LAS REGLAS PARA CREAR UNA DIAPOSITIVA

El primer uso de las presentaciones fue como su nombre indica,

auxiliar a un presentador u orador durante la presentacin y
exposicin de una idea, todo de forma interactiva a un auditorio.
Hoy la gran mayora de las presentaciones se crean para crear
archivos que permiten comunicar y transmitir informacin ya sea
en internet o usando la facilidad que brindan los dispositivos
portables USB.
El propsito de este artculo es compartir las medidas, que
aconsejan los expertos en comunicacin se deben tener en cuenta
al crear una presentacin de diapositivas.
Reglas para crear una presentacin de diapositivas exitosa
Las medidas que aconsejan los expertos y especialistas en
comunicacin, que se deben tener en cuenta al crear una
presentacin de diapositivas.
Sigue los vnculos para leer ms informacin de cada una ms
abajo.
1- Que sean simples, segn Leonardo da Vinci "La simplicidad es
la mxima sofisticacin".
2- Usa un estilo personal y nico en tus presentaciones.
3- Haz que tus presentaciones sean fcil de ver y de leer, aun
en pantallas pequeas. Usa tipos de fuentes que faciliten la
lectura y no fatiguen al lector, elige el tamao adecuado para
cada uso.
4- Usa siempre imgenes, fotografas y otros elementos
grficos, son procesadas ms rpidamente por nuestro
cerebro que el texto.

5- Cuando sea necesario y lo requiera, usa audio, msica y

videos en las presentaciones, le agregarn valor.
6- Evita las transiciones muy complicadas y sofisticadas.
7- Configura los intervalos para la reproduccin automtica
sabiamente.
8- Usa las pginas de notas para agregar informacin extra,
pero necesaria en cada dispositiva.
9- Comprueba siempre la ortografa y la gramtica.

Simplicidad y sencillez de las presentaciones

Para comunicar de forma efectiva, mantener la atencin y el
inters, reduce el nmero de diapositivas de la presentacin al
mnimo.
Limtate a una idea central por cada una de ellas.
De ser posible deja que las imgenes o grficos cuenten la historia,
reduce el uso del texto.
La llamada "Regla de Guy Kawasaki" de 10-20-30, especifica que una
presentacin no debe tener ms de 10 diapositivas, durar ms de 20 minutos y
no tener ningn texto con menos de 30 puntos de tamao.
La "Regla 20-20" dice que una presentacin debe tener 20 diapositivas con
una duracin exacta de 20 segundos por cada una, para ser precisos y evitar
fatigar y aburrir al lector.
La "Regla del 6" dice que no debe haber ms de seis lneas por pantalla, con
no ms de seis palabras cada una.
La "Regla 33" indica un mximo de 33 palabras por diapositiva.

Estilo de las presentaciones

Podemos usar uno de los temas

que incluye la aplicacin, aunque lo ideal es crear uno personal,

que sea nico. Para eso personaliza la primera pgina y copia el
estilo al resto.

Usa fondos atractivos pero que no sean demasiado vistosos.

Evita que desven la atencin del contenido.

La visibilidad del texto en las presentaciones

El tamao y la fuente
Los expertos aconsejan lo siguiente:
El tamao de la letra no debe ser menor a 34 puntos para el
ttulo.
En el cuerpo de la diapositiva debe ser mayor de 24 puntos.
En el titulo usar maysculas y preferentemente minsculas en el
cuerpo.
El tipo de fuente usada en el cuerpo debe ser clara, sencilla y
limpia, aunque en los ttulos se puede usar alguna ms sofisticada.
No se deben de emplear ms de tres tipos de fuentes.
Siempre se debe usar las fuentes incluidas en Windows, para evitar
al reproducirla en otro equipo que sea reemplazada por otra, lo
que generalmente es desastroso.
No obstante si se quiere usar otra fuente, es necesaria incrustarla
en el archivo (siempre requiere espacio extra).
Para eso en las Opciones escoge: Guardar.
Marca la casilla: "Incrustar fuentes en el archivo".
Se deben usar las fuentes de la familia Sans-Serif, son las que se
leen ms fciles en la pantalla.
Evita totalmente las fuentes en cursivas y las que incluyen
bordes decorativos, como Times.
Alinea el texto a la izquierda o a la derecha cuando sea
imprescindible, el texto centrado es ms difcil de leer y se
considera de novatos.

