Grupo 9

Gestin documental I

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

ALDRIN STIVEN DIAZ CASTILLO

DIANA MARCELA SUPELANO BERMUDEZ
ROMILDA LOZANO VALENZUELA

Trabajo de Gestin Documental I, Unidad N 4

DOCENTE:
MARA NANCY URIBE CUELLAR
Profesional en Ciencia de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y
Archivstica, Especialista en Administracin de Empresas

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
ARMENIA
2015

INTRODUCCION

Grupo 9
Gestin documental I

Los estndares son una herramienta fundamental para normalizar el trabajo entre
distintas entidades y para generar la mejor calidad. las polticas y procedimientos en la
gestin documental actan de forma indispensable en el flujo de trabajo, desde su
produccin primaria hasta la disposicin final de los archivos, los esfuerzos en la
normalizacin y organizacin de los procesos hacen que la disposicin y recuperacin
del material sea efectiva para los usuarios o entidades.

La norma ISO trata cada uno de los temas de la normalizacin y de los procesos que se
deben seguir con los ms altos estndares, facilitando los procesos de quienes estn
encargados de resguardar el patrimonio archivstico de las instituciones pblicas o
privadas, es menester el anlisis de cada encargado de la gestin de documentos,
Archivistas o documentalistas, de los principios fundamentales de orden, sistema y
planificacin que ofrece la norma.

Si bien se pueden cumplir con cada uno de los principios de trabajo es importante saber
que cada una de las nociones que se ofrecen en la norma, tambin dependen de las
polticas de cada una de empresas o instituciones, sus funciones o los orgenes de de
sus archivos primarios y la finalidad de estos.

Grupo 9
Gestin documental I
OBJETIVOS

1. Conocer e identificar el campo de accin de la Norma NTC 15489_1

2. Definir las caractersticas para la implementacin de un sistema de Gestin de

Documentos.

3. Explicar de qu trata los beneficios de un sistema de gestin documentos.

Grupo 9
Gestin documental I

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

1. De acuerdo a la NTC -ISO 15489-1, determine y describe los elementos que

comprende un Programa General de Gestin para lograr economa y eficacia en la
gestin de los documentos corrientes para toma de decisiones respecto a:
Conservacin o la utilizacin de los archivos.
Clasificndolos de acuerdo a las fases del Ciclo Vital de los documentos.
Cules son estas fases y cules los elementos de cada una de ellas.
Los documentos se crean y se reciben de diferentes soportes y formatos mediante el
uso de tecnologas que estn en constante cambio.
CONSERVACIN
Fases
1. Determinar los documentos que van a incorporar al sistemas
2. Determinar los plazos de conservacin
3. Incorporacin de documentos.
4. Inscripcin y registro.

Elementos
a. Satisfacer las necesidades de gestin, presentes y futuras.
b. Cumplir con los requisitos legales

Grupo 9
Gestin documental I

c. Satisfacer las necesidades presentes y futuras tanto externas como internas

d. La clasificacin y la indizacin
e. La ordenacin
f. El registro de los documentos en un sistema de gestin
g. Proporcin de metadatos
h. Los documentos pueden registrarse a ms de un nivel o agrupacin dentro el
sistema de gestin documental.

CLASIFICACIN
Fases
1. Clasificacin de los procesos de organizacin
2. Cuadros de clasificacin
3. Vocabularios controlados
4. Indizacin
5. Asignacin de nmeros y cdigos
Elementos
a. La garanta para la recuperacin de los documentos
b. Acceso determinado a usuarios para la consulta de los documentos
c. Plazo y medidas apropiadas para la conservacin y disposiciones apropiadas
d. Los cuadros de clasificacin pueden ser usados como soporte de una serie de
proceso de gestin de documentos.
e. Los vocabularios controlados deben explicar las definiciones y el uso especfico
de los trminos en la organizacin.

