INSTRUCTIVO GENERAL BSICO PARA LA VERIFICACIN FSICA DE LOS BIENES

PATRIMONIALES DE LA AUTORIDAD NACIONAL DEL AGUA ANA

I. OBJETIVO:
Contar con un documento tcnico- normativo que indique en forma breve, clara y precisa, el
procedimiento a seguir por la Comisin de Apoyo designado para verificar fsicamente, in situ,
la totalidad de bienes patrimoniales asignados en uso al 31/12/2014, a las AAA, ALAs y
Oficinas de la Sede Central de la ANA, tendente a la obtencin de un Inventario Fsico de
Bienes con informacin verdadera y conciliados sus saldos con los libros contables.

II. FINALIDAD:
Que la ANA cuente en cualquier momento, con informacin verdadera de los bienes
patrimoniales asignados en uso, respecto a la cantidad de stos por grupos genricos, por
clases y por tipos, as como a su descripcin, marca, modelo, serie, fecha adquisicin, uso
actual, estado de conservacin, ao de fabricacin, ubicacin fsica, usuario, etc.
III. BASE LEGAL:
-

Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.

Decreto Supremo N 007-2008-VIVIENDA, Reglamento N 29151.
Resolucin N 158-97-SBN, Normas para la Catalogacin de Bienes Muebles del Estado.
R.N 039-98-SBN, Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado.
Resolucin Directoral N 667-2012-ANA-OA, que designa la Comisin de Inventario 2012.

IV. ALCANCE:
El contenido de este documento es de aplicacin, observancia y cumplimiento obligatorio en el
mbito de la Autoridad Nacional del Agua ANA, a nivel nacional.

V. NORMAS:
La verificacin fsica de los bienes patrimoniales de la ANA, estar a cargo de la Comisin de
Inventario designada por Resolucin Directoral N XXX - 2014-ANA-OA, la cual podr contar
con la comisin de Apoyo que fueren necesarios para el cumplimiento de la misin
encomendada.
5. 1. COMISIN DE INVENTARIO:
La Comisin de Inventario est conformada por personal de la Oficina de Administracin,
Unidad de Logstica, de las Unidades de Contabilidad y de Control Patrimonial, as como con
representantes del rgano de Control Institucional.
La Comisin de Inventario realizar su labor, a travs de la comisin de apoyo, quienes se
desplazarn por todo el pas para verificar fsicamente los bienes asignados a las AAA, ALAs
y Oficinas de la Sede Central, los que estarn bajo la direccin de un (1) Supervisor, que ser
el nexo directo entre la comisin de apoyo y la Comisin de Inventario.

5.2. EQUIPO DE INVENTARIADORES:

Personal de apoyo de la comisin, encargada de la verificacin fsica de los bienes, la misma
que, en las AAAs y ALAs, estar conformada por el responsable administrativo o a quien
designe el administrador de la dependencia administrativa y un personal de la sede central;
para el caso de la sede central la comisin conformara los equipos, con personal de la entidad,
5.3. APOYO Y FACILIDADES A LA COMISION DE APOYO:
El funcionario responsable de la AAA y ALA, dispondr que se brinde el apoyo y se de las
facilidades que pudieran requerir los integrantes de la Comisin de Inventario para el debido y
oportuno cumplimiento de la labor encomendada.
5. 4. PROHIBICIN DEL DESPLAZAMIENTO DE BIENES:
Para el logro de los objetivos institucionales, el funcionario responsable de la AAA y ALA
impartir las instrucciones del caso para que: quede prohibido el desplazamiento interno o
externo de los bienes patrimoniales asignados en uso a la dependencia a su cargo, durante los
das de la verificacin que le toca segn cronograma, La aplicacin de esta medida permitir la
conservacin y permanencia fsica de los bienes.
5.5. RESPONSABILIDAD SOBRE LOS BIENES ASIGNADOS:
Cada uno de los trabajadores de la ANA, cualquiera sea su nivel jerrquico y condicin laboral,
al que la Institucin le haya asignado bienes patrimoniales para el normal desempeo de las
funciones encomendadas, es el nico responsable de la existencia fsica, permanencia y
conservacin en buen estado de stos. En consecuencia, ste deber tomar las providencias
del caso, para evitar la prdida, sustraccin o deterioro de los mismos, evitando la imputacin
de responsabilidad administrativa, civil o penal, tendente a su recuperacin o reposicin en
plazo perentorio.
5. 6. DECISIONES SOBRE LOS BIENES PATRIMONIALES:
El funcionario responsable de la AAA, ALA u Oficina de la Sede Central, har cumplir la
inmovilizacin de los bienes patrimoniales asignados en uso a los trabajadores a su cargo,
bajo responsabilidad funcional.
5.7. DETERIORO DEL MEDIO DE IDENTIFICACIN:
En el caso que la etiqueta autoadhesiva o cdigo de barras colocada en un determinado bien
asignado en uso a un trabajador, se despegara, cayera o deteriorara, ste, como nico
responsable de dicho bien, comunicar de inmediato, el hecho, a la Unidad de Control
Patrimonial, para que subsane dicha situacin.
5.8. OPTIMIZACIN DEL CONTROL PATRIMONIAL INSTITUCIONAL:
El funcionario responsable de la AAA, ALA u Oficina de la Sede Central, designar a un (1)
trabajador de la misma, para que brinde la informacin documentada que pudiera requerir la
Comisin de apoyo, sobre los bienes asignados en uso, cuyo nombre y apellidos completos,
ser comunicado al Supervisor del Grupo Inventariador, para las coordinaciones del caso.

