Manual de Compras Publicas

MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIN PBLICA DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
ESTADSTICA Y CENSOS INEC
DICIEMBRE 2011

INDICE
1.
2.
3.
4.
4.1
4.2
5.
6.
7.
8.
9.
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7
Objetivo General ................................................................................... 3

Alcance.................................................................................................. 3
Marco Legal .......................................................................................... 3
Cuantas para Aplicacin de los Procesos de Contratacin
Pblica................................................................................................... 3
Presentacin de Garantas .................................................................... 4
Suscripcin de Contratos /Otros Documentos................................ 5
Glosario de Trminos ............................................................................ 5
Polticas Generales para los Procesos de Contratacin Pblica ........... 8
Polticas Especficas para los Procesos de Contratacin Pblica .......... 9
Documentos que debe contener el expediente administrativo de
un proceso de Contratacin Pblica ................................................... 10
Descripcin de los Procedimientos a efectuarse en los Procesos
de Contratacin Pblica ...................................................................... 11
Contratacin de Bienes y Servicios por nfima Cuanta
(Art. 60
RGLOSNCP y Resolucin INCOP 048-2011). .................. 11
Proceso de Contratacin de Bienes y Servicios
Normalizados
Catlogo Electrnico (Art. 43 RLOSNCP) ............... 12
Descripcin del Proceso de Contratacin de Bienes y
Servicios Menor Cuanta (ART. 51 LOSNCP) ....................................... 13
Normalizados Subasta Inversa con Comisin AD-HOC (>
0,00002*PIE) (Art. 44 y siguientes RLOSNCP). ................................... 15
Normalizados Subasta Inversa con Comisin Tcnica (
>0,00002*PIE) (Art. 18 RGLOSNCP) .................................................... 18
Proceso de Contratacin por Rgimen Especial (Art. 2
LOSNCP) .............................................................................................. 20
Proceso de Contratacin de Consultora Contratacin
Directa (Arts. 40 LOSNCP y 36 RGLOSNCP) ......................................... 23
9.8
9.9
10.
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
10.6
10.7
10.8
11.
11.1
11.2
11.3
11.4
11.5
11.6
11.7
Proceso de Contratacin de Consultora Lista Corta (Art. 37

RGLOSNCP) .............................................................................................
Proceso de Contratacin de Arrendamiento de Inmuebles - Procesos
Especiales (Art. 64 RGLOSNCP y Resolucin INCOP 013 - 09) ................
Diagrama de Flujos de los Procesos de Contratacin Pblica ................
Proceso de nfima Cuanta......................................................................
Proceso de Catlogo Electrnico ............................................................
Proceso por Menor Cuanta ...................................................................
Proceso por Subasta Inversa Electrnica ...............................................
Proceso por Rgimen Especial ...............................................................
Proceso por Consultora Contratacin Directa.......................................
Proceso por Contratacin Lista Corta ....................................................
Proceso por Contratacin Arrendamiento de Inmuebles ......................
Formatos de Memorandos y Actas de Procesos de Contratacin Pblica
Procesos de Contratacin de Menor Cuanta ........................................
Proceso de Contratacin Subasta Inversa Electrnica (Comisin ADHOC) .......................................................................................................
Procesos de Contratacin Subasta Inversa (Comisin Tcnica) .............
Procesos de Contratacin por Rgimen Especial ...................................
Procesos de Contratacin de un Consultor Contratacin Directa .........
Procesos de Contratacin de Consultora por Lista Corta ......................
Procesos de Contratacin por Publicacin Especial ...............................
25
28
30
30
31
32
36
40
43
49
49
53
53
56
62
69
71
73
80
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIN PBLICA DEL INSTITUTO
NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS INEC
Leyes, reglamentos y normas aplicables.
4. Cuantas para Aplicacin de los Procesos de Contratacin

Pblica
1. Objetivo General
Establecer y difundir en el INEC las normas, etapas y procedimientos
de los procesos de contratacin pblica, con el fin de dotar a la
Entidad de una herramienta de trabajo que permita desarrollar
actividades conjuntas con las reas relacionadas a estos procesos y as
contribuir al cumplimiento de la planificacin institucional.
2. Alcance
El presente Manual ser fuente de consulta y aplicacin de todos los
servidores (as) del Instituto Nacional de Estadstica y Censos a nivel
nacional, en especial del personal involucrado en los procesos de
contratacin pblica.
Procesos
nfima Cuanta
CONTRATACIN
BIENES Y
SERVICIOS
NORMALIZADOS
CONTRATACIN
BIENES Y
SERVICIOS NO
NORMALIZADOS
3. Marco Legal
Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica
(LOSNCP).
Reglamento General a la Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica (RGLOSNCP).
Resoluciones emitidas por el INCOP.
Subprocesos
Compra por
Catlogo
Sin lmites
Subasta Inversa
Electrnica
Ms de
0,0000002*PIE
Menor Cuanta
Cotizacin
Licitacin
Contratacin
Directa
CONSULTORIA
Montos
Hasta
0,0000002*PIE
Lista Corta
Concurso Pblico
Hasta
0,000002*PIE
De 0,000002*PIE a
0,000015*PIE
Ms de
0,000015*PIE
Hasta de
0,000002*PIE
De 0,000002*PIE a
0,000015*PIE
Mayor o igual de
0,000015*PIE.
PROCESOS DE CONTRATACIN
MONTOS DE CONTRATACION (2011)
*Montos que varan conforme al Presupuesto Inicial del Estado (PIE)

del ao fiscal. Ejemplo: para el ao 2011 el Presupuesto General del
Estado es de $ 23.950249.957,00, por lo tanto los montos para
contratacin sern de acuerdo al siguiente detalle:
BIENES Y SERVICIOS
CATLOGO ELECTRNICO
Sin lmite
SUBASTA INVERSA ELECTRONICA
De USD$. 4.790.51 hasta .
MENOR CUANTA
De USD$. 0.01. hasta 47.900,50
COTIZACIN
De USD$. 47.900,50 hasta 359.253,75
LICITACIN
De USD$. 359.253,75 hasta
INFIMA CUANTA
Menor o igual USD$. 4,790,50
4.1 Presentacin de Garantas

Conforme a lo determinado en los Art. 73,74, 75, 76 LOSNCP en los
contratos a que se refiere esta Ley, los contratistas debern rendir las
siguientes garantas:
GARANTIA
CONSULTORAS
CONTRATACIN DIRECTA
De USD$. 0.01. Hasta 47.900,50
CONTRATACIN LISTA CORTA
De USD$. 47.900,50 hasta 359.253,75
CONCURSO PBLICO
Igual o mayor a USD$. 359.253,75.
CUANTA
2011
Cuando la contratacin es mayor a
FIEL
>
USD$.
multiplicar
el
coeficiente
CUMPLIMIENTO
71.850,74
0,000003*PIE
Siempre que exista la entrega de
ANTICIPO
anticipo por el 100% del monto total
del valor entregado.
En contratos de adquisicin o
instalacin de equipos, maquinaria o
vehculos, para garantizar la calidad y
TCNICA
funcionamiento. La garanta ser del
fabricante, distribuidor o vendedor
autorizado. (mnimo 1 ao de
garanta)
5. Glosario de Trminos
4.2 Suscripcin de Contratos /Otros Documentos
DOCUMENTO
Factura
rdenes de Compra
(Bienes)
Orden Servicios y
Orden de Compra
(Servicios/Bienes)
Contrato
Protocolizacin de
Contratos
MONTO
Hasta
0,0000002*PIE
2011
< a $ 4,790.50 nfima Cuanta
Sin lmite
Siempre
Hasta
0,000002*PIE
Menor o igual
a USD$
47.900,50
Inferior o igual
0,000002*PIE
Siempre
De 0,000002*PIE a
0,000015*PIE
Ms de USD$.
47.900,50
Ms de
0,0000002*PIE
Sin lmite
Acta de Apertura de Ofertas.- Documento mediante el cual se

formaliza el acto de apertura de las ofertas presentadas.
PROCESO
Acta de Entrega de Recepcin Definitiva.- Documento que ser

suscrito por las partes una vez transcurrido el trmino previsto en el
contrato, que formaliza la entrega y recepcin de suministros, bienes
y servicios contratados.
Catlogo
Electrnico
Menor Cuanta
Consultora
Contratacin
Directa
Consultora Lista
Corta, Concurso
Pblico
y
Cotizacin
Siempre
Subasta Inversa
Siempre
Rgimen Especial
Procesos
Especiales
Sin lmite
Siempre
Ms de
0,000015*PIE
Monto
superior a
USD$.
359.253.75
Todos
procesos
los
Acta de Evaluacin de Ofertas.- Documento mediante el cual se deja

constancia de la evaluacin realizada a las ofertas presentadas dentro
del proceso de contratacin por la Subcomisin de Apoyo.
Acta de Entrega Recepcin Parcial.- Documento que deja constancia
de la entrega-recepcin parcial de bienes o servicios, en la cual se har
constar como antecedente los datos relacionados con la recepcin
precedente.
Adjudicatario Fallido.- Es el oferente adjudicado que no se presenta
dentro del trmino de 15 das a suscribir el contrato y/o orden de
compra, a partir de la adjudicacin.
Administrador del Contrato.- De conformidad a la naturaleza de la
contratacin el rea requirente y/o Director Ejecutivo designar el/los
servidor (es) con las competencias idneas para dar seguimiento o
cumplimiento a las obligaciones del contratista, el mismo que estar
definido en los pliegos respectivos.
Bienes y Servicios Normalizados.Son

bienes y servicios
normalizados cuyas caractersticas o especificaciones tcnicas han sido
estandarizados u homologados por la Entidad Contratante; y en
consecuencia, dichas caractersticas o especificaciones son
homogneas y comparables en igualdad de condiciones.
Catlogo Electrnico.- Registro de bienes y servicios normalizados
publicados en el Portal de Compras Pblicas para su contratacin
directa como resultante de la aplicacin de convenios marco.
Comisin AD-HOC.- Cuerpo colegiado conformado para los procesos
cuyas cuantas sean iguales o menor al coeficiente 0,000002*PIE,
Procesos de Rgimen Especial y Procedimientos Especiales, cuya
finalidad es realizar la apertura y anlisis de las ofertas presentadas.
Comisin Tcnica.- Cuerpo colegiado conformado de acuerdo a lo que
establece el Art. 18 RGLOSNCP que entre sus principales funciones
esta: realizar el anlisis del proceso, informes, recomendacin expresa
de adjudicacin, y declaratoria de desierto del proceso a la mxima
autoridad. Se la integra para los procesos de consultora por lista corta
o por concurso pblico; subasta inversa electrnica cuyo presupuesto
referencial sea superior a multiplicar 0.000002* PIE, cotizacin y,
licitacin.
Contratacin Pblica.- Se refiere a todo procedimiento concerniente a
la adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras o
prestacin de servicios incluidos los de consultora.
Contratista Incumplido.- Es el contratista que ha incumplido todas o

una parte de las obligaciones adquiridas por el hecho de firmar un
contrato para la adquisicin o arrendamiento de un bien o la
prestacin de un servicio, incluidos los de consultora.
Entidad o Contratante.- Los organismos, entidades o en general las
personas jurdicas previstas en el mbito de la LOSNCP.
Especificaciones Tcnicas.- Caractersticas fundamentales
debern cumplir los bienes o rubros requeridos.
que
INCOP.- Instituto Nacional de Contratacin Pblica. Entidad rectora del

Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
nfima Cuanta.- Las contrataciones para ejecucin de obras,
adquisicin de bienes o prestacin de servicios cuya cuanta sea igual o
menor al multiplicar el coeficiente 0,0000002 *PIE, conforme la
casustica emitida por el INCOP para el efecto.
Mxima Autoridad.- Quien ejerce la representacin legal y
administrativa de la Entidad Contratante.
Mejor Costo en Bienes y Servicios Normalizados.- Oferta que
cumpliendo con todas las especificaciones y requerimientos tcnicos,
financieros y legales exigidos en los documentos precontractuales,
oferte el precio ms bajo.
Mejor Costo en Obras, o en Bienes y Servicios No Normalizados.Oferta que ofrezca a la entidad las mejores condiciones presentes y
futuras en los aspectos tcnicos, financieros, legales, sin que el precio
ms bajo sea el nico parmetro de seleccin.
Orden de Compra.- Documento con el cual se formaliza la
contratacin de un bien cuyo monto es menor o igual al 0,000002
*PIE.
Orden de Servicio.- Documento con el cual se formaliza la
contratacin de un servicio cuyo monto es menor o igual al
0,000002*PIE.
Pliegos.- Documentos precontractuales elaborados y aprobados para
cada procedimiento, que se sujetarn a los modelos establecidos por
el Instituto Nacional de Contratacin Pblica.
Portal de Compras Pblicas (www.compraspublicas.gob.ec).- Sistema
informtico oficial de contratacin pblica del Estado Ecuatoriano.
Presupuesto Referencial: Monto del objeto de contratacin
determinado por la entidad contratante al inicio de un proceso
precontractual.
Proveedor.- Es la persona natural o jurdica nacional o extranjera, que
se encuentra inscrita en el RUP, de conformidad con esta Ley,
habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios,
incluidos los de consultora, requeridos por las entidades contratantes.
Registro nico de Proveedores RUP.- Es la base de datos de los

proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultora,
habilitados para participar en los procedimientos establecidos en la
LOSNCP. Su administracin est a cargo del Instituto Nacional de
Contratacin Pblica y se lo requiere para poder contratar con las
entidades contratantes.
Situaciones de Emergencia: Son aquellas generadas por
acontecimientos graves, tales como accidentes, terremotos,
inundaciones, sequas, grave conmocin interna, inminente agresin
externa, guerra internacional, catstrofes naturales, y otras que
provengan de fuerza mayor o caso fortuito, a nivel nacional, sectorial o
institucional. Una situacin de emergencia es concreta, inmediata,
imprevista, probada y objetiva.
Solicitud de Contratacin.- Documento interno a travs del cual la
unidad requirente solicita la adquisicin del bien o servicio en base a
criterios de priorizacin, los cuales deben estar considerados en los
lineamientos respectivos salvo casos excepcionales.
Trminos de Referencia.- Constituyen las condiciones especificas bajo
las cuales se desarrolla la consultora o prestacin de servicios.
Unidad Requirente.- Es la unidad que necesita la obra, el bien o
servicio, incluyendo el de consultora. Esta unidad emitir la solicitud
de contratacin priorizando el requerimiento.
6. Polticas Generales para los Procesos de Contratacin

Pblica
6.1 Para la ejecucin de los procesos de contratacin, dentro de la
fase precontractual, se requiere la siguiente documentacin
obligatoria:
-
Lineamientos aprobados por las reas involucradas, y

autorizados por la Mxima Autoridad del proyecto, encuesta y/o
censo.
Resolucin de aprobacin del PAC y/o modificacin donde
conste el requerimiento.
Requerimiento especfico de acuerdo a la necesidad de ejecucin
del proyecto (Resolucin 054-INCOP-2011 de 12 de noviembre
de 2011.
Estudios tcnicos, especificaciones tcnicas y/o Trminos de
Referencia de los bienes y/o servicios a requerirse, con la
respectiva firma de responsabilidad del rea requirente
(Resolucin 054-INCOP-2011 de 12 de noviembre de 2011.
Estudio efectuado por el Macro Proceso de Gestin de Bienes y
Servicios para determinar el presupuesto referencial del proceso al
cual corresponda la contratacin, con las firmas de
responsabilidad del servidor que lo elabor, el jefe de unidad y el
Director de rea. El precio referencial ser determinado en base a
cotizaciones de valores actualizados de mercado y/o de procesos
que han sido efectuados y adjudicados a travs del portal de
compras pblicas en el semestre que se va a realizar la
contratacin.
Para la determinacin presupuesto referencial se deber tomar en

cuenta las siguientes directrices detalladas en el siguiente cuadro;
en lo posible el presupuesto referencial se lo determinara a travs
de tres proformas que cumplan las mismas especificaciones
tcnicas:
PROCESO
nfima Cuanta
Catlogo
Menor Cuanta
Subasta Inversa Electrnica
(Comisin Ad-Hoc)
Subasta Inversa Electrnica

