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Agenda Electrnica
Outlook
Manual de apoyo
Francisco Hel Ojeda Morales
2011
1
Tabla de contenido
1.1 Introduccin
Microsoft Outlook es una aplicacin de gestin de correo, as como agenda personal,
que nos permite la comunicacin con miles de personas en todo el mundo a travs de
mensajes electrnicos.
El correo electrnico tiene las ventajas frente al correo tradicional de ser fcil de utilizar, ms
barato y mucho ms rapido. Por ejemplo puedes redactar una carta para celebrar una fiesta y
mandrsela en cuestin de minutos a un centenar de amigos sin necesidad de hacer copias de
la carta y comprar multitud de sellos, simplemente con redactarla una vez, aadir la lista de
contactos y hacer clic en enviar. As de sencillo y rpido.
Otra de las virtudes del correo electrnico es la posibilidad de mandar no solo texto en el
mensaje, sino cualquier otro tipo de informacin, ya sea imgenes, documentos, archivos de
msica, aplicaciones, etc. (limitada por el tamao del buzn de correo contratado con el
servidor de correo).
Al igual que una carta convencional hace escalas en distintas oficinas de correo, el correo
electrnico (e-mail) hace tambin escalas de computador a computador hasta llegar al servidor
de correo contratado por el usuario. Aunque todo este proceso se hace de forma transparente
para el usuario.
Los correos electrnicos se almacenan en los servidores de correo mientras el usuario no
hace uso de ellos. Existen diversos tipos de clientes de correo basados en aplicacin como
puede ser MS Outlook, Thunderbird, IncrediMail, (adems estos dos ltimos son gratuitos),
son programas que instalas en tu ordenador y te permiten el acceso a tu correo y descargarlo
en tu computador, pero tambin existen gestores de correo basados en Web (webmail), como
puede ser GMail o que nos permiten gestionar el correo directamente a travs de una pgina
web, desde cualquier lugar y desde cualquier ordenador.
Mediante Outlook puedes gestionar tus cuentas de GMail como veremos en este curso.
Bueno, ahora que ya conocemos un poco de que va esto del correo electrnico deberamos
comenzar por poner en marcha la aplicacin.
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La barra de mens
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un nuevo
elijamos
tringulo a
Archivo,
Opcin
con
cuadro de
dilogo. Al
hacer clic
en la opcin aparece un cuadro de dilogo
donde nos pedir ms informacin y que tendr
botones para aceptar o cancelar la accin. Se
distinguen porque el nombre acaba con puntos
suspensivos.
Por ejemplo, en el men Herramientas, Configuracin de la cuenta...
Las barras de herramientas
Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de
las operaciones ms habituales de la aplicacin, como
Nuevo
, Enviar y recibir
, Imprimir
, etc.
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La barra de estado
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Pero ahora nos interesa crear una nueva cuenta de correo, por tanto desde la pestaa
Correo electrnico, pulsamos en Nuevo...
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En esta ocasin vamos a crearnos una cuenta que ya tenemos en GMail pero que la
queremos utilizar con Outlook para poder descargarnos los correos y poder consultarlos
despus aun estando desconectados de la red. Por tanto elegimos la primera opcin y
despus pulsamos en Siguiente>.
Seguidamente nos aparece la pantalla que podemos ver en la imagen, para que
completemos los datos de la cuenta de correo con nuestro nombre, la direccin de correo, y la
contrasea.
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Para borrar una cuenta de correo debemos seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre la opcin Herramientas de
la barra de men y escoger la opcin marcada
como Configuracin de la cuenta....
A continuacin nos aparece una pantalla como la que vemos en la imagen, que ya
conocemos.
En ella nos ofrece diversas opciones para manipular nuestras cuentas y los directorios
que utiliza Outlook.
Pero ahora pretendemos borrar una cuenta de correo existente, por tanto la
seleccionaremos y pulsaremos en Quitar.
Una vez seleccionada la cuenta y pulsado el botn Quitar nos aparece un cuadro de dilogo
como vemos en la imagen solicitando confirmacin de si queremos realmente eliminar la
cuenta
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La barra de contactos contiene las acciones ms comunes que se utilizan para gestionar la
lista de contactos. Por ejemplo el botn
aadirlo a la lista.
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En la seccin de Actividades lo que podemos ver son todas las actividades relacionadas con
el contacto en cuestin.
