DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO

Las funciones del rea de Control Interno, son las siguientes:

o Evaluar permanentemente los procesos de control interno de las oficinas
administrativas del Ministerio.
o Proporcionar las recomendaciones apropiadas para mejorar las debilidades
detectadas en las operaciones examinadas, garantizando la aplicacin de las
recomendaciones.
o Asistir a las citaciones de las Fiscalas para la ratificacin de Informes
Especiales con determinacin de responsabilidades, cuando los mismos sean
remitidos a esa instancia.
o Cualesquiera otras funciones que le asignen las Leyes Especiales o Reglamentos
en la Oficina de Auditora y Fiscalizacin Interna.

COMO SE CONTROLA LAS MERMAS

Se le llaman merma a todas aquellas perdidas que se producen a lo largo de la cadena de
distribucin y ventas en el mercado.
o Se llevar un control de todas las mermas que haya por
departamento en el formato correspondiente, anotando el motivo de
la merma.
o Semanalmente se llevara a cabo la revisin de las mermas con el jefe
de departamento, firmando la revisin (formato) y siendo verificada
por la gerencia.
o . Las mermas generadas por el mal manejo de mercanca o por mal
uso de productos debern ser registradas en un reporte de incidencias
para tomar las decisiones pertinentes en cada caso.
o Las mermas producidas por circunstancias propias del producto
ajenas a la operacin se registrarn en un reporte de incidencias y se
notificar al proveedor, tratando de llegar a un acuerdo para el
cambio fsico de dicha mercanca.
o Se llevar un listado de mermas con el costo de cada producto
mermado el cual ser revisado semanalmente con la gerencia para
tomar las decisiones pertinentes.

o . Se atacarn inmediatamente las mermas producidas por errores del

personal, teniendo como prioridad las de mercancas caras y las que
se tengan como reincidencias en varios departamentos segn el
formato de control.

RECEPCIN DE MATERIALES
Es un proceso mediante el cual se recibe productos terminados procedentes de fbricas y
almacenes, estos se recepcin en forma apilada en el camin de transporte para que luego
los estibadores preparen los medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la
variedad de productos, donde el responsable de ingreso al almacn verifica que la
documentacin este conforme para autorizar el ingreso de los productos, para que el jefe de
almacn verifique la disponibilidad de espacio en mdulos y designara la zona donde se
depositan los productos, de acuerdo a las reas demarcadas para cada lnea de producto,
finalizando en los productos procedentes de planta y almacenes, que van a ser estibados con
separadores de cartn entre "cama" y "cama". Y algunos cubiertos con mantas trmicas. La
manipulacin de los productos.
FUNCIONES DE LA RECEPCIN DE MATERIALES
o Recibir e inspeccionar los artculos y verificar las cantidades con la orden de
compra y el remito.
o Preparar informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y devoluciones a
los vendedores.
o Preparar una gua de recepcin para distribuirla a varios departamentos.
o Entregar la mercadera a los almacenes.
DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIN DE MATERIALES
o Orden de compra
o Los Nmeros
o Fechas de Emisin y De Entrega
o Nombre y domicilio del Proveedor
o Motivacin y Condiciones de Pago

o Lugar de La Entrega
o Nombre y domicilio del Proveedor
o Motivacin y Condiciones de Pago
o Lugar de La Entrega
o transporte
o descripcin de Lo que s compra
o verificar la factura de Proveedor
o comprobacin de facturas
o Calidad
o
PROCEDIMIENTO DE CONTEO DE MERCANCA
o La mercanca se contar de izquierda a derecha, de arriba haca abajo y de atrs
hacia adelante.
o Se contar en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea
lo correcto.
o Se dividir la bodega (anaqueles) por nmero para mejor distribucin y rpida
deteccin de errores.
o El contador y el auditor no contarn la mercanca del mismo lugar sino que uno
empezar en el primer anaquel y el auditor por el ltimo.
o Se har un listado de mercanca en el cual se tomarn los productos encontrados en
el anaquel de izquierda a derecha, de arriba haca abajo y de atrs hacia delante, esto
para facilitar ms el conteo.
o Se bajara la mercanca que se tenga duda en su conteo y se regresar a su lugar una
vez contada.
o Se abrirn todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas
de producto dentro de ellas.
o Si se encuentra un producto que no est anotado en la lista se le dar un nmero de
secuencia intermedia dependiendo la ubicacin del producto y se anotar al final de
la hoja.
o Los nmeros de secuencia de la mercanca enlistada sern de 10 en 10 y por
anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el nmero

que se necesite segn la cantidad de mercanca que haya, y en el anaquel 2 ser lo

mismo comenzando por el nmero 10 y continuando de 10 en 10.
o Al final del conteo se cotejarn las hojas de contador y auditor (listados) para
verificar que no haya errores, si hay habr que verificarlos y corregirlos, una vez
que todo est bien checado y sin ninguna anomala se proceder a ingresar el conteo
en el sistema.
o Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningn faltante fsico de
mercanca, en caso de haberlo se volver a contar la mercanca con faltante y se
buscar en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante
real.