(Comisin Tcnica)
Consultora (Contratacin Directa)
Consultora (Lista Corta)
DETERMINACIN DEL
PRESUPUESTO REFERENCIAL
a) Menor Valor
a) Menor Valor
b) Procesos Portal
a) Menor Valor
b) Procesos Portal
a) Promedio
b) Procesos del Portal
(Caractersticas
mnimas,
estructura del presupuesto y
valor adjudicado de procesos
histricos)
a) Promedio
b) Procesos del Portal
a) Promedio
b) Procesos Portal
c) Procesos de precalificacin
a) Promedio
b) Procesos Portal
c) Procesos de precalificacin
Arrendamiento de Bienes Inmuebles
a) Promedio
b) Condiciones Mnimas
(metraje, sectorizacin)
Disponibilidad presupuestaria econmica de fondos, actualizada a

la fecha que se requiera la aprobacin del pliego.
Expediente precontractual, debidamente foliado y organizado
cronolgicamente, previo a la aprobacin del pliego.
Pliegos aprobados por la mxima autoridad o su delegado.
6.2 Las reas requirentes en la Administracin Central cuando

efecten solicitudes de pago, conjuntamente con la comunicacin
respectiva, debern remitir a la Direccin Administrativa
Financiera la informacin de respaldo correspondiente.
6.3 Conforme lo establecido en el Estatuto Orgnico Estructural por
procesos del INEC, La Direccin Administrativa Financiera a
travs del Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios de la
Oficina Matriz y Direcciones Zonales del INEC ser quien ejecute
los procesos de adquisicin de bienes, ejecucin de obras o
prestacin de servicios, incluidos los de Consultora.
6.4 Las garantas presentadas por los contratistas y/o consultores,

debern ser solicitadas y receptadas por la Direccin de Asesora
Jurdica, previo a la celebracin del contrato, quienes verificarn
que se encuentren conforme lo establecido en el contrato
respectivo.
La Direccin de Asesora Jurdica una vez suscritas las garantas,

remitir a la Direccin Administrativa Financiera, a fin de que
verifique su legalidad, realice el seguimiento, control y custodia
de las mismas hasta la culminacin del objeto contractual.
Tesorera informar oportunamente sobre el vencimiento de las
garantas a fin de que se tomen las decisiones adecuadas en
cuanto a requerir su renovacin o ejecucin, segn sea el caso.
(Normas de Control Interno 403-12).
7. Polticas Especficas para los Procesos de Contratacin Pblica

Para la contratacin de los casos que se detallan a continuacin
adicionalmente debern incluir lo siguiente:
Reuniones de trabajo, charlas o talleres.- Debern contener
agenda, cronograma y lista de participantes, debidamente
firmado y sumillado en todas las hojas por la unidad requirente.
Este requerimiento contar con un informe previo de costobeneficio elaborado por la Unidad de capacitacin, para lo cual
se considerar lo establecido en el Art. 22 del Reglamento para
el pago de viticos, movilizaciones, subsistencias y alimentacin,
de la Resolucin SENRES 2009 000080, publicada en R.O. 575 de
22 de abril de 2009 o la normativa que se emita para este caso.
La Direccin o unidad encargada de hacer este proceso es la
Direccin o unidad de Administracin del Talento Humano o su
similar en la Direcciones Zonales.
Capacitacin (preparacin acadmica).- Que incluya la
contratacin de una empresa y/o instructores especializados, se
realizar a travs del Sistema de Compras Pblicas, la misma

que deber contener agenda, cronograma y lista de los
participantes, debidamente firmado y sumillado en todas las
hojas por la unidad requirente.
personal de comunicacin, stos sern los responsables de

realizar los estudios tcnicos de conformidad con lo establecido
en la Resolucin INCOP No.054-2011 de 12 de noviembre de
2011.
CONSULTORAS.- deben estar sustentadas en los trminos de

referencia respectivos estructurados por el rea requirente, en
coordinacin con el macro proceso de gestin de bienes y
servicios, comprendido en los mbitos establecidos en el Art. 6
Nm. 8 en concordancia con (Resolucin INCOP No.054-2011 de
12 de noviembre de 2011). As como, la determinacin del
presupuesto referencial. con la presentacin de la hoja de vida
de los consultores se debe adjuntar toda la documentacin de
sustento. en el caso de contratacin directa y de lista corta debe
adjuntarse un informe del rea requirente que justifique la
seleccin del consultor. dentro de los contratos de consultora se
debe incluir una clausula en la que se establezca que la entrega
de los productos se entregaran de forma fsica y digital.
Arrendamiento de bienes inmuebles.- Se remitirn

especificaciones claras en cuanto al valor estimado, plazo,
metraje, localizacin y ms servicios adicionales que se
requieran.
Comunicacin Social.- Se requiere un estudio tcnico previo

elaborado por parte del rea requirente y avalado por el rea de
comunicacin, que contenga especificaciones, plazos, montos,
experticia y documentacin que acrediten la actividad
econmica del oferente, a fin de obtener parmetros de
comparabilidad que permitan seleccionar a la persona natural o
jurdica ms adecuada, ya sea por contratacin directa o por
proceso de seleccin de acuerdo a lo que determinan los Arts.
88 y 90 RGLOSNCP. En el caso de los proyectos que cuenten con
10
8. Documentos que debe contener el expediente

administrativo de un proceso de Contratacin Pblica
Lineamientos aprobados del proyecto y/o encuesta en el cual se
incluya en bien o servicio a requerirse, por las reas involucradas
y autorizados por la Mxima Autoridad.
Resolucin de aprobacin del PAC y/o modificacin
Requerimiento especifico
Estudio tcnico, especificaciones tcnicas y/o Trminos de
Referencia de conformidad con lo establecido en la Resolucin
054-INCOP-2011 de 12 de noviembre de 2011.
Estudio del presupuesto referencial (con documentacin de
respaldo)
Disponibilidad presupuestaria y econmica.
Pliegos aprobados.
Convocatoria y/o invitacin de ser el caso.
Preguntas y respuestas de los procedimientos de contratacin.
Oferta(s) de proveedor(es).
Resolucin de adjudicacin o declaracin de desierto.
Contrato debidamente legalizado y/o rdenes de compra y
servicios (con documentacin de respaldo).
Garantas de ser el caso.
Contratos complementarios y/o modificatorios, de haberse
suscrito.
Actas de entrega recepcin, o actos administrativos,
relacionados con la terminacin del contrato.
Captura de la Resolucin de Adjudicacin publicada en el portal
de compras pblicas.
9. Descripcin de los Procedimientos a efectuarse en los

Procesos de Contratacin Pblica
9.1 Contratacin de Bienes y Servicios por nfima Cuanta (Art. 60
RGLOSNCP y Resolucin INCOP 048-2011).
1. La Direccin o rea requirente deber solicitar a la Direccin
Administrativa Financiera/Director Zonal la adquisicin del bien o
contratacin del servicio, debindose excluir los de Consultora.
2. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios verificar si el
bien o servicio consta en el Catlogo Electrnico (Art. 46 LOSNCP).
En el caso de que el bien o servicio no conste en el Catlogo
Electrnico, el Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios
verifica las especificaciones tcnicas y procede conforme al Art. 60
RLOSNCP. En determinados casos solicitar la validacin de
especificaciones al rea requirente o tcnica. As como se
11
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
observara a lo estableci en la Resolucin INCOP No. 054-2011 de

12 de noviembre de 2011.
El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios realiza el
estudio del presupuesto referencial (Art. 6 nm. 27 LOSNCP), en
base a un mnimo de tres (3) proformas (cotizaciones) para la
contratacin del bien o servicio (Art. 7 de la Resolucin INCOP 048
2011) en concordancia con el Art. 148 del Cdigo de Comercio.
La Direccin Administrativa Financiera autoriza la contratacin
correspondiente con el proveedor seleccionado.
El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita al /el
Director(a)
Administrativo Financiero la disponibilidad
presupuestaria y econmica.
El Macro Proceso de Gestin Financiera emite la disponibilidad
El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios contrata al
proveedor de forma directa.
El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios remite copia de
parte del expediente (disponibilidad presupuestaria y econmica y
especificaciones tcnicas) al Proceso de Almacn General/Zonal, a
fin de que reciba los bienes o servicios de conformidad al
requerimiento.
El Proveedor entrega el bien o servicio correspondiente y emite la
factura respectiva (Art. 60 inciso primero RGLOSNCP).
En el caso de adquisicin de bienes, el Proceso de Almacn
General/Zonal verifica que se cumpla con las especificaciones
establecidas, recibe el bien y remite la factura correspondiente al
Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios. En bienes
tecnolgicos la Direccin de Tecnologas de la Informacin y
Comunicacin actuar en coordinacin con el Proceso de Almacn

General/Zonal.
Si en la recepcin se encontraren novedades no se recibirn los
bienes y se comunicar inmediatamente a la mxima autoridad o
al servidor delegado para su efecto. (Norma de Control Interno
406.04)
En el caso de servicios el rea requirente verifica que se cumpla
con las especificaciones establecidas, recibe el servicio y remite la
factura correspondiente a la Direccin Administrativa Financiera.
11. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita la
autorizacin para el pago al Director Administrativo
Financiero/Director Zonal.
12. El Director Administrativo Financiero/Director Zonal verifica la
documentacin y autoriza el pago.
13. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios realiza el pago.
9.2 Proceso de Contratacin de Bienes y Servicios Normalizados

Catlogo Electrnico (Art. 43 RLOSNCP)
Administrativa Financiera/Direccin Zonal la adquisicin del bien o
bien o servicio consta en los lineamientos, resolucin y PAC
respectivos.
bien o servicio consta en Catlogo Electrnico (Art. 46 LOSNCP).
12
4. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios realiza el

estudio del presupuesto referencial (Art. 6 numeral 27 LOSNCP) en
base a los valores establecidos en el Portal de Compras Pblicas.
5. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita al
Director Administrativo Financiero la disponibilidad presupuestaria
y econmica.
6. El Macro Proceso de Gestin Financiera emite la disponibilidad
7. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios elabora los
pliegos (Resolucin 035 INCOP 2010).
8. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios remite a la
Direccin de Asesora Jurdica los pliegos para su revisin y
aprobacin.
9. La Mxima Autoridad o su delegado aprueba los pliegos y remite
al Proceso de Gestin de Bienes y Servicios.
10. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios procede a
generar la Orden Compra y/o Servicios, con lo cual se formaliza la
adquisicin (Art. 69 LOSNCP).
11. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios remite copia de
parte del expediente (orden de compra, disponibilidad
presupuestaria y econmica y especificaciones tcnicas) al
Proceso de Almacn General/Zonal.
12. El Proceso de Almacn General/Zonal verifica que se cumpla con
las especificaciones establecidas, recibe el bien, suscribe el Acta
Entrega Recepcin y remite la factura correspondiente al
Proceso de Gestin de Bienes y Servicios. (Art. 43 inciso quinto
RGLOSNCP).

406.04).
4.
autorizacin y pago a la Direccin Administrativa Financiera.
14. El Director Administrativo Financiero/Director Zonal autoriza el
pago.
15. El Macro Proceso de Gestin Financiera verifica la documentacin
contractual y procede al pago.
9.3 Proceso de Contratacin de Bienes y Servicios Menor

Cuanta (ART. 51 LOSNCP)
respectivos.
En el caso de que el bien o servicio no consta en el Catlogo
Electrnico, El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios
verifica las especificaciones tcnicas y procede conforme el Art. 51
LOSNCP y al Art. 58 RGLOSNCP. En determinados casos solicitar la
validacin de especificaciones al rea requirente y/o tcnicas. As
13
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
como se observara lo establecido en la Resolucin INCOP 054INCOP-2011 de 12 de noviembre de 2011.

El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios realiza el
estudio del presupuesto referencial (Art. 6 numeral 27 LOSNCP).
El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita al
Macro Proceso de Gestin Financiera
la disponibilidad
El Macro Proceso de Gestin Financiera emite la disponibilidad
El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios elabora los
pliegos conforme el modelo obligatorio (Resolucin INCOP 035 2010).
La Direccin Administrativa Financiera remite al delegado del
Director Ejecutivo los pliegos para su revisin y aprobacin.
La Mxima Autoridad o su delegado, aprueba los pliegos y remite
al Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios.
El Responsable Administrativo del proceso procede a la
publicacin del pliego en el Portal de Compras Pblicas.
El Portal de Compras Pblicas enlista los proveedores de la
localidad (artesano, micro o pequeo productor), y se procede a
seleccionar al proveedor que cumpla con las especificaciones
tcnicas.
El proveedor acepta la invitacin a travs del portal; en el caso de
no aceptar, se procede a reseleccionar un nuevo proveedor y
cambiar el cronograma del proceso.
En caso de existir preguntas y aclaraciones el proveedor podr
realizarlas conforme el cronograma establecido en el pliego.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
14
Si las preguntas se refieren a un tema tcnico o jurdico, el Macro

Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicitar las respuestas a
las unidades pertinentes, las cuales debern ser absueltas en un
plazo mximo de 24 horas.
Las respuestas o aclaraciones debern formar parte de los pliegos
y por ende parte de la oferta tcnica (Oficio INCOP No. DE-53242010 de 17 de agosto de 2010).
El proveedor presentar la oferta tcnica de manera fsica y la
oferta econmica a travs del Portal de Compras Pblicas.
La Comisin AD-HOC, para la apertura y anlisis de la oferta,
estar conformada por: el Jefe del Macro Proceso Gestin de
Bienes y Servicios, el Responsable Administrativo del Proceso y el
delegado de la unidad requirente. De ser necesario requerir la
participacin de un profesional a fin al objeto de la contratacin
(Acta No. 001 del proceso).
En el caso de existir errores de forma, el proveedor podr realizar
la convalidacin de los mismos, los cuales debern ser
presentados de acuerdo al cronograma establecido en los pliegos
(Art. 23 inciso segundo RGLOSNCP).
Una vez receptada las convalidaciones, la Comisin AD-HOC las
analiza, y procede a la calificacin y habilitacin del proveedor a
travs de Portal de Compras Pblicas (Acta No. 002 del proceso).
Si despus del anlisis de las convalidaciones, la oferta no cumple
con los requerimientos tcnicos, se sugiere al Director Ejecutivo la
declaratoria de desierto del proceso y se finalice con el mismo.
(Art. 33 LOSNCP ).
En el caso de que la oferta es calificada, el Proceso de Gestin de
Bienes y Servicios, sugiere al Director Ejecutivo autorice la
19.
20.
21.
22.
23.
elaboracin de la Resolucin de Adjudicacin y orden de compra o

servicio respectiva.
El Director Ejecutivo autoriza y dispone a la Direccin de Asesora
Jurdica la elaboracin de la resolucin y orden de compra o
servicio respectivo.
La Direccin de Asesora Jurdica elabora la Resolucin de
Adjudicacin y enva a la Direccin Administrativa Financiera para
la suscripcin correspondiente.
Suscrita la Resolucin de Adjudicacin, el Macro Proceso de
Gestin de Bienes y Servicios publicar en el Portal de Compras
Pblicas. A su vez la Direccin Administrativa Financiera remite los
dems ejemplares a la Direccin de Asesora Jurdica para su
distribucin al resto de reas involucradas y posterior elaboracin
de la orden de compra o servicios para su legalizacin y tramite
respectivo.
La Direccin de Asesora Jurdica elabora la orden de compra o
servicio y remite a la Direccin Administrativa Financiera, para
suscripcin y trmite pertinente.
El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios remite copia
del expediente (orden de compra, disponibilidad presupuestaria y
econmica y especificaciones tcnicas) al Proceso de Almacn
General/Zonal,
quienes verifican que se cumpla con las
especificaciones establecidas, recibe el bien, suscribe el Acta
Entrega Recepcin y remite la factura correspondiente al Macro
Proceso de Gestin de Bienes y Servicios (Art. 43 inciso quinto
RGLOSNCP).

