COMIT PARA LA PRESERVACIN DE LA IMPARCIALIDAD

REGLAMENTO
FUTURE BUILDERS COLOMBIA S. A.
Organismo Evaluador de la Conformidad (OEC)

1. OBJETO
Establecer las condiciones que rigen el funcionamiento del Comit de la Imparcialidad, quien
tiene la responsabilidad de preservar la imparcialidad de las actividades desarrolladas por el
Organismos Evaluador de la Conformidad OEC FUTURE BUILDERS COLOMBIA S. A., con
el fin de dar cumplimiento a los requisitos de la norma NTC ISO/IEC 17021.
2. DEFINICIONES
2.1 Cliente
Organizacin o persona responsable ante un organismo de certificacin para asegurar que se
cumplen los requisitos de certificacin, incluyendo los requisitos de producto

NOTA: Siempre que se utilice el trmino cliente en esta norma, se aplica tanto al solicitante como al cliente, a menos que se
especifique algo diferente

2.2. Imparcialidad
Presencia de objetividad

NOTA 1. Se entiende que la objetividad significa que no existe conflicto de intereses, o que estos estn resueltos de manera que no
influyen de manera adversa en las actividades del organismo.
NOTA 2. Otros trminos que son tiles para transmitir el elemento de imparcialidad son: independencia, ausencia de conflicto de
intereses, ausencia de sesgo, carencia de prejuicios, neutralidad, honradez, actitud abierta, ecuanimidad, actitud desinteresada,
equilibrio.

2.3. Comit para Preservar la Imparcialidad: Organismo conformado por un grupo de

personas que representan las partes interesadas identificadas; el cual permite su participacin
en el desarrollo de polticas y principios concernientes a la imparcialidad del sistema de
certificacin del OEC.
Se adoptan los conceptos establecidos en la norma ISO/IEC 17000 Conformity assessment.
Vocabulary and general principles.
3. ARTICULOS REGLAMENTARIOS
ARTICULO 1. NATURALEZA.
El Comit para la Preservacin de la Imparcialidad del Organismos Evaluador de la
Conformidad OEC FUTURE BUILDERS COLOMBIA S. A., Unidad Estratgica de Negocio
UNE Sistemas de Gestin de Certificacin. MANAGEMENT SYSTEM CERTIFICATIONS
MSC, es el organismo de Representacin de las Partes que tienen Inters en los Servicios de
Certificacin de Sistemas de Gestin y su objetivo es el de ejercer la participacin para
garantizar la imparcialidad requerida en los trminos de la NTC-ISO/IEC 17021 y se define
como un organismo asesor conformado por un grupo de personas que representan las partes
interesadas identificadas; el cual permite su participacin en el desarrollo de Polticas y
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principios concernientes al contenido y funcionamiento imparcial del Sistema de Certificacin

del OEC FUTURE BUILDERS COLOMBIA S. A.
Como organismo independiente su propsito es el de participar en el conocimiento, anlisis,
conceptualizacin, proposicin, recomendacin y manifestacin de iniciativas imparciales,
justas, ecunimes, impersonales, inequvocas, serenas, directas, objetivas, independientes, con
ausencia de conflictos de intereses, con ausencia de sesgos, carentes de prejuicios, neutrales,
con honradez, actitud abierta, desinteresada, equilibrada, y que integren las polticas y
principios del Sistema de Certificacin del OEC FUTURE BUILDERS COLOMBIA S. A. en
funcin de la imparcialidad y de los intereses particulares de la parte que representen.
El Gerente General del OEC FUTURE BUILDERS COLOMBIA S. A. es responsable de la
implementacin de este reglamento y mantenimiento del Comit para la Preservacin de la
Imparcialidad.
Comentario [EA1]: ISO
17021:2011 6.2

