Gestin del Tiempo

Si existe algo que debemos apreciar en nuestro trabajo es el tiempo. Apreciarlo, por su
importancia y porque su incorrecta gestin, puede influir negativamente en la toma de
decisiones, en el trabajo realizado, en abordar nuevos asuntos y en definitiva, en la marcha
global de la empresa.
El tiempo es inflexible, pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensacin de todo
lo contrario (Quin no ha ido en alguna ocasin al dentista?).
Es, en apariencia, una variable que no podemos modificar. No podemos, alargarlo, estirarlo,
comprarlo o detenerlo. Sin embargo, podemos controlarlo.
Seguro que cualquiera de nosotros conoce a personas excesivamente atareadas, cargadas de
trabajo que exclaman una y otra vez "no tengo tiempo", "me faltan horas" y expresiones
parecidas.
Es el tiempo el que nos controla o podemos controlarlo nosotros a l? Esa es la cuestin que
cualquier directivo debera plantearse.
Son muchos los autores y expertos que han escrito sobre este tema. Y la mayora suelen
coincidir en destacar que la incorrecta gestin del tiempo se debe entre otros factores a:
La inexistencia de objetivos previamente definidos. O teora a salto de mata.
No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.
La incorrecta gestin de la propia agenda de trabajo.
Negacin de la propia evidencia. No aceptar que nosotros no podemos hacerlo todo.
La insuficiente delegacin de tareas.
Exceso de informacin para analizar. O informacin desordenada, imprecisa o tarda.
Evidentemente se hace imprescindible que para organizar nuestro tiempo deberemos, en
primer lugar, determinar qu acciones o tareas son las ms importantes. Por importantes
entendemos aqullas tareas que inciden de alguna forma en las reas estratgicas de la
empresa, a los objetivos, a los costes o a los ingresos.
Una vez establecidos los objetivos, comenzaremos por dar un orden de prioridad a cada una
de las actividades diarias. A veces se suele asignar un tiempo mximo para cada actividad
con la finalidad de que no estemos demasiado tiempo ocupados en una tarea que no es
demasiado importante, restando tiempo a otras que s lo son.
Aprender a decir no a tareas que no son importantes o que pueden realizar otras personas.
Eliminar la posibilidad de que nos puedan importunar con visitas no previstas o reuniones
mal planificadas, con hora de inicio pero sin hora de salida.
Destinar unos minutos al da a la planificacin de nuestra propia agenda. De esta forma
podremos tener siempre preparado un programa de trabajo antes de iniciar la jornada. Ser
nosotros mismos los gestores de nuestro tiempo. No dejar que sean otros los que lo hagan.
Evidentemente siempre y cuando nuestro puesto y cargo nos lo permita.
Aprender a utilizar correctamente el uso del telfono. Tanto cuando efectuamos llamadas
como cuando las recibimos. Establecer filtros de llamadas y visitas mediante nuestra/o
secretaria/o.
Agrupar acciones o asuntos que puedan tener cierta relacin entre s. Podemos de esta forma
aumentar nuestra concentracin en ciertas tareas y evitar, por tanto, la dispersin. (Ley de
Carlson: "Toda actividad interrumpida, es menos eficaz y consume ms tiempo que si se
realiza de manera continua").
Por lo tanto, el tiempo es relativo, como tambin lo es el uso que hacemos de l en nuestro
trabajo. Algunas tareas que consideramos muy urgentes o importantes a veces no lo son
tanto (de nuevo la "relatividad") y debemos aprender a identificarlas.
Se dice, que generalmente tan slo el 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de
resultados. El resto, suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones y en
definitiva desorden.
Hacer cada cosa a su tiempo, no hacer mas de una cosa a la vez y por supuesto, hacerlo
bien.
Y ustedes me disculparan, pero ya han pasado los 25 minutos que tenia programados para
escribir este articulo.
Ms all del tiempo, de lo que ms se habla en la actualidad es de cumplimiento.
El tiempo, como es escaso se debe administrar adecuadamente.
Dentro de las organizaciones, existen sistemas como el justo a tiempo, u otros modelos de
gestin para cumplir con sus cronogramas.
Respecto al trabajo, los expertos en gestin empresarial se han dado cuenta del estrs que
supone para los trabajadores estar tanto tiempo en la oficina agobiados por plazos que hay
que cumplir, informes que revisar o trabajos que rehacer. A la vista de la mala gestin del
tiempo que se suele tener en los trabajos, han salido al paso tesis o ideas de gurs en
recursos humanos que apuntan hacia la necesidad de aprovechar mejor el tiempo en los
lugares de trabajo, con una planificacin adecuada para as poder disfrutar mejor del tiempo

