Ensayo sobre la utilidad, ventajas y

desventajas del programa de Excel

INTRODUCCIN

En este trabajo, trataremos sobre el entorno de trabajo bsico de Microsoft Excel, el cual, es
un archivo de libro de trabajo que puede contener una o ms hojas de clculo. Una hoja de
clculo es similar a un libro de contabilidad, con nmeros, texto y resultados de clculos
alineados en columnas y filas. Pero a diferencia de un libro de contabilidad, cuando
introduce los nmeros en Microsoft Excel, el programa es el que ejecuta los clculos en su
lugar y de forma electrnica.
Con Microsoft Excel, es fcil la introduccin de informacin dentro de una hoja de clculo
y el poder cambiar, suprimir o aadir datos a dicha informacin. No tiene que preocuparse
si inicialmente sus datos no han quedado perfectamente introducidos o no lo han hecho de
forma completa. Siempre podr cambiarlos o terminar de introducirlos ms tarde. Puede
ordenar varias hojas dentro de un libro de trabajo (por ejemplo puede colocar en un libro
todas las hojas que pertenezcan a un solo cliente o a un nico proyecto) y a continuacin
pngales un nombre para poder localizar rpidamente la informacin que necesita.

1.1 La relacin entre el programa de EXCEL y educacin

La situacin econmica por la que atraviesan la mayora de las instituciones nos obliga a
buscar alternativas econmicas y asequibles a nuestros estudiantes, que permitan llevar
los conceptos estadsticos y su metodologa a la prctica a travs de aplicaciones
informticas, logrando con ello manipular formulas y variables de acuerdo a un problema
determinado. Para poder trabajar

en estadstica con estudiantes an inexpertos en

programas estadsticos necesitamos que el software utilizado cumpla determinadas

condiciones:

Un proceso de instalacin automtico y sencillo.

Introduccin sencilla de la informacin.
Definicin de variables y creacin de ficheros de forma intuitiva.
Importacin y exportacin de datos desde los formatos ms habituales
Operadores (aritmticos, lgicos y relacionales).
Funciones

La hoja de clculo de Excel, ha cumplido perfectamente con estas condiciones y si

tomamos en cuenta que por formar parte del paquete integrado Microsoft Office (en
cualquiera de sus versiones) se encuentra prcticamente a la mano de cualquier estudiante,
lo que le ha permitido permanecer por su sencillez, disponibilidad y relacin calidad/precio
como una herramienta idnea tanto para estudiantes, usuarios principiantes como para
maestros usuarios avanzados, que deseen realizar una anlisis estadstico.
Excel, dependiendo de la versin, es un programa que se ajusta bastante bien al contenido
mnimo de muchos de los programas educativos y que cumple con las condiciones
sealadas anteriormente. Se trata de un software considerado actualmente como estndar en

todos los entornos (educativo, profesional, familiar, etc), que posee la virtud de presentar
una interfaz agradable y una facilidad de uso digna de elogio
1.2 La Definicin del Programa de EXCEL y de la Educacin.
Excel: Es un programa informtico desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata
de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones,
desarrolladas especficamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de clculo.
Educacin: Proceso de accin sobre el individuo a fin de llevarlo a un estado de madurez
que lo capacite para enfrentar la realidad de manera consciente, equilibrada y eficiente, y
para actuar dentro de ella como ciudadano participante y responsable.
1.3 Herramientas utilizadas en el programa de EXCEL con el icono representativo
de cada herramienta.
HERRAMIENTAS QUE LO COMPONEN
Comenzar a utilizar Excel, para ello, vamos al Men Inicio - Programas - Microsoft Excel.
En la siguiente ilustracin podemos ver los elementos que aparecen en pantalla.

