INSTITUTO

NACIONAL DE
SALUD

MANUAL DE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA

Versin actualizada
Bogot, D.C. diciembre de 2005

CONTENIDO
INTRODUCCION
Estructura de Archivo y Correspondencia
Secretara General
Comit de Archivo
Grupo de Trabajo
Funciones del Area de Archivo y Correspondencia
Misin y tica del responsable del Area de Archivo
Comunicaciones oficiales
Presentacin y aspectos generales de los escritos administrativos
Aspectos formales
Aspectos de fondo
Escritos administrativos
Resoluciones
Descripcin de las partes de una resolucin
Autos
Circular
Acta
Comunicaciones internas y externas
Conceptos
Oficio
Memorando
Nota interna
Carta personal
Programa de Gestin Documental
Gestin Documental
Fases del Programa de Gestin Documental
Produccin y recepcin
Trmite
Distribucin
Consulta
Organizacin
Recuperacin
Disposicin final
Conservacin total o permanente
Seleccin
Eliminacin
Reprografa
Microfilmacin
El Area de Correspondencia dentro de los Programas de Gestin Documental
Servicios del Area de Correspondencia
Criterios para el registro y la radicacin de comunicaciones oficiales
Registro de las comunicaciones oficiales
Radicacin de las comunicaciones oficiales
Horario de atencin al pblico
Precauciones para el manejo de las comunicaciones
Identificacin de sobres o paquetes sospechosos
Equipo y mobiliario
Equipos
Sellos

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Carpetas
Casilleros
Conservacin documental
Gestin de correspondencia
Normalizacin de la produccin documental
Control de correspondencia
Conceptos bsicos
Administracin documental
Unidad documental
Unidad archivstica
Archivo
Fines de los archivos
Importancia de los archivos
Responsabilidad
Funcin de los archivos
Principios de organizacin
Principio de orden original
Documento
Funcin de los documentos
Funcin de constancia
Funcin de comunicacin
Documento de archivo
Facilitativos o comunes
Especficos o sustantivos
Clases y caractersticas de los documentos
Documentos dispositivos
Documentos testimoniales
Documentos informativos
Clasificacin de los archivos
Ciclo vital del documento
Archivos de gestin
Archivos centrales
Archivos histricos
Fases de la gestin de los documentos
Primera fase: nacimiento y elaboracin de documentos de los archivos de gestin
Segunda fase: utilizacin y mantenimiento
Tercera fase: conservacin y eliminacin
Valores de los documentos
Valoracin
Valoracin documental
Los valores primarios de los archivos administrativos o de gestin
Valor administrativo
Valor jurdico
Valor legal
Valor fiscal
Valor contable
Valor tcnico
Los valores secundarios del archivo histrico
Tablas de Retencin Documental
Beneficios
Beneficios para la administracin con la elaboracin y aplicacin de las Tablas de
Retencin Documental (TRD)

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Para qu sirven las tablas de retencin documental?

Importancia de las TRD desde el punto de vista archivstico
Principios bsicos
Procesos tcnicos
Identificacin
Estructura del fondo documental
Fondo documental
Secciones documentales
Subseccin documental
Serie documental
Subserie documental
Tipo documental
Documentos simples
Unidad documental compuesta
Expedientes
Seleccin documental
Principios archivsticos
Principio de procedencia
Principio de orden natural
Servicios
Servicios de archivo
Etapas para la elaboracin y aplicacin de la TRD
Investigacin preliminar sobre la institucin
Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada
Elaboracin de las TRD
Aplicacin de las TRD
Organizacin de los archivos de gestin
El mobiliario
Ordenacin de las series, los expedientes y los tipos documentales
Apertura de las series documentales
Ordenacin de expedientes
Transferencias documentales
Transferencias de archivo
Las transferencias sirven para
Transferencias primarias
Para realizar estos traslados son necesarios
Para realizar estas transferencias se tiene en cuenta
Instructivo para diligenciar el formato
Transferencias secundarias
Organizacin de archivos
Organizacin del depsito de archivo central
Inventarios
Clasificacin, ordenacin y descripcin
Importancia de la organizacin de los archivos de las instituciones
Clasificacin
Ordenacin
Descripcin
Acceso y servicios del archivo
Limitantes para el acceso
Prstamo de documentos de gestin
Conservacin preventiva en el archivo central
Factores medio-ambientales

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Factores biticos
Los desastres
Factores antropognicos
Recomendaciones mnimas para el mantenimiento de los documentos
Planes de prevencin
Procesos que se incluyan en un plan de prevencin, atencin y
recuperacin en caso de desastre
Objetivos del programa de prevencin
Nuevas tecnologas
Prstamos de archivo
Personal de archivo
Manejo de los depsitos en caso de emergencia
Aspectos que se deben tener en cuenta en un adecuado plan de atencin
Fondos acumulados
Cmo identificar los fondos acumulados de una institucin
Organizacin de los fondos acumulados
Primera etapa: compilacin de la informacin institucional
Segunda etapa: diagnstico
Tercera etapa: elaboracin y ejecucin del plan de trabajo archivstico
Cuarta etapa: valoracin
Tablas de Valoracin Documental
Importancia de las tablas de valoracin documental (TVD)
Para la administracin
Para el desarrollo de la labor archivstica
Aprobacin de las tablas de valoracin documental por el comit de archivo
Aplicacin de las tablas de valoracin documental
Historias laborales
Acuerdos reglamentarios
Serie documental de la historia laboral
La gestin documental de la historia laboral
Ciclo vital de la historia laboral
La Tabla de Retencin Documental en la historia laboral
Grupo de Recursos Humanos y la hoja de vida
Tipos documentales en la historia laboral
Conservacin preventiva de la historia laboral
Circular No. 004 del 6 de junio de 2003, AGN, DAFP.
Documentos como mnimo que cada historia laboral debe tener
Organizacin de los documentos en la historia laboral
Identificacin de las historias laborales
Ordenacin de las historias laborales
Ubicacin de las carpetas de las historias laborales
Formato nico de Inventario documental en la historia laboral
Conservacin de archivos de las historias laborales
Inventarios documentales en las historias laborales
Consulta de las historias laborales
Disposicin final de las historias laborales
Referencias
Anexos

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INTRODUCCIN
El Instituto Nacional de Salud contribuye con su labor a ser gestor de planes, programas y
proyectos e investigacin en salud pblica, para contribuir al mejoramiento de la salud de
los colombianos.
Por la importante labor que desarrolla el Instituto para el pas, es necesario que todas sus
actividades queden soportadas en documentos, los cuales conformarn la memoria
institucional y nacional en el rea de la salud pblica.
Una parte fundamental del sistema de informacin de la entidad, es el sistema de
informacin documental encargado de administrar todas las comunicaciones y
documentos que se generan en desarrollo de las actividades misionales. Permite el
transporte y almacenamiento de las comunicaciones escritas, las cuales facilitarn, en el
futuro, recuperar la informacin necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones en
busca de alcanzar los objetivos misionales. Adems, integra el trabajo del personal de
diferentes reas que elaboran y conservan, de acuerdo con lo establecido, los mensajes
dentro del proceso de comunicacin interna y externa.
La responsabilidad u obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y
fidelidad de la informacin y documentos de archivo, as como de su organizacin y
conservacin y la prestacin de los servicios archivsticos corresponde al Secretario
General y a los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua, de acuerdo con
el Artculo 16 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Tambin, son responsables los
funcionarios que tienen a su cargo el manejo de documentacin.
Es igualmente responsabilidad de los funcionarios de archivo trabajar sujetos a los ms
rigurosos principios de tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de
Colombia, especialmente a lo previsto en su artculo 15, y a las leyes y disposiciones que
regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica
que les confa la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la
documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del patrimonio
documental de la Nacin, segn lo establecido en el Artculo 17 de la Ley General de
Archivos.
Por la importancia que tiene para el Sistema de Administracin Documental, ya que se
constituye en la memoria institucional, se actualiz el Manual de Archivo y
Correspondencia, con el cual se pretende brindar una herramienta de gestin a los
responsables del manejo del archivo y de las comunicaciones oficiales escritas, en toda la
entidad y facilitar la aplicacin de la tabla de retencin documental para cumplir as con el
programa de gestin documental.

Estructura de Archivo y Correspondencia

En el Instituto Nacional de Salud la estructura del archivo es la siguiente: Secretara
General, Comit de Archivo, Grupo de Publicaciones, Biblioteca, Archivo y
Correspondencia, Area de Archivo y Grupo de Trabajo.

Secretara General
Orienta el diseo e implementacin de normas y procedimientos para el sistema de la
administracin documental y la memoria institucional.

Comit de Archivo
Creado como rgano asesor de la Direccin General, segn lo estipulado en el artculo 4
del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin.
Es el grupo asesor interno de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los
programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y
tcnicos de los archivos, segn lo establecido en el articulo 19 del Reglamento General de
Archivos del Archivo General de la Nacin.
Las funciones del comit de archivo son las siguientes:
definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los
procesos administrativos y tcnicos de los archivos;
fijar las funciones para el manejo, sistematizacin, conservacin, salvaguarda, archivo
y disposicin de la informacin archivstica relacionada con: el sistema de informacin
archivstico, la expedicin del documento y su flujo, los mtodos y procedimientos de
archivo del documento, el tiempo de conservacin del documento, las clases de
archivo, la conservacin del documento, los mecanismos de consulta y acceso a la
informacin que ste contiene y la depuracin y eliminacin del documento;
capacitar y promover las normas y programas de gestin documental, de acuerdo con
lo establecido en el artculo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y dems normas
pertinentes;
hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservacin de la
informacin archivstica y de las comunicaciones oficiales en cada una de las
dependencias, cuyos coordinadores debern hacer cumplir las decisiones adoptadas
por el Comit;
sugerir a la Secretara General los programas de gestin documental a travs de los
cuales se har el diagnstico del sistema archivstico y de correspondencia como
soporte de las decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos;
proyectar y aprobar las actas de modificacin de la tabla de retencin documental,
TRD, para la institucin las veces que sean requeridas;
recomendar, cuando as sea necesario, la contratacin de asesores o consultores que
se requieran en desarrollo de las polticas y programas diseados por el Comit;
proyectar para la firma del Director los actos administrativos relacionados con el
establecimiento y regulacin del sistema archivstico para el Instituto;
definir su reglamento interno; el Comit debe tener, por lo menos, una reunin
ordinaria mensual, la cual deber ser convocada por el secretario tcnico del Comit,
y podr tener reuniones extraordinarias siempre que as sea necesario y lo determine
el Comit por convocatoria del secretario tcnico;
las dems que le defina el Director y la Ley o sus reglamentos.

El Comit de Archivo estar conformado, por las siguientes personas:

1.
2.
3.
4.
5.

El Secretario General o su delegado, quien lo presidir;

El jefe de la Oficina Asesora Jurdica, o su delegado;
El jefe de la Oficina Asesora de Planeacin y Sistemas de Informacin, o su delegado;
El responsable del Area de Archivo, o su delegado quien actuar como secretario;
Adems, podrn asistir como invitados aquellos funcionarios que puedan aportar
elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes.

Grupo de Trabajo
Creado con el fin de dar apoyo a la Secretara General en los asuntos relacionados con el
ajuste, actualizacin y aplicacin de la Tabla de Retencin Documental y los archivos de
Gestin de todas las dependencias del Instituto Nacional de Salud.

Funciones del rea de Archivo y Correspondencia

Adoptar programas para administrar adecuadamente el servicio de consulta y la
conservacin de documentos, acordes con la misin, visin, funciones y programas de la
entidad, con sujecin a las pautas y principios establecidos por la Ley, normas interna y
pautas fijadas por el Archivo General de la Nacin.

dirigir y controlar la gestin del rea;

proponer el plan de seleccin, transferencia y eliminacin de documentos para
presentarlo a su jefe inmediato y ante el Comit de Archivo, de acuerdo con los
criterios de la tabla de retencin documental;
proponer el plan para la conservacin de documentos;
rendir y evaluar el informe de atencin al pblico, actividades programas y proyectos
desarrollados durante el perodo ante el superior inmediato y proponer mecanismos
para optimizar esta labor;
proponer el plan de capacitacin para el recurso humano de su rea;
sugerir las polticas, planes y programas para la seleccin, eliminacin, transferencia,
conservacin y limpieza anual de los archivos de gestin, central e histrico y verificar
su cumplimiento conforme a la tabla de retencin documental y dems normas
legales;
responder por el correcto manejo de recursos de los archivos central e histrico;
proponer procedimientos o instrumentos requeridos para el ptimo funcionamiento de
los archivos central e histrico;
recibir las transferencias documentales de las diferentes dependencias;
revisar los listados enviados por las dependencias;
organizar los archivos por aos y por dependencia;
facilitar la consulta de los documentos que reposan en los archivos central e histrico;
proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control para optimizar
las funciones y actividades propias de su rea en concordancia con los planes y
programas del Instituto;
rendir informe anual o, cuando as se requiera, de las actividades, programas y
proyectos desarrollados durante el perodo;
hacer un plan de capacitacin anual para el recurso humano de su rea y presentarlo
a su superior inmediato;
administrar, controlar y custodiar los bienes y el recurso humano asignado para el
cumplimiento de sus funciones y

las dems que le sean asignadas que correspondan a la naturaleza del grupo.

Las funciones del rea de Correspondencia se relacionan con el manejo y distribucin

interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por el Instituto Nacional de
Salud y la administracin del sistema de correo.
Para el cumplimiento de estas funciones es necesario tener en cuenta lo siguiente:

conocer las actividades del Instituto, los servicios que presta y los funcionarios
encargados de dar trmite a los diferentes asuntos a fin de realizar la correcta
distribucin de las comunicaciones escritas, incluso cuando no se especifica el
destinatario;
conocer los tiempos de trmite y tratamiento archivstico de los diferentes
documentos;
clasificar las comunicaciones oficiales y la correspondencia antes de su distribucin;
poseer un sistema eficiente de radicacin, control y seguimiento de las
comunicaciones del Instituto;
no tramitar comunicaciones que no renan los requisitos para su envo, tales como
anexos incompletos, estilo o tcnicas mecanogrficas inadecuadas y, en general,
todos aquellos aspectos que afectan la buena imagen del Instituto;
hacer el seguimiento a las comunicaciones del Instituto e informar sobre
documentacin no atendida o anormalidades en el proceso, en primera instancia, a los
responsables de atender las comunicaciones y si es necesario a las directivas del
Instituto, y
tener excelentes relaciones humanas y atender al pblico irradiando una imagen
positiva del Instituto.

Misin y tica del responsable del rea de Archivo y Correspondencia

1. Proteger la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan
fiel testimonio del pasado.
2. De acuerdo con los criterios archivsticos valorar, seleccionar y conservar el
material de archivo en su contexto histrico, legal, administrativo y documental,
manteniendo el principio de procedencia de los documentos de archivo.
3. Evitar realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos.
4. Garantizar el continuo acceso y legibilidad de los documentos.
5. Registrar y justificar plenamente las acciones realizadas sobre el material que tiene
a su cargo.
6. Promover el mayor acceso posible a los documentos y ofrecer sus servicios a todos
los usuarios de manera imparcial.
7. Respetar tanto el acceso pblico como la privacidad de la documentacin dentro del
marco de la legislacin vigente.
8. No deber utilizar en beneficio propio la confidencialidad de la informacin
documental.
9. Trabajar conjuntamente con los funcionarios de otras reas para promover la
conservacin y la utilizacin de la herencia documental de la entidad.

