Professional Documents
Culture Documents
2.
12.
Desempeo de SYSO
13.
Direccionamiento Estratgico
FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIN DE
REVISIN POR DIRECCIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN
Sede de la Direccin General, Regional _________________
14.
15.
Direccionamiento Estratgico
FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIN DE
REVISIN POR DIRECCIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN
Sede de la Direccin General, Regional _________________
institucional y definir las acciones de mejora para aumentar la satisfaccin de los
clientes.
Para medir la percepcin de satisfaccin de cliente se consideran los siguientes
aspectos:
Encuestas de satisfaccin del cliente
Las peticiones (quejas, reclamos y sugerencias) dentro del periodo de anlisis
que se hayan presentado.
Es importante que en el informe se conozca el grado de satisfaccin del cliente y las
mejoras logradas frente a los resultados presentados en la revisin anterior.
Responsable Encuestas de Satisfaccin: En la Direccin General Director de
Servicios y Atencin, en Regionales Profesional asignado de la Atencin al Ciudadano
Responsable del anlisis de los resultados de Encuestas de Satisfaccin: En la
Direccin General Director de Servicios y Atencin y profesional de la Direccin de
Servicio y Atencin en Regionales Profesional asignado de la Atencin al Ciudadano
Responsable Peticiones (quejas, reclamos y sugerencias): En la Direccin General
Director de Servicios y Atencin en Regionales Profesional asignado de la Atencin al
Ciudadano
3. Desempeo de los Macroproceso/procesos y Conformidad del Servicio
3.1 Desempeo de los Macroproceso/procesos
Objetivo: verificar, mediante el anlisis de indicadores, el nivel de gestin de cada uno
de los Macroproceso/procesos del Sistema Integrado de Gestin, frente al logro de las
metas establecidas para el perodo de anlisis y establecer acciones para corregir las
desviaciones presentadas. Igualmente identificar la conformidad de los
Macroproceso/procesos Misionales, Estratgicos, Apoyo y Evaluacin.
Es necesario que para cada indicador se conozca la meta a lograr en el periodo de
anlisis, con el propsito de establecer con mayor certeza en la revisin las acciones a
desarrollar en el evento que las metas establecidas no se hayan logrado.
Responsable: En la Sede de la Direccin General Directores y Jefes de Oficina, en el
nivel Regional Coordinadores de Grupo y de Centro Zonal.
3.2 Conformidad del Servicio
Objetivo: Conocer los servicios no conformes que se han identificado en los
Macroproceso/procesos misionales y las acciones que se han tomado posteriormente.
Responsable consolidacin de informacin: En la Sede de la Direccin General
Director de Primera Infancia, Director de Niez y Adolescencia, Direccin de Familia y
Comunidades, Direccin de Nutricin y Direccin de Proteccin, Director de Servicios y
Atencin con el apoyo de la Subdireccin de Mejoramiento Organizacional, en el nivel
Regional Grupos de Asistencia Tcnica y Responsable asignado de la Atencin al
Ciudadano con el apoyo de Planeacin y Sistemas.
Direccionamiento Estratgico
FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIN DE
REVISIN POR DIRECCIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN
Sede de la Direccin General, Regional _________________
4. Desempeo de Ambiental
Objetivo: verificar, mediante el anlisis de indicadores, el nivel de gestin ambiental de
cada uno de los Macroproceso/procesos del Sistema Integrado de Gestin frente al
logro de las metas y estndares establecidos para el perodo.
Para la evaluacin del Desempeo Ambiental, se deben presentar los resultados del
anlisis de cumplimiento de las acciones de prevencin, mitigacin, control y correccin
de los aspectos ambientales contemplados en los Planes de Gestin Ambiental;
anlisis de la efectividad de las actividades de sensibilizacin, iniciativas implementadas
para la prevencin de la contaminacin y el macroproceso de Mejoramiento Continuo
analizara los resultados de encuestas y foros realizadas a los colaboradores acerca de
su conocimiento y participacin en los asuntos ambientales de la organizacin.