Se necesitan inspeccionar todas las barras de herramientas de Excel y aprender donde

existen diferencias con el material que se esperara encontrar. Esas diferencias podran crear
sorpresas muy poco felices si no est enterado de que existen

La Barra de Herramientas Estndar

La mayor parte de los botones de Excel en la Barra Estndar, son verdaderamente estndar.
Ver a los mismos botones en otros programas de Microsoft, como por ejemplo en Word.
No obstante esto, hay algunas diferencias en la manera en que los botones funcionan, lo que
podra causar problemas.
La Barra de Formato
Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de clculo y de sus nmeros.
Como los nmeros representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de clculo,
Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para dar
formato funcionan como se espera. Los comandos de formato se aplican generalmente a
toda la celda. Tambin puede dar formato solamente a una parte del texto contenido dentro
de la celda (fuente, tamao de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de
nmeros, alineamientos y sangras solo se aplican a la celda ntegra. Los alineamientos y
sangras son aplicados solo dentro de la celda y no a travs de toda la pgina u hoja de
clculo.
La Barra Frmula
Para ayudar a que la vida siga siendo confusa, el trmino Barra Frmula, es usado tanto
para significar toda la barra que se ve debajo de la barra de herramientas Formato, como

tambin para el cuadro de texto a la derecha, que exhibe lo que contiene la celda
seleccionada.

Iconos
LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDAR
Botn: Nuevo
El botn Nuevo crea un nuevo documento en blanco usando su plantilla por defecto. El
comando Archivo Nuevo, en el men abre el dilogo Nuevo, el cual le ofrecer opciones
de plantillas.
Botn: Abrir
El botn Abrir trae al cuadro de dilogo para que elija un documento para ser abierto. La
ilustracin es para Excel 2000 en Windows 98, pero es muy semejante en otras versiones.

Botn: Guardar

El botn Guardar conserva al actual documento de vuelta al lugar de donde vino. Si el

documento nunca ha sido guardado antes, ver un cuadro de dilogo donde podr elegir una
carpeta y nombre de archivo. Puede tener problemas si est editando un documento viejo
para un nuevo propsito y no quiere perder al viejo. Deber usar el comando en el men,
Archivo/Guardar Como para tener el cuadro de dilogo que necesita para guardar bajo un
nombre de archivo distinto. De lo contrario sobrescribir al viejo documento.
Botn: Email
El botn de Email le permite mandar a otra persona, la presente hoja de trabajo o todo el
libro de trabajo por email.

Botn: Imprimir
Imprimir todas las filas y columnas que piense que contienen datos.
A veces Excel se confunde si se han borrado datos o se dio formato a celdas en blanco.
Siempre haga una vista Preliminar, antes de imprimir una hoja de clculo. Usar Archivo
luego Imprimir para abrir el dilogo de Impresin, donde puede elegir imprimir solo una
parte de la hoja o del libro de trabajo.

Botn: Vista Preliminar de Impresin

Muestra como se ver su documento cuando sea impreso. Siempre debera tener esta vista
antes de imprimir. Mediante una cuidadosa verificacin antes de realmente imprimir,
puede evitarse errores y ahorrar mucho papel y tiempo. Es especialmente importante tener

una vista preliminar de las hojas de clculo, porque con mucha frecuencia resultan
demasiado anchas para caber en una sola hoja.
Botn: Ortografa
Verifica la ortografa de su texto pero no lo har en las frmulas. Excel no corrige su
gramtica.
Botones:

Cortar. Copiar, y Pegar

Los botones de Cortar, Copiar y Pegar funcionan como de costumbre.
Cortar remueve el texto seleccionado y lo enva al Clipboard.
Copiar coloca una copia del texto seleccionado en el Clipboard.
Pegar coloca una copia de lo que estaba en el Clipboard en el punto donde se encuentra el
cursor. (Ve al diminuto clipboard en el dibujo del Botn Pegar?)
Cuando quiere pegar un rango de celdas que ha cortado o copiado, solo seleccione la celda
que desea que se encuentre arriba a la izquierda de los datos pegados y Pegue all.
Cuando Pega datos en Excel, permanece en el Clipboard solamente hasta que usted ejecute
un comando diferente ms bien que hasta que copie algo nuevo. De manera que podr
pegar los datos varias veces seguidas en diferentes lugares, pero una vez que haga algo
diferente, los datos se borran del Clipboard.

Botn: Copiar Formato

Con el icono de forma de pincel, Copiar Formato, se copia el formato de una celda a la
otra.
Como funciona: Primero seleccionar la celda con el formato que quiere usar. Hacer un
clic en el botn Copiar Formato. El puntero del mouse cambia a

la forma del pincel

de Copiar Formato. Clic en la celda que usted desea que tenga el mismo formato. El
puntero del mouse vuelve a cambiar y usted ha terminado.