5.9. CONTROL DEL EQUIPO AUXILIAR:

Los bienes patrimoniales que por su naturaleza, perodo de utilidad y material utilizado en su
fabricacin, al margen de su valor monetario, fuere considerado como equipo auxiliar, asignado
en uso a cada trabajador y que figure en su Cargo Personal por Asignacin de Bienes en Uso,
ser controlado internamente por la Unidad de Control Patrimonial, no debiendo ser incluidos,
en los Registros Patrimoniales ni en el Inventario Fsico.
VI. NORMAS ESPECFICAS:
6.1. VERIFICACIN FSICA:
1. La comisin de apoyo, se constituir el da sealado en el Cronograma para la Toma del
Inventario Fsico", en la AAA y ALA, presentndose ante el funcionario responsable,
generando la actividad a travs de una acta de inicio y, acto seguido el administrador o quien
haga sus veces dar las instrucciones a su personal a fin de que brinden las facilidades y
proporcionen la informacin que fuere solicitada.
ACTA DE INICIO DE LAS LABORES DE
VERIFICACIN FSICA DE LOS BIENES PATRIMONIALES DE LA
AUTORIDAD NACIONAL DEL AGUA ANA
En la ciudad de ------------, siendo las -------- A. M. del da -------- de --------del ao 2014, se
reunieron en la Oficina de la --------------------------, los seores Inventariadores del Grupo ----,
--------------------, identificado con DNI N ------------, ------------------------------, identificado con DNI
N ---------------- y el Sr. -----------------, identificado con DNI: ----------,miembros de la Comisin de
Inventario designada por Resolucin Jefatural N 373 - 2014-ANA OA y, los seores
-------------------, Identificado con DNI N:----------, y, ------------------------------- con DNI N
------------, Administradora Local y Facilitador designado, de la ALA ---- respectivamente.
La finalidad de esta reunin, es suscribir la presente Acta, como constancia del inicio
propiamente dicho de la labor encomendada al Equipo Inventariador N ----, por la Comisin
de Inventario de la Autoridad Nacional del Agua ANA, y del compromiso que asume
Administradora Local del Agua --------, en el sentido de brindar y proporcionar la informacin de
los bienes patrimoniales que sern verificados fsicamente y el apoyo que pudiera requerir el
Grupo Inventariador, para el cumplimiento adecuado y oportuno de la labor encomendada por
la superioridad.
Siendo las ------ A. M. del mismo da, acatando las disposiciones acordadas y con plena
observancia a la normatividad vigente, se dispone, acto seguido dar inicio a las actividades de
la toma de inventario fsico de los bienes patrimoniales de la entidad y en seal de
conformidad de su contenido se suscriben dos ejemplares del presente documento, uno para
cada una de las partes.
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2. La verificacin fsica consiste en: constatar (ver); contar (1, 2, 3, ); medir con la ayuda de
una cinta mtrica o wincha (largo, ancho, altura); o, pesar con la ayuda de una balanza, segn
la naturaleza del bien (caso de productos en Almacn), todos los bienes patrimoniales
existentes fsicamente a una determinada fecha, en cada uno de los ambientes de la AAA,
ALA u Oficina de la Sede Central, los que han sido asignados en uso a los trabajadores de
sta, para el normal cumplimiento de las funciones encomendadas. Se Incluye los terrenos,
edificaciones e infraestructura pblica, as no se haya definido o saneado an su situacin
legal.
3. La metodologa de trabajo es de: Verificacin y Etiquetado de los bienes patrimoniales,
segn reporte de la data SIMI. Actualizada al 31/12/2014, que cosiste en:
a) Colocarse uno de los Inventariadores en un lugar visible del ambiente de la AAA o
ALA, cuyos bienes van a ser verificados, teniendo en el Tablero Tomador de Tiempo a
utilizar, el Listado o Reporte de los bienes patrimoniales asignados en uso a la AAA,
ALA u Oficina de la Sede Central, que impreso de la data SIMI alfabticamente,
entregar la Unidad de Control Patrimonial, as como los Sticker, con el cdigo de barras
de la SBN, bolgrafos o lpices, borrador, resaltador, tablero, liquid paper, etc.
b) El otro Inventariador, contando en la mano con una cinta mtrica o wincha, se ubicar en
un determinado extremo o esquina del ambiente cuyos bienes van a ser inventariados y
empezar a DICTAR en forma clara y en voz alta, al otro Inventariador, la naturaleza y
caractersticas propias del bien que est verificando, para que ste haga las anotaciones
o ubique en el Listado o Reporte entregado, y de ser el caso har las correcciones
pertinentes.
c)