Comunicaciones oficiales
El proceso de comunicacin entre las dependencias de una entidad o entre las
organizaciones genera como soporte una serie de documentos, tanto en el mbito interno
como externo, a los cuales se denominan Comunicaciones Oficiales.
La definicin y reglamentacin de las comunicaciones escritas es el punto de partida para
estandarizar y reglamentar los procedimientos de la entidad y uno de los objetivos que
debe cumplir el Instituto Nacional de Salud en procura de la adecuacin del Sistema de
Control Interno, de acuerdo con lo estipulado en la Ley 87 de 1993.
Todas las dependencias del Instituto Nacional de Salud son fuentes productoras de
informacin, independientemente de si se trata de comunicaciones internas o externas; de
la calidad con la que se elaboren depende el xito y la buena imagen del Instituto.
Las comunicaciones que ingresan y salen de la entidad deben transmitir una imagen de
seriedad de la institucin; por tanto, su presentacin, su distribucin y la correcta
utilizacin de tcnicas mecanogrficas, garantizan que el mensaje llegue adecuadamente
al destinatario.

Presentacin y aspectos generales de los escritos administrativos

Aspectos formales
La presentacin de los actos administrativos y comunicaciones escritas debe llevarse a
cabo en la papelera correspondiente para las mismas, cuando para determinada
comunicacin se prevea un formato especial.
El texto de los documentos en el cual se incorpore el contenido del acto administrativo o
comunicacin escrita, debe distribuirse en forma tal que haga compatibles su buena
lectura, comprensin, presentacin y el ahorro de espacio de papel, permitiendo su fcil
manejo y distribucin.
Cuando los actos administrativos y las comunicaciones escritas que se van a expedir
consten de varias hojas, stas debern numerarse y en el encabezado de cada una de
ellas transcribirse el epgrafe en su totalidad, entendindose por epgrafe el resumen fiel y
comprimido del encabezamiento del acto administrativo o comunicacin escrita que se
desea expedir.
Salvo las resoluciones, los dems actos administrativos podrn elaborarse de tal forma
que no contengan artculos, sino otra numeracin o distribucin diferente.
La hoja final, en la cual deben ir las firmas correspondientes, debe contener parte del
tema tratado.
El artculo final de las resoluciones y de los instructivos que las complementan debe
sealar la fecha a partir de la cual empieza a regir.
Debe observarse sumo cuidado en la revisin y correcta numeracin de los artculos,
puntuacin, redaccin, entre otros, evitando palabras mal escritas y errores de ortografa
en la transcripcin.

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La papelera que contiene el logotipo del Instituto Nacional de Salud debe utilizarse nica
y exclusivamente para asuntos oficiales, por tanto, queda prohibido la utilizacin de la
papelera oficial para tramitar asuntos personales.
Es muy importante que los comunicados no contengan errores gramaticales, ortogrficos,
ni de puntuacin. La presentacin, tanto de originales como de copias, debe ser
impecable, sin borrones ni repisados. No se traza raya alguna para delimitar la firma. De
todas las comunicaciones enviadas dentro y fuera del Instituto debe dejarse copia en el
archivo clasificndola segn la TRD para su conservacin. Las copias cuyo fin es
nicamente informar a una tercera persona se pueden enviar por correo electrnico, si se
cuenta con l.
Todas las comunicaciones deben ser firmadas nicamente por el funcionario autorizado
para ello, de acuerdo con lo establecido en el presente manual. Cuando las
comunicaciones deban enviarse en sobres, se colocarn los documentos completos as
como los anexos correspondientes.

Aspectos de fondo
Para los actos administrativos que lo ameriten deben citarse las facultades legales que
permiten su expedicin, citando los artculos de la norma o normas que los confieren.
El artculo final debe indicar la vigencia de la respectiva comunicacin escrita, cuando as
se requiera.
Cuando se trate de una resolucin de carcter particular, debe indicarse la forma de
notificacin y si contra la misma procede o no recurso por la va gubernativa, en cuyo
caso se indicarn las autoridades ante quienes debe interponerse y los plazos para
hacerlo de conformidad con las leyes vigentes.
Los actos administrativos y comunicaciones externas o internas del Instituto deben
cumplir con cierta estandarizacin, normas, calidad y presentacin; adems del uso de los
formatos adecuados, deben estar elaborados de acuerdo con el tipo de informacin y la
importancia de la comunicacin.

Escritos administrativos
Los documentos escritos expedidos por las diferentes dependencias del Instituto Nacional
de Salud, que pueden ser de carcter general y particular, externos o internos, debern
sujetarse a las definiciones, competencias y contenidos que establezcan las directivas,
mediante la reglamentacin correspondiente. Las modificaciones, adiciones o
derogaciones que a dichos escritos administrativos se efecten, tambin debern
conservar la jerarqua normativa y la definicin de cada escrito inicial. Los escritos
administrativos pueden ser actos administrativos y comunicaciones internas y externas.

Actos administrativos
Son las manifestaciones unilaterales de voluntad de la administracin, tendientes a
modificar el ordenamiento jurdico, es decir, a producir efectos jurdicos.

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Resoluciones
Son actos administrativos de carcter general o particular, expedidas de acuerdo con las
facultades legales que la ley o los reglamentos conceden y pueden ser, a su vez, externas
o internas. Las externas reglamentan y desarrollan la aplicacin de disposiciones
sustantivas contenidas en decretos y hacen referencia a aspectos tcnicos o de
interpretacin. Las internas tienen por objeto dar cumplimiento a funciones de carcter
administrativo, cuya facultad radica esencialmente en el Director General y en el
Secretario General.
Las resoluciones de carcter particular y concreto son competencia del Director General o
de los funcionarios del Instituto que ostenten la competencia propia o en virtud de
delegacin para el desarrollo de esas funciones; puede ser para otorgar autorizaciones,
delegar funciones, organizar internamente la entidad, conferir derechos y, en general,
para modificar o extinguir situaciones de inters particular, de oficio o a solicitud de parte.

Descripcin de las partes de una resolucin

La primera parte contiene el encabezado del documento que incluye el nombre de la entidad y las
palabras RESOLUCIN NMERO___DEL 200_, escritas en mayscula y centrada.
En el siguiente segmento del documento aparece un parntesis dentro del cual se debe colocar la
fecha. A continuacin y centrado, se escribe el asunto de la resolucin precedido por la frase Por
la cual se. Seguido de esto, con maysculas fijas y centrado, va el cargo de la persona que
emite la resolucin, incluida la entidad a la cual pertenece, y la norma que le da esta facultad.
La segunda parte de la resolucin contiene las razones de hecho y de derecho que sustentan la
decisin. Se debe iniciar con la palabra CONSIDERANDO, en mayscula sostenida y centrada.
Cada justificacin se inicia con la palabra Que, y debe ir numerada.
La tercera parte de la resolucin contiene la decisin de la administracin y se inicia con la palabra
RESUELVE, en mayscula sostenida y centrada. La decisin debe ir numerada por artculos. El
ltimo artculo debe contener la fecha a partir de la cual rige la resolucin.
La parte final contiene: comunquese y cmplase, la fecha de emisin de la resolucin y el nombre,
cargo y firma de quien emite la resolucin. Adems deber llevar las iniciales y la firma de la
persona que la proyecta. Las resoluciones pueden ser de notifquese, publquese, etc., lo
importante es definir el efecto y el trmite a seguir.

Autos
Providencias expedidas en cualquier trmite o actuacin administrativa, mediante las
cuales se da impulso al proceso y se lo lleva al estado de ser decidido o en las que se
deciden cuestiones importantes de fondo. Los primeros se denominan autos de
sustanciacin y los segundos autos de interlocutorios.
La facultad de expedir autos le corresponde al Director General, Secretario General,
Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores, comits existentes o que se creen y al
funcionario investigador del Grupo de Control Disciplinario.

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Circular
Es una comunicacin interna de carcter informativo, dispositivo o instructivo, dirigida a
varios destinatarios. Se utiliza para dar a conocer actividades de la entidad, as como las
normas generales y asuntos de inters comn.
La competencia para expedir circulares le corresponde al Director General, al Secretario
General y a los Subdirectores.
Se imprimirn en papel tamao carta con el logotipo y la direccin del Instituto Nacional
de Salud.

Acta
Documento en el que consta lo sucedido, tratado, o acordado en una reunin.
Las actas se levantarn en relacin con las actividades de la junta directiva, de los
consejos, de los comits, de las comisiones, o en cualquier actividad administrativa que
as lo amerite.
La facultad de levantar actas radica en los comits o en cualquier actividad administrativa
que as lo amerite.
Se imprimirn en papel tamao carta con logotipo y la direccin del Instituto Nacional de
Salud.

Comunicaciones internas y externas

Son los instrumentos mediante los cuales se informa a los interesados, ya sea a los
funcionarios del Instituto o a personas ajenas al mismo, sobre las decisiones adoptadas
en un asunto determinado, o para solicitarles su actuacin en determinado sentido o para
el suministro de informacin.
La jerarqua de las comunicaciones internas y externas emanadas de los funcionarios
competentes del Instituto Nacional de Salud es la siguiente: conceptos, oficios,
memorandos y notas internas.

Conceptos
Son escritos de carcter general o particular, internos o externos, mediante los cuales se
precisan, aclaran o resuelven consultas tcnicas, cientficas, administrativas o jurdicas.
De conformidad con lo establecido en el artculo 25 del Cdigo Contencioso
Administrativo, dichos conceptos no comprometen la responsabilidad de la entidad ni son
de obligatorio cumplimiento o ejecucin. La facultad para emitir conceptos radica en el
Director General, o Secretara General, los jefes de oficina, los subdirectores, los
coordinadores de grupo y comits asesores o de direccin, de acuerdo con los asuntos de
su competencia y sus facultades legales.

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Oficio
Es una comunicacin oficial escrita que, por su naturaleza, es externa y se utiliza
principalmente para dar un mensaje, suministrar informacin, consultar o enviar una
respuesta a otras entidades o personas naturales o jurdicas, sobre asuntos especficos
relacionados con las actividades de competencia de quien las expide.
La facultad para firmar oficios le corresponde al Director General, al Secretario General, a
los subdirectores, a los jefes de oficina y a los coordinadores de grupo.
nicamente el original y las copias que se dirijan a otros destinatarios, se imprimirn en
papel original impreso con el logotipo, la direccin, la misin del Instituto Nacional de
Salud y el escudo de Colombia.

Memorando
Es una comunicacin oficial personalizada de carcter interno que se emplea para
transmitir informacin, dar orientaciones y pautas a las dependencias del instituto, con
aspectos informativos, de control, de coordinacin o de trmite relacionados con la
gestin de la entidad.
Estn autorizados para firmar memorandos el Director General, el Secretario General, los
subdirectores, los jefes de oficina, los coordinadores de grupo y el funcionario investigador
de control disciplinario Interno.
Se imprimirn en papel tamao carta con el logotipo del Instituto Nacional de Salud.

Nota interna
Es una comunicacin de carcter interno, cuyo fin es transmitir informacin urgente o
remitir documentacin de pronto trmite.
La facultad para expedir notas internas la tiene el Director General, el Secretario General,
a nivel general y los subdirectores al interior de sus reas. Igualmente, las secretarias de
la Direccin General, siempre y cuando estn autorizadas por el seor Director, mediante
acto administrativo.
Se imprimirn en papel tamao carta segn formato, con el logotipo del Instituto Nacional
de Salud.

Carta personal
Se utiliza cuando es una comunicacin interna, dirigida por los funcionarios de la
institucin a otro servidor pblico, para tratar un asunto de carcter personal, individual y
concreto.
Se imprimirn en papel blanco, tamao carta.

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Programa de Gestin Documental

Gestin documental
La constituyen todas las actividades administrativas y tcnicas que permitan un eficiente,
eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida, con el
propsito de garantizar su consulta, conservacin y utilizacin desde el momento de la
produccin documental hasta su destino final. El instrumento fundamental para una buena
gestin documental son las tablas de retencin documental.

Fases del programa de gestin documental

ALCANCE DE UN PROGRAMA
DE GESTIN DOCUMENTAL

Disposicin
Final

Produccin o recepcin

Preservacin temporal

Trmite

Distribucin
Eliminacin

Consulta

Retencin

Conservacin
permanente

Almacenamiento

Proteccin

Recuperacin

Produccin y recepcin
La produccin documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo del
documento, conforme al desarrollo de actividades y funciones oficiales propias de cada
dependencia, por lo que stas deben tener en cuenta el formato normalizado, las firmas
autorizadas y el nmero de copias que se van a producir. En la recepcin de documentos,
se debe verificar que estn completos, que sean pertinentes y sean competencia de la
entidad, para efectos de su radicacin, registro y distribucin con el propsito de dar inicio
a los trmites correspondientes.

Trmite
El trmite comienza con el flujo de las comunicaciones recibidas y enviadas y la aplicacin
de los principios bsicos archivsticos de procedencia y orden original, con miras a la
conformacin de las series documentales. El ciclo inicia en el rea de Correspondencia
donde se asigna un nmero de radicacin consecutiva a las comunicaciones oficiales que
llegan a la entidad por correo, o mediante persona natural, sealando fecha, hora, asunto,
anexos y folios, para luego ser distribuidas en las dependencias respectivas.

Distribucin
Es el proceso archivstico mediante el cual se ordenan los documentos en cada unidad
administrativa de acuerdo con las series, subseries y tipos documentales para integrarlos
a los respectivos expedientes, basndose en la tabla de retencin documental y
mantenerlos disponibles para consulta y futuros procesos de almacenamiento y
conservacin.

15

Consulta
La consulta es el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural,
etc.) de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y de ser
necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propsito, las
unidades de archivo deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal,
telefnica o remitiendo al usuario al funcionario competente.

Organizacin
Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas
a clasificar y ordenar los documentos de una entidad en las diferentes fases del ciclo vital
(archivos de gestin, central e histrico)

Recuperacin
Consiste en mantener sistemas para localizar los documentos con miras a obtener
informacin contenida en ellos, de manera eficiente y eficaz. La recuperacin de
documentos se logra mediante la disponibilidad de instrumentos de control y consulta
como inventarios e ndices, entre otros. La fase de recuperacin se materializa en el
Archivo Central con el servicio a los usuarios.

Disposicin final
Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital del documento, como resultado de la
valoracin con miras a su conservacin permanente, su eliminacin, su seleccin o su
microfilmacin.

Conservacin total o permanente: se aplica a aquellos documentos que tienen valor

permanente, convirtindose en testimonio y patrimonio documental de la sociedad que los
produce y conserva para la investigacin y la cultura.
Seleccin
Es el proceso mediante al cual se determina la conservacin de ciertos documentos de
carcter representativo por medio del muestreo.
La seleccin se debe aplicar a la documentacin que no est vigente administrativamente,
a series documentales voluminosas cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en
otras series, igualmente a series documentales cuyo valor informativo no exige su
conservacin total.
En todos los casos, la seleccin se har bajo la modalidad de muestreo y ser el Comit
de Archivo de cada entidad, el encargado de autorizar el porcentaje que se va a
conservar, teniendo en cuenta el contenido de los documentos.

Eliminacin
Es el proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido el valor
administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que
carecen de importancia para la investigacin, la ciencia y la tecnologa.

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La decisin de eliminar documentos es responsabilidad del Comit de Archivo de

cada entidad.
Los documentos inactivos que han sido seleccionados para ser eliminados, deben
destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las tablas de retencin
documental.
Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en
la tabla de retencin documental.
Las eliminaciones deben hacer parte del proceso de preparacin de las
transferencias primarias al archivo central y secundarias, al archivo histrico.
Siempre debe hacerse la correspondiente acta, acompaada de su respectivo
inventario.