406.04)
En bienes tecnolgicos la Direccin de Tecnologas de la
Informacin y Comunicacin actuar en coordinacin con Almacn
General/Zonal.
En el caso de servicios, el rea requirente verificar que se cumpla
con las especificaciones establecidas, recibe el servicio, suscribe el
Acta Entrega- Recepcin y remite la factura correspondiente a la
Direccin Administrativa Financiera.
autorizacin para el pago al Director Administrativo Financiero.
pago.
9.4 Proceso de Contratacin de Bienes y Servicios

Normalizados Subasta Inversa Electrnica con Comisin ADHOC (> 0,0000002*PIE) (Art. 44 y siguientes RLOSNCP).
bien o servicio consta en lineamientos, resolucin y PAC
respectivos.
15

verifica las especificaciones tcnicas y procede conforme el Art. 51
LOSNCP y al Art. 58 RGLOSNCP. As como se observara lo
establecido en la Resolucin INCOP No. 054-2011 de 12 de
noviembre de 2011. En determinados casos solicitar la validacin
de especificaciones al rea requirente y/o tcnica.
estudio del presupuesto referencial (Art. 6 numeral 27 LOSNCP)
Macro Proceso de Gestin Financiera la disponibilidad
pliegos de Subasta Inversa Electrnica de acuerdo a los modelos
establecidos (Resolucin INCOP 38 09).
8. La Direccin Administrativa Financiera remite al delegado del
Director Ejecutivo (Direccin de Asesora Jurdica) los pliegos para
su revisin y aprobacin.
9. La Mxima Autoridad o su delegado aprueba los pliegos y remite
a la Direccin Administrativa Financiera.
10. El Responsable Administrativo del proceso procede a la
11. En caso de existir preguntas y aclaraciones el proveedor podr
realizarlas conforme al cronograma establecido en el pliego.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
16
Si las preguntas se refieren a un tema tcnico o jurdico, El Macro

Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicitar mediante
correo electrnico las respuestas a las unidades pertinentes, las
cuales debern ser absueltas en un plazo mximo de 24 horas.
La Comisin AD-HOC, para la apertura de las ofertas, estar
integrada por: Jefe del Macro Proceso de Gestin de Bienes y
Servicios, el Responsable Administrativo del Proceso y el delegado
de la unidad requirente. De ser necesario requerir la participacin
de un profesional a fin al objeto de la contratacin y convoca a
reunin para la apertura y anlisis de ofertas.
Los proveedores presentarn la oferta tcnica de manera fsica.
La Comisin AD-HOC, realiza la apertura de la oferta presentada
conforme el cronograma respectivo (Acta No. 001).
La Comisin AD-HOC, encarga al responsable administrativo del
proceso y al delegado del rea requirente el anlisis de las ofertas
presentadas.
La Comisin AD-HOC realiza el anlisis de los cuadros
comparativos y solicita las convalidaciones de ser el caso (Acta No.
002).
De existir errores de forma, los proveedores podrn realizar las
convalidaciones de los mismos, las cuales debern
ser
18. Una vez receptada las convalidaciones, la Comisin AD-HOC las

analiza y procede a la calificacin de los proveedores a travs de
Portal de Compras Pblicas (Acta No. 003 del proceso).
Si despus del anlisis de las convalidaciones, la (s) oferta (s)
presentada (s) no cumplen con los requerimientos tcnicos,
legales y financieros, se sugiere al Director Ejecutivo declare
desierto el proceso y se finaliza con el mismo. (Art. 33 LOSNCP)
19. Caso contrario, el Responsable Administrativo del Proceso procede
a habilitar a los oferentes en el Portal de Compras Pblicas.
En caso de existir una sola oferta calificada o que un solo oferente
habilitado haya subido su oferta econmica inicial en el Portal de
Compras Pblicas hasta el da y hora sealados, se proceder a
realizar la Audiencia de Negociacin conforme al Art. 47
reformado del RGLOSNCP.
Si ms de un proveedor habilitado presenta la oferta econmica
inicial en el Portal de Compras Pblicas en la fecha y hora sealada
en los pliegos, se realiza la puja del proceso de subasta inversa
electrnica.
20. Una vez conocido el resultado final de la etapa de la puja, la
Comisin AD-HOC sugiere al Director Ejecutivo proceda a la
Adjudicacin del proveedor que tenga el primer lugar de prelacin
de acuerdo al mejor costo (Acta No. 004 del proceso).
21. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios sugiere al
Director Ejecutivo proceda a la autorizacin de adjudicacin y
disponga la elaboracin de la resolucin de adjudicacin y
posterior contrato, o de ser pertinente la resolucin de
declaratoria de desierto.
22. El Director Ejecutivo autoriza y dispone a la Direccin de Asesora

Jurdica la elaboracin de la resolucin de adjudicacin y del
contrato respectivo.
23. La Direccin de Asesora Jurdica/Gestin Jurdica Zonal elabora la
Resolucin de Adjudicacin y enva a la Direccin Administrativa
Financiera para la suscripcin correspondiente.
24. Suscrita la Resolucin de Adjudicacin, la Direccin Administrativa
Financiera remitir un original al Macro Proceso de Gestin de
Bienes y Servicios para su publicacin en el Portal de Compras
Pblicas. La Direccin Administrativa Financiera remitir los
dems ejemplares a la Direccin de Asesora Jurdica para su
distribucin al resto de reas involucradas.
25. La Direccin de Asesora Jurdica/Gestin Jurdica Zonal elabora el
contrato, recibe garantas y remite a la Direccin Administrativa
Financiera para su suscripcin.
26. Suscrito el contrato, la Direccin de Asesora Jurdica/Gestin
Jurdica Zonal remite todo el expediente a la
Direccin
Administrativa Financiera, quien a su vez remite al Macro Proceso
de Gestin Financiera, el contrato, las garantas de existir (buen
uso del anticipo y tcnica), oferta ganadora y pliegos (originales)
para su verificacin. Adems enva una copia del contrato al
Administrador del mismo conjuntamente con la copia de los
pliegos y oferta ganadora. En el caso de la garanta tcnica deber
ser entregada a la Direccin Administrativa Financiera y/o
Direccin de Tecnologas de la Informacin y Comunicacin de
acuerdo al bien adjudicado.
17
27. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita

autorizacin y pago del valor del anticipo al Director
Administrativo Financiero, en caso de existir.
contractual y procede al pago del anticipo.
29. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios remite copia
del expediente (contrato, disponibilidad presupuestaria y
General/Zonal
RGLOSNCP).
al servidor delegado para su defecto. (Norma de Control Interno
406.04)
General/Zonal.
autorizacin y pago del % restante, de ser el caso) del contrato a la

pago.
9.5 Proceso de Contratacin de Bienes y Servicios Normalizados

Subasta Inversa Electrnica con Comisin Tcnica
(>0,000002*PIE) (Art. 18 RGLOSNCP)
Administrativa Financiera la adquisicin del bien o contratacin
del servicio, debindose excluir los de Consultora.
bien o servicio consta en lineamientos, resolucin y PAC
respectivos.
verifica las especificaciones. As como se observara lo establecido
en la Resolucin INCOP 054-2011 de 12 de noviembre de 2011. En
determinados casos solicitar la validacin de especificaciones al
rea requirente y/o tcnica.
5. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita a al
la disponibilidad
18

pliegos de Subasta Inversa Electrnica de acuerdo a los modelos
establecidos (Resolucin INCOP 38 - 09).
9. La Mxima Autoridad o su delegado (Director/a de Asesora
Jurdica) aprueba los pliegos y remite a la Direccin Administrativa
Financiera.
10. La Direccin Administrativa Financiera solicita la conformacin de
la Comisin Tcnica a la Direccin de Secretara General y Gestin
Documental (Art. 18 RGLOSNCP y Resolucin No. 014- DIREJ 2011).
12. En caso de existir preguntas y aclaraciones el proveedor podr
Si las preguntas se refieren a un tema tcnico o jurdico, El Macro
Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita mediante correo
electrnico las respuestas a las unidades pertinentes, las cuales
debern ser absueltas en un plazo mximo de 24 horas.
13. Las respuestas o aclaraciones debern formar parte de los pliegos
14. La Direccin Secretara General y Gestin Documental conformar
la Comisin Tcnica, integrada conforme el Art. 18 RGLOSNCP. De
15.
16.
17.
18.
19.
19
ser necesario requerir la participacin de un profesional a fin al

objeto de la contratacin.
Los proveedores presentarn la oferta tcnica de manera fsica en
la secretara de la Comisin.
La Comisin Tcnica de acuerdo al cronograma, realiza la apertura
de las ofertas presentadas y designa una subcomisin de Apoyo
(Art. 19 RGLOSNCP, Acta No. 001).
La Comisin Tcnica, contando con el informe de la subcomisin
de apoyo analiza las ofertas presentadas para el proceso de
contratacin y solicita las convalidaciones de ser el caso (Acta No.
002) (Art. 19 RGLOSNCP).
De existir errores de forma, los proveedores podrn realizar las
ser
Una vez receptada las convalidaciones, la Comisin Tcnica las
analiza y procede a la calificacin de los proveedores a travs de
Portal de Compras Pblicas (Acta No. 003).
legales y financieros, se sugiere a la Mxima Autoridad declare
desierto el proceso y se finaliza con el mismo. (Art. 33 LOSNCP).
El Responsable Administrativo del Proceso procede a habilitar a los
oferentes en el Portal de Compras Pblicas.
En caso de existir una sola oferta calificada o que un solo oferente
habilitado haya subido su oferta econmica inicial en el Portal de
Compras Pblicas hasta el da y hora sealados, se proceder a
20.
21.
22.
23.
24.
25.
realizar la Audiencia de Negociacin conforme al Art. 47

reformado RGLOSNCP.
Si ms de un proveedor habilitado presenta la oferta econmica
inicial en el Portal de Compras Pblicas en la fecha y hora sealada
en los pliegos, se realiza la puja del proceso de subasta inversa
electrnica.
Una vez conocido el resultado final de la etapa de la puja, la
Comisin Tcnica sugiere al Director Ejecutivo proceda a la
Adjudicacin del proveedor que tenga el primer lugar de prelacin
de acuerdo al mejor costo (Acta No. 004).
El Presidente de la Comisin Tcnica sugiere al Director Ejecutivo
la autorizacin de adjudicacin y elaboracin de contrato o
Adjudicacin y enva a la Direccin Ejecutiva para la suscripcin
correspondiente.
Suscrita la Resolucin de Adjudicacin, la Direccin Ejecutiva
remitir a la Direccin de Asesora Jurdica para el trmite
respectivo.
La Direccin de Asesora Jurdica proceder a enviar un ejemplar
de la resolucin de adjudicacin al Macro Proceso de Gestin de
Pblicas. Los dems ejemplares sern distribuidos a las reas
involucradas.
26. La Direccin de Asesora Jurdica elabora el contrato, recibe

garantas y remite a la Direccin Ejecutiva para su suscripcin.
27. Suscrito el contrato y las garantas de ser el caso, la Direccin de
Asesora Jurdica remite todo el expediente a la Direccin
Administrativa Financiera quien, a su vez remite al Macro Proceso
de Gestin de Bienes y Servicios, el contrato, las garantas del
buen uso del anticipo y fiel cumplimiento, oferta ganadora y
pliegos (originales) para su verificacin, una copia del contrato se
remite al Administrador conjuntamente con los pliegos y la oferta
ganadora. En el caso de la garanta tcnica deber ser entregada a
la Direccin Administrativa Financiera/Direccin de Tecnologas de
la Informacin y Comunicacin.
autorizacin y pago del valor del anticipo a la Direccin
Administrativa Financiera, en caso de existir.
General/Zonal
RGLOSNCP).
20
al servidor delegado para su defecto. (Norma de Control Interno

406.04)
General/Zonal.
autorizacin y pago del % restante del contrato al Director
Administrativo Financiero.
pago.
9.6 Proceso de Contratacin por Rgimen Especial (Art. 2

LOSNCP)
El Art. 2 de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin
Pblica, establece los procesos que se efectuarn por rgimen
especial. El procedimiento a aplicarse para este tipo de contrataciones
se lo efectuar conforme a lo dispuesto en los artculos 68 al 108
RGLOSNCP:
Administrativa Financiera la adquisicin del bien o contratacin
del servicio, debindose excluir los de Consultora.

respectivos.
verifica las especificaciones. As como se observara lo establecido
en la Resolucin INCOP No. 054-2011 de 12 de noviembre de
2011. En determinados casos solicitar la validacin de
especificaciones al rea requirente y/o tcnica.
Macro Proceso de Gestin Financiera la disponibilidad
7. Previo a la elaboracin de los pliegos, se deber contar con:
En el caso de contratacin de repuestos y accesorios: la
justificacin de adquirir directamente por razones de
funcionalidad o necesidad tecnolgica u otra justificacin que
le faculta acogerse al rgimen especial.
Para bienes y servicios nicos en el mercado o proveedor
nico, el Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios
contar con el certificado original o debidamente certificado
actualizado de exclusividad o de distribuidor nico autorizado.
21
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
En el caso de contratacin entre entidades pblicas o

subsidiarias, el Macro Proceso de Gestin de Bienes y
Servicios en coordinacin con el rea requirente deber
presentar un informe sobre la conveniencia y viabilidad
tcnica y econmica de la contratacin.
El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios elabora los
pliegos de Rgimen Especial para la contratacin respectiva del
bien o servicio.
La Direccin Administrativa Financiera, remite el pliego
conjuntamente con el proceso precontractual a la Direccin de
Asesora Jurdica para su revisin.
La Direccin de Asesora Jurdica, procede a la revisin de los
pliegos y enva a la Direccin Administrativa Financiera para
solicitar a la Direccin Ejecutiva su aprobacin.
La Direccin Administrativa Financiera solicita al Director Ejecutivo
la autorizacin de inicio del proceso, aprobacin del pliego y
cronograma.
Jurdica la elaboracin de la resolucin pertinente.
La Direccin de Asesora Jurdica elabora la resolucin en la cual
consta la autorizacin de inicio del proceso, aprobacin de los
pliegos y cronograma, y remite a la Direccin Ejecutiva para la
suscripcin respectiva.
El Director Ejecutivo suscribe la resolucin y remite a la Direccin
de Asesora Jurdica para su despacho.
La Direccin de Asesora Jurdica enva a la Direccin
Administrativa Financiera la resolucin, a fin de que sea publicada
16.
17.
18.
19.
20.
22
en el portal de compras pblicas (de ser el caso) y continen con el

trmite respectivo.
El Responsable Administrativo del proceso publica la resolucin
conjuntamente con los pliegos en el Portal de Compras Pblicas,
caso contrario de conformidad con lo que dispone el Art. 70
RGLOSNCP en concordancia con lo que determina la Resolucin
No. 027-09 de 16 de junio de 2009, una vez realizada la
contratacin se realizar la publicacin posterior del proceso en el
portal, salvo el caso sealado en el Art. 3 de esta Resolucin.
La Direccin Administrativa Financiera (GBS), invita al proveedor
seleccionado (Contratacin directa) o proveedores seleccionados,
mnimo 3 y mximo 5 (Proceso por seleccin) en el caso de
Comunicacin Social en la fecha establecida en el cronograma del
proceso.
La Direccin Administrativa Financiera, conforma la Comisin ADHOC integrada por el/la Director(a) Administrativo Financiero, el
Jefe de Gestin de Bienes y Servicios, el Responsable
Administrativo de Proceso y el delegado de la unidad requirente.
De ser necesario requerir la participacin de un profesional a fin
al objeto de la contratacin.
Se realiza la audiencia de preguntas y respuestas, para lo cual el
oferente acude en el da y hora establecido en el cronograma del
proceso (que ser mximo en 3 das desde la publicacin y/o
invitacin), en la cual realiza cualquier tipo de inquietud sobre el
proceso, aclaraciones que sern absueltas por la entidad a travs
del rea requirente (Acta de Preguntas y Aclaraciones).
El/los oferente (s) dependiendo del caso realiza la entrega de su
oferta en sobre cerrado en el Macro Proceso de Gestin de Bienes
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
y Servicios hasta el da y hora sealada en el cronograma del

proceso
La Comisin AD-HOC, conformada para el efecto realiza la
apertura de la(s) oferta(s) y realiza el anlisis de la(s) misma(s)
(Acta No. 001).
De existir errores de forma que deben ser convalidados, la entidad
solicitar al oferente (s) realice la convalidacin respectiva, para lo
cual se establecer 2 das dentro del calendario del proceso,
realizando una ampliacin en el calendario.
Una vez presentada la convalidacin, la Comisin procede a la
calificacin del participante (s), lo cual se deja constancia (Acta
Resolutiva).
La Direccin Administrativa Financiera sugiere al Director Ejecutivo
correspondiente.
remitir a la Direccin de Asesora Jurdica para el trmite
respectivo.
29. La Direccin de Asesora Jurdica proceder a enviar un ejemplar

Pblicas, los dems ejemplares sern distribuidos a las reas
involucradas.
garantas y remite a la Direccin Ejecutiva para su suscripcin.
31. Suscrito el contrato la Direccin de Asesora Jurdica remite todo el
expediente a la Direccin Administrativa Financiera, quien a su
vez remite al Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios, el
contrato, las garantas del buen uso del anticipo y fiel
cumplimiento, garanta tcnica (en caso de requerirse), oferta
ganadora y pliegos (originales) para su verificacin, Gestin de
Bienes y Servicios entrega al Administrador copia del contrato,
pliegos, oferta ganadora. En el caso de la garanta tcnica deber
ser entregada a la Direccin Administrativa Financiera y/o
Direccin de Tecnologas de la Informacin y Comunicacin
(documentacin original).
32. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios remite a la
Direccin Administrativa Financiera la documentacin contractual
y solicita autorizacin y pago del valor del anticipo, en caso de
existir.
General/Zonal
23

RGLOSNCP).
406.04)
Informacin y Comunicacin actuar en coordinacin de Almacn
General/Zonal
autorizacin y pago del % restante del contrato a la Direccin
Administrativa Financiera.
9.7 Proceso de Contratacin de Consultora - Contratacin

Directa (Arts. 40 LOSNCP y 36 RGLOSNCP)
Administrativa Financiera la contratacin del servicio de
Consultora.

requerimiento consta en los lineamientos, resolucin y PAC
respectivos.
3. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios sustentada en
los Trminos de Referencia estructurados por el rea requirente,
analizar y validar la determinacin del presupuesto referencial.
Para el efecto deber adjuntar un informe del rea requirente
que justifique la seleccin del Consultor.As como se observara l
establecido en la Resolucin INCOP 054-2011 de 12 de
noviembre de 2011
la disponibilidad
pliegos de acuerdo a los modelos establecidos (Resolucin INCOP
35 09).
7. La Direccin Administrativa Financiera remite a la Direccin de
Asesora Jurdica los pliegos para su revisin y aprobacin.
8. La Mxima Autoridad o su delegado Director/a de Asesora
Jurdica aprueba los pliegos y remite a la Direccin Administrativa
Financiera.
10. En caso de existir preguntas y aclaraciones el consultor podr
24
11.
12.
13.
14.
15.

