El PERFIL DEL ASISTENTE EJECUTIVO Y

LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA OFICINA

INTRODUCCION
Un alto porcentaje de la poblacin trabajadora, sea est en el mbito comercial, industrial, agropecuaria,
finanzas, o de servicios, u otro; desempean tareas de oficina, lo que da una idea de la importancia que
tiene el conocimiento y la aplicacin de las tcnicas y herramientas bsicas comnmente utilizadas en la
funcin administrativa.
En este nuevo siglo, el mundo de los negocios y el mbito empresarial, exige de todos sus colabores:
efectividad, creatividad, iniciativa, trabajo, modernidad, liderazgo, comunicacin, buenas relaciones, toma
de decisiones, servicio al cliente y trabajo en equipo.
Las empresas con visin estn poniendo en prctica nuevas estrategias porque estn convencidas de que
hoy ms que nunca deben ganar clientes, no solamente vender. Esta nueva actitud se debe a que una
empresa, organizacin o institucin en realidad compra cooperacin o asesora o, tal vez, solucin a sus
problemas.
En los prximos apartados encontrars conocimientos, orientaciones, sugerencias y las actividades
necesarias para que al ponerlos en prctica, tu cliente ms importante: el ejecutivo con quin colaboras
sea un cliente que ganes por tu talento, tu desempeo, tu seguridad y tu colaboracin.
QUE ES UN AUXILIAR DE OFICINA?
Se refiere al personal de oficina que sirve de apoyo a los administradores en el trabajo diario de la oficina,
est orientada a realizar actividades elementales en centros privados o pblicos. Sus funciones principales
estn relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser:

Recepcin de documentos.
Atender llamadas telefnicas.
Atender visitas.
Archivo de documentos.
Clculos elementales.
Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
Estar al da de la tramitacin de expedientes.
Tener actualizada la agenda, tanto telefnica como de direcciones, y de reuniones.
Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Pblicas con los que est ms
relacionada la seccin de que dependa.
Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta
fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informticos que conllevan.
Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.

En definitiva, la figura del profesional de oficina, responde a un gestor de tiempo para el directivo con el
que colabora, para que ste no deba preocuparse ms que en la toma de decisiones que beneficien el
progreso de la compaa.

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Los Procedimientos Administrativo para la Oficina

PUESTOS DE TRABAJO

La oficina de hoy ha entrada en una etapa en la cual el equipo electrnico ha cambiado las actividades que
se realizan en el trabajo diaria. Como consecuencia, un grupo grande de hombres y mujeres se emplea
anualmente en la realizacin de tareas de oficina. Nuevos nombres para los puestos de trabajo surgen a la
luz de las tareas que realiza el personal. Entre estos encontramos los siguientes:
Operador de Texto: Personal que utiliza la computadora para procesar la informacin. Esta persona
permanece sentada mucho tiempo realizando trabajos repetitivos. Las destrezas y habilidades de este tipo
de personal son:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

Rapidez y exactitud al crear documentos de informacin en la computadora.

Rapidez y exactitud para hacer revisiones.
Dominio de la aplicacin para procesar textos.
Dominio en aplicaciones de hoja de clculo, grficas, base de datos y otros programas.
Tcnicas eficientes de cotejo.
Dominio de los smbolos para correccin de pruebas.
Conocimiento de los estilos de documentos que se generan en una oficina
Habilidad para trabajar bajo presin.
Establecimiento de prioridades.
Dominio de las tcnicas de archivo electrnico.

Asistente Administrativo: Las tareas relacionadas con la administracin de la oficina, tales como atender al
pblico, contestar el telfono y archivar, entre otras. Sus tareas van dirigidas a dar apoyo a los gerentes en
la toma de decisiones, recopilacin de informacin, seguimiento a asuntos pendientes, manejo del
calendario de citas y compromisos.
Archivista: Las empresas grandes han optado por centralizar la informacin en un rea designada en la
empresa. Los departamentos y divisiones se dirigen a ese lugar para buscar informacin y devolver los
documentos que han tomado prestados. La persona encargada de custodiar, guardar y localizar
informacin se conoce como archivista. Los archivistas deben tener conocimiento de las reglas de archivo,
saber manejar los archivos electrnicos y la microfilmacin (es una tcnica de archivamiento de documentos
basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en otro de un material sinttico muy
resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plstico flexible, sobre la cual se ha
depositado una capa de material tipo fotogrfico de altsima calidad. En esta cinta se fotografan los documentos
con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o informacin).