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En la seccin Certificados podemos indicar que para ese contacto en concreto vamos a
utilizar un certificado que nos asegura mandar correo cifrado.
Una vez completada toda la ficha de nuestro contacto nos queda guardarlo, disponemos de
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de la barra de contactos.
Aparecer una nueva ventana donde podemos rellenar los datos referentes al contacto.
6 Vamos a rellenar el nombre completo, haz clic en el botn Nombre completo...
Se abrir el cuadro de dilogo donde podremos rellenar los campos uno a uno.
7 Pon el nombre y apellidos de tu compaero de al lado.
8 Una vez rellenados los campos haz clic en Aceptar para volver.
9 A continuacin rellena los datos que quieras de tu amigo y no olvides introducir su
direccin de correo electrnico.
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7 Una vez completamos los datos del contacto, pulsa sobre el botn
. Ya hemos aadido
una nueva ficha de un contacto sin necesidad de teclear su direccin de correo electrnico
Eliminar un contacto
Para eliminar un contacto de la carpeta de contactos debemos seleccionar la ficha del
contacto y pulsar la tecla Supr del teclado o bien hacer clic con el botn derecho del ratn y
pulsar sobre Eliminar. Ojo! en este caso Outlook no pide confirmacin de borrado de la ficha,
si pulsas para eliminar la ficha, la elimina sin consultarte si realmente la quieres borrar. En esta
ocasin no vale hacer pruebas. Si no ests seguro/a de querer borrar la ficha no lo hagas
porque no hay marcha atrs, bueno realmente si existe la marcha atrs, pulsando sobre
Deshacer en el men Edicin.
Si queremos eliminar a ms de un contacto podemos ir seleccionando los contactos
manteniendo la tecla Ctrl pulsada para as conseguir seleccionar tantos contactos como
deseemos. Despus hacemos la misma operacin que antes, es decir, pulsar la tecla Supr del
teclado y se eliminarn los contactos seleccionados.
El mapa de contactos
Existe una opcin muy curiosa en la pgina de nuestro contacto. Pulsando el botn
, si
hemos asignado una direccin al contacto, el servicio Microsoft MapPoint nos mostrar un
mapa de la ciudad del contacto con su direccin marcada.
3.5 Imprimir
Para imprimir la ficha de un contacto debemos hacer clic sobre la ficha del contacto
con el botn derecho del ratn y pulsar sobre la opcin Imprimir, directamente mandar la
ficha a la impresora que tengamos como predeterminada.
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Si no tenemos claro cmo nos va a salir la impresin, es mejor, antes de imprimir, visualizar
lo que nos va a imprimir pulsando sobre el botn Vista previa, nos aparecer una pantalla con
las fichas que se imprimirn, por ejemplo como la que vemos en la imagen de la derecha.
La imagen que vemos es una ampliacin de la pgina para ver con detalle las fichas de
nuestros contactos, por defecto en la ventana Vista previa se ve la hoja de impresin
completa y una barra de herramientas con las opciones tpicas de vista previa como son
Configurar pgina, Imprimir, Cerrar, Zoom , etc.
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de la barra de herramientas.
Nos aparece una nueva ventana donde podemos configurar las hojas de impresin.
5 Una vez completada la configuracin de impresin slo nos queda pulsar el botn
Aceptar.
Ya tenemos impresa la lista de contactos
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o bien acceder por medio del men Archivo hacer clic sobre Nuevo y dentro de este
submen en Mensaje.
O tambin podemos acceder mediante la combinacin de teclas Ctrl+U.
Ahora vamos a descomponer la pantalla principal Sin ttulo - Mensaje y explicaremos todos
los componentes y funcionalidades de cada uno de ellos.
En la zona central tenemos el espacio reservado para el texto del mensaje, el rea de
escritura, donde podemos escribir el cuerpo del mensaje, en los prximos puntos veremos
cmo podemos formatearlo con nuestro propio estilo, cambiando la forma y color del texto,
aadiendo imagen de fondo, etc.
Adems disponemos de las diferentes barras, algunas ya conocidas:
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En la barra de ttulo aparece el nombre del mensaje. En este caso estamos creando un
mensaje nuevo por lo que aparece Sin ttulo - Mensaje (HTML).
En la parte izquierda encontramos los controles tpicos de las aplicaciones de Office 2007.
