04/10/2015

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ESTUDANDO: ARQUIVOLOGIA
Arquivospermanentes
Os arquivos permanentes constituemse de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de
documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e informativo. So
escolhidos tomandose por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas devido ao seu
significadonoconjuntodadocumentaodeumdeterminadoassuntoouatividade,ou,emtermosmaisamplos,na
documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O
trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preservlos e tornlos
disponveisparaseremusados.
Osdocumentospblicosdevemserreconhecidosporleicomopropriedadepblica.Odireitoataisdocumentosser
exclusivamentedogovernoqueoscrioueseroconservadosparaaperpetuidade.Qualquerleiquedigarespeito
administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobteno no caso de terem
sidoindevidamentealienadosouretiradosdarepartio.Oprincpiobsiconullumtempusoccurritregi(art.17,
4,Decreto4.073/2002),quefoitraduzidocomocontraoreinohprescrio(videart.15eseguintesdoDecreto
4.073/2002).
Alegislaosobreosdocumentospblicos,almdisso,devedefinirclaramenteasresponsabilidadesdecustdiado
arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade pblica. Os
documentospblicospoderoserconservadossobacustdiadequalquerrgodaadministrao,sem,contudo,
serdesuapropriedade.Quandoosdocumentospblicossotransferidosdacustdiadeumrgoparaadeoutro
nohtransfernciadepropriedade,poisosdocumentoseramecontinuamaserpropriedadedoEstado.
Legalmente,ento,oarquivistadeveteracustdiadosdocumentosqueestosobasuaguardafsica,noquediz
respeitoaoseguinte:
Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade que os
criou,relativamentereproduoeautenticaodecpias.
Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so comumente
exercidos pelas entidades criadoras. Referemse estes ao arranjo, descrio e publicao para fins que no
aqueles para os quais foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras reparties e de
particulares.Essesdireitoseprivilgiossonecessriosaoarquivistaparaobomcumprimentodeseusdeveres.
Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de documentos pblicos. Essa
regulamentaohqueproibiradestruiodequalquerdocumentopblicoporqualquerfuncionriosemadevida
aprovaodaautoridaderesponsvelpelosarquivos(videart.18,Decreto4.073/2002).
Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornarse novamente administrativos amanh, por diversas
circunstncias,devidosuautilizao.
Osprincpiosqueseaplicamaoarranjodedocumentospblicosnumarquivodecustdiadevemserdistintosdos
princpios expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias reparties de origem. A
administraodearquivospermanentesbemmaiscomplexaqueadosarquivoscorrenteeintermedirio.
Classificamseemquatrogruposdistintosasatividadesdoarquivopermanente:
arranjoreunioeordenaoadequadadosdocumentos
descrioepublicaoacessoaosdocumentosparaconsultaedivulgao
conservao medidas de proteo aos documentos e, conseqentemente do local de sua guarda, visando a
impedirsuadestruio
refernciapolticadeacessoeusodosdocumentos.

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Atividadesdearranjo
Em arquivologia entendese por arranjo a ordenao dos documentos em fundos, a ordenao das sries
dentrodosfundose,senecessrio,dositensdocumentaisdentrodassries.Oarranjoumadasfunes
mais importantes em um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. As atividades
desenvolvidas no arranjo so de dois tipos: intelectuais e fsicas. As intelectuais consistem na anlise dos
documentos quanto a sua forma, origem funcional e contedo. As atividades fsicas se referem colocao dos
papisnasgalerias,estantesoucaixas,seuempacotamento,fixaodeetiquetasetc.
H considervel diferena entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Quanto aos
arquivos intermedirios, no existem mtodos ou princpios especficos de arranjo no sentido tcnico da
palavraaquiempregado.Nessesarquivos,deguardatransitria,aplicamseapenascritriosracionaisdedisposio
dosdocumentosemestantesearmrios.