ARTICULO 2. RESPONSABILIDADES DEL COMIT

a) Ayudar a elaborar las polticas relativas a la imparcialidad de las actividades de certificacin.
b) Contrarrestar toda tendencia del organismo de certificacin a permitir que consideraciones
comerciales o de otro tipo impidan la prestacin objetiva y coherente de las actividades de
certificacin.
c) Asesorar sobre temas que afecten a la confianza en la certificacin, incluida la transparencia
y la percepcin del pblico. Para lo cual revisa los resultados de la satisfaccin del cliente
y/o los comentarios de partes interesadas.
d) Revisar la imparcialidad de los procesos de auditora 3ra parte, certificacin y toma de
decisiones del organismo de certificacin.
e) Revisar que el Organismo de Evaluacin de la Conformidad OEC, ha identificado,
analizado y documentado los posibles conflictos de inters que surgen de otorgar la
certificacin, incluyendo cualquier conflicto proveniente de sus relaciones, actividades, las
actividades de otras personas, organismos u organizaciones y que supongan una amenaza
a la imparcialidad del mismo.
f) Revisar que la evaluacin de las finanzas y fuentes de ingresos se encuentran libres de
presiones comerciales, financieras u otras de tal forma que no comprometan la imparcialidad
de las actividades del Organismo de Evaluacin de la Conformidad OEC, tanto
inicialmente como continuamente.
g) Supervisar la implementacin de las polticas y procedimientos establecidas por el
Organismo de Evaluacin de la Conformidad - OEC.
h) Aportar conceptos para la resolucin de peticiones, quejas, reclamos, reposicin,
apelaciones y/o discusiones de difcil solucin, cuando as se lo requieran.
i) Verificar la implementacin del Cdigo de la Independencia, Imparcialidad, Integridad y
Confidencialidad frente al equipo auditor.

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Comentario [EA2]: ISO

17021:2011 5.2.2

Comentario [EA3]: ISO

17021:2011 5.3.2

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ARTICULO 3.- DERECHOS DEL COMIT. Los miembros del Comit de la Imparcialidad,
tendrn los siguientes derechos:
1. Elegir a sus miembros.
2. Ejercer su derecho a voto en todos los asuntos que procedan.
3. Presentar al Pleno del Comit, por su cuenta propuestas, preguntas, informes o iniciativas
que estime convenientes.
4. Exponer con total libertad su opinin en los debates que se susciten en el seno de las
reuniones del Comit, as como formular los votos particulares que estimen oportunos.
5. Participar en los diferentes proyectos del organismo de certificacin para verificar el
cumplimiento de los objetivos y alcance de las evaluaciones.
6. Participar en los procesos de capacitacin.
7. Tener acceso a toda la informacin necesaria para el cumplimiento de sus funciones, as
como a los documentos internos, procedimientos, formularios y registro del sistema de
gestin. Tambin tener derecho al acceso de la contabilidad y dems informacin financiera
del organismo de certificacin de sistemas de gestin, solamente.
8. Representar al Comit en eventos o ante organismos nacionales e internacionales.
9. Si la alta direccin del Organismo de Certificacin - OC no tiene en cuenta las
recomendaciones del Comit de la Imparcialidad, el comit tiene derecho a actuar de forma
independiente (por ejemplo, informando a las autoridades, a los organismos de acreditacin
y a las partes interesadas). Dejando constancia en Acta del Comit de Imparcialidad.
10. Al emprender una accin independiente, los miembros del comit deben respetar los
requisitos de confidencialidad relativos al cliente y al organismo de certificacin, descritos
en el Cdigo de tica y Cdigo de la Independencia, Imparcialidad, Integridad y
Confidencialidad. Apartado 8.5 de la norma NTC ISO 17021 relativos al cliente y al
organismo de certificacin.
11. Todas sus intervenciones sern recogidas en el Acta de la reunin.
ARTCULO 4- DEBERES DEL COMIT. Son deberes de los miembros del Comit:
1.
2.
3.

4.
5.

Cumplir con el reglamento interno del Comit.

Contribuir al logro de los objetivos del Comit, participando activamente en los proyectos
y eventos que ste determine.
Asistir cumplidamente a las sesiones tanto ordinarias como extraordinarias que se
convoquen y cumplir con las tareas que se asignen, as como a las Comisiones de
Trabajo a las que hayan sido adscritos, salvo causa de fuerza mayor debidamente
justificada.
Cumplir con las prcticas ticas como miembro del comit.
Proteger la imparcialidad, incluyendo disposiciones para asegurar la imparcialidad de las
operaciones del organismo de certificacin; permitir la participacin de todas las partes
implicadas significativamente en el desarrollo de polticas y principios concernientes al
contenido y funcionamiento del sistema de certificacin.