Tambin debe poseer conocimientos sobre la retencin y destruccin de informacin y en el seguimiento a

documentos prestados. Los documentos son la columna vertebral de la empresa y el custodio de los
mismos debe ser una persona responsable, leal y discreta.
Recepcionista: La persona que contesta el telfono y recibe los visitantes en una empresa se distingue por
tener buena apariencia, buen tono de voz, cortesa y diplomacia. Es la primera persona que ve el visitante y
la primera voz que oye el que llama. Cada vez surgen en el mercado equipos ms avanzados que facilitan la

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tarea del recepcionista, por lo que el individuo que ocupa este puesto, puede realizar otras tareas que no
requieren mucha concentracin ni urgencia mientras est en el rea de recepcin.
MODALIDADES EN EL MUNDO EMPRESARIAL
Obviamente, la profesin continuar su acelerada evolucin con la aparicin de diferentes tipos de equipos
que ayuden en la realizacin de las tareas de oficina, pero siempre estar presente el factor humano. Las
exigencias en las destrezas estn orientadas cada vez hacia un empleado con gran calidad humana y con
deseos de aprender.
Para trazar una trayectoria profesional es importante que observes los siguientes aspectos del mundo
empresarial:
-

La exigencia de una mejor preparacin acadmica.

Las empresas funcionan con menos empleados.

El enfoque actual es hacia la calidad total de los servicios y productos. El empleado debe entender
los pormenores de los servicios que ofrece la empresa para satisfacer las necesidades de los
clientes y brindarles un servicio de calidad.

Horarios flexibles en la semana de trabajo. Una semana de cuatro das de trabajo, horarios
extendidos y trabajo desde el hogar son modalidades que ya existen. El horario flexible tambin
conlleva compartir equipo y tareas. El empleado tiene que educarse para formar parte de un
equipo de trabajo en el que ayude a cumplir con las metas y objetivos de la empresa, aportando
sus conocimientos y habilidades al grupo de trabajo.

Trabajar sin supervisin directa. Debido a la reestructura en el horario de trabajo, el poder ejecutar
las tareas sin una supervisin directa ser otra de las destrezas importantes de la oficina
automatizada.

Interaccin con empleados de diferentes culturas y experiencias. La internacionalizacin de las

empresas para poder competir en el mercado global requieren que el empleado pueda trabajar con
personas de diferentes nacionalidades, idiomas, razas y culturas.

Flexibilidad para manejar cambios en el ambiente de trabajo y en las tareas asignadas. Las
empresas constantemente planifican y reorganizan las tareas para lograr un mejor uso del
personal, equipo y espacio para un rendimiento mayor. Los empleados deben adaptarse a nuevos
procedimiento con rapidez e incorporarlos a las tareas diarias.

Iniciativa para crear nuevas estrategias en la realizacin de las tareas asignadas.

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Buena comunicacin. La comunicacin oral y escrita siempre ser un requisito indispensable para
todo profesional de oficina. Con el uso del correo electrnico y de otros equipos multimedia, se
requiere que el personal pueda redactar y crear documentos con rapidez y correccin. Las
telecomunicaciones se continuarn usando en la oficina para facilitar ms el intercambio de
informacin y estrechar las relaciones comerciales.

Buena organizacin y administracin efectiva del tiempo. Se requieren las destrezas para manejar
el tiempo eficientemente y organizar el trabajo. Varios programas para computadoras ayudan en
estas reas.