Princpiosdearranjodearquivos
Oconservadordearquivosnoseocupaapenascomoarranjodosdocumentosdeumanicarepartio,comoo
casodoarquivistaencarregadodosdocumentosdeusocorrente.Ocupasedoarranjodetodososdocumentossob
sua custdia, os quais emanam de diversos rgos, de muitas subdivises administrativas e de numerosos
funcionrios individuais. Arranja seus documentos para uso nocorrente, em contraposio ao uso corrente, e
arranjaos de acordo com certos princpios bsicos da arquivstica e no segundo qualquer classificao
predeterminadaouesquemadearquivamento.
Evoluodosprincpiosdearranjo

Oprimeirograndepassoterico,quediferiadovelhomtododearranjodearquivosdeacordocomesquemasde
classificaopredeterminados,ocorreuquandoGuizot(17871874),ministrodaInstruoPblicade1832a1839e
primeiroministro de 1840 a 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos dpartments que
haviam sido colocados sob a jurisdio dos Archives Nationales, pela lei de 26 de outubro de 1796. O primeiro
desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do
Interior, conde Duchatel (180367), em 24 de abril de 1841. Essa circular, intitulada Instructions pour la mise em
ordre et l classement des archives dpartmentales et communales, estabeleceu um esquema lgico para o
agrupamentodedocumentosdosdpartmentsque,emboramodificadopordoissuplementosposteriores,aindaest
emvigor.Osprincpiosgeraisestabelecidosparaaexecuodesseesquemaforamosseguintes:
a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto , todos os documentos originrios de uma
determinadainstituio,talcomoumaentidadeadministrativa,umacorporaoouumafamlia,seriamagrupadose
consideradoscomoofondsdaqueladeterminadainstituio
b)osdocumentosdeumfondsdeviamserarranjadosporgruposdeassuntos,eacadagruposeriaatribudo
umlugardefinitivoemrelaoaosoutrosgrupos
c) as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as circunstncias, em ordem cronolgica,
geogrficaoualfabtica.
Acircularde24deabrilde1841formulouoprincpiobsicoderespectdesfonds,peloqualtodososdocumentos
originrios de uma autoridade administrativa, corporao ou famlia devem ser agrupados, constituindo fundos.
Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e aps, em ordem cronolgica, geogrfica ou
alfabtica.Asrelaesentreosgruposdeassuntos,dentrodeumfundo,devemserdeterminadaspelocontedo
dosmesmos.
Quandosetratar,porexemplo,deumacoleodedecretosouleis,oudedecisesjudiciais,aspeasdevemser
arranjadasemordemcronolgica,vistoqueumpesquisador,geralmente,indicaadatadetaisdocumentos.Se,
por outro lado, se tratar de assuntos de municipalidades, prefervel o arranjo geogrfico, visto que os
pesquisadoreshabitualmenteindicamonomedamunicipalidade.Sesetratardedocumentosrelativosapessoas,
claroqueoarranjoalfabticopelosnomesdosindivduosfacilitaasbuscas.

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OeminentepalegrafoNatalisdeWailly(180586)justificouoprincpiorespectdesfondsnosseguintestermos:
Umaclassificaogeraldedocumentosporfundose(nosfundos)porassunto,anicamaneiraadequadadese
assegurararealizaoimediatadeumaordemregulareuniforme.Talclassificaoapresentavriasvantagens.
Emprimeirolugar,maissimplesdeseporemprticadoquequalqueroutrosistema,poisconsistetosomente
em reunir peas das quais apenas necessrio determinar a origem. Num grande nmero de casos, essa
classificaofeitacommaisfacilidade,porquantoconstasimplesmentedareproduodaordematribudaporseus
donosanterioresessaordempode,talvez,serconseguidapormeiodeinventriosexistentes,sendo,nestecaso,
suficienteconfrontarosdocumentosinventariadosedarlhesoutravezordemoriginal.Se,aoinvsdeseguiresse
mtodo,sepropeumaordemterica,baseadananaturezadascoisas,todasessasvantagensseperdem.
Oantigosistemadearranjarosdocumentosdeacordocomalgumsistemaarbitrriodeclassificaode
assuntosfoiabandonado,aomenosteoricamente,esubstitudoporumsistemabaseadoemprincpioaplicvel
de maneira geral. Esse princpio o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das
instituiespblicasqueosacumulam.
OprincpiodorespectdesfondsevoluiuefoiampliadonaPrssia,ondesedecidiu,primeiro,queosdocumentos
pblicosdevemseragrupadosdeacordocomasunidadesadministrativasqueoscriaram(enodeacordo
comanaturezadasinstituiesqueoscriaram,comonaFrana)e,emsegundolugar,queoarranjodado
aos documentos pelos prprios rgos criadores deve ser preservado no arquivo de custdia
permanente. O princpio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos pblicos
administrativoschamadoprincpiodaprovenincia.
O reagrupamento dos documentos de diferentes rgos, por assuntos, foi ento reconhecido como um mtodo
impraticvel,especialmentedepoisdograndeaumentoquesofreuovolumedosdocumentostransferidos.Criouse
aindaumnovoprincpiochamadoRegistraturprinzip. Este estabelecia que os documentos de cada rgo devem
ser mantidos, no arquivo de custdia, na ordem dada pelo servio de registro do rgo, e no reorganizados por
gruposdeassuntos.
Os arquivistas holandeses tambm concluram no ser possvel, tampouco desejvel, que se destrua a ordem
original do registro para substitula por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lgico de
cabealhosdeassuntos.Aordemoriginaldoregistro,explicaram,nofoicriadaarbitrariamente,noresultado
acaso, mas, ao contrrio, conseqncia lgica da organizao do corpo administrativo de cujo funcionamento o
registroproduto.
A evoluo desses princpios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha, consagrandose mundialmente o
princpiodaproveninciaporvriasrazes:
a) o princpio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos
quaisforamcriadosrefletemsenoseuarranjo.Amaioriadosdocumentosdogovernoseacumulaemconexocom
atosoficiaise,comoosatosdogovernoserelacionamentresi,atravsdafunoedaorganizaoadministrativa,
assimosdocumentossomaisinteligveisquandoconservadosjuntos,sobaidentidadedorgooudasubdiviso
dorgo,peloqualforamacumuladosenaordemgeralquelhesfoidadaporaquelergo
b)oprincpioajudaarevelarosignificadodosdocumentos,poisosassuntosdedocumentosindividuaissomente
podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos correlatos. Se os documentos so
arbitrariamentetiradosdoseucontextoereunidosdeacordocomumsistemasubjetivoouarbitrrioqualquer,oreal
significadodosmesmos,comoprovadocumentria,podesetornarobscuroouatseperder
c) o princpio d ao arquivista um guia exeqvel e econmico para o arranjo, descrio e utilizao dos
documentossobsuacustdia.Quebrarasunidadesexistentesesubstitulasarbitrariamentepornovasconsumiria,
inutilmente,grandepartedotempodoarquivista,eacomplexidadeediversidadedeassuntosqueosdocumentos
cobremtornariamirrealizveisoacabamentodequalquertarefadessegnero.
Conclusesfinaissobreosprincpiosdearranjodedocumentos

Naaplicaodoprincpiodaprovenincia,aentidadeadministrativaqueosproduziunoprecisatersidocompletae
independente,comonaInglaterra,masdeve,noentanto,tersidodetalordemqueosseusdocumentospossamser
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prontamentedistinguidosdeoutrosgruposdedocumentos,considerandosearelaodessesparacomafunoou
campodeassunto.
Alm disso, os documentos preservados pelo testemunho que contm da organizao e da funo devem ser
mantidosnaordemquelhesfoiatribudapelosrgosqueoscriaram,mantiveramouacumularam.Conquantoessa
ordem no rena os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores, a
nicamaneiraviveldecolocaremseosdocumentosemordem,conservandose,aomesmotempo,osvaloresde
provaquantoaofuncionamentodogoverno.Darnovoarranjo,deacordocomalgumplanoarbitrrio,adocumentos
que j estejam em ordem ou parcialmente ordenados, seria um extravagante desperdcio de tempo, e impor um
plano de arranjo arbitrrio aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados no atenderia a
qualquerobjetivoconcebvel.
Devefazerseumaexceoregradepreservarosdocumentosnaordemoriginal,quandoestesreceberamnovo
arranjo nos rgos governamentais, depois de servirem a seus objetivos primrios. O arranjo original deve ser
preservadoserefleteousofeitodosdocumentosquandocorrentes,masnovosarranjosartificiaisquevisaramservir
aoutrosfinsquenooscorrentessdevemserpreservadosnoarquivodecustdiapermanenteseatenderems
necessidadesarquivsticas.
Por fim, os documentos modernos que so conservados pelo seu contedo informativo sem referncia ao seu
valor como testemunho da organizao e funo devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam s
necessidades dos pesquisadores e dos funcionrios. Uma boa proporo de documentos modernos preservada
unicamentepelainformaoquecontmsobrepessoas,lugaresousobrematriasocial,econmica,cientficaetc.
Tais documentos devem ser arranjados, unicamente, tendose em vista facilitar a sua utilizao pelos estudiosos,
cientistaseoutros,semobservarcomoestavamarranjadosnarepartio.
Aescolhadosfundosdeverserestabelecidadeacordocomascircunstnciaseconvenincias,obedecendoadois
critrios:
a)Estrutural,constitudodosdocumentosprovenientesdeumamesmafontegeradoradearquivos
b)Funcional,constitudodosdocumentosprovenientesdemaisdeumafontegeradoradearquivo,reunidospela
semelhanadesuasatividades,mantido,porm,oprincpiodaprovenincia.

Atividadesdedescrioepublicao
O trabalho de um arquivo s se completa com a elaborao de instrumentos de pesquisa, que consistem na
descrio e na localizao dos documentos no acervo, e se destinam a orientar os usurios nas diversas
modalidadesdeabordagemaumacervodocumental.
Almdetornaroacervoacessvel,osinstrumentosdepesquisaobjetivamdivulgarocontedoeascaractersticas
dosdocumentos.
Os documentos, quanto substncia, so descritos fazendose referncia ao rgo administrativo que os
criou,sfunes,ousatividades.Osdocumentossodescritosestruturalmente,dandoseinformaosobre
anaturezafsicadosmesmosesobreossistemassegundoosquaissoarquivadosouclassificados.
O primeiro elemento na descrio de documentos a autoria, que indicada mencionandose o nome da
unidadeadministrativa,dentrodorgogovernamental,queoscriouosegundoelementootipofsicoaque
pertencemosdocumentoscorrespondncia,relatrios,ordens,tabelaseoutrosoterceiroelementoottulo
da unidade que est sendo descrita o quarto a estrutura fsica da unidade partes de um grupo
classificadodedocumentos,volumesencadernados,maosdedocumentosoucaixas.
Tiposbsicosdeinstrumentosdepesquisa

Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a direo de seu presidente, com a finalidade de definir os
instrumentosdepesquisabsicos.Considerandoqueamaioriadosarquivosbrasileirosnodispedeinstrumentos
de pesquisa e nem mesmo de um mnimo de orientao, o grupo selecionou e definiu os quatro seguintes tipos:
guia,inventrio,catlogoerepertrio.
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Guia

Obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos fundos que integram o
acervo de um arquivos permanente. o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar
sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza, a
estrutura,operododetempo,aquantidadedecadafundointegrantedoacervototaldoarquivo.
Inventriosumrio

Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so

identificadasedescritassucintamente. Tratase de instrumento do tipoarrolamento, cuja organizao deve
refletiroarranjoadotadoparaadisposiodofundo,oupartedele,comoumasrie,porexemplo.
Suafinalidade descrever a composio do fundo ou parte dele, pela enumerao de suas unidades de
arquivamento,sumariamentedescritaseaomesmotempoproveroarquivodeuminstrumentopreliminardebusca
paracadafundo.
O inventrio deve ser precedido de uma introduo contendo informaes sobre os seguintes elementos:
modalidadedeincorporaodofundonoacervodoarquivobrevenotciahistricasobreainstituio,a
pessoaouafamliadaqualofundoprovenienteexplicaosobreomododeconsultadoinventrio.
O inventrio sumrio fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto
para os fundos de arquivos pblicos constitudos de documentos de carter oficial quanto para os de
arquivosprivados.
Inventrioanaltico

Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so

identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua finalidade propiciar ao usurio um conhecimento
individualizadodasunidadesdearquivamento,atravsdadescriominuciosadeseucontedo.
Catlogo

Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico,

incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou
pormenorizada.
Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido
produzidos num dado perodo de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares especficos
existentesnumoumaisfundos.
Repertrio

o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados,

pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico.
Nesse tipo de instrumento est presente um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de determinado
documento. Sua elaborao s se justifica em casos especficos, quando h inteno de ressaltar documentos
individuaisrelevantes.Adisposiodasentradasedemaisinformaesseassemelhadocatlogo,sendoositens
descritosminuciosamente,cabendomesmoatranscriodedocumentosnantegra.
ndiceinstrumentodepesquisaauxiliar

uma lista sistemtica e pormenorizada dos elementos do contedo de um documento ou grupo de documentos,
dispostaemdeterminadaordemparaindicarsualocalizaonotexto.
Tabeladeequivalnciaouconcordncia

uminstrumentodepesquisaauxiliarquedaequivalnciadeantigasnotaesparaasnovasquetenhamsido
adotadas,emdecorrnciadealteraonosistemadearranjo.
ISAD(G)NormaGeralInternacionaldedescrioarquivstica

Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparao de descries arquivsticas. Deve ser usada em
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conjunocomasnormasnacionaisexistentesoucomobaseparaasuacriao.
Oobjetivodadescrioarquivsticaidentificareexplicarocontextoeocontedodedocumentosdearquivoafim
depromoveroacessoaosmesmos.Processosrelacionadosdescriopodemcomearnaouantesdaproduo
dosdocumentosecontinuamdurantesuavida.
As regras contidas nesta norma no do orientao para a descrio de documentos especiais, tais como selos,
registros sonoros ou mapas. Manuais expondo regras de descrio para tais documentos j existem. Normas de
descrio arquivstica so baseadas em princpios tericos aceitos. Por exemplo, o princpio de que a descrio
arquivsticaprocededogeralparaoparticularumaconseqnciaprticadoprincpiodorespeitoaosfundos.
Umfundopodeserdescritocomoumtodonumanicadescrioourepresentadocomoumtodoeemsuaspartes
em vrios nveis de descrio. O fundo constitui o nvel mais geral de descrio as partes constituem nveis
subseqentes,cujadescrio,comfreqncia,splenamentesignificativaquandovistanocontextodatotalidade
dofundo.Assim,podeexistirumadescriononveldofundo,nonveldasrie,nonveldodossi/processoe/ou
uma descrio no nvel do item. Nveis intermedirios, tais como sees ou subsries, podem ocorrer. Cada um
desses nveis pode ser novamente subdividido, de acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou
funesdaentidadequegerouosdocumentoseasuaorganizao.
No glossrio do ISAD(G) encontramos uma definio de seo: Subdiviso de um fundo compreendendo um
conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivises administrativas da agncia ou instituio
produtora ou, quando tal no possvel, correspondendo a uma diviso geogrfica, cronolgica, funcional ou
agrupamentos de documentos similares. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierrquica complexa,
cada seo tem tantas subdivises subordinadas quantas forem necessrias, de modo a refletir os nveis da
estruturahierrquicadaunidadeadministrativasubordinadaprimria.
Descriomultinvel

Seofundocomoumtodoestiversendodescrito,eledeverserrepresentadonumasdescrio,utilizandoseos
elementos descritivos apropriados. Se necessria a descrio das suas partes, estas podem ser descritas em
separado, usandose igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as descries assim obtidas,
ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descries. Para as
finalidadesdestasregras,taltcnicadedescriodenominadadescriomultinvel.

Regrasparadescriomultinvel

DESCRIODOGERALPARAOPARTICULAR
Objetivo:Representarocontextoeaestruturahierrquicadofundoesuaspartescomponentes.
Regra: No nvel do fundo, d informao sobre ele como um todo. Nos nveis seguintes e subseqentes, d
informao sobre as partes que esto sendo descritas. Apresente as descries resultantes numa relao
hierrquicaentreaparteeotodo,procedendodonvelmaisgeral(fundo)paraomaisparticular.
INFORMAORELEVANTEPARAONVELDEDESCRIO
Objetivo:Representarcomrigorocontextoeocontedodaunidadededescrio.
Regra: Fornea apenas a informao apropriada para o nvel que est sendo descrito. Por exemplo, no fornea
informaesdetalhadassobredossis/processosseaunidadededescrioforumfundonoforneaahistria
administrativadeumdepartamentointeiroseoprodutordaunidadededescrioforumadivisoouumaseo.
RELAOENTREDESCRIES
Objetivo:Tornarexplcitaaposiodaunidadededescrionahierarquia.

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Regra:Relacione,seaplicvel,cadadescriosuamaisprximaesuperiorunidadededescrio,eidentifiqueo
nveldedescrio.
NOREPETIODEINFORMAO
Objetivo:Evitarredundnciadeinformaoemdescrieshierarquicamenterelacionadas.
Regra:Nomaisaltonvelapropriado,dainformaoquecomumspartescomponentes.Norepitaemumnvel
inferiorinformaoquejtenhasidodadanumnvelsuperior.
Elementosdedescrio

Esseselementossodivididosemsetereas:readeidentificao,readecontextualizao,readecontedoe
estrutura, rea de condies de acesso e uso, rea de fontes relacionadas, rea de notas e rea de controle da
descrio.

ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para entidades coletivas,

pessoasefamlias

EssesegundotrabalhotemumaspectocomplementaremrelaoaoISAD(G).Acriaoderegistrosdeautoridade
arquivstica possibilita o controle das entradas de entidades coletivas, pessoas e famlias, permitindo tanto a
identificao de fundos fracionados entre diversas instituies, como tambm o prprio rastreamento de temas
ligadosaessasentidadescoletivas,pessoasefamliasemfundosdiversosdevariadosarquivos.

GlossriodetermosassociadosaoISAAR(CPF)

Catlogodeautoridade(authorityfile)conjuntoorganizadoderegistrosdeautoridade.
Controle de autoridade (authority control) controle de termos normalizados, incluindo nomes prprios (de
pessoasfsicasoujurdicasegeogrficos),utilizadoscomopontosdeacesso.
Dadosdeautoridade(authoritydata)informaoemumregistrodeautoridadeouemumarquivodeautoridade.
Entrada de autoridade(authorityentry) ponto de acesso normalizado estabelecido pela instituio arquivstica
responsvel.
Ponto de acesso (access point) nome, palavrachave, entrada de ndice, pelo qual uma descrio possa ser
pesquisada,identificadaourecuperada.
Registro de autoridade (authority record) uma entrada de autoridade combinada com outros elementos de
informaoquedescreveaentidade(entidadecoletiva,pessoaoufamlia)equepoderemeteraoutrasentradasde
autoridade.

Atividadesdeconservao
A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e, conseqentemente, ao local de sua
guarda.
H dois fatores apontados pela Repartio de Normas Tcnicas (Bureau of Standards) que afetam a
preservao do material sob a custdia de um arquivo: agentes externos e internos de deteriorao. Os
agentesexternosdecorremdascondiesdearmazenagemedeusoosinternossoinerentesprprianatureza
material dos documentos. Cabe ao arquivista precaverse contra esses agentes destrutivos, provendose de
instalaes que anulem ou reduzam os efeitos malficos dos agentes externos e empregando mtodos que
preservemosmateriaisperecveis,sejanaformaoriginal,sejaemqualqueroutraforma.
A luz, a temperatura, a umidade, a poluio cida do ar e as impurezas no papel so os principais agentes de
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deteriorao. Os agentes externos mais responsveis pela deteriorao so os gases cidos da atmosfera e
particularmente o dixido sulfrico (H2SO5). A poluio cida do ar, bem como outros fatores externos de
deteriorao, temperatura e umidade desfavorveis, somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar
condicionado. Nas reas onde se observa elevada poluio atmosfrica, os prdios destinados a arquivos devem
ser equipados com aparelhos de arcondicionado. O controle de temperatura, de umidade relativa e de
poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos
documentosdenominaseclimatizao.
Asatividadesrelacionadascomoarranjo,descrioeconsultaficamemplanosecundrio,emfacedoimportante
problemadapreservaodosdocumentos.
Aluz,oarseco,aumidade,omovo,atemperaturainadequada,apoeira,gaseseinmeraspragas,amdioelongo
prazos,soaltamenteprejudiciaisconservaodoacervodocumental.
Aluzdodiadeveserabolidanareadeamazenamento,porquenosaceleraodesaparecimentodastintas,
comoenfraqueceopapel.Aprprialuzartificialdeveserusadacomparcimnia.
Oarsecooutrofatordeenfraquecimentodopapel.
Aumidade,almdeexerceromesmoefeitodoarseco,propiciaodesenvolvimentodemofo.Ondicedeumidade
idealsituaseentre45e48%.
Atemperaturanodevesofreroscilaes,mantendoseentre20e22.Ocalorconstantedestriasfibrasdo
papel. O ideal a utilizao ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a fim de
climatizarasreasdearmazenamentoefiltrarasimpurezasdoar.Nosendoviveltalprtica,deveseempregar
slicagel,acondicionadaemrecipientesplsticos,nofundodasgavetasouestantesparacombateraumidade.
Apoeiraeosgasescontribuemparaoenvelhecimentoprematurodospapis. As emanaes deletrias dos
gasestambmdestroemasfibrasdopapel.
Determinados insetos so atrados pela celulose do papel, cola, goma ou casena, mas a umidade a
principal causadora de seu aparecimento, pois neste ambiente encontram condies ideais para se
desenvolverem.
So as seguintes as principais operaes de conservao: a) desinfestao b) limpeza c) alisamento d)
restauraooureparo.

