Importancia de los Formularios

La finalidad principal del formulario es almacenarlo y guardarlo para que quede registrado. Los formularios, sean del tipo
que sean, se expiden para una solicitud. Es una forma muy sencilla y, sobre todo rpida y concreta y, al mismo tiempo,
facilita la bsqueda y la tramitacin de la peticin que se realice.
Para una empresa, la elaboracin de formularios para todos sus departamentos, tambin suponen mayor rapidez tanto en
su registro como en la tramitacin del mismo.
Por otro lado, almacenar todos estos formularios, tambin supone el poder guardar informacin til para mejorar el servicio
y tambin para conocer las necesidades reales de los usuarios de la administracin o de la empresa privada. Al final, lo
que todas las personas necesitan, cuando van a solicitar algo, es rapidez, una tramitacin fcil y para la administracin
significa mucha mayor agilidad ya que los usuarios van a solicitar una peticin de un modo correcto, concreto y similar.
PARTES DEL FORMULARIO.
Extremo superior o cabeza:
Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificacin del organismo, ttulo o denominacin de la forma y
otros. Representa la introduccin respecto a la accin que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.
Cuerpo del formulario:
Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la accin implcita los cuales se determinan, de
acuerdo con la informacin que se desea obtener, mediante la utilizacin de la forma. Se analizan las decisiones acerca de
los datos y la distribucin siguiendo una secuencia lgica de colocacin.
Extremo inferior o pie:
Contiene los datos de cierre o conclusin del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la informacin registrada
en el cuerpo del mismo, y tambin se asienta el cdigo de registro
CLASIFICACIN:
Se pueden clasificar segn su uso como breves, eventuales, pilotos y definitivos; segn su aspecto funcional pueden
presentarse como convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, clculos estimados, acuses de renta,
entre otros;
Segn su diseo pueden ser lneas, recuadros y columnas.
De acuerdo a su forma de utilizacin pueden ser de posicin o estadsticos, los que se conocen como ficheros; Y de
relacin o dinmicos los cuales se utilizan para dar informacin circular por varios servicios.
Segn su mbito de aplicacin pueden ser bsicos de una dependencia, o temporales los cuales se aplican en momentos
determinados como lo son las encuestas.

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA ELABORACIN DE UN FORMULARIO.

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar
una revisin y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo.
Posteriormente elegir el tamao estndar de papel y letra adecuada para el diseo e impresin, y de ah elaborar una lista
con toda la formacin que contendr el formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribucin de estos, de acuerdo con los responsables de su
llenado, que debe ser a mano o a maquina, evitando reas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.
Una vez realizada esta revisin se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su
objetivo.

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