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ARTICULO 5. CONFORMACIN DE LOS MIEMBROS DEL COMIT

Los miembros del Comit de Imparcialidad del Organismo Evaluador de la Conformidad
Organismo de la Certificacin de Sistemas de Gestin UEN MSC MANAGENMENT SYSTEM
CERTIFICATIONS podrn ser personas de los sectores o partes interesadas de:
1. Los Clientes del Organismo de Certificacin.
2. Los Clientes del Organismo de Certificacin cuyo Sistema (s) de Gestin se han
Certificados.
3. Los Clientes de los clientes del Organismo de Certificacin cuyo Sistema (s) de Gestin
se han Certificado.
4. Representantes de las Cmaras Industriales o Comerciales.
5. Representantes de Organismos Gubernamentales.
6. Representantes de Organizaciones No Gubernamentales (Cualquier sector industrial o
comercial).
7. Representantes de Organizaciones de Consumidores.
8. Director Tcnico de Certificacin Organismo de la Certificacin de Sistemas de Gestin
UEN MSC MANAGENMENT SYSTEM CERTIFICATIONS.
9. Representante de la Direccin del Organismo de la Certificacin de Sistemas de Gestin
UEN MSC MANAGENMENT SYSTEM CERTIFICATIONS.
10. Gerente General del Organismo de la Certificacin de Sistemas de Gestin UEN MSC
MANAGENMENT SYSTEM CERTIFICATIONS.
11. Expertos Tcnicos (Internos Externos).
El Comit de la Imparcialidad podr constituirse como mnimo con tres (3) miembros de
conformacin, siempre cumpliendo con la premisa de mantener la mayor cantidad de miembros
externos o ajenos al Organismos de la Certificacin y un comit con voto de decisin impar. Lo
que significa que si hay qurum par, podrn declarar sin voto al presidente del comit. Y
siempre y cuan esten representados los interese claves citados en la norma.
La composicin del Comit de la Imparcialidad, se conformar por:
Un (1) Presidente
Un (1) Secretario
Otro (s) Miembro (s)
El Presidente y Secretario sern nombrados durante la reunin de Comit.
ARTICULO 6. AUTORIDAD Y FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMIT
En general:

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a) El Comit de la Imparcialidad garantiza la total imparcialidad derivadas de las actividades

de la Certificacin de Sistemas de Gestin desarrolladas por el Organismo de
Certificacin OC - FUTURE BUILDERS COLOMBIA S. A. UEN MSC
MANAGENMENT SYSTEM CERTIFICATIONS.
b) El Comit de la Imparcialidad garantiza el cumplimiento de los requisitos o mecanismos
para salvaguardar la imparcialidad.
c) La Alta Direccin del Organismo de Certificacin OC debe garantizar el acceso a toda
la informacin necesaria para permitir al Comit cumplir con sus funciones en relacin a
la Gestin de la Imparcialidad.
d) La Alta Direccin del Organismo de Certificacin OC debe demostrar como elimina o
minimiza las amenazas y/o conflictos de inters que puedan afecta la Gestin de la
Imparcialidad.
e) Tomar decisiones que garanticen el equilibrio entre intereses (consenso, mayoras, otra).
f) Determinar criterios para el establecimiento del qurum, esto es: nmero requerido de
asistentes a una sesin para que sea posible adoptar una decisin vlida, de manera
que se garantice el equilibrio entre intereses.
g) Determinar reglas para la delegacin del voto.
h) Determinar el proceso de sustitucin de representantes y entrada de otros nuevos
intereses de forma que se garantice el equilibrio entre intereses.
i) Determinar frecuencia de las reuniones.
j) Garantizar los registros y mantener actas de las reuniones, las decisiones y seguimiento
de stas.
k) Conocer las finanzas del Organismo de Certificacin - OC e informes financieros donde
se establezcan solamente las actividades de Certificacin de Sistemas de Gestin.
l) Conocer y recomendar sobre los desarrollos tcnicos y la forma como el Organismo de
Certificacin OC deba enfrentar e implementar los nuevos retos legales y del mercado.
m) Participar en la toma de decisiones para hacer cambios en los requisitos de certificacin.
n) El Comit tiene la Autoridad de asignar las tareas necesarias al Organismo Evaluador de
la Conformdiad para la Mejora el Sistema de Gestin y Preservar la Imparcialidad.
ARTICULO 7 ACTAS. De los asuntos tratados en la sesin se levantar un acta por parte del
secretario, quien la someter a la aprobacin en el registro Acta de Reunin Comit para la
Preservacin de la Imparcialidad una vez aprobada, ser suscrita por el Presidente y el
Secretario, copia de la cual ser remitida a los miembros del comit.
Contenido mnimo:
1.
2.
3.
4.
5.