Reprografa: tcnica que permite duplicar documentos y obtener imgenes idnticas

mediante medios tecnolgicos como la microfilmacin, digitalizacin, entre otros.
Microfilmacin: tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas
imgenes en pelcula.

El rea de Correspondencia dentro de los programas de gestin documental

El Area de Correspondencia dentro de la estructura orgnico-funcional esta definida
como: la unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y
normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de las comunicaciones
oficiales. La Unidad de Correspondencia cumplir con el desarrollo de las fases de
produccin y recepcin, trmite, distribucin y consulta del programa de gestin
documental.
El rea de Correspondencia deber contar con el personal debidamente capacitado, lo
mismo que con los medios fsicos y tecnolgicos necesarios que permitan recibir, enviar y
controlar oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante
servicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros, de modo que
faciliten la atencin de las solicitudes presentadas por los usuarios y garanticen el
cumplimiento de los objetivos de las entidades.
La labor del rea de Correspondencia deber reflejar su misin, sin llegar a confundirse
con las labores propias del Archivo Central, aunque las actividades se desarrollen dentro
de la misma dependencia.
La misin del Area de Correspondencia se fundamenta en atender con diligencia la
administracin de las comunicaciones oficiales y el servicio de informacin a los usuarios.
Entre las funciones del Area de Correspondencia tenemos las siguientes:
-

adoptar programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales,

recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de informacin
sobre las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar
que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden
consecutivo;
guardar estricta reserva sobre los documentos, la informacin a la cual se tiene
acceso y los asuntos de su competencia;

17

proponer mtodos, procedimientos y propender por la incorporacin y uso de

nuevas tecnologas, que permitan modernizar y agilizar los procesos del Area de
Correspondencia;
prestar asesora en materia de administracin de las comunicaciones oficiales, a
las dependencias que lo requieran;
radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad e imparcialidad.

Servicios del Area de Correspondencia

El Area de Correspondencia presta los siguientes servicios:
-

Atencin al usuario: ests reas son el primer lugar adonde acuden los usuarios y
ciudadanos en general con el propsito de obtener informacin sobre la misin,
funciones y servicios que presta la entidad, sobre los trmites administrativos o
requisitos necesarios para la obtencin de un servicio o la atencin de un
requerimiento y el tiempo y el lugar donde se puede dar respuesta a la solicitud
presentada.
Atencin de consultas sobre el estado del trmite solicitado.
Servicio alerta: es uno de los ms importantes y consiste en el recordatorio de
comunicaciones recibidas para dar respuesta oportuna a las solicitudes y velar por
el cumplimiento del derecho de turno.
Prstamo de documentos: se refiere a la disposicin y consulta para el usuario de
la serie documental Consecutivo de Correspondencia; se pueden utilizar controles
para registrar los prstamos y para dejar constancia de los mismos en la
respectiva serie.

Criterios para el registro y la radicacin de comunicaciones oficiales

El rea de Correspondencia deber adoptar sistemas de organizacin y control que
permitan la adecuada administracin de las comunicaciones oficiales; elaborar las
planillas, formatos y controles que permitan certificar la recepcin y envo de los
documentos por parte de los funcionarios competentes.

Registro de las comunicaciones oficiales: es el procedimiento por medio del cual

se ingresan en los sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:
-

nombre de la persona o entidad remitente o destinataria,

nombre o cdigo de la dependencia competente,
numero de radicacin,
nombre del funcionario responsable del trmite y
anexos.

Radicacin de las comunicaciones oficiales: es el procedimiento por medio del

cual las entidades asignan un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo con el propsito
de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la Ley.
Estos trminos se empiezan a contar a partir del da siguiente de radicado el documento.

18

Para el registro y radicacin de las comunicaciones oficiales se deben seguir los

siguientes criterios:
1. El rea de Correspondencia deber recibir nicamente las comunicaciones que
conciernan a la entidad, y verificar su competencia; en caso de que no sean para la
entidad, debern ser devueltas al respectivo destinatario.
2. Las comunicaciones que recibe la entidad se sometern a un proceso de seleccin
antes de legalizar su recibimiento con fecha, hora, firma o sello, para determinar si son de
carcter oficial o personal, o si amerita su registro y radicacin; igualmente, se tendr
especial cuidado de confrontar si la informacin que se recibe est completa, tiene anexos
y se encuentra en buen estado de conservacin.
3. Las comunicaciones de carcter privado, o tambin llamadas correspondencia, no
debern abrirse y estarn plenamente identificadas con mensajes como confidencial,
estrictamente personal y otras similares. El Instituto establecer los mecanismos de
recibo, entrega y control de la correspondencia personal; las dems comunicaciones se
abrirn y, luego de ser seleccionadas, se registrarn y radicarn.
4. Las publicaciones, libros, revistas, folletos y dems documentos de carcter informativo
como plegables y publicidad no debern radicarse.
5. El registro y radicacin de las comunicaciones oficiales debe hacerse en forma
permanente, estableciendo horarios de reparto y distribucin. Sin embargo, se debe
atender el carcter de prioridad y urgencia que tenga la comunicacin; en tal caso, deber
entregarse de inmediato. Posterior al registro y radicacin, se realizar el reparto y
distribucin de las comunicaciones para lo cual se disearn controles que identifiquen
claramente la comunicacin: nmero de radicacin, nombre del remitente, asunto, fecha y
hora de recibo, dependencia a la cual se remite el documento y espacio para la firma del
funcionario que recibe.
6. Para el envo de comunicaciones oficiales, adems de registrarlas y radicarlas, se
debern tener en cuenta los procedimientos establecidos por el instituto para la
produccin documental y la imagen corporativa; adems, las formas de distribucin como
correo tradicional, mensajera, fax y correo electrnico, entre otros.

Horario de atencin al pblico

El rea de Correspondencia informar el horario de atencin al pblico que ser flexible,
en jornada continua; los horarios de servicio se pondrn en un lugar visible y de fcil y
rpido acceso.

Precauciones para el manejo de las comunicaciones

Es importante que los funcionarios que laboran en el rea de correspondencia conozcan
algunas recomendaciones para prevenir atentados y para que no se ponga en riesgo la
integridad personal, ya que las unidades de correspondencia son uno de los medios
elegidos por individuos que quieren hacer dao a distancia a otras personas.

19

Identificacin de sobres o paquetes sospechosos

Estos son:
- sobres o paquetes cuyo peso es excesivo;
- sobres o paquetes sin remitente;
- paquetes sucios, manchados o con olores extraos;
- exceso de avisos o de sellos postales;
- palabras restrictivas o
- paquetes amarrados con cables o presencia de cables.
En caso de encontrarse stos u otros indicios que adviertan la posibilidad de que existan
artefactos explosivos o sustancias extraas, se deben tomar las precauciones necesarias
como, por ejemplo; aislar el paquete extrao, averiguar y verificar su procedencia, no
abrirlos y llamar a los expertos en explosivos a los organismos de seguridad competentes.

Equipo y mobiliario
El rea de Correspondencia determinar los implementos necesarios para la realizacin
de las diferentes actividades, teniendo en cuenta el volumen documental y la clase de
documentos que se manejan en el instituto.

Equipos
De acuerdo con las funciones, la produccin documental y los recursos tcnicos y
financieros, el Instituto podr contemplar el uso de recursos informticos como
computadores y redes que faciliten los procedimientos de registro, radicacin y
distribucin de las comunicaciones. De igual forma, para facilitar el trmite y distribucin,
podr contar con equipos de fax, correo electrnico y digitalizacin, entre otros.

Sellos
Con el fin de dejar constancia de la recepcin de los documentos, el rea de
Correspondencia deber contar con sellos, como: recibido, devuelto, urgente y dems que
requiera el instituto de acuerdo con las funciones.

Carpetas
Para darle un tratamiento adecuado a los documentos y facilitar la clasificacin de los
mismos, cada unidad administrativa o dependencia deber contar mnimo con una
carpeta que permita transportar desde el rea de Correspondencia a la respectiva
dependencia los documentos que recibe y que enva.

Casilleros
En virtud de que el rea de Correspondencia centraliza la recepcin y el envo de las
comunicaciones, deben contar con muebles dotados con divisiones proporcionales que
permitan el almacenamiento temporal de las mismas y, por tanto, su rpida ubicacin.

20

Conservacin documental
El rea de Correspondencia debe velar tambin por la adecuada conservacin y el control
en la produccin documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que
cumplan con los requisitos exigidos en el Procedimiento Operativo Estndar No. 001, en
cuanto al formato y firmas responsables. De igual forma, los programas de gestin
documental deben incluir pautas que aseguren la integridad del documento desde el
momento de su produccin, mediante la aplicacin de mtodos para su manipulacin y
utilizacin evitando el deterioro fsico.

Gestin de correspondencia
Normalizacin de la produccin documental
Dado que todos los actos de la administracin dan lugar a la produccin de documentos,
es necesario que el responsable del Archivo Central con el Comit de Archivo presente
propuestas sobre la normalizacin de los tipos documentales, estructura y diseo de los
mismos, nmero de copias, identificacin de trmites o copias innecesarias en la gestin,
para efectos de normalizar y unificar criterios en la produccin documental, permitiendo
optimizar los recursos y agilizar la gestin administrativa.

Control de correspondencia
Existe la tendencia de confundir las funciones del rea de Correspondencia con las del
Archivo Central y, por tanto, es necesario entender que las actividades que se desarrollan
en cada una son totalmente distintas, aunque se realicen en el mismo lugar y dependan
de la misma unidad administrativa.
El Area de Correspondencia se encarga de controlar la emisin, recibo y distribucin de
las comunicaciones oficiales, mediante la radicacin de las mismas asignando un nmero
consecutivo de acuerdo con el orden de recibo y envo, iniciando el primer da hbil de
cada ao con el nmero 001.
El responsable del rea de Correspondencia vigilar el cumplimiento de tales
disposiciones, tramitando solamente la documentacin que cumpla las normas que para
tales fines estn definidas. Todas las comunicaciones internas y externas se debern
distribuir a travs del rea de correspondencia y se buscar que la primera copia de las
comunicaciones emitidas en las que aparezca el registro de recibo, sea devuelta a la
respectiva dependencia para su incorporacin en el expediente correspondiente en los
archivos de gestin. Por ejemplo, el original de la notificacin de aceptacin de un
contrato va para el destinatario; la primera copia, con el registro de recibido, va para el
expediente y la segunda copia va al consecutivo de correspondencia.
Para facilitar el control de los nmeros de radicacin, el rea de Correspondencia podr
mantener por separado consecutivos de oficios y memorandos por un tiempo mnimo de
dos aos o los que de acuerdo con los anlisis del Comit de Archivo resulte prudente
para el Instituto Nacional de Salud, con el fin de facilitar el control en la recepcin y
distribucin de las comunicaciones oficiales.

21

Conceptos bsicos
Administracin documental
Ciencia que se ocupa de todo lo relacionado con el manejo documental, proyectndose
en las funciones bsicas de la consulta y la conservacin de la prueba testimonial.
Unidad documental: corresponde a un documento o conjunto de documentos con un
valor intrnseco porque se revelan una actividad o una accin.
Unidad archivstica: unidad de instalacin fsica de archivo, normalmente se trata de
cajas de cualquier otro tipo de contenedor.

Archivo
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y el soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona, entidad pblica o privada, en el
transcurso de su gestin.

Fines de los archivos

Es el de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la documentacin
institucional sea recuperable para uso de la administracin y como fuente de la historia.

Importancia de los archivos (Ley 594 del 2000, Artculo 4, numeral b)

Los archivos son importantes para la administracin y la cultura, porque los documentos
que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en
antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del
patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Registran las obligaciones y compromisos de los gobiernos y constituyen una prueba de
los derechos y prerrogativas de los ciudadanos.
Su importancia es a partir del valor que tienen para:
-

la administracin,
la investigacin,
la comunidad y el Estado,
el desarrollo econmico y social
el desarrollo cientfico y tecnolgico,
el fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad nacional.

Responsabilidad
Los servidores pblicos son responsables de la gestin de documentos y de la
administracin de los archivos.

Funcin de los archivos

Los archivos cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora.

22

Principios de organizacin
Principio de procedencia: mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos
de cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administracin pblica,
privada o una persona, respetando la estructura con clasificacin propia de dicha entidad.
-

Cada documento en la dependencia que pertenece.

Integridad e independencia de cada serie.

Principio de orden original

Indica el necesario respeto al orden en que originalmente han sido producidos los
documentos.
-

Cada documento en la dependencia dentro de cada serie de acuerdo con la

secuencia.
Orden natural.
Causa y efecto: orden numrico y cronolgico.

Documento
Desde el punto de vista archivstico, el documento nace como producto natural de la
actividad administrativa de una entidad, se constituye en pieza nica que sirve como
testimonio, informacin y puede ser utilizado como prueba o fuente de investigacin.

Funcin de los documentos

Funcin de constancia: aseguran la supervivencia de las actuaciones administrativas al
constituirse en su soporte material.
-

Se garantizan la conservacin de los actos y la posibilidad de demostrar su

existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios.
Garantizan el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

Funcin de comunicacin: los documentos administrativos sirven como medio de

comunicacin de los actos de la administracin.
-

Esta comunicacin puede ser externa o interna, dependiendo si la relacin es con

ciudadanos o bien entre unidades administrativas.

Documento de archivo
Es el registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn de
sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o valor cientfico,
econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.
De igual forma, desde el punto de vista del contenido, los documentos son elaborados en
cumplimiento de unas funciones asignadas a una persona o entidad y como tal se
clasifican en:

23

Facilitativos o comunes: aqullos que son comunes a cualquier institucin, debido a que
son producto del ejercicio de las mismas funciones y sirven de apoyo, por ejemplo: leyes,
decretos, etc.;
Especficos o sustantivos: aquellos documentos que se producen en relacin con las
funciones misionales de cada entidad, por ejemplo, una entidad educativa administrar
documentos relacionados con calificaciones; un hospital, historias clnicas.

Clases y caractersticas de los documentos

Se distinguen varios aspectos como:
- el soporte fsico,
- su diseo y
- su contenido.

Soporte fsico: encontramos documentos en papel, pergamino, acetato, pelculas y

cintas, entre otros.

Diseo: es la forma como se encuentran elaborados, por ejemplo; manuscritos,

tipografiados y legibles por mquina.
Contenido o atributo administrativo que dio origen a los documentos, se distinguen tres
categoras documentales:

Documentos dispositivos: aquellos en los que se expresa una voluntad que debe ser
cumplida, tales como leyes, decretos, acuerdos, resoluciones, etc.

Documentos testimoniales: los que se aceptan legalmente como prueba de un

hecho, por ejemplo; patentes, escrituras, actas, diplomas, expedientes administrativos,
etc.
Documentos informativos: cuando recogen una informacin determinada proveniente
de cualquier persona o grado administrativo, por ejemplo: memorandos, oficios, cartas,
informes, comunicaciones, etc.

Clasificacin de los archivos

Los documentos de archivo tienen su origen en las oficinas productoras en razn de unas
funciones especficas o en cumplimiento de unas actividades. All adquieren como
producto de su trmite, valores como administrativo, fiscal, legal, contable o tcnico que
hacen del documento un instrumento de informacin de importancia para la toma de
decisiones y para servir como fuente testimonial de la misin propia de la entidad que los
genera.