de ocio, que este sirva para cargar las pilas y volver el lunes a la tarea con el nimo
renovado.
Recomendaciones:
En el caso de comenzar el da con un contratiempo, lo primero que recomienda es que se
detenga, cuente hasta cinco y ordene sus ideas. Si est sentado en su mesa de trabajo,
procure ordenarla, no tenga demasiadas cosas atiborradas a la vista, le agobiaran ms
todava.
El paso siguiente es revisar lo que conviene hacer.
Decida qu actividades de la jornada va a rescatar y cules va a dejar expirar. Una vez
estudiadas, vuelva a negociar las fechas lmite que le han dado para los asuntos ms
urgentes. Sobre este tema, Turla recomienda que en caso de que dichas fechas sean
inamovibles y los plazos se le echan encima, intente delegar parte de ese trabajo para que
pueda salir adelante.
Es importante que en su jerarquizacin de temas prioritarios para sacar adelante, posponga
todas las trivialidades que pueda para otro da. En lugar de darse una paliza trabajando dos
horas extras para terminar todo, considere la posibilidad de trabajar slo veinticinco minutos
extra al da durante el resto de la semana.
Aplicar planes alternativos. Es importante que sepa distinguir entre reuniones de relevancia y
las puramente rutinarias, as podr mandar a estas ltimas a alguien en su nombre, de este
modo usted dispondr de ese tiempo a sacar adelante parte del trabajo que no le deja
dormir.
Establecer prioridades, es fundamental, temas como calidad, cumplimiento o manejo de
inventarios son importantes desde el punto de vista de empresa.

CMO ADMINISTRAMOS NUESTRO TIEMPO EN LA GESTIN DE

VENTAS?
Al formular esta pregunta en sesiones de consultora de gestin, se reciben diferentes tipos
de actitudes y respuestas.
Las que resulten inmediatas y espontneas, generalmente demuestran que este tema no
est ajustado lo suficientemente como para lograr un desempeo altamente productivo, a
travs de los hechos comprobables posteriormente.
Cuando se cuenta con un buen nivel de vendedores, capacitados en el desarrollo de su
actividad como para que puedan lograr los resultados que se esperan de ellos, pocas
personas en la estructura se ocupan realmente de analizar lo que ocurre con sus horas y
minutos diarios para que ello ocurra.
Esta importante variable que nos gobierna, y hace lo propio con los potenciales clientes de
nuestro mercado, no es algo que podamos regular ni almacenar, por lo que slo nos habilita
para administrarla.
De ello surge que para administrarla eficientemente se requiere efectuar un ajuste fino en
forma permanente como para que todo el potencial productivo que posee cada uno de los
representantes del equipo se traduzca en resultados como los esperados y an superiores.
Antes de avanzar, resulta muy oportuno destacar que los vendedores exitosos o vendedores
estrella de todo equipo de ventas, que se caracterizan por llegar siempre a cumplir o superar
sus objetivos mensuales, poseen un propio mtodo de administrar el tiempo de gestin que
les resulta muy efectivo para volcar todo su potencial productivo.
Un apropiado diagnstico
Antes de iniciarlo, es necesario generar una apertura mental al respecto, sin la cual nada de
lo que se analice referido al tiempo podr resultar efectivo.
En cada modalidad y metodologa de gestin, existen tres reas claramente definidas que es
conveniente analizar con el fin de establecer el tiempo que actualmente se aplica a
diferentes aspectos de la propia actividad:
La Pre Venta. Toda actividad que represente fortalecimiento personal, capacitacin,
preparacin de materiales, reportes diarios de gestin, planificacin de tareas diarias,
semanales, mensuales, atencin de llamadas telefnicas, responder comunicaciones escritas
(e-mail, fax, etc.), y muchas otras actividades ms son las que permiten que se arribe cada
entrevista diaria en forma oportuna y con total eficiencia.
La Entrevista. Representa el contacto "cara-a-cara" con cada una de las oportunidades
detectadas y calificadas que permiten generar los resultados. Esto puede ocurrir, segn los
casos, en calidad de "local" o de "visitante" por parte de los vendedores segn sea la
modalidad de ventas en aplicacin.
La Pos Venta. Luego de la compra, existen otras tareas ineludibles que realiza el vendedor
con el fin de asegurar que el cliente que adquiri el producto o servicio, actuando como
responsable de su venta con la empresa, solucionando con otros sectores cada inconveniente
que no haya resultado satisfactorio. De ello depender que pueda volver a comprarle en el
futuro y proveer referidos para su venta.