correo electrnico las respuestas a las unidades pertinentes.
y por ende parte de la oferta tcnica (Oficio INCOP No. DE-53242010).
La Comisin AD-HOC, para la apertura y el anlisis de la (s) oferta
(s) presentada (s), estar integrada por: el Jefe de Gestin de
Bienes y Servicios, el Responsable Administrativo de Proceso y el
delegado de la unidad requirente. De ser necesario requerir la
(Acta No. 001).
El consultor presentar la oferta tcnica de manera fsica y a travs
del Portal de Compras Pblicas la oferta econmica.
De existir errores de forma, el consultor podr realizar las
ser
Una vez receptadas las convalidaciones, la Comisin AD-HOC
analiza y procede a la calificacin y habilitacin del Consultor a
travs de Portal de Compras Pblicas (Acta No. 002).
Si despus del anlisis de las convalidaciones, la oferta presentada
no cumple con los requerimientos tcnicos, legales y financieros,
se sugiere al Director(a) Administrativo Financiero declare desierto
el proceso y se finaliza con el mismo (Art. 33 LOSNCP y Art. 48
RGLOSNCP).
El Responsable Administrativo del Proceso procede a calificar y
habilitar al consultor en el Portal de Compras Pblicas.
16. Una vez conocido el resultado de la evaluacin se convoca al

consultor para la etapa de negociacin en la cual se definen los
aspectos tcnicos y econmicos del contrato (Acta de
Negociacin).
17. El responsable administrativo publica el Acta de Negociacin en el
Portal de Compras Pblicas.
18. La Direccin Administrativa Financiera sugiere al Director Ejecutivo
la autorizacin de adjudicacin y elaboracin de la resolucin de
adjudicacin, contrato o declaratoria de desierto.
20. La Direccin de Asesora Jurdica elabora la Resolucin de
correspondiente.
21. Suscrita la Resolucin de Adjudicacin, la Direccin de Asesora
Jurdica remitir un original al Macro Proceso de Gestin de
Pblicas. A su vez, remitir los dems ejemplares a las reas
involucradas.
garantas en caso de existir y remite a la Direccin Ejecutiva para
su suscripcin.
23. Suscrito el contrato, la Direccin de Asesora Jurdica remite todo
el expediente a la Direccin Administrativa Financiera, quien a su
contrato, las garantas del buen uso del anticipo, oferta ganadora y
pliegos (originales) para su verificacin, Gestin de Bienes y
25
24.
25.
26.
27.
28.
29.
Servicios remite al Administrador del contrato copia del mismo,

pliegos, oferta ganadora.
El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita
El Macro Proceso de Gestin Financiera verifica la documentacin
autorizacin y pago del % restante del contrato a la Direccin
Administrativa Financiera.
El rea requirente, recibida la Consultora, procede a realizar el
acta entrega recepcin segn el Art. 123 y 124 del RGLOSNCP y
solicita el pago al Director Administrativo Financiero.
El Director Administrativo Financiero/Director Zonal verifica la
9.8 Proceso de Contratacin de Consultora Lista Corta (Art. 37

RGLOSNCP)
Administrativa Financiera la contratacin del servicio de
Consultora.
requerimiento consta en lineamientos, resolucin y PAC.
3. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios sustentada en
los Trminos de Referencia estructurados por el rea requirente,
analizar y validar la determinacin del presupuesto referencial.
As como lo establecido en la Resolucin INCOP No.054-2011 de

12 de noviembre de 2011. Para el efecto deber adjuntarse un
informe del rea requirente que justifique la seleccin de los
consultores.
4. La Direccin Administrativa Financiera (GBS) pone en
conocimiento los nombres de los consultores (mnimo 3 mximo
6) que sern invitados al proceso y solicita a la Direccin Ejecutiva
la autorizacin para la elaboracin de la Resolucin de Invitacin.
la disponibilidad
pliegos de acuerdo a los modelos establecidos (Resolucin INCOP
35 09)
9. La Mxima Autoridad o su delegado (Director/a de Asesora
Jurdica) aprueba los pliegos y remite a la Direccin Administrativa
Financiera.
10. La Direccin Administrativa Financiera solicita la conformacin de
la Comisin Tcnica a la Direccin de SECRETARIO/A General (Art.
18 del RGLOSNCP y Resolucin No. 014 DIREJ 2011).
26
12. En caso de existir preguntas y aclaraciones el Consultor podr

correo electrnico las respuestas a las unidades pertinentes.
y por ende parte de la oferta tcnica (Oficio INCOP No. DE-53242010 17 de Agosto de 2010).
13. Los consultores presentarn la oferta tcnica y econmica de
manera fsica y a travs del Portal de Compras Pblicas
(Formulario 1,2 y oferta econmica).
14. La Direccin de Secretara General y Gestin Documental
conformar la Comisin Tcnica, integrada conforme el Art. 18
RGLOSNCP (Resolucin 014-DIREJ-2011).
De ser necesario
requerir la participacin de un profesional a fin al objeto de la
contratacin.
15. La Comisin Tcnica realiza la apertura de las ofertas presentadas
conforme el cronograma respectivo y designa una Subcomisin de
Apoyo (Art. 19 RGLOSNCP Acta No. 001).
16. La Comisin Tcnica contando con el informe de la Subcomisin de
Apoyo analiza y evala las ofertas tcnicas presentadas para el
proceso de contratacin y solicita las convalidaciones de ser el
caso (Acta No. 002)(Art. 19 RGLOSNCP).
De existir errores de forma, los Consultores podrn realizar las
ser
presentadas de acuerdo al cronograma establecido en los pliegos
17. Una vez receptadas las convalidaciones, la Comisin Tcnica las

analiza y procede a la calificacin de los proveedores, que tienen
mnimo 70 puntos (Acta No. 003).
legales y financieros, se sugiere a la Mxima Autoridad declare
desierto el proceso y se finaliza con el mismo. (Art. 33 LOSNCP y
Art. 48 RGLOSNCP).
18. El Responsable Administrativo del Proceso procede a habilitar
al/los consultor (es) en el Portal de Compras Pblicas (mnimo 70
puntos), segn el caso.
19. La Comisin Tcnica procede a la apertura de la oferta econmica
de los Consultores que han sido habilitados (Acta No. 004 del
proceso).
20. El Portal de Compras Publicas realiza la evaluacin de la oferta
tcnica y econmica para determinar el orden de prelacin.
21. Una vez conocido el resultado de la evaluacin la Comisin
Tcnica convoca al Consultor para la etapa de negociacin en la
cual se negocia los aspectos tcnicos, contractuales y los ajustes
de la oferta tcnica y econmica (Art. 40 RGLOSNCP) (Acta de
Negociacin).
22. El Responsable Administrativo del proceso publica el Acta de
Negociacin en el Portal de Compras Pblicas.
23. La Direccin Administrativa Financiera sugiere al Director Ejecutivo
27

25. La Direccin de Asesora Jurdica elabora la Resolucin de
correspondiente.
26. Suscrita la Resolucin de Adjudicacin, la Direccin Ejecutiva
remitir a la Direccin de Asesora Jurdica:
27. La Direccin de Asesora Jurdica proceder a enviar un ejemplar
involucradas.
garantas en caso de existir y remite a la Direccin Ejecutiva para
su suscripcin.
29. Suscrito el contrato, la Direccin de Asesora Jurdica remite todo
contrato, las garantas del buen uso del anticipo y fiel
cumplimiento, oferta ganadora y pliegos (originales) para su
verificacin; Gestin de Bienes y Servicios remite al Administrador
del contrato luna copia del mismo, pliegos, oferta ganadora.
32. El rea requirente recibida la consultora procede a realizar el acta

de entrega recepcin segn el Art. 123 y 124 del RGLOSNCP y
solicitar el pago al Director Administrativo Financiero.
autorizacin y pago del % restante, de ser el caso, del contrato a
la Direccin Administrativa Financiera.
9.9 Proceso de Contratacin de Arrendamiento de Inmuebles Procesos Especiales (Art. 64 RGLOSNCP y Resolucin INCOP
013 - 09).
Administrativa Financiera el arrendamiento del bien inmueble.
requerimiento consta en los lineamientos, resolucin y PAC
respectivos.
3. El rea requirente presentar el estudio tcnico, detallando las
especificaciones bsicas como ubicacin preferente, capacidad,
tipo de construccin, servicio que debe brindar el inmueble,
tiempo de arrendamiento, y otras consideraciones especficas
necesarias.
estudio del presupuesto referencial (Art. 6 numeral 27 LOSNCP)
28

la disponibilidad
pliegos de Arrendamiento de Bienes Inmuebles y remite al
Delegado del Director Ejecutivo (Direccin Asesora Jurdica) para
8. El Director/a de Asesora Jurdica aprueba los pliegos y remite a la
9. La Direccin Administrativa Financiera realiza la publicacin en la
prensa nacional o local. A su vez el Responsable Administrativo
publica en el Portal de Compras Pblicas (publicaciones especiales
a travs de un proceso de nfima cuanta). De ser el caso se realiza
las invitaciones de forma directa al proveedor. (Art. 1 de la
Resolucin INCOP 013 09).
10. La Comisin AD-HOC, para la apertura y anlisis de las ofertas
presentadas, estar integrada por el Jefe del Proceso de Gestin
de Bienes y Servicios, el Responsable Administrativo de Proceso y
el delegado de la unidad requirente. De ser necesario requerir la
(Acta No.001).
11. Los proveedores presentarn la oferta tcnica y econmica de
manera fsica.
12. De existir errores de forma, el/los proveedor (es) podr realizar las
ser
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
29

Una vez receptada las convalidaciones, la Comisin AD-HOC
analiza y procede a la calificacin (Acta No. 002).
Si despus del anlisis de las convalidaciones, la oferta presentada
no cumple con los requerimientos tcnicos, legales y financieros,
se sugiere a la Mxima Autoridad declare desierto el proceso y se
finaliza con el mismo. (Art. 33 LOSNCP).
La Direccin Administrativa Financiera sugiere al Director Ejecutivo
la autorizacin de adjudicacin y elaboracin de la resolucin de
adjudicacin, contrato o declaratoria de desierto.
correspondiente.
remitir a la Direccin de Asesora Jurdica para su distribucin a
las reas involucradas.
La Direccin de Asesora Jurdica elabora el contrato y remite a la
Direccin Ejecutiva para su suscripcin.
remitir a la Direccin de Asesora Jurdica:
La Direccin de Asesora Jurdica proceder a enviar un ejemplar
21.
22.
23.
24.
25.
26.

involucradas.
La Direccin de Asesora Jurdica elabora el contrato y remite a la
Direccin Ejecutiva para su suscripcin.
Suscrito el contrato, la Direccin de Asesora Jurdica remite todo
contrato conjuntamente con el expediente del proceso para el
trmite respectivo, y una copia al Administrador del contrato.
El Administrador de Contrato recibe el inmueble suscribe el Acta
Entrega Recepcin y remite la documentacin y la factura
correspondiente a la Direccin Administrativa Financiera
solicitando el pago. (Art. 43 inciso quinto RGLOSNCP).
autorizacin y pago al Director Administrativo Financiero de
acuerdo a lo estipulado en el contrato.
El Director Administrativo Financiero/Director Zonal verifica la

10. Diagrama de Flujos de los Procesos de Contratacin Pblica
10.1 Proceso de nfima Cuanta
MACRO PROCESO: GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS
SUBPROCESO: PROCESO DE CONTRATACIN NFIMA CUANTA
DAF
DIRECCIONES
Gestin Bienes y
Servicios
Gestin Financiera
ALMACN GENERAL
PROVEEDOR
INICIO
Si
Generar
Requerimiento
Autoriza y dispone
proceso respectivo
Verificar Catlogo
Electrnico
No
No
Validar
Especificaciones
Realizar estudio
Presupuesto
Autorizar
contratacin
Solicitar
disponibilidad
Elaborar
disponibilidad
Presupuestaria
Entregar bienes o
servicios
Contratar de forma
directa
Envar copia de
expediente
Receptar bienes
adquiridos y Factura
Solicitar pago
Realizar el
Pago
FIN

10.2 Proceso de Catlogo Electrnico
MACROPROCESO: GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS
SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN CATLOGO ELECTRNICO
DAF
DIRECCIONES
Gestin ByS
Gestin Financiera
DIJU
INICIO
Generar requerimiento
No
Autorizar
Si
Verificar Catlogo
Realizar estudio presupuesto
Solicitar disponibilidad
presupuestaria
Autorizar
No
Si
Emitir disponibilidad
presupuestaria
Elaborar Pliegos
Remitir pliegos
Si
Envar correcciones
Correguir Pliegos
Revisar Pliegos
Cambios?
NO
Aprobar Pliegos
31

MACROPROCESO: GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS
SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN CATLOGO ELECTRNICO
DAF
Gestin ByS
Gestin Financiera
PROVEEDOR
Almacn General
Generar Orden compra
Receptar bienes adquiridos y

Factura
Enviar copia expediente
Elaborar Acta Entrega Recepcin
Solicitar pago
Autorizar
NO
Si
Realizar el Pago
Fin
32

10.3 PROCESO POR MENOR CUANTA
SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN MENOR CUANTA
DIJU
DIRECCIONES
DAF
Gestin ByS
Gestin Financiera
INICIO
Si
Solicitar validacin
Verificar
Autorizar
Realizar estudio
presupuesto
No
presupuestaria
Autorizar
No
Emitir disponibilidad
presupuestaria
Si
Elaborar Pliegos
Revisar Pliegos
Cambios?
Remitir pliegos
SI
NO
Envar correcciones
Aprobar Pliegos
Correguir Pliegos
Publicar Portal Compras

Pblicas
33

DIJU
DIRECCIONES
DAF
Gestin ByS
Gestin
Financiera
PROVEEDOR
A
Reseleccionar
proveedor
No
Acepta Invitacin?
Conformar Comisin
AD-HOC
SI
Responder
Preguntas
Generar Preguntas
Recibir Oferta
Presentar Ofertas
Aperturar Sobre,
analizar oferta
Convalidacin de
errores?
NO
Calificar y habilitar
Participante
Declarar Desierto
No
Cumple?
Si
Elaborar Resolucin
y Orden compra /
trabajo
34
Autorizar
Adjudicacin/Orden
Compra y/o Trabajo
Recomendar
Adjudicacin
ALMACN GENERAL
SI
Convalidar
Documentos
No

DAF
DIJU
DIRECCIONES
Gestin
ByS
Gestin
Financiera
DISEG
PROVEEDOR
ALMACN
GENERAL
Suscribir
Resolucin/
Orden Compra
y/o trabajo
Publicar Portal
Compras
Pblicas
Informar Areas
Orden de
Compra
Anticipo?
No
SI
Autoriza
NO
Solicitar Pago
Realizar Pago
Entregar bienes
o servicios
Si
Receptar bienes
adquiridos y
Factura
Envar copia de
expediente
No
Autoriza
Solicitar pago
Realizar el Pago
Si
Finalizar
Proceso en el
Portal del
INCOP
Fin
35

10.4 Proceso por Subasta Inversa Electrnica
SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN SUBASTA INVERSA ELECTRNICA
Gestin
ByS
DAF
DIRECCIONES
Gestin
Financiera
DIREJ
DIJU
DISEG
INICIO
Generar
requerimiento
Autorizar
Si
Verificar
No
Realizar
estudio
presupuesto
Solicitar
disponibilidad
presupuestaria
No
Autorizar
Si
Solicita
Comisin
Tcnica
Si
Emitir
disponibilidad
presupuestaria
Monto >
47.900,50
Conformar
Comisin
Tcnica
No
Elaborar
Pliegos
Revisar Pliegos
Cambios?
Remitir pliegos
SI
Envar
correcciones
NO
Correguir Pliegos
Publicar Portal
Compras Pblicas
36
Aprobar Pliegos
COMISIN
PROVEEDOR

MACRO PROCESO: GESTIN BIENES Y SERVICIOS
DIREJ
DIJU
DIRECCIONES
DAF
Gestin
Financiera
DISEG
COMISIN
PROVEEDOR
A
Responder
Preguntas
Si
Preguntas?
No
Recibir Ofertas
Presentar
Ofertas
Aperturar
Sobres, analizar
ofertas
Convalidar?
Convalidar
Documentos
NO
Calificar y
habilitar
Oferentes
37
SI
ALMACN
GENERAL

DIREJ
DIJU
DIRECCIONES
DAF
Gestin
ByS
DISEG
COMISIN
PROVEEDOR
Oferentes
Habilitados
Uno
Negociacin
Ninguno
+ de uno
Autoriza
Declaratoria
Desierto
Autoriza
Declaratoria
Desierto
Recomendar
Desierto
Proceso Puja
Oferta Ganadora
Autorizar
Adjudicacin y
Dispone
Elaborar
Contrato
Monto >
47.900,50
Si
Elaborar
Resolucin
Suscribir
Resolucin
Autorizar
Adjudicacin y
Dispone Elaborar
Contrato
Suscribir
Resolucin
Informar Areas
Elaborar Contrato
38
Publicar Portal
Compras
Pblicas
Recomendar
Adjudicacin
NO
ALMACN
GENERAL

Gestin
Financiera
DIREJ
DIJU
DIRECCIONES
Firma
Contrato
Remitir
expediente
Gestin
ByS
DAF
DISEG
COMISIN
PROVEEDOR
Firma Contrato
Entregar
Garantas
ALMACN
GENERAL
Recibir
Contrato y
Verificar
expediente
Remitir
Garantas
Solicitar de
Pago
Anticipo?
Custodiar
Garantas
SI
Autorizar
Revisar y
pagar
Entregar
bienes
Si
No
NO
Copia expediente
Copia expediente
No
Realizar el
Pago
Si
Autorizar
Analizar y
solicitar pago
Finalizar
Proceso en el
Portal del
INCOP
39
FIN
Elaborar Acta
Entrega
Recepcin