Puede aplicarse Copiar

Formato a ms de un sitio, si hace un doble clic en el botn. El puntero del mouse

conservar la forma de Copiar Formato hasta que haga un nuevo clic en el botn. Copiar
Formato solamente funciona con celdas completas. No es posible usarlo para dar formato
solamente a una parte del texto de una celda.
Copiar Formato usar el primer formato que encuentre. Por ejemplo, si el texto que est en
la celda usa 2 colores diferentes, Copiar Formato usar el primero de los dos colores usados
en la celda desde la cual est copiando.

Botones: Deshacer y Rehacer

El botn Deshacer le permite revertir una accin que acaba de realizar. Cancelar le permite
cambiar de idea y ejecutar esa accin toda de nuevo.
Excel mantiene el seguimiento de solo 16 acciones. Antes en Excel 97 solo se poda revertir
la ltima accin. La lista de las acciones brinda la referencia de celda existente para
algunas de ellas. Hay una sola lista para Deshacer, que cubre todas las hojas del libro de
trabajo. Las referencias de celdas no incluyen el nombre de la hoja de clculo.

Botn: Hipervnculo
El botn de Hipervnculo abre un dilogo para que se pueda
crear un hipervnculo en la hoja de clculo. Cuando est viendo
una hoja de clculo en la computadora, haciendo clic en su
vnculo abre el recurso en la URL usado para el mismo. Este puede ser una pgina web,
otra hoja de clculo, un documento de Word, o un archivo de sonido.

Botn: Autosuma
Autosuma sumar de manera inteligente los nmeros en la columna de arriba o en la fila a
la izquierda de la celda activa. Una vez que abandone la celda con la frmula, ver el total
en

lugar de la frmula.

Botn:

Pegar Funcin

El botn con la funcin Pegar le permite seleccionar una de

las funciones que ya conoce Excel y pegarla dentro de una
frmula. Para la mayora de las funciones, ver entonces
un nuevo dilogo donde puede entrar cada uno de los
nmeros que la funcin necesite. Hasta podr seleccionar
una celda o rango de celdas en lugar de escribir los nmeros existentes. Usar los dilogos

significar que no tendr necesidad de recordar donde van todos los parntesis y comas en
la funcin.
En

Excel

2002/2003 el botn de la Pegar funcin est en la

izquierda

del cuadro de texto de Frmula.

Botones: Orden
Los botones de

Orden Ascendente y Orden Descendiente dispondrn las celdas

seleccionadas en una columna en orden numrico o alfabtico. Si ha seleccionado celdas

en filas y ordena, las filas sern dispuestas en base a que es lo que hay en la primer celda de
cada fila. Para ordenar en una columna diferente debe usar el dilogo Ordenar desde el
men de comandos, Tenga cuidado cuando ordene en una hoja de clculo. Puede tener sus
datos mezclados si no selecciona todas las celdas que deberan permanecer juntas.

Botn: Asistente de Grfico

El botn del Asistente de Grfico abre un asistente que lo ayuda a convertir sus datos en
grficos.

Botn: Dibujo

El botn Dibujo abre una barra de herramientas de dibujo. Esta barra puede ser llevada y
estacionada en cualquier borde de la ventana, al igual que las otras barras de herramientas.
O puede dejarse flotar como una paleta.

Se usan estas herramientas para crear grficos mientras an se permanece en una aplicacin
de MS Office. Las herramientas crean dibujos vectoriales que son los que usan formas, en
lugar de puntos individuales. Estas lecciones no usan la barra de Dibujo en gran medida.
BARRA DE FORMATO

Control: Fuente
El control Fuente, lista las fuentes

actuales. Todas las otras fuentes instaladas estn

disponibles en una lista que se baja. La lista muestra el nombre de la fuente usando a la
misma, menos en Excel 97. Puede tener alguna idea sobre como lucir su texto an antes de
que haya aplicado a esa fuente.

Control:

Tamao

de

Fuente

El Tamao de Fuente controla la lista disponible de puntos en una lista que baja. Tambin
puede escribir en un tamao.

Botones: Negrita, Cursiva, Subrayado

Los botones de Negrita, Cursiva y Subrayado aplican su estilo al texto seleccionado,
negrita, cursiva, subrayado.

