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TESINA
Licenciado en Administracin
Presenta:
Asesor:
Xalapa-Enrquez, Veracruz.
Agosto 2009
1
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contadura y Administracin
AUDITORIA ADMINISTRATIVA APLICADA
A LA EMPRESA DIGLU
TESINA
Licenciado en Administracin
Presenta:
Asesor:
Xalapa-Enrquez, Veracruz.
Agosto 2009
3
DEDICATORIAS
amor incondicional.
A ti Mam, porque tu ejemplo me dio fuerzas en los momentos difciles, por
que me has enseado que con amor se puede lograr todo en la vida. Eres
una bendicin muy grande en mi vida.
A mis hermanos, Lucre,
compaera que pude haber tenido. David, gracias por tu compaa y por
ser nuestro pequeo, eres una gran bendicin para todos. Los amo.
A mis abuelitos, por su amor y apoyo en cada momento, por todo ese amor
que nos dan.
A todos mis tos, tas y primos, son parte importante de este logro, gracias
por su cario y apoyo cada uno de ustedes son muy importantes en mi vida.
A Patty, por tu amor, porque estuviste conmigo en cada etapa de este trabajo y
porque me diste la confianza para seguir adelante. Gracias por tu paciencia, te
amo.
NDICE
Resumen
Introduccin
Concepto de administracin
1.2
Proceso Administrativo.
1.2.1 Planeacin..
1.2.2 Organizacin..
10
1.2.3 Direccin.
11
1.2.4 Control.
12
1.3
Control y auditoria.
13
1.4
Auditoria..
13
15
15
Auditoria administrativa.
19
5III
Etapa de planeacin.. 37
3.1.1 Caractersticas de la empresa. 37
3.1.2 Estructura orgnica 39
3.1.3 Objetivos y propsitos de la auditoria administrativa 40
3.1.4 Tiempo estimado de duracin.. 43
3.1.5 Entrevistas previas. 44
3.1.6 Investigacin preliminar. 47
3.1.6.1 Investigacin documental.. 47
3.1.6.2 Investigacin de campo. 49
3.1.7 Determinacin del rea a estudiar.. 49
3.1.8 Determinacin de los detalles a estudiar 49
3.2
Etapa de ejecucin. 50
3.2.1 Aplicacin de cuestionarios.. 50
3.2.1.1 Muestra de personas encuestadas .. 50
3.2.2 Interpretacin de los cuestionarios aplicados 51
3.2.2.1 Capacitacin y seleccin del personal. 51
3.2.2.2 Controles... 51
3.2.2.3 Servicio al cliente. 52
3.2.2.4 Instalaciones y equipo de trabajo 52
3.2.2.5 Produccin 53
3.2.3 Observacin directa 53
3.2.3.1 Capacitacin y seleccin del personal 53
3.2.3.2 Controles.. 54
3.2.3.3 Servicio al cliente 55
3.2.3.4 Instalaciones y equipo de trabajo 56
3.2.3.5 Produccin 57
3.2.4 Investigacin de las causas de las deficiencias y alternativas de
solucin
58
3.3
Etapa de evaluacin 60
3.3.1 Ponderacin de funciones . 60
3.3.2 Determinacin de los factores a evaluar . 61
3.3.3 Asignacin de puntos a los factores a evaluar.. 61
3.3.4 Determinacin de grados.. 62
3.3.5 Calificacin de las funciones por factores.. 64
3.3.6 Comentario general del funcionamiento de la empresa.. 68
3.4
Etapa de informe
69
3.4.1 Planeacin..
69
3.4.2 Organizacin..
70
3.4.3 Direccin.
71
3.4.4 Control.
73
81
Anexos................................................................................................................. 83
ndice de figuras................................................................................................... 96
ndice de tablas.................................................................................................... 97
RESUMEN
Este trabajo contiene la informacin que se obtuvo de la aplicacin de una
auditoria administrativa dentro de la empresa DIGLU, as como el sustento
terico de los procedimientos bajo los cuales se llevo a cabo dicha auditoria.
Se realizo una revisin sistemtica y evaluatoria dentro de la empresa con la
finalidad de determinar si se encuentra operando de manera eficiente, as
mismo,
la realizacin
de la auditoria
permiti
localizar
problemticas
INTRODUCCIN
esta
premisa
surge
en
las
organizaciones
la
necesidad
de
peridica
de
auditoras
administrativas,
estructura
el tipo de planeacin
orgnica,
funciones,
sistemas, procedimientos y controles con los que opera entre otros aspectos,
con el objetivo de detectar las amenazas
y debilidades,
as como las
adems
visualizar
cuales
son
las
oportunidades
de
mejora
que tenemos, pues tras localizar las reas que tienen fallas, es posible
plantear posibles soluciones que nos ayuden a dar atencin a estas.
El objetivo del presente trabajo es evaluar el
la eficiencia
desempeo, la eficacia y
identificar,
estudiar
y analizar
las causas
de las
objetivos,
entre otr os
la
inf ormacin
recolectada
se
registr
analiz
tomando
Finalmente
se
presentan
las
referencias
bibliogrficas
CAPITULO I
MARCO TERICO
1. 1 Concepto de administracin.