Recurriendo a la propia agenda y a los registros de los reportes de gestin, el objetivo de

anlisis en esta etapa de diagnstico radica en volcar en tres columnas correspondientes a
dichas etapas de la gestin todo lo que se ha realizado realmente y el tiempo utilizado en
cada una de ellas.
Referencias
Cada rubro de actividad de ventas posee sus propios estndares, los que pueden contribuir
para efectuar comparaciones vlidas como referencia y establecer cul es el potencial que
puede an mejorarse como para efectuar ajustes que contribuyan al incremento de la
productividad que cada representante posee potencialmente.
Al trmino del mismo, seguramente podr sorprenderse de todos las actividades que se
realizan tales como: la prdida absurda de tiempo en tareas administrativas, tiempos de
viaje, esperas en recepcin, charlas en los pasillos, reuniones en el sector de cafetera o en
bares externos, almuerzos prolongados, visitas o entrevistas innecesarias o reiteradas por
fallas u omisiones en su preparacin, etc.
Cada una de tales actividades son las que debern profundizarse, discutirse y ajustarse de
manera que puedan ser modificadas o eliminadas para que con ello se pueda incrementar
sustancialmente el tiempo de contacto diario con las oportunidades de venta.
Para ello, ser necesario ajustar dichas actividades de pre y pos venta en aquellos horarios
que no afecten dedicar el mximo de tiempo posible en entrevistas de venta que es, en
definitiva, en donde se generan los resultados.
Dado que la productividad de cada representante es responsabilidad de quien est a cargo
del sector, este ejercicio de anlisis corresponde planificarse y coordinarlo por el supervisor o
gerente quien tiene la posibilidad de realizarlo en una de sus reuniones de venta en donde
participen todos los integrantes del equipo.
Conclusin
El tiempo transcurre, hagamos lo que hagamos, sin que podamos detenerlo ni almacenarlo
para utilizarlo mejor.
Es como un lingote de hierro, del cual se podr extraer su mayor valor dependiendo de lo que
hagamos con l, puesto que podremos hacer herraduras, alfileres o piezas de alta precisin
para relojera.
En definitiva, cada uno es dueo de su destino y de lo que decida hacer con su tiempo para
sacarle el mximo de valor que posee en nuestras vidas.

LOS 10 MANDAMIENTOS DE LA GETION DEL TIEMPO

1.

Programar diariamente nuestro tiempo. Escribir de vspera los resultados concretos

que deseamos alcanzar en la prxima jornada.
2. Establecer objetivos y priorizar nuestras actividades. Seleccionar los asuntos que nos
aporten el mximo resultado.
3. Poner nuestra mxima atencin en las tareas importantes. Hacer las tareas propias
de nuestra gestin.
4. Diferenciar las actividades urgentes de las importantes.
5. Aprender decir NO a tareas no crticas.
6. Agrupar las actividades similares que nos permitan ahorrar tiempo.
7. Aprender a manejar eficazmente las interrupciones.
8. Eliminar los hbitos pocos eficaces. NO preparar las reuniones, alargadas
innecesariamente, atender a los colaboradores en cualquier momento y con asuntos
de escasa importancia, recibir visitas no previstas.
9. Delegar eficazmente.
10. Dedicar unos minutos al da para la reflexin y el anlisis.