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MANUAL DE COMPRAS DE COMPUTADORES Y NOTEBOOKS

CONVENIO MARCO DE COMPUTADORES, PRODUCTOS Y SERVICIOS ASOCIADOS

Divisin Convenios Marco.


INDICE
1.- INTRODUCCIN .......................................................................................................... 3

1.1.OBJETIVOYALCANCE...................................................................................................................................3

1.2.DESCRIPCINDELCONVENIOMARCODECOMPUTADORESSOFTWARE,LICENCIAMIENTO
CORPORATIVOYSOLUCIONESINTEGRALES.........................................................................................................3
2.- CMO COMPRAR COMPUTADORES, NOTEBOOKS Y LICENCIAMIENTO: ................................ 4

2.1.IDENTIFICARLASNECESIDADESDELAADQUISICIN..................................................................................4
2.2.DEFINICINDEPRODUCTOS:.......................................................................................................................5
2.3.COTIZACINDEPRODUCTOS:......................................................................................................................7
2.4.ENVODEORDENDECOMPRAATRAVSDELATIENDACHILECOMPRAEXPRESS:....................................9
2.5.RECEPCINCONFORME:..............................................................................................................................9
3.- RECOMENDACIONES PARA EL COMPRADOR: ..................................................................10

1.- INTRODUCCIN
El uso del catlogo electrnico ChileCompra Express, genera una mayor eficiencia a las compras
realizadas por las Instituciones Pblicas gracias a una disminucin de procesos asociados a cada
contratacin y horas hombres dirigidas a estas funciones. El requirente busca el producto
requerido en el catlogo electrnico, verifica las mejores condiciones (plazos de entrega, precio y
descuentos) y emite la orden de compra respectiva.
1.1.- OBJETIVO Y ALCANCE
El presente documento tiene como objetivo entregar a los encargados de abastecimiento de las
instituciones pblicas, una gua para realizar compras de Computadores, Notebooks y
licenciamiento, para as generar mayores ahorros en la adquisicin de estos productos.

1.2.- DESCRIPCIN DEL CONVENIO MARCO DE COMPUTADORES SOFTWARE, LICENCIAMIENTO


CORPORATIVO Y SOLUCIONES INTEGRALES

El Convenio Marco de Computadores se distribuye en 109 proveedores provenientes de la Regin


Metropolitana y 20 proveedores regionales, de los cuales un 56% abastece el territorio nacional
completo. La buena cobertura del convenio, as como el importante nmero de proveedores
adjudicados, permite ofrecer variadas alternativas de precios, descuentos por orden de compra,
plazo de entrega, ofertas especiales para un mismo producto.
Este Convenio Marco ofrece los siguientes tipos de productos y/o categoras: carro tecnolgico
educacional, chasis de blade, computador, estacin de autoservicio, laboratorio mvil
computacional, lector de libros digitales, licencia educativa, licencia gobierno, PDA, servicio de
configuracin, servidor, software, solucin integral (Hardware + software instalado, no considera
implementacin, costumizacin, capacitacin ni consultora), storage y tablet.
Las caractersticas de este convenio buscan entregar mejores servicios y alternativas de
contratacin para los usuarios de la tienda electrnica, entre stos se destacan:
24 meses de garanta para hardware
Hasta 40% de Descuento en la orden de compra.
Entrega de los productos en 48 horas.
Establecer acuerdos complementarios entre el comprador y el proveedor para regular los
aspectos particulares de la adquisicin de acuerdo a lo estipulado en la normativa aplicable.


2.- CMO
O COMPRA
AR COMPU
UTADORES, NOTEB
BOOKS Y L
LICENCIA
AMIENTO:
A continuac
cin se describe el flujo que contien
ne las etapa
as mnimas de un proce
eso de comp
pra de
computadorres que debe realizar el requirente para comp rar equipos, de manera
a ms eficie
ente y
que se ajusten a las ne
ecesidades de
d los usuarrios finales.