Una vez verificado el bien se procede a la colocacin de la etiqueta autoadhesiva

correspondiente al bien, con el cdigo de barras y segn catalogo de la
Superintendencia Nacional de Bienes Estatales SBN, actividad que los Inventariadores
lo harn utilizando las etiquetas proporcionadas por la Unidad de Control Patrimonial,
colocndola en un lugar apropiado del bien, tratando que se vea bien a simple vista. Por
ejemplo:

TIPO DE BIEN
- Arados en general y otros
equipos agrcolas
Armarios,
estantes,
archivadores, vitrinas, etc.
- Escritorios en general,
mdulos
- Maquinaria pesada en
general
- Mquinas en escribir en
general
- Monitor de computadora
- Motocicletas, bicicletas,
etc.
- Libros

LUGAR RECOMENDADO
(siempre, colocndose el Inventariador delante del bien)
Parte apropiada del bien, segn el criterio personal, tcnico
y profesional del personal de Control Patrimonial.
Parte superior izquierda del lado derecho del bien.
Parte superior izquierda del lado derecho, debajo del
tablero.
Parte superior derecha del lado derecho de la unidad
(dentro de la cabina).
Parte superior izquierda del lado derecho.
Parte superior izquierda del lado derecho.
Parte visible del tubo ubicado debajo del asiento.

Parte inferior del lomo, teniendo cuidado de no cubrir ningn

dato que aparezca en l.
- Refrigeradoras, cocinas, arte superior izquierda del lado derecho.
TV, videograbadoras, etc.
- Semovientes mayores
Parte baja de la oreja del lado derecho del animal.
Teclados
de Parte superior derecha del lado izquierdo (volteando el
computadoras
equipo).
- Terrenos, edificaciones, Estos bienes por su propia naturaleza, no es recomendable
cultivos
permanentes, colocarles fsicamente su respectivo medio identificatorio, el
infraestructura pblica, etc. cual s ir en la respectiva Tarjeta de Control Unitario y
Depreciacin.
- Unidad Central de Parte superior derecha del equipo (detrs del mismo). No se
Proceso (CU)
debe colocar en el case, porque esta parte puede ser
cambiada en cualquier momento como consecuencia de su
oxidacin, picaduras, etc.
- Vehculos de transporte Parte superior derecha del lado derecho de la unidad
en
general,
excepto (dentro de la guantera).
bicicletas
d) Terminada la verificacin de un bien en la forma sealada, se continuar con cada uno
de los dems bienes existentes en el ambiente, hasta hacer la verificacin de la totalidad
de ellos. En esta etapa, es necesario que el Inventariador solicite que cada uno de los
trabajadores abra los cajones de su escritorio, armarios, cajas de seguridad, estantes,
credenzas, cajas, etc., a su cargo, para que verifique los bienes que, por razones de
seguridad, pudieran estar guardados bajo llave en ellos. Tambin debe preguntarles si
tienen algn bien asignado a su uso, prestado a otro trabajador de la misma
dependencia; a otra dependencia; a otra AAA, ALA u Oficina de la Sede Central; en
reparacin; etc., haciendo la anotacin correspondiente.
e) La verificacin fsica de cada bien existente en cada ambiente visitado, no slo
comprende la constatacin, medicin o pesaje de los bienes, sino tambin la calificacin
obligatoria por el Inventariador, del estado de conservacin del mismo, as como la
determinacin que si est en uso o excedente. Para calificar el estado de conservacin,

el Inventariador utilizar las letras: B (buen estado); R (regular estado); M (mal

estado).
f)

