SISTEMA INFORMTICO

DE GESTIN CENTRALIZADA
DE DOCUMENTACIN

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CAPTULO 1
NDICE

CONTENIDOS

CAPTULO 1

<>

PROPSITOS

~ Presentacin oficial
~ Sntesis
Definicin y objetivos
Caractersticas y funcionalidades
~ Uso del manual

CAPTULO 2

<>

FUNCIONALIDADES

~ Perfiles
Solicitante
Funcionario
Directivo

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E

CAPTULO 3

<>

ANEXO

~ Vistas generales
Barra de navegacin
Trmites
Funciones del perfil Funcionario
Funciones del perfil Directivo
Bsqueda avanzada
~ Enlaces

Lema o eslogan de la empresa

CAPTULO 1 <>
PROPSITOS

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I 4/50

CAPTULO 1
PRESENTACIN OFICIAL

Lema o eslogan de la empresa

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E

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CAPTULO 1
SNTESIS

DEFINICIN Y OBJETIVOS

es un sistema interactivo basado en una aplicacin de entorno

grfico. Los usuarios acceden a una base de datos centralizada a
travs de un navegador, con la posibilidad de consultarla y/o
modificarla.

A nivel institucional, su diseo se enfoca en:

Facilitar a la institucin el manejo de expedientes.
Brindar control y seguimiento de los mismos.
Obtener informacin respecto a los trmites.

CARACTERSTICAS Y FUNCIONALIDADES PRINCIPALES

Soporte de cualquier trmite dentro el dinamismo institucional.

Integracin con el sistema de cobro para los trmites arancelados.

Clasificacin de la informacin segn la relevancia de los roles.
Registro de datos del expediente (Solicitante, trabajos realizados, observaciones,
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E

atrasos, notificaciones realizadas, etc...)

Publicidad/Privacidad de la informacin de los expedientes.

Notificaciones (memorndums, registro de correos electrnicos y recados telefnicos).

Manejo de copias, actualizaciones y asociaciones entre expedientes.

Seguimiento de la documentacin fsica y digital de los expedientes.
Deteccin de atrasos y cuellos de botella de los expedientes.

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CAPTULO 1
USO DEL MANUAL

FORMAS EN QUE SE PUEDE CONSULTAR ESTE DOCUMENTO

Este manual se ordena por categoras para agrupar la informacin

desde diferentes puntos de vista, de cara al tipo de consulta que se quiera
hacer al respecto de la aplicacin
.

~ Ya que esta utilidad se dise con unos propsitos especficos, se

presenta primeramente la informacin bsica de comprensin de los
mismos a nivel institucional.
sto permite describir de forma bsica los enfoques con que se ha
desarrollado el sistema, para concebirlo como un medio a travs del
cual cumplir una o varias tareas concretas.
Entre esta informacin, se pueden consultar, por ejemplo, los servicios
y prestaciones que ofrece en comparacin con mtodos tradicionales, o
tambin las diversas facetas que puede tomar en funcin de los
diferentes usuarios.
~ Adems de la parte conceptual, es bsico conocer las funcionalidades
y proyecciones tcnicas que hacen de este sistema de gestin una
programacin y consecucin lgica y ordenada de operaciones
informticas que han de ser asimiladas y aplicadas con soltura desde
las dependencias desde las que se maneje.
En esta parte del manual se pretenden mostrar los tipos de funciones y
diversos mtodos que se ofrecen para consultar, actualizar o
gestionar los trmites.
As mismo, se presentan los detalles hasta los que llegan todos los
apartados de la aplicacin, para definir los lmites de cada operacin.

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E

~ Se agrega tambin una serie de esquemas de las pantallas frecuentes

con sus partes interactivas; vendran a ser un resumen para usuarios
que pretenden adaptarse al sistema haciendo una consulta rpida.
Y, por ltimo, un listado de enlaces directos a estas y otras pantallas en
el manual y tambin en el sistema GDoc.