2.1. Ide
entificar
Necesidaadesdela
adquiisicin

2.2.Definicin
ndel
olosProducto
osa
adquirir

2.3
3.Cotizacionde
losProductos
(de
entroyFuerade
CM)

2.4.En vodeOC
poorCM

2.5.Recepcin
Conformed
del
Producto
o

2.1.- IDENT
TIFICAR LAS
S NECESIDA
ADES DE LA ADQUISICIIN
En esta eta
apa el encargado de abastecimien
nto debe ide
entificar cla
aramente la utilizacin que le
dar a los nuevos equipos que desean adq
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siguientes preguntas:
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os que se d esean adquirir.
Por ejemplo
o:
Para
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e
Secretaria
S

Analista
A
de Datos

Jefatura
J
de Divisin
D

Tcnico
T
Informtico.

Diseador
D

Pa
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Co
orreo y agend
da
Cre
eacin de doc
cumentos
Co
onectarse a la
a red
Intternet
Co
orreo y agend
da
Cre
eacin de doc
cumentos
Co
onectarse a la
a red
Intternet
So
oftware de anlisis de dato
os
SQ
QL
orreo y agend
da
Co
Cre
eacin de doc
cumentos
Co
onectarse a la
a red
Intternet
So
oftware de gestin.
Co
orreo y agend
da
Cre
eacin de doc
cumentos
Co
onectarse a la
a red
Intternet
Bases de datos
So
oftware de de
esarrollo.
So
oftware de gestin de proy
yectos
Co
orreo y agend
da
Cre
eacin de doc
cumentos

Por
cunto
tiempo
utiliizar el equipo
4 aos

3 aos

3 aos

3 aos

3 aos


Conectarse a la red
Internet
Software de Diseo

Una buena definicin de la necesidad le permite al requirente optimizar los recursos, ya que una
mejor seleccin de las especificaciones tcnicas y el licenciamiento de los equipos reduce los
costos asociados a la seleccin de equipos cuya finalidad ha sido mal dimensionada.

2.2.- DEFINICIN DE PRODUCTOS:


Para que el encargado de abastecimiento pueda realizar una buena compra de computadores, lo
ms importante es la definicin de los requerimientos tcnicos del producto. Para ello se
recomienda que el comprador se asesore tcnicamente en la definicin de los productos que
responden a las necesidades definidas en el paso anterior (se sugiere que esta asesora sea dada
por el departamento de informtica u otra rea que realice las tareas de soporte informtico)
Una buena definicin del producto debe indicar claramente el tipo de Producto (Computador de
escritorio o porttil), procesador, memoria RAM, Capacidad de Almacenamiento, tarjetas de video,
perifricos, tipo de licencias, entre otros, como se muestra en el siguiente ejemplo:
Definicin de Especificaciones tcnicas
Especificacin
Tcnica

Perfil
Secretaria

Perfil
Directivo

Perfil
Jefaturas

Perfil
Tcnicos

Perfil
Diseador

Perfil
Desarrollador

Estndar

Estndar

Estndar

Estndar

Alta
Resolucin

Estndar

320 GB

500 GB

500 GB

500 GB

500 GB

500 GB

Windows
PRO (32 o
64 Bits)

Windows Pro
(32 o 64 Bits)

Windows
Pro (32 o
64 Bits)

Windows
Pro (32 o
64 Bits)

MAC IOS+
Windows
Pro (32 o
64 Bits)

Windows Pro
(32 o 64 Bits)

Memoria
RAM

4 GB

4 GB
( Depende de
la cantidad
de Trabajo
puede ser
mayor

4 GB
( Depende
de la
cantidad
de Trabajo
puede ser
mayor

8 GB

8 GB o
superior

8GB o
Superior

Teclado

Incluido

Incluido

Incluido

Incluido

Incluido

Incluido

Mouse

Incluido

Incluido

Incluido

Incluido

Incluido

Incluido

Intel I5 o
similar

I5 o Superior
o similar

I5 o
Superior o
similar

I5 o
Superior o
similar

I7 o
Superior o
similar

I7 o Superior o
similar

15

15

15

17

17

17

NO

SI

SI

NO

SI

NO

NO

NO

NO

SI

NO

SI

Video
Disco Duro
Sistema
operativo

Procesador
Monitor
Requiere
Portabilidad
Procesa Alto
Volumen de
Datos

GARANTA

Debe ser
mayor o
igual a 24
Meses

Debe ser
mayor o igual
a 24 Meses

Debe ser
mayor o
igual a 24
Meses

Debe ser
mayor o
igual a 24
Meses

Debe ser
mayor o
igual a 24
Meses

Debe ser
mayor o igual
a 24 Meses

Casos de negocios para la compra de licenciamiento:

Microsoft tiene dos modalidades de venta de licenciamiento:

Licencias OPEN: esta modalidad de venta es abierta a cualquier tipo de persona ya


sea persona natural o empresa, en la cual puede adquirir en forma unitaria los
software de esta empresa para uno o ms productos.

