TEMA 2. SELECCIN DEL PROVEEDOR.

INDICE TEMA 2.
1. EVALUACIN DE LAS OFERTAS.
Pasos a seguir
Factores de seleccin (econmicos, de calidad, de servicio).
2. CRITERIOS DE VALORACIN.
3. SELECCIN DEL PROVEEDOR.
Fichero de proveedores. Su finalidad. Contenidos.
4. NEGOCIACIN DE LAS CONDICIONES.
i. Los descuentos.
ii. El plazo de pago.
iii. Los gastos de transporte.
iv. Envases, embalajes y otros servicios.

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TEMA 2. SELECCIN DEL PROVEEDOR. Gestin de aprovisionamiento.

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1. EVALUACIN DE LAS OFERTAS.

En la peticin de los presupuestos es importante evaluar factores como la calidad del producto, el
precio, los descuentos, el plazo de entrega, los gastos de transporte, el embalaje, la forma de pago y
otros parmetros como la reputacin del proveedor, el servicio que ofrece en caso de reposicin, el
servicio postventa

Los pasos a seguir para evaluar y comparar la informacin recibida son los siguientes:

PRESELECCIONAR las ofertas recibidas. Para sintetizar el trabajo eliminamos la oferta del
proveedor que no se ajusta a nuestras condiciones principales.
Completar una ficha para cada proveedor. La ficha debe contener los datos de identificacin
de la empresa, los productos que puede suministrar y las condiciones comerciales que
ofrece.
Elaborar un cuadro comparativo de ofertas.

LOS FACTORES DE SELECCIN.

Los elementos de seleccin que se valoran en las ofertas se agrupan en factores econmicos, de
calidad y de servicio.
Los factores econmicos. Son precio unitario, descuentos comerciales y rappels; gastos de
transporte, embalaje, carga y descarga, etc., y plazo de pago. El criterio general es elegir la oferta
cuyo importe total sea meno, y cuando dos proveedores presenten la misma oferta se elegir
aquella cuyo producto sea de mayor calidad.
Los factores de calidad. Son evaluables cuando la prioridad principal es la calidad del producto. Para
ello, se analizan las muestras recibidas, las caractersticas tcnicas, las pruebas de funcionamiento,
etc. Como es obvio cuando dos artculos sean de la misma calidad, se elegir el que resulte ms
econmico.
Los factores de servicio. Comprenden aspectos comerciales relacionados directa o indirectamente
con el artculo, como pueden ser: plazo de entrega, servicio postventa, asistencia tcnica y atencin
al cliente, perodo de garanta, prestigio del proveedor, aceptacin del producto en el mercado
estos parmetros los debemos considerar pues algunas veces la oferta ms barata o la de mejor
calidad no es la ms conveniente par la empresa. Por ejemplo, cuando se fabrica en serie el plazo de
entrega del proveedor es muy importante, puede suponer para el proceso por falta de suministro.
Otras veces, recopilando informes financieros y comerciales evitamos problemas futuros, ante una
posible suspensin de pagos o quiebra de la empresa suministradora.

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2. CRITERIOS DE VALORACIN.
Este proceso consiste en asignar un total de puntos que se reparten entre los tres factores
(econmicos, de calidad y de servicio) en funcin de la importancia que tenga cada uno de ellos.
Para ello, antes de proceder a evaluar los factores de seleccin se establece el baremo o criterio de
puntuacin, segn el peso especfico que sobre el total representa cada una de las variables
consideradas. Por ejemplo, de un total de 100 puntos la empresa puede considerar que el factor
calidad es el ms importante y le asigna 50 puntos, al econmico 30 y a los servicios aadidos 20.
El paso siguiente es calcular la puntuacin que, sobre la base del baremo, ha obtenido cada una de
las ofertas preseleccionadas. La puntuacin total indica el proveedor ms idneo; aunque a veces, la
oferta que ha obtenido la puntuacin ms alta no corresponda exactamente a las necesidades de la
empresa.
Ver ejercicio TAPIZADOS DECOR.

3. SELECCIN DEL PROVEEDOR.

Generalmente, cuando es la primera compra, que hacemos al proveedor, la decisin es conjunta o se
consulta con otras personas de la empresa, aunque no estn implicadas en el proceso de compra. En
estos casos, es inevitable la diversidad de opiniones, que conllevan el retrasar la decisin final.
Una vez elegido el proveedor o proveedores, debemos responder a todas las empresas que enviaron
su oferta. En la carta enviada a los seleccionados notificaremos la decisin final que hemos tomado y
las razones que nos han impulsado a ello. Mientras que a los proveedores no seleccionados les
indicaremos las causas por las que no hemos aceptado sus condiciones, porque pudieran realizar
nuevas ofertas. No debemos olvidar que una oferta puede no ser interesante en el presente, pero
puede ser de gran utilidad en el futuro (es conveniente dejar una puerta abierta para posibles
negociaciones comerciales).

