel.

7. Abrir el archivo de Access y hacer clic en Reseas bibliogrficas.

8. A partir de aqu se pueden agregar los registros que desee el usuario hasta concluir su base
de datos. Este tutorial ha aadido tres registros.

9. Aadir archivos adjuntos.

9.1. Hacer doble clic en el icono del clip, en la entrada donde la queramos asociar.
9.2. Hacer clic en Agregar dentro de la ventana emergente.
9.3. Seleccionar los archivos y Aceptar.

10. Buscar una entrada.

10.1. Hacer clic en el icono Buscar de la barra de inicio.
10.2. Introducir la palabra clave a buscar.
10.3. En el campo coincidir cliquear en cualquier parte del campo.
10.4. Acercar el puntero a buscar siguiente hasta encontrar el dato que ms le interese.

Recuerda: Para buscar una entrada hay primero

que seleccionar el campo donde se quiere buscar. En
el ejemplo se busca dentro de Ttulo.