Botones: Alinear
Los botones alinear ponen al texto seleccionado o el de las celdas seleccionadas alineadas
por el margen a la izquierda, al centro o a la derecha.
Botn:
Combinar y Centrar
El botn Combinar y Centrar tomar las celdas seleccionadas y crear una sola celda con
todas ellas. El contenido de la celda de arriba a la izquierda quedar centrado en la nueva
celda combinada. Todo lo que haba en cualquier otra celda de las combinadas se ha
perdido.
Todo lo que haba en cualquier otra celda de las combinadas se ha perdido.
Botones: Formatos de Nmeros
Los nmeros con los cuales trabajar a menudo necesitan diferentes formatos. Moneda,
Porcentaje y Millares son formatos preestablecidos ara nmeros.

Moneda aplica el formato en la seleccin como dinero. El ajuste por defecto para
moneda proviene de los Ajustes Regionales que se hacen en el Panel de Control de

Windows. All se puede cambiar el

formato por defecto a libras o rublos o

cualquier otra moneda que utilice

usualmente.

Porcentaje aplica

a las celdas seleccionada(s) un porcentaje,

redondeado para que no tenga decimales.

Millares se aplica a las celdas seleccionadas (s) como un nmero general con
comas que separan cada 3 dgitos a la

izquierda del punto decimal y

muestra solo 2 dgitos a la derecha.

Usted puede ver un botn para Euros. El botn aplica el smbolo para cantidades en
Euros.

Botones: Decimales
Puede cambiar la cantidad de lugares decimales que se muestran a la derecha del punto
decimal en sus nmeros mediante los botones Aumentar Decimales y Disminuir
Decimales. El valor en la celda, en realidad no cambia. Cuando se disminuyen los
decimales los valores son redondeados pero son mostrados nuevamente cuando se aumenta
el nmero de lugares mostrados.

Igual nmero, con formatos diferentes

Ejemplo 1 -

Ejemplo 2 -

nmero grande

nmero con
decimales

General
3456789

1.6287

$ 3.456.789.00

$ 1,63

345678900%

163%

3.456.789,00

1,63

3456789,0

1,62870

3456789

1,629

Moneda

Porcentaje

Coma

Aumento de
decimales del
original
Disminucin de
decimales del

Botones: Sangras

original
Puede tener un texto con sangra y otro sin ella en una celda o cuadro de texto con los
botones, Aumentar Sangra y Disminuir Sangra.

Botn: Bordes
Puede agregar bordes a los costados de sus celdas, o puede marcarle el contorno a una celda
o un rango de celdas. La flecha a la derecha del botn abre una paleta de opciones
comunes. Hay un dilogo para an ms opciones: Formato | Celdas... | Bordes

Botn: Color de Relleno

Un rellenado es el color de fondo de una celda o cuadro de texto. El botn de Relleno
muestra el color que se ha usado la ltima vez. Mediante un Clic en el botn se aplica ese
color a cualquier celda actualmente seleccionada.
Para cambiar los colores, hacer clic en la flecha para abajo al lado del botn. Aparece una
paleta de colores. Solo haga clic en el color que quiere

usar, o haga un clic en

Sin Relleno, para remover uno.

Botn: Color de Fuente

El Color de Fuente es para dar color al texto en una celda o cuadro de texto. El botn de
Color de Fuente muestra el ltimo color que fue utilizado. Haciendo clic en el botn, se
aplica ese color a cualquier texto que se haya seleccionado.
Para cambiar los colores, hacer un clic en la flecha hacia abajo, al lado del botn. Aparece
una paleta de colores. Solamente haga un clic en el color que quiere usar, o clic en
Automtico, para usar los colores por defecto.

Botn: Flecha

Si usted ve

una doble flecha al final de una barra de herramienta en una aplicacin de

Microsoft Office es que hay ms botones asignados a la barra que los que esta puede
mostrar. Usted puede hacer un clic en las flechas, para abrir un men que lista los otros
botones.