10.5 Proceso por Rgimen Especial
MACRO PROCESO: GESTIN Y SERVICIOS
SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN RGIMEN ESPECIAL
DIREJ
DIJU
Gestin
ByS
DAF
DIRECCIONES
Gestin Financiera
Inicio
Autorizar
Verificar Catlogo
Estudio Presupuesto
referencial
No
Autorizar
presupuestaria
Elaborar disponibilidad
presupuestaria
Si
Elaborar de Pliegos
Revisar PliegosCambios?
Enviar Pliegos
SI
NO
Envar correcciones
Revisar
Correguir Pliegos
Solicitar autorizacin inicio

proceso
Autorizar Inicio de Proceso

y Disponer elaborar
resolucin
Elaborar Resolucin
Suscribe Resolucin
Informar reas
Publicar Portal
Compras
Invitar Proveedor
B
40

DIREJ
DIJU
DIRECCIONES
DAF
Gestin
ByS
COMISIN
AD-HOC
ALMACN
GENERAL
PROVEEDOR
B
Conforma
Comisin ADHOC
Responder
Preguntas
Recibe Invitacin
Si
Preguntas?
No
Aperturar sobre y
analizar
Convalidar?
NO
Analizar
convalidacin
Califica
Proveedor?
Autorizar
adjudicacin y
disponer
elaboracin
contrato
Recomendar
Adjudicacin
Autorizar
declaratoria desierto
Recomendar
declarar desierto
Elaborar
Resolucin
Suscribir
Resolucin
Informar Areas
41
Si
No
Entregar ofertas
Si
Convalidar y
Enviar

DIREJ
DIJU
DIRECCIONES
DAF
Gestin
ByS
Gestin
Financiera
PROVEEDOR
ALMACN
GENERAL
Publicar Portal
Compras Pblicas
Garanta?
Elaborar Contrato
Si
No
Firma Contrato
Entregar Garanta
Recibir Contrato y
Verificar
expediente
Remitir
expediente
Remitir
Garantas
Anticipo?
SI
Custodiar
Garantas
NO
Autorizar
Solicitar de
Pago
Revisar y pagar
Copia expediente
Copia expediente
Entregar bienes
Analizar y
solicitar pago
Elaborar Acta
Entrega
Recepcin
Autorizar
Realizar el Pago
FIN
42
Finalizar
Proceso en el
Portal del
INCOP

10.6 Proceso por Consultora Contratacin Directa
MACROPROCESO: GESTIN BIENES Y SERVICIOS
SUBPROCESO: PROCESO DE CONTRATACIN - CONSULTORA DIRECTA
DIRECCIONES
DAF
Gestin
Financiera
Gestin B y S
DIJU
Proveedor
Comisin Ad
Hoc
INICIO
Generar
requerimiento
Autorizar
Verificar
Validar
Presupuesto
referencial
Solicitar
Disponibilidad
Presupuestara
Emitir
Disponibilidad
Presupuestara
Autorizar
Elaborar Pliegos
Remitir Pliegos
Revisar y Enviar
Pliegos
Revisar Pliegos.
Cambios?
Si
Conformar
Comisin ADHOC
Corregir Pliegos
Enviar
Correcciones
Publicar Proceso
Aprobar Pliegos
Responder
Preguntas
No
Preguntas?
Si
No
Presentar Oferta
Aperturar sobres
y analizar
43

DIRECCIONES
DIREJ
DAF
Gestin B y S
Gestin
Financiera
DIJU
Comisin Ad
Hoc
Proveedor
Convalidar y
enviar
Si
Convalidar?
No
Analizar
proveedor
califica?
Negociar Oferta
Si
Convocar
Negociacin
Acuerdo?
Autorizar
adjudicacin y
disponer elaboracin
contrato
Autorizar declaratoria
Desierto
Si
Recomendar
Adjudicacin
Elaborar Acta
Negociacin
Elaborar Acta
Declaratoria
Desierto
Recomendar
Declara Desierto
Elaborar Resolucin
Suscribir Resolucin
44
Publicar Adjudicacin
Informar reas
Publicar proceso
desierto
No

DIRECCIONES
DIREJ
DAF
Gestin B y S
Gestin
Financiera
DIJU
Proveedor
Administrador
Contrato
Elaborar contrato
Garantas?
Si
Entregar
Garantas
No
Firmar contrato
Remitir
Expediente
Remitir Garantas
Revisar contrato y
verificar
expediente
Anticipo?
Autorizar
Custodiar
Garantas
Si
No
Solicitar Pago
Si
Revisar y pagar
Copia expediente
Copia expediente
Entregar
Productos
Aprobar Informes /
elaborar Acta entrega
recepcin
Analizar y
solicitar pago
Realizar el pago
45
Finalizar proceso
en el portal
Fin
10.7 Proceso por Consultora Lista Corta

PROCESO: PROVEEDURA Y SERVICIOS
SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN CONSULTORA LISTA CORTA
DIPLA
DIRG
DIJU
DIRECCIONES
DRH
DIFI
DISEG
INICIO
Generar
requerimiento
Verificar
Lineamientos,
Resolucin, PAC
Validar
Presupuesto
Solicitar
disponibilidad
presupuestaria
Autorizar
invitacin
Disponer elaborar
Resolucin
Sugerir
invitacin de 3 a
6 consultores
Elaborar
Resolucin
Solicitar
conformacin
Comisin
Tcnica
Suscribir
Resolucin
Informar Areas
Revisar
Pliegos
Cambios?
Elaborar
Pliegos
Remitir
pliegos
SI
NO
Envar
correcciones
Correguir Pliegos
Aprobar
Pliegos
Publicar Portal
Compras Pblicas
46
Emitir
disponibilidad
presupuestaria
Conformar
Comisin
Tcnica
COMISIN
CONSULTOR
ADMINISTRADOR
DEL CONTRATO

DISEG
DIREJ
DIJU
DIRECCIONES
DAF
Gestin
ByS
Gestin
Financiera
COMISIN
PROVEEDOR
Recibe Invitacin
Si
Responder
Preguntas
Preguntas?
No
Entregar
ofertas
Aperturar sobre
y analizar Oferta
Tcnica
Convalidar
?
NO
Si
Convalida
Analizar
convalidacin
Califica
Consultor?
Si
Analizar Oferta
Econmica
Autorizar
declaratoria
desierto
Evaluacin
favorable?
Recomendar
declarar desierto
No
No
Autorizar
adjudicacin y
disponer
elaboracin
contrato
47
Recomendar
Adjudicacin
Negociar
productos y
costo
Si
ADMINISTRADOR
DEL CONTRATO

DISEG
DIREJ
DIJU
DAF
DIRECCIONES
Gestin
ByS
Publicar Proceso
Desierto
Elaborar
Resolucin
Publicar
Adjudicacin
Suscribir
Resolucin
Gestin
Financiera
No
COMISIN
PROVEEDOR
ADMINISTRADOR
DEL CONTRATO
Garanta?
Informar Areas
Si
Elaborar
Contrato
Entregar
Garanta
Firma
Contrato
Remitir
expediente
Recibir Contrato y
Verificar expediente
Custodiar
Garantas
Remitir
Garantas
Anticipo?
No
SI
Solicitar de
Pago
Revisar y
pagar
Copia expediente
Copia expediente
Analizar y
solicitar pago
Finalizar
Proceso en el
Portal del
INCOP
48
Fin
Entregar
Productos
Realizar el
Pago
Elaborar Acta
Entrega
Recepcin

10.8 Proceso por Contratacin Arrendamiento de Inmuebles
PROCESO: ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES
SUBPROCESO: PROCESO DE CONTRATACIN DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES
DISEG
DIREJ
DIJU
DIRECCIONES
DAF
Gestin B y S
Gestin
Financiera
INICIO
Verificar
Lineamientos,
Resolucin, PAC
Generar
requerimiento
Validar
Presupuesto
Solicitar
disponibilidad
presupuestaria
Emitir
disponibilidad
presupuestaria
Elaborar
Pliegos
Remitir pliegos
Revisar Pliegos
Cambios?
SI
NO
Envar
correcciones
Correguir Pliegos
Publicar Portal
Compras Pblicas
Aprobar Pliegos
Publicar en Prensa
49
COMISIN
PROVEEDOR
ADMINISTRADOR
DEL CONTRATO

DISEG
DIREJ
DIJU
DIRECCIONES
DAF
Gestin B y S
Gestin
Financiera
COMISIN
PROVEEDOR
Presentar Ofertas
Conformar
Comisin AD HOC
Aperturar sobres y
analizar ofertas
Convalidar?
NO
Analizar
convalidacin
Califica
Proveedor?
Autorizar
adjudicacin y
disponer
elaboracin
contrato
Recomendar
Adjudicacin
Autorizar
declaratoria
desierto
Recomendar
Declara desierto
Si
No
Elaborar
Resolucin
Suscribir
Resolucin
Informar Areas
Publicar Proceso
Desierto
Publicar
Adjudicacin
50
Si
Convalidar y
Enviar
ADM. CONTRATO

DISEG
DIREJ
DIJU
DIRECCIONES
DAF
Gestin B y S
Gestin
Financiera
COMISIN
PROVEEDOR
ADM. CONTRATO
Elaborar Contrato
Firmar Contrato
Firmar Contrato
Recibir
Contrato y
Verificar
expediente
Remitir
expediente
Anticipo?
No
SI
Solicitar de
Pago
Revisar y
pagar
Copia expediente
Copia expediente
Entrega
Inmueble
Analizar y
solicitar pago
Finalizar
Proceso en el
Portal del
INCOP
51
Fin
Solicitar pago
Realizar el
Pago

DIPLA
DIRG
DIJU
DIRECCIONES
DRH
DIFI
DISEG
COMISIN
PROVEEDOR
ADM. CONTRATO
Elaborar Contrato
Firmar Contrato
Firmar Contrato
Recibir
Contrato y
Verificar
expediente
Remitir
expediente
Anticipo?
SI
No
Solicitar de
Pago
Revisar y
pagar
Copia expediente
Copia expediente
Entrega
Inmueble
Analizar y
solicitar pago
Realizar el
Pago
Finalizar
Proceso en el
Portal del
INCOP
Fin
52
Solicitar pago

PROCESO DE MENOR CUANTIA
MCBS-INEC-..
11. Formatos de Memorandos y Actas de Procesos de
Contratacin Pblica
11.1
ACTA No. 001
Procesos de Contratacin de Menor Cuanta

MEMORANDO CIRCULAR
FECHA:
Quito, D.M.,
PARA:
- Responsable Administrativo de Proceso.
- Delegado(s) de la Unidad Requirente.
DE:
- Jefe del Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios
ASUNTO:
Designacin y convocatoria
En cumplimiento de las atribuciones otorgadas por el Director Ejecutivo

mediante Resolucin No. 014-DIREJ-2011
de 16 de septiembre del 2011,
designo a ustedes como miembros de la Comisin AD-HOC para la adquisicin de
bienes
y/o
contratacin
de
servicios
............
...........................................; adems, convoco a
reunin para el de de 2011, a las 00h00, con el siguiente orden del da:
1.
2.
COMISIN AD-HOC DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS, PARA

LA
ADQUISICIN
Y/O
PRESTACIN
DEL
SERVICIO
DE
Apertura y anlisis de las ofertas presentadas

Resoluciones
Jefe del MacroProceso de Gestin de Bienes y Servicios
En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los das del mes de .. del

dos mil , siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC, con la presencia de
los siguientes miembros: .,Jefe del Macroproceso de Gestin de Bienes y
Servicios; Delegado de la Unidad Requirente; y, Responsable Administrativo del
Proceso quien acta en calidad de Secretario(a), con el fin de dar cumplimiento a
determinadas actividades contempladas en el cronograma aprobado y
establecido en los Pliegos, esto es:
1.
Apertura y anlisis del sobre de las oferta presentada para la adquisicin

y/o prestacin del servicios de ..
2. Resoluciones.
El Presidente de la Comisin AD-HOC solicita que por Secretara se constate el

qurum respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros (indicar
si falta alguno de ellos y si existe el qurum respectivo Ej. determinndose la
ausencia del seor . sin embargo existe el qurum necesario, mnimo debe
estar el Presidente, un miembro y SECRETARIO/A y se procede a la apertura del
sobre de la oferta presentada para la adquisicin y/o prestacin del servicios de
... El Secretario de la Comisin, pone en conocimiento
de la Comisin Ad-HOC que se ha invitado al siguiente oferente que contiene :
(nombres de oferentes y nmeros de hojas de cada oferta, indicar si incluye CD,
catlogos, etc.) procediendo con la sumilla respectiva por parte del Jefe del
MacroProceso de Gestin de Bienes y Servicios, el delegado del rea requirente y
el Responsable Administrativo del Proceso en su calidad de Secretario(a). Una
vez, que la Comisin analiz cada uno de los requisitos exigidos en los
requerimientos establecidos en los pliegos, resumido en el cuadro adjunto, se
desprende que el oferente, cumple con las especificaciones tcnicas y legales. La
Comisin AD- HOC resuelve: a) Sugerir al seor Director Ejecutivo autorice y

disponga a la Direccin de Asesora Jurdica la elaboracin de la resolucin
correspondiente para la adjudicacin de este proceso y la elaboracin de la
orden de compra y/o servicio correspondiente. En caso de haber
1
convalidaciones . b) Autoconvocarse a la reunin que se efectuar el de
..de 20.. a las 00h00, para analizar la convalidacin de oferentes.
En el caso de haber convalidaciones:

PROCESO DE MENOR CUANTIA
MCBS-INEC-..
ACTA No. 002
Siendo las 00h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin.
Para constancia de lo expuesto en la presente acta sus miembros suscriben
conjuntamente.
JEFE DEL MACRO PROCESO DE GESTIN

DE BIENES Y SERVICIOS
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
DEL PROCESO
DELEGADO DE LA UNIDAD
REQUIRENTE
En el caso de existir errores de forma dentro de la oferta presentada, el Responsable

Administrativo del Proceso a travs del Portal de Compras Pblicas solicitara al oferente la
convalidacin de errores de forma y/o documentos segn el informe presentado.
54

LA
ADQUISICIN
Y/O
PRESTACIN
DEL
SERVICIO
DE

dos mil ., siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC, con la presencia
de los siguientes miembros.. Jefe del MacroProceso de
Gestin de Bienes y Servicios, Delegado de la Unidad Requirente y Responsable
Administrativo del Proceso quien acta en calidad de Secretario(a), con el fin de
dar cumplimiento a determinadas actividades contempladas en el cronograma
aprobado y establecido en los Pliegos, esto es:
1.
2.
Convalidacin y calificar de oferente;

Resoluciones.

estar el Presidente, un miembro y Secretario/a. Siguiendo con el orden del da,
una vez que el proveedor ha procedido a convalidar los documentos o errores de
forma solicitados por la Institucin, la Comisin como tal procede a la calificacin
del participante y se desprende que el oferente: , .. cumple con
todas las especificaciones determinadas en los pliegos y solicitadas por el INEC;
la Comisin AD-HOC resuelve: a) Que por intermedio del Director Administrativo
Financiero sugerir al Director Ejecutivo autorice la adjudicacin y disponga se

elabor la Resolucin correspondiente para la adjudicacin de este proceso y
elaboracin de la orden de compra y/o servicio correspondiente.
conjuntamente.
JEFE DEL MACROPROCESO DE GESTIN DE

BIENES Y SERVICIOS
DEL PROCESO
REQUIRENTE
Memorando 001 MCBS-INEC2011

Proceso de Menor Cuanta para la Adquisicin de Bienes (Contratacin de
Servicio) ..
FECHA:
Quito D.M. de . de 2011
PARA:
DIRECTOR EJECUTIVO
DE:
DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO
ASUNTO:
AUTORIZACIN DE ADJUDICACIN
Pongo en su conocimiento, que una vez culminado el proceso para la adquisicin

o
(contratacin
de
servicios),
cdigo
MCBS-INEC-000-20..,
el
oferente con una oferta final de (..DLARES DE
LOS ESTADOS UNIDOS DE AMRICA (USD. $ 0.000,00) MS IVA, es la ms
conveniente para los intereses institucionales. Por lo que sugiero a usted seor
Director Ejecutivo, se sirva autorizar la adjudicacin a favor del mencionado
proveedor y se disponga a la Direccin de Asesora Jurdica la elaboracin de la
resolucin y la orden de servicio o compra respectiva.
Para lo cual adjunto los siguientes documentos:
Atentamente,
Director Administrativo Financiero
55

11.2
Proceso de Contratacin Subasta Inversa Electrnica

(Comisin AD-HOC)
MEMORANDO CIRCULAR
Quito, D.M.,
FECHA:
PARA:
- Responsable Administrativo de Proceso.