**NOTA** Los ejemplos del manual pueden NO servir de referencia.

Lema o eslogan de la empresa

CAPTULO 2 <>
FUNCIONALIDADES

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CAPTULO 2
PERFILES

CLASIFICACIN Y ROLES DE USUARIOS

Se presentan a continuacin los 3 perfiles existentes:

- Solicitante
Este acceso corresponde a las personas que inician un trmite,
y sirve para consultar el progreso del mismo.
Gracias a los sistemas de clasificacin y seguimiento, es posible
utilizar diversos y alternativos mtodos de consulta:
- lector de cdigo de barras
- pantalla tctil
- Internet

- Funcionario
Desde este perfil se tramitan los expedientes, as como tambin se
editan y actualizan datos que ataen a los mismos.
Tambin se puede consultar informacin acerca de la institucin.

- Directivo
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E

En este otro perfil de usuario, se consulta informacin referente al

desarrollo de los trmites, pudiendo obtener datos estadsticos.
Adems, es inherente la capacidad de realizar operaciones que,
por su contexto exclusivo, no se encuentran disponibles en el
perfil Funcionario, bien por falta de correspondencia con el
modus operandi adecuado, o bien por seguridad y proteccin del
sistema de gestin institucional de los trmites, y de los trmites
mismos. sto incluye cambios y actualizaciones de expedientes.
NOTA: Los accesos de Funcionario y Directivo son visibles en pantalla
nicamente para los usuarios con Perfil de Directivo. Significa que
el Funcionario acceder con sus datos de conexin de forma directa a la
pantalla inicial donde se muestran los expedientes y otros accesos, y slo
el Directivo podr elegir el mbito donde realizar tareas en
.

Lema o eslogan de la empresa

SOLICITANTE

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CAPTULO 2
SOLICITANTE

CONSULTA DE EXPEDIENTE 1/2

El Solicitante que inicia trmites en Mesa de Entrada, puede consultar

su estado a travs de la Cdula o RUC, filtrando y refinando la bsqueda
con otros criterios, (N Exp., Estado del trmite, Ao)
En la pantalla de acceso de

figura el enlace para consultar.

**NOTA** Todo el procedimiento de consulta de trmites en

a partir de este paso, es semejante para los 3 perfiles, sto
es, Solicitante, Funcionario y Directivo

Nos lleva a la pantalla donde realizar la bsqueda:

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E
Figuran todos los trmites asociados a la Cdula o RUC, pudiendo
ver ms detalles al pulsar el botn de consulta o el n de Expediente:

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CAPTULO 2
SOLICITANTE

CONSULTA DE EXPEDIENTE 2/2

Al entrar en uno de los trmites de la cdula o RUC, se ve un resumen

en el cual figuran datos bsicos como el asunto de la solicitud.

En realidad, son diferentes presentaciones de la misma informacin,

en los que, a lo sumo, podremos consultar detalles como el motivo,
el responsable institucional en ese punto e informacin de contacto
del Solicitante en ese trmite.

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E

Por ltimo, cada trmite se desglosa de esta manera:

Categora: Expediente
Subcategora: Actividades (todas las Actividades componen el Expediente)

Lema o eslogan de la empresa

FUNCIONARIO

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CAPTULO 2
FUNCIONARIO - ENTRADA

NUEVO TRMITE 1/2

Cualquier asunto o solicitud de los que se quieran dar constancia,

sern registrados a travs de la Mesa de entrada.
Mediante ese sistema de entrada, se certifica la validez de las copias
que se entregan, marcando ambas con una numeracin idntica,
(correlativa al ltimo trmite iniciado por la Institucin), y una fecha
referencial.
A continuacin se introduce una de ellas en el circuito de trmites
vigentes, a la vez que el Solicitante queda en posesin de la otra.
Para realizar esta operacin desde
se debe, previamente,
reconocer la tipologa o categora del nuevo trmite.
La Institucin puede editar, a travs del perfil de Directivo, los
diferentes contenedores en los que ir introduciendo todos los
trmites, de manera que resulte favorable para el seguimiento y
consulta posteriores.
Para iniciar trmites se pulsa en la columna Iniciar Nuevo en el
nivel (fila) correspondiente a la categora en que vayamos a incluir
dicho trmite.