El proceso de Gestin Administrativa debe reportar los resultados y el anlisis de los
indicadores de cumplimiento de los estndares de consumo de agua, energa y papel,
as mismo, se presentan los resultados y anlisis de los indicadores relacionados con la
ejecucin de los recursos asignados a la gestin de los Aspectos Ambientales y a la
ejecucin de los Planes de Gestin Ambiental de los niveles Regional y Nacional
El macroproceso Gestin para la Atencin Integral a la Primera Infancia a nivel de la
Sede de la direccin General debe hacer seguimiento al plan de manejo ambiental del
programa Desayunos Infantiles con Amor DIA; el Macroproceso Gestin para la
promocin y prevencin para la proteccin integral de la niez y la adolescencia debe
hacer seguimiento a la gestin ambiental del programa Plan de Alimentacin Escolar
PAE.
Responsable: En la Direccin General , Subdirector de Mejoramiento Organizacional y
Director de Gestin Administrativa, en el nivel Regional Coordinadores de Planeacin y
Sistemas, Coordinador Grupo Administrativo y de Centro Zonal.
5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas
Objetivo: Conocer el estado de las acciones Correctivas y Preventivas implementadas
como resultado de las no conformidades detectadas por las diferentes fuentes en la
prestacin del servicio y orientar o tomar decisiones para su cierre oportuno.
Responsable consolidacin de informacin: En la Sede de la Direccin General
Subdireccin de Mejoramiento Organizacional, en el nivel Regional Coordinador de
Planeacin y Sistemas /Asistencia Tcnica
Reporte Informacin
Macroproceso/procesos
Planeacin:
Dueos
Responsables
de
los
Direccionamiento Estratgico
FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIN DE
REVISIN POR DIRECCIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN
Sede de la Direccin General, Regional _________________
Objetivo: Verificar el cumplimiento de los requisitos legales de SYSO y ambiental
aplicables al ICBF, as como determinar las acciones a desarrollar en el caso que se
identifique una infraccin tanto a nivel nacional como regional.
Responsable:
Requisitos legales SYSO: En la Sede de la Direccin General, Direccin de Gestin
Humana y Direccin de Gestin Administrativa, en el nivel Regional Grupo
administrativo / Grupo de Gestin Humana
Requisitos legales Ambiental: En la Sede de la Direccin General, Subdireccin de
Mejoramiento Organizacional y Direccin de Gestin Administrativa, en el nivel Regional
|Grupo Administrativo y Planeacin y Sistemas
7. Acciones de Seguimiento de Revisiones anteriores por la Direccin
Objetivo: Verificar el estado de los compromisos surgidos en revisiones anteriores y
tomar las decisiones correspondientes orientadas a su cumplimiento.
Responsable: En la Sede de la Direccin General Representante de la Direccin, en el
nivel Regional Director Regional
8. Cambios que podran afectar el Sistema Integrado de Gestin
Objetivo: Identificar los efectos para el Sistema Integrado de Gestin, con base en los
cambios establecidos o previstos y definir las acciones para enfrentar estos cambios
(introduccin de tecnologa, reestructuracin de personal, ampliacin de actividades,
cambios en la normatividad, etc.).
Responsable consolidacin de informacin: En la Direccin General Subdireccin de
Mejoramiento Organizacin, en el nivel Regional Coordinador de Planeacin y Sistemas
/Asistencia Tcnica
Responsable de identificar
Macroproceso/procesos.
los
cambios:
Dueos
responsables
de
Direccionamiento Estratgico
FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIN DE
REVISIN POR DIRECCIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN
Sede de la Direccin General, Regional _________________
Responsable consolidacin de informacin: En la Direccin General Subdireccin de
Mejoramiento Organizacin, en el nivel Regional Coordinadores de Planeacin y
Sistemas /Asistencia Tcnica.
Responsable de definir propuestas de mejora: Dueos y responsables de
Macroproceso/procesos.
10. Resultados de la gestin realizada sobre los riesgos para la entidad
Objetivo: Conocer los controles que estn implementando para mitigar los riesgos
identificados en cada uno de los Macroprocesos/procesos del Sistema Integrado de
Gestin y tomar las decisiones frente a los resultados.
