MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO:

AUXILIAR ADMINISTRATIVA

EXPERIENCIA

FORMACIN

HABILIDADES

PROC
GESTION ADM

REQUISITO

COMPETENCIA

EDUCACIN

JEFE INMEDIATO
COORDINADOR ADMINISTRATIVO

Profesin:
Especializacin:
Convalidacin:

Estudiante, tecnico , tecnologo, ingeniero

administrativas a fines
No se requiere
2 Aos de Experiencia en cargos similares

carreras

Experiencia mnima de 6 meses en cargos similares

Induccion HSEQ, Conocimientos bsicos en el sector de transporte

Trabajo en equipo, Manejo de Personal

Toma de decisiones: Habilidad para los negocios

PELIGROS Y RIESGOS ASOCIADOS AL CARGO

ASPECTOS E IMPACTOS AMBINTALES ASOCIADOS
Riesgo fisico, psicolaboral, Biomecanico (ergonomico), de transito, quimico, biologico,
consumo de insumos de oficina, consumo de recursos natura
locativo, publico, fenmenos naturales
emisiones, generacion de residuos no peligrosos, generacion d
FUNCIONES GENERALES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Cumplir y hacer cumplir las normas disciplinarias, reglamento interno y reglamento de higiene y seguridad industrial
Mantener informacin acerca de su gestin
Manejar informacin e indicadores
Guardar la debida reserva de la informacin conocida en razn de su cargo
Mantener limpio y ordenado el puesto de trabajo
Informar las anomalas observadas que atenten contra el normal funcionamiento y desempeo de las actividades de la empresa
Cumplir y hacer cumplir estrictamente las normas y procedimientos HSEQ establecidas por la Empresa a fin de garantizar un trabajo seguro
Cumplir y hacer cumplir estrictamente las normas y procedimientos HSEQ establecidas por la Empresa a fin de garantizar un trabajo seguro
FUNCIONES ESPECIFICAS
Velar por el cumplimiento de los aspectos legales que influyen el correcto desarrollo de la empresa.
Recepcin y archivo de Hojas de vida
Elaboracin de contratos al personal nuevo
Afiliaciones del personal a seguridad social
Elaboracion de certificaciones laborales
Recepcin de documentacin externa, facturas y cuentas de cobro.
Recepcin y organizacin de correspondencia.

8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18
19.
2021.
22.
23.
24.
25.
26.
27.

Mantener archivo general actualizado

Redaccin y/o elaboracin de documentos e informes cuando lo solicite su jefe inmediato.
Envio de documentos, consignaciones.
Apoyar pago de polizas, leasing y obligaciones financieras
Registro como proveedores ante el cliente
Apoyar Radicacin de facturas
Atencin telefnica o personalizada de clientes y proveedores
Responsable de actividades en bancos
Diligenciar los formatos que apliquen al cargo para el Sistema de Gestin HSEQ.
Verificacion de documentos a contratistas y proveedores
Realizar acompaamiento en el desarrollo de cada una de las actividades administrativas y operativas de la empresa para verificar las condicio
cumplimiento de las especificaciones de seguridad
Registro y control de visitantes
Entrega de dotaciones
Velar por que los elementos de proteccin personal sean correctamente usados y que estn en buenas condiciones de uso
Seguimiento de documentacion personal, maquinaria y equipos (vencimientos de documentacion) e informar a la coordinacion de operaciones c
anticipacion el vencimiento de documentos
Velar por el cumplimiento y mantenimiento del Sistema de Gestin de la Calidad y del reglamento de HSE.
Revisar peridicamente que los registros y dems documentos se encuentren al da y correctamente diligenciados.
Diligenciar los formatos que apliquen al cargo para el Sistema de Gestin HSEQ.
Realizar labores de aseo en las oficinas administrativas
Realizar las demas funciones asignadas por sus jefes
Asistir a charlas y capacitaciones HSEQ programadas.
Conocer y entender la misin, visin,
polticas y objetivos de la organizacin.
RESPONSABILIDADES
Participar en programas de gestin ambiental y de seguridad.
Informar oportunamente accidentes o casi accidentes, as como actos y condiciones inseguras.
HSEQ
Exigir el uso adecuado de EPP.
Exigir y Cumplir con normas y procedimientos HSEQ establecidos en la organizacin
Equipos
Coordinar
con la ARL las capacitaciones, visitas y demas actividades que se puedan realizar para el benefic
EQUIPO
de oficina
Cumplir el decalogo de compromiso con la vida de Ecopetrol
INFORMES:

Los demas solicitados por la gerencia, coordinacion administrativa, coordinacion operativa

DOCUMENTOS Y REGISTROS:

Requisitos de ingreso del personal, hojas de vida, archivo de entrevistas del personal, acta de compromiso, c
renuncia, archivo de certificacion medica laboral, autorizacion de descuentos, control documentacion del pers
NIVEL DE AUTORIDAD

REPORTA A :
RENDICION DE CUENTAS:
LE REPORTAN:
AUTORIDAD

Coordinador Administrativo

A LA COORDINACION ADMINISTRATIVA Y/O GERENCIA: Participacin en reuniones y actividades de seguridad y s

planificadas, Cumplimiento de estndares y procedimientos de seguridad, Aporte al mantenimiento de indicadores de
tareas asignadas.
Los trabajadores de la empresa.
NA

Revisado por: Tary Lorena Mosquera Campos

Aprobado por: Wilson Armando Pineda Castro
Cargo: Coordinador Administrativo
Cargo: Gerente
Fecha: 29/10/2014
Fecha:
Este documento es controlado, cualquier versin impresa se considerar no-controlada.
Su reproduccin total o parcial debe hacerse bajo previa autorizacin del propietario EMICOR COLOMBIA S.

CODIGO: GA-FT-05
VERSION: 0
FECHA:10/07/2014

PROCESO
GESTION ADMINISTRATIVA

REGISTRO
Diploma o Acta de grado
Certificaciones
Certificaciones

Evaluacin de la induccion

Capacitaciones

S AMBINTALES ASOCIADOS AL CARGO

, consumo de recursos naturales, generacion de
os no peligrosos, generacion de residuos peligrosos

al

de la empresa
rantizar un trabajo seguro
rantizar un trabajo seguro

esa para verificar las condiciones de operacin y

es de uso
coordinacion de operaciones con una semana de

s.

ciones inseguras.

zacin
uedan realizar para el beneficio del personal.

n operativa

sonal, acta de compromiso, cartas de despido y

ontrol documentacion del personal,

y actividades de seguridad y salud en el trabajo

ntenimiento de indicadores de gestion, cumplimeinto

ndo Pineda Castro

no-controlada.
EMICOR COLOMBIA S.A.S