ARCHIVO GESTION
HISTORICO

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO

Grupo 9
Gestin documental I

FASE ACTIVA

FASE SEMIACTIVA

FASE

INACTIVA

VALORES PRIMARIOS

VALORES

SECUNDARIOS

Administrativo
Legal
Fiscal
Contables
Tcnicos

* Cientficos
* Histricos
* Cultural
* Testimonial
* Evidencial

2.Cul es el objetivo y campo de accin de la NTC -ISO 15489 y cite las dems normas
que ofrezcan directrices respecto a documentacin.
La norma NTC - ISO 15489 regula la gestin de documentos de las organizaciones
que los han producido, ya sean pblicas o privadas, para clientes externos e internos.
Esta norma se aplica a la gestin de documentos en todos los formatos o soportes
creados o recibidos por cualquier organizacin pblica o privada en el ejercicio de sus
actividades o por cualquier individuo responsable de crear y mantener documentos de
archivo.
Otras normas que ofrecen directrices respecto a la documentacin:

La ley 594 del 2000

ISO 5127 Documentacin e informacin Vocabulario
ISO 9001 Sistemas de gestin de la calidad Requisitos

Grupo 9
Gestin documental I

ISO 14001 Sistemas de gestin medioambiental Especificaciones y directrices parasu

utilizacin
ISO 13028 Directrices para Digitalizacin
ISO 16175 Requisitos para Documentos Electrnicos
ISO 13008 Proceso de Migracin y Conservacin de Documentos

3.Explique brevemente los beneficios de la gestin de documentos, segn la norma ISO

15489-1

Los documentos de

archivo

contienen informacin que constituyen un preciado

recurso y un importante activo de

la organizacin. Un sistema

de gestin de

documentos se convierte en una fuente de informacin sobre las actividades de la

organizacin que puede servir de a poyo

a posteriores actividades

y toma de

decisiones. La gestin de documentos de archivo incluye:

El establecimiento de polticas y normas.

La asignacin de responsabilidades y competencias.
La fijacin y promulgacin de procedimientos y directrices.
La prestacin de una serie de servicios relacionados con su gestin y uso.
El diseo, la implementacin y la administracin de sistemas especializados; y
la integracin de la gestin de documentos de archivo en los sistemas y los
procesos de negocio de la organizacin.

4.Teniendo como base la norma ISO 15489-1, cite las estrategias, caracterstica, diseo
e implementacin, metodologa, que se debe tener en cuenta para la implementacin
de un sistema de Gestin de documentos.
En la implementacin de un sistema de gestin de documentos se debe tener en
cuenta las necesidades de la organizacin los requisitos formales de conformidad y

Grupo 9
Gestin documental I

loscambios operados en el entorno de la organizacin y de la gestin de documentos

dearchivo.
Investigacin preliminar:mediante una entrevista recopilar la informacin de la
organizacin, su estructura su entorno legal, normativo, econmico y poltico, y
losprincipales factores y carencias en relacin con la gestin de documentos de archivo.
Anlisis de las actividades de la organizacin: identificar y documentar el flujo de
los procesos y operaciones que engloban la organizacin.
Identificacin de los requisitos:es determinar cmo se pueden satisfacer cada uno
de los requisitos de los procesos de gestin documental articularlos y documentarlos.
Evaluacin de sistemas existentes:analizar los sistemas de gestin de documentos
existentes con el objetivo de medir el grado de cumplimiento.
Identificacin de estrategia para medir los requisitos: las estrategias se deben
seleccionar en funcin del nivel del riesgo derivado del incumplimiento de
undeterminado requisito, ya sea en la funcin que el sistema de gestin de documentos
de archivo pretende respaldar, en el entorno de los sistemas ya existentes o en la
cultura corporativa en la que la estrategia debera aplicarse con xito.
Diseo de un sistema de gestin de documentos de archivo: debe evaluar y
redisear los procesos de negocio y los sistemas operacionales y de comunicacin
para incorporar la gestin de documentos de archivo.
Implementacin de un sistema de gestin de documentos de archivo: la
implementacin debe realizarse de forma sistemtica planificando el proyecto y
utilizando la metodologa adecuada para cada situacin.

Grupo 9
Gestin documental I

Revisin posterior a la implementacin:Revisar y evaluar el rendimiento del

sistema, poner en marcha y supervisar las medidas correctoras y establecer unrgimen
de supervisin continua y de evaluacin peridica.
5.La conservacin de los documentos se debe realizar de forma que se obtengan o
cumplan unos parmetros, cules son?
Se debe hacer un anlisis que se compone de cinco etapas:
1.Determinar los marcos legales o administrativos del mantenimiento de
documentosdentro del sistema.
2. Determinar los diversos usos de los documentos dentro del sistema;
implica eliminar del sistema los documentos de operaciones especficas
poco despus de que la operacin se haya completado.
3. Determinar los vnculos de unin con otros sistemas; hay documentos
que pueden servir de referencia para otros sistemas. Por ejemplo los
detalles agregados

de las operaciones

individuales de compra

se

transfieren al libro mayor.