Para el caso del Eje S&SO, en el escenario de Revisin por la Direccin, es realizar
seguimiento a la implementacin de los de los controles determinados para la mitigacin
de los Riesgos y Peligros identificados en la Matriz, as como evaluar su eficacia.
Cada dueo presenta los riesgos del Macroprocesos/procesos teniendo en cuenta los
resultados de la ltima valoracin. Y las acciones definidas como parte del tratamiento
previsto que no se pudieron cumplir junto con sus causas y el impacto que ello puede
traer al Macroprocesos/procesos y al ICBF.
Para este anlisis se debe revisar del mapa cuales riesgos estn calificados en zonas
extrema, alta, moderada, cules son las consecuencias, como se ha dado cumplimiento
al tratamiento definido, incluso para los que se ha asumido como riesgo residual y tomar
decisiones de actualizacin de la evaluacin del riesgo y/o ajuste o cambio en el
tratamiento o fechas previstas que permitan el control del riesgos de manera ms eficaz
y eficiente.
Responsable: En la Sede de la Direccin General Dueos de Macroproceso/proceso,
en el nivel Regional Responsables de Macroproceso/proceso.
Responsable SYSO: En la Sede de la Direccin General Direccin de Gestin Humana
(Salud) y Direccin de Gestin Administrativa (Seguridad), en el nivel regional Grupo
Administrativa/Grupo Gestin Humana
11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoracin
previa de riesgos
Objetivo: Relaciona todas las caractersticas y eventos relacionados con los activos de
informacin, que no fueron valoradas correctamente
Responsable: En la Sede de la Direccin General Director de Tecnologa, en el nivel
Regional Coordinador Grupo Planeacin y Sistemas /Asistencia Tcnica
12. Desempeo de SYSO:
Objetivo: Mediante el anlisis de los indicadores, determinar si el SYSO que se ha
implementado es eficaz y si hay mejoramiento continuo. La determinacin de la eficacia
implica establecer la medida en que se cumple una meta o un propsito, en que las
cifras varan de manera favorable.
Direccionamiento Estratgico
FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIN DE
REVISIN POR DIRECCIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN
Sede de la Direccin General, Regional _________________
Se presentan los resultados de los indicadores como: Frecuencia de Accidentes de
trabajo, frecuencia de casos de ausentismo (por enfermedad comn, enfermedad
laboral, accidente), % colaboradores participantes en actividades de Seguridad y Salud
en el trabajo
Responsable: En la Sede de la Direccin General Director de Gestin Humana, en el
nivel regional Grupo Administrativa/Grupo Gestin Humana
13. Estado de la investigacin de accidentes
Objetivo: Tener conocimiento de los accidentes ms representativos en la organizacin,
definir y/o hacer seguimiento al desarrollo de las acciones para mitigar las
consecuencias de los mismos.
Responsable: En la Sede de la Direccin General Director de Gestin Humana, en el
nivel regional Grupo Administrativa/Grupo Gestin Humana
14. Resultados de la participacin y consulta de las partes interesadas externas
Actas de COPASO y estrategias de comunicacin de peligros.
Las comunicaciones con las partes externas interesadas: Ejemplo: si hay operadores,
contratistas, cmo respondemos a sus solicitudes de Salud Ocupacional, cmo
atendemos sus inquietudes al respecto. Ejemplo: Si en los contratos se establece el
seguimiento a S&SO y ellos tienen inquietudes al respecto, cmo las atendemos
cmo realizamos el seguimiento a nuestros contratistas en S&SO, si se deja establecido
contractualmente. Otro ejemplo: Si tenemos puntos de atencin, con personal
contratado a travs de un operador, cmo se exige al contratista el tema de la
Seguridad y Salud Ocupacional con esos trabajadores y cmo se evidencia el
seguimiento. Otro ejemplo cuando se realizan eventos masivos en el que se interacta
con otras entidades, cmo se coordina el tema de Seguridad y de Emergencias con
estas partes interesadas, evidencias.