Licencias Enterprise Agreement: contrato de licenciamiento con un mnimo de 250


equipos licenciados y que incluye actualizaciones de versin por un periodo de 3
aos, esta modalidad de venta es slo para empresas.

Caso 1: Compra Software sin Mantencin en Convenio Marco licencias OPEN


Desea comprar una licencia de software sin acceder a nuevas versiones del producto, para esto no
debe comprar licenciamiento Software Assurance (contrato de pago anual por el cual se puede
acceder a las nuevas versiones del software). Esta implica la compra de un producto de software
en una versin especfica, que no puede ser actualizada a una nueva versin en el futuro, por lo
que debe volver a comprarse si quiere pasar a una nueva versin.
No obstante el comprar software sin mantenimiento le permitir obtener accesos a las
mantenciones de los productos tales como: Services Pack, HotFix, Updates, a travs de los
servicios del proveedor, como por ejemplo, Windows Update.
Este tipo de licenciamiento es recomendado para las instituciones que no realizan actualizaciones
de productos en forma peridica de los softwares adquiridos.
Caso 2: Software con Mantencin en Convenio Marco licencias OPEN
Desea Comprar la licencia del software y tambin la mantencin, que consiste en poder acceder a
nuevas versiones del software y los servicios de Actualizacin (Windows Update). Por ejemplo se
encuentra operativa la licencia de Windows 7 y se desea migrar a Windows 8.
Para poder acceder a nuevas versiones del Sistema Operativo se requiere adquirir el
licenciamiento que corresponde a Software Assurance (contrato de pago anual por el cual se
puede acceder a las nuevas versiones del software), para lo cual Microsoft indica que puede
adquirir estas licencias de manera independiente, slo si el computador tiene menos de 90 das.
En caso contrario es necesario adquirir el upgrade de versin + la licencia de software assurance.
Para este caso es importante tener en cuenta que:

El software assurance en modo de Licenciamiento Open tiene una vigencia de 2 aos.

Usted puede comprar a travs de la tienda electrnica todos los softwares de Microsoft con
la modalidad Software Assurance.

Asegrese en caso que su computador requiera acceder a cualquier servidor (Ejemplo


Exchange), debe tener correctamente licenciado las CAL (Client Access Licence o Licencia


de Acceso a Cliente). Las CAL son licencias que dan derecho a utilizar los servicios que
presta el servidor.
Caso 3: Software Con Mantencin en Convenio Marco licencias Enterprise Agreement
El contrato Enterprise Agreement requiere de una base instalada mnima de 250 equipos y abarca
la totalidad de los computadores que mantiene operativos la institucin que requiera Software
Assurance, dado que el Software Assurance se agrega por defecto a las licencias del Enterprise
Agreement.
Los beneficios del Enterprise Agreement son:
Compra Directa a Microsoft (Ahorro de IVA).
Pago Anualizado del Contrato
Es Importante tener en cuenta que:

Para poder acceder a nuevas versiones del sistema operativo se requiere adquirir el
licenciamiento que corresponde a upgrade (actualizacin) de versin + Software
Assurance.

El software assurance en Enterprise Agreement tiene una vigencia de 3 aos. Y se puede


adquirir dentro del convenio marco bajo el modo de licenciamiento Enterprise Agreement.

Para licenciar el acceso del computador a diferentes servidores se requiere adquirir la


correspondiente CAL (Client Access License). En Enterprise Agreement se requiere la Core
CAL que integra las siguientes CALs: Windows CAL Std, Exchange Std CAL, Sharepoint Std
CAL, Lync Std CAL, System Center Conf Client y Forefront Endpoint Protection (antivirus).