24

Ciclo vital del documento

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Archivo
central

Archivo de
gestin

Valores primarios

- Administrativo
- Legal
- Fiscal
- Contable
- Tcnico

Archivo
histrico

Valores secundarios

- Cultural
- Histrico
- Cientfico

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin
en la oficina o dependencia (archivo de gestin) y su conservacin temporal (archivo
central), hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente (archivo histrico).
El ciclo vital del documento se entiende bajo el concepto de ARCHIVO TOTAL, es decir,
el control y seguimiento de todo el proceso archivstico que comprende las diferentes
fases de formacin del archivo, las cuales son:

Archivos de gestin
Archivo de gestin o de oficina es aqul donde se rene la documentacin en trmite, en
busca de solucin de los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilizacin y
consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las solicitan.
Importancia de los archivos de gestin
-

Facilitan el control y seguimiento de la documentacin.

Fuente de consulta para la toma de decisiones.
Iniciador del proceso de normalizacin archivstica (archivo total).

Archivos centrales
Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestin de la entidad, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo
vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

25

Importancia del archivo central

-

Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios que informan las

actuaciones de la administracin: los de eficacia y eficiencia.
Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios de legalidad y transparencia
de la administracin.

Archivos histricos
Aqul al que se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin,
que por la decisin del correspondiente comit de archivo, debe conservarse
permanentemente dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.

Importancia del archivo histrico

-

Permiten la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la

administracin.
Proporcionan un servicio eficaz y eficiente en la consulta de la informacin.
Son fuente primaria para la historia y son testimonio de la memoria colectiva de
una nacin.

La reserva legal sobre cualquier documento cesar a los treinta aos de su expedicin;
cumplidos stos, el documento por este solo hecho no adquiere el carcter histrico y
podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin,
adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copia o fotocopia de los mismos,
siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la constitucin
y la ley.
Los responsables de los archivos garantizarn el derecho a la intimidad personal y
familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la
Constitucin y las leyes.

Fases de la gestin de documentos

3ra

2da fase

ra

Archivo
histrico
permanente

Archivo
central
(intermedio)

Archivo
de gestin o
de oficina
(activo)

Conservacin
y

Utilizacin y
mantenimient

Nacimiento y
elaboracin

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El sistema integral de gestin de documentos se ocupar de todo lo que le suceda a los

documentos del instituto, a travs de su ciclo vital, es decir; desde su nacimiento, pasando
por su vida activa y productiva como medio de cumplir con las actividades de su entidad,
hasta su muerte o destruccin.

Las fases bsicas de la gestin de documentos son:

Primera fase: nacimiento y elaboracin de documentos en los archivos de gestin
Importancia: evitar la produccin de documentos no necesarios.

Segunda fase: utilizacin y mantenimiento

Esta fase comprende la utilizacin, control y almacenamiento de los documentos en el
archivo central. Se caracteriza por asegurar:
-

la disponibilidad de la informacin y los documentos ordinarios;

la utilizacin a bajo costo de la informacin y los documentos ordinarios;
la seleccin de material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los
documentos adecuados a la frecuencia y a la naturaleza de su utilizacin.

Tercera fase: conservacin y eliminacin

Implica decir cules documentos se deben conservar como testimonio del pasado y
cuales se deben destruir. En el segundo caso, en cunto tiempo se deben conservar por
razones administrativas o jurdicas. Abarcan las siguientes actividades:
-

identificacin y descripcin de las series documentales;

establecimiento de programas de conservacin y evaluacin de documentos;
evaluacin de documentos; determinacin de los documentos que se justifica
conservar;
eliminacin peridica de documentos no permanentes; y
transferencia de documentos permanentes a los archivos histricos o a los
nacionales.

Valores de los documentos

Valoracin
Su objetivo es proteger el patrimonio documental ya que permite establecer los valores
primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada una de las fases
del archivo.

Valoracin documental
Es el proceso por el cual se establecen los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de determinar el tiempo que stos deben permanecer en el archivo
de gestin y en el archivo central y los que deben pasar al archivo histrico para
conservacin permanente.
La valoracin debe ser abordada por el Comit de Archivo de cada entidad en su conjunto
para lograr el mayor acierto en las decisiones.

27

Los valores primarios de los archivos administrativos o de gestin

Son los que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora o al
iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema
o en el asunto.
Entre los valores primarios se distinguen los siguientes:

Valor administrativo
El que tiene un documento o una serie documental para la entidad productora,
relacionado con el trmite o asunto que motiv su creacin. Est en todos los documentos
producidos o recibidos por cualquier entidad con el objeto de responder a una necesidad
administrativa mientras dure su trmite y son importantes por su utilidad referencial para
la planeacin y la toma de decisiones. Por ejemplo; una resolucin de nombramiento
mantiene su valor administrativo mientras permanezca el funcionario vinculado a la
entidad; dicho documento sigue siendo vigente en tanto que se requiere para efectos de
expedicin de constancias, por lo que es necesario conservarlo en el archivo central, por
lo menos, por 80 aos.

Valor jurdico
Deriva derechos u obligaciones.

Valor legal
Aqul que tienen los documentos y sirven de testimonio ante la Ley. Todo documento
generado en cumplimiento de una actuacin administrativa tiene un valor legal, en tanto
que rena todas las condiciones que componen la estructura del documento (lugar y
fecha, destinatario, asunto remitente y firma). Tambin este valor est dado a documentos
dispositivos del Estado que afectan el orden general (decretos, acuerdos, resoluciones),
los que sustentan derechos reales (registro civil), contratos o convenios.

Valor fiscal
Es el que tienen aquellos documentos que expresan movimiento de dinero y est dado
por la utilidad para el Tesoro o Hacienda Pblica. Por ejemplo, los libros contables,
balances e informes financieros. La produccin y vigencia de este tipo de documentos la
regulan algunas entidades del estado, entre ellas, Contralora, Contadura y Ministerio de
Hacienda.

Valor contable
Est representado en los documentos que soportan el conjunto de cuentas, como los
registros de ingresos, egresos y movimientos econmicos de la institucin; por ejemplo,
facturas por pagos de impuestos, por compra de elementos, consignaciones,
comprobantes, etc.

Valor tcnico
Utilidad de la informacin especfica de una funcin.

28

Los valores secundarios del archivo histrico

Es el valor histrico o cultural de algunos documentos, y que interesa a los investigadores
de informacin histrica en cualquier campo. Surge una vez agotado el valor inmediato o
primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente en su
soporte original. Por ejemplo, las actas del comit de direccin adquieren valor
secundario, en tanto que en ellas quedan registradas las decisiones tomadas por la
entidad.
En otros documentos se evidencia el valor histrico desde el momento en que se
generan, dado que tratan sobre el origen o desaparicin de instituciones o reas de
trabajo. As mismo, existen documentos a los que difcilmente se le puede determinar su
valor histrico, pero que dada la informacin que contienen es conveniente dejar
testimonio, por ejemplo, contratos.
Sirven de:
-

referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la

administracin;
como fuente primaria para la historia;
como testimonio de la memoria colectiva; y
son el patrimonio documental de la comunidad que los cre y los utiliza.

Tabla de retencin documental (TRD)

Es un listado codificado de series, subseries y tipos documentales, producidos o recibidos
por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las
cuales se les asigna el tiempo de permanencia (de riguroso cumplimiento) en cada fase
de archivo.
Son un instrumento que facilita la organizacin y la conservacin de los documentos
generados, recibidos y tramitados por el Instituto, a travs de criterios tcnicos.
La TRD es el instrumento archivstico que permite la normalizacin de la gestin
documental, la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del
ciclo vital de los documentos en los archivos de gestin, central e histrico.
Busca la adecuada administracin de los documentos durante todo el ciclo de vida y en
especial cuando el periodo de gestin ha terminado y deben ser enviados para su
conservacin en el archivo central; es el tratamiento secuencial, ordenado y lgico que
reciben los documentos desde que se termina el proceso al cual dan soporte hasta el
instante en que son eliminados o conservados en funcin de su valor histrico, cientfico o
cultural, como fuente para el conocimiento de la trayectoria de la entidad.
En virtud de la reglamentacin expedida por el Archivo General de la Nacin, las
entidades deben establecer un estricto control sobre la produccin, organizacin y
utilizacin de los documentos de los archivos de gestin, ya que stos sern objeto de
transferencia al archivo central o histrico. Por tanto, es indispensable la aplicacin de las
TRD, a fin de lograr que los archivos cumplan su propsito de racionalizar y agilizar la
gestin administrativa, establecer responsabilidades sobre el manejo de los documentos,
atender las peticiones y solicitudes.

29

Beneficios
Con la implementacin de las tablas de retencin documental se pretende agilizar los
procedimientos de produccin, trmite y consulta de los documentos, permitir a la
administracin logros de transparencia, memoria y la toma de decisiones sobre bases
ciertas y de manera oportuna.

Beneficios para la administracin con la elaboracin y aplicacin de las

tablas de retencin documental:
-

Facilitan el manejo de la informacin.

Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.
Posibilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de
retencin estipulados en ella.
Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter
permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.

Para qu sirven las tablas de retencin documental?

Para identificar:
-

si las series que componen la tabla de retencin documental son todas las que
identifican las funciones;
si los tipos documentales de cada serie estn relacionados en su totalidad;
si los tiempos de retencin estimados para cada serie son los correctos;
si el procedimiento establecido para conservar el documento es el idneo.

Importancia de las tablas de retencin documental desde el punto de vista

archivstico:
-

permiten el manejo integral de los documentos;

facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de archivo total;
ayudan a controlar la produccin y trmite documental;
identifican y reflejan las funciones institucionales;
integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los documentos; y
permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin administrativa
y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de gestin.

Principios bsicos
La elaboracin de las tablas de retencin documental se debe basar en la estructura
orgnico-funcional de la institucin para identificar las series y subseries documentales.
El perodo de retencin y disposicin final de la documentacin se fijan en la tabla de
retencin documental. El tiempo de retencin previsto para los documentos de archivo de
gestin y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las
disposiciones legales. Una vez elaboradas las tablas de retencin documental, debern
difundirse en todas las dependencias del Instituto Nacional de Salud.

30

Procesos tcnicos
Los principios bsicos a nivel operativo se inicia con los procesos tcnicos que son la
identificacin, la valoracin, la seleccin y la eliminacin.
La identificacin y la valoracin preceden la elaboracin de las tablas de retencin
documental y la seleccin y eliminacin son el resultado de la tabla de retencin
documental.

Identificacin: nos permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la

documentacin.
La identificacin de las secciones, series y subseries dentro de un fondo documental,
debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgnico-funcional de la entidad,
procedimiento denominado clasificacin.
La identificacin va de lo general a lo particular as:
FONDO

SECCIN

SUBSECCIN

Estructura del fondo documental

La estructura del fondo documental es:
-

fondo,
secciones,
subsecciones,
serie,
subserie y
tipos documentales.

Fondo documental
Es la totalidad de la documentacin producida y recibida en una institucin en el
desarrollo de sus funciones o actividades. El fondo suele identificarse con el archivo
central o histrico de la entidad cuando la documentacin es conservada por ella misma,
por ejemplo; Instituto Nacional de Salud; sin embargo, cuando la documentacin es
transferida a otra unidad para su conservacin, sta adquiere la categora de un fondo
ms de la entidad que lo recibe y lo conserva.
El fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentacin es conservada en la
entidad productora, por ejemplo; Instituto Nacional de Salud. Sin embargo, cuando la
documentacin es transferida a otra entidad adquiere una categora de un fondo ms de
la entidad que lo recibe.
Al organizarse un fondo debe tenerse en cuenta si ste pertenece a una entidad
desaparecida, caso en el que se denomina fondo cerrado o a entidades activas,
denominados fondos abiertos.

31

Secciones documentales
Las secciones son las divisiones del fondo identificadas con la produccin documental de
una unidad o divisin administrativa funcional de la institucin que produce el fondo..
La seccin documental est identificada como la Direccin General, oficina o dependencia
de primer nivel jerrquico, segn la ubicacin en el organigrama de cada entidad; por
ejemplo; seccin: Direccin General, subseccin: Secretara General.

Subseccin documental
Es una subdivisin de la seccin integrada por el conjunto de documentos generales, en
razn de esa subdivisin orgnico-funcional; por ejemplo, seccin: Secretara General;
sub-seccin: Grupo de Recursos Humanos.
Luego, pasamos al nivel documental que esta compuesto por:

Serie documental
Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneo que son
producidas o recibidas por una misma unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones especficas, por ejemplo, informes, proyectos, contratos, etc.
Est constituida por unidades documentales que pueden ser simples (un solo tipo
documental) o complejas (tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son la
base para verificar y controlar las transferencias documentales. As mismo, las series
constituyen la unidad bsica de valoracin porque reflejan las actividades desarrolladas
por la dependencia productora en virtud de las funciones asignadas.

Subserie documental
Son todas aquellas subdivisiones que se desprenden de las series y que renen
documentos de estructura y contenido homogneo conformando los expedientes.
Cada serie documental, dependiendo de sus caractersticas administrativas y funcionales,
se puede dividir en subserie; por ejemplo: serie: actas, subserie: actas de junta directiva,
actas de comit de archivo, etc.; serie: contratos, subserie: contratos de arrendamiento,
contratos de prestacin de servicios, etc.

Tipo documental
Es aquella unidad documental simple que rene todas las caractersticas necesarias para
ser considerada como documento, que produce o recibe una unidad administrativa y que
van a conformar los expedientes; stos, a su vez, integran la respectiva serie documental,
por ejemplo, factura, pliza, etc.

Documentos simples: por ejemplo, una resolucin, un acta.

Unidad documental compuesta: est conformada por varias piezas documentales que
se han agrupado en desarrollo de un mismo asunto, formando un expediente, por
ejemplo; una historia laboral, un contrato, un proceso disciplinario.

32

Expediente
Es el conjunto de documentos relacionados con un asunto especfico y que constituyen
una unidad archivstica. Tambin se conoce como la unidad documental formada por un
conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora
en la resolucin de un mismo asunto.

SIMPLE:
acuerdos, resoluciones, etc.
SERIE

SUBSERIE

UNIDAD DOCUMENTAL

COMPLEJA:
expediente historia laboral
expediente de orden de pago
expediente de procesos jurdicos

Seleccin documental
Es el proceso por medio del cual se determina el destino final de la documentacin bien
sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total y se realiza sobre aquellos
documentos que no tienen un evidente valor histrico y que no se ha definido desde un
comienzo su destino final. La seleccin se efecta con el propsito de dejar slo una
muestra representativa de aquellas series documentales que puedan tener trascendencia
histrica en razn a su impacto social y econmico o por la importancia de las personas
que intervinieron; por ejemplo, de los balances contables se podran seleccionar slo
aquellos balances anuales y eliminar los mensuales, una vez cumplido el tiempo de
retencin en el archivo central.

Principios archivsticos
Los principios de la organizacin archivstica de los fondos documentales son el respeto al
origen y al orden natural de los documentos los cuales estn dados por la oficina
productora de los mismos.

Principio de procedencia
Es aqul segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del
que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de
cada fondo y en ste la integridad y carcter seriado de las secciones, series y
expedientes.
Este principio es vlido tanto para los archivos histricos como para los administrativos,
pues en todos los casos debe conocerse o reconstruirse la evolucin estructural histrica
de la institucin, identificando en ella las dependencias y funciones que desarrolla o
desarroll en el pasado, integrando en torno a cada una los documentos correspondientes
agrupados en series.