De acuerdo con la definicin
de Jos Antonio
Fernndez
Arena la
de
servicios:
Satisfaccin
de
las
necesidades
de
posee
materiales,
una
financieros
estructura
y
formal,
tcnicos.
usando
La
recursos
organizacin
y objetivos
por
de la empresa,
esta conformado,
de
la
administracin
son
verdades
fundamentales
de
1.2.1 Planeacin
Planear implica hacer la eleccin de las decisiones ms adecuadas acerca
de lo que se habr de realizar en el futuro, el grado de eficiencia de la ejecucin
depende en gran parte de las decisiones que se tomen durante la etapa de
planeacin.
Agustn Reyes Ponce seala que la planeacin consiste en fijar el curso
concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que
habrn de orientarlo,
la secuencia
de operaciones
para realizarlo,
y la
y cuantificacin:
reales, precisos
Se deben
expresar
y no opiniones subjetivas
datos
exactos,
o especulaciones.
La
de determinar
objetivos.
De acuerdo con Eugenio Sisto Velasco organizar es agrupar y ordenar las
actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades
administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y
jerarqua y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir
(Mnch y Garca, 2006, p.112).
Debe
subdividirse
el
trabajo
en
tareas
de
autoridad
responsabilidad:
cada
grado
de
autoridad,
los
de
mando:
Determinar
un
centro
de
organizacin.
Amplitud o tramo de control: Existe un lmite de subordinados por
cada gerente o ejecutivo, algunos autores mencionan que no deben
ser ms de cinco o seis.
De la coordinacin:
Las
unidades
de
una
organizacin
de la motivacin,
la comunicacin
y la supervisin
(Mnch
Garca,
2006, p.160).
La etapa de direccin pone en marcha todo lo plasmado durante las etapas de
planeacin y organizacin, es a travs de ella como se ponen en prctica los
mtodos de organizacin y se establece la comunicacin necesaria para
que organizacin funcione.
armona
del
objetivo
o coordinacin
de intereses:
La
la
va
jerrquica:
Respeto
por
los
canales
de
Aprovechamiento
del
conflicto:
Anlisis
de
los
conflictos
1.2.4 Control
El control es una etapa de gran importancia dentro del proceso administrativo,
pues aun cuando se contaran con buenos planes, organizacin y una direccin
eficiente, es necesario que los encargados de la organizacin verifiquen cual
es su situacin real y que se cerciore de que los hechos van de acuerdo con los
objetivos.
Henry Fayol menciona que el control consiste en verificar si todo ocurre de
conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con
los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a
fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente (Mnch y Garca,
2006, p.184).
en los siguientes
La importancia
del
control
recae
en
la
necesidad
de
verificar
los
para
esta
manera
se
podrn
analizar
las
ventajas
a llegado a la
hacer
una
revisin
en
alguna
rea,
de
esta
manera
ocasiones
no habamos
1.4 Auditoria.
La auditoria es un proceso sistemtico que obtiene y evala objetivamente la
informacin de una organizacin. La finalidad de este procedimiento es
determinar el valor del contenido de dicha informacin.
en una
necesaria
de
carcter
econmico
sobre
la
misma,
para el administrador
es la toma de
para encontrar
fallas, irregularidades,
Otro de los objetivos de la auditoria es que el auditor acte como asesor de los
propietarios
y dems involucrados
en la gerencia;
as como que la
es llamada
independientes
para emitir
auditoria
independiente,
la efectan
profesionales
un dictamen.
Generalmente
Desventajas
Existe un grado de influencia mayor sobre el auditor.
Puede haber falta de capacidad y/o experiencia en el auditor.
En la mayora de los casos no se poseen ideas innovadoras.
1. Auditoria financiera.
2. Auditoria administrativa.
3. Auditoria operacional.
4. Auditoria integral.
5. Auditoria gubernamental.
Auditoria financ ier a: Es un examen sistemtico que revisa y evala todas las
operaciones de carcter financiero tomando en cuenta el balance y los
saldos, que se reflejan en los estados financieros.
La finalidad de esta
Auditoria administr ativa: Este tipo de auditoria tiene como funcin el realizar un
examen objetivo, metdico y completo que brinde informacin sobre el
funcionamiento de una empresa u organizacin, con la finalidad de realizar
mejoras a partir de las fallas o problemticas detectadas.
Auditoria oper acional: Es una revisin sistemtica de las actividades de la
organizacin la cual se realiza mediante el flujo de transacciones, realizando el
anlisis de una o ms operaciones desde su inicio hasta su terminacin. S
u finalidad es la promocin de la eficiencia en las operaciones.
