MATERIA:

TECNICAS DE ORGANIZACION.
FINANZAS & CONTADURA PBLICA.
SEXTO CUATRIMESTRE TURNO MATUTINO/SABATINO.
NOMBRE DEL TRABAJO:
ORGANIGRAMA (COMO ELABORAR Y TIPOS)
MANUAL DE ORGANIZACIN
MANUAL PROCEDIMIENTOS
MANUAL ADMINISTRATIVO.
FECHA DE ENTREGA:
22 DE AGOSTO DEL 2015.

indice
1

INTRODUCCION.. PAG
3
CONCEPTO DE ORGANIGRAMA..... PAG
4
TIPOS DE ORGANIGRAM..... PAG 4
9
COMO ELABORAR UN ORGANIGRAMA.. PAG
10
MANUAL DE ORGANIZACIN.. PAG 1014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS........ PAG 1518
MANUAL ADMINISTRATIVO. PAG 19-20
CONCLUSION PAG 21
BIBLIOGRAFIA.. PAG 22

INTRODUCCION

EN ESTE TRABAJO QUE SE PRESENTA A CONTINUACION SE

HABLARA DE TEMAS
UN ORGANIGRAMA
EN ESTE TEMA SE HABLA DE QUE ES (SU DEFINION),
AL IGUAL QUE TIPOS DE ORGANIGRAMAS EXISTEN Y
LOS PASOS PARA ELABORAR UN ORGANIGRAMA
DEPENDIENDO DE QUE TIPO DE ORGANIGRAMA SE
DECEO REALIZAR CADA MENCIONAR QUE CADA
ORGANIGRAMA ES DIFERENTE, PERO NO POR SER
DIFERENTE QUIERE DECIR QUE SEA MENOS
IMPORTANTE.
MANUAL DE ORGANIZACIN
EM ESTE TEMA SE EXPLICA DE MANERA DETALLADA
QUE ES PARA QUE SIRVE QUIENES LO PUEDEN
REALIZAR,
QUIENES
LO
PUEDEN
LEER
E
INTERPRETAR AL IGUAL QUE HABLA DE SU
PRODECIMEINTO PARA REALIZARLO.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EN ESTE TEMA ABARCA EL PROCEDIENTO A SEGUIR
PARA LA REALIZACION DE ALGUNA ACTIVIDAD.
MARCA EL PREDECIMEINTO A SEGUIR PARA CADA
DEPARTAMENTO.
& POR ULTIMO
EL MANUAL ADMINISTRATIVO
ESTE ES UN MANUAL MUY IMPORTANTE PARA LA
EMPRESA YA QUE MENCIONA CADA PASO A SEGUIR
PARA LA ORGANIZACIN, TANTO LA SFUNCIONES
DETALLADAS DE LOS DEPARTAMENTOS, PUEDE SER
UTILIZADO PARA CUALQUIER PERSONA DE LA
ORGANIZACIN,

*CONCEPTO DE ORGANIGRAMA*
Un organigrama es la representacin grfica de la estructura de una empresa o
cualquier otra organizacin, incluyen las estructuras departamentales y, en
algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las
relaciones jerrquicas y competenciales de vigor.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemtico que permite obtener una
idea uniforme y sinttica de la estructura formal de una organizacin:
Desempea un papel informativo.
Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarqua y la relacin
entre ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la informacin para conocer
cmo es la estructura total de la empresa.
Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:
-Tiene que ser fcil de entender y sencillo de utilizar.
-Debe contener nicamente los elementos indispensables.

*TIPOS DE ORGANIGRAMAS*
1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
Micro administrativo: Corresponden a una sola organizacin, y pueden
referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las reas que la
conforman.
Macro administrativos: Involucran a ms de una organizacin.
Meso administrativos: Consideran una o ms organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo especfico. Cabe sealar que el trmino meso
administrativo corresponde a una convencin utilizada normalmente en el
sector pblico, aunque tambin puede utilizarse en el sector privado.
2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se
disean con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es
decir, como informacin accesible a personas no especializadas. Por ello,
solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de
lneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate
de organizaciones de ciertas dimensiones.
Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de
determinados aspectos del comportamiento organizacional, como tambin
de cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama permite la
ventaja de la visin macro o global de la misma, tales son los casos de
anlisis de un presupuesto, de la distribucin de la planta de personal, de
determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones
informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el
conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.
4

 Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento

planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento
escrito de su aprobacin. As por ejemplo, el organigrama de una Sociedad
Annima se considerar formal cuando el mismo haya sido aprobado por el
Directorio de la S.A.
Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo
planificado no cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin.
3. POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin
hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En
el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su
equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel
de
departamento
u
oficina.
Ejemplo:

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la

organizacin.
Ejemplo:

4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades
administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o
dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales
son
equivalentes.
Ejemplo:

 Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas,

adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es
de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en
forma
general.
Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a

puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad
consignada. Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan
las plazas.

5. POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este grupo se divide

en cuatro tipos de organigramas:
Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del
titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos
en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la
administracin, por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan su
empleo.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al

titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma
de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por
lneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y

horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda
utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en
la base.

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de

integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su
cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los ltimos
niveles jerrquicos.

Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor

jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada
uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece
desde el centro hacia los extremos, y el ltimo crculo, sea el ms extenso,
indica el menor nivel de jerarqua de autoridad. Las unidades de igual
jerarqua se ubican sobre un mismo crculo, y las relaciones jerrquicas
estn indicadas por las lneas que unen las figuras.

*COMO ELABORAR UN ORGANIGRAMA*

PASOS PARA ELABORAR UN ORGANIGRAMA:
1.
2.
3.
4.

Elaborar una lista de funciones y subfunciones probables;

Compararla con una lista de comprobacin;
Preparar cuadros o plantillas, y
Disear el organigrama.

Todo organigrama debe contener los siguientes datos: ttulo o descripcin

condensada de las actividades, fecha de formulacin, nombre del responsable de
elaboracin, aprobacin, explicacin de lneas y smbolos especiales.

*UN MANUAL DE ORGANIZACIN*

DESCRIPCION
De manera general se puede decir que el manual de organizacin, es un
instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del
personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus
responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementacin la
correspondencia funcional entre puestos y estructura.
A fin de que el mencionado documento sea realmente un instrumento operativo,
en la presente gua, se incluye una serie de indicaciones de carcter prctico,
para orientar y ordenar los trabajos de elaboracin y/o actualizacin de estos
documentos, que se pretende sean el resultado del estudio y anlisis de la
estructura funcional vigente, a fin de realizar los cambios adecuados a las
necesidades de cada institucin.
Para la elaboracin del mencionado manual, se propone el seguimiento de 3
etapas, las cuales junto con una serie de actividades que se especifican son
fundamentales en el logro de este objetivo. Estas etapas son: recabar informacin,
anlisis de la informacin recabada e integracin del manual.
OBJETIVO GENERAL:
Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura
orgnica y funcional formal y real, as como los tramos de control y
responsabilidad y los canales de comunicacin que permitan una funcionalidad
administrativa de la institucin.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Definir la estructura orgnica formal y real de la institucin que establezca los
niveles jerrquicos, lneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el
funcionamiento organizacional.
Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades
administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.
Identificar las lneas de comunicacin para lograr una adecuada interrelacin entre
las unidades administrativas integrantes de la institucin.
PROCESOS PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION
Para proceder a elaborar el manual de organizacin es indispensable allegarse de
un conjunto de informacin, para obtener los elementos bsicos de anlisis que
10