33

Para la aplicacin del principio de procedencia debe identificarse la entidad productora de

los documentos, la dependencia productora, las funciones desarrolladas y los documentos
producidos agrupados en series. Debe hacerse una clasificacin documental
reconstruyendo la estructura de fondo documental.

Principio de orden natural

Hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o
expediente ubicndolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las
actuaciones administrativas que dieron origen a su produccin.
Cuando una serie documental est compuesta por varios expedientes o carpetas, stas
tambin deben estar ubicadas de manera consecutiva respetando el orden natural en que
se fueron conformando.

Servicios
Los documentos de archivo nacen por fines prcticos, administrativos o jurdicos, propios
de la persona natural o jurdica que los genera. Su conservacin y organizacin en
archivos no tiene ms razn que el servicio de los documentos mediante su
comunicacin.
Los archivos son fuente primaria de informacin como antecedente indispensable para la
toma de decisiones administrativas por las propias oficinas productoras u otras que la
soliciten, prueba fehaciente para la realizacin de investigaciones, fuentes de informacin
primaria para la ciencia, la cultura y para el servicio de consulta a los ciudadanos como un
derecho fundamental. Por tal motivo, los documentos de archivo se hacen y se organizan
con el nico fin de prestar un servicio de informacin.

Servicios de archivo
Mediante stos se pone a disposicin de los usuarios la documentacin de una entidad,
con fines de informacin, para consulta e investigacin. El planeamiento de los servicios
de archivo se fundamenta en las necesidades de informacin de los usuarios, sean stos
internos (la misma entidad productora) o externos (investigadores, otros archivos y la
comunidad en general) el cual debe estar bajo la responsabilidad nica y exclusiva del
archivo central.

Etapas para la elaboracin y aplicacin de la tabla de retencin documental

Investigacin preliminar sobre la institucin
1. Compilacin de la informacin de la institucin
-

Como son disposiciones legales, actos administrativos y normas relacionadas con

la creacin y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos,
resoluciones, entre otros).
Estructura interna vigente de la institucin (manuales de funciones y manuales de
procedimientos).
Organigrama actual, resoluciones o actos administrativos de creacin de grupos y
asignacin de funciones.

34

2. Entrevista con los productores de los documentos en la institucin

-

Identificacin y definicin de unidades documentales.

Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo en cuenta los manuales
de procedimientos de las dependencias.
Identificacin de valores primarios de la documentacin.

Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada

1. Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones de cada
una de las dependencias.
2. Identificar los valores primarios de los documentos (administrativos, legales, jurdicos,
contables o fiscales).
3. Conformar las series y las subseries con sus respectivos tipos documentales, de
acuerdo con los documentos que conforman esa unidad documental.
4. Establecer los tiempos de permanencia de las series y de las subseries documentales
en cada uno de los archivos, tanto de gestin, central o histrico racionalizando la
produccin y garantizando la proteccin del patrimonio documental de la institucin,
desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicin final.
5. La valoracin documental se debe hacer teniendo en cuenta la frecuencia en la
consulta de los documentos.
Determinar el destino final de los documentos, ya sea para su conservacin total,
seleccin o eliminacin.

Elaboracin de las tablas de retencin documental

Se debe tener como punto de partida las series y subseries que tramita y administra cada
dependencia.

Aplicacin de las tablas de retencin documental

Se debe hacer una difusin en la entidad indicando:
-

la fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento;

el instructivo de su aplicacin; y las
normas para la organizacin de los archivos de gestin en concordancia con la
tabla de retencin documental de cada dependencia.

Organizacin de los archivos de gestin

Los archivos de gestin son aqullos en los que se rene la documentacin que se
encuentra en trmite, en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a consulta
administrativa por las mismas dependencias u otras que las soliciten. La organizacin de
los archivos, segn los artculos 40 y 41 de la Ley 200 de 1995, es responsabilidad de los
jefes de oficina, aunque su manejo sea competencia de la Secretara General o del
funcionario delegado para tal fin.

En la organizacin de los archivos de gestin se deben seguir los siguientes

pasos:
-

Alistar los expedientes que se van a abrir para cada serie y subserie, proyectando el
crecimiento de cada uno de ellos, evitando que al agregarse los correspondientes

35

tipos documentales se disminuya la facilidad de consulta por efecto de reduccin de

espacio. Cada carpeta puede conservar un mximo de 180 folios.

El mobiliario
-

A continuacin de las lminas, colocar tantas carpetas como expedientes sea

necesario abrir y dentro de la carpeta colgante colocar una carpeta celugua que, a su
vez, contendr los tipos documentales que van a conformar el expediente.
Marcar la carpeta celugua en el marbete identificndola con el nombre de la
dependencia, cdigo y nombre del expediente.

Ordenacin de las series, los expedientes y los tipos documentales

-

Hacer una distribucin secuencial de las gavetas del archivador, enumerando de uno
(1) hasta (n) de arriba hacia abajo.
Distribuir las series documentales en las gavetas atendiendo al orden de codificacin
establecido; es decir, en forma ascendente, como se encuentran en la TRD.
Igualmente, en el vrtice superior derecho de la gaveta, adherir una cartulina con la
descripcin de las series y expedientes que all se encuentran, (est medida evita la
continua manipulacin de los documentos).
Ubicar al interior de cada carpeta, slo los documentos (copia de los enviados u
original de los recibidos) cuyo asunto pertenece exclusivamente al respectivo
expediente, ordenados en forma ascendente atendiendo al orden natural en que
fueron elaborados. El de fecha reciente a continuacin del anterior (de izquierda a
derecha).
Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias primarias,
se requiere numerar cada folio diariamente en el momento en que se archive (utilizar
lpiz de mina negra y escribir el nmero en el vrtice superior derecho de cada folio).
Solamente se debe anotar un nmero por folio.

Apertura de las series documentales

-

Tomar la TRD correspondiente a la dependencia, conocer qu series y subseries

documentales le corresponden.
Utilizar una lmina de cartn cartulina blanco, de un grosor aproximado de 2mm, en
secciones de 34 cm de ancho por 27 cm de alto, (apropiadas para cajn de
archivador) y escribir en letra mayscula, el cdigo y el nombre de la respectiva serie
(borde superior, centrado)
Utilizar lminas del mismo material y dimensiones y escribir en el vrtice superior
derecho, el cdigo y nombre de la respectiva subserie (la primera letra con
mayscula).
Colocar las lminas que identifican las series como las subseries y a continuacin los
respectivos expedientes.

Ordenacin de expedientes
Los expedientes son unidades archivsticas en las que se rene el conjunto de
documentos relacionados con un mismo asunto que sirvan como antecedente y
fundamento de la actuacin administrativa, los cuales se deben organizar sucesivamente
en el orden en que se producen las actuaciones administrativas que dan lugar a su
produccin.

36

Un expediente puede estar contenido en una o varias carpetas, tambin conocidas como
unidades de conservacin dependiendo del tiempo en que transcurra su trmite en el
archivo de gestin.

Transferencias documentales

Archivo de

Archivo histrico

Archivo central

gestin
Transferencias
primarias

Transferencias
secundarias

Las transferencias obedecen a un programa que permite el adecuado y organizado

traslado de la documentacin del archivo de gestin al archivo central de acuerdo con las
respectivas tablas de retencin documental.
Las transferencias son las remisiones de documentos de archivo de todas las
dependencias de la entidad a un solo depsito central. Se realizan por la edad de los
documentos y por su valor (administrativo, jurdico, histrico, etc.).
Adicionalmente se deben establecer los formatos de control de las transferencias, en las
cuales se registra la informacin que permite identificar las caractersticas mnimas del
archivo que se transfiere.
Una vez realizado el trmite preliminar de transferencia, el responsable del rea de
Archivo debe efectuar una revisin de las unidades transferidas, verificando su integridad
y asegurndose de que corresponda a la informacin contenida en los formularios.
Los documentos se deben distribuir y ubicar mediante normas tcnicas archivstica.
Una vez acomodada la documentacin se le dar la signatura topogrfica definitiva de
acuerdo con el lugar que est ocupando cada unidad de conservacin. Posteriormente, se
debe elaborar un listado correlacionando signatura (ubicacin) y documento (unidad de
conservacin).

Transferencias de archivo
Es el traslado de documentos de un archivo a otro, una vez que stos han cumplido las
normas establecidas y el plazo de permanencia fijado en cada una de las etapas del ciclo
vital de los documentos.

37

Las transferencias sirven para:

1. Solucionar, a nivel fsico y funcional, el problema de la acumulacin de
documentos en las unidades administrativas e instituciones productoras.
2. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentacin.
3. Evitar la produccin y acumulacin irracional de documentos.
4. Concentrar la informacin til ya sea para la toma de decisiones administrativas o
para el conocimiento del desarrollo histrico institucional.
5. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin.
6. Guardar, precaucional o definitivamente, la documentacin en condiciones de
conservacin ptimas.

Transferencias primarias
Son los traslados de documentos del archivo de gestin al central, sin alteracin de sus
propiedades, para su conservacin precaucional y cuya frecuencia de uso ha disminuido
en el proceso de atencin de trmites. En estas transferencias se tienen en cuenta las
vigencias y valores primarios de los documentos.

Para realizar estos traslados son necesarios:

-

La tabla de retencin documental, en la cual se han concretado los resultados

de los procesos de valoracin (es el establecimiento de la edad y destino de los
documentos dentro del ciclo vital, de acuerdo con los valores primarios y
secundarios) y seleccin (que consiste en la conservacin parcial o total, o su
eliminacin).
El inventario de las series documentales a transferir, en el cual se refleja la
clasificacin, la ordenacin y la descripcin de la documentacin de la unidad
administrativa.
La respectiva acta de entrega.

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
(del archivo de gestin al central)

Al archivo
central

Tabla de
retencin
Acta de entrega
Inventario de series
documentales por
transferir

Cronograma de
transferencias

El archivo central, mediante la tabla de retencin documental y el inventario entregados

por la dependencia que transfiere y atendiendo al cronograma establecido para las
transferencias, asume la responsabilidad de recibir, almacenar, conservar e identificar la
documentacin, para facilitar su consulta.

38

Para realizar estas transferencias se tiene en cuenta:

1. La tabla de retencin documental en la cual se prev la disposicin final que han
de tener los documentos, ya sea conservacin total o parcial (si es parcial, estar
sometida a seleccin representativa o aleatoria), microfilmacin o eliminacin.
2. El inventario de las series documentales que se van a transferir.
3. La respectiva acta de entrega.
Autorizacin del Comit de Archivo del Instituto para ejecutar la disposicin final
Inventario de transferencia documental
Se debe diligenciar el formato INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL y
remitirlo al archivo central junto con la documentacin relacionada.

Instructivo para diligenciar el formato:

-

nmero de orden: en esta columna se deben escribir los datos correspondientes al

nmero consecutivo de la unidad de conservacin (carpeta);
cdigo: son los nmeros de identificacin de la serie a la cual corresponde el
expediente referenciado;
nombre de la serie y denominacin del expediente: en esta columna se escribe el
nombre de la serie que se transfiere;
fechas extremas: incluyen las fechas del primer documento que dio origen al
expediente y la del documento que finaliz el trmite;
nmero de folios: se consigna el nmero total de folios que integran el expediente
transferido;
unidad de conservacin: nombre de la unidad de conservacin que contiene los
documentos, por ejemplo, carpeta, libro, legajo, etc.;
ubicacin fsica: nmero asignado a la unidad de instalacin (caja), el cual se utiliza
para la recuperacin de la informacin; y
observaciones: escribir en este espacio las novedades presentadas, documentos
deteriorados, faltantes, anexos, etc.

Transferencias secundarias
Es el traslado de documentos del archivo central al histrico luego de cumplido el tiempo
de retencin de los documentos en la fase de archivo central.
Todos aquellos documentos que tienen valor histrico podrn ser objeto de transferencia
secundaria a un archivo permanente o definitivo, que bien puede estar ubicado en un
depsito de la misma dependencia del archivo central, o en casos especiales, en
depsitos diseados para la custodia y consulta del archivo histrico.
Estas transferencias concluyen los procesos de valoracin secundaria en las instituciones
y tiene como fin garantizar la proteccin de los documentos con valor social (cultural e
histrico), ms all de las necesidades institucionales de conservarlos.

39

Organizacin de archivos
Es el conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacin
documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos y funcionales para
revelar su contenido: dichas acciones estn encaminadas a clasificar, ordenar y describir,
los documentos que conforman un archivo.

Organizacin del depsito de archivo central

Una vez cumplidas las transferencias, se debe proceder a organizar el depsito de
archivo central. La estantera deber estar dispuesta fsicamente de acuerdo con los
parmetros establecidos.
Desde el punto de vista organizacional, la estantera debe estar distribuida de acuerdo
con la clasificacin de las secciones y subsecciones correspondientes a la estructura
orgnica de la entidad, de tal manera que cada dependencia cuente con el espacio
suficiente en los estantes del depsito. Como constantemente se estarn recibiendo
transferencias documentales, la actividad de organizacin del depsito debe ser
complementada con la elaboracin del inventario documental, pues en este documento se
controla la ubicacin exacta de cada una de las unidades documentales transferidas.

Inventarios
Son un tipo de control que se debe establecer en el depsito de archivos para conocer la
cantidad de documentos que se conservan en l. Se debe hacer frecuentemente (de
manera programada o sorpresiva), cotejando la informacin contenida en el documento
soporte del inventario con lo que se encuentra fsicamente en los anaqueles.
Se debe trabajar coordinadamente con las signaturas dadas en las transferencias y el
ordenamiento previamente establecido.
En el momento de efectuar el control de inventarios es necesario observar la disposicin y
estado de conservacin de los documentos. As es posible efectuar un prediagnstico de
sus condiciones con el fin de tomar las medidas pertinentes.

Clasificacin, ordenacin y descripcin

La razn de ser de los archivos es la de servir como verdaderos centros de informacin.
Para la adecuada organizacin de los archivos (fondo, seccin, subseccin, serie,
subserie), el punto de partida es el respeto al principio de procedencia y al principio de
orden original de los documentos.
La clasificacin, la ordenacin y la descripcin son tareas fundamentales que se
deben desarrollar en los archivos centrales, con el fin de organizar los documentos desde
el punto de vista archivstico y facilitar el rpido y gil acceso a la informacin que
contienen.

40

Importancia de la organizacin de los archivos de las instituciones:

-

refleja buena organizacin;

ayuda a preservar los fondos documentales;
facilita el acceso a los documentos y a la informacin;
favorece el control por parte del encargado de archivo;
ahorra horas de trabajo al investigador;
agiliza la gestin de la institucin productora, y
beneficia al usuario.

Clasificacin
Es la labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada
agrupacin documental, de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad.
Para desarrollar esta tarea, es indispensable tener en cuenta el principio de procedencia,
el cual establece que los documentos producidos por una institucin u organismo no
deben mezclarse con los de otros, es decir, se deben conservar dentro del fondo
documental al cual pertenecen; por ejemplo, el Instituto Nacional de Salud sera el fondo
documental.

Ordenacin
Es el procedimiento mediante el cual se ubican los documentos en cada expediente de
acuerdo con la secuencia que se realiz el trmite. Es decir, en el orden cronolgico en
que se produjeron o recibieron. Es importante respetar el principio de orden original, dado
a los documentos por la propia gestin que los origin o recibi.
Ejemplo: en un expediente de una investigacin disciplinaria el orden original sera:
denuncia, resolucin de apertura de la investigacin, descargos, documentos probatorios
y fallo.