Auditoria integr al : En esta auditoria se combinan las dos clases de auditoria
mencionadas
anteriormente,
con la finalidad
de lograr
una revisin
de
los
aspectos
financieros,
operacionales,
administrativos,
de realizar
estatales y municipales.
una vigilancia
de los recursos
federales,
CAPTULO II
AUDITORA ADMINISTRATIVA
18
as como de
de los objetivos
institucionales,
19
en
el
concepto
de
auditoria
administrativa,
tales
como:
de
la aplicacin
la importancia de mantenernos
de una
auditoria
administrativa
radica
en
tiene la necesidad
de examinar su desempeo
para
de
la
empresa
en
el
desempeo
tanto
de
las
funciones
y subordinados
expresando
ideas, opiniones,
objetivos
de la auditoria
administrativa
se dividen
en principales
empresa.
Detectar logros de la empresa y apoyar el fortalecimiento de los controles
existentes.
2.1.2 El papel del auditor.
Un auditor
es la persona encargada
de realizar la auditoria,
debe poseer
de los conocimientos
tericos
y prcticos
el
Objetividad
Actitud positiva
Saber escuchar
Capacidad de observacin
Discrecin
Capacidad para trabajar en equipo
tica
De acuerdo con Benjamin Franklin la experiencia personal es una cualidad
fundamental en la tarea que realiza el auditor, pues de ello depende el cuidado y
diligencia profesionales que empleara y la profundidad con que emitir sus
observaciones (Franklin, 2007, p.23).
Franklin habla del trmino responsabilidad
como la manera
en que el auditor
profesional,
toda su
de
este
aplicar
en
una
auditoria
(Franklin,
2007,
p.25).
Creatividad
Como en todo trabajo, quien lo realiza debe apegarse a una serie de normas
de tica profesional que le permitirn realizar su labor de manera apropiada y
el trabajo
de manera
eficaz.
As como lograr
detectar
las
capacidades de otros.
b. Independencia: Actuar sin influencia de tipo material o personal, realizando su
trabajo con imparcialidad.
c. Equidad: Presentar consejos y/o recomendaciones tomando protegiendo los
intereses morales y materiales de la empresa en su totalidad.
d.
Estimados
en
relacin
directa
con
la
Planeacin
Ejecucin
Evaluacin
Informe
Seguimiento
2.2.1 Planeacin.
La etapa de planeacin de la auditoria administrativa contempla los lineamientos
de carcter general que norman la aplicacin
garantizar que las tareas planificadas para realizarla sean pertinentes y relevantes.
El objetivo de esta etapa es conocer el punto de vista de todo el personal de la
organizacin sobre el funcionamiento de la misma, as como tener un panorama
general sobre sus errores y aciertos, de tal forma que, durante las etapas
posteriores se logre analizar esta informacin con profundidad y actuar al respecto.
2.2.1.1 Etapas de la planeacin.
Las etapas de la planeacin son:
a) Platica con el encargado.
b) Entrevista previa.
c) Investigacin preliminar.
d) Determinacin del rea a estudiar.
e) Determinacin de los detalles a estudiar.
A continuacin se hablara de manera particular de cada una de
ellas:
a) Platic a c on el enc argado: La finalidad de esta etapa es obtener conocer
caractersticas generales de la organizacin y su funcionamiento, as como
establecer un vnculo de confianza y comunicacin entre el encargado y el
auditor.
Esta fase de la planeacin se subdivide en:
1. Datos generales:
-
direccin,
telfono).
Cuando
una
organizacin
cuenta
con
estimado
de
que el encargado
de la organizacin
conozca
el tiempo
de
Se hace mencin de las bases sobre las cuales se llevara a cabo la auditoria,
informacin que debe ser condensada entre auditor y encargado de la
organizacin.
Se
tratan
aspectos
como:
facilidades
otorgadas
de
que surjan
durante
el
proceso
y requieran
atencin
de la misma.
Es importante
Mantener
contacto
con
las
personas
de las
cuales
se requiera
Ser imparcial
entrevista.
-
al realizar
la
de manera
Investigacin
documental:
Las
organizacin
muestras
los
de documentos
objetivos
del
estudio
varan
de
de
acuerdo con
la
estos
documentos.
d) D eterminacin
2.2.2 Ejecucin.
El objetivo de esta etapa es recopilar informacin de las distintas reas que
estn sujetas a revisin, misma que se revisa y analiza posteriormente, con la
finalidad de detectar deficiencias o irregularidades administrativas. Es en esta etapa
en la que se busca obtener la mayor cantidad de informacin posible, se identifican
problemticas y se proponen opciones de solucin.
2.2.2.1 Etapas de la ejecucin.
La etapa de ejecucin se subdivide en las siguientes
fases:
a) Obtencin de informacin.
b) Ordenamiento y depuracin de la informacin.
c) Anlisis de la informacin.
e) Alternativas de solucin.
f) Anlisis de las posibles mejoras.
A continuacin se hablara de manera particular de cada una de estas fases.
a) Obtencin de inf or macin: Se recauda la informacin necesaria para llevar a
cabo la auditoria administrativa mediante las siguientes h erramientas:
-
Cuestionarios:
Funcionan
como mecanismos
por otras
cuestionario
herramientas.