nos proporcionen conocimiento de la situacin orgnica, funcional y jurdica de la

institucin de referencia. Para tal efecto se recomienda la SIG. Metodologa que
comprende una serie de actividades interrelacionadas entre s y conformndose
en 3 fases:
1.-RECABACION DE LA INFORMACION:
Para la realizacin de esta fase, es necesario el contar con tcnicas de
investigacin que permitan recopilar un conjunto de informacin para obtener el
conocimiento acerca de la estructura orgnica y funcional existente, tanto en lo
formal como en lo real, de la institucin de referencia. Estas tcnicas para el
efecto mencionado son: La investigacin documental y la investigacin de campo.
1.1. INVESTIGACIN DOCUMENTAL:
El empleo de esta tcnica permite captar la situacin formal de la institucin, esta
se obtiene a travs del anlisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos:
MARCO JURIDICO.
Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan el
marco jurdico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas
funciones y dichos documentos son entre otros, estatuto general, reglamentos,
instructivos, acuerdos y/o circulares. Estos se consideran importantes para
verificar, a su vez, si las funciones asignadas se encuentran respaldadas en las
bases normativas de la institucin.
OBJETIVO INSTITUCIONAL
A partir del anlisis efectuado a los documentos legales, se contar con elementos
suficientes para describir el objetivo primordial que se ha determinado para la
institucin. Para este trabajo, tomamos como concepto de objetivo, " El propsito
a cumplir mediante el desempeo de las funciones encomendadas a la
institucin.
ANTECEDENTES
Obtener la informacin necesaria para efectuar la descripcin de la gnesis de la
institucin indicando la ley o decreto que dio origen a la misma, e incluyendo la
relacin de hechos sobresalientes de su desarrollo histrico. Es conveniente
incluir los datos de las disposiciones jurdicas que hayan modificado cualquier
aspecto de su organizacin en el proceso evolutivo de la institucin.
1.2. INVESTIGACION DE CAMPO.
Es conveniente recurrir a las tcnicas de obtencin de informacin en forma
directa, utilizando la entrevista, que es la forma empleada por los encargados de
obtener la informacin, a travs del dilogo personal con los responsables de las
distintas unidades operativas. Se aconseja utilizar un guion o cuestionario al
respecto, en la cual se obtenga la sig. Informacin.
DESCRIPCION
DE
OBJETIVOS
ESPECIFICOS
POR
UNIDAD
ADMINISTRATIVA.
En esta etapa de la investigacin, se recabar la informacin relativa a los
objetivos especficos asignados a cada unidad administrativa lo cual permitir
analizar la congruencia entre la naturaleza misma de las unidades en particular y
dichos objetivos. Para el desarrollo de este punto se seala como concepto de
objetivo especfico: " El propsito a cumplir, con el desempeo de la funcin
correspondiente a cada rea especfica.
ESTRUCTURA ORGANICA ACTUAL
11

En este apartado se obtendr informacin que permita contar con la relacin de

las dependencias que conforman la institucin, as como funcionarios que la
integran y la ubicacin orgnica de ambos en la estructura orgnica institucional.
Lo cual permitir efectuar una descripcin ordenada de los principales puestos y
unidades administrativas.
La informacin anterior permitir obtener una visin integral de la institucin a
travs de la elaboracin de los organigramas actuales que muestren la
conformacin estructural de la institucin, facilitando a su vez el anlisis y el
estudio correspondiente.
FUNCIONES ACTUALES
Este aspecto es uno de los que preferentemente se requieren obtener a travs de
entrevistas directas, a modo de recabar informacin sobre las funciones que son
realizadas en los distintos puestos integrantes de la estructura orgnica vigente,
para proceder a su trascripcin y anlisis especfico.
Para este trabajo, tomamos como concepto de funcin " El conjunto de
actividades, que interactan entre s para cumplir con el objetivo fijado a la unidad
correspondiente. Tomando en cuenta el concepto anterior, se comprende la
importancia que representa el conocer, las funciones que se realizan en los
distintos puestos, para establecer su adecuada interrelacin y su congruencia
para con la naturaleza misma de la unidad administrativa de adscripcin.
PROGRAMAS Y/O PROYECTOS
Con el fin de reforzar el conocimiento obtenido de los apartados anteriores, se
considera conveniente recabar informacin referente a programas y/o proyectos a
realizar o que se realizan en dichas unidades. Esta obtencin de informacin tiene
como propsito, verificar si estos programas y/o proyectos son coherentes al
carcter funcional de cada descendencia.
2.-ANALISIS DE LA INFORMACION.
Una vez obtenida la informacin requerida para la elaboracin del manual, se
proceder a su respectivo anlisis que comprende las actividades de revisin,
identificacin, o ubicacin de los aspectos funcionales y estructurales de la
institucin.
2.1. CLASIFICACION DE FUNCIONES.
Una vez obtenidas las funciones que se realizan en los diferentes puestos, se
proceder a efectuar su clasificacin, atendiendo 2criteriosde forma y contenido,
lo cual facilitar una adecuada agrupacin de ellas.
POR SU FORMA
-Similares -Equivalentes.
POR SU CONTENIDO
-Operacin.
-Control. -Supervisin.
-Coordinacin. -Programacin.
-Evaluacin. -Asesora.
2.2. UBICACION DE FUNCIONES
Una vez clasificadas las funciones bajo los criterios mencionados, ser
conveniente ubicarlas considerando los siguientes aspectos:
Identificacin funcional de puestos y unidades con objetivos afines.
12