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E

Se realiza una bsqueda del Solicitante (ya que puede figurar en la base
de datos de anteriores trmites), y, una vez localizado o dado de alta*, se
pasa a otra pantalla desde donde se pueden realizar la mayora de
las operaciones que conciernen al nuevo trmite o expediente.
* De no figurar en la base de datos, se rellenan los campos con los datos personales.
Se explica a continuacin.

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CAPTULO 2
FUNCIONARIO - ENTRADA

NUEVO TRMITE 2/2

Existe una opcin de bsqueda, ya que es posible que el Solicitante

est registrado y figure en la base de datos.
Rellenando alguno de sus campos, se importa la informacin, con
la opcin de agregar ms datos, para luego confirmar la Ficha
como correcta para iniciar el trmite.

Nota: En el campo Razn Social es posible escribir de forma libre.

Sin embargo, y para agilizar el proceso, se puede pulsar en
el icono de bsqueda (lupa) para revisar las entradas usadas
anteriormente y seleccionar la que interese, evitando as
escribir repetidamente la misma informacin.
Aqu el desglose final de datos y la confirmacin:

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E

Como se puede comprobar en el campo Nro de Expediente, este

es el ltimo paso antes de iniciar el nuevo trmite, y, aunque exista
la posibilidad de hacer correcciones en estos datos a posteriori, el
registro correlativo de nmeros de expediente ocurre aqu.

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CAPTULO 2
FUNCIONARIO - ENTRADA

FLUJO DE ENTRADAS

Este paso intermedio, entre la introduccin de un nuevo

trmite y la edicin y gestin del mismo, es importante a la hora de
manejar el flujo de trabajo, ya que vara segn variados criterios,
en donde los Solicitantes podran acumularse y llegar a saturar la
recepcin de la mesa de entrada.
Para estos casos existe la opcin de hacer registros rpidos de los
trmites, pudiendo imprimir constancia para el Solicitante, y as
no invertir excesivos minutos en las altas, hecho acumulativo de una
demora que desemboca en largos tiempos de espera de prximos
Solicitantes, pudiendo adems generar otras situaciones.

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E

Basta con pulsar en Iniciar otro expediente para recibir

a un nuevo Solicitante y comenzar el registro de otro trmite.
Se puede imprimir el ticket referencial para entregar al Solicitante,
o se puede tambin procesar el expediente para que inicie su curso
entre las dependencias necesarias para su resolucin.
Ahora se observa el campo Nmero, y se puede comprobar que ha
sucedido el registro de un nuevo expediente, su numeracin ya
figura, sucesiva a la ltima realizada.
** NOTA ** Esta configuracin de la numeracin puede variarse a
voluntad desde el perfil Directivo, de modo que el
perfil Funcionario introduzca manualmente el n de
expediente; (O que no sea generado automticamente).

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CAPTULO 2
FUNCIONARIO - PROCESAMIENTO

PROCESAR TRMITE 1/6

Procesar un trmite consiste en, una vez recopilada la

informacin necesaria del Solicitante creando un expediente,
remitirlo a otros Departamentos, de modo que vaya avanzando
por pasos concretos, y quede completada y resuelta la solicitud.
Existen 2 modos en los que acceder al procesamiento:
- Desde la pantalla de trmite nuevo, al iniciar el expediente:

o bien
- Al ser recibido desde otra seccin, a travs del men principal,
pulsando en el nmero que figura (en cada categora) en la
columna Exp. A Procesar. Este nmero indica la cantidad de
trmites pendientes en el usuario (departamento) actual:
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E