Caso 4: Software Office 365 en Convenio Marco Licencias Enterprise Agreement


Dentro de las licencias Enterprise Agreement del convenio marco, existe el cdigo de servicio en
la nube Office 365, el cual se puede contratar mediante un pago mensual por usuario en tres
modalidades Plan E1, plan E2 y plan E3. Este tipo de licenciamiento permite al usuario acceder va
web a las ltimas versiones de los siguientes softwares:
Office Pro.
Exchange.
Lync.
Sharepoint.
Esta modalidad es ideal cuando la organizacin no posee infraestructura propia o quiere extender
servicios hacia la nube.
Para Mayor Informacin visite la siguiente pgina:
http://office.microsoft.com/es-hn/government/plan-para-el-gobierno-de-microsoft-office-365FX103046199.aspx
2.3.- COTIZACIN DE PRODUCTOS:
Una vez que se encuentran plenamente definidos los productos que se desean adquirir el
encargado de abastecimiento debe seleccionar en la tienda electrnica los equipos que
cumplen con las especificaciones definidas y realizar un cuadro comparativo de los
distintos productos, considerando precios y condiciones comerciales, tales como Garantas de los
productos, plazos de entrega y recargos por despacho.


Para complementar este comparativo de precios el encargado de abastecimiento debe revisar los
precios de mercado considerando las mismas especificaciones tcnicas y condiciones comerciales
como se muestra en la siguiente tabla:

En el ejemplo que se muestra a continuacin, se han tomado las siguientes consideraciones:


1. Estandarizacin de los atributos y caractersticas que identifican la configuracin del
producto.
2. Garanta 24 meses, cuando el equipo cotizado consideraba esta cualidad, se agreg el
valor de la garanta correspondiente a valor de mercado.
3. Cuando el equipo cotizado no consideraba algn componente perifrico, su valor fue
agregado al precio del equipo.
4. El anlisis fue realizado la ltima semana de abril del presente ao.

Atributos

Producto en
catlogo de
Fuente
convenios
marco
DISCO DURO
500 GB
Intel
HD
TARJETA DE VIDEO
Graphics
SISTEMA
Win 7 Pro 64
OPERATIVO
RAM
8 GB
TECLADO
Incluido
MOUSE
Incluido
PROCESADOR
I5-3570
Monitor
17
Garanta
24 meses
Precio IVA Incluido
$ 446.397
Garanta**
Monitor**
Memoria Ram*
TECLADO y Mouse*
Otros Precios
que deben
considerarse

Tabla N1: Ejemplo de Comparacin de Precios:


Para realizar una comparacin eficiente, que le permita tomar la mejor decisin, el encargado de
abastecimiento siempre debe comparar productos de iguales caractersticas.

Despacho

S Cobra

Precio Final Comparable


$ 446.397
*Precios de PC Factory
** Precio Monitor Lenovo 17
***valor garanta en Falabella

Precio en portal
Omnitec
500 GB
Intel
Graphics

Precio en portal
Onak.

500 GB
HD Intel
Graphics

Win 7 Pro 64

Win 7 Pro 64

8 GB
Incluido
Incluido
I5-3570
Sin monitor
24 meses
$ 468.000

4 GB
No incluye
No incluye
I5-3470
Sin monitor
6 meses
454.500
$ 67.485
$ 85.360
$ 21.220
$ 11.990

$ 85.360

HD

No
Cobra
Si Cobra
despacho
$ 553.360
$ 640.555

Para establecer una correcta comparacin, se recomienda que iguale las especificaciones tcnicas
y condiciones comerciales cuando no encuentra un precio para el producto fuera de Mercado
pblico que cuente con las mismas caractersticas tcnicas y condiciones comerciales. Para esto
ello debe adicionar al valor el precio de referencia encontrado para el equipo los costos de igualar
el producto , como se muestra en el ejemplo en donde al precio de consideraron como referencia,
los valores de PC Factory y Falabella para obtener los precios de los componentes que se deben
adicionar al valor del equipo para comparar productos iguales


2.4.- ENVO DE ORDEN DE COMPRA A TRAVS DE LA TIENDA DE CONVENIOS MARCO:
Una vez que se realizaron los pasos anteriores, es decir el encargado de abastecimiento ha
identificado la necesidad, ha definido el producto y realizado la comparacin de precios, el
encargado de abastecimiento debe enviar la OC. Para ello debe tener en consideracin lo
siguiente:

Para adquisiciones menores a UTM 1.000: El encargado de Abastecimiento puede enviar


directamente la Orden de Compra al proveedor, seleccionando la ficha e indicando
claramente cantidad y lugar de entrega.
Para adquisiciones mayores a UTM 1.000: El encargado de Abastecimiento debe realizar un
proceso de Gran Compra a travs del mdulo Grandes Compras disponible en el
escritorio del Comprador. Para ello se debe adjuntar el documento denominado Intencin
de Compra, el cual debe contener como mnimo las especificaciones de los productos o
servicios que se desean contratar, la cantidad de ellos, las condiciones de entrega y los
criterios de evaluacin con los cuales se seleccionar la mejor oferta, de acuerdo a lo que
establece el artculo 14 bis del Reglamento de Compras y la directiva N15.
Una vez seleccionada la oferta ganadora se enva automticamente la Orden de Compra al
proveedor seleccionado.
2.5.- RECEPCIN CONFORME:
Al momento de recepcionar los productos, la persona encargada de esta accin debe registrar la
fecha de recepcin de los bienes y verificar que las cantidades y los productos correspondan a
lo solicitado en la Orden de Compra.
En caso que durante la recepcin de los bienes el encargado detecte que no concuerdan las
cantidades o los productos no se deben recibir estos bienes y deben ser devueltos
inmediatamente al proveedor. El proveedor tiene la obligacin de entregar exactamente lo
que se solicit por tanto debe volver a realizar el envo de forma correcta y completa.
Si el proveedor no cumple con los plazos de entrega, rechaza la OC por algn motivo que no est
considerado en las bases o incumple alguna de las clusulas definida en las bases, la institucin
est facultada a proceder a la aplicacin de multa y/o solicitar a esta Direccin, que aplique las
sanciones correspondientes de acuerdo a lo establecido en las bases de licitacin 2239-4-LP10.

3.- RECOMENDACIONES PARA EL COMPRADOR:


1. El proceso de compra consta de 5 etapas: Identificar Necesidades de la adquisicin,
definicin del o los Productos a adquirir, cotizacin de los productos (dentro y fuera de
CM); envo de la orden de compra por Convenio Marco; recepcin conforme del producto.

2. Una buena definicin de la necesidad le permite al requirente generar ahorros importantes


para la institucin.
3. Al definir el producto debe identificar claramente el tipo de Producto, sus especificaciones
tcnicas y las condiciones comerciales del bien que desea adquirir.
4. Para realizar una comparacin eficiente, el encargado de abastecimiento siempre debe
comparar productos de iguales caractersticas que cumplan con la necesidad de la
Institucin.
5. El proceso de envo de orden de compra depende del monto total de la adquisicin.
6. Si la compra es menor a 1.000 UTM, los encargados de Abastecimiento pueden contactarse
con los proveedores y solicitar ofertas especiales y mejoras en las condiciones comerciales
de la oferta y enviar directamente la OC.
7. Si la compra es mayor a 1.000 UTM los encargados de Abastecimiento deben realizar un
proceso de grandes compras de acuerdo a lo que establece el artculo 14 bis del
Reglamento de Compras y directiva N15
8. El encargado de abastecimiento se debe contactar con el proveedor para corroborar la
recepcin y solicitar la aceptacin de la orden de compra.
9. Con el fin de determinar si el producto fue entregado dentro los plazos de entrega
ofertados o acordados, se entender notificada y aceptada la OC 24 horas posterior a la
fecha y hora de envo.
10. Recuerde que, en caso de incumplimiento del proveedor, su institucin est facultada a
cobrar multa y/o solicitar a esta Direccin que aplique las sanciones correspondientes de
acuerdo a lo estipulado en las bases de licitacin.
11. El encargado de abastecimiento siempre debe informar a la Direccin ChileCompra
respecto de las condiciones ms ventajosas obtenidas fuera de la tienda electrnica
ChileCompra Express indicando claramente el cdigo ID de producto comparado y el
cuadro de comparaciones realizado.