4. Tener

en cuenta la variedad de uso de los documentos; incluye la

identificacin, la evaluacin y la determinacin

de que documentos son

esenciales para garantizar la continuidad de la organizacin en caso de

prdida o dao y que acciones son necesarias para conservarlos.
5. Asignar los plazos de conservacin de los documentos de acuerdo con la
evaluacin de todo el sistema. Se establecen plazos de conservacin y
acciones de disposicin de caractersticas similares para conjunto de
documentos que reflejan o registran las mismas actividades.
6.Defina los siguientes trminos:

Grupo 9
Gestin documental I

Clasificacin de los proceso de la organizacin. Archivstica

Los sistemas de clasificacin reflejan las actividades de la organizacin de la
quedependen y suelen basarse en un anlisis de las mismas. Estos sistemas
pueden soporte de una serie de procesos de gestin de documentos de archivo.
Lasorganizaciones deberan fijar el grado de control de la clasificacin que
requieren paracumplir sus objetivos.
En los procesos de ordenacin pueden ser lineales o funcionales.

Vocabularios controlados
El vocabulario controlado es un conjunto de unidades lxicas seleccionadas con
fines didcticos. Su objetivo es favorecer la seleccin y gradacin de vocabulario
en la enseanza de la lengua realizada a partir de criterios sistemticos.
Los sistemas de clasificacin y los ndices pueden apoyarse en vocabularios
controlados adecuados a la complejidad de los documentos de archivo de una
organizacin. Dichos vocabularios controlados deberan explicitar las definiciones
y el uso especficos de los trminos en la organizacin.
Indizacin
Es el proceso de describir o representar el contenido temtico de un recurso de
informacin. Este proceso da como resultado un ndice de trminos de indizacin
que ser utilizado como herramienta de bsqueda y acceso al contenido de
recursos en sistemas de recuperacin de informacin.
La indizacin se puede generar de forma manual o automtica. Puede realizarse
en diferentes niveles de agrupacin dentro de un sistema de documentos de
archivo. (norma ISO 5963)
Programa de Gestin de Documentos

Grupo 9
Gestin documental I

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin

manejo y organizacin de la documentacin producida produccin y recibida por
las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin.
Estas instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de
los procesos de gestin al interior de la entidad, como:

Produccin

Recepcin

Distribucin

Tramite

Organizacin

Consulta

Conservacin

Y disposicin final de los documentos

Sistema de gestin de documentos

Las estrategias de gestin de documentos de archivo se basan en el desarrollo y
la adopcin de polticas, procedimientos y prcticas, y en el diseo e
implementacin desistemas conformes con el entorno normativo y que satisfagan
las necesidadesoperativas de la organizacin.
Estas estrategias determinar qu documentos de archivo son necesarios y
cundo, cmo y dnde deberan incorporarse al sistema y estas incluyen:

el diseo del mismo

la documentacin del sistema
la formacin de los responsables de la gestin de documentos y del resto

del personal
la conversin de los documentos de archivo al nuevo sistema de gestin y

a losnuevos formatos y procedimientos de control

la fijacin de normas y la medicin de su grado de cumplimiento y
aplicacin; y

Grupo 9
Gestin documental I

El establecimiento de plazos de conservacin y la toma de decisiones

sobredocumentos de valor permanente respetando el entorno normativo.

Trazabilidad de acciones
La trazabilidad del movimiento y el uso de los documentos dentro de un sistema
degestin de documentos de archivo es necesaria para

identificar una accin pendiente de ejecucin

permitir la recuperacin de un documento
prevenir la prdida de documentos
supervisar el uso en relacin con la seguridad y el mantenimiento de los

sistemas
mantener una pista de auditora de las operaciones relacionadas con los
documentos (es decir, la incorporacin o registro, la clasificacin, la
indizacin, el

almacenamiento, el acceso y el uso, la migracin y la

disposicin)
mantener la capacidad de identificar las tareas que originaron los
documentos individuales cuando los sistemas se han fusionado o han
migrado.