 Simplifica en lo posible el texto. Elimina de ser posible las

expresiones cortas como: "un", "a", "el", etc.

Existe una prueba para comprobar la visibilidad de una diapositiva:

Imprime una diapositiva en una hoja, djala caer al piso y
comprueba si de pie se puede leer correctamente.

El color del fondo y el del texto en las diapositivas

Para que la diapositiva se vea correctamente debe existir contraste
entre el fondo y la letra.
La mejor combinacin es el texto oscuro sobre un fondo claro,
aunque se puede usar lo inverso.
Siempre trata que los colores sean complementarios.
Se deben evitar colores muy brillantes como el amarillo o naranja,
adems es mejor evitar el uso de muchos colores diferentes.
No se debe combinar: rojo/verde, amarillo/violeta o azul/naranja.

El formato del texto en las diapositivas

Evita largos prrafos y bloques de texto. El exceso de texto que

sea necesario, no lo desperdicies, djalo para las notas.
Evita el subrayado para resaltar el texto, djalo solo a los links,
para resaltar usa negritas ocursivas.
Para hacer las listas ms atractivas usa los grficos SmartArt.
Solo selecciona el texto y en la ficha Inicio, en la seccin Prrafo,
da un clic en el botn: "SmartArt". Escoge uno de los estilos.

Las imgenes y elementos grficos en las presentaciones

Las imgenes y fotografas, son un medio poderoso de
comunicacin.
Deben ser de calidad y con la apropiada resolucin (no sirve
ninguna imagen que haya que estirarla).
Deben tener relacin con la exposicin (se asimilan siempre
antes de leer el texto que las acompaa).
Usa imgenes nicas, evita totalmente los Cliparts e imgenes
prediseadas incluidas en Office que todos han visto alguna vez.

Usar audio, msica y videos en las presentaciones

Algunas presentaciones se hacen ms amenas insertndoles
msica.

Tambin se puede insertar o vincular videos especficos que

tengamos en el disco duro.
Los videos online se deben descargar previamente para asegurar
que se muestren al reproducir la presentacin en cualquier equipo
offline.
Al igual que las imgenes se deben comprimir.

Usar las transiciones en las presentaciones

Las transiciones son Cool, pero en exceso distraen, hacen ms
lenta la presentacin y hasta pueden lograr que se bloquee al
reproducirse en equipos con poca memoria.
Una imagen que aparece en la esquina superior izquierda, da dos
saltos mortales y se ubica en la parte inferior derecha, puede
parecerte algo bonito, pero es totalmente mortal.
El efecto de transicin ms sencillo y recomendado es:
"Desvanecer".
A veces puede ser lo ideal, las transiciones limpias y sencillas.

Reproduccin de las presentaciones

Si configuras la reproduccin automtica, evita asignarle
demasiado tiempo a cada diapositiva, tampoco que sea demasiado
rpida la transicin.

Usar, ver e imprimir las pginas de notas en las

presentaciones
Las pginas de notas es la informacin adicional incluida en cada
dispositiva, pero que no se ve en la presentacin normal.
Nos permiten solo incluir en la presentacin el texto elemental,
pero no descartar informacin extra para ampliar lo que se expone.
Las notas pueden incluir texto e imgenes.
Es posible imprimirlas.
Para mostrarlas en una presentacin es necesario usar el modo de
"Vista Moderador" que requiere dos monitores conectados el
equipo.
De esa forma se puede ver la presentacin con las notas incluidas
en un monitor (por ejemplo una Laptop) mientras se muestra a la
audiencia en el monitor secundario la presentacin bsica.

Como utilizar el teclado durante una presentacin de

diapositivas
Al reproducir una presentacin podemos usar algunas teclas o
combinacin de ellas, para algunas acciones auxiliares
elementales.
Comenzar la presentacin: F5
Ir a una diapositiva en concreto: Nmero de diapositiva + ENTER
Poner la pantalla negra en blanco momentneamente: B o .
(punto) . Presiona la misma tecla para volver a la presentacin.
Poner la pantalla blanca en negro momentneamente: W o .
(coma) . Presiona la misma tecla para volver a la presentacin.
Transformar el cursor del ratn en un puntero: CONTROL + Clic
del ratn.
Transformar el cursor del ratn en una pluma: CONTROL + P
Ocultar las anotaciones hechas con la pluma: CONTROL+ M
Borrar las anotaciones hechas con la pluma: E
Mostrar la barra de tareas (si necesitas abrir otro programa
durante la presentacin): CONTROL + T
Tambin se puede presionar F1 durante la presentacin, para ver una lista
completa de los mtodos anteriores.