EL FICHERO DE PROVEEDORES.
Para muchas empresas las fuentes de aprovisionamiento suelen cambiar de temporada en
temporada. Por ejemplo, las tiendas de ropa necesitan comprar abrigos, trajes de otoo, baadores
o vestidos de verano; como es obvio, esta variedad de artculos se obtiene de distintos fabricantes.
Por eso, es conveniente llevar un fichero de nuestros proveedores habituales. Adems, el
departamento comercial debe conservar, al menos, una copia de las operaciones que realiza el
personal de sus distintas secciones; y tambin es imprescindible que el comprador tenga a su
disposicin toda la informacin posible sobre las empresas o personas con las que debe mantener
relaciones comerciales.

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La finalidad del fichero es poder obtener rpidamente los datos de los suministradores para
solicitar presupuesto, informacin o enviar los pedidos. Por eso, las condiciones que debe reunir un
buen fichero son:

Que contenga todos los datos necesarios y rigurosamente actualizados.

Que las fichas estn ordenadas o clasificadas, bajo un sistema de fcil localizacin.
Que exista un duplicado en lugar seguro, para los casos de extravo o hurto.

La ficha de proveedor es un documento que usa todo el personal de compras, sin ella su trabajo
sera poco menos que imposible. El contenido de una ficha de modelo estndar es el siguiente:
Datos de identificacin del proveedor: nombre o razn social, CIF, cdigo, direccin
completa, telfono, fax
Artculos que fabrica o comercializa: modelo, tallas, colores, unidad de venta, lote,.
Condiciones comerciales: precio, descuentos, forma de pago, plazo de entrega, gastos
(envases, transporte, seguro), servicios que proporciona, etc.
Observaciones: aqu se suele anotar el resultado de las pruebas realizadas a las muestras o
los informes recibidos.

4. NEGOCIACIN DE LAS CONDICIONES.

La negociacin es una prctica muy habitual en las operaciones de compraventa entre empresas. Los
comerciantes mayoristas y detallistas compran los productos que demandan sus clientes, pero al
coste que les permitan obtener un margen de beneficio razonable.
Durante la fase de negociacin, adems de ajustar los precios, tambin se establecen acuerdos sobre
los descuentos que concede el proveedor; el plazo de pago; las condiciones del transporte; los
envases, embalajes y otros servicios, que no se especificaron en la oferta y pudieran ser negociables.

LOS DESCUENTOS.
Forman parte de la prctica habitual del comercio. Cuando los fabricantes ofertan sus productos a
un precio fijo, el comerciante trata de aminorar el importe de la compra a travs de los descuentos.
Generalmente, los descuentos que ms se utilizan son: POR PRONTO PAGO, POR VOLUMEN, DE
TEMPORADA Y DE PROMOCIN.
Descuentos comerciales. Es un porcentaje que se aplica sobre la lista de precios del proveedor; se
utiliza como descuento nico, aunque puede ir acompaado de un descuento por cantidad.
Generalmente, el fabricante concede este tipo de descuento al mayorista que realiza funciones de
almacenaje y distribucin, en estos casos se conoce como descuento funcional.
El mayorista est interesado en este descuento porque puede vender a los precios listados por el
fabricante y obtener beneficios.
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Descuentos por pronto pago. Se concede por realizar el pago al contado o dentro de un perodo
determinado. Por ejemplo, un fabricante oferta sus ventas con pago a 90 das; si el comprador paga
al contado, le concede un descuento del 5% y por pagar a 30 das el 2%.
Descuentos por volumen o rappels. El proveedor concede estos descuentos para que la compra
sea de mayor volumen o par que el comprador adquiera mayor nmero de artculos durante un
perodo de tiempo. Los descuentos por volumen pueden ser de dos tipos:

Rappels acumulativos. Se calculan sobre el importe total de las compras o en base al

nmero de unidades adquiridas durante un perodo. Por ejemplo, el descuento
puede ser del 5% si las compras anuales son superiores a 40.000 , o si durante un
trimestre las compras de un artculo ascienden a 2.000 unidades. En ambos casos los
descuentos son liquidables al final del perodo.
Rappels no acumulativos. El descuento se aplica a la cantidad que adquiere el
comprador en un solo pedido. Por ejemplo, el descuento puede ser el 2% en un
pedido de 1.000 a 2.000 unidades y el 3% si la compra es de 2.001 a 3.000 unidades.

La ventaja de los descuentos acumulativos frente a los no acumulativos es que el comprador no

tiene que adquirir ms de lo que puede almacenar o vender, excepto cuando se acerca el momento
de la liquidacin del descuento. Otras veces, el proveedor aplica descuentos indirectos por
cantidad; stos son cantidades extra que se entregan gratis del mismo artculo o de otro diferente,
pero vendibles por separado.
Descuentos de promociones. Estos descuentos se conceden cuando el comprador adquiere los
productos con bastante antelacin a la temporada de ventas. Por ejemplo, cuando el comprador
adquiere juguetes seis meses antes de exponerlos a la venta.
Las compras anticipadas permiten al fabricante planificar mejor la produccin. El comprador, por su
parte, adems de beneficiarse con el descuento obtiene productos de mejor calidad que los
fabricados bajo presiones para cubrir la demanda.
Descuentos de promociones. El descuento promocional es una reduccin en el precio para que el
comprador promocione los productos del fabricante. Cuando ste concede al comerciante este
descuento es para que haga publicidad del producto en los medios de difusin local o exhiba los
artculos en el lugar ms destacado del escaparate o expositor. La gratificacin tambin puede ser
una cantidad de productos gratis o una subvencin promocional.