 Agrupacin y reubicacin de funciones a sus puestos

correspondientes, eliminando a su vez, duplicidad y sobrecargas de
trabajo.
Asignacin congruente de los puestos en las unidades con afinidad
funcional.
Agrupacin funcional por reas de las unidades encargadas de
realizar funciones homogneas.
Una vez efectuado el anlisis funcional con su correspondiente clasificacin y
ubicacin de funciones, as como, detectadas las reas y unidades de ejecucin
se debern conformar reas funcionales que correspondan adecuadamente a la
instauracin de una nueva estructura funcional, jerrquicamente equilibrada, para
satisfacer las necesidades de operacin, control y supervisin.
2.3. ANALISIS ESTRUCTURAL.
La clasificacin obtenida en base al anlisis deber permitir detectar la naturaleza
de las reas funcionales, entendiendo como tales: " El conjunto de unidades
administrativas interrelacionadas, que realizan funciones de naturaleza similar
para el logro de un objetivo comn .
2.4. ELABORACION DE ORGANIGRAMAS
En correspondencia al anlisis estructural, se deber realizar una presentacin
grfica de la estructura orgnica en gral. y de reas especficas de la institucin.
Esta representacin grfica se mostrar a travs de organigramas que debern
contener las siguientes caractersticas.
La ubicacin funcional.
Los niveles jerrquicos.
Las lneas de autoridad y responsabilidad.
La naturaleza lineal o asesoramiento de la unidad de referencia.
Para la elaboracin de estos organigramas se recomienda considerar los
siguientes aspectos:
CONTENIDO
Se deber elaborar un organigrama de tipo general mostrando nicamente las
principales unidades directivas, sealando la estructura de la institucin en su
conjunto, tanto orgnica como funcional; presentando por separado en
organigramas especficos cada una de las reas funcionales determinadas; en los
casos que se requiera mayor detalle, resulta conveniente elaborar el respectivo a
cada unidad directiva, para especificar sus puestos integrantes.
Para facilitar la comprensin de las lneas de autoridad y responsabilidad, se
recomienda elaborar los organigramas en forma vertical, al mostrar la forma ms
apropiada para representar los distintos niveles de jerarqua existentes en la
institucin.
PRESENTACION
Ttulo.- Nombre de la institucin de referencia. La indicacin de ser general o
especfico (De ser especfico, debe indicar el nombre del rea funcional o unidad
especfica).
Tamao.- Es conveniente que el tamao de su presentacin sea manuable y de
fcil lectura.

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Forma (Vertical).- Se deben mostrar los principales niveles y lneas de autoridad,

en escala ascendente de jerarqua. Las unidades de asesora, se indicarn en
forma lateral directa, a la lnea inferior que se desprende dela unidad a la cual
presta dicho apoyo.
Fecha.- Se indicar la fecha de elaboracin y/o aprobacin formal.
2.5.-REVISION Y AUTORIZACION
Las propuestas elaboradas que contengan aspectos trascendentes en cuanto a
funciones, ubicacin o jerarqua de las unidades, es conveniente someterlos a
revisin y autorizacin por parte de las autoridades competentes, a fin de asegurar
la aceptacin y la aprobacin definitiva del documento a su terminacin.
3.-INTEGRACION DEL MANUAL
3.1.-CODIGO NUMERICO
Es necesario elaborar un cdigo numrico para facilitar la identificacin por reas
funcionales y puestos. La identificacin debe corresponder a la clasificacin de las
reas funcionales, as como a la estructura orgnica representada grficamente
en el organigrama general y especfico a cada rea.
Por ejemplo:
1.0.-Asamblea de accionistas.
2.0.-Presidente.
3.0.-Gerente general.
3.0.1.-rea staff.
4.1.-Area de produccin.
4.2.-Area de mercadotecnia.
4.3.-Area de recursos humanos.
4.4.-Area de finanzas.
3.2.-DISEO DE FORMAS DE PRESENTACION
Se debe elaborar una forma de presentacin del contenido, que presente la
descripcin delos siguientes aspectos:
El rea funcional en la cual est ubicada la unidad administrativa
correspondiente.
El nombre de la unidad administrativa correspondiente al puesto.
El objetivo de la unidad administrativa.
La dependencia orgnica de la unidad administrativa de referencia.
El puesto correspondiente con su respectiva clave numrica.
El captulo y los artculos del estatuto o reglamentos que dan base
legal a las funciones asignadas.
Las funciones correspondientes al puesto en cuestin.
3.3.- CONTENIDO DEL MANUAL
Como referencia a esta gua para elaborar el manual de organizacin y
resumiendo sta, se propone que el contenido del manual de organizacin de la
empresa sea la siguiente:
A.- Presentacin.
B.- Instrucciones.
C.- Objetivos.
D.- Organigramas
- General
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- Particular
E.- Organizacin.
F.- Funciones generales.
G.- Descripcin de funciones