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CAPTULO 2
FUNCIONARIO - PROCESAMIENTO

PROCESAR TRMITE 2/6

En este segundo caso, desde la pantalla principal de recepcin,

veremos que en la columna Exp. A Recibir figuran cifras indicando la
cantidad de expedientes a procesar que se han recibido en el Dpto..
Ah se comprueban datos como la procedencia, el destino o el asunto,
y se reciben para su procesamiento, pudiendo devolverlo a su origen;
(si se detecta un motivo por el cual no recibirlo, sta es la ltima instancia.
Slo el perfil Directivo ofrece la opcin de reiniciarlo)

Una vez recibido, pasa a la opcin de Procesamiento en el Dpto..

Cuando consultamos los expedientes pendientes de procesamiento,

vemos en pantalla lo siguiente:
I
E

Al ingresar en cualquiera de ellos (pulsando en su Nro. Exp.),

pasamos a la pantalla desde la cual se gestiona el trmite.

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CAPTULO 2
FUNCIONARIO - PROCESAMIENTO

NDICE

Dicha pantalla se compone de un ndice, a la izquierda de la misma...

En concreto,
al procesar los
expedientes
pendientes,
llegamos
directamente
a la 2 seccin

I
E

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CAPTULO 2
FUNCIONARIO - PROCESAMIENTO

PROCESAR TRMITE 3/6

y a la derecha se muestran los contenidos de cada apartado:

Datos del Solicitante

Trmites en las secciones actual o anteriores

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E

Se pueden imprimir comprobantes para archivo o impresin

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CAPTULO 2
FUNCIONARIO - PROCESAMIENTO

PROCESAR TRMITE 4/6

Expediente fsico

Archivos adjuntos

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E

Observaciones

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I 21/50

CAPTULO 2
FUNCIONARIO - PROCESAMIENTO

PROCESAR TRMITE 5/6

Actualizacin del Expediente

Remisin de copias

I
E

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I 22/50

CAPTULO 2
FUNCIONARIO - PROCESAMIENTO

PROCESAR TRMITE 6/6

Remisin del expediente

Cerrar expediente

I
E

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I 23/50

CAPTULO 2
FUNCIONARIO - DATOS GENERALES

ACCESO E NDICE

Desde el perfil Funcionario se pueden editar y consultar

diversos datos de la Institucin, de utilidad para los trmites.
Siempre en la barra de navegacin se encuentra el acceso:

El ndice se presenta as:

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E

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I 24/50

CAPTULO 2
FUNCIONARIO - DATOS GENERALES

FUNCIONES

Nacionalidades

I
E

Consulta, edicin y alta de Nacionalidades del sistema.

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I 25/50

CAPTULO 2
FUNCIONARIO - DATOS GENERALES

FUNCIONES

Ciudades

I
E

Consulta, edicin y alta de Ciudades del sistema.

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I 26/50

CAPTULO 2
FUNCIONARIO - DATOS GENERALES

FUNCIONES

Funcionarios

I
E
Consulta, edicin y alta de Funcionarios del sistema.

Cambio de contrasea
(para todos los servicios que se refieren al usuario, incluido el Correo Electrnico)

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CAPTULO 2
FUNCIONARIO - DATOS GENERALES

FUNCIONES

Solicitantes

I
E

Consulta, edicin y alta de Solicitantes del sistema.

Consulta de todos
los Solicitantes

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I 28/50

CAPTULO 2
FUNCIONARIO - DATOS GENERALES

FUNCIONES

Institucin

Consulta, edicin y alta de Institucin del sistema.

I
E

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I 29/50

CAPTULO 2
FUNCIONARIO - DATOS GENERALES

FUNCIONES

Secciones

I
E

Consulta, edicin y alta de Secciones del sistema.

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I 30/50

CAPTULO 2
FUNCIONARIO - DATOS GENERALES

FUNCIONES

Tipo de documento

Consulta, edicin y alta de Tipo de documento del sistema.