Para
elaborar
aplicar
y
un
especifica
acerca
de
aquellos
aspectos
que
necesiten
a partir
al respecto.
La entrevista
debe ser
entrevista
establecer
las respuestas
argumentos
sobre el
recibida
una
varias
personas,
ya
sea
porque
y d epur ac in
entrevistas
complementan
la
Los cuestionarios
informacin
brindada
son
por
los
identificar factores
que
estn
afectando
el funcionamiento
de
la
organizacin.
c) Anlisis de la inf or mac in: La informacin se debe a analizar de acuerdo con los
aspectos a estudiar previamente definidos, as mismo se deber hacer nfasis
es aquella informacin que nos lleve a conocer los factores que afectan a
la organizacin. El proceso de anlisis comienza cuando se ha reconocido el o
los
o problemticas
encontradas,
de
manera objetiva y realista, es decir, tendrn que ser acciones que la organizacin
pueda realizar
alternativas
a corto
de solucin
plazo.
y
El
dar
auditor
decidir
seguimiento
cuales
las
son
las
acciones
mejores
que
la
d e l as p os i bl es
m ej or as :
Las posibles
mejoras
son aquellos
en porcentaje. Para
a evaluar,
los
factores
que se enlistas
a continuacin
pueden
son considerados como tiles para todas las empresas , cabe destacar que
podrn integrarse otros de acuerdo con las caractersticas de la organi zacin
evaluada:
-
la
auditoria.
Se
entiende
por
punto
una
unidad
arbitrariamente elegida que solo nos servir para medir con mayor precisin
la importancia relativa de los factores a evaluar dentro de cada una de las
31
32
50
C=
-50
Por ultimo se realiza la distribucin de puntos entre los factores a evaluar, para lo
cual se toman como base los puntos anteriores, a juicio del auditor se le
agregan o restan puntos de acuerdo a la importancia relativa que estos tengan.
d)
D et er m i n ac i n
de gr ados : Entendemos
nmeros convencionales
representativos
los
grados superiores
corresponden
a una elevada
eficiencia
APRECIACIN
GRADOS
% DE CUMPLIMIENTO
Excelente
De 90 a 100%
Muy bien
De 80 a 90 %
Bien
De 60 a 80%
Regular
De 40 a 60 %
Mal
De 20 a 40%
Muy mal
De 0 a 20%
e)
cada factor
a evaluar
puedan
tomar
decisiones
adecuadas
y realizar
las
mejoras
adecuaciones necesarias.
El informe explica la situacin actual de la organizacin y las probabilidades de
superar las dificultades,
debe ser
y/o deficiencias
encontradas en cada
que se investigaron
puntual, analizando
escribir
las
las soluciones
causas
describindolos
de
propuestas.
las
Si
deficiencias,
alguno
de
los
para
posteriormente
factores
no
tiene
CAPITULO III
AUDITORIA ADMINISTRATIVA APLICADA A LA
EMPRESA DIGLU
36
3.1
Etapa de planeacin.
37
Oficina
Produccin
Distribucin y venta
a escuelas
primarias,
7 secundarias
y 3
establecimientos comerciales.
Productos: Diglu ofrece paletas de agua y paletas de crema. Con esto
logra
satisfacer la demanda de los clientes que son en su mayora nios de entre 6
y
12 aos.
siguientes:
Los
sabores
son
los
coco, cacahuate,
nuez, pistache,
congeladas,
cubriendo
las
necesidades
de
alimentacin,
VISIN
Consolidarnos como la mejor opcin en cuanto a la venta de paletas
congeladas al interior de las escuelas,
Diglu
trabaja
bajo
los
siguientes
tica
Excelencia en servicio
Confianza
Transparencia
Calidad
Satisfaccin
GERENTE
GENERAL
AREA DE
PRODUCCIN
AREA DE
DISTRIBUCIN Y
VENTA
AREA DE
BODEGA
Uno de los principales motivos por los que es necesario llevar a cabo esta
investigacin es lograr una aportacin terica fundamentada en un trabajo
experimental y practico, que ayudara a mejorar el funcionamiento general de la
organizacin.
La aplicacin de la auditoria administrativa, es importante para el buen
desarrollo
de las organizaciones,
de
a la Paletera Diglu
Objetivos especficos.
Ejecucin:
El objetivo de esta etapa es la identificacin y recopilacin de las
fuentes de informacin ms viables, a fin de profundizar y adquirir un
mayor conocimiento de la empresa.
Para llevar a cabo esta etapa conviene investigar y seleccionar las
tcnicas a utilizar que ms se adapten a las necesidades de
informacin.
y agilizara el
proceso de instrumentacin.
Evaluacin:
Realizar un anlisis de la estructura organizacional de la empresa
analizando su organigrama.
Revisar los manuales de procedimientos
de los puestos de la
desviaciones
en
la
aplicacin
de
polticas
aplicados
para diagnosticar
los supuestos
Preparacin
del
investigacin, donde
los formatos
informe,
que muestre
los resultados
de la
Alcance:
Para un adecuado anlisis, es preciso establecer el alcance que
se desea cubrir, de esta manera se investigara con mayor objetividad.