*MANUAL DE PROCEDIMIENTOS*
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de
actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o ms de ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y
ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o
equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En l se encuentra registrada
y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de
todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y
control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de
que el trabajo se est realizando o no adecuadamente. Tambin el manual de
procedimientos contiene una descripcin precisa de cmo deben desarrollarse las
actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe
registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan.
CONTROL DE LA DOCUMENTACIN.
Utilidad Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a
descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de
su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y
capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de
cada puesto. Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de
simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para
uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria. Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por
fallas o errores. Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su
evaluacin. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben
hacer y cmo deben hacerlo. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar
duplicidades. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.
CONFORMACIN DEL MANUAL
IDENTIFICACIN. Este documento debe incorporar la siguiente informacin:
Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe
anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de
revisin (en su caso). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o
autorizacin. Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin,
en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y,
15

por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un
guion o diagonal.
NDICE O CONTENIDO. Relacin de los captulos y pginas correspondientes
que forman parte del documento.
PRLOGO Y/O INTRODUCCIN. Exposicin sobre el documento, su contenido,
objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Puede
incluir un mensaje de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el
manual.
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS. Explicacin del propsito que se
pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;
facilitar las labores de auditora; la evaluacin del control interno y su vigilancia;
que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando
adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de
otras ventajas adicionales.
REAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS. Esfera de
accin que cubren los procedimientos.
Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido
clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus alcances, en:
procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o
sectoriales.
RESPONSABLES. Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases
POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN. En esta seccin se incluyen los
criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita
para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que
participaban en los procedimientos.
Debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las
situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los
procedimientos. A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben
considerarse en su planteamiento: Se definirn perfectamente las polticas y/o
normas que circunscriben el marco general de actuacin del personal, a efecto de
que est no incurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente,
a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los
aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Debern ser lo
suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los niveles jerrquicos
superiores.
CONCEPTO (S). Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el
procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren
de mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al
usuario la consulta del manual.
PROCEDIMIENTO (descripcin de las operaciones). Presentacin por escrito, en
forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en
un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y
cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando
la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias
16

reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada

operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad
administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es
conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e
identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin.
FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un
procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como
apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe
hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores
que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden adicionar
instructivos para su llenado.
DIAGRAMAS DE FLUJO. Representacin grfica de la sucesin en que se
realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o
materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento
general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada
operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos
utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y
accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que
facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos
y/o grficos simplificados.
GLOSARIO DE TRMINOS. Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados
con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos,
que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la
elaboracin de manuales administrativos
Complementando al manual de procedimientos, estn las instrucciones de trabajo
que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar
procesos especficos.
Otras normas, como son las normas que exigen diferentes procedimientos en
funcin del sector en el que se est implantando; Agencias de Viajes, Hoteles,
Oficinas de Informacin Turstica, etc., ya que existe una norma especfica para
cada uno de los sectores.
DISEO DEL PROYECTO.
La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisin, toda
vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no
generar confusin en la interpretacin de su contenido por parte de quien los
consulta. Es por ello que se debe poner mucha atencin en todas y cada una de
sus etapas de integracin, delineando un proyecto en el que se consiguen todos
los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecucin del
trabajo.
RESPONSABLES. Para iniciar los trabajos que conducen a la integracin de un
manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la
conduccin de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un
coordinador, auxiliado por un equipo tcnico, al que se le debe encomendar la
conduccin del proyecto en sus fases de diseo, implantacin y actualizacin. De
esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentacin de la
informacin.
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Por lo que respecta a las caractersticas del equipo tcnico, es conveniente que
sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la
organizacin en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal.
Para este tipo de trabajo, una organizacin puede nombrar a la persona que tenga
los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la
naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de
mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo,
puede contratar los servicios de consultores externos.
DE LIMITACIN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO. Los responsables de efectuar los
manuales administrativos de una organizacin tienen que definir y delimitar su
universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en l. Para ello es
necesario que se realice un estudio preliminar. Este paso es indispensable para
conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el rea o
reas donde se va a actuar. Con base en l se puede definir la estrategia global
para el levantamiento de informacin, identificando las fuentes de la misma,
actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos
requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos
necesarios para efectuar el estudio.