Calidad en las relaciones humanas. La tecnologa no debe menoscabar los aspectos personales en la
toma de decisiones en el trabajo diario en la oficina. Mantener relaciones interpersonales cordiales,
demostrar calor humano y cooperacin son actitudes necesarias en la oficina automatizada.
AREAS DE ESPECIALIZACION

El mundo empresarial provee una amplia gama de especialidades para que el futuro empleado seleccione
el campo en el cual pueda ofrecer sus servicios y desarrollar al mximo sus capacidades. Cuando se est en
la bsqueda de empleo, se recomienda analizar los tipos de servicios que ofrecen las diferentes empresas.
Es importante que conozcas tus gustos, preferencias, capacidades e intereses y que te ubiques en aquella
especialidad que sea compatible con ellos. Esto te ayudar a obtener satisfaccin del trabajo que realizas.
La labor de oficina, se especializa de acuerdo con el campo profesional donde se ofrezca el servicio. Algunas
reas de especializacin son:
Mdica: Las empresas que ofrecen servicios de salud van desde el consultorio privado de un mdico hasta
dispensarios mdicos, clnicas, hospitales, centros de cuidados y servicio mdicos en el hogar, entre
otros. Tienen horarios rotativos y son una fuente de empleo adecuada para personas a quienes les
guste trabajar con pacientes. Las tareas son variadas y en la actualidad existen programas para la
computadora muy efectivos para realizas las tareas particulares de las empresas que se dedican a la
salud. Entre las tareas que realiza el personal de oficina se encuentran: llenar formularios para
cobros a planes mdicos, preparar informes peridicos, facturar, llevar el calendario de citas,
archivar los expedientes mdicos, llevar rcord (registro) de pago de los pacientes, preparar
requisiciones de materiales y transcribir dictado grado para rcords e historiales mdicos.
Legal: En la actualidad es comn entre abogados la prctica de compartir la oficina o bufete y los servicios
del personal profesional, ya que las tareas en este campo se han facilitado grandemente con el uso
de la computadora. En el bufete se usan documentos con contenido similar, en los cuales muchas
veces lo que cambia es la informacin personal del cliente. Entre las tareas ms comunes que
realiza el profesional de la oficina legal estn: creacin de documentos actualizados a la necesidad
del cliente, transcripcin de dictado grabado, coordinacin de citas, archivo y seguimiento a tareas
pendientes.

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Educativa: Son aquellas que ofrecen servicios de enseanza. Existente diferentes niveles tales como el
preescolar, elemental, superior, postsecundaria y universitario. Estas empresas requieren del
empleado que interaccione con padres, personas de la comunidad y estudiantes de diferentes
edades. Las tareas ms comunes que realiza el asistente administrativo son: tramitar
correspondencia, archivar, preparar requisiciones, preparar informes peridicos, organizar
reuniones y preparar arreglos de viaje.
Tcnica: Los servicios del profesional de oficina tambin son necesarios en reas tales como laboratorios de
investigacin, ingeniera, ecologa, comunicaciones, ventas y servicio a equipos de oficina. Los
empleados de este tipo de empresa requieren dedicacin, flexibilidad en el horario y una continua
preparacin acadmica del personal. En muchas de estas empresas se producen documentos
voluminosos en la computadora, integrando diferentes sistemas de informacin. Se preparan
informes diarios, semanales, mensuales, propuestas, inventarios, as como requisiciones y facturas.
Adems, se realizan tareas de recepcionista y un sinnmero de otras funciones que resultan en un
trabajo variado.
Otros Tipos de Empresa: El turismo es un campo de crecimiento que ofrece oportunidades de empleo al
personal de oficina. Conocer varios idiomas es una ventaja para esta especialidad. Los medios de
radio y televisin tambin son empresas florecientes con demanda por personal de oficina
capacitado y con deseos de progresar. Cualquier tipo de empresa en cualquier parte del mundo
ofrece oportunidades de empleo para el profesional de oficina.

PERFIL Y DESTREZAS DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

La oficina moderna necesita personal capacitado y preparado en la nueva tecnologa para desempearse
eficientemente en el campo. Aunque muchas empresas proveen adiestramiento a empleados nuevos, la
necesidad de que este empleado comience a producir con niveles de eficiencia inmediatamente hace
necesario reclutar personal capacitado y con destrezas bsicas.
El profesional de la oficina automatizada necesita dotarse de conocimiento, habilidades y destrezas
profesionales para las exigencias de las nuevas modalidades en el mundo empresarial sin olvidar buenas
relaciones interpersonales, tan vitales para el buen funcionamiento de la oficina.
El Asistente Administrativo es aquella persona que sirve de apoyo a un gerente administrativo o ejecutivo,
posee conocimiento en la tecnologa, destrezas para asumir responsabilidades sin supervisin directa,
demuestra iniciativa y toma de decisiones dentro de su marco de autoridad. Para desempear bien su
funcin, el asistente administrativo necesita una preparacin acadmica slida, destrezas en el manejo de
las tecnologas, en la solucin de problemas, en la administracin del tiempo y toma de decisiones, en el
trabajo en equipo, as como en las exigencias de una calidad total, alta productividad y conocimientos en
telecomunicaciones.