Para esto es necesario identificar las reas donde hace mas falta la
auditoria para enfocarse en su anlisis minucioso.
Para el caso de la auditoria
Peletera DIGLU
administrativas
produccin
es
administrativa
necesario
examinar
que se aplicara
todas
las
reas
principalmente.
Una
vez
analizada
de
la
informacin se podrn detectar las deficiencias sobre las que hay que
trabajar.
L
11
MAYO
MAYO
MAYO
JUNIO
JUNIO
JUNIO
SEMANA 1
SEMANA 2
SEMANA 3
SEMANA 4
SEMANA 5
SEMANA 6
M M J
12
13
14
15
M M J
18
19
20
21
22
25
M M J
26
27
V L M M J V L M M J
28 29 1
5 8
10
11
_
Ignacio Mrquez Barreda
Auditor
12
L
15
M
16
M
17
J
18
V
19
ACTIVIDAD
Planeacin
Examen
Evaluacin
Informe
___
_
MVZ. Jess I. Mrquez Martnez
Gerente General
43
entre
de la empresa
los consumidores
as
como
entre
los
44
ENTREVISTAS A EMPLEADOS
Durante las entrevistas que se tuvieron con los empleados de la
organizacin se obtuvo la siguiente informacin a cerca del funcionamiento de
la misma:
Fortalezas y oportunidades:
Se brinda buen servicio a los clientes.
Buena relacin con los compaeros de trabajo y encargados de
la empresa.
Flexibilidad en los horarios.
Debilidades y amenazas:
Jornadas de trabajo largas.
Estrs durante la maana, pues existe una mayor cantidad de pedidos.
ESCUELA
PROFESOR (A)
FECHA
Paletas
AGUA
TURNO
DIRECCIN
Paletas
LECHE
IMPORTE
ABONO
FECHA
SALDO
TELFONO
FIRMA
ABONO
FECHA
SALDO
FIRMA
48
con
escasa
planeacin
de
las
actividades
metas.
de
de los detalles
Produccin
Capacitacin y seleccin del personal
Controles
Servicio al cliente
Instalaciones y equipo de trabajo
49
CUESTIONARIO
Capacitacin y
personal
seleccin del
Gerente
CUESTIONARIO
Servicio de ventas
Gerente
equipo de trabajo
Personas
Encuestadas
CUESTIONARIO
Produccin
CUESTIONARIO
Controles
CUESTIONARIO
Instalaciones y
CUESTIONARIO
General
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Cliente
Cliente
Cliente
Cliente
Cliente
TOTAL
3.2.2.
Interpretacin
aplicados.
3.2.2.1
personal.
Capacitacin
de
los
cuestionarios
seleccin
del
los
encuestados
consideran
necesario
recibir
ms cursos
de
por ejemplo en
y Evidencias:
instalaciones
son buenas,
la otra mitad
afirma
de produccin
concuerdan
3.2.2.5
Produccin.
del
departamento
aseguran
no
trabajar
bajo
planes
(mens
argumentos
sobre el funcionamiento
organizacin.
La escala de apreciacin que se utilizo para tabular los datos
obtenidos mediante las encuestas es la siguiente:
0 = NO EXISTE
1= MUY MAL
2= DEFICIENTE
3= REGULAR
4= BIEN
5= MUY BIEN
3.2.3.1 Capacitacin y seleccin del
personal. Capacitacin
2= DEFICIENTE
de la
recomendacin y parentesco.
Capacitacin impartida
3.2.3.2 Controles.
Inventarios
terminados
de
insumos
artculos
1= MUY MAL
Estos controles
empresa.
son
prcticamente
inexistentes
en
la
Los formatos que se utilizan son por cliente y por da de entregas, hace
falta registrar la mercanca que se produce y la que hay en existencia, as como
los insumos.
CONTROLES
FACTORES
Inventarios
Formatos
Tabla
3.3
Controles.
Grafica
especifica.
entregaron
la
mercanca
atendiendo
las
clientes
hacen
saber
la
empres a
sus
sugerencias,
los
algunos clientes que hicieron sugerencias por telfono, estas tambin fueron
atendidas.
SERVICIO AL CLIENTE
FACTORES
Atencin
Surtido
Puntualidad
Quejas y sugerencias
Distribucin
Condiciones
Equipo de Trabajo
4
X
X
x
3.2.3.5 Produccin.
Hallazgos y Evidencias: los trabajadores de este departamento conocen los
objetivos bajo los cuales desarrollan su trabajo, as como la importancia de este
departamento.
los
riegos de sufrir accidentes de trabajo son muy
bajos.
PRODUCCION
FACTORES
Ambiente laboral
Cumplimiento de objetivos
Planes y programas
Ambiente laboral
4= BIEN
El ambiente es bueno, a pesar del trabajo extenuante, los empleados
se sienten en confianza unos con otros.