EL PLAZO DE PAGO.
Es el tiempo que transcurre desde que se realiza la compra hasta que se cancela la deuda contrada.
Este tiempo conocido como perodo de crdito se inicia el da que el vendedor emite la factura y
finaliza el da que figura en el propio documento como fecha de vencimiento.

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Una vez que se ha establecido la fecha de pago, si el comprador no paga en el da indicado, el

vendedor tiene derecho a cobrar los intereses correspondientes a los das de demora.
Los plazos que ms se utilizan en las relaciones comerciales son:
Pago a plazo ordinario. Cuando la fecha de pago coincide con la fecha de la factura que,
generalmente, suele ser la fecha de entrega de la mercanca. La fecha de la factura determina el
vencimiento del pago.
Plazo con pago postfechado. Cuando el vencimiento se fija en una fecha posterior a la de la factura,
es decir, en la factura se especifica que el vencimiento es a 45 das/fecha fra., en este caso, el pago
tendr lugar 45 das despus de la fecha de la factura.
Pago con plazo extra: consiste en otorgar al comprador unos das extra antes de que se haga
efectivo el plazo del crdito. Por ejemplo, una factura cuyo pago est expresado vencimiento a 90
das/fecha fra., 30 d/extra. El comprador dispone de 90 das para aprovechar la ventaja del
descuento por pronto pago y, adems, dispone de 30 das para pagar la cantidad sin que el vendedor
le aplique recargo.
Pago a partir de FDM (fin de mes): el plazo de crdito se inicia a finales del mes en el cual tuvo lugar
la compra, y no a partir de la fecha de la factura. Generalmente, cuando se hacen varias compras en
el mismo mes se pagan todas juntas en el da lmite del mes siguiente.
Pago con plazo a partir de RDP (recepcin del producto). El plazo de pago se inicia el da que el
comprador recibe la mercanca y no con la fecha de la factura.
Pago bajo la condicin COD (cbrese o devulvase). El pago tiene lugar en el mismo momento que
se recibe la mercanca. Estas condiciones se utilizan en las compras por correo cuyo pago es contra
reembolso o cuando el vendedor duda de la capacidad de pago del cliente.
Pago anticipado. El importe de la factura se paga antes de la fecha establecida por el proveedor.

LOS GASTOS DE TRANSPORTE.

Se originan por trasladar la mercanca desde el almacn del vendedor hasta el punto de venta o
almacn del comprador. Segn el medio de transporte utilizado, se denominan portes o fletes.
Portes: cuando el recorrido se realiza por carretera o ferrocarril (transporte terrestre).
Fletes: cuando del trayecto se hace en barco o en avin (transporte fluvial o areo).
Respecto a la entrega de de la mercanca, las condiciones establecidas por el proveedor pueden ser:
entrega en el punto de venta o entrega a domicilio. El comprador, siempre que sea posible,
negociar las condiciones del transporte, pues su objetivo es conseguir que los gastos sean a cargo
del proveedor. Las razones de esta negociacin son:
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Los gastos de transporte incrementan el coste del producto, ste es igual al importe de la
compra ms todos los gastos hasta su disponibilidad para la venta.
El coste del transporte siempre va unido al del seguro, por los riesgos que pueda sufrir la
mercanca durante el trayecto.
El proveedor puede conseguir el transporte a menor coste, pues est familiarizado con rutas
y medios y, adems, puede aprovechar el mismo viaje para la entrega a varios clientes.

Para establecer las condiciones o quin debe soportar los gastos del transporte y sus anexos (seguro,
carga y descarga), las frmulas ms utilizadas son las conocidas como clusulas Incoterms. El uso
de estas clusulas es frecuente en las ventas de plaza a plaza y en operaciones de compraventa
internacional.

ENVASES, EMBALAJES Y OTROS SERVICIOS.

Son elementos que incrementan el coste del producto. El envase es el envoltorio primario que est
en contacto directo con la mercanca y sirve como continente de la misma, por ejemplo, el papel de
un kilo de azcar, el cartn de un paquete de detergente Por el contrario, el embalaje es un
envoltorio secundario que otorga al producto proteccin y presentacin para su distribucin
comercial, por ejemplo el plstico que envuelve 24 latas de refresco.
Normalmente, los artculos destinados al consumidor final los envasa el fabricante y el coste del
envase se incluye en el precio del producto. Otras veces el mayorista adquiere la mercanca a granel,
porque dispone de medios para realizar el proceso de envasado y empaquetado, para vender el
producto con su propia marca (marca blanca).

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