Como crear una presentacin de diapositivas

en PowerPoint
Para qu hacer una presentacin de diapositivas?
Con PowerPoint podemos crear presentaciones para varios fines:
Exponer un trabajo, una tesis o una investigacin.
Crear un tutorial sobre cualquier tema.
Hacer un cuestionario interactivo.
Crear un lbum de fotos
Hacer un informe estadstico o contable.
Para empezar con PowerPoint si es nuestra primera vez, podemos
usar algunas de las plantillas que incluye el programa e irlas

editando a nuestro gusto. Son presentaciones totalmente

funcionales, solo se requiere sustituir su contenido por el nuestro.
Puedes encontrarlas en: Archivo -> Nuevo -> Plantillas de ejemplo.

Hay muchas otras para Calendarios, Diplomas, Informes, etc. pero

es necesario descargarlas de internet desde el sitio de Microsoft.
Otra opcin es partir desde cero pero escogiendo algunos de los
temas existentes. Son diapositivas en blanco con fondos, estilos y
tamaos de fuentes diferentes.
Al iniciar el programa abre la ficha Diseo y vers todos los temas
disponibles.
Por ultimo crear una presentacin con nuestro propio estilo, usando
un archivo en blanco.

Qu podemos incluir en las presentaciones?

Podemos usar para crear nuestra presentacin texto de
documentos creados en Word, tablas hechas en Excel, imgenes
descargadas de internet o incluso hacer una captura de pantalla de

una imgenes en una pgina web.

Podemos tambin insertar audio, msica, canciones, videos,
diagramas, cliparts, efectos de sonido, etc.

Qu hacer con las presentaciones creadas?

Despus de crear y comprobar que funciona correctamente la
presentacin, podemos compartirla con nuestros amigos
copindola a una memoria flash o un disco, en internet en las
redes sociales como Facebook, Google+ y otras o subirla a sitios
especializados como SlideShare.
Otra opcin es convertirla en video con el mismo programa y subir
el archivo a YouTube u otros sitios en la red.

Crear una presentacin de diapositivas con PowerPoint

paso por paso
PowerPoint es muy fcil de utilizar. Todos los que de una forma u
otra han usado Word, se sienten como en casa al comenzar.
Intuyen cmo introducir texto, agregar diapositivas, imgenes,
ajustar el diseo, cambiar los colores del texto, etc.
1- Inicia Office, el tema predeterminado de la nueva presentacin
es: "Presentacin en blanco", es decir sin fondo ni efectos.
Si deseas usar otro, en la vista Diseo escoge el tema entre los
disponibles.
2- La primera dispositiva es la dedicada a la introduccin, introduce
los datos como el ttulo, la descripcin, el autor, etc.
Tienes la opcin de darle un fondo personal y nico, para eso en la
ficha Diseo abre Estilo de fondos y selecciona: "Formato del
fondo".
Despus de crear tu propio fondo usa el botn: "Aplicar a todo"
para que todas las dispositivas siguientes lo usen.
3- Da un clic en la parte inferior del botn "Nueva diapositiva" para
insertar la siguiente.
Hay disponibles varios formatos, pero puede ser ms fcil insertar
una en blanco.

En ella puedes pegar directamente texto sin que sea necesario que
tenga el clsico cuadro de texto, aparecer despus de pegar.

Las lineas de cuadro de texto no se muestra en la presentacin.

Para cambiar el formato, el estilo o el color del texto seleccinalo y
usa las herramientas en la barra superior en la ficha Inicio

 Para copiar texto en cualquier documento, seleccinalo y usa las teclas

CONTROL + C.
Para pegarlo en una diapositiva usa las teclas: CONTROL + V

Para insertar cualquier imagen en una diapositiva en blanco,

simplemente arrstrala desde una carpeta y sultala encima de la

diapositiva.

Dale el tamao exacto usando los puntos de seleccin.