Valoracin
Es la fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar los
valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de
transferencias, acceso y conservacin o eliminacin total o parcial, estableciendo
su permanencia en las diferentes fases de archivo.
Metadatos
Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos
de archivo y su gestin a lo largo del tiempo.

Gestin de Documentos

Grupo 9
Gestin documental I

rea de gestin responsable de un control eficaz y sistemtico de la creacin, la

recepcin, el mantenimiento, el uso y la disposicin de documentos de
archivo,incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de
documentos lainformacin y prueba de las actividades y operaciones de la
organizacin, as:

el establecimiento de polticas y normas

la asignacin de responsabilidades y competencias
la fijacin y promulgacin de procedimientos y directrices
la prestacin de una serie de servicios relacionados con su gestin y uso
el diseo, la implementacin y la administracin de sistemas especializados
la integracin de la gestin de documentos de archivo en los sistemas y los
procesos de negocio de la organizacin.

Disposicin
Serie de procesos asociados con la aplicacin de decisiones de transferencia,
destruccin o conservacin de documentos de archivo; que se documentan en
los calendarios deconservacin u otros instrumentos
Las normas de disposicin que regulan la retirada de los documentos de archivo
de los sistemas en uso deberan aplicarse, de manera sistemtica y habitual, en
el desarrollo dela actividad normal.

7. En qu consiste la trazabilidad dentro de un sistema de Gestin Documental?

La trazabilidad de un sistema de Gestin Documental es una medida de seguridad
para las organizaciones. Garantiza que solo los usuarios con los permisos adecuados
realizan tareas para las que han sido autorizados.

8.Explique en qu consiste el monitoreo y auditoria en Gestin de Documentos.

Grupo 9
Gestin documental I

Peridicamente se debera realizar un control que garantice que los

procedimientos yprocesos de los sistemas de gestin de documentos de archivo
son conformes con laspolticas y requisitos de la organizacin y que se obtienen
los resultados previstos.
Dichas revisiones deberan tener en cuenta el rendimiento de la organizacin y
lasatisfaccin del usuario con el sistema.
9.De qu trata la declaracin de polticas de gestin?
Las organizaciones deben definir y documentar las polticas de gestin de
documentos y garantizar que se implementen. En ella se disponen las grandes
lneas que la organizacin pretende hacer; se incluye un resumen del plan de
actuacin

y de los procedimientos

para conseguirlo. Por lo tanto, una

declaracin efectiva de poltica asignar a un directivo la responsabilidad

principal en materia de gestin de documentos y de supervisin de la
implementacin de la poltica y el plan de actuacin correspondientes.

10.De forma grfica, represente el diseo e implementacin de un sistema de

documentos

Grupo 9
Gestin documental I

CONCLUSIONES

Grupo 9
Gestin documental I

1. Se definen los conceptos principales en la gestin de calidad de archivos o

documentos, como la implementacin de metodologas de diseo e implementacin,
clasificacin, registro, acceso, trazabilidad, disposicin entre otros.

2.Se entienden y formalizan para aplicar las regulaciones en los archivos de las
polticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados a los documentos.

3. Conocer y aplicar las normas tcnicas colombianas sobre sistemas de gestin de

archivos como bitcora clave para efectuar un esquema aplicado de calidad.

4.Determinar la aplicacin de la norma a cualquier tipo de formato de documento o

soporte para cualquier organizacin pblica o privada.

5.Se aclaran y profundiza en las definiciones y el los diferentes procesos en los que
intervienen para el desarrollo del las normas de calidad.
.
6. se definen las responsabilidades tanto administrativas como organizacionales con
respecto a la normalizacin y al manejo de archivos, las personas que intervienen como
los profesionales y auxiliares, y sobre los documentos o manuales donde debe venir
soportado cada uno de estos.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Grupo 9
Gestin documental I

Norma Internacional. (2001). ISO 15489 1. Recuperado de:

http://www.informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/sia/normativainternacional/GEStexto1%28CS%29.pdf

Norma Internacional. ISO 15489- 2. Recuperado de:

http://www.uma.es/media/tinyimages/file/ISO_15489.2.pdf