La flecha que apunta hacia abajo

siempre est al final de la barra de herramientas. Abre

un men con un comando Agregar/Remover para poder modificar qu botones son

mostrados en la barra de herramientas
BARRA DE FORMULA

Cuadro de Nombres
El Cuadro de Nombres muestra la celda de referencia o el nombre de la celda activa. Para
un rango, solo se muestra la celda de referencia arriba a la izquierda.
Cuando una celda con un nombre es seleccionada, como TotaldeIngresos1998, el Cuadro de
Nombres se ve como:

Tener celdas con nombres y rangos es prctico para navegar por las hojas de clculo
extendidas. Los Nombres tambin son tiles para crear algunos tipos de frmulas y pruebas
lgicas.
Botones: Barra de Frmulas
Los botones en la barra de frmulas actan sobre la celda seleccionada, la cual tiene su
contenido exhibido en la ventana alargada a la derecha de esos botones.
La X roja cancela sus cambios si todava no ha entrado los datos. Pulsar en la tecla
ESC hace lo mismo. Si ya ha ingresado los datos dentro de la celdas, use el comando
Deshacer para revertir lo que hizo. Recuerde que Deshacer recuerda no ms de 16
acciones.
La tilde verde ingresa lo que ha escrito en la celda y la deja seleccionada. Pulsando la
tecla ENTRAR tambin hace que dicha celda acepte lo que ha escrito, pero despus por
defecto, cambia la seleccin a la celda de abajo.
Mediante un clic en el botn Igual se abre un cuadro de dilogo donde puede ver el
resultado de una frmula antes de entrarla en la celda. Esto puede ahorrar mucha
confusin y molestia.
En Excel 2002/2003 el botn Insertar funcin est aqu en la izquierda del rea de
Frmula. Abre un dilogo que ayuda le a escoger y completar varias funciones de la
norma.

La barra de frmula

El lado derecho de la barra de Frmulas muestra el contenido de la celda activa. El

contenido de una celda puede ser texto, un nmero, una frmula para calcular un nmero, o
una prueba lgica que determina que es lo que va a exhibir la celda. En la celda,
normalmente ve los resultados de la frmula o de la prueba lgica en lugar de la frmula
misma.
1.4 Ventajas y desventajas para el estudiante al utilizar este programa.
Ventajas
El excel es una herramienta muy efectiva para el docente pues le permite organizar datos,
realizar estadsticas, elaborar grficas; especficamente en la elaboracin de las listas,
promedios de evaluaciones y otras tantas cosas.
De igual forma puedes ensear estos recursos a los alumnos si tienen la posibilidad de
acceder a una computadora.
Desventajas
El planteo de problemas sencillos a modelar es fcil de aprehender para quien tiene poca
experiencia con una computadora, pero a partir de un punto de complejidad, resulta ms
fcil valerse de lenguajes procedurales (al punto que Excel brinda un lenguaje procedural
pero orientado a profesionales y no al uso educativo).
En definitiva, la cuestin no pasa tanto por la herramienta en s, sino por la eleccin de
problemas a modelar para luego buscar la herramienta que aporte ms al proceso de
aprendizaje, que incluya el menor nivel de ruido y distraccin a partir del esfuerzo que
requiere el aprender a utilizarla (si la mayor parte de la atencin se centra en entender la

tecnologa, distrayndote del problema a resolver, entonces la eleccin de tecnologa es

mala).

CONCLUSIN

Finalmente, se puede utilizar las hojas para almacenar datos numricos y luego utilizar las
herramientas de Microsoft Excel para ejecutar clculos con los datos, las cuales se pueden
ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fcilmente utilizando la ayuda de
Microsoft Excel.
Excel fue el primer programa de hoja de clculos en permitir al usuario definir la apariencia
de las hojas de clculos. Tambin introdujo resolucin inteligente de celdas, esto es, si se
modifica una celda y hay celdas afectadas, se actualizan automticamente.
La primera vez que Excel se introdujo en Office fue en 1993.
Determinamos cmo realizar una hoja de clculo mediante la utilizacin de la barra de
herramientas; introducir datos en las celdas, cmo eliminar las celdas que no fueran
necesarias y a deshacer los cambios realizados en las frmulas que se encontraban dentro
de las celdas.

BIBLIOGRAFIA

 Antonio Manuel Campos Navas. Excel XP avanzado. Editorial Vrtice, Jun 11,
2008 - Computers - 158 pages.
Jorge Eduardo Ortiz T. Fundamentos de Microsoft Excel 2000. Univ. Nacional de
Colombia.
Internet
Diccionario de informtica. http://www.alegsa.com.ar/Dic/excel.php
http://www.calameo.com/books/000091317c2976c974a3f