Tambin puedes insertarla (si trabajas a pantalla completa) usando
el botn "Imagen" en la fichaInsertar. Al seleccionar una imagen se
acciona automticamente la barra "Herramienta de imagen", con
herramientas que permiten modificarla y aplicarle efectos.
En la misma ficha Insertar vers los otros objetos que se pueden
insertar que son: Imgenes prediseadas (Cliparts), capturas de
pantalla de una aplicacin en Windows o cualquier imagen de una
pgina de internet que se muestre en el navegador.
Tambin se pueden insertar formas, grficos, videos, audio, etc.
4- Despus de crear todas las dispositivas que llevar la
presentacin, el prximo paso es configurar su funcionamiento y
probarla.
A partir de ahora en la medida que hagas algn cambio, debes de
probar como se mostrar la presentacin al reproducir.

 Para probar como luce la presentacin usa la tecla F5.

Para retornar el programa usa Escape.
Para reproducir a partir de una diapositiva especfica, seleccinala y en la
ficha "Presentacin con diapositivas" da un clic en el botn: "Desde la
diapositiva actual"

Configurar la reproduccin automtica de las diapositivas

De forma predeterminada al reproducir una presentacin, para
pasar a la siguiente diapositiva se debe usar el ratn y dar un clic.
Si el propsito al crear la presentacin no es utilizarla con un
moderador, se debe usar la opcin automtica.
Para eso abre la ficha Transiciones.
Marca la casilla: "Despus de:" y establece un valor en segundos.
Por ejemplo: 00:06,00 indica 6 segundos.
Para usar ese intervalo de tiempo en todas las diapositivas, da un
clic en el botn: "Aplicar a todo". Tambin puedes establecer en
una diapositiva aislada un tiempo de duracin diferente.

Agregarle transiciones a las diapositivas

Agregarle efectos de transicin a las diferentes diapositivas, puede
darle un estilo muy atractivo a una presentacin, aunque tambin
puede ser muy nocivo para el rendimiento.
No lo uses si piensas compartir tu presentacin en internet.
La nica recomendada es "Desvanecer".

Agregar msica y canciones a las presentaciones de

PowerPoint
A las presentaciones se les puede agregar msica y canciones para

que se escuchen de fondo, adems grabaciones de voz o efectos

de sonido.
Da un clic en la dispositiva, en la ficha Insertar da un clic bajo el
botn "Audio", escoge: "Audio de archivo" o "Grabar audio".
Al insertar audio en la diapositiva aparece el icono de una bocina,
que al dar un clic inicia la reproduccin.
Se forma predeterminada esta termina al pasar a la siguiente
diapositiva.
El icono se puede ocultar, as como tambin hacer que la
reproduccin se inicie de forma automtica y que contine en el
resto de las diapositivas.
Selecciona la diapositiva donde se insert el audio.
Da un clic en el icono de la bocina.
En la ficha Herramientas de audio abre "Reproduccin".
En el grupo Opciones de audio escoge en Iniciar una de las tres
opciones: "Al hacer clic", "Automticamente" o "Reproducir en
todas las diapositivas".
Marca la casilla: "Repetir la reproduccin hasta su interrupcin"
para que no se detenga la msica o el audio.
Marca la casilla: "Ocultar durante la presentacin" para que no se
muestre el icono.
Lgicamente esta opcin vale solo si se ha seleccionado la
reproduccin automtica.

Mostrar videos en las presentaciones de PowerPoint

En PowerPoint podemos mostrar videos de tres formas diferentes:
Insertar un video que tenemos en nuestro equipo en la
presentacin.
En este caso el video forma parte de la presentacin, aunque
aumentar su tamao.

Vincular un video que tenemos en nuestro equipo.

Con esta opcin solo vinculamos el archivo de video. Para eso es
necesario copiarlo a la carpeta que contiene la presentacin y
deber acompaar a la misma cuando la distribuyamos.

Vincular un video existente en YouTube u otro sitio web.

Con esta opcin se mostrar el video en la presentacin, solo si
existe conexin a internet en el equipo donde se reproduzca.

Comprimir el audio y video en las presentaciones de

PowerPoint
Las presentaciones en las que se insertan imgenes o videos pueden
alcanzar demasiado tamao y volverse muy lentas al reproducir.
Es necesario comprimir estos archivos antes de publicarlas.
En la ficha Archivo, da un clic en "Informacin".
En la seccin Tamao y rendimiento de archivos multimedia, da un clic
en: "Comprimir medios".
Escoge la calidad de la presentacin.