Cumplimiento de objetivos
4= BIEN
Los objetivos se cumplen de manera favorable la mayora de las veces
casi siempre. Los trabajadores trabajan horas extras si es necesario para
cumplir con el volumen de produccin requerido.
Planes y Programas
2= DEFICIENTE
no existen tampoco
continuacin
se
fueron encontradas
presentan
las
causas
de
las
defic iencias
que
Capacitacin
de
seleccin
del
las
inventarios
de
insumos
productos
falta
producto
va
Alternativas de Solucin:
Realizar un estudio de las mejoras que se deben realizar a las
instalaciones, considerando sobre todo:
La implementacin de mejores sistemas de ventilacin.
Implementacin de luz blanca en toda el rea de produccin.
Aislar los motores de los equipos de tal forma que disminuya el ruido en el
rea de produccin.
PESO
VENTAS
30%
FINANZAS
20%
PRODUCCION
25%
PERSONAL
25%
TOTAL
100%
IMPORTANCIA
PUNTOS
1.
VENTAS
30% 30 X 10
300 puntos
2.
FINANZAS
20%
20 X 10
200 puntos
3.
PRODUCCION
25% 25 X 10
250 puntos
4.
PERSONAL
25% 25 X 10
250 puntos
Cumplimiento de
VENTAS
FINANZAS
PRODUCCION
PERSONAL
70
50
40
40
50
30
30
30
40
20
20
20
70
30
30
30
50
30
20
30
60
20
30
30
60
20
30
20
400
200
200
200
objetivos
2
Cumplimiento de
polticas y practicas
Adecuacin de la
estructura orgnica
Cumplimiento de
sistemas y
procedimientos
Grado de
cumplimiento de
controles
Eficiencia,
comunicacin y
coordinacin del
personal.
Adecuacin de reas
de trabajo
TOTALES
400 X 5 =
2 000
Buena
400 X 4=
1600
Regular
400 X 3=
1200
Deficiente
400 X 2=
800
Mala
400 X 1=
400
FINANZAS
Excelente
200 X 5 =
1 000
Buena
200 X 4=
800
Regular
200 X 3=
600
Deficiente
200 X 2=
400
Mala
200 X 1=
200
PRODUCCION
Excelente
200 X 5 =
1 000
Buena
200 X 4=
800
Regular
200 X 3=
600
Deficiente
200 X 2=
400
Mala
200 X 1=
200
PERSONAL
Excelente
200 X 5 =
1 000
Buena
200 X 4=
800
Regular
200 X 3=
600
Deficiente
200 X 2=
400
Mala
200 X 1=
200
63
Cumplimiento de polticas y
practicas
3.
Adecuacin de la estructura
orgnica
4.
Cumplimiento de sistemas y
procedimientos
5.
Grado de cumplimiento de
controles
6.
Eficiencia, comunicacin y
coordinacin del personal.
7.
Adecuacin de reas de
trabajo
280
210
140
70
250
200
150
100
50
200
160
120
80
40
350
280
210
140
70
250
200
150
100
50
300
240
180
120
60
300
240
180
120
60
200
1,040
X1 Mala
Deficiente
2.
350
X2
Cumplimiento de objetivos
X 3 Regular
1.
X 4 Bueno
FACTORES
X 5 Excelente
VENTAS
300
TOTAL = 1 540
Tabla 3.14 Calificacin de las funciones por factores. Ventas.
64
Cumplimiento de polticas y
practicas
3.
Adecuacin de la estructura
orgnica
4.
Cumplimiento de sistemas y
procedimientos
5.
Grado de cumplimiento de
controles
6.
Eficiencia, comunicacin y
coordinacin del personal.
7.
Adecuacin de reas de
trabajo
200
150
100
50
150
120
90
60
30
100
80
60
40
20
150
120
90
60
30
150
120
90
60
30
100
80
60
40
20
100
80
60
40
20
440
270
TOTAL = 710
Tabla 3.15 Calificacin de las funciones por factores. Finanzas.
X1 Mala
Deficiente
2.
250
X2
Cumplimiento de objetivos
X 3 Regular
1.
X 4 Bueno
FACTORES
X 5 Excelente
FINANZAS
Cumplimiento de polticas y
practicas
3.
Adecuacin de la estructura
orgnica
4.
Cumplimiento de sistemas y
procedimientos
5.
Grado de cumplimiento de
controles
6.
Eficiencia, comunicacin y
coordinacin del personal.
7.
Adecuacin de reas de
trabajo
160
120
80
40
150
120
90
60
30
100
80
60
40
20
150
120
90
60
30
100
80
60
40
20
150
120
90
60
30
150
120
90
60
30
350
440
60
TOTAL = 850
Tabla 3.16 Calificacin de las funciones por factores. Produccin.
X1 Mala
Deficiente
2.
200
X2
Cumplimiento de objetivos
X 3 Regular
1.
X 4 Bueno
FACTORES
X 5 Excelente
PRODUCCIN
Cumplimiento de polticas y
practicas
3.