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Convocatoria.
Llamado a Lista Qurum.
Revisin y Aprobacin del Acta anterior.
Seguimientos de recomendaciones derivados de la reunin anterior.
Revisin polticas relativas a la imparcialidad de las actividades de certificacin.

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Comentario [EA4]: ISO

17021:2011 5.2

Comentario [EA5]: ISO

17021:2011 6.2.2 b)

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6. Revisin de tendencia del organismo de certificacin para mantener la Objetividad y

Coherencia de Certificacin frente a las actividades comerciales.
7. Revisin de actividades que puedan afectar la confianza en la certificacin, la
transparencia y la percepcin del pblico. Revisin de los resultados de la
satisfaccin del cliente y/o los comentarios de partes interesadas.
8. Revisin de la imparcialidad de los procesos de auditora, certificacin y toma de
decisiones del organismo de certificacin.
9. Revisin de los posibles conflictos de inters que surgen de otorgar la certificacin
por parte del OEC.
10. Revisin de la evaluacin de las finanzas y fuentes de ingresos libres de presiones
comerciales, financieras u otras de tal forma.
11. Supervisin de las polticas establecidas por el OEC.
12. Contribucin de conceptos para la resolucin de peticiones, quejas, reclamos,
reposicin, apelaciones y/o discusiones de difcil solucin, cuando as se lo requieran.
13. Conclusin y Recomendaciones a la Imparcialidad.
14. Declaracin de la aceptacin e implementacin de las recomendaciones del Comit
de la Imparcialidad por parte de la alta direccin del organismo de certificacin
ARTICULO 9 REUNIONES Y CONVOCATORIA:
El Comit de la Imparcialidad se reunir como mnimo una vez al ao mediante convocatoria
del Presidente del Comit de la Imparcialidad, con una antelacin de cinco (5) das hbiles.
Podr reunirse extraordinariamente por convocatoria del Presidente, por la convocatoria de dos
(2) de sus miembros, el Gerente General, el Director Tcnico de Certificacin.
Pargrafo 1. Las reuniones se celebrarn en lugar y fechas definidos por el Presidente del
Comit. Registro de Asistencia.
Pargrafo 2. Las reuniones podrn realizarse por medios virtuales o con herramientas
tecnolgicas que permitan reunir el Comit, como por ejemplo: skype u otro medio.
ARTICULO 9 QURUM.
Constituye qurum para deliberar la presencia de cmo mnimo tres (3) miembros.
Constituye qurum decisorio el voto de la mitad ms uno de los miembros asistentes del
Comit de la Imparcialidad, siempre y cuando no predomine ningn inters.
El qurum se da cuando se establecen los miembros participantes, el mnimo de participantes
es de tres (3) y su mximo de once (11) miembros.