Lista de documentos

I
E

Consulta, edicin y alta de Lista de documentos del sistema.

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I 31/50

CAPTULO 2
FUNCIONARIO - RESOLUCIONES

ACCESO, CONSULTA Y GESTIN

Las Resoluciones se pueden consultar o agregar desde el

perfil de Funcionario, en la barra de navegacin figura el acceso:

Rellenando los campos se buscan Resoluciones existentes,

o agregan nuevas

I
E

Consulta, edicin y alta de Tipo de documentos del sistema.

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I 32/50

CAPTULO 2
FUNCIONARIO - NOTIFICACIONES

NOTIFICACIONES

A travs de las Notificaciones se hacen los comunicados.

I
E

Consulta, edicin y alta de Notificaciones

Lema o eslogan de la empresa

DIRECTIVO

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I 34/50

CAPTULO 2
DIRECTIVO

PANTALLA DE INICIO DIRECTIVO

Al ingresar el usuario y clave en

, lo primero con que nos
encontramos es con la opcin de operar desde 2 perfiles distintos.

Al seleccionar Directivo, pasamos directamente al ndice de acciones:

I
E

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CAPTULO 2
DIRECTIVO - FUNCIONES

NDICE

Al igual que el perfil Funcionario, muestra un ndice con las Funciones

I
E

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I 36/50

CAPTULO 2
DIRECTIVO - FUNCIONES

ADMINISTRACIN Y CONSULTAS

Bsicamente, se pueden realizar consultas de los trmites segn

diferentes criterios de inters, (y obtener estadsticas e informes), as
como cierta administracin de los expedientes.

Consulta de expedientes

I
E
Reiniciar expedientes

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I 37/50

CAPTULO 2
DIRECTIVO - FUNCIONES

ADMINISTRACIN Y CONSULTAS

Re-Abrir expedientes

Usuarios en lnea

Por Dpto.

I
E

Por fecha

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I 38/50

CAPTULO 2
DIRECTIVO - FUNCIONES

ADMINISTRACIN Y CONSULTAS

Expedientes por seccin

Se muestra un ejemplo de una estadstica:

I
E

Se incluyen la fecha y la hora de los datos

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I 39/50

CAPTULO 2
DIRECTIVO - FUNCIONES

ADMINISTRACIN Y CONSULTAS

Expedientes por trmite

I
E

Para imprimir o archivar

informes estadsticos

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I 40/50

CAPTULO 2
DIRECTIVO - FUNCIONES

ADMINISTRACIN Y CONSULTAS

Configuracin

I
E

Asuetos y feriados

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I 41/50

CAPTULO 2
DIRECTIVO - FUNCIONES

ADMINISTRACIN Y CONSULTAS

Meta-Informe (Informe detallado)

I
E

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I 42/50

CAPTULO 2
DIRECTIVO - FUNCIONES

PLANTILLA DE TRMITES

En este apartado figuran y se editan las categoras de clasificacin

de trmites, segn los cuales se ingresan las nuevas entradas de
expedientes, pudiendo crear sub-categoras (Actividades).

I
E

Lema o eslogan de la empresa

CAPTULO 3 <>
ANEXO

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I 44/50

CAPTULO 3
VISTAS GENERALES (I)

PERFILES

En esta pgina se indican los elementos con los que interactuar,

referentes al perfil de usuario, segn el cual se realizan unas
operaciones u otras. Los perfiles son Funcionario y Directivo.
Slo los usuarios Directivo vern esta pantalla de acceso.
~ Adems, figuran otros accesos: Inicio, Bsqueda, Salir y Ayuda.
stas son las operaciones en el perfil Funcionario:
- Recibir, enviar, consultar, iniciar o modificar Trmites.
- Consultar o agregar Resoluciones.
- Consultar o modificar Informacin Institucional.
- Crear o modificar Planillas de Trmites.
stas son las operaciones en el perfil Directivo:
- Consultar (de forma avanzada) y gestionar Trmites.
- Consultar Usuarios y otras informaciones.
- Configurar el sistema.
- Todas las operaciones del perfil Funcionario.