Nu

Sistemas de
informacin

ricos

Alfabt

os
ic

olgico
Cron

fi
co

Topo
nm
stico
m
o
ico
geog o
On
r

Mix tos

lfa

nu
m r
ico

La organizacin se completa con la ordenacin a nivel de series y subseries aplicando un

sistema alfabtico, numrico o mixto. Los expedientes de investigaciones disciplinarias se
pueden ordenar a nivel de la serie alfabticamente o numricamente atendiendo al orden
cronolgico en que se originaron.

41

Descripcin
Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones,
materializado en representaciones que permitan identificar, localizar y recuperar la
informacin para la gestin o la investigacin.
En los archivos de gestin y central se deben levantar inventarios que permitan llevar un
control sobre la produccin documental generada por las dependencias y que conforman
las series. En el archivo histrico el anlisis del contenido de los documentos se realizar
a un mayor nivel de profundidad dando lugar a mltiples formas para recuperar la
informacin y propiciando la generacin de guas, catlogos e ndices.

Acceso y servicios del archivo

El acceso a la informacin y a los documentos pblicos es el derecho de los ciudadanos a
consultar la informacin que conservan los archivos en los trminos consagrados por la
Ley. Este derecho fundamental lo desarrollan los archivos facilitando el acceso a los
documentos que sean producto de la gestin de las instituciones pblicas. Para ello, se
debe procurar la organizacin tcnica y sistemtica a fin de que sea posible consultarlos
en trminos de oportunidad, seguridad y control y, as, proteger los derechos ciudadanos
para garantizar el derecho a la intimidad.
Resumen de las etapas de organizacin de los archivos

Organizacin
de archivos

Clasificacin

Fondo
Seccin
Subseccin
Serie documental

Ordenacin

Orden original

Descripcin
ISAD (G)
NTC 4095

Guas
Catlogos
ndices
Inventario
(general o analtico)

Alfabtica
Numrica
Mixta

Limitantes para el acceso

El acceso al archivo tiene limitantes derivadas de: la naturaleza de los documentos y, por
lo general, slo pueden ser consultados por las autoridades competentes; de su estado de
conservacin y de las impuestas por la legislacin vigente. Algunos documentos que
tienen restricciones legales para su consulta son:
-

los relativos a la seguridad y al orden pblico;

los que por ley tienen fijado un perodo determinado para acceder a ellos;
los relativos a la vida privada de las personas: salud, fortuna, rentas, procedimientos
penales y criminales, entre otros;
42

los objetivos bajo la promesa de mantenerlos en secreto, (cuando se reciben en

custodia), y
los relativos a secretos protegidos por la Ley inventos, patentes).

Los funcionarios de archivo no revelarn ni harn uso de la informacin obtenida en su

trabajo cuyo acceso sea de carcter restringido.
Cuando el mal estado de conservacin de los documentos impida su acceso directo, el
archivo central deber garantizar el derecho a la informacin contenida en stos mediante
cualquier sistema de reproduccin, de conformidad con lo dispuesto en el Art. 20 de la
Constitucin.

Prstamo de documentos de gestin

Cada vez que la oficina productora u otra requieran informacin, y sea indispensable
retirar documentos del expediente para su reproduccin, se debe diligenciar el formato
FICHAS DE AFUERA.
El prstamo de documentos de consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o
personas particulares, debe hacerse solo con el visto bueno del coordinador de la
respectiva dependencia.

GRFICA FICHA DE AFUERA

Coloque en remplazo del documento prestado
Nombre o
asunto

Fecha de salida

Solicitante

Fecha de
devolucin

Firma

Conservacin preventiva en el archivo central

La conservacin de archivos se define como el conjunto de medidas adoptadas para
garantizar la integridad fsica de los documentos que alberga el archivo. Puede ser
preventiva o de intervencin directa. El Instituto Nacional de Salud ser responsable de
custodiar los documentos oficiales, del manejo directo y conservacin de sus documentos
y adoptar las medidas de conservacin-preventiva que sean necesarias para garantizar
la integridad, la autenticidad, la veracidad y la fidelidad de la informacin contenida en
ellos, teniendo en cuenta los criterios del Archivo General de la Nacin expuestos en el
Reglamento General de Archivos.

43

Para garantizar la conservacin del material documental es necesario que el archivo

central desarrolle programas especficos de trabajo, dirigidos hacia acciones de tipo
preventivo, que garanticen la integridad fsica y funcional de los documentos desde su
produccin hasta su disposicin final en el archivo histrico, bajo el concepto de archivo
total. Los programas de tipo preventivo se enfocan al manejo y control de los factores
externos de deterioro que interactan entre s y que inciden en la conservacin del
material de archivo. Estos factores son los medio-ambientales, los biticos, los desastes y
los antropognicos.

Factores medio-ambientales
Involucran elementos como la temperatura, la humedad relativa, la luz, los contaminantes
atmosfricos y el polvo, los cuales por la accin permanente o por las fluctuaciones
degradan los diferentes soportes.

Factores biticos
Al interactuar con los medio-ambientales propician la aparicin de los agentes biolgicos
como los microorganismos, insectos y roedores que alteran el material documental.

Los desastres
Incluyen los riesgos en los cuales se encuentran los archivos frente a los incendios,
terremotos e inundaciones.

Factores antropognicos
Estn relacionados con los manejos dados durante los procesos de organizacin,
manipulacin y depsito del material, por parte de los funcionarios y usuarios. Adems, se
presentan deterioros debido a la ausencia de materiales de proteccin o al uso
indiscriminado de elementos inadecuados como clips metlicos, ganchos de cosedora,
cinta pegante, pita, sistemas inapropiados de encuadernacin, carencia de muebles o
estanteras, carpetas, cajas y falta de programas de mantenimiento, como limpieza, tanto
de reas de depsito como de material.
Los programas de preservacin-preventiva o de preservacin del material documental
incluyen:
El de sensibilizacin
Dirigido tanto al personal directivo como al tcnico-administrativo y al usuario de la
documentacin. Con l se busca crear conciencia respecto de la importancia de los
documentos para la administracin y la cultura reconociendo su valor administrativo, legal,
fiscal o contable y su carcter de testimonio histrico.
El de mantenimiento
Orientado a proveer condiciones adecuadas para la conservacin de documentos,
especialmente las que tienen que ver con disposiciones de reas de depsito y trabajo,
control de humedad, temperatura, luz y polvo. Para ello se recomienda el empleo de
medios absorbentes o aislantes, valoracin de parmetros ambientales, adopcin de
acciones de limpieza y control de plagas.

44

El de almacenamiento
Tiene que ver principalmente con los procesos de manipulacin y depsito de la
documentacin. Se debe tener en cuenta la adecuada manipulacin de los documentos,
el empleo de sistemas y materiales tales como trancalibros, carpetas, cajas, cinta de faya,
utilizacin de estanteras y planotecas.

Recomendaciones mnimas para el mantenimiento de los documentos

Limpieza
-

Para la limpieza de estantera y muebles se debe emplear aspiradora evitando el roce

con los documentos; tambin se puede realizar con alcohol antisptico. NO USAR
SOBRE LA DOCUMENTACIN.
Limpiar los pisos con aspiradora o con un trapero humedecido en pequeas
cantidades de varsol.
La limpieza de los documentos se debe realizar en un espacio aislado del depsito,
proporcionando ventilacin y el mobiliario adecuado.
Emplear la aspiradora dotada de boquilla, para la limpieza exterior de las unidades y
nunca sobre los documentos sueltos.
Para la limpieza interna de la documentacin utilizar brochas de cerda suave, evitando
la propagacin de polvo.
Durante el proceso de limpieza, eliminar siempre el material metlico como clips y
ganchos y si son indispensables, sustituirlos por material plstico.
Si se detecta material afectado por hongos, insectos, humedad o roedores, limpiarlo
cuidadosamente en un lugar diferente al que se ha desarrollado la limpieza y con una
brocha exclusiva para ese trabajo. Si presenta humedad hay que dejarlo secar y
aislarlo en un lugar que tenga buenas condiciones de ventilacin e higiene. NUNCA
ENVOLVER EN PLASTICO.

Planes de prevencin
Deben estar dirigidos a la prevencin de incendios e inundaciones, que se puedan
presentar por causas naturales, accidentes o actos de vandalismo. La razn bsica para
adelantar este tipo de tareas radica en la posibilidad de evitar y disminuir los costos que a
todo nivel implicara un siniestro. stos van desde la prdida, el dao de los acervos
documentales, el edificio y los equipos, hasta los riesgos de prdidas humanas a que
pueden estar expuestos los funcionarios y usuarios. Aunque no siempre es posible evitar
los siniestros s se puede atenuar su impacto mediante la preparacin y elaboracin de un
plan de deteccin, prevencin, atencin, reaccin y recuperacin. Este debe ser
adelantado de manera conjunta con personas y entidades expertas en el campo, como los
bomberos y la defensa civil, entre otros, programndose simulacros de evacuacin,
manejo de extintores e implementacin del esquema de sealizacin de la edificacin.
Procesos que se incluyen en un plan de prevencin, atencin y recuperacin, en
caso de desastre:
-

identificacin y evaluacin de los posibles peligros;

levantamiento del panorama de riesgos;
valoracin de los fondos documentales;
establecimiento de prioridades para la recuperacin de material afectado, teniendo en
cuenta la valoracin de los fondos y el estado de conservacin;

45

inventario de la documentacin y programas de recuperacin a travs de otras

instancias de apoyo;
evaluacin de medidas de control utilizadas a propuestas;
uso de extintores en caso de incendio y bombas de desague en caso de inundacin;
aplicacin de las recomendaciones de los organismos de apoyo;
de igual forma, es importante disear y aplicar el programa de salud ocupacional con
el fin de prevenir las afecciones para la salud, derivadas de las condiciones de trabajo.

Cabe anotar, que el proceso de planificacin en caso de que ocurran desastres naturales
no demanda altos costos financieros. El trabajo partir del conocimiento de prioridades de
la institucin. Para la elaboracin del plan se recomienda consultar los estudios RAMP,
publicados por el Archivo General de la Nacin.
Objetivos del programa de prevencin:
-

mejoramiento en las condiciones de trabajo del personal y prevencin de accidentes o

enfermedades profesionales;
elaboracin de un reglamento de higiene y seguridad industrial;
conformacin del comit paritario de seguridad ocupacional, segn la Resolucin
2013/86 y el Decreto 1295 de 1994, y
afiliacin a una entidad Administradora de Riesgos Profesionales, ARP.

El archivo central propender por el mantenimiento de la infraestructura locativa en reas

de depsito y consulta, creando las condiciones ambientales adecuadas para la
prevencin de los documentos de archivo.

Nuevas tecnologas
Desde el punto de vista prctico, el empleo de sistemas de cmputo y tecnologa
informtica en los procesos de automatizacin del Archivo Central deben ser adelantados
con el cuidado propio de todo proyecto de modernizacin. El trabajo ser coherente en la
medida en que los computadores y las aplicaciones o software, se involucren en el
momento indicado y con las proyecciones de una eficiente actividad archivstica. No basta
con adquirir un computador y desarrollar o comprar una aplicacin. No es suficiente con
dotar fsicamente al proyecto de automatizacin. Casi siempre algunos aspectos
importantes son dejados de lado: la explotacin del sistema, su uso continuado, la
capacitacin del personal y la asignacin de funciones para el archivo son olvidados.
Tampoco basta con asignar funciones para que trabajen en el archivo, si no se cuenta con
las herramientas tecnolgicas para el desarrollo de esta labor. Este es un proceso integral
que ser productivo en la medida en que cada una de las dependencias aporte su
entusiasmo, su identificacin con el proyecto, sus conocimientos y, sobre todo, su
voluntad de cooperacin para hacer del archivo central un centro de informacin y
servicio.
Antes de realizar inversiones tendientes a vincular tecnologa informtica en los
procesos documentales, se sugiere:
1. Abordar las tareas previas de organizacin de la documentacin que contemple todos
los aspectos. El computador y el software no sern garanta para que la gestin
documental sea adecuada. No se debe pensar que la instalacin de un equipo de
cmputo es suficiente para solucionar los problemas de archivo. Tampoco que su

46

instalacin sea la tabla de salvacin que muestra resultados inmediatos. Se hace

necesaria la concepcin y establecimiento de un proceso archivstico de gestin
documental, antes de implantar un programa automatizado de recuperacin y
almacenamiento de la informacin.

Prstamos de archivo
El prstamo de archivo es un servicio que necesita de una normalizacin -y, a veces,
reglamentacin- con el fin de prestar el mejor servicio a los usuarios y garantizar la
seguridad de que existe la memoria Institucional.
Es necesario crear los formatos que servirn de soporte y control de los movimientos
realizados, de acuerdo con la clase de documentos y de usuarios internos o externos. En
estos formularios se debe registrar informacin que permita ubicar con certeza quin tiene
en su poder el documento. Otros controles, como las fichas testigo y las tablas de afuera,
justifican la ausencia de los documentos en la estantera.
Los prstamos para usuarios externos se deben hacer slo en los sitios establecidos para
la atencin al pblico donde contarn con la vigilancia necesaria.

Personal de archivo
El personal ocupado en los depsitos de archivo debe ser altamente calificado, capaz de
administrar y desempearse en las reas archivsticas.
Se debe establecer la cantidad de funcionarios que se requieren para las labores propias
de esta dependencia, teniendo en cuenta variables como servicios, estado de
organizacin y volumen de la masa documental.
El personal vinculado debe tener vocacin hacia el trabajo archivstico, poseer conducta
intachable y seguir los ms rigurosos principios de tica.

Manejo de los depsitos en caso de emergencia

Se debe prever la posible ocurrencia de situaciones de emergencia (incendios,
inundaciones, terremotos, terrorismo) y estructurar un plan de atencin en situaciones de
desastre. El accidente ms frecuente es el incendio, dada la combustibilidad de los
soportes.
Aspectos que se deben tener en cuenta en un adecuado plan de atencin:
-

identificar el tipo de problema y su origen;

accionar la alarma interna del edificio;
aislar la zona de peligro;
avisar a los cuerpos de emergencia del caso;
distribuir y accionar los extintores, (en un caso de incendio);
accionar los mecanismos de succin de agua, (en caso de inundaciones);
evacuar a los funcionarios y los usuarios a las salidas de emergencia, de acuerdo con
rutas previamente establecidas, y
ejecutar el plan de atencin primaria a los documentos.

47

Fondos acumulados (Acuerdo No. 002 del 23 de enero de 2004)

Es el conjunto de documentos producidos por la entidad concentrados en depsitos sin
ningn criterio de organizacin, ni las mnimas condiciones de conservacin, y sin la
posibilidad de ser fuente de informacin y consulta. En algunos casos, son series
documentales de la misma procedencia que han perdido su valor primario; en otros, son
parte de un archivo, objeto de conservacin institucional.

Cmo identificar los fondos acumulados de una institucin?

Debe tenerse en cuenta la ltima reestructuracin con el fin de tomar esta fecha como
punto lmite entre las tablas de retencin documental (TRD) y las tablas de valoracin
documental (TVD). Es decir, desde la ltima reestructuracin hasta la fecha actual se
elaborarn unas TRD que se aplicarn en ese mismo perodo puesto que la
documentacin producida por la entidad reflejar las diferentes actividades y servicios
prestados durante la ltima etapa de vida institucional. Igualmente, la documentacin
generada durante el perodo comprendido entre la creacin de la entidad hasta la fecha
de la ltima reestructuracin sern los fondos acumulados.
Las TRD sern una gua para la asignacin de tiempos de retencin y para la disposicin
final.