- Delegado(s) de la Unidad Requirente.
DE:
- Jefe del Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios
ASUNTO:

mediante Resolucin No. 000-DIRG-20.. de de del 20, designo a
ustedes como miembros de la Comisin AD-HOC para la adquisicin y/o
contratacin
de
servicios
............
............................................; para el efecto, convoco
a reunin para el de de 20., a las 00h00, con el siguiente orden del
da:
1.
2.
Apertura de las ofertas presentadas

Resoluciones
Atentamente,
Jefe del Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios
56
PROCESO DE SUBASTA INVERSA ELECTRNICA

SIE-INEC-..
ACTA No. 001
LA ADQUISICIN DE BIENES Y/O PRESTACIN DEL SERVICIO DE

dos mil , siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC, con la presencia
de los siguientes miembros: ; Jefe del MacroProceso de Gestin de
Bienes y Servicios, Delegado de la Unidad Requirente y Responsable
Administrativo del Proceso quien acta en calidad de Secretario(a), con el fin de
1. Apertura de sobres de las ofertas presentadas para la adquisicin de
bienes
y/o
prestacin
del
servicios
de
..
2. Resoluciones.
estar el Presidente, un miembro y Secretario/a .Siguiendo el orden del da se
procede a la apertura de los sobres que contienen las ofertas presentadas para la
adquisicin de bienes y/o prestacin del servicios de ...
El Secretario de la Comisin, pone en conocimiento de la Comisin que se han
presentado los siguientes oferentes: (nombres de oferentes y nmeros de hojas
de cada oferta, indicar si incluye CD, catlogos, etc.) procediendo con la sumilla
respectiva por parte del Jefe del Proceso de Gestin de Bienes y Servicios y el
delegado de la unidad requirente y el Responsable Administrativos del Proceso

en su calidad de Secretario(a) de la Comisin. Como ltimo punto se resuelve: a)
A travs del Responsable Administrativo del Proceso y el funcionario (a)
. de la Direccin/Unidad/rea/Proyecto que efecta el requerimiento
realicen conjuntamente el anlisis de las ofertas que debe ser presentado hasta
el de del 20., las 00h00; y, b) Autoconvocarse a reunin el de
. del 20.a las 00h00, para analizar el informe y cuadros comparativos de las
ofertas, a fin de proceder con la calificacin y habilitacin respectiva en el Portal.
PROCESO DE SUBASTA INVERSA ELECTRNICA SIE-INEC-..

ACTA No. 002
LA ADQUISICIN Y/O PRESTACIN DEL SERVICIO DE
dos mil ., siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC, con la presencia
de los siguientes miembros: .., Jefe del Proceso de Gestin de Bienes y
Servicios, Delegado de la Unidad requirente y Responsable Administrativo del
Proceso quien acta en calidad de Secretario(a), con el fin de dar cumplimiento a
determinadas actividades contempladas en el cronograma aprobado y
establecido en los Pliegos, esto es:
conjuntamente.
1.
2.

BIENES Y SERVICIOS
DEL PROCESO
Conocimiento y anlisis del informe y cuadros comparativos ;

Resoluciones.

qurum respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros ( indicar
estar el Presidente, un miembro y Secretario/a . Se procede a dar lectura al orden
del da, el cual es aprobado por los miembros. Se pone en conocimiento de la
Comisin, el informe elaborado y presentado por el Responsable Administrativo
del
Proceso
y
por
el
funcionario
(a)..
de
la
Direccin/Unidad/rea/Proyecto que efecta el requerimiento, del cual se
desprende que los oferentes: (detallar los proveedores que cumplen con las
especificaciones solicitadas por el INEC); y, que los oferentes: detallar los
2
proveedores que deben convalidar los documentos o errores de forma que son
REQUIRENTE
Se entienden como errores de forma aquellos que no implican modificacin al contenido

sustancial de la oferta o integrar documentos adicionales que no impliquen modificacin del objeto
de la oferta (Art. 23 RGLOSNCP).
57

detallados en los cuadros comparativos del informe respectivo. Como ltimo
punto la Comisin resuelve: a) Que el Responsable Administrativo del Proceso a
travs del Portal de Compras Pblicas solicite a los oferentes la convalidacin de
errores de forma y/o documentos segn el informe presentado. b)
Autoconvocarse a reunin el ... de del 20 a las 00h00, para realizar la
convalidacin y calificacin de los.. y proceder con la habilitacin en el
Portal de los proveedores calificados.
conjuntamente.

BIENES Y SERVICIOS
DEL PROCESO
REQUIRENTE
Nota: En caso de existir solo oferentes que cumplen y no requieren convalidacin

se los califica para posteriormente habilitarlos en el portal.
58

ACTA No. 003

dos mil .., siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC, con la presencia de
los siguientes miembros; Jefe del Proceso de Gestin de Bienes y
Servicios, ..Delegado de la Unidad Requirente, y el
Responsable Administrativo del Proceso quien acta en calidad de Secretario(a),
con el fin de dar cumplimiento a determinadas actividades contempladas en el
cronograma aprobado y establecido en los Pliegos, esto es:
1. Convalidacin y calificar de oferentes;
2. Resoluciones.
estar el Presidente, un miembro y Secretario/a . Una vez que el/los proveedor(es)
han procedido a convalidar los documentos o errores de forma solicitados por la
Institucin, la Comisin como tal procede a la calificacin de los participantes y se
desprende que los oferentes: , .. cumplen con todas las
especificaciones determinadas en los pliegos y solicitadas por el INEC; y, los
oferentes: .. no cumplen con las especificaciones requeridas. La
Comisin AD-HOC resuelve: a) Solicitar que a travs del Responsable
Administrativo del Proceso proceda a habilitar a los oferentes calificados en el
Portal de Compras Pblicas para que se les permita iniciar el proceso de puja. b)
Autoconvocarse a reunin el . de .de 20. a las 00h00, a fin de conocer
el acta final del proceso de puja.

(EN EL CASO DE EXISTIR UNA SOLA OFERTA)
ACTA NEGOCIACION
conjuntamente.

BIENES Y SERVICIOS
DEL PROCESO
REQUIRENTE


dos mil , siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC, con la
presencia de los siguientes miembros: ....................; Jefe del Proceso de Gestin
de Bienes y Servicios, el Delegado de la Unidad Requirente y Responsable
Administrativo del Proceso quien acta en calidad de Secretario(a); y, por otra
parte el seor .., (si es persona jurdica es representante legal y si es
persona natural el propietario de la empresa o nombre comercial), con el fin de
1.
2.
Negociacin de la Oferta Econmica

Resoluciones
Durante el desarrollo de la Subasta Inversa Electrnica, Cdigo SIE-INEC-2011, para la adquisicin de bienes
y/o prestacin del servicio de
.., y una vez que se cuenta con el anlisis de las ofertas,
proceso de calificacin y habilitacin en el Portal de Compras Pblicas conforme
el cronograma establecido en los pliegos, el Sistema determina que existe un solo
oferente, razn por la cual se procede a efectuar la negociacin con el oferente
nico conforme lo establece el Art. 47 RGLOSNCP, establecido en el Decreto No.
143 del 16 de noviembre de 2009 y publicado en el Suplemento del Registro
Oficial N 71 del 20 de noviembre del 2009.
El oferente ..
propone acogerse mnimo al 5% (este
porcentaje es mnimo, dejando abierta la posibilidad que sea mayor) a la baja
59

respecto al presupuesto referencial determinado en el Art. 47 RGLOSNCP
constante en los Pliegos.

ACTA No. 004
Como ltimo punto se resuelve: a) Acoger como valor final la cantidad de

CON 00/100 DLARES DE LOS ESTADOS
UNIDOS DE AMRICA (USD. $ 000.00) por la adquisicin de bienes y/o prestacin
del Servicio de..; y, b) Remitir el expediente del proceso SIE-INEC-.2010, al Director Ejecutivo , a fin de que autorice y solicite a la Direccin de
Asesora Jurdica la elaboracin de la resolucin de adjudicacin respectiva y
Sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin, siendo las quince
horas, cincuenta minutos.
conjuntamente.


dos mil , siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC, con la presencia
de los siguientes miembros: ...................., Jefe del Proceso de Gestin de Bienes y
Servicios; y el Responsable Administrativo del Proceso quien
acta en calidad de Secretario(a), con el fin de dar cumplimiento a determinadas
actividades contempladas en el cronograma aprobado y establecido en los
Pliegos, esto es:
1.
2.
JEFE DEL MACRO PROCESO DE GESTIN DE

BIENES Y SERVICIOS
DEL PROCESO
REQUIRENTE
REPRESENTANTE LEGAL DE LA EMPRESA
60
Lectura del Resumen de la Puja ;

Resoluciones.

estar el Presidente, un miembro y Secretario/a. Se da lectura del Resumen Final
de la Puja en la cual se determina que el oferente.. presenta la mejor
oferta, con un valor final de CON 00/100 DLARES DE LOS
ESTADOS UNIDOS DE AMRICA (USD. $ 000.00). La Comisin AD-HOC resuelve: a)
Remitir el proceso al Director Administrativo Financiero a fin de que solicite al
Director Ejecutivo autorice y disponga se elabore la Resolucin correspondiente
para la adjudicacin de este proceso y posterior elaboracin del contrato
respectivo.

conjuntamente.
JEFE DEL MACRO PROCESO DE GESTIN DE

BIENES Y SERVICIOS
DEL PROCESO
REQUIRENTE
Memorando 001 SIE-INEC-2011

PROCESO DE SUBASTA INVERSA ELECTRNICA SIE-INEC-.-20.. PARA LA
ADQUISICIN DE BIENES Y/O PRESTACIN DEL SERVICIO DE
FECHA:
PARA:
DIRECTOR EJECUTIVO
DE:
ASUNTO:
AUTORIZACIN DE ADJUDICACIN
Pongo en su conocimiento, que una vez culminado el proceso para la adquisicin

y/o
(contratacin
de
servicios),
cdigo
MCBS-INEC-000-20..,
el
oferente con una oferta final de (..DLARES DE
LOS ESTADOS UNIDOS DE AMRICA (USD. $ 0.000,00) MS IVA, es la ms
conveniente para los intereses institucionales. Por lo que sugiero a usted seor
Director Ejecutivo, se sirva autorizar la adjudicacin a favor del mencionado
proveedor y se disponga a la Direccin de Asesora Jurdica la elaboracin de la
resolucin y la orden de servicio y/o compra respectiva.
Atentamente,
Director Administrativo Financiero
61

11.3
Procesos de Contratacin Subasta Inversa (Comisin Tcnica)

MEMORANDO CIRCULAR DISEG
FECHA:
Quito, D.M.,
PARA:
DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO FINANCIERO.

(Integrantes de la comisin)
/ SECRETARIO/A
DE:
PRESIDENTE DE LA COMISIN TCNICA
ASUNTO:
En referencia al Memorando ., y en cumplimiento de las atribuciones otorgadas

por el Director Ejecutivo mediante Resolucin No. 014-DIREJ-2011 de 16 de
septiembre del 2011, designo a ustedes como miembros de la Comisin Tcnica
que actuar dentro del proceso para la adquisicin de bienes y/o contratacin
de servicios ...........................................;
adems, convoco a reunin para el de de 20., a las 00h00, para tratar
el siguiente orden del da:
1.
2.
Apertura de las ofertas presentadas

Resoluciones
Atentamente,
Director de Secretara General y Gestin Documental
62
ACTA No. 001

COMISIN TCNICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS,
PARA LA ADQUISICION DE BIENES (CONTRATACION DE SERVICIOS)
...
dos mil ., siendo las 00h00, se rene la Comisin Tcnica del INEC, con la
presencia de los siguientes miembros: , Secretario General, Delegado del
seor Director Ejecutivo mediante Resolucin No. 014-DIREJ-2011 de 16 de
septiembre de 2011; .,
Director(a) Administrativo Financiero;
.., (Titular del rea requirente o su delegado); y, , servidora
del INEC, quien actuar como Secretario/a, con el fin de tratar el siguiente orden
del da:
1.
2.
Apertura de sobres de las ofertas tcnicas presentadas para el

proceso de ..
Resoluciones.
El Presidente de la Comisin Tcnica solicita que por Secretara se constate el

estar el Presidente, un miembro y Secretario/a). Siguiendo con el orden del da se
procede a la apertura de los sobres que contienen las ofertas tcnicas
presentadas para adquisicin de bienes y/o contratacin del
servicio..... Secretara pone en conocimiento de la
Comisin que se han presentado oferentes: , (nombres
de empresas y nmeros de hojas de cada oferta, indicar si incluye CD, catlogos,
etc.) procediendo con la sumilla respectiva de los documentos de las empresas
antes mencionadas por parte del Presidente y Secretario/a. Como ltimo punto

la Comisin Tcnica, resuelve: a) Nombrar una Subcomisin de Apoyo que se
encargue del estudio, anlisis y elaboracin de los cuadros comparativos,
integrada por los siguientes servidores: (nombre y unidad a la que pertenece)
..; ., ; ,..;., ..;
y, , Direccin de Asesora Jurdica, quienes debern presentar su
informe hasta el de del 20., las 00h00.
b) Se determina que la
prxima reunin se efectuar el de . del 20.. a las 00h00, a fin de
analizar el informe y cuadros comparativos entregados por la Subcomisin de
Apoyo, para lo cual se realizar la convocatoria respectiva.
Memorando 001 SIE-INEC-.-20.

Proceso de Subasta Inversa Electrnica para la Adquisicin de bienes
(contratacin de servicios)
CONVOCATORIA SUBCOMISIN DE APOYO
FECHA:
Quito D.M., de.. de 20
PARA:
Nombre de los miembros de la Subcomisin
DIRECCIN O UNIDAD A LA QUE PERTENECEN

conjuntamente con el Presidente y Secretario/a que certifica.-
PRESIDENTE DE LA COMISION
SECRETARIO/A
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
DELEGADO DEL REA

REQUIRENTE
..
DE:
SECRETARIO/A COMISIN TCNICA
ASUNTO:
Designacin como miembro de Subcomisin de Apoyo
La Comisin Tcnica del INEC, en reunin de apertura de ofertas para la

adquisicin de bienes y/o prestacin de servicio..,
llevada a cabo el . de .de 20., resolvi designar a ustedes como
miembros de la Subcomisin de Apoyo para el anlisis de las ofertas
presentadas.
El informe de la Subcomisin de Apoyo deber ser presentado hasta el .
de. de 20.., las 00h00 en la Secretara de la Comisin Tcnica.
SECRETARIO/A DE LA COMISIN TCNICA
63

Informe parte legal:
Informe parte tcnica:
CUADRO DE DOCUMENTOS PRECONTRACTUALES

ENTREGADOS POR LOS OFERENTES
INFORME DE LA SUBCOMISIN DE APOYO PARA EL PROCESO DE .

Especificaciones
Tcnicas
PRODUCTO
Oferentes
MARCA
UNIDAD
DE
MEDIDAD
CANTIDAD
Nombre
Comercial
Carta de
Presentaci
ny
Compromiso
Formulario 1
Datos
Generales
Oferente
Formulario 2
Modelo de
Carta de
Confidencial
idad
Formulario 3
Soporte
Tcnico
Formula
rio 4
Resoluci
n
INCOP
Formula
rio 5
Formula
rio 6
Agregad
o
Naciona
l
Formulario
6-A
Desegregaci
n Agregado
Nacional
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
Nombre
Comercial
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
Nombre
Comercial
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
Nombre
Comercial
cumple
cumple
cumple
cumple
Nombre
Comercial
cumple
cumple
cumple
cumple
EMPRESA
Nombre
Comercial
Nombre
Comercial
CUMPLE
NO CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
NO CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
NO CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
NO CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
Nombramie
nto
Representan
te Legal
Cdula y
papeleta de
votacin
Certifica
do
Bancari
o
Copia del
RUP y del
RUC
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
convalid
ar
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
cumple
Nombre
Comercial
OBSERVACIONES:
Firma de quien elabor

64

ACTA No. 002
COMISIN TCNICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADDESTICA Y CENSOS,
PARA LA ADQUISICIN DE BIENES
(Contratacin De Servicios)
..
dos mil .., siendo las 00h00, se rene la Comisin Tcnica del INEC, con la
presencia de los siguientes miembros:, Director de Secretara General,
Delegado del seor Director Ejecutivo mediante Resolucin No. 014-DIREJ-2011
de 16 de septiembre de 2011;., Director(a) Administrativo Financiero ;
.., (Titular del rea requirente o su delegado); y, , servidor (a)
del da:
1.
2.
Conocimiento y anlisis del informe y cuadros comparativos

elaborados por la Subcomisin de Apoyo;
Resoluciones.

estar el Presidente, un miembro y Secretario/a). Secretara pone en
conocimiento de la Comisin el informe presentado por la Subcomisin de
Apoyo, el cual conforme lo establecido en el Art. 19 RGLOSNCP es utilizado como
ayuda en el proceso respectivo y por ningn concepto ser asumido como
decisrio. Por lo que, en funcin de lo determinado en el inciso segundo de la
norma en mencin, la Comisin Tcnica procede a analizar su contenido del cual
se desprende que las empresas: a) con cdigo 001 , .. deben
convalidar los documentos o errores de forma (se entienden como errores de
65
forma aquellos que no implican modificacin alguna al contenido sustancial de la

oferta, tales como errores tipogrficos, de foliado, sumilla o certificacin de
documentos, esto es, integrar documentos adicionales que no impliquen
modificacin del objeto de la oferta) que son detallados en los cuadros
comparativos del informe presentado por la Subcomisin de Apoyo. Como
ltimo punto la Comisin Tcnica, resuelve: a) Solicitar a la Direccin
Administrativa Financiera, por intermedio del Responsable del proceso, se realice
la convalidacin de errores de forma y/o documentos segn el informe
presentado por la Subcomisin de Apoyo. b) La Comisin Tcnica se
autoconvoca a la prxima reunin que se efectuar el de ..de 20. a las
00h00, para realizar la convalidacin y calificacin de proveedores.
PRESIDENTE DE LA COMISIN
FINANCIERO
SECRETARIO/A
DELEGADO DEL REA

REQUIRENTE
Nota: En caso de que la documentacin este en orden y no sea necesaria la

convalidacin, en esta acta se procedera a calificar a las ofertas.