Adecuacin de la estructura
orgnica
4.
Cumplimiento de sistemas y
procedimientos
5.
Grado de cumplimiento de
controles
6.
Eficiencia, comunicacin y
coordinacin del personal.
7.
Adecuacin de reas de
trabajo
160
120
80
40
150
120
90
60
30
100
80
60
40
20
150
120
90
60
30
150
120
90
60
30
150
120
90
60
30
100
80
60
40
20
360
240
TOTAL = 660
Tabla 3.17 Calificacin de las funciones por factores. Personal.
60
X1 Mala
Deficiente
2.
200
X2
Cumplimiento de objetivos
X 3 Regular
1.
X 4 Bueno
FACTORES
X 5 Excelente
PERSONAL
Puntos:
4500 a 5000
Corresponde de un 90 a 100%
Excelente
4095 a 4499
Corresponde de un 80 a 89%
Buena
3316 a 4095
Corresponde de un 60 a 79%
Regular
2685 a 3315
Corresponde de un 40 a 59%
Deficiente
0 a 2684
Corresponde de un 20 a 39%
Mala
PUNTAJE
TOTAL
OBTENIDO OBTENIDO
Ventas
2000
1540
77 %
Regular
Finanzas
1000
710
71 %
Regular
Produccin
1000
850
85 %
Buena
Personal
1000
660
66 %
Regular
5000
3760
75.2 %
Regular
Tabla 3.18.
obtenido.
Puntaje
3.3.6
Comentario
empresa.
PORCENTAJE
APRECIACION
porcentaje
de la
con un desempeo
bueno y ventas
aunque
logro un
a producir la
y estas, a su vez, en
Conclusiones:
Solo la Mitad del personal conoce la misin y visin de la empresa. La
mitad que las conocen solo lo hacen de manera conceptual no las relacionan
con el logro de los objetivos y el trabajo diario.
Recomendaciones:
Convocar a una reunin con todo el personal en la cual se presente la visin
de la empresa,
destacando
detalladamente
su
contenido.
As
mismo
el 70 % no lo hacen de
elaborar
un
Manual
General
de Procedimientos
para
Cultura Organizacional
Conclusiones:
Solo el 50% conocen los valores de la organizacin. Esto es de
suma importancia para el buen desempeo y alcance de los objetivos.
Recomendaciones:
Procurar en la medida de lo posible el acerc amiento y convivencia entre
los empleados.
la comunicacin
a realizar,
aclarar dudas
y dar seguimiento
para evitar
por
motivacin
debe
ser
una
prioridad
para
lograr
los
objetivos
mejores vendedores.
Grupos y equipos de trabajo
Conclusiones:
Solo la mitad de la organizacin relaciona los resultados con el trabajo en
grupos y equipos.
Recomendaciones:
Es importante
delegar,
en la medida de lo posible,
autoridad
a los
Recomendaciones:
Se debe instruir al personal sobre cuales pueden ser las situaciones de
riesgo e incertidumbre con las que pueden encontrarse en su trabajo,
diagnosticar y evaluar las alternativas de dec isin en grupos permitir tomar
decisiones mas adecuadas en el trabajo real.
esto incrementara
su grado
productos
inventarios
de
insumos
productos
Servicio al cliente.
Conclusiones:
Falta una planeacin adecuada de las rutas de las diferentes escuelas que se
visitaran durante la maana tomando en cuenta la urgencia de los p edidos
que se tengan.
No se verifican pedidos ni falta producto va telefnica.
Recomendaciones:
Habilitar un pizarrn con calendario por
en la medida
para
Conclusiones:
No se ha tomado en cuenta, por parte de la gerencia, la falta de iluminacin
y ventilacin adecuada en el rea de produccin.
Los motores del equipo no estn bien aislados y se encuentran muy cerca
del
rea de produccin.
Recomendaciones:
Realizar un estudio de las mejoras que se deben realizar a las
instalaciones, considerando sobre todo:
La implementacin
ventilacin.
de
mejores
sistemas
de
TOTAL
P OBTENIDO
P OBTENIDO
APRECIACION
Ventas
2000
1540
77 %
Regular
Finanzas
1000
710
71 %
Regular
Produccin
1000
850
85 %
Buena
Personal
1000
660
66 %
Regular
5000
3760
75.2 %
Regular
mejora continua.
Los factores que han resultado por calificaciones ms deficientes
son:
En la planeacin: El conocimiento de la misin y visin, polticas,
objetivos y procedimientos.
En la organizacin: estructura organizacional, cultura organizacional
y capacitacin.
En la direccin: liderazgo centralizado, comunicacin, motivacin
y grupos de trabajo.
Control: seguimiento y aplicacin correcta de los controles.
CONCLUSIONES
77
otros,
de la
sobre el desempeo
administrativo
se compone
de cuatro fases:
planeacin,
tcnicos
las
que
en la medida de lo posible el
finalmente
el
auditor
informa
las
estructura o dinmica.