I
E

Funcionario

Directivo

Otros accesos

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CAPTULO 3
VISTAS GENERALES (II)

BARRA DE NAVEGACIN

En esta pgina se indican los elementos con los que interactuar,

e informacin, referentes a la gestin de Resoluciones, Informacin
Institucional y Configuraciones.
Adems se hallan los accesos ms comunes, como Inicio, Bsqueda
y Salir.

Inicio

Plantilla de Trmites
Resoluciones
Datos Generales

Bsqueda
Perfil
y
Usuario
I
E

Departamento
del usuario

Salir

Hora
Ayuda

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I 46/50

CAPTULO 3
VISTAS GENERALES (III)

INICIO EN EL PERFIL FUNCIONARIO

En esta pgina se indican elementos con los que interactuar,

referentes a la creacin y procesamiento de entradas, la recepcin
de otras emitidas por otros departamentos, o la bsqueda y consulta
de las mismas.
Se tramitan desde aqu los Expedientes y las Notificaciones.

Buscar Expedientes

Recibir Expedientes
Mostrar/Ocultar Copias

Notificaciones

I
E

Recibir Expedientes
Iniciar Expediente nuevo
Procesar Expedientes

1d30
I 47/50

CAPTULO 3
VISTAS GENERALES (IV)

FUNCIONES DEL PERFIL FUNCIONARIO

I
E

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I 48/50

CAPTULO 3
VISTAS GENERALES (V)

FUNCIONES DEL PERFIL DIRECTIVO

En esta pgina se indican los elementos con los que interactuar,

referentes, principalmente, a la consulta y gestin de Expedientes.
Tambin podemos Configurar varias opciones del programa,
y consultar los Usuarios operativos en tiempo real.

Consultar
Reiniciar
Reabrir
Usuarios
Buscar por seccin
Buscar por trmite
Configurar
Asuetos / Feriados
Informe detallado
I
E

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I 49/50

CAPTULO 3
VISTAS GENERALES (VI)

BSQUEDA AVANZADA

Este mtodo de bsqueda de expedientes o trmites, habilita

varias herramientas que sirven para filtrar los resultados mediante la
suma de criterios (trmites, Departamentos y Solicitante), y haciendo
casi seguro el xito en la primera consulta.

I
E

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I 50/50

CAPTULO 2
ENLACES

ACCESOS DIRECTOS AL PROGRAMA

GDoc

Manual

GDoc

GDoc

| PERFILES |
Funcionario
Directivo

Funcionario
Directivo

| BARRA DE NAVEGACIN |
Resoluciones
Datos Generales
Plantilla de Trmites

Resoluciones
Datos Generales
Plantilla de Trmites

| FUNCIONARIO |
Nacionalidades
Ciudades
Funcionarios
Solicitantes
Institucin
Seccin
Tipo de documento
Lista de documentos

Nacionalidades
Ciudades
Funcionarios
Solicitantes
Institucin
Seccin
Tipo de documento
Lista de documentos

| DIRECTIVO |

I
E

Consulta de Expedientes
Reiniciar Expediente
Reapertura de Expediente
Usuarios en Lnea
Expedientes por Seccin
Expedientes por Trmite
Configuracin General
Asuetos y Feriados
Meta Informe

Consulta de Expedientes
Reiniciar Expediente
Reapertura de Expediente
Usuarios en Lnea
Expedientes por Seccin
Expedientes por Trmite
Configuracin General
Asuetos y Feriados
Meta Informe

| BSQUEDA |
Bsqueda Simple
Bsqueda por Trmite
Bsqueda Avanzada

Bsqueda Simple
Bsqueda por Trmite
Bsqueda Avanzada

| SOLICITANTE |
Consulta de Expedientes

Consulta de Expedientes