Memorando 002 SIE-INEC-.-2011
ACTA No. 003
Proceso de Subasta Inversa Electrnica para la Adquisicin de (contratacin de

PARA LA ADQUISICIN DE BIENES (Contratacin De Servicios)
..
servicios)
FECHA:
Quito D.M., de. de 20..
PARA:
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DEL PROCESO
DE:
ASUNTO:
Entrega del Informe de la Subcomisin de Apoyo para la

convalidacin
Como es de su conocimiento, se est llevando acabo el proceso para la

adquisicin de ., razn por
la cual solicito a usted, se realice la convalidacin respectiva, para el efecto
adjunto el informe y cuadros comparativos de la Subcomisin de Apoyo.
Cabe mencionar que segn cronograma aprobado en los pliegos el tiempo lmite
para la convalidacin es el . de . de 20...
66

dos mil ., siendo las 00h00, se rene la Comisin Tcnica del INEC, con
la presencia de los siguientes miembros:.. Director de Secretara General,
de 16 de septiembre de 2011;., Director(a) Administrativo Financiero;
.., (Titular del rea requirente o su delegado); y, , servidor/a
del da:
1.
2.
Convalidacin y calificacin de oferentes.

Resoluciones.

estar el Presidente, un miembro y Secretario/a). Acto seguido se procede a dar
lectura del orden del da propuesto en la convocatoria realizada para la presente
reunin, el mismo que es aprobado por los miembros de la Comisin. Una vez
que los oferentes han procedido a dar cumplimiento a lo solicitado por la
Institucin (convalidacin) la Comisin como tal procede a la calificacin tcnica
de los participantes y se desprende que las empresas: , ..
cumplen con todas las especificaciones tcnicas y legales solicitadas por el INEC.
La Comisin Tcnica resuelve: a) Solicitar que a travs de la Direccin
Administrativa Financiera, por intermedio del Responsable del proceso, proceda
a habilitar a los oferentes en el Portal de Compras Pblicas para que se les
permita subir su oferta econmica previo a iniciar el proceso de puja. b)

Autoconvocarse a reunin el . de .de 20.. a las 00h00, a fin de conocer
el acta del proceso de puja de las ofertas calificadas.
Memorando 003 SIE-INEC-.-20..

Proceso de Subasta Inversa Electrnica para la Adquisicin de
DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
SECRETARIO/A
DELEGADO DE AREA REQUIRENTE
FECHA:
Quito D.M., de. de 20
PARA:
DE:
ASUNTO:
REMITO NOMBRES DE EMPRESAS CALIFICADAS
Una vez realizada la calificacin y convalidacin de las ofertas, remito a usted el

Acta 004 en la cual constan los nombres de las empresas que cumplieron con las
especificaciones tcnicas solicitadas por el INEC, a fin de que se proceda a
habilitar a los oferentes en el Portal de Compras Pblicas para que se les permita
subir su oferta econmica previo a iniciar el proceso de puja.
Adems solicito a usted, una vez finalizado el proceso de puja, remita el resumen
de la puja con la firma de responsabilidad, con los resultados respectivos para
proceder con la adjudicacin.
67

ACTA No. 004
PARA LA ADQUISICIN DE BIENES (Contratacin De Servicios)
..
dos mil , siendo las 00h00, se rene la Comisin Tcnica del INEC, con la
presencia de los siguientes miembros: Director de Secretara General,
de 16 de septiembre de 2011;.., Director(a) Administrativo Financiero;
.., (Titular del rea requirente o su delegado); y, , servidora
del da:
1.
2.
Conocimiento del acta del proceso de la Puja;

Resoluciones.

estar el Presidente, un miembro y Secretario/a). Acto seguido se procede a dar
lectura del orden del da propuesto en la convocatoria realizada para la presente
reunin, el mismo que es aprobado por los miembros de la Comisin. Se da
lectura al acta de la Puja en la cual se determina que la empresa adjudicada es
. con una oferta de $ 00000,00. COPIAR DETALLE QUE ARROJA
EL SISTEMA (EL MISMO QUE DEBE SER SOLICITADO AL RESPONSABLE
ADMINISTRATIVO DEL PROCESO). La Comisin Tcnica resuelve: a) Sugerir al
Director Ejecutivo la adjudicacin a la empresa que obtuvo el primer lugar de
prelacin en la puja y disponer a la Direccin de Asesora Jurdica elabore la
resolucin correspondiente para este proceso y posterior contrato respectivo.
68

FINANCIERO
SECRETARIO/A
DELEGADO DE AREA
REQUIRENTE

Memorando 004 SIE-INEC20..
Proceso de Subasta Inversa Electrnica para la Adquisicin de
..
FECHA:
Quito D.M.,
PARA:
DIRECTOR EJECUTIVO
DE:
ASUNTO: Remito Proceso para Resolucin

Una vez que el Sistema de Compras Pblicas ha determinado el orden de
prelacin la oferta ganadora, esto es ., con una oferta de
$0000,00 (valor en letras), por ser la ms conveniente para los intereses
institucionales, sugiero a usted autorice a la Direccin de Asesora Jurdica la
elaboracin de la Resolucin pertinente, a fin de que se proceda a la adjudicacin
y la elaboracin del contrato correspondiente . Para lo cual adjunto los siguientes
documentos:
11.4
Procesos de Contratacin por Rgimen Especial

PROCESO DE REGIMEN ESPECIAL RE-INEC-00-20
ACTA DE AUDIENCIA DE PREGUNTAS Y ACLARACIONES
En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los.. das del mes de.. del
dos mil., siendo las 00h00, comparecen por una parte,, Director(a)
Administrativo Financiero,.., Jefe de Gestin de
Bienes y Servicios;.,Delegado de la Unidad Requirente y
,.., en su calidad de Representante Legal de .., con la
finalidad de celebrar la presente Audiencia de Preguntas y Aclaraciones dentro
del Proceso de Rgimen Especial signado con el cdigo No.., para la
contratacin de, actuando como
secretario AD-HOC.funcionario(a) de la Institucin. Acto seguido
el Director Administrativo Financiero toma la palabra y manifiesta:,
as tambin el oferente manifiesta: procedindose a dar
inicio a las preguntas y aclaraciones, adicionalmente se le convoca a la Comisin
AD-HOC el 00 de de 20.. a las 00H00, para proceder con la apertura y
anlisis de la oferta presentada..
Siendo las 18h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la audiencia,
firmando para constancia conjuntamente con el Secretario/a que Certifica.-

AMGESTIN DE BIENES Y SERVICIOS
DELEGADO DE LA UNIDAD REQUIRENTE

SECRETARIO/A AD-HOC
69
JEFE DEL MACRO PROCESO
REPRESENTANTE LEGAL
PROVEEDOR

PROCESO DE REGIMEN ESPECIAL RE-INEC-000-20..
ACTA RESOLUTIVA
COMISIN TCNICA AD-HOC DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y
CENSOS, PARA EL
PROCESO DE REGIMEN ESPECIAL PARA
En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los . das del mes de . del dos
mil , siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC del INEC, con la
presencia de los siguientes miembros:., Director(a) Administrativo
Financiero;.., Jefe de Gestin de Bienes y Servicios;.,
Delegado de la Unidad Requirente; , y Responsable
Administrativo del proceso, quien actuar como Secretario, con el fin de tratar el
siguiente orden del da:
1.
2.
Apertura del sobre y anlisis de la oferta tcnica presentada

por., para el proceso de Rgimen Especial de
...
Resoluciones.

estar el Presidente, un miembro y Secretario/a) Se procede a dar lectura del
orden del da propuesto en la convocatoria realizada para la presente reunin, el
mismo que es aprobado por los miembros de la Comisin Ad-Hoc. Siguiendo con
el orden del da se procede a la apertura del sobre que contiene la oferta tcnica
presentada para la adquisicin y/o prestacin del (BIEN O SERVICIO
REQUERIDO)signado con el cdigo , con un nmero de 00
hojas, procediendo a sumillar los documentos presentados por el Oferente cada
uno de los miembros de la Comisin. Se procede al anlisis, evaluacin y
70
calificacin de la oferta presentada la misma que ser de acuerdo a la

metodologa de cumple o no cumple conforme a lo dispuesto en el capitulo ..
numeral. de los pliegos. Una vez, que la Comisin analiz cada uno de los
requisitos exigidos en los requerimientos establecidos en los pliegos, resumido
en el cuadro adjunto, se desprende que cumple con las especificaciones tcnicas
y legales. La Comisin AD- HOC resuelve: a) Remitir el proceso al seor Director
Ejecutivo a fin de que autorice a la Direccin de Asesora Jurdica la elaboracin
de la resolucin correspondiente para la adjudicacin de este proceso, a favor de
.., por el valor de USD $ 000.00,00 mas IVA; Por
convenir a los intereses Institucionales y ser la oferta que cumple con las
especificaciones tcnicas y legales establecidas en los pliegos, adicionalmente se
resuelve que la Resolucin deber ser entregada hasta el . de . del 2010,
conforme el cronograma establecido.
Para constancia de lo acordado expuesto en la presente acta los miembros de la
comisin suscriben , conjuntamente con el secretario que certifica.-
FINANCIERO
DEL PROCESO
DELEGADO DE LA UNIDAD A
REQUIRENTE
JEFE DE GESTION
SECRETARIO/A
Nota: b) En el caso de existir errores de forma dentro de la oferta presentada, el

Responsable Administrativo del Proceso a travs del Portal de Compras Pblicas
solicitara al oferente la convalidacin de errores de forma y/o documentos segn
el informe presentado.

11.5
CDC-INEC-..
el Consultor oferente cumple con el perfil y los requerimientos solicitados en

pliegos de la Consultara. Como ltimo punto la comisin resuelve: a) Realizar
una reunin con el Consultor el de del 20. a las 00h00, a fin de realizar la
negociacin y posterior adjudicacin; para lo cual se proceder a convocar a el
Consultor por intermedio del Responsable Administrativo del Proceso.
ACTA No. 001
Procesos de Contratacin de un Consultor Contratacin
Directa
COMISIN AD-HOC DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS,

CONTRATACION DIRECTA DE UN CONSULTOR DE ..
dos mil , siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC, con la
presencia de los siguientes miembros: Jefe del MacroProceso de
Gestin de Bienes y Servicios;
.. Delegado de la Unidad
Requirente;. Responsable Administrativo del Proceso;. con
el fin de dar cumplimiento a determinadas actividades contempladas en el
cronograma aprobado y establecido en los Pliegos, esto es:
Apertura del sobre que contienen la oferta tcnica presentada para la
contratacin directa de un consultor para..
2. Anlisis de la oferta tcnica.
3. Resoluciones.

conjuntamente.
JEFE DE MACROPROCESO GESTIN DE

BIENES Y SERVICIOS
REQUIRENTE
DEL PROCESO
1.

estar el Presidente, un miembro y Secretario/a). Se realiza la apertura del sobre
que contiene la oferta presentada para la Contratacin Directa de un Consultor
para... se pone en conocimiento de la Comisin que se
ha invitado al siguiente consultor: (nombres del consultor y nmeros de hojas de
la oferta, indicar si incluye CD, catlogos, etc.) La Comisin AD-HOC realiza el
anlisis y la evaluacin de la oferta tcnica presentada, del cual se determina que
71
Nota: b) En el caso de existir errores de forma dentro de la oferta presentada, el

Responsable Administrativo del Proceso a travs del Portal de Compras Pblicas
solicitara al oferente la convalidacin de errores de forma y/o documentos segn
el informe presentado.

ACTA DE NEGOCIACION
PROCESO DE CONTRATACIN DIRECTA DE UN CONSULTOR
PARA .......
CDC-INEC-000-20.
Honorarios:
El INEC estableci el presupuesto referencial para la consultara a efectuarse por
el valor de USD $ 00.000,00 ..CON 00/100 DOLARES DE LOS
ESTADOS UNIDOS DE AMRICA, MS IVA.
En la ciudad de Quito, a los das del mes de del 20., en la sala de

sesiones del Instituto Nacional de Estadstica y Censos (INEC), siendo las 00H00,
se renen por una parte la Comisin Ad Hoc; .., Jefe de Gestin de
Bienes y Servicios;.. Delegado de la Unidad Requirente;,
Responsable Administrativo del Proceso y, por sus propios derechos el Consultor
, con el propsito de acordar los trminos tcnicos, econmicos y
contractuales de la consultora proceso de contratacin directa de un consultor
para, una vez que ha sido evaluada la oferta
presentada por el consultor ., la misma que cumple con todos los
requisitos profesionales y de experiencia se procede a realizar la presente
negociacin en base a los siguientes parmetros:
En el proceso de negociacin el INEC y el Consultor acuerdan el valor de la

consultora es de USD $ 0.000,00 ..CON 00/100 DOLARES DE
LOS ESTADOS UNIDOS DE AMRICA, MS IVA.
OBJETO DE LA CONTRATACIN DIRECTA

Este proceso tiene por objeto ..,l
Para constancia y fe de lo actuado, suscriben la presente acta de negociacin en

tres (3) originales de igual tenor y efecto legal.
En este valor se encuentran considerados los costos directos e indirectos que se

realicen por concepto de la presente Consultora.
Plazo del contrato:
El plazo de la contratacin de la consultora, tendr una duracin de. meses
contados a partir del da siguiente a la fecha de suscripcin del contrato.
Actividades:
a)
b)
c).
REQUIRENTE
CONSULTOR
Productos:
Es obligacin del Consultor presentar al INEC los siguientes productos:
Producto
72
Tiempo
DEL PROCESO
JEFE DE GESTIN

11.6
PROCESO DE LISTA CORTA LCC-INEC-00-20..
Procesos de Contratacin de Consultora por Lista Corta
Memorando 001 LCC-INEC-00-20..

Proceso de Lista Corta para la Contratacin del
..
CONVOCATORIA
FECHA:
PARA
ACTA No. 001

Servicio
de
Quito D.M., de ..de .

(Otros dependiendo del proceso)

DE:
ASUNTO: CONFORMACION Y CONVOCATORIA
mediante Resolucin No. 014-DIREJ-2011 de 16 de septiembre del 2011, designo
a ustedes como miembros de la Comisin Tcnica para la adquisicin de bienes
y/o contratacin de servicios .....................................................;
para lo cual, convoco a reunin para el de de 20.., a las 00h00, para
tratar el siguiente orden del da:
1.
2.
3.
4.
Aprobacin del orden del da;

Conocimiento de la Resolucin No.
20.(Invitacin);
Conocimiento de los Pliegos aprobados;
Resoluciones.
73
00-COMPRAS-DIREJ-
COMISIN TCNICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y

CENSOS, DE LISTA CORTA PARA LA
CONTRATACIN
DEL.
En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los das del mes de. del dos
., siendo las 00h00, se rene la Comisin Tcnica del INEC, con la
presencia de los siguientes miembros: .Director de Secretario
General, Delegado del seor Director Ejecutivo mediante Resolucin No. 014DIREJ-2011 de 16 de septiembre del 2011;.Director(a)
Administrativo Financiero;. Delegado de la Unidad
Requirente; y, , servidora del INEC, quien actuar como Secretario/a,
con el fin de tratar el siguiente orden del da:
1.
2.
3.
4.
Aprobacin del orden del da;

Conocimiento de la Resolucin No. -COMPRAS-DIREJ20..(Invitacin);
Conocimiento de los Pliegos aprobados en el Memorando No.;
Resoluciones.

qurum respectivo, determinndose la presencia de todos sus miembros. Acto
seguido se procede a dar lectura del orden del da propuesto en la convocatoria,
el mismo que es aprobado por los miembros de la Comisin. Se pone en
conocimiento de la Comisin el requerimiento para la contratacin del servicio
de. Se procede a dar
lectura de la Resolucin No. 000-COMPRAS-DIREJ-20..(invitacin), en la cual se
establece la invitacin de los consultores que van a intervenir dentro del proceso;
as como tambin se da a conocer el contenido de los Pliegos aprobados por la
Direccin de Asesora Jurdica mediante Memorando No. 00- de 00 de de

20.., en el cual se incluye el cronograma a efectuarse en este proceso.
Continuando con el orden del da la Comisin Tcnica resuelve: a) Que El Macro
Proceso de Gestin de Bienes y Servicios proceda a la invitacin de los
consultores establecidos en la Resolucin 00-COMPRAS-DIRG-2011(invitacin) de
.. de .. de 2011; b) Autoconvocarse para la prxima reunin que se efectuar el
de .. de 2011, a las 00h00, en la sala de sesiones de la Direccin Ejecutiva, a
fin de proceder a la apertura de sobres que contienen las ofertas tcnicas.
SECRETARIO/A
PROCESO DE LISTA CORTA LCC-INEC-00-2011