La barra de acceso rpido, contiene las funciones ms utilizadas, como guardar o deshacer,
aunque estas son personalizables.
El botn Office, a la izquierda, nos permite acceder a las opciones del men Archivo de
Outlook.
Ahora, las distintas opciones y acciones que podemos realizar con nuestro mensaje, se
encuentran en las pestaas de la Banda de opciones:
La pestaa Insertar recoge todos los elementos que podemos insertar en el mensaje, como
archivos adjuntos, tarjetas de presentacin, tablas, imgenes, grficos, diagramas, enlaces,
ttulos WordArt... etc.
Muchos de estos elementos requerirn que nuestro mensaje se enve como HTML. Tambin
hemos de tener en cuenta cmo se va a leer el mensaje, ya que si el receptor lo hace a travs
de Outlook2007, ver todos los elementos sin problema, pero si lo hace desde un servicio web,
puede que algunos no se muestren.
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La pestaa Formato de texto contiene todas las opciones para formatear el texto del
mensaje, como si lo hicisemos desde el propio Word..
En el campo
debemos indicar a quien va dirigido el mensaje, puede ser una nica
direccin o pueden ser varias separadas por el signo punto y coma (;), incluso puede ser una
lista de distribucin. Cabe indicar que este campo es obligatorio, como mnimo el mensaje
debe tener una direccin destino.
El campo
sirve para enviar una copia del mismo mensaje a ms de una persona a
parte del receptor indicado en el campo Para. Este campo no es obligatorio rellenarlo.
En cada caso, pulsando sobre el botn, podremos elegir la direccin de nuestra libreta de
direcciones.
El campo
sirve para indicar el motivo del correo, es decir, podemos indicar un breve
descripcin del tema del mensaje. Por ejemplo si es un mensaje amistoso podemos escribir un
saludo, etc. Este campo tampoco es obligatorio rellenarlo.
Si hemos configurado ms de una cuenta, con el botn
cul enviarlo
).
Rellenamos el campo
deseamos el campo
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Nos aparece en la parte superior de la ventana una lista con las direcciones de nuestra
libreta de direcciones, y en la parte inferior de la ventana tenemos tres rectngulos con los
botones Para->, CC-> y CCO-> para aadir las direcciones seleccionadas a las cajas de texto
respectivas, slo tenemos que hacer clic sobre la direccin de la lista de direcciones (para
seleccionarla) y a continuacin pulsar sobre el botn Para->, CC-> o CCO-> para aadir la
direccin a la lista correspondiente.
Si seleccionamos una lista de distribucin (por ejemplo Amigos de la imagen anterior), el
mensaje se enviar a todos los contactos de la lista de distribucin.
CC y CCO sirven para enviar el mismo mensaje a ms de una direccin de correo, pero
existe una diferencia entre ambas, mientras que con CC (copia de carbn) al enviar el mensaje
a varios receptores, el receptor ve las direcciones de los dems aparte de la suya propia, con
CCO (copia de carbn oculta) no pasa esto, las direcciones que no son la propia del receptor
permanecen Ocultas.
Es recomendable siempre que se quiera enviar un mensaje a ms de un receptor utilizar el
sistema de una nica direccin en el campo Para y el resto en el campo CCO, esta es una de
las formas de luchar contra el almacenamiento masivo de direcciones de correo que luego
utilizan para SPAM.
Muy bien, pues una vez redactado el mensaje y rellenado los campos oportunos solo nos
queda enviar el mensaje. Para hacer esto debemos hacer Clic sobre el botn
este modo se enviar el mensaje al servidor de correo de los destinatarios.
, de
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de la barra de herramientas.
5 Rellena el campo
con la direccin de tu instructor para hacer la prueba de enviar
el mismo mensaje a dos personas. Luego tendrs que preguntarle si ha recibido tu mensaje.
Este campo es opcional pero vamos a probar cmo funciona.
6 Rellena el campo
con las palabras Primer mensaje de prueba. Tambin es
opcional pero es mejor rellenarlo para indicar de que va el mensaje.
7 Redacta el texto en el cuerpo del mensaje, por ejemplo Hola, Esto es el primer mensaje
que envo. Un saludo.
En este punto vamos a ver cmo se puede anexar (adjuntar) un archivo a un correo
electrnico.
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Si pulsamos directamente sobre el clip nos aparece un cuadro de dilogo para que
busquemos en nuestro disco duro el archivo a insertar y pulsemos en Insertar.
Cabe decir que podemos anexar ms de un archivo, uno detrs de otro realizando la misma
operacin que ya se ha comentado por cada uno de los archivos a anexar.
Al lado del clip tenemos la opcin Adjuntar Elemento, nos permite adjuntar desde otro
correo que tenamos almacenado, hasta una lista de distribucin.
Para practicar los conceptos de este punto, realiza el siguiente ejercicio:
de la barra de herramientas.
6 Redacta el texto en el cuerpo del mensaje, por ejemplo Hola, Esto es el primer mensaje
con adjunto
Hasta aqu es igual que el anterior ejercicio paso a paso que hicimos en su momento. Ahora
vamos a adjuntar un fichero.
7 Pulsa sobre el botn
8 Aparece el cuadro de dilogo para indicar qu fichero queremos adjuntar. Tienes que ir a
la carpeta donde hayas guardado este curso de Outlook 2007 y dentro de la carpeta
Ejercicios escoger el archivo llamado Tarjeta_invitacion.doc (que es un documento de MS
Word) haciendo clic sobre l.
9 Haz clic sobre Insertar de este modo habrs adjuntado el archivo a tu correo electrnico.
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Para aplicar algn formato al texto, se selecciona el texto a formatear, y luego se utiliza el
botn que se quiera.
Este botn nos sirve para aplicar un estilo predefinido o bien lo podemos
crear nosotros.
Este botn nos permite escoger la fuente del texto (el tipo de letra).
Este botn nos permite cambiar el tamao de la fuente del texto.
En esta serie de botones podemos poner en Negrita el texto,
en Cursiva, Subrayado, Tachado, Subndice, Superndice...
Estos botones nos sirven para justificar el texto, a la izquierda, centrado, a la
derecha o justificado.
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Este botn nos sirve para decidir el interlineado del texto. Presionando sobre la flechita
nos muestra la multitud de opciones disponibles.
Esta lista de botones sirven para definir listas numeradas o con
vietas, reducir o ampliar sangra.
Este botn sirve para enmarcar elementos.
Con este botn podemos resaltar alguna parte del texto que consideremos ms
importante, pulsando sobre la flechita que est mirando hacia abajo podemos elegir entre
varios colores.
Este botn sirve para elegir el color del texto. Pulsando sobre la flechita que est
mirando hacia abajo podemos elegir entre varios colores
- Desde el men formas, podemos crear dibujos partiendo de lneas, formas geomtricas,
y de otros tipos, ya creadas, que podemos deformar o colorear.
- Tambin podemos crear
organigrmas y
grficos.
Podemos tambin, desde las opciones de texto podemos insertar cuadros de texto, la fecha
del sistema o crear un ttulo WordArt.
Con este botn podemos dibujar una flecha
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Aqu podeis ver un sencillo ejemplo de las posibilidades que se puede conseguir a la hora
de personalizar un correo electrnico
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de la barra de herramientas.
6 Redacta el texto en el cuerpo del mensaje, por ejemplo Hola, Esto es el primer mensaje
personalizado. Hasta aqu es igual que el anterior ejercicio paso a paso. Ahora vamos a darle
un toque personal a nuestro correo.
7 Selecciona todo el texto.
8 Despliega la lista de fuentes
Bookman old style .
9 Despliega el cuadro del tamao de la letra
10 Despliega el cuadro del color de la fuente
aadir una imagen al texto.
11 Posicinate al final del texto y haz clic en el icono de insertar una imagen
. Se abrir
el cuadro de dilogo para que indiquemos a la imagen a insertar. Si no visualizas el icono,
sitate en la pestaa Mensaje o Insertar .
12 Tienes que ir a la carpeta donde hayas guardado este curso de Outlook 2007 y dentro de
la carpeta Ejercicios escoger el archivo llamado gatito.gif haciendo clic sobre l.
13 Haz clic sobre Insertar de este modo habrs insertado la imagen en tu correo
electrnico. Como ves, puedes personalizar tu correo tanto como quieras, es cuestin de
echarle un poco de imaginacin y nada ms.
y habremos enviado el
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La barra de bandeja de entrada contiene las acciones ms comunes que se utilizan con los
mensajes recibidos. Por ejemplo el botn
sirve para contestar un correo al
remitente, este botn nos abre la ventana de composicin de mensaje con el destinatario ya
insertado, el asunto y el mensaje que nos haba enviado el remitente.
La barra de ordenacin
Cuando el panel central sea muy grande, se mostrar una barra que nos permite ordenar los
mensajes por importancia, recibido, asunto, adjuntos...
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Outlook incluye una utilidad de filtrado automtico para que determinados mensajes pasen
directamente a la carpeta de Correo electrnico no deseado y no se almacenen en la
bandeja de entrada. Si esperas un correo de una determinada persona y no lo recibes en la
bandeja de entrada, comprueba que Outlook no te lo haya colocado en esta carpeta.
Tambin podemos definir nuestro propio filtrado para que automticamente los mensajes que
nos lleguen se coloquen en una carpeta u otra, definiendo reglas de entrada.
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La utilidad de este botn radica en que al pulsar sobre l, nos abre la ventana de
composicin de nuevo mensaje con la direccin del destinatario escrita en el campo Para y el
Asunto del mensaje completado con el mismo texto que llevaba el Asunto del mensaje original
pero con las letras RE (de responder) al principio del texto del asunto.
Incluso puede aparecer el texto del mensaje original. En algunos casos es til conservar
este texto para que la persona que reciba la contestacin sepa inmediatamente a qu le
contestamos.
Tambin tenemos la opcin de Responder a todos, aunque esta funcin es menos
utilizada, ya que manda la respuesta a todas las direcciones de correo que hayan en el
mensaje que tu has recibido, y en la mayora de los casos son contactos del remitente que tu
no conoces.
Para practicar los conceptos de este punto, realiza el siguiente ejercicio.
, o bien...
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en la barra
En los casos nos aparece la pantalla de composicin de mensajes con el campo Para, el
Asunto y el Cuerpo del mensaje ya rellenados.
6 Redactamos la respuesta, escribe lo que quieras.
7 Una vez completado todo, solo nos queda pulsar sobre el botn
mandar el mensaje al servidor de correo.
para
Volvers a la bandeja de entrada, comprueba que ahora el mensaje Primer mensaje con
adjunto ahora lleva delante el icono
que indica que el mensaje ha sido respondido
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, o bien...
en la barra de
En los dos casos nos aparecer la pantalla de composicin de mensajes con el campo
Asunto y el Cuerpo del mensaje ya rellenados, el campo Para se deja en blanco para
indiques la direccin de las personas a las que quieres reenviar el mensaje.
6 En Para escribe tu direccin de correo para ver que recibes el correo reenviado
(normalmente escribiras la direccin de la persona a la que quieres reenviar el mensaje).
7 Una vez completado todo, solo nos queda pulsar sobre el botn
mandar el mensaje al servidor de correo.
para
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5b Otra opcin para eliminar el mensaje, es una vez seleccionado el mensaje a eliminar
hacer clic sobre
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y comprueba que
5 Ahora vamos a ordenarlos por el tamao del correo, as que haz clic sobre
y
comprueba que efectivamente se ha ordenado de menor a mayor por el tamao del mensaje.
Y por ltimo vamos a hacer la ordenacin ms utilizada, ms til y la estndar por
Outlook2007.
6 Vamos a ordenar los mensajes por fecha de entrada. Haz clic sobre
,
comprueba que la flecha mire hacia abajo, as obtendremos un ordenacin inversa, es decir, el
ltimo mensaje recibido estar en la cabeza de la lista. De lo contrario si la flecha estuviera
mirando hacia arriba la ordenacin sera de la fecha ms antigua a la fecha ms actual, por
tanto el ltimo correo recibido estara en la ltima posicin de la lista. Cada vez que haces clic
en el campo la ordenacin cambia
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La Bandeja de entrada
Como ya hemos visto, la Bandeja de entrada, por defecto, contiene todos los mensajes que
han sido recibidos por esa cuenta de correo.
La Bandeja de salida
La bandeja de salda contiene los elementos que hemos enviado, pero todava no han
podido ser enviados, por ejemplo, porque no haya conexin. Estos mensajes estn pendientes
de envo.
El borrador
El borrador contiene aquellos mensajes que se han redactado, pero que nohemos llegado a
ordenar su envo. Habrs observado que al cerrar un mensaje sin enviar nos da la opcin de
guardarlo. De hacerlo, se guardara en esta carpeta.
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Elementos eliminados
Esta carpeta contiene todo aquello que haya sido eliminado dentro de Outlook, ya sean
mensajes, contactos, tareas, notas, etc. En esta carpeta disponemos de una opcin muy
interesante que nos sirve para eliminar completamente el contenido de la carpeta sin
necesidad de seleccionar los mensajes. Haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre
esta
carpeta,
nos
aparece
un
men
emergente
con
la
opcin
que borra el contenido de esta carpeta. Al pulsar sobre
esta opcin deberemos de confirmar de vaciado, pulsamos sobre S, y la carpeta queda
totalmente vacada. Funciona como la Papelera de reciclaje.
Elementos enviados
Esta carpeta contiene todos los mensajes que han sido enviados por nosotros y que en
principio no han tenido problemas en el momento del envo. Al enviar un mensaje, este ir a la
Bandeja de salida. Y cuando consiga enviarse, se mover a esta carpeta.
Fuentes RSS
Outlook nos permite recibir informacin sobre fuentes RSS, las cuales descargar a esta
carpeta.
Carpetas de bsqueda
Las carpetas de bsqueda no son carpetas como las demas, aunque las usemos como
tales. Realmente, al abrir una de estas carpetas, Outlook buscar los elementos que cumplan
las condiciones de cada bsqueda, y slo listara esos, dando el efecto de que estn
contenidos en una misma carpeta.
Podemos crear
nuestra
propia
bsqueda
haciendo
clic
derecho sobre Carpetas de bsqueda y eligiendo Nueva carpeta de bsqueda. A continuacin,
debemos de indicar los parmetros a buscar
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Adems de las carpetas que tiene por defecto Outlook, tambin podemos crear nuestras
propias carpetas para llevar una mejor organizacin de los mensajes recibidos o enviados.
Podemos crearnos carpetas para almacenar correo de trabajo, otra para crear correo
familiar, otra para el correo de los amigos/as, etc. Y as cuantas queramos, incluso podemos
hacer una jerarqua de carpetas, es decir, podemos crear carpetas dentro de otras carpetas.
Por ejemplo si queremos crear dentro de la carpeta de trabajo una por cada proyecto que
llevemos en marcha o por cada compaero de despacho, etc.
Para crear una nueva carpeta de varias formas:
Desde la barra de men en Archivo y despus pulsando en Carpeta Nueva Carpeta...
o pulsando el botn derecho del ratn sobre la superficie de la lista de carpetas y pulsar
sobre Nueva Carpeta.
En los dos casos nos aparecer la pantalla de la imagen inferior.
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de la barra de herramientas
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Esta es la ventana se abrir tambin al hacer doble clic sobre una lista ya creada. Pero
ahora como es nueva, la lista aparece vaca.
Lo primero que vamos a introducir es el Nombre que indentificar a la lista, escribindolo en
Nombre:.
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De todas formas, no tiene mucho sentido guardar la lista vaca, asi que en el siguiente
apartado, vamos a ver cmo aadir direcciones a esta lista
pulsar en
Se abrir una ventana con nuestros contactos, para que seleccionemos los que deseemos.
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contactos, pulsamos en
Se abrir la ventana Agregar nuevo integrante en la que introducir los datos, como el
nombre y la direccin.
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8.5 El Spam
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La barra del calendario contiene las acciones ms comunes que se utilizan para gestionar
las citas del calendario. Por ejemplo el botn
calendario.
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La barra de botones
Comencemos con la barra de botones de creacin de una nueva cita. En ella podemos
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En
podemos especificar cmo se mostrar la hora en el calendario
(libre, provisional, no disponible, fuera de oficina).
En
podemos escoger el color o una clasificacin para la cita. En un principio se
muestran colores, pero podemos crear nuestras propias categoras.
En el rea en blanco disponible podemos escribir un texto para aclarar mejor las
caractersticas de la cita. Siguiendo con el ejemplo del dentista, podemos indicar cmo llegar a
la consulta, o si tenemos que llamar antes de asistir, etc.
Una vez completados todos los datos de la cita debemos pulsar sobre
quede registrada la cita y cerrar la ventana.
para que
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de la barra de botones
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de la barra de botones
Para planificar una cita peridica debemos seguir practicamente los mismos pasos vistos
anteriormente para crear una anotacin normal a excepcin de que adems de lo
anteriormente explicado, en la barra de botones disponemos del botn
que nos
abre una nueva ventana como podemos ver en la imagen de la derecha donde especificamos
la periodicidad de la cita.