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PREPARACIN ACADMICA
El profesional que aspire a ofrecer sus servicios en la oficina moderna debe ser muy hbil en el manejo de
equipos tecnolgicos. Adems, debe alcanzar un nivel acadmico excelente en reas de lenguaje y
comunicacin e idiomas (especialmente ingls). Debe saber redactar documentos, organizar viajes y
eventos, transcribir documentos a mquina y conocer las tcnicas relacionadas con la administracin de
documentos y procedimientos de oficina. Este profesional de oficina debe manejar el tiempo
adecuadamente, tomar decisiones dentro de su marco de autoridad y conocer las tcnicas para solucionar
problemas.
La preparacin acadmica debe estar acompaada de un compromiso con los valores humanos y con el
esfuerzo en desarrollar cualidades y habilidades personales que lo lleven a observar un comportamiento
moral y social propio de un ser humano integral.
DESTREZAS BSICAS
Todo profesional de oficina necesita de las siguientes destrezas para desenvolverse efectivamente en la
oficina.
Destrezas en la tecnologa: Para tener xito en la oficina automatizada, el empleado debe ser capaz
de utilizar efectivamente la computadora y diferentes programas de aplicacin, la
calculadora, la fotocopiadora, el facsmil, la impresora, el explorador lser o equipos de
telecomunicaciones.
Destrezas de Comunicacin: El personal de oficina invierte gran parte del tiempo comunicndose
con otras personas, ya sea en la pgina escrita o en conversaciones de persona a persona,
por telfono o mediante los diferentes sistemas modernos de comunicacin. En cualquier
estilo que utilice, el empleado debe ser muy hbil en las tcnicas de comunicacin. La
comunicacin escrita exacta y concisa economiza tiempo, aumenta la productividad y
mantienen las relaciones comerciales. Una conversacin en la que se utiliza vocabulario
culto, correcto y claro y en la cual la cortesa est presente, es de buen agrado y ayuda a
que el receptor comprenda el mensaje del interlocutor.
DESTREZAS EN SOLUCION DE PROBLEMAS
Para solucionar los problemas que surgen diariamente en la oficina, el profesional de oficina debe aprender
las tcnicas disponibles. Se recomiendan los siguientes pasos:
Definir detalladamente el problema: Se requiere de un tiempo para analizar serenamente los detalles de la
situacin que originaron el problema.
Identificar las posibles causas: Hacer una lista de todas las posibles causas, sin descartar aquellas que
parezcan insignificantes o sin posibilidades.
Verificar las causas: Hacer un anlisis objetivo de cada una de las causas.