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*MANUAL ADMINISTRATIVO*
Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma
sistemtica una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar
la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeo y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los
objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido
estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene
informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.
Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones
en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin
precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las
actividades que se le han encomendado. Su elaboracin depende de la
informacin y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de
manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a
abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier rea componente de la
organizacin, su alcance se ve limitado nicamente por las exigencias de la
administracin.
Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones
peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda
empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los
integrantes de la organizacin, sino que deben reformarse constantemente
conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se convierte
en obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir una barrera que
dificulte el desarrollo de la organizacin.

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Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las

diferentes reas de la organizacin, en concordancia con la misin, visin y
objetivos de la direccin de la misma.
Objetivos y beneficios de los Manuales Administrativos
Entre los objetivos y beneficios de la elaboracin de Manuales Administrativos
destacan:
Fijar las polticas y establecer los sistemas administrativos de la
organizacin
Facilitar la comprensin de los objetivos, polticas, estructuras y funciones
de cada rea integrante de la organizacin
Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
Asegurar y facilitar al personal la informacin necesaria para realizar las
labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los
procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando
funciones de control y supervisin innecesarias
Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en
general
Facilitar la seleccin de nuevos empleados y proporcionarles los
lineamientos necesarios para el desempeo de sus atribuciones
Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de los sistemas y procedimientos
Servir de base para el adiestramiento y capacitacin del personal
Comprender el plan de organizacin por parte de todos sus integrantes, as
como de sus propios papeles y relaciones pertinentes
Regular el estudio, aprobacin y publicacin de las modificaciones y
cambios que se realicen dentro de la organizacin en general o alguno de
sus elementos componentes.
Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relacin con
los dems integrantes de la organizacin.
Delimitar claramente las responsabilidades de cada rea de trabajo y evita
los conflictos inter-estructurales
LIMITANTES EN LA ELABORACIN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Indudablemente la elaboracin y utilizacin de Manuales Administrativos tambin
tiene sus limitantes las cuales en relacin a los beneficios descritos son de menor
importancia:
Su diseo y actualizacin tiene un alto costo en trminos de tiempo y dinero.
Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas
ocasiones son excesivamente rgidos y formales.
Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusin por ser
muy amplios en su contenido
Algunos de ellos son difciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar
confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones
Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la
mayora de los casos voluminosos en contenido
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En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para
proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino est establecido
debidamente en el Manual.
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
La clasificacin de los Manuales puede resumirse en Generales y Especficos,
siendo los Generales aquellos que contienen informacin de aplicacin universal
para todos los integrantes de la organizacin y Especficos los que su contenido
est dirigido directamente haca un rea, proceso o funcin particular dentro de la
misma.

CONCLUSIN

PARA YA CONCLUIR CON ESTE TRABAJO, DE MANERA GENERAL

PUEDO MENCIONAR QUE UN ORGANIGRAMA ES MAS QUE UN
PAPEL ELABORADO POR EL DIRECTIVO DE LA ORGANIZACIN,
ESTE FORMA PARTE O TE MENCIONA LA ESTRUCTURA DE LA
ORGANIZACIN, COMO EST AFORMADA POR CADA EMPLEADO
& SU FUNCION EN ELLA.
QUE ESTOS TEMAS QUE SE TRATARON SON TEMAS QUE
CUALQUIER EMPRESA DEBE TENER Y LLEVAR A CABO PARA SU
FUNCIONAMIENTO GENERAL, PARA QUE LA ORGANIZACIN
MARCHE DE ACUERDO A CADA PROCEDIENTO ES NECESARIO
LLEVAR UN CONTROL.

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BIBLIOGRAFIA
CONCEPTO DE ORGANIGRAMA
https://es.wikipedia.org/wiki/Organigrama

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html

PASOS PARA ELABORAR UN ORGANIGRAMA

http://www.contactopyme.gob.mx/guiasempresariales/guias.asp?s=10&g=1&sg=4

MANUAL DE ORGANIZACIN
http://html.rincondelvago.com/manual-de-organizacion_2.html

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
https://es.wikipedia.org/wiki/Manual_de_procedimientos

MANUAL ADMINISTRATIVO
http://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/

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