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MIEMBROS
PARTICIPANTES

QURUM

3
4
5
6

3
3
3
4

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7
8
9
10
11
ARTICULO 10. FUNCIONES DEL PRESIDENTE.
siguientes:

4
5
5
6
6
Son funciones del Presidente las

El Presidente del Comit tendr las funciones y competencias siguientes:

a) Presidir y moderar las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comit.
b) Ostentar junto con el Secretario la representacin delegada ante la Alta Direccin del
OEC.
c) Llevar la representacin del Comit ante instancias superiores.
d) Servir como autoridad mxima del comit.
e) Garantizar el equilibrio de intereses, de manera que no predomine un inters nico (se
considera que el personal interno o externo, del organismo de certificacin representa un
nico inters, y no debe predominar
f) Ejercer de Portavoz y ostentar la representacin del Comit ante los diferentes
organismos o partes interesadas.
g) Programar y convocar, de acuerdo con el Secretario, las reuniones ordinarias y
extraordinarias del Comit.
h) Someter los asuntos del Orden del Da a votacin, cuando proceda, y, en todo caso, una
vez estos hayan sido convenientemente debatidos.
i) Emitir y/o transmitir los informes reclamados por los Miembros del Comit.
j) Dar el visto bueno en las Actas de las Reuniones del Comit.
k) Velar por el estricto cumplimiento de los Acuerdos tomados por el Comit, cuando estos
tengan carcter ejecutivo.
l) Formular propuestas al pleno del Comit, al igual que cualquier otro miembro del mismo.
m) Es el representante legal del Comit ante cualquier persona fsica o jurdica,
Administracin del estado, rganos Jurisdiccionales y cualquier otra Institucin.
n) Gestionar ante el OEC los medios para facilitar la labor a todos los miembros del Comit
para que puedan llevar a cabo con facilidad sus actividades.
o) Ejercer la labor de portavoz del Comit ante la Junta Directiva.
p) Presentar un (1) informe anual de gestin a la Sesin Plenaria.
q) Cualesquiera otras funciones que le puedan ser asignadas por el mismo Comit.
Los miembros del Comit podrn sealar para casos excepcionales una persona que realice las
funciones del Presidente en caso de que ste no pudiera hacerlo.
ARTICULO 11. FUNCIONES DEL SECRETARIO. Son funciones del Secretario:

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El Secretario del Comit de Imparcialidad tendr las funciones y competencias siguientes:

a) Hacer efectiva la convocatoria de reuniones del Comit efectuadas por el Presidente,
enviando o entregando el Orden del Da, as como los documentos que hayan de ser
debatidos, con un perodo mnimo de cinco das anteriores a la reunin del Comit.
b) Elaborar las Actas de las reuniones, sean estas ordinarias o extraordinarias.
c) Preparar los documentos e informes que le sean solicitados por la Sesin Plenaria.
d) Remitir copias de las Actas de las reuniones a los Portavoces de las Partes Interesadas
con presencia en el Comit, as como colocarlas en los tablones de anuncios cuando as
se requiera.
e) Cuando le sea solicitado por los Portavoces de Partes Interesadas con presencia en el
Comit, expedir certificaciones de las Actas de Reuniones o de Acuerdos concretos
tomados por el Comit.
f) Redactar y someter a la firma del Presidente la correspondencia que origine el
funcionamiento del Comit.
g) Custodiar el Libro o Archivo de Actas y dems efectos pertenecientes al Comit, as
como los bienes materiales y locales aportados por la Alta Direccin de OEC para uso
del Comit.
h) Tramitar la correspondencia, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el
Presidente.
i) Sustituir al Presidente por ausencia justificada de ste. Asumir las funciones y facultades
del Presidente en su ausencia temporal o definitiva.
j) Cualesquiera otras que el propio Comit determine.
ARTICULO 12o. APROBACIN Y VIGENCIA. El presente reglamento se adopta a partir de su
aprobacin por parte del primer Comit.

4. CONTROL DEL DOCUMENTO

VERSIN

CD: CI-D01

ELABORADO

REVISADO

APROBADO

MSc. ELKIN LEVI ARLANTT

COBO
Director Tcnico de Certificacin

Ing. MARLENNY GONZALEZ

LEN
Jefe de Operaciones de
Certificacin

Dr. LUIS EDUARDO

RODRIGUEZ PEA
Gerente General

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MODIFICACIN
REALIZADA

CREACION

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