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Identificar posibles soluciones: Hacer una lista de todas las posibles soluciones sin dejar fuera las que
puedan parecer menos apropiadas. Por ejemplo, compra de equipo, cambio de lugar del equipo o
mobiliario, reubicacin de personal, etc. Ponerlas en orden descendentes por grado de mayor
posibilidad de solucin, facilita su verificacin.
Seleccionar y ejecutar la solucin: Poner en accin la primera solucin de la lista. Si no produce resultado,
intentar con la siguiente.
DESTREZAS EN LA TOMA DE DECISIONES
Tomar decisiones acertadas y resolver problemas son tcnicas que pueden aprenderse y que es
conveniente desarrollar cuando se aspira a ser un profesional eficiente que contribuya a la buena marcha
de las actividades empresariales. Cuando un ejecutivo cuenta con personal al cual le da instrucciones sin
entrar en los ms mnimos detalles, que le presentan alternativas para solucionar situaciones que una toma
decisiones sin traspasar su marco de autoridad la empresa marcha con una alta productividad y se hace uso
adecuado del tiempo. Para desarrollar la destreza para tomar decisiones, el empleado puede utilizar
experiencias previas para evaluar el costo-beneficio de cada oportunidad. En el instante que tome una
decisin debe madurarla y evaluar los resultados para que de esta forma aprenda la leccin para futuras
acciones.
Todas las decisiones que se toman en la oficina no tienen la misma importancia, no toman el mismo tiempo
para decidirse, ni tienden el mismo resultado. Por tanto, se recomienda antes de poner en marcha una
decisin importante o fundamental, tener ms de una alternativa para solucionar la situacin y analizar y
madurar cada alternativa. Luego hay que ponerla en accin, sin olvidar que la evaluacin del resultado
ayudar en situaciones similares en el futuro.
DESTREZAS EN EL MANEJO DEL TIEMPO Y ESTABLECIMIENTO DE PRIORIDADES
El empleado de oficina debe esforzarse por utilizar adecuadamente el tiempo. Existen tcnicas para el
manejo efectivo del tiempo al realizar las tareas en un da normal de oficina. Una buena planificacin
redunda en el buen uso del tiempo y en la toma de decisiones acertadas, adems de ayudar a establecer
prioridades en las tareas asignadas, creativas o rutinarias.
Algunas recomendaciones para el buen manejo del tiempo son:
-

Mantener el rea de trabajo organizada. Cada cosa en su lugar.

Planificar la composicin y ubicacin del equipo y materiales necesarios.
Conocer bien las tareas que se realizan.
Hacer un plan diario lo suficientemente flexible que permita atender las emergencias.
Utilizar los espacios de tiempo que quedan disponibles entre una tarea y la siguiente.
Hacer las tareas ms difciles en horas de la maana cuando se est ms descansado y con la meta
ms alerta.
Cambiar de tareas cuando se sienta agotamiento para renovar energas.
Tomar recesos para recuperar energas y despejar la mente.

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Anotar todas las tares pendientes. No confiar en la memoria.

Pedir ayuda cuando realmente se necesita.

DESTREZAS DE TRABAJO EN EQUIPO

Un equipo es un grupo de personas con destrezas complementarias que se unen para la realizacin de un
propsito, para lograr alcanzar alguna meta o para recibir apoyo unos de otros. El trabajo en equipo une a
las personas para trabajar por el logro de un objetivo. El trabajo en equipo ha existido siempre; por
ejemplo, en los deportes y en la escuela al realizar proyecto en grupos. Las personas se unen a los grupos
para realizar algunas funciones o resolver problemas particulares, tanto en el comercio como en otras reas
del diario vivir. Cada miembro del equipo debe ser responsable y cumplir con la tarea que le corresponde.
El trabajo en equipo tiene una ventajas que se pueden ver claramente a lo largo de la historia. El trabajo en
equipo no es una habilidad innata, pero puede aprenderse. Un miembro efectivo de un grupo canaliza sus
ideas y conocimiento especializado para colaborar efectivamente en el logro de las metas de la empresa.
Como miembro de un grupo, cada persona debe sentirse parte del grupo y de la empresa, debe poseer
confianza en sus habilidades y en las de cada miembro del grupo, adems de sentirse orgulloso de estar
vinculado a un grupo empresarial y reconocer que ste lograr sus propsitos en la medida en que estn
sus miembros comprometidos.
Los participantes en un grupo necesitan tener confianza mutua, establecer metas claras, mantener buena
comunicacin y cada miembro debe estar comprometido con las metas para que la labor sea efectiva. Los
miembros de un grupo deben respetarse, ser corteses en la comunicacin y permitir que cada uno tenga la
oportunidad para expresar sus ideas, sugerencias y opiniones personales.
Un grupo exitoso es aquel en el cual cada miembro
aporta sus ideas, su tiempo y sus capacidades.