Desinfestao
O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A substncia qumica a ser empregada nesse
processodevepassarportestesdegarantiadaintegridadedopapeledatintasobsuaao.Comafumigaoos
insetos,emqualquerfasededesenvolvimento,socompletamentedestrudos.

Contudo, de acordo com uma publicao oficial do Arquivo Nacional cujo texto original de Indgrid Beck, a
fumigaodedocumentosnomaisrecomendadaemvirtudedosgasestxicosecompostosoxidantesdanosos.

Limpeza

afaseposteriorfumigao.Nafaltadeinstalaesespeciaisparaessaoperao,utilizaseumpanomacio,uma
escovaouumaspiradordep.
Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondoos ao do ar com forte
percentagemdeumidade,90a95%,duranteumahora,emumacmaradeumidificao.Emseguida,sopassados
aferro,folhaporfolha,emmquinaseltricas.Casoexistamdocumentosemestadodefragilidade,recomendaseo
empregodeprensamanualsobpressomoderada.Nafaltadeequipamentoadequado,aconselhaseusarferrode
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engomarcaseiro.

Restaurao
Osdocumentosdevemsertratadosemrelaoacidez,antesdesetentararestauraoporqualquermtodo.
Arestauraoexigeumconhecimentoprofundodospapisetintasempregados.Vriossoosmtodosexistentes.
Omtodoideal aquele que aumenta a resistncia do papel ao envelhecimento natural e s agresses
externas do meio ambiente, sem que advenha prejuzo quanto legibilidade e flexibilidade, e sem que
aumenteovolumeeopeso.
Banhodegelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistncia, no
prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e
infravermelhos.Osdocumentos,porm,tratadosporesteprocesso,quenatural,tornamsesuscetveisao
ataquedosinsetosedosfungos,almdeexigirhabilidadedoexecutor.
Tecido

Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A
durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de
insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a
legibilidadeeaflexibilidade.
Silking

Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade, mas, devido ao uso de
adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a
reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no entanto, um
processodedifcilexecuo,cujamatriaprimadealtocusto.
Laminao

Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de
acetatodecelulose,colocandoonumaprensahidrulica.Oacetatodecelulose,porsertermoplstico,adereao
documento,juntamentecomopapeldeseda,edispensaadesivo.Adurabilidadeeasqualidadespermanentesdo
papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornandoo imune ao de fungos e
pragas.Qualquermancharesultantedousopodeserremovidacomguaesabo.
Ovolumedodocumentoreduzido,masopesoduplica.Aaplicao,porsermecanizada,rpidaeamatria
prima,defcilobteno.Omaterialempregadonarestauraonoimpedeapassagemdosraiosultravioletas
einfravermelhos.Assim,ascaractersticasdalaminaosoasquemaisseaproximamdomtodoideal.
Laminaomanual
Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matriaprima bsica da laminao mecanizada, embora no
empreguecalornempresso,quesosubstitudospelaacetona.Alaminaomanual,tambmchamadalaminao
com solvente, oferece grande vantagem queles que no dispem de recursos para instalar equipamentos
mecanizados.
Encapsulao

Utilizabasicamentepelculasdepolisterefitaadesivadeduplorevestimento.Odocumentocolocadoentreduas
lminasdepolisterfixadasnasmargensexternasporfitaadesivanasduasfacesentreodocumentoeafitadeve
haverumespaode3mm,deixandoodocumentosoltodentrodasduaslminas.
Aencapsulaoconsideradaumdosmaismodernosprocessosderestauraodedocumentos.
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Atividadesdereferncia
Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as polticas de acesso e de uso dos
documentos.Porpoltica de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relao ao
que deve ou pode ser consultado. Compete ao arquivo determinar a liberao ou restrio de acesso, aps
analisar os aspectos polticos e legais que envolvem as informaes, bem como os direitos de terceiros, ou
determinaodeautoridadesuperior.
Quanto poltica de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos,
indicandoascategoriasdeusuriosqueteroacessoaoacervo,bemcomoelaborandooregulamentodasalade
consulta.

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