COMUNICAO ORGANIZACIONAL

EM RGO PBLICO: UMA

ABORDAGEM SOBRE A
COMUNICAO INTERNA DA
PREFEITURA DE EXTREMZ (RN)
Adriana Evangelista Ferreira Jornalista. Especialista em Assessoria de
Comunicao e em Gesto Estratgica da Informao. Universidade Potiguar.
E-mail: aevangelista0@gmail.com
Gilmara da Silva Costa Jornalista. Especialista em Assessoria de Comunicao.
Assessora de Imprensa da Prefeitura de Extremoz RN.
E-mail: costa_gilmara@hormail.com
Maria Stella Galvo Santos Jornalista. Mestre em Histria da Cincias. Professora
da Escola de Comunicao e Artes da Universidade Potiguar. E-mail: stellagalvao@unp.br

Envio em: Agosto de 2012.

Aceite em: Novembro de 2012
RESUMO: O artigo trata de um estudo de caso realizado na Prefeitura de Extremoz-RN
com o objetivo de analisar estratgias de comunicao interna adotadas atualmente no rgo e identificar canais de comunicao que estejam ao alcance de todos os servidores para
que possam ser implementados em momento posterior. Enfatizou-se no estudo o papel e a
contribuio do assessor de imprensa na efetivao do processo de comunicao interna da
Prefeitura de Extremoz (RN), como tambm na proposta/elaborao de um plano de comunicao interna para o setor de comunicao. A justificativa deste estudo se d em virtude da
deficincia encontrada na comunicao junto aos servidores do rgo que desenvolvem atividades comunicacionais de forma tmida e ineficaz. Para que se alcanassem os objetivos, foi
utilizado como metodologia a reviso de literatura em livros, artigos cientficos e monografias
acerca da temtica, como tambm a aplicao de questionrio, composto por nove questes
fechadas, de mltipla escolha e uma questo semiaberta, totalizando 10 perguntas. Como
concluso, observou-se que para a melhoria do processo de comunicao interna na Prefeitura de Extremoz (RN), torna-se necessrio a adoo de um plano estratgico destinado correo das deficincias do rgo na comunicao, desenvolvida junto aos seus colaboradores.
Palavras-chave: Comunicao Organizacional. rgo Pblico. Comunicao Interna.

ORGANIZATIONAL COMMUNICATION IN A PUBLIC

INSTITUTION: A CASE IN EXTREMOZ (RN)
Abstract: The article deals with a case in the administration of Extremoz-RN, in order to
analyze the internal strategies of communication currently adopted in the agency and identify channels of communication that are available to all public employees. It was emphasized
in the study the contribution of the press officer in the execution of the process of internal

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communication from the City of Extremoz (RN) as well as in the proposal and development
of an internal communications plan for the communications. The objective of this study is
to observe the deficiencies found in the communication in the organ. This process develops
internal communication activities that was so timid and ineffective. In order to achieve the
objectives, methodology was used as a review of literature in books, scientific articles and
monographs on the subject, as well as a questionnaire, composed of nine closed questions,
multiple choice question and half-open, totaling in 10 questions. The questionnaire was done
by the employees in the period from November to December 2011 and used as a resource for
information in relation to the communication process within the organ. In conclusion, we
observed that for the improvement of internal communication in the Extremoz administration, it was necessary to adopt a strategic plan for the correction of deficiencies in communication, developed along with its employees.
Keywords: Organizational Communication. Public Agency. Internal Communication.

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1. INTRODUO
As organizaes contemporneas esto enfrentando atualmente ambientes extremamente dinmicos, nos quais se coloca em discusso a nova perspectiva das organizaes e da sociedade. A crescente evoluo tecnolgica e a concorrncia esto levando
os gestores a buscarem a produo de seus produtos e a prestao de seus servios de
forma mais qualitativa. Para tanto, muitas esto adotando os principais sistemas e modelos de gesto da qualidade utilizados no mundo.
Segundo Baptista (2009), para uma organizao sobreviver ao mundo concorrencial
fundamental fazer uma divulgao clara da Misso, Cultura, Valores e Projetos aos
seus colaboradores. Para isso, a ferramenta da comunicao torna-se crucial, por exercer um efeito positivo sobre o ambiente interno e, consequentemente, sobre a imagem
global da empresa. A comunicao numa organizao deve ser entendida como um
meio fundamental para alcanar e facilitar um bom ambiente interno e motivacional
dos colaboradores, assim contribuindo para o sucesso da empresa.
Na perspectiva de Chiavenato (2005, p.149), a comunicao o processo de transmisso de uma informao de uma pessoa para outra, sendo ento compartilhada por
ambas. Para que a informao seja compreendida dentro das organizaes, decisiva
a existncia de um servio de comunicao interna.
Assim, a comunicao interna torna-se um instrumento primordial para a transmisso
de informaes entre os colaboradores internos de uma empresa, como tambm como
elemento norteador para a melhoria do relacionamento interno entre as pessoas, na
medida em que a criao de um fluxo de comunicao contnua no ambiente institucional tende a tornar o clima local mais harmonioso.
No setor pblico, percebe-se que a comunicao interna aplicada ainda carece de melhor utilizao das prticas, e que escasseiam exemplos sobre a plena utilizao deste
recurso como instrumento de interao entre corpo diretivo e servidores pblicos. A
comunicao interna ainda utilizada timidamente nos rgos pblicos e no resulta
em aes de comunicao voltadas para o servidor como pblico-alvo e sim para a
populao de modo geral, embora o servidor faa parte dela.
Durante o nosso estudo, identificamos esta realidade na Prefeitura de Extremoz (RN),
onde o foco de seu investimento em comunicao est voltado para o pblico externo
e a imagem do gestor. Diante deste cenrio, propomos realizar o estudo voltado para

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a comunicao interna da Prefeitura de Extremoz (RN) que utiliza esta ferramenta
de forma tmida. Percebeu-se ainda que muitos servidores desconhecem o papel do
assessor de imprensa e os mecanismos de comunicao por ele utilizado. A figura deste
profissional da comunicao tem sido representada ao longo dos anos por meio de
uma jornalista.
Tal constatao nos levou a realizar este estudo. Acreditamos que, com os resultados
obtidos, tenhamos embasamento efetivo para a possvel implantao de um plano
de comunicao no rgo em questo, com sugestes que atendam aos anseios e
dvidas dos servidores.
O objetivo deste estudo analisar estratgias de comunicao interna adotadas atualmente no rgo, identificar canais que estejam ao alcance de todos os servidores e
propor a elaborao de um plano de comunicao interna, enfatizando ainda a contribuio do assessor de imprensa na consolidao da estrutura comunicacional da
Prefeitura de Extremoz (RN).
Para tanto, realizou-se um estudo aprofundado sobre a temtica, com base na literatura especfica, como tambm a aplicao de questionrio junto aos colaboradores do
rgo. As questes elencadas buscaram obter um maior conhecimento sobre o processo de comunicao interna e se revelaram fundamentais para o auxlio na elaborao
do objeto o plano do presente estudo.

2. A COMUNICAO
NAS ORGANIZAES
A comunicao organizacional ou empresarial surgiu aproximadamente em 1906, nos
Estados Unidos, com a proposta de se conhecer profundamente a empresa, direcionando o conhecimento adquirido sobre a organizao s aes destinadas a integrar
o pblico interno, trabalhando os problemas detectados e buscando solucion-los de
acordo com a realidade encontrada. No mesmo ano, surgiu tambm a assessoria de
comunicao, quando o jornalista Ivy Lee montou o primeiro escritrio de assessoria
de comunicao do mundo em Nova Iorque.
No Brasil, a histria da comunicao organizacional est ligada histria do desenvolvimento econmico, social e poltico das ltimas dcadas. Na atual era da informao, a comunicao organizacional busca preencher lacunas existentes no contexto
empresarial, visando integrar os ambientes internos e externos, de forma a tornar a
comunicao dentro dela mais fcil de ser entendida. Ela atua analisando tambm os
fluxos comunicacionais, detectando e eliminando possveis rudos, de modo a tornar
o modelo de comunicao mais eficaz.
As empresas do mundo atual esto despertando cada vez mais para a necessidade de um
roteiro de planejamento comunicacional. Torquato (2004) e Kunsch (2009) comparti-

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lham este pensamento quando mostram em diferentes momentos que o processo de comunicao deve partir de um planejamento. Para Kunsch (2009), o componente mais
importante para criar relacionamento entre a organizao e os mais diversos pblicos.
A comunicao interna o ponto de partida para o alinhamento do discurso de uma
organizao, transmitindo as suas informaes da forma mais clara possvel para todos
os nveis da empresa. Diante disso, para que a comunicao interna acontea nas organizaes, necessrio que esta ferramenta atinja seu principal alvo, neste caso, seu
pblico interno, para que este pblico possa transmitir uma mensagem uniforme de
forma positiva.
Para o bom desenvolvimento da comunicao interna dentro das organizaes, preciso transmitir aos funcionrios informaes precisas e sem rudos, afirmando os objetivos, a misso e os valores da empresa. Souza e Foss (2006) enfatizam a importncia
da comunicao interna para se obter o comprometimento do corpo funcional com
as metas e objetivos organizacionais. Lisboa Filho (2006) afirma que a ferramenta da
comunicao interna focaliza a excelncia empresarial e sua prtica proporciona facilidade na realizao das trocas entre empresa e colaboradores.
A quantidade de profissionais necessrios para compor uma equipe adequada, sem
dvida um dos fatores relevantes do dficit da comunicao interna nos rgos pblicos, especialmente em algumas Prefeituras. Segundo Fossati (2006 apud LOPES,
2010), a ausncia de estrutura adequada compromete a gesto do processo de comunicao, pois pode gerar uma viso mope do processo, causando uma carncia de
informao e comprometendo a eficincia e at a imagem do municpio e do poltico.
No contexto do desenvolvimento da comunicao organizacional, a assessoria de comunicao tem papel chave. Para gata Messina (2008), no setor pblico a assessoria
de comunicao social mais ampla, cobre um espectro maior de responsabilidades e
de tarefas. A assessoria de imprensa em rgo pblico requer do assessor a conscincia
de que ele um mediador dentro do servio pblico e, portanto, deve garantir populao o acesso a toda informao relacionada s atividades realizadas pelo rgo. No
deve servir a interesses puramente polticos, nem seguir condutas que vo de encontro
ao que est previsto no Cdigo de tica de Comunicao Social (SCHEFFLER; VERSSIMO; SILVA, 2010).
Outro desafio do papel dos profissionais de comunicao em rgos pblicos est
vinculado ao fato de a assessoria de imprensa ser um cargo de confiana. Isso resulta,
muitas vezes, na indicao de profissionais com outra qualificao para a atividade,
resultando numa comunicao precria que leva ao desconhecimento, por parte dos
colaboradores, do real papel exercido por um assessor de imprensa.

3. RESULTADOS DO ESTUDO
O municpio de Extremoz (RN) fica localizado a 22 quilmetros da capital do Estado
do Rio Grande do Norte. Atualmente, a Prefeitura conta em seu quadro funcional

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com cerca de 1.100 funcionrios entre efetivos, contratos e cargos em comisso. A
estrutura administrativa conta com 11 Secretarias Municipais e do Gabinete Civil.
O setor de Comunicao da Prefeitura vinculado diretamente ao Gabinete do Prefeito e a assessoria de comunicao est a cargo de uma jornalista. Uma agncia de
comunicao, terceirizada, responsvel pela criao de folders e materiais institucionais, spots e comerciais. A comunicao ainda est em fase de estruturao, apesar de
terem sido lanados o jornal institucional, revista, publicaes oficiais e site. Ampliar e
capacitar a equipe da assessoria, sem dvida um fator determinante para sanar o atual
dficit da comunicao interna da Prefeitura de Extremoz, potencializando resultados
tambm junto ao pblico externo.
O questionrio aplicado foi baseado na realidade do setor de comunicao da Prefeitura, como tambm no referencial terico utilizado. O pblico-alvo da amostra foi constitudo pelos servidores da Prefeitura, de setores de trabalho escolhidos aleatoriamente
e funes administrativas divergentes. O questionrio era composto por nove questes
fechadas, de mltipla escolha e uma questo semi-aberta, totalizando 10 perguntas.
Inicialmente, o questionrio aplicado buscou obter um conhecimento sobre quais as
principais fontes de informao interna da Prefeitura de Extremoz (RN). Dentre as
opes colocadas, 50% dos entrevistados informaram que recebem informaes por
meio de jornais, revistas ou outro meio de divulgao interna. Estes canais de comunicao so considerados por Torquato (2004) como canais efetivos de um rgo para
o aperfeioamento dos Recursos Humanos.
Dentre outras opes foram selecionados ainda o recebimento de informaes atravs da chefia (20%), neste caso, o prprio prefeito e seus secretrios, e por meio de
conversas com os demais servidores (20%). Os entrevistados informaram ter interesse
em informaes gerais sobre o rgo (40%), sobre a sua evoluo (20%) e sobre informaes diversas (20%).
Quando indagados sobre a importncia da comunicao interna, 100% dos servidores
responderam afirmativamente. Este resultado, a nosso ver, decorre do trabalho realizado pela Assessoria de Comunicao da atual gesto, que visivelmente necessita se
ajustar s demandas internas. Sobre quais meios de comunicao eles preferem para receber informes sobre aes da Prefeitura, 33% disseram preferir o jornal interno; 25%
optaram pela publicao interna (Dirio Oficial do Municpio e revista institucional),
e 17% apontaram as reunies nos departamentos como meio para comunicao efetiva entre chefias e colaboradores.
possvel inferir, com base nos resultados, que a adoo de estratgias de incluso
digital, com a integrao dos servidores s novas tecnologias, pode resultar em maior
disseminao das informaes. Para a Prefeitura, as mdias sociais podem estreitar a
comunicao com os servidores e maior interao com os gestores.
O grau de conhecimento dos servidores quanto s aes da Prefeitura mostrado pela
pesquisa restringe o nvel elevado de conhecimento aos servidores em cargos de con-

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fiana e mais prximos chefia imediata. Os servidores que informaram no ter muito
conhecimento sobre o rgo esto distribudos em outra esfera hierrquica como fotgrafo, pregoeiro do setor de licitaes, motoboy etc.
Observou-se nesta questo a ineficincia das aes de comunicao de forma global,
com as informaes sobre o rgo sendo repassadas de forma homogeneizada a todos
os funcionrios, portanto sem considerar suas especificidades.
Dentre as estratgias de comunicao interna, buscamos identificar quais seriam mais
adequadas para a Prefeitura objeto deste estudo. Optou-se, nesta questo, por uma
abordagem semiaberta, permitindo a livre expresso opinativa dos servidores. Observamos que 31% acreditam que a comunicao interna pode melhorar por meio de
reunies peridicas, 26% via e-mails, 17% por acesso a informaes em quadros de
aviso e 26% pela internet, notas internas e revista.
A pesquisa evidenciou que a Prefeitura necessita traar metas para obteno de resultados favorveis junto aos seus servidores e utilizar uma estratgia consistente de
comunicao interna para conseguir alcanar os objetivos desejados. fundamental,
ainda, que o fluxo de informaes ocorra de forma universal, o que implica conhecer
e avaliar as ferramentas utilizadas pelos funcionrios, incorporando-as ao objetivo de
realizar uma comunicao institucional integrativa.

4. CONSIDERAES FINAIS
Mesmo com todos os avanos em termos comunicacionais, a necessidade dos colaboradores de uma organizao continua sendo conhecer a empresa em que trabalham e
as informaes nela produzidas. Na Prefeitura de Extremoz (RN), a situao no diferente. A maioria dos questionrios, um percentual acima dos 80% sugere a implantao de um plano de comunicao interna mais eficaz. As reunies peridicas foram
solicitadas em quase todos os questionrios e o uso da internet tambm foi apontado
como recurso para um futuro modelo de comunicao interna.
Sugestes para melhoria da comunicao interna na Prefeitura de Extremoz:
Boletim Interno Veculo de circulao de informaes internas com periodicidade mensal. Pode ser distribudo tambm pelo correio eletrnico;
Uso da intranet, do correio eletrnico e do espao virtual da Prefeitura junto aos
seus colaboradores, que inclua o envio de crticas/sugestes;
Jornal Mural Ferramenta bastante til e de custo acessvel. Informa sobre o ambiente interno da organizao e pode contar com a colaborao dos funcionrios.
O Jornal Mural deve ficar afixado em locais de fcil visualizao;
Utilizar as reunies como ferramenta de comunicao, quando podem ser transmitidas as mensagens relevantes para o processo de comunicao;

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Criao de um programa para agendamento de reunies pelos meios eletrnicos de
modo a dinamizar o aviso prvio destes encontros de trabalho.
Finalmente, conclumos que um Plano de Comunicao Interna, quando bem
elaborado e executado dentro do planejado, oferece ao pblico interno maior compreenso, integrao e comprometimento com a organizao.

REFERNCIAS
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