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En este caso vemos que hemos sealado una cita Diaria durante Todos los das
laborables desde las 13:30 h. a las 14:00 h. y hemos indicado Sin fecha de finalizacin.
Una vez completada la cita para dejar registrada la cita peridica debemos hacer igual que
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Ahora ya tenemos creada una nueva cita peridica. Observa la diferencia con la cita que
creaste en el paso a paso anterior.
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Una vez elegida la opcin de eliminacin debemos pulsar sobre Aceptar y la cita peridica
se habr eliminado.
Al crear una nueva cita hemos visto que se poda personalizar el sonido de la alarma de
aviso para la cita, pero no hemos explicado cmo podemos hacerlo, pues bien ahora lo
explicamos.
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Al pulsar
acceso
sobre el
directo
, en la
parte derecha de la
pantalla
aparece
una
imagen similar a la que
vemos a la derecha y la
barra de herramientas se
sustituye por la barra de
botones de la lista de tareas.
La barra de la lista de tareas contiene las acciones ms comunes que se utilizan para
tomar anotaciones en la lista de tareas. Por ejemplo el botn
nueva tarea y aadirla a la lista.
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Pero si queremos aadir una tarea ms completa, con alarma, con prioridad, si queremos
asignrsela a alguien, etc, deberemos entrar en la ventana Tarea, para ello tenemos varias
opciones:
Haciendo doble clic en la lista de tareas,
o pulsando con el botn derecho del ratn sobre la lista de tareas y escogiendo la opcin
Nueva tarea del men emergente ,
o pulsando sobre el botn
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La banda de opciones
Comencemos con la banda de opciones de creacin de una nueva tarea. En ella podemos
el botn
sirve para crear una tarea y asignrsela a algn contacto, ms adelante
veremos algunos ms de la barra de botones.
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Una vez completados todos los datos de la tarea debemos pulsar sobre
quede registrada y la aada a la lista.
para que
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de la barra de botones
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En este caso hemos sealado una tarea Semanal que se repite los lunes, jueves y viernes; y
adems hemos indicado Sin fecha de finalizacin.
Al pulsar sobre el botn Aceptar guardamos y cerramos la ventana, y al salir de esta
ventana volvemos a la pantalla anterior donde redactamos la cita, podemos apreciar algunos
cambios con respecto a la pantalla normal de creacin de una nueva tarea en la imagen de
abajo.
Una vez completada la tarea repetitiva para dejarla registrada debemos hacer igual que
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Ahora ya tenemos creada una nueva tarea repetitiva, observa la diferencia con la tarea que
creaste en el paso a paso anterior
Las tareas pueden ser marcadas como completadas una vez las hayamos terminado, para
llevar un control sobre las tareas realizadas y las que nos faltan por hacer.
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realizadas
son
En la ventana podemos ver que se puede modificar el Color de las tareas atrasadas y el
Color de las tareas completadas.
Tambin disponemos de tres casillas de verificacin donde podemos seleccionar o no las
opciones Guardar copias actualizadas de las tareas asignadas, Enviar informes cuando
se completen las tareas, y Establecer avisos para tareas con vencimiento
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La pantalla de notas
La barra de botones de notas contiene las acciones ms comunes que se utilizan para
tomar notas. Por ejemplo el botn
tabln.
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de la barra de
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Si lo que queremos es imprimir un listado de todas las notas que tenemos en el tabln,
primero debemos cambiar la vista del panel y ponerla en forma de lista.
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11.7 El Diario
Hemos visto que una de las opciones del panel de exploracin de Outlook es el Diario,
veamos para qu sirve y cmo utilizarlo.
El Diario sirve, como su nombre indica para llevar un diario de las cosas que hemos ido
haciendo.
Si hacemos clic sobre el icono
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O podemos hacer clic sobre la opcin Nueva entrada del diario del men emergente del
diario.
A continuacin nos aparece una ventana como la que vemos en la imagen inferior donde
podemos rellenar los campos con la anotacin que deseemos en el diario. Incluso disponemos
de alarma por si queremos que nos recuerde algn evento mientras estamos trabajando.
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Una vez completada la entrada en el diario, solo nos queda pulsar sobre el botn Guardar y
cerrar, para que se quede almacenada la anotacin en el diario
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