Como ya se menciono la auditoria administrativa es una herramienta que
apoya la fase de control de las organizaciones,
dicha
informacin
las
caractersticas
de l a organizacin.
en tiempo, recursos
e informacin,
para poder
DIGLU,
se puede concluir
que la empresa
tiene un
desempeo aceptable,
mejoras, sobre todo
reas
que requieren
FUENTES DE INFORMACIN
Fernndez Arena, Jos Francisco (1991). El pr oc es o administr ativo .Segunda
edicin. Mxico: Editorial Diana.
Franklin Fincowsky, Enrique Benjamn (2007). Auditora administr ativa: gestin
estr atgic a del c ambio. Mxico: Pearson/Educacin.
Martnez
Villegas,
Fabin
(2002).
El
c on t ad or
pblic o
la
Fundamentos de Administracin.
papeler a. Tesis
de Licenciatura,
Facultad
de contadura
ANEXO I
82
CUESTIONARIO GENERAL
Nombre:
Departamento: _
Tiempo en el puesto: _
Planeacin
1. Menciona cuales son los objetivos generales del rea o departamento en
la que te desenvuelves:
_
_
83
Organizacin
7. Se cuenta con un manual de organizacin que contenga la descripcin
de las funciones de su departamento?
_
_
__
___
_
__
de capacitacin?
Con
que periodicidad
se
implementan?
_
Direccin
14. Existen niveles de autoridad y responsabilidad def inidos para todos los
No
__
Los considera
integrantes de su departamento? Si __
adecuados?
_
___
Algo
Poco
Nada
Control
85
86
Fecha:
ANEXO II
87
CUESTIONARIOS ESPECIFICOS
CAPACITACIN Y SELECCIN DEL PERSONAL
No_
Mala
_
_
_
No_
4. Considera necesaria
sus actividades?
Si __
No_
para realizar
Otro_
__
_
su
No_
respuesta
_
es
SI
_
explique
en
_
que
consisti:
88
CONTROLES
El presente cuestionario tiene como propsito obtener informacin acerca
de los controles que se aplican dentro de la empresa D Igl. Su colaboracin
es valiosa y ser de gran apoyo para la mejora de la empresa. Gracias.
Eficiente ( )
Adecuado ( )
Regular ( )
Deficiente (
Regular ( )
Deficiente (
Regular ( )
Deficiente ( )
) Entrega de pedidos
Eficiente ( )
Adecuado ( )
Eficiente ( )
Adecuado ( )
SERVICIO AL CLIENTE
El presente cuestionario tiene como propsito obtener informacin acerca del
servicio que brinda la empresa D Igl. Su colaboracin es valiosa y ser
de gran apoyo para la mejora de la empresa. Gracias.
1. El trato que ha recibido de los vendedores es:
Muy amable ( )
Amable ( )
Indiferente ( )
Malo ( )
Bueno ( )
Suficiente ( )
Poco ( )
Regular ( )
Malo ( )
Algunas veces ( )
Nunca ( )
Algunas veces ( )
Nunca ( )
Algunas veces ( )
Nunca ( )
Algunas veces ( )
Nunca ( )
Telfonos de la
empresa ( )
Algunas veces ( )
Nunca ( )
la
Buenas ( )
Regulares ( )
Malas ( )
) Limpia
( ) Sucia
( ) Ordenada
( ) Ruidosa
( ) Hmeda
( ) Amplia
( ) Pequea
( ) Otro _
5.
Insuficiente ( )
Mala ( )
Suficiente ( )
Insuficiente ( )
Mala ( )
Suficientes ( )
Insuficientes ( )
Malos ( )
su
trabajo
de
manera
mas
eficiente?
_
Buenas ( )
Regulares ( )
Malas (
Buenas ( )
Regulares ( )
) Vas respiratorias
) Vista
) Odo
) Cortaduras
) Quemaduras
) Machucones
) Contagios
(
_
) Otros
Malas (
PRODUCCIN
El presente cuestionario tiene como propsito obtener informacin acerca del
rea de produccin de la empresa D Igl. Su colaboracin es valiosa y ser
de gran apoyo para la mejora de la empresa. Gracias.
1.
De acuerdo
En Desacuerdo
Explique su respuesta.
2.
De acuerdo
En Desacuerdo
Explique su respuesta.
3.
De acuerdo
En Desacuerdo
Explique su respuesta.
4.
El
departamento
de produccin
planeacin?
Totalmente de acuerdo (
De acuerdo
trabaja
bajo
algn
tipo de
En Desacuerdo
Explique su respuesta.
5.
) no (
6.
Qu medidas
de prevencin
se llevan
accidentes?
7.
De acuerdo
En Desacuerdo
Explique su respuesta.
NDICE DE FIGURAS
Figura 3.1 Organigrama de la empresa
39
43
47
48
INDICE DE TABLAS
Tabla 2.1 Escala propuesta por Fernndez Arena (1991)
32
50
54
55
56
57
57
60
61
61
62
62
62
63
64
65
66
67
68
75