Insertar notas en las presentaciones de PowerPoint

La pgina de notas es una opcin poco utilizada muy til.
Es una pgina adicional adjunta a cada diapositiva.
En ella podemos agregar texto o imgenes que no se mostraran en
la presentacin, pero si cuando esta se imprima.
En ella podemos relacionar informacin adicional necesaria pero
que no deseamos incluir en la presentacin para no recargar las
diapositivas.
Si para mostrar la presentacin contamos con dos equipos (por

ejemplo una Laptop y un proyector u otro monitor) podemos

configurar el primero de ellos para ir mirando las notas incluidas en
cada dispositiva, aunque el auditorio los no las vern.
Para insertar una nota en la ficha Vista da un clic en el botn:
"Pagina de notas".

Revisar y modifica las propiedades e informacin de la

presentacin
En la ficha Inicio -> Informacin puedes encontrar herramientas
para finalmente probar distintos aspectos de la presentacin
creada, como los Permisos, la Compatibilidad y el Rendimiento.
Tambin revisar si son correctas todas las Propiedades como el

ttulo, datos del autor, etiquetas y otros paramentos importantes

que debe tener al compartirlo, para evitar que otra persona se
adjudiquen su autora.

Guardar la presentacin creada

Por ultimo si todo funciona correctamente solo resta guardar la
presentacin.
En el men archivo escoge "Guardar como".
De forma predeterminada las presentaciones se guardan en el
formato: PPTX.
PPTX es un archivo que solo se puede abrir con las versiones de
PowerPoint 2007/2010 para editarlas o reproducirlas.
Para guardarla de forma tal que sea compatible con todas las
versiones usa: "Presentacin de PowerPoint 97-2003 (*.ppt)".
En ambos caso para reproducir una presentacin, es necesario dar
dos clics en el archivo y usar la tecla F5 seguidamente.
Otra opcin es guardarla usando el formato: PPSX o PPS que al
ejecutar comienza inmediatamente la reproduccin.
Para eso despus de usar la opcin "Guardar como", en Tipo
selecciona la opcin: "Presentacin con diapositivas de PowerPoint
(*.ppsx)".
Tambin puedes guardarla como un PDF o guardar las imgenes de
forma independiente.

Convertir una presentacin en un vdeo y subirlo a internet

Una de las mejores opciones para lograr que una presentacin
llegue a ms personas, es convertirla en un video y subirla a
YouTube.
Puedes hacerlo con el mismo PowerPoint.
Para eso despus de usar la opcin "Guardar como", en Tipo
selecciona la opcin: "Video de Windows Media (*.wmv)".
Hay tres opciones:
Modo de calidad alta (1024 x 768, 30 fotogramas por segundo);
calidad media (640 x 480, 24 fs); y calidad baja (320 X 240, 15 fs).
Espera que termine de crearse el archivo.
Entra a tu cuenta de YouTube y sube el video creado.

Crear presentaciones en formato panormico en PowerPoint

La mayora de los monitores modernos de computadoras de
escritorio o Laptops usan pantallas panormicas, en la que la
relacin (16 x 9) es diferente a la de las pantallas tradicionales (4 x

3).
Si vas a reproducir tu dispositivas en uno de ellos configrala
adecuadamente, si no es as se mostrar una banda negras a cada
lado.
En la ficha Diseo escoge: "Configurar pgina".
En Tamao de diapositivas selecciona: "Presentacin en pantalla
(16:9)"

Como crear y guardar plantillas en PowerPoint

Puedes guardar cualquier presentacin creada de forma
personalizada para crear otras usando el mismo estilo, para eso
solo gurdala como una plantilla.
Guardar como > Plantilla de PowerPoint
Posteriormente para crear una nueva presentacin con dicho
estilo, da un clic en "Nuevo -> Mis plantillas".
Antes de guardarla elimina las imgenes, texto y otros elementos
para reducir su tamao.
Otra opcin es crear una plantilla con todos los elementos que
ofrece PowerPoint, para eso en la ficha Vista escoge: "Patrn de
diapositivas"

Alternativas gratis a PowerPoint para crear y reproducir

presentaciones
PowerPoint no es la nica opcin para crear presentaciones de
diapositivas. Las dos alternativas restantes ms populares son:
"Impress" es un programa similar a PowerPoint incluido en la
suite OpenOffice (http://www.openoffice.org/) y en LibreOffice
(http://www.libreoffice.org/) disponible gratis las dos en internet.
Prezy (http://prezi.com/) es un servicio gratis online en espaol
que permite la creacin de diapositivas y se ha hecho muy popular
por su facilidad de uso.