ACTA No. 002
COMISIN TCNICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS, DE
LISTA CORTA PARA LA CONTRATACIN DEL SERVICIO DE
En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los das del mes de. del
dos mil once, siendo las 00h00, se rene la Comisin Tcnica del INEC, con la
presencia de los siguientes miembros:.. Secretario General, Delegado del
seor Director Ejecutivo mediante Resolucin No. 014-DIREJ-2011 de 16 de
septiembre de 2011; ...................................,
Director(a) Administrativo
Financiero;.. Servidora del INEC, quien actuar como Secretario/a, con el
fin de tratar el siguiente orden del da:
1.
2.
FINANCIERO
74
REQUIRENTE
Apertura de sobres de las ofertas tcnicas presentadas para la

contratacin del servicio de consultora;
Resoluciones.

qurum respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros.
Siguiendo con el orden del da se procede a la apertura de los sobres que
contienen las ofertas tcnicas presentadas para la contratacin del servicio de
consultora. Secretara pone en conocimiento de la Comisin que se han
presentado 04 oferente los cuales presentaron el sobre No. 1 con la oferta
tcnica y el sobre No. 2 que contiene la oferta econmica, procediendo as a la
apertura del sobre No. 1: Con cdigo 001, .., procediendo
con la sumilla respectiva de los documentos de las empresas antes mencionadas.
Como ltimo punto la Comisin Tcnica, resuelve: a) Nombrar una Subcomisin
de Apoyo que se encargue del estudio, anlisis y elaboracin de los cuadros
comparativos,
integrada
por
los
siguientes
funcionarios:, quienes debern presentar
su informe hasta el de .. del 2011, las 00h00. b) Autoconvocarse para la

prxima reunin que se efectuara el de . del 2011 a las 00h00, a fin de
analizar el informe y cuadros comparativos entregados por la Subcomisin de
Apoyo.
Memorando 002 LCC-INEC-00-2011

Proceso de Lista Corta para la Contratacin del Servicio de..
conjuntamente con el Presidente y SECRETARIO/A que certifica.-
CONVOCATORIA SUBCOMISIN DE APOYO
FECHA:
PARA
DIRECTORA ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
Quito D.M., 00 de .. de 2011

:
SECRETARIO/A
REQUIRENTE
DE:
SECRETARIO/A COMISIN TCNICA
ASUNTO:
Designacin como miembros de Subcomisin de Apoyo
La Comisin Tcnica del INEC, en reunin de apertura de ofertas para la

contratacin del., llevada a
cabo el . de abril de 2011, resolvi designar a ustedes como miembros de la
Subcomisin de Apoyo para el anlisis de las ofertas presentadas.
El informe de la Subcomisin de Apoyo deber ser presentado hasta el de
de 2011, a las 00h00 en la Secretara de la Comisin Tcnica.
SECRETARIO/A
75

ACTA No. 003

COMISIN TCNICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS, DE LISTA
CORTA PARA LA CONTRATACIN DEL SERVICIO DE .
En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los .. das del mes de del dos mil once,
siendo las 00h00, se rene la Comisin Tcnica del INEC, con la presencia de los
siguientes miembros: Roberto Morales , Secretario General, Delegado del seor Director
Ejecutivo mediante Resolucin No. 014-DIREJ-2011 de 16 de septiembre de 2011;
....................................., Director(a) Administrativo Financiero; y.., servidora
del INEC, quien actuar como Secretario/a, con el fin de tratar el siguiente orden del da:
1.
2.
Conocimiento y anlisis del informe tcnico y cuadros comparativos

elaborados por la Subcomisin de Apoyo;
Resoluciones.
El Presidente de la Comisin Tcnica solicita que por Secretara se constate el qurum

respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros. Acto seguido se procede
a dar lectura al orden del da propuesto en la convocatoria realizada para la presente
reunin, el cual es aprobado por los miembros de la Comisin. La Comisin Tcnica
procede a analizar el contenido del informe tcnico bajo los parmetros de evaluacin
establecidos en los Pliegos respectivos, del cual se desprende que las empresas: a) con
cdigo 001; b) con cdigo 002. Como ltimo punto la Comisin Tcnica, resuelve:
a) Solicitar que a travs de la Direccin Administrativa Financiera, por intermedio del
Responsable Administrativa del proceso, se proceda a notificar a travs del portal
www.compraspblicas.gob.ec los resultados finales de la evaluacin del sobre No. 1
(propuesta tcnica), conforme lo establecido en el artculo 7 de la Resolucin INCOP No.
021-09; b) Conforme lo establecido en el Art. 39 RGLOSNCP en concordancia con el
artculo 8 de la Resolucin INCOP No. 021-09, la Comisin Tcnica se autoconvoca para
proceder a la apertura del sobre No. 2 (propuesta econmica) el .. de .. de 2011 a las
00h00
76

FINANCIERO
SECRETARIO/A
REQUIRENTE

Proceso de Lista Corta para la Contratacin del Servicio de

.
ACTA No. 004

CENSOS, DE LISTA CORTA PARA LA CONTRATACIN DEL SERVICIO DE
FECHA:
PARA:
DE:
Quito D.M., 00 de . de 2011

ASUNTO: Remito nombres de empresas calificadas

Una vez realizada la calificacin, remito a usted el Acta 003 en la cual
constan los nombres de las empresas que cumplieron con las
especificaciones tcnicas solicitadas por el INEC, a fin de que se proceda a
habilitar a los oferentes en el Portal de Compras Pblicas.
Director de Secretara General y Gestin Documental.
77
En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los .. das del mes de del dos
mil once, siendo las 00h00, se rene la Comisin Tcnica del INEC, con la
presencia de los siguientes miembros: ..,Director de Secretara General,
de 16 de septiembre de 2011; ....................................................., Director(a)
Administrativa Financiera; y, servidor/a del INEC, quien actuar
como Secretario/a, con el fin de tratar el siguiente orden del da:
1. Apertura de los sobres No. 2;
2. Resoluciones.
qurum respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros. Acto
seguido se procede a dar lectura del orden del da propuesto en la convocatoria
realizada para la presente reunin, el mismo que es aprobado por los miembros
de la Comisin. Se procede a la apertura del sobre No. 2 que contiene la oferta
econmica de las empresas calificadas en el Acta No. 3 en concordancia con el
artculo 8 de la Resolucin INCOP No. 021-09 y del Art. 39 RGLOSNCP: con el
cdigo 001 $ 000.0000,00 (Dlares de los Estados Unidos
de Amrica); con cdigo 002. Una vez que el Sistema del Portal de Compras
Pblicas realice el anlisis de la oferta tcnica y econmica y como resultado de
la misma nos da el orden de prelacin de los oferentes. La Comisin Tcnica
resuelve: a) Autoconvocarse el 00 de de 2011 a las 00h00 a fin de proceder a
la negociacin con el oferente que haya obtenido el primer lugar en el orden de
prelacin en el Portal de Compras Pblicas segn el Art. 40 RGLOSNCP.


ACTA No. 005

CENSOS, DE LISTA CORTA PARA LA CONTRATACIN DEL SERVICIO DE
FINANCIERO
SECRETARIO/A
REQUIRENTE
En la ciudad de Quito, a los das del mes de del 2011, en la Sala de

Sesiones del Instituto Nacional de Estadstica y Censos (INEC), siendo las 00H00,
se renen por una parte el Director de Secretara General, Delegado del seor
Director Ejecutivo mediante Resolucin No. 014-DIREJ-2011 de 16 de septiembre
de 2011; ............................., Director Administrativo Financiero..
servidor/a del INEC quien actuar como Secretario/a, y por sus propios derechos
el Consultor , con el propsito de acordar los trminos tcnicos,
econmicos y contractuales de la consultora proceso de contratacin directa de
un consultor para, una vez que ha sido evaluada la
oferta presentada por el consultor ., la misma que cumple con todos los
requisitos profesionales y de experiencia se procede a realizar la presente
negociacin en base a los siguientes parmetros:
OBJETO DE LA CONTRATACIN DIRECTA
Este proceso tiene por objeto ..,l
Actividades:
a)
b)
c).
Productos:
Es obligacin del Consultor presentar al INEC los siguientes productos:
78

Producto
Tiempo
Proceso de Lista Corta para la Contratacin del Servicio de Consultora

Honorarios:
El INEC estableci el presupuesto referencial por la consultara a efectuarse por
la cantidad de USD $ 00.000,00 ..CON 00/100 DOLARES DE LOS
ESTADOS UNIDOS DE AMRICA.
En el proceso de negociacin el INEC y el Consultor acuerdan el valor de la
contratacin es de USD $ 0.000,00 ..CON 00/100 DOLARES DE
LOS ESTADOS UNIDOS DE AMRICA.
En este valor se encuentran considerados los costos directos e indirectos que se
realicen por concepto de la presente Consultora.
Plazo del contrato:
El plazo de la contratacin de la consultora, tendr una duracin estimada de.
meses contados a partir de la fecha de suscripcin del contrato.
Para constancia y fe de lo actuado, suscriben la presente acta de negociacin en
tres (3) originales de igual tenor y efecto legal.
CONSULTOR
FECHA:
PARA:
DE:
Quito D.M., .. de . de 2011

DIRECTOR EJECUTIVO
ASUNTO: Remito Proceso para Resolucin

Una vez que el Sistema de Compras Pblicas a determinado la oferta
ganadora,.,
con
una
oferta
de
$00000.000,00
(.Dlares de los Estados Unidos de Amrica), por
ser la ms conveniente para los intereses institucionales, sugiero a usted autorice
a la Direccin de Asesora Jurdica la elaboracin de la Resolucin pertinente, a
fin de que se proceda a la adjudicacin. Para lo cual adjunto los siguientes
documentos:
TECNICA
Director de Secretara General y Gestin Documental.
FINANCIERO
79
SECRETARIO/A

11.7
Procesos de Contratacin por Publicacin Especial

PROCESO DE PUBLICACION ESPECIAL PBS-INEC-000-2011
ACTA RESOLUTIVA
COMISIN AD - HOC DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS, DEL
PROCESO DE PUBLICACION ESPECIAL PARA LA CONTRATACIN
DE.
En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los 00 das del mes de del dos
mil once, siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC del INEC, con la
presencia de los siguientes miembros: ......................, Jefe de El Proceso de
Gestin de Bienes y Servicios, Delegado de la Unidad Requirente, y el
Responsable Administrativo del Proceso, quien actuar en calidad de
Secretario/a, con el fin de tratar el siguiente orden del da:
1.
2.
Apertura del sobre y anlisis de la oferta tcnica presentada por el

oferente .. correspondiente al Proceso de Publicacin Especial para
la contratacin del Alquiler de. para el desarrollo de actividades
de.
Resoluciones.
Se procede a dar lectura del orden del da propuesto en la convocatoria realizada

para la presente reunin, el mismo que es aprobado por los miembros de la
Comisin Ad-Hoc. Siguiendo con el orden del da se procede a la apertura del
sobre que contiene la nica oferta tcnica presentada para la contratacin
del, el Secretario pone en conocimiento de la Comisin que
conforme al Proceso de Publicacin Especial PBS-INEC-000-2011 ha presentado
su oferta: Tcnica y econmica, con un nmero de 23 hojas, procediendo a
sumillar los documentos presentados por el Oferente cada uno de los miembros
de la Comisin. Se procede realizar el anlisis de calificacin de la oferta
presentada y la evaluacin la misma que ser de acuerdo a la metodologa de
cumple o no cumple de acuerdo a lo dispuesto en la seccin 4 de los pliegos.
Una vez, que la Comisin analiz cada uno de los requisitos exigidos en las
80
especificaciones generales de los pliegos, resumido en el cuadro adjunto, del cual

se desprende que cumple con las especificaciones tcnicas y legales. La Comisin
AD-HOC resuelve: a) Remitir el proceso al seor Director Ejecutivo a fin de que
autorice se elabore la resolucin correspondiente para la adjudicacin de este
proceso, a favor del oferente por el valor de USD $ 00.000,00 ms
IVA, el mismo que ser prorrateado de acuerdo a la utilizacin efectiva del
inmueble. Por convenir a los intereses Institucionales y ser la oferta que cumple
con las especificaciones tcnicas y legales establecidas en los pliegos.
Para constancia de lo acordado expuesto en la presente acta los miembros de la
comisin suscriben, conjuntamente con el secretario que certifica.
JEFE DEL MACRO PROCESO DE GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS
DELEGADO UNIDAD REQUIRENTE

Memorando 001 PBS-INEC-2011
Proceso de Publicacin Especial para la Contratacin de
FECHA:
PARA:
DIRECTOR EJECUTIVO
DE:
ASUNTO:
PRESIDENTE DE LA COMISION AD-HOC

SOLICITANDO AUTORIZACIN DE ADJUDICACIN
Pongo en su conocimiento, seor Director Genera, que una vez culminado el

proceso de Publicacin Especial para la contratacin de,
con cdigo PBS-INEC-000-2011, realizado a travs del Sistema de Compras
Pblicas determina que el oferente,.. con una oferta
final de USD $ 00.000,00 CON 00/100 DLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE
AMRICA ms IVA, el mismo que ser prorrateado de acuerdo a la utilizacin
efectiva del inmueble, es la ms conveniente para los intereses institucionales;
por tanto le sugiero a usted seor Director Ejecutivo, se sirva autorizar la
adjudicacin a favor del mencionado proveedor y disponer a la Direccin de
Asesora Jurdica, proceda a la elaboracin de la resolucin respectiva,
conforme el cronograma establecido.
Jefe de El Proceso de Gestin de Bienes y Servicios
81

DISPOSICIONES GENERALES:
PRIMERA. Una vez que se establezca y se ponga en ejecucin la desconcentracin y
descentralizacin en cuanto a procesos de Contratacin Pblica en el INEC referente a sus
Direcciones Zonales, se tendr en cuenta lo siguiente:
-
De conformidad a lo establecido en la Resolucin No.014 DIREJ de 16 de septiembre

de 2011, en todo el texto del presente Manual de Procesos de Contratacin Pblica,
en el cual se refiera a Director Ejecutivo se entender como Director Zonal en las
Direcciones Zonales.
En lo que respecta a Direccin de Asesora Jurdica, en las Direcciones Zonales sern

competencias de la Asesora Jurdica Zonal.
En cuanto a las competencias de Gestin de Bienes y Servicios, sern asumidas por

Gestin de Bienes y Servicios Zonal.
Los pliegos sern aprobados por el delegado de la mxima autoridad en cada

direccin Zonal.
82

Manual de Compras Publicas

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual de Compras Publicas

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

Objetivo General ................................................................................... 3

Proceso de Contratacin de Consultora Lista Corta (Art. 37

MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

Leyes, reglamentos y normas aplicables.

4. Cuantas para Aplicacin de los Procesos de Contratacin

MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

MONTOS DE CONTRATACION (2011)

*Montos que varan conforme al Presupuesto Inicial del Estado (PIE)

SUBASTA INVERSA ELECTRONICA

De USD$. 4.790.51 hasta .

De USD$. 0.01. hasta 47.900,50

De USD$. 47.900,50 hasta 359.253,75

De USD$. 359.253,75 hasta

Menor o igual USD$. 4,790,50

4.1 Presentacin de Garantas

De USD$. 0.01. Hasta 47.900,50

CONTRATACIN LISTA CORTA

De USD$. 47.900,50 hasta 359.253,75

Igual o mayor a USD$. 359.253,75.

MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

< a $ 4,790.50 nfima Cuanta

Acta de Apertura de Ofertas.- Documento mediante el cual se

Acta de Entrega de Recepcin Definitiva.- Documento que ser

Acta de Evaluacin de Ofertas.- Documento mediante el cual se deja

MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

Bienes y Servicios Normalizados.Son

Contratista Incumplido.- Es el contratista que ha incumplido todas o

INCOP.- Instituto Nacional de Contratacin Pblica. Entidad rectora del

MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

Registro nico de Proveedores RUP.- Es la base de datos de los

MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

6. Polticas Generales para los Procesos de Contratacin

Lineamientos aprobados por las reas involucradas, y

Para la determinacin presupuesto referencial se deber tomar en

Subasta Inversa Electrnica

Consultora (Lista Corta)

MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

Arrendamiento de Bienes Inmuebles

Disponibilidad presupuestaria econmica de fondos, actualizada a

6.2 Las reas requirentes en la Administracin Central cuando

6.4 Las garantas presentadas por los contratistas y/o consultores,

La Direccin de Asesora Jurdica una vez suscritas las garantas,

7. Polticas Especficas para los Procesos de Contratacin Pblica

MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

realizar a travs del Sistema de Compras Pblicas, la misma

personal de comunicacin, stos sern los responsables de

CONSULTORAS.- deben estar sustentadas en los trminos de

Arrendamiento de bienes inmuebles.- Se remitirn

Comunicacin Social.- Se requiere un estudio tcnico previo

8. Documentos que debe contener el expediente

MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

9. Descripcin de los Procedimientos a efectuarse en los

observara a lo estableci en la Resolucin INCOP No. 054-2011 de

MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

Comunicacin actuar en coordinacin con el Proceso de Almacn

9.2 Proceso de Contratacin de Bienes y Servicios Normalizados

4. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios realiza el

MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

Si en la recepcin se encontraren novedades no se recibirn los

9.3 Proceso de Contratacin de Bienes y Servicios Menor

como se observara lo establecido en la Resolucin INCOP 054INCOP-2011 de 12 de noviembre de 2011.

MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA