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GESTIN DE PROYECTOS TECNOLGICOS

La gestin de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera
tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance,
el tiempo, y coste definidos.
Es el proceso que va desde la deteccin de necesidades y oportunidades, hasta que el
proyecto se inicie, bien sea a travs de la asignacin de recursos del propio instituto o
la venta-negociacin a un usuario. Incluye la planificacin, organizacin, ejecucin,
seguimiento y control de todas las actividades propuestas para la realizacin del
proyecto.
Gestacin del Proyecto
Inicia con la generacin de una idea, que puede surgir ya sea del reconocimiento de
una nueva oportunidad tcnica, de la deteccin de una necesidad del mercado o del
aparato productivo. Estas necesidades o demandas de tecnologa se pueden clasificar
como demandas explcitas y demandas latentes. Una vez detectada la oportunidad es
necesario disear el nuevo producto, es decir, pensar, imaginar cmo ser. Esta es la
etapa creativa por excelencia, ya que a travs del diseo se crea lo inexistente.
El diseo de un producto supone investigar con que materiales se puede construir, de
qu forma y medidas conviene realizar cada una de las partes que lo componen y
como se integran en el armado del producto, etc. El clculo de los costos forma parte
de esta etapa ya que se puede obligar a hace modificaciones en el diseo.
Organizacin y Gestin (PLANIFICACION)
La realizacin de un proyecto tecnolgico requiere planificar el modo en que se llevara
a cabo, detallando todas las tareas a realizar, su secuencia y el tiempo estimado en el
que se debera realizar. Es preciso designar quienes sern los responsables de cada
uno de las tareas planificadas y prever de qu modo se obtendr el dinero o los
recursos necesarios y como se va a llevar el producto a sus destinatarios (publicidad,
distribucin, comercializacin, etc.).
Ejecucin
Es la etapa en la que se fabrica el producto, en los proyectos con alto grado de
innovacin aparecen problemas como:
Cambios frecuentes en la estimacin de plazos y costes.
Retrasos no solucionables ampliando recursos.
Percepcin de lentitud por parte de la direccin.
Dificultades para el uso de instrumentos de control.
Reuniones frecuentes de revisin
Evaluacin y perfeccionamiento
Supone la revisin de todo el proceso y del producto logrado a los efectos de
perfeccionarlo. Entre el diseo, que anticipa como ser, y el producto terminado suele
haber diferencias. Tambin hay que probar el funcionamiento del producto terminado.
Estos puede deberse a errores en el diseo como a modificaciones que se han
detectado como necesarias durante el mismo proceso de construcciones para
optimizarlo.
El siguiente proceso de la gestin de proyectos tecnolgicos, es la determinacin de
que resultados son susceptibles de proteccin industrial, a travs de una patente o
modelo de utilidad o bien de la tramitacin de derechos de autor o marcas. Muchas
veces en los proyectos de desarrollo tecnolgico, se genera nuevo conocimiento que
puede tener la forma de nuevos resultados de investigacin.
PROYECTO TECNOLOGICO
Es un estudio razonado y completo que comprende una serie de documentos, de
clculos y planos para la concepcin, fabricacin o puesta en funcionamiento de un
producto nuevo o para la mejora de otro ya existente.
Es el resultado de una bsqueda tendiente a solucionar, metdica y racionalmente, un
problema del mundo material (problema tecnolgico).

Tienden a dar solucin a una necesidad planteada, utilizando materiales diversos y

elementos tcnicos, financieros, econmicos y sociales y en los que hay consecuencias
ambientales y para la salud a tener en cuenta.
Una caracterstica diferencial respecto a otro tipo de proyectos es que los resultados a
los que llegan stos, pueden diferenciarse sustancialmente de los objetivos iniciales y
no por ello dejar de ser valiosos, ya que a veces conseguir algo nuevo, distinto del
objetivo previsto, o no conseguir el objetivo es un resultado apropiado para la I+D+I
(Investigacin, desarrollo e innovacin).
Generalidades: El proyecto debe estar alineado con la estrategia de la organizacin. Se
debe especificar el lugar que ocupa en sus prioridades y objetivos.
Se inicia cuando se identifica la motivacin que puede consistir en una oportunidad
tecnolgica, econmica, social, poltica, ecolgica entre otros.
Responsabilidades: Debemos designar un responsable del proyecto. ste ser el
encargado de la administracin general del proyecto, es decir, de vigilar su elaboracin,
controlar su desarrollo, dar seguimiento a las fases y etapas y presentar el plan de
proteccin y explotacin de los resultados que se obtengan.
Control del programa de trabajo: Flujos de comunicacin entre los diferentes
participantes y las medidas de calidad y control que se establezca. Establecer la
frecuencia de revisiones del programa de trabajo y de recopilacin de datos. Establecer
un mecanismo para recopilar y conservar la documentacin.
Gestin de cambios: Especificar y describir el mecanismo que seguir para realizar los
cambios que se estimen necesarios para enfrentar los imprevistos.
Identificacin y gestin de riesgos y puntos crticos: Deben identificar, describir y
evaluar todos los riesgos y puntos crticos, que puedan afectar en forma relevante la
ejecucin del programa de trabajo.
El Resultados del proyecto: La medida del xito del proyecto radica en los beneficios e
impactos que deben ser evaluados de acuerdo a sus objetivos en trminos de mercado,
econmicos, sociales, ambientales, recursos tecnolgicos, entre otros.
CARACTERSTICAS DE UN PROYECTO TECNOLGICO
Emanan de estrategias competitivas de la organizacin.
Se orienta a la obtencin y/o aplicacin de conocimientos, a la obtencin de un
prototipo o a la innovacin de productos, procesos o servicios.
Sus actividades comprenden la asimilacin, investigacin, desarrollo, innovacin y
explotacin de tecnologas.
Presentan un alto grado de incertidumbre y puede derivar en un resultado no
esperado.
Utilizan un control contable propio.
ANLISIS DE FACTIBILIDAD DEL PROYECTO.
El anlisis de factibilidad al menos debe contener los siguientes pasos:
1. Antecedentes
2. Resumen
3. Anlisis del entorno del proyecto
4. Estudio del estado de la tcnica
Solicitudes y patentes concedidas;
Artculos de investigacin y publicaciones;
Tecnologas disponibles;
Productos y servicios disponibles en el mercado; y
Requisitos legales regulatorios y ticos, segn aplique.
5. Programa general de trabajo
6. Determinacin de recursos: Recursos humanos, recursos financieros, recursos
tcnicos, recursos materiales:

7. Aportacin del proyecto tecnolgico

5 FASES ESCENCIALES PARA LA GESTION DE PROYECTOS

1. Anlisis de viabilidad del proyecto: Es la fase primigenia de cualquier proyecto y

su objetivo es analizar si la empresa debe o no embarcarse en dicho proyecto,
pues en ciertas ocasiones la empresa puede tener ms problemas que beneficios a la
hora de realizar un proyecto.
El anlisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:
Creacin del registro de seguimiento en la herramienta de gestin de la empresa.
Anlisis previo del alcance del proyecto.
Anlisis de los riesgos de ejecucin del proyecto.
Anlisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.
Si el anlisis de viabilidad es positivo, es decir, no existen motivos iniciales para no
abordar el proyecto, podemos pasar a la 2 fase del proceso.
2. Planificacin detallada del trabajo a realizar
El objetivo de esta fase es definir con el mximo detalle posible las tareas a realizar y
los recursos necesarios para llevar a buen trmino el proyecto. Un error de clculo en
esta fase puede ser muy daino para la empresa.
Las actividades clave en esta etapa son:
Anlisis del alcance del proyecto.
Realizacin de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.
Definicin del plan de proyecto.
Negociacin del contrato.
Si finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse en un contrato que recoja todos
los trminos del acuerdo.
3. Ejecucin del proyecto
La tercera fase de la gestin de proyectos es donde las empresas despliegan todo su
Know how (conocimiento) y donde menos problemas suelen encontrar.
Las actividades principales de esta etapa son:
Establecimiento del entorno de trabajo.
Asignacin de las tareas planificadas a los recursos disponibles.
Ejecucin de las tareas planificadas.
Gestin de las peticiones de cambio.
De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control del
proyecto que velar por el cumplimiento de la planificacin y la calidad del trabajo
realizado. De manera que se detecten las desviaciones antes de que se conviertan en
un problema para el xito del proyecto.
4. Seguimiento y control del trabajo
Esta etapa, junto a la de planificacin detallada, es una de las ms importantes para
el xito del proyecto, y por desgracia tambin una de las ms denostadas.
En esta fase se realizan esencialmente 4 tipos de actividades:

 Seguimiento de tareas e hitos planificados.

Gestin de entregables (incluido control de la calidad).
Gestin de incidencias.
Generacin de informes de seguimiento.
5. Cierre del proyecto
El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar
que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele
ejecutarse a travs de un checklist o lista de control.
Las tareas clsicas a realizar dentro de esta fase son:
Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el
proyecto (stakeholders).
Realizacin del backup del proyecto