El Equipo Inventariador, a travs del Supervisor, coordinar permanentemente con el

trabajador designado por cada AAA y ALA, para que brinde la informacin
documentada que pudiera requerirse sobre la denominacin de cada Oficina, ubicacin
en el local institucional, los nombres y apellidos del usuario de los bienes, la procedencia
de los sobrantes, el destino de los faltantes, etc.

g) El Equipo Inventariador incluir en el formato utilizado, todos los bienes que existan
fsicamente, mostrados por los trabajadores usuarios, no siendo de su responsabilidad si
stos no lo hacen por alguna circunstancia, pese a la presencia del representante de la
dependencia cuyo bienes han sido verificados, los que podran ser considerados como
faltantes.
h) Concluida la verificacin fsica de los bienes existentes en cada AAA y ALA el Equipo
Inventariador generar, conjuntamente con el funcionario responsable de la misma, Acta
Final de Inventario firmada, en original y copia, en la que se dejar constancia de las
ocurrencias o situaciones presentadas durante la labor realizada, entregndole una (1)
copia de la misma.
ACTA DE CULMINACIN DE LAS LABORES DE
VERIFICACIN FSICA DE LOS BIENES PATRIMONIALES DE LA
AUTORIDAD NACIONAL DEL AGUA ANA
En la ciudad de -----------, siendo las ----------. del da ----------de ---------------- del ao 2014, se
reunieron en las Oficinas de la ----------------------------------------------, los seores Inventariadores
del Equipo N ----, --------------, identificado con DNI N -----------------------, ----------------------------,
identificado con DNI N ------------------ y miembros de la Comisin de Inventario designada por
Resolucin Directoral N XXXX - 2014-ANA-OA y, los seores ----------------------, Identificado
con DNI N: ------------ y, -----------------------------, identificado con DNI N -------------------,
Administrador
y
Asistente administrativo,
de la ------------------------------------------------,
respectivamente.
La finalidad de esta reunin, es suscribir la presente Acta, como constancia de la culminacin
de la labor encomendada al Equipo Inventariador N ---------, por la Comisin de Inventario de
la Autoridad Nacional del Agua ANA, oportunidad en la que se presentaron las siguientes
ocurrencias, actuando como se indica en cada caso:
1. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Siendo las ----------------- del mismo da, se da por concluida la actividad de la toma
inventario
fsico
de
los
bienes
patrimoniales
de
----------------------------------------------------------------------- y en seal de conformidad de
contenido, se suscriben dos ejemplares del presente documento, uno para cada una de
partes.

de
La
su
las

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4. Esta actividad se repite en la sede central, para tal efecto se suprimen las actas de inicio y
culminacin, generndose una sola suscrita por el jefe de la dependencia administrativa y
el equipo Inventariador a fin de dejar constancia y una copia del listado debidamente
visada.
5. Concluida la verificacin fsica en la ANA, la Comisin de Inventario dispondr que un
determinado Equipo de Inventariadores efecte un "cruce general de informacin" de
todos los bienes encontrados como "sobrantes".
6. Actuado como se ha indicado, la Comisin de Inventario est en condiciones de obtener
el Listado o Reporte correlativo, en orden alfabtico de los bienes patrimoniales que a la
fecha existen en cada AAA, ALA u Oficina de la Sede Central y consecuentemente en la
ANA.
7. La Unidad de Control Patrimonial entregar al comisionado de cada Equipo Inventariador,
un paquete con lo siguiente:
a) Reporte o listado de bienes al 31/12/2014 de cada AAA y ALAs
b) Un (1) USB de 8 GB, conteniendo: la relacin de bienes de las AAA y ALAs al
31/12/2014; por cada AAA y ALAs; relacin de los bienes de las AAA o ALAs
cedidos en uso a las Juntas de Usuarios de Riego de su mbito,
c) Tablero Tomador de Tiempo; bolgrafos, lpices, borradores, resaltadores, reglas,
mascarillas contra el polvo, guantes de tela; winchas; etc.
d) Formato de Listado o Reporte impreso (A/3) en blanco para anotar los sobrantes que
pudieran encontrarse.

8. CODIFICACIN DE BIENES SOBRANTES:

El reporte de los bienes patrimoniales sobrantes se sistematiza
conforme a los
procedimientos de alta a travs del software SIMI, generando el cdigo de acuerdo al
Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado; la misma que se imprime y se remite
a la dependencia administrativa correspondiente para su regularizacin.