PRODUCTIVIDAD
La productividad es el rendimiento por empleado en la empresa. El uso de la computadora aumenta
considerablemente la productividad, ya que aumentan el nmero de documentos que pueden generase en
un da de trabajo. Un empleado debe velar por satisfacer las expectativas y demandas de la empresa.
Los empleados de una oficina productiva trabajan juntos; producen informacin correcta y completa en
cualquier forma, sea informe, carta o grfica. En la oficina productiva, los empleados se preocupan por la
exactitud y puntualidad de la informacin, utilizan el tiempo y los materiales con sensatez y se preocupan
por la eficacia. Una caracterstica de la oficina productiva es que la informacin se pone a disposicin de
quienes la necesitan y en la forman como la necesitan.
Para medir la productividad, el empleado lleva un registro diario de las tareas que realiza. Luego, estas
tareas se computan semanal y mensualmente. Esta medicin ayuda a la gerencia a detectar a los
empleados ms productivos.

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CALIDAD TOTAL
La calidad es una meta, una medida o un conjunto de requisitos por los cuales se determina si se ha logrado
lo que se dijo que se iba a lograr de tal manera que se satisfaga al cliente. La calidad no se posee, sino se
practica. Es un esfuerzo continuo de mejorar, que comienza con metas personales de calidad y compromiso
con esa calidad. La calidad requiere un esfuerzo consciente y continuo de parte de todos los empleados de
una empresa. Por medio de la informacin que el cliente provee, el logro de metas puede medirse, ya que
la evaluacin final es la satisfaccin del cliente. El empleado administrativo debe estar consciente de que su
trabajo es ofrecer servicios. stos deben ser de calidad para los clientes, tanto dentro como fuera de la
empresa.
Para mejorar los servicios al cliente, no debe pensarse en el uso de la tecnologa como nica alternativa.
sta debe considerarse como una herramienta en una operacin de servicios; nunca debe verse como la
solucin automtica a una situacin. Es importante cumplir con los requerimientos de los clientes, y
adaptar el servicio o producto de modo que satisfaga las necesidades de stos.

RELACIONES INTERPERSONALES E IMAGEN PROFESIONAL

Las relaciones comerciales, laborales y sociales exigen pautas de comportamiento que garanticen armona y
bienestar a los participantes. Los profesionales se distinguen, entre otras razones, por la imagen profesional
que proyectan, por practicar una tica profesional, por actitudes positivas y la observancia de las normas de
cortesa y etiqueta.
Las investigaciones reflejan que gran parte de los despidos de los empleados se deben a relaciones
interpersonales inadecuadas, reflejo de actitudes negativas y pobres hbitos de trabajo. Otras causas para
perder un empleo son un comportamiento inmoral y el incumplimiento en las tareas asignadas. Aunque
muchas de stas personas poseen los conocimientos y destrezas profesionales, es su comportamiento la
causa de despido o cesanta en el empleo.
La computadora se ha convertido en un equipo de uso continuo, restando as tiempo al empleado para la
socializacin. Los estudios revelan que esta generacin se caracteriza por seres humanos solitarios, sin
habilidad para compartir socialmente y con tendencias al trabajo individual, no grupal. No nos podemos
olvidar que el ser humano est capacitado para vivir en grupo, necesita compartir, dar y recibir afecto.
Gran dilema, Verdad? Primero tenemos que reconocer que los humanos somos seres integrales. No
podemos dividirnos en dos o tres partes y separar nuestra actitud y comportamiento en la escuela, en el
trabajo, en el trato con los amigos o con la familia; somos un todo y en cada momento de nuestra vida
debemos aprender a ser autnticos dejando las mscaras a un lado y esforzndonos en decir lo que
sentimos y sentir lo que decimos, para que haya congruencia entre nuestro pensar, sentir y ser.

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PERSONALIDAD
La personalidad se define como el conjunto de aptitudes, actitudes, comportamiento y rasgos fsicos que
distinguen a un individuo de otro.
Moral: Conjunto de cualidades o defectos que una persona tiene, disminuye o desarrolla para su
crecimiento.
Fsicos: Est conformada por la imagen, la apariencia y el impacto.
CAPACIDADES HUMANAS Y AUTOESTIMA
La autoestima alta ayuda a los seres humanos en sus relaciones interpersonales. Se denomina autoestima
el concepto de valoracin propia. Conlleva a la aceptacin de las capacidades y limitaciones personales que
se posee. Es el aprecio valorativo de s mismo que tiene la persona y que le lleva a reconocer sus
posibilidades para lograr lo que se propone. El ser humano posee las capacidades de inteligencia,
imaginacin y voluntad, entre otras virtudes, que lo hacen ser dueo de sus decisiones y capaz de
emprender nuevas metas.
Las caractersticas vitales de las personas con autoestima positiva son:
-

Aceptan su propio valor y el de los dems

Tienen confianza en s mismas
Ellas mismas son su mejor recurso para superarse
Seleccionan la calidad de vida que siempre favorezca su autoestima.