Organizacin de los fondos acumulados

Para la organizacin de los fondos acumulados se deben seguir tres pasos.

Primera etapa: compilacin de la informacin institucional

Se debe conocer la institucin, su historia, los cambios producidos, el desarrollo
organizacional.
Para ello es necesario consultar:
-

disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relacionadas con la

creacin y cambios de estructura y funciones de la entidad, bsqueda de los
documentos de la entidad con el objeto de conocer las dependencias que produjeron
la documentacin;
bsqueda de organigramas y libros de registro y control de documentos (si los hay);
se debe elaborar un cuadro en el cual aparezca la evolucin de la institucin en el
tiempo, mostrando las diferentes funciones de las unidades administrativas;
datos del archivo;
planta fsica y
conservacin de la documentacin.

Dicha informacin es importante para clasificar los documentos de acuerdo con el

principio de procedencia, ya que se pueden identificar documentos de oficinas suprimidas
o fusionadas.

48

Segunda etapa: diagnstico

Elaborar un diagnstico que refleje la situacin real del fondo acumulado:
-

estado de organizacin documental;

instrumentos de recuperacin de la informacin (inventarios, libros de control y
registro, etc.);
tipos de soporte (papel, audiovisuales, etc);
fecha extremas: teniendo en cuenta desde la ms antigua hasta la ms reciente, y
el volumen de la documentacin dado en metros lineales.

Tercera etapa: elaboracin y ejecucin del plan de trabajo archivstico

integral.
Es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la primera etapa, para establecer
las necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e instalaciones y elaborar el
cronograma para determinar los tiempos de duracin del trabajo a desarrollar y el
presupuesto correspondiente.

Aspectos a que se deben tener en cuenta al proyectar el plan de actividades

a realizar:
Recurso humano
-

deben ser preferiblemente personas conocedoras de la entidad y con bases en

archivstica.

Recursos fsicos
-

local o rea de trabajo con suficiente espacio y ptimas condiciones ambientales;

mobiliario, estantera metlica, mesas de trabajo, sillas;
materiales de trabajo como lpices, carpetas, cajas, brochas, etc.;
equipo de proteccin personal como guantes, tapabocas y batas.

Principios y procesos archivsticos que se deben tener en cuenta en la

organizacin:
-

Clasificacin: se desarrolla de acuerdo con la estructura orgnica de la entidad

productora.
Ordenacin: los documentos clasificados se ordenan teniendo en cuenta las unidades
documentales al interior de cada serie y los documentos al interior de cada unidad de
conservacin (carpetas, libros, etc.,) correspondientes a las diferentes dependencias.
Descripcin: se debe diligenciar el formato nico de inventario documental, incluyendo
la documentacin afectada biolgicamente.

Actividades:
-

depuracin (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo);

separacin de la documentacin afectada biolgicamente, dejando el respectivo
testigo;
foliacin y retiro del material abrasivo;

49

almacenamiento de la documentacin en buen estado, dentro de las carpetas y cajas;

elaboracin de un cuadro de clasificacin sobre el cual debe basarse el inventario.

Desarrollo de actividades
A partir de la estructura orgnico-funcional de la entidad y teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original se clasificar la documentacin conformando
los grupos documentales de acuerdo con las dependencias y oficinas productoras. A
continuacin, con los funcionarios de cada dependencia se realiza un segundo nivel de
clasificacin conformando los grupos documentales segn las funciones que cumpla cada
dependencia.
Por ejemplo, los documentos del despacho del director general, si estn organizados en
legajos, tomos o por asunto debe respetarse esta organizacin, as no respondan a los
principios mencionados. Esta documentacin debe someterse a un proceso de valoracin
que determine su destino final (eliminacin, seleccin o conservacin permanente). Para
ello, se debe elaborar una tabla de valoracin documental.
Realizada esta valoracin y conociendo cules documentos son de conservacin
permanente, se procede a ordenarlos y numerarlos teniendo en cuenta las fechas
extremas y aplicando un orden cronolgico en el que la fecha ms antigua ir al inicio de
la carpeta o caja.
Simultneamente con el proceso de ordenacin se realiza la preparacin fsica de los
documentos que se van a conservar, la cual incluye: limpieza, eliminacin de material
metlico, procurando no causar deterioros de tipo fsico, identificacin de material
afectado con biodeterioro, revisin de foliacin, retirar folios blancos que estn sueltos,
retirar el material que no es de archivo.
Las unidades de conservacin (cajas o carpetas) deben ser rotuladas teniendo en cuenta:
el fondo documental, la seccin, la subseccin, la serie, el nmero de folios y las fechas
extremas; su ubicacin fsica en los estantes reflejarn la estructura orgnica de la
administracin en sus diferentes etapas. Finalmente, es indispensable levantar un
inventario de la documentacin que permita acceder con facilidad a la informacin
contenida en sta.

Cuarta etapa: valoracin

Se deben establecer los valores primarios que posea la documentacin:
-

administrativos,
contables,
fiscales,
legales y
tcnicos.

Los valores secundarios:

-

histricos;
cientficos y
culturales.

50

Con esta valoracin se establecern los tiempos de retencin y su disposicin final, los
cuales se registrarn en la tabla de valoracin documental.

Tablas de valoracin documental

Listado de series o asuntos a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en el
archivo central como su disposicin final.
Se elaboran teniendo en cuenta el cuadro de clasificacin con el fin de registrar
correctamente las dependencias productoras (tanto administrativas como misionales) y la
documentacin por ellas producida.
Producto de la valoracin se tendr en cuenta otros datos como:
-

la retencin de la documentacin y
la disposicin final (conservacin total, eliminacin y seleccin).

Las tablas de valoracin documenta se sometern a consideracin y evaluacin del

Comit de Archivo del Instituto Nacional de Salud.

Importancia de las tablas de valoracin documental (TVD)

Para la administracin:
-

permiten planificar las acciones que deben adelantarse para asegurar el adecuado
tratamiento de la documentacin en su segunda y tercera fase;
sealan los tiempos en que deben seleccionarse y eliminarse los documentos;
sirven de gua a la administracin y al rea de archivo para realizar las transferencias
secundarias y proporcionar un servicio eficiente;
garantiza el derecho a la informacin;
favorece una adecuada seleccin documental;
permite la adecuada conservacin de los documentos de valor histrico, y
racionaliza recursos y espacios.

Para el desarrollo de la labor archivstica:

-

contribuyen a la organizacin de los fondos acumulados;

disminuyen el volumen documental;
reglamentan el tiempo de retencin en la segunda etapa del ciclo vital del documento;
sealan la documentacin que se debe seleccionar y orientan sobre el tipo de
muestreo que se debe aplicar;
registran los criterios que se deben aplicar en la seleccin documental;
identifican la documentacin de valor histrico o permanente que debe conservarse
totalmente, y
promueven la proteccin y conservacin del patrimonio histrico documental de la
institucin.

Aprobacin de las tablas de valoracin documental por el Comit de

Archivo:
Cuando el Comit de Archivo se rena para aprobar las TVD del Instituto debe tener
especial cuidado en ejecutar las siguientes acciones:
51

corroborar las etapas de la evolucin documental y su correspondencia con los

cuadros de clasificacin e inventarios documentales;
revisar los inventarios y confrontarlos con las TVD presentadas con el fin de asegurar
que toda la documentacin inventariada est contemplada en la propuesta de TVD;
revisar los tiempos de retencin asignados a cada serie o asuntos teniendo en cuenta
las normas internas y externas que inciden en la conservacin del documento;
confrontar las opciones sealadas en la disposicin final y lo anotado en la columna
de procedimientos con el fin de evaluar su coherencia y el sustento en cuanto a los
documentos que se conservan totalmente y los que se conservan parcialmente;
verificar los anexos que sustentan las decisiones de retencin y disposicin final;
aprobar las TVD mediante acta del Comit de Archivo.

Aplicacin de las tablas de valoracin documental

La aplicacin de las TVD ser inmediata si la documentacin cumple con los tiempos de
retencin establecidos en el Archivo Central o segunda etapa del ciclo vital de las series
evaluadas.
Se debe elaborar un inventario de la documentacin que cumpli el tiempo asignado en la
TVD con el fin de transferir la documentacin al archivo histrico del instituto o, si es el
caso al Archivo General de la Nacin.
En caso de que la opcin sea:

1. Seleccin documental, se revisar el procedimiento indicado y no hay objecin al

tipo de muestreo y se conoce con certeza qu otras fuentes ofrecen la posibilidad de
reconstruir la informacin, se proceder a separar la muestra indicada y se elaborar un
inventario de la documentacin restante a fin de presentar al Comit de Archivo la
propuesta de eliminacin de la misma.

2. Eliminacin documental, se revisar la sustentacin de la eliminacin; en caso de

ser satisfactoria, se elaborar el inventario de la documentacin que se va a eliminar y se
presentar ante el Comit de Archivo. La eliminacin siempre debe hacerse dejando
como constancia un acta a la cual se adjunta el inventario de la documentacin que se
elimin.

3. Conservacin total, se har el inventario de la totalidad de la serie que cumpli la

retencin en su segunda etapa de vida y se transferir al archivo histrico del instituto, por
tratarse de un ente descentralizado.
Si se decide que debe llevarse a otro soporte, ya sea microfilme o digital, se puede
efectuar, siempre y cuando, la documentacin est debidamente organizada.

Historias laborales
La poblacin en edad productiva que se desempea en cualquiera de las ramas de la
economa y la produccin, mantienen estrecha relacin con su respectivo patrono quien le
fija unas funciones y competencias. Dicha relacin se registra en documentos los cuales
requieren ser conservados con el propsito de atender a trmites administrativos,
requerimientos legales, para el control por parte del Estado y para la vigilancia que hacen
los ciudadanos como un derecho constitucional. Los mencionados documentos se van
acumulando paulatinamente hasta convertirse en expedientes compuestos por registros
que reflejan el vnculo establecido y las relaciones desarrolladas entre el empleado y el

52

patrono. A este expediente se le denomina historia laboral, nombre dado por el

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica mediante la circular 1000 de 2001
donde la define como: "HISTORIA LABORAL: es la unidad documental que comprende la
hoja de vida y los documentos soportes de educacin y cursos en general, los certificados
laborales, las calificaciones de servicio para los cargos de carrera del sector pblico y
todos aquellos documentos que incidieren en el desempeo laboral de la persona".
Siendo stos unos documentos de suma importancia para la propia administracin y, por
consiguiente, para el funcionario activo o el desvinculado de la institucin, requieren ser
archivados, conservados, organizados y mantenidos con posibilidad de acceder a la
informacin contenida en ellos durante muchos aos.
La Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos ordena a las entidades de la
administracin pblica la organizacin de los archivos en atencin al principio de
procedencia y al de orden original.

Acuerdos reglamentarios
Acuerdo 38 que establece la metodologa que deben seguir los funcionarios de la
administracin pblica al desvincularse de su cargo. Estos deben entregar sus archivos
debidamente inventariados en atencin a lo dispuesto en el Artculo 15 de la Ley General
de Archivos.
Acuerdo 39 de 2002 que habla sobre la metodologa para la elaboracin y aplicacin de
las tablas de retencin documental.
El Acuerdo 42 de 2002 indica la metodologa para la organizacin de los archivos de
gestin en atencin a la TRD, entre otros.

Serie documental de la historia laboral

Desde el punto de vista orgnico y funcional en la estructura organizacional de las
entidades, la serie documental historias laborales pertenece a la Unidad de Recursos
Humanos, fijndose as el principio de procedencia y, de igual forma, el principio de orden
original el cual est relacionado con la ubicacin que debe darse a cada documento
recibido o producido en desarrollo de la gestin administrativa del vnculo laboral,
mantenindose como un expediente ntegro, es decir, que cada documento que necesita
ubicarse en el expediente debe colocarse en el sitio que le corresponde de acuerdo con la
fecha en que se produjo o recibi en la Unidad de Recursos Humanos, previendo que al
abrir la carpeta, el documento que aparece a la vista debe corresponder al ms antiguo y
el ltimo documento (ms reciente) debe estar debajo de los dems.
La Historia Laboral corresponde a una unidad documental compleja, de acceso reservado
en cuanto a la informacin de carcter personal, en donde se conserva de manera
cronolgica todos los documentos de carcter administrativo y legal relacionados con el
vnculo laboral establecido entre el trabajador y el patrono.
La historia laboral corresponde a una unidad documental compleja por estar conformada
por una diversidad de tipos documentales que, aunque diversos en cuanto a su contenido,
estructura o tamao, tratan sobre un mismo asunto, en este caso, la historia laboral de un
funcionario. Algunos documentos del mencionado expediente, cuya informacin es
eminentemente personal, son de acceso restringido en tanto que el Estado debe respetar

53

y hacer respetar la intimidad, el buen nombre y la honra de las personas. El concepto

tambin dice: "Conservacin de documentos de manera cronolgica", indicndonos que
cada documento debe estar ubicado en el sitio que le corresponde de acuerdo con el
momento en que se generaron las actuaciones administrativas que dieron lugar a la
produccin del documento. Igualmente, es necesario conocer los documentos de valor
administrativo y legal que deben conservarse en el expediente impidiendo el ingreso de
documentos innecesarios o de valor informativo inmediato o de ciclo vital corto. Por
ejemplo; no se requerira conservar en la historia laboral las cartas de notificacin de
vacaciones, formatos de solicitud de ausencia por medios das, desprendibles de sueldos,
entre otras; de todos modos, este proceso de identificacin de tipos documentales
necesarios en el expediente, debe ser adelantado por el Comit de Archivo del Instituto, y
sern ellos quienes determinen con exactitud los tipos documentales esenciales del
expediente, obviamente atendiendo a las recomendaciones que sobre este particular
hagan los organismos del estado pertinentes como el Archivo General de la Nacin o el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.

La Gestin Documental de la historia laboral

Comprende el conjunto de actividades administrativas y tcnicas conducentes a lograr la
adecuada organizacin y administracin de las historias laborales durante las diferentes
fases del ciclo vital. Por lo anterior, se requiere del anlisis para el establecimiento de
procedimientos y mtodos que permitan, entre otros:
-

la normalizacin en cuanto a la produccin o recepcin de documentos estableciendo

las caractersticas de los formatos, estructura y contenido de los documentos
requeridos para la atencin de trmites;
la eleccin del modelo de organizacin archivstica mediante la identificacin de series
y subseries, si existen, y tipos documentales que las conforman, lo mismo que del
sistema de ordenacin y recuperacin de la informacin y de los expedientes;
la recuperacin, que comprende la implantacin, adopcin o adecuacin de medios
manuales o automatizados que permitan la oportuna y eficiente localizacin de la
informacin y de los expedientes, procurando el buen servicio informativo tanto para la
administracin como para el funcionario, ex funcionario o para otras entidades del
Estado;
realizar ejercicios de valoracin documental para el establecimiento de los tiempos de
retencin de las historias laborales tanto en el archivo de gestin como en el archivo
central y, de igual forma, para indicar el nivel de acceso de las mismas;
la disposicin final relacionada con el proceso de valoracin que se haga en el seno
del Comit de Archivo de cada entidad, para el establecimiento de la importancia de
las historias laborales desde los puntos de vista administrativo, legal, archivstico e
histrico, lo que permite establecer el tiempo de permanencia de las historias
laborales en cada fase de su ciclo vital y, a la vez, para definir la disposicin final de
las mismas, que pueden ser: la microfilmacin y eliminacin, la microfilmacin de la
totalidad de la serie y la seleccin documental o la incorporacin en el archivo histrico
de la entidad.