Objetivo: Conocer, valorar y potencializar la participacin de los colaboradores en la
implementacin del S&SO
Responsable: En la Sede de la Direccin General Director de Gestin Humana, en el
nivel regional Grupo Administrativa/Grupo Gestin Humana
15. Desempeo y efectividad del SGSI
Objetivo: Se evala la eficacia de los controles implementados para el sistema de
seguridad de la informacin.
Responsable: En la Sede de la Direccin General Director de Informacin y Tecnologa,
en el nivel Regional Coord. Grupo Planeacin y Sistemas /Asistencia Tcnica
Direccionamiento Estratgico
FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIN DE
REVISIN POR DIRECCIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN
Sede de la Direccin General, Regional _________________
16. Identificacin de tcnicas, productos o procedimientos para mejorar el
desempeo del SGSI
Objetivo: En esta entrada se identifican las tcnicas, productos o procedimientos que
se pueden usar en la organizacin para mejorar el desempeo y eficacia del Sistema de
Gestin de Seguridad de la Informacin
Responsable: En la Sede de la Direccin General Director de Informacin y Tecnologa,
en el nivel Regional Coord. Grupo Planeacin y Sistemas/Asistencia Tcnica
17. Revisin de la Poltica y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestin
Objetivo: Analizar los resultados del cumplimiento de las polticas y objetivos del
sistema Integrado de Gestin y la pertinencia de los mismo de acuerdo al anlisis de
indicadores de los Macroproceso/proceso
Responsable: En la Sede de la Direccin General Director, en el nivel Regional el
Director Regional
No Conformidad
Accin
Implementada
Estado de Avance
Logros
Dificultades
Direccionamiento Estratgico
FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIN DE
REVISIN POR DIRECCIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN
Sede de la Direccin General, Regional _________________
- Anlisis de resultados:
- Acciones Implementadas:
- Mejoras Respecto a Resultados Anteriores:
- Resultados comparativos con el periodo anterior: (Presentar un anlisis del comportamiento de los
servicios no conformes frente al reporte de la revisin anterior)
4. Desempeo Ambiental
4.1 Desempeo de los Macroproceso/procesos:
Direccionamiento Estratgico
FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIN DE
REVISIN POR DIRECCIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN
Sede de la Direccin General, Regional _________________
Graficar por macroproceso/proceso el total de Acciones Correctivas describiendo el
nmero y (%) de acciones cerradas, abiertas y vencidas por Macroproceso/proceso y
por fuente. La fuente de Informacin Isolucion.
Requisito no cumplido
Descripcin de no
cumplimiento
Direccionamiento Estratgico
FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIN DE
REVISIN POR DIRECCIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN
Sede de la Direccin General, Regional _________________
7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Direccin
Macroproceso/proceso:________________
Compromisos
Acciones
Adelantadas
Estado(Cumplido
/ Pendiente)
Fecha de
Cumplimiento
Dificultades
Propuestas de Mejora
Resultado esperado
Causas
Vulnerabilidades encontradas
Tipo de Vulnerabilidades
Tratamiento a las Vulnerabilidades.
12. Desempeo de SYSO
Direccionamiento Estratgico
FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIN DE
REVISIN POR DIRECCIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN
Sede de la Direccin General, Regional _________________
Direccionamiento Estratgico
FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIN DE
REVISIN POR DIRECCIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN
Sede de la Direccin General, Regional _________________
Necesidad Actual
Objetivos
Alcance
Recursos
Actividades de Implementacin
Nota: Las decisiones se refieren aquellas determinaciones que agregan valor y mejoran el
sistema relacionados con los puntos citados anteriormente las cuales deben tener acciones que
conlleven a su cumplimiento.
A continuacin algunos ejemplos de lo que son decisiones:
1. Reestructurar o reorganizar los equipos interdisciplinarios
2. Alianzas estratgicas con las entidades del SNBF en su regin
3. Definir estrategias para prestar los servicios
4. Ampliacin de coberturas
Decisiones
Descripcin de la Decisin
Responsable
Fecha