Las caractersticas, contra las que se debe luchar, de personas con autoestima negativa son:
-

Piensan que valen muy poco o nada

Esperan ser engaadas y menospreciadas
Se anticipan a lo peor y de esta manera lo atraen
Se ocultan tras un muro de desconfianza
Se hunden en la soledad y el aislamiento.
Tienen sentimientos de inferioridad e inseguridad
No se aman a s mismas

ACTITUDES POSITIVAS
Por actitudes positivas entendemos la demostracin tangible de los valores humanos. Cuando el ser
humano posee valores como la lealtad, la honestidad, la responsabilidad y el respeto, los manifiestan a
travs de acciones o actitudes leales, honestas, responsables y respetuosas.

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Otras actitudes positivas necesarias en todo profesional de oficina son: la cordialidad, el sentido de servicio,
la veracidad, el entusiasmo y la generosidad. La tolerancia y la serenidad son actitudes que ayudan a
superar problemas y a tomar decisiones acertadas.
Cualidades Intelectuales:
-

Conocimiento de la misin y objetivos de la empresa con la que colabora.

Capacitacin y actualizacin profesional permanentes.
Cultura general: leer artculos, peridicos y revistas nacionales, as como de otros pases para estar
al da en la informacin o escuchar los noticieros.
Concentracin en las actividades que se realizan, para evitar errores.
Ser receptiva
Comunicarse con efectividad
Tener tacto para manejar ciertos conflictos.
Capacidad de observacin del lenguaje corporal de tus interlocutores
Iniciativa
Capacidad para determinar el valor de tus prioridades en la organizacin de las actividades
Sentido comn
Habilidad para transmitir y seguir instrucciones
Utilizacin adecuada del lenguaje.

Cualidades Morales:
-

Responsabilidad
Empata
Tacto
Entuasiamo
Veracidad
Honradez
Cooperacin
Flexibilidad
Discrecin
Respeto
Efectividad
Paciencia
Sinceridad

Cualidades Sociales:
-

Ser prctica y realista

Mostrar inters por el trabajo
Capacidad para trabajar en equipo. El individualismo en el mundo empresarial
Actitud positiva
Habilidad para dirigir, distribuir tareas y coordinar el trabajo de personas a tu cargo.
Simpata y cortesa en el trato con las personas.

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Estabilidad emocional
Facilidad para adaptarse a las situaciones que se presenten
Sentido del humor
Tolerancia
Justicia
Solidaridad
Seguridad en s misma
El orden en todas tus cosas
Excelente comportamiento y relaciones interpersonales
Autodominio permanente.

Cualidades Fsicas:
-

Excelente presentacin personal: sta se refleja no solamente con una ropa adecuada al clima, el
puesto y la edad, sino tambin por el estado de salud, la complexin fsica, el maquillaje que se use,
el comedimiento y los buenos modales que se practiquen.
Buena vista
Modulacin y volumen adecuado de la voz
Coordinacin motriz

ETICA PROFESIONAL
Al hablar de tica profesional nos referimos al comportamiento moral del personal de oficina en el ejercicio
de sus funciones en una empresa.
NORMAS DE CORTESA
Las normas de cortesa deben observarse en el compartir diario. El mostrar un comportamiento adecuado
en cada ocasin y en cada lugar permite que las relaciones interpersonales y la comunicacin con los
compaeros de trabajo sean efectivas. Las siguientes normas de cortesa deben estar siempre presentes:
-

Saludar y responder al saludo cuando se recibe.

Respetar los derechos de los dems.
Cumplir con los deberes.
Desempear el trabajo con agrado y eficiencia
Observar un comportamiento corts en todo momento

La etiqueta puede ayudarte a desenvolverte armoniosamente y con xito en una reunin, en la mesa y en
las distintas actividades sociales. La falta de etiqueta puede afectar la imagen que se proyecta.

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IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL

El personal de oficina debe tener una apariencia profesionalmente adecuada. Una presentacin personal
excelente se refleja no slo en el vestuario, sino tambin en el estado de salud, en el maquillaje que se
utiliza, en los accesorios y en los modales. Por tanto, debe escogerse la vestimenta adecuada para el
ambiente de trabajo, y se debe ser pulcro en el aseo personal.
Toda oficinista debe proyectar una imagen profesional positiva, y una gran calidad humana. Demostrar
profesionalismos es hacer las tareas asignadas con calidad, llegar a tiempo al trabajo y hacer buen uso de
los materiales y del tiempo. La apariencia fsica y el comportamiento social correcto contribuyen a crear
una imagen profesional positiva.
La posicin administrativa implica contacto con el pblico, por tanto, es imprescindible el uso de
vocabulario culto, habilidad para conversar sobre temas de actualidad, el ofrecer un trato amable y
simptico a la par de la higiene corporal, de una vestimenta apropiada, del uso de reglas de etiqueta y de
actitudes positivas.
VESTIMENTA
El atuendo que se seleccione para asistir a la oficina debe proyectar profesionalismo y buen gusto. Cada
persona debe considerar sus gustos, su figura, el clima y la comodidad y seguridad que le ofrezcan los
diferentes atuendos. Los accesorios deben ser adecuados para el ambiente de trabajo. El calzado debe
proveer seguridad y debe armonizar con la vestimenta. Debe mantenerse una postura adecuada, caminar
con elegancia, seguridad y con la cabeza erguida.
En muchas empresas los empleados utilizan uniformes para asistir diariamente al trabajo. El uniforme
ayuda a proyectar una imagen de la empresa y hace lucir al empleado ms profesional. El mantenimiento
del uniforme es responsabilidad del empleado, y algunas empresas no permiten variaciones personales.
Otras, por el contrario, establecen las variaciones y preferencias aceptadas. Siempre debe lucir limpio,
planchado y en buenas condiciones.
COMPORTAMIENTO EN LA OFICINA
El comportamiento en la oficina debe ser una extensin del comportamiento habitual, sin fingimiento. Al
compartir con el equipo de trabajo debe ofrecerse un saludo a los compaeros de trabajo al entrar y salir
de la empresa, conocer los nombres de cada compaero, visitante y superiores y utilizarlos evitando las
palabras cariosas. Los gestos, miradas y expresiones de mal gusto deben evitarse en el ambiente de
oficina. Por tanto, deben evitarse rumores y los chismes ni mucho menos demeritarse ni perjudicar la labor
de los compaeros.
El comportamiento en la oficina debe ser natural y espontneo; no se trata de poner mscaras y adoptar
actitudes fingidas, pero se recomienda tener presente lo siguiente:
-

Usar los nombres de pila entre compaeros y de acuerdo con las policitas establecidas en cada
empresa anteponer el tratamiento social o titulo al dirigirse a los directivos e indiscutiblemente a

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todos los visitantes y clientes. Nunca dirigirse a ellos utilizando apodos o diminutivos o palabras
melosas o cariosas.
Saludar a los compaeros de trabajo al entrar y salir de la empresa, con amabilidad y cortesa.
Evitar hacer entrevistas de cortesa en corredores, elevadores u otros sitios de trabajo.
Evitar el arreglo personal en la oficina.
Evitar los rumores y chismes de todo tipo
Ser leal con la empresa, los compaeros y el jefe.
La presencia fsica debe ser agradable, natural y discreto.
El maquillaje debe ser acordes con nuestra responsabilidad, estatura y conformacin fsica; por lo
que se debe evitar aquellos exagerados.
Nunca masticar chicle.
No ingerir alimentos en zonas abiertas, a la vista del pblico y menos en el escritorio.
Evitar utilizar gestos, miradas, expresiones o ademanes que puedan ser interpretados en doble
sentido o de mal gusto.
Siempre contestar el telfono antes de que el timbre suene tres veces: saludar identificar a la
empresa u oficina e identificarse personalmente.
Tratar a los principiantes o personal de nuevo ingreso como nos gustara ser tratados en nuestro
inicio.
Interactuar en el mbito laboral en el que nos desempeamos.