Ciclo vital de la historia laboral

Se debe tener en cuenta lo establecido en el Artculo 23 de la Ley General de Archivos,
que ordena la organizacin de los archivos de gestin, el archivo central y el archivo
histrico. Dichas fases archivsticas estn definidas en la tabla de retencin documental
correspondiente al Grupo de Recursos Humanos, entendindose que en el archivo de

54

gestin deben conservarse las historias laborales de los funcionarios que se encuentran
activos en la entidad, lo mismo que las de los funcionarios que han dejado el cargo
durante los ltimos dos aos, con el objeto de tenerlas disponibles para la constante
consulta, la expedicin de constancias o la atencin de demandas.
De igual forma, la entidad debe constituir el archivo central, como el lugar en el cual se
van a conservar las historias laborales por un tiempo precaucional bastante extenso
dadas las caractersticas de ese tipo de archivo, el cual es requerido por la administracin
para la expedicin de constancias de tiempo de servicios para el acceso al derecho de la
pensin de los ex funcionarios, etc. As mismo, se requiere crear el archivo histrico de la
entidad o identificar el archivo histrico al cual se deben transferir las historias laborales
que han adquirido valores secundarios especiales para la investigacin cientfica, cultural
o histrica.

La tabla de retencin documental en la historia laboral

La tabla de retencin documental es el instrumento en el cual se registran las series y
subseries documentales producto de las funciones asignadas a una dependencia, en este
caso, el Grupo de Recursos Humanos, al cual le corresponde la administracin del
recurso humano de la entidad y, como tal, la conservacin de la serie documental
denominada historias laborales, a la cual, una vez realizado el ejercicio de valoracin
documental se le ha establecido un tiempo de retencin de 2 aos en el archivo de
gestin y de 80 aos en archivo central y como disposicin final.
Igualmente, es necesario darle a la tabla de retencin documental la posibilidad de ser
manejable, entendible y fcilmente aplicable en los archivos de gestin, por tales motivos,
se requiere revisar la posibilidad de encontrar subseries documentales como, por ejemplo:
historias laborales de empleados pblicos, historias laborales de trabajadores oficiales,
historias laborales de trabajadores de la salud, historias laborales de supernumerarios,
entre otros, y es importante identificar las mencionadas subseries, en tanto que los
requisitos y documentos de ingreso o tipos documentales soportes de actuaciones
administrativas pueden variar entre uno y otro caso. Encontrando esta diferencia, se
podr hacer en la TRD una detallada relacin de los tipos documentales que conforman a
cada una.

Grupo de Recursos Humanos y la hoja de vida

Es importante aclarar que la hoja de vida con sus anexos, corresponde solo a uno de los
tipos documentales que integran la historia laboral, distinto al formato nico de hoja de
vida.
Cuando en el Grupo de Recursos Humanos no saben qu hacer con hojas de vida de
personas aspirantes a un cargo. Estas hojas de vida no se deben confundir ni mezclar con
las historias laborales; dichas hojas de vida se constituyen como documentos informativos
tiles para la eleccin de la persona que rena requisitos para optar a un cargo vacante,
pero en ningn momento son documentos de valor administrativo ni tampoco sern objeto
de transferencia al archivo central.

55

Tipos documentales en la historia laboral

El Grupo de Recursos Humanos debe conservar las historias laborales cuidando de
ingresar en los respectivos expedientes cada uno de los tipos documentales requeridos
para la atencin del trmite solicitado. Estos expedientes s son objeto de transferencia al
archivo central.

Conservacin preventiva de la historia laboral

Es importante prever algunas condiciones de conservacin preventiva; en primer lugar, el
expediente de historia laboral es un documento ntegro que acumula informacin de
manera secuencial conformando como su nombre lo indica una historia.

Circular No. 004 del 6 de junio de 2003

(Archivo General de la Nacin. Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica)
En aras de normalizar la gestin documental de las historias laborales en las entidades de
la administracin pblica, el Archivo General de la Nacin conjuntamente con el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica emiten la Circular 004 del 6 de junio
de 2003, por medio de la cual se dicta de manera general el ordenamiento que se debe
tener en cuenta para la organizacin de las historias laborales.
El Archivo General de la Nacin y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
emiten la circular que ordena entre otros:
* Documentos que cada historia laboral debe contener como mnimo:
-

acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo;

oficio de notificacin del nombramiento o contrato de trabajo;
oficio de aceptacin de nombramiento en el cargo o contrato de trabajo;
fotocopia de documento de Identificacin;
formato nico de hoja de vida;
soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del
cargo;
acta de posesin;
fotocopia de pasado judicial o certificados de antecedentes penales;
certificado de antecedentes fiscales;
certificado de antecedentes disciplinarios;
declaracin de bienes y rentas;
certificado de aptitud laboral (exmenes mdicos de ingreso, historia clnica,
ocupacional);
afiliaciones a rgimen de salud, pensin, cesantas, caja de compensacin, ARP, etc.;
actos administrativos que sealan las situaciones administrativas derivadas del vnculo
laboral, tales como: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos,
ausencias temporales, inscripcin en carrera administrativa, suspensin de contrato,
pago de prestaciones sociales, etc.;
evaluacin del desempeo;
acto administrativo de retiro o desvinculacin del servidor de la entidad, donde conste
las razones del mismo.

56

Igualmente, hace la advertencia que aunque en la circular se mencionan los documentos

bsicos que deben conformar el expediente de historia laboral, las entidades de acuerdo
con su naturaleza jurdica y sus responsabilidades particulares puedan hacer exigibles la
presencia de otros tipos documentales.

Organizacin de los documentos en la historia laboral

Adicionalmente, la circular 004 hace otras advertencias como, por ejemplo:
-

que los tipos documentales estn ordenados en la secuencia en que se originaron;

que los documentos que conforman cada historia laboral estn colocados en unidades
de conservacin (carpetas) individuales de tal manera que al revisar el expediente el
primer documento corresponda al de fecha ms antigua y el ltimo corresponda al
ms reciente;
que cada carpeta puede contener mximo 200 folios;
dichos documentos deben registrarse al momento de su ingreso en el formato de hoja
de control que se anexa a la circular y el cual se debe colocar al inicio del expediente;
los espacios destinados para la organizacin y conservacin de historias laborales
deben ser de acceso restringido y con condiciones medioambientales que garanticen
su adecuada conservacin.

Identificacin de las historias laborales

Cada expediente debe estar debidamente identificado mnimo con los siguientes datos:
nombre de la entidad, cdigo y nombre de la unidad administrativa productora o
responsable de la administracin de las Historias Laborales, cdigo y nombre de la serie
documental "Historias laborales"; nmero de documento de identidad, nombres y apellidos
del funcionario, fecha inicial que corresponde con el acto administrativo de nombramiento,
fecha final que debe corresponder con la fecha de produccin del documento de
aceptacin de renuncia o desvinculacin del cargo, cantidad de folios.

Ordenacin de las historias laborales

Para la ordenacin de las historias laborales, se puede optar por uno de los siguientes
mtodos: ordenacin alfabtica por apellido, ordenacin alfabtica por nombre,
ordenacin numrica por nmero de documento de identificacin, o la codificada que
podra ser por ejemplo: 02092202 correspondiendo a 02 ao de ingreso, 09 mes de
ingreso, 22 da de ingreso y 02 nmero de orden de acuerdo con la cantidad de
nombramientos realizados en un da.

Ubicacin de carpetas de las historias laborales

Se recomienda iniciar la ubicacin de las carpetas en la estantera o en los archivadores,
del sentido superior a inferior, es decir, llenando primero la gaveta superior, luego la
segunda, la tercera y as sucesivamente.
La ordenacin de los expedientes en archivadores de gaveta, por el sistema numrico o
por nmero de cdula. Cualquiera que sea el mtodo de ordenacin elegido, es apropiado
siempre y cuando todo el tiempo se haga de la misma manera constituyndose como una
poltica institucional y no que sea el funcionario de turno quien elija el mtodo.

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Formato nico de inventario documental en la historia laboral

Del mismo modo, el Grupo de Recursos Humanos, debe diligenciar el formato nico de
inventario documental contemplado en los acuerdos 38 y 42 de 2002, para efectos de
tener una informacin precisa sobre los expedientes transferidos al archivo central y,
sobre todo, para la entrega de los expedientes de historias laborales por parte de los
funcionarios responsables de su manejo y que por una u otra razn deben dejar su cargo.
As mismo, se requiere seguir las recomendaciones para la realizacin de las
transferencias tales como: foliacin en el vrtice superior derecho con lpiz de mina
negra, retirar documentos y formatos en blanco, retirar el material metlico presente en
los documentos.

Conservacin de archivos de las historias laborales

Las entidades son responsables del manejo, organizacin y conservacin de los
documentos de archivo; por tanto, se requiere construir o adecuar instalaciones que
renan condiciones de seguridad y medioambientales apropiadas para la conservacin de
documentos de archivo. Igualmente, los depsitos deben estar provistos de la estantera
adecuada para el almacenaje de archivos lo mismo que la dotacin de cajas para archivo
de tal forma que garantice la conservacin de los documentos; los expedientes deben
estar conformados en unidades de conservacin libres o con bajos niveles de acidez,
preferiblemente carpetas de cuatro aletas, considerando que los documentos deben estar
totalmente sueltos.

Inventarios documentales en las historias laborales

Las entidades deben mantener en sus archivos de gestin y archivos centrales,
inventarios documentales y otros instrumentos de recuperacin de la informacin y de los
expedientes, en medios manuales o automatizados, de tal forma que permitan y aseguren
su localizacin oportuna. La consulta de historias laborales es susceptible de realizarse
tanto en los Archivos de Gestin como en el Archivo Central, es necesario entender que
las constancias las expide el grupo de recursos humanos, que tienen la competencia para
ello, aunque las historias laborales estn bajo el cuidado del responsable del archivo
central de la entidad, cabe hacer esta aclaracin puesto que en algunas entidades se ha
delegado esta delicada responsabilidad a los jefes de archivo.
Los jefes de las unidades administrativas y, en este caso, los jefes de Recursos Humanos
deben entender que estn delegando la custodia de la historia laboral al responsable del
rea de archivo pero en ningn caso estara delegando su competencia. De ah, la
necesidad de diligenciar totalmente el formato nico de inventario documental para la
realizacin de transferencias al archivo central y no dejar como se acostumbra, solamente
con la relacin de carpetas o en el peor de los casos con un memorando mediante el cual
hacen constar que entregan una caja con historias laborales, sin la certeza de saber
cuntas historias fueron trasladadas, a qu funcionarios corresponden, a qu fechas,
cuntos folios tiene cada carpeta o expediente, etc.

Consulta de las historias laborales

En cuanto a la consulta es importante recomendar las medidas de seguridad que se debe
tener, restringiendo el ingreso a las reas donde se conservan estos documentos
teniendo en cuenta que los documentos de carcter personal contenidos en la historia
laboral son de acceso restringido; no ocurre lo mismo con los actos administrativos

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relacionados con el nombramiento, ascensos, comisiones y todo tipo de actuacin

administrativa que puede ser cotejada por otras entidades o los ciudadanos en ejercicio
del derecho de acceder a la informacin pblica.
Los funcionarios de archivo tanto en gestin como en el central, deben ser personas
comprometidas y con un altsimo sentido de pertenencia y tica profesional, con el
suficiente criterio de manera que puedan distinguir entre la informacin que maneja y la
que pueden permitir para la consulta, identificando los diferentes usuarios y circunstancias
en que se presenta en cada caso.

Disposicin final de las historias laborales

En cuanto a la disposicin final de las historias laborales, le corresponde al Comit de
Archivo de cada entidad establecer los valores secundarios que puedan adquirir las
historias laborales para efectos de definir el procedimiento para la disposicin final que
puede ser la eliminacin, la seleccin o la transferencia a un archivo histrico con miras
de su conservacin total.
A partir de la historia laboral, los investigadores, antroplogos, socilogos y otros
profesionales pueden adelantar diversos estudios de investigacin basados en la
informacin contenida en las historias laborales; se aconseja revisar esta circunstancia a
fin de lograr determinar de manera acertada la disposicin final de las historias laborales.
Otros investigadores las utilizan, por ejemplo, para el estudio de la genealoga y otras
investigaciones cientficas en tanto que los documentos de archivo se constituyen en
fuente primaria de informacin documental.
Adems, se deben implementar las medidas, recomendaciones y pautas normalizadas
para la adecuada disposicin final de los documentos, por ejemplo, determinando el
momento en el cual se debe proceder a la microfilmacin, preguntarse si la microfilmacin
se va a efectuar dentro o fuera de las instalaciones de la entidad; igualmente, es
necesario definir el procedimiento para la eliminacin de documentos y lo ms importante
definir el mtodo para la seleccin de historias laborales que van a incrementar el
patrimonio documental en los archivos histricos.
Del mismo modo se deben construir instalaciones apropiadas para la conservacin de sus
documentos de archivos.

Elabor actualizacin: Martha Ins Cely Salinas

Responsable Area de Archivo

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Referencias
1. Documentos de Sistema Nacional de Archivos, AGN, 1994.
2. Serie Guas y Manuales No. 2, Depsitos de archivo, consideraciones bsicas para su
gestin, AGN, 1995.
3. Minimanual No. 3, Gestin documental Bases para la elaboracin de un programa,
AGN, 1996.
4. Tablas de Retencin Documental para Tesoreras Municipales, AGN, 1996.
5. Hacia un diccionario de terminologa archivstica, AGN, 1997.
6. Ley General de Archivos, AGN, 2000.
7. Acuerdo 049, AGN, 2000.
8. Pautas para la organizacin de Archivos Municipales, AGN, 2000.
9. Cartilla de clasificacin documental, AGN, 2001.
10. Minimanual de tablas de retencin y transferencias documentales (versin
actualizada), AGN, 2001.
10. Acuerdo No. 060, AGN, 30 de octubre de 2001.
11. Acuerdo No. 038, AGN, 20 de septiembre de 2002.
12. Acuerdo No. 039, AGN, 31 de octubre de 2002.
13. Acuerdo No. 042, AGN, 31 de octubre de 2002.
14. Circular No. 007, Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y AGN, 20 de
diciembre de 2002.
15. Gestin de la correspondencia, memorias del primer seminario, AGN, 2002.
16. Archivo de historias clnicas, AGN, 2002.
17. Fundamentos generales de archivo, AGN, 2002.
18. Circular No. 004, Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y AGN, 6 de
junio de 2003.
19. Reglamento general de archivos (tercera edicin), AGN, 2003.
20. Cartilla de ordenacin documental, AGN, 2003.
21. Gua para administracin de comunicaciones oficiales, AGN, 2003.

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22. Gua para la organizacin de archivos de gestin y la realizacin de las

transferencias, AGN, 2003.
23. Folleto Qu es una transferencia?, AGN, 2003.
24. Los programas de gestin documental, AGN, 2003.
25. La gestin documental de la historia laboral, AGN, 2003.
26. Legislacin archivstica, AGN, 2003.
27. Curso bsico sobre organizacin y manejo de archivos Nivel I, AGN, 2003.
28. Curso bsico sobre la organizacin y manejo de archivos Nivel II, AGN, 2003.
29. Acuerdo No. 002, AGN, 2004.
30. Fondos acumulados, manual de organizacin, AGN, 2004.
31. Pautas para diagnstico integral de archivos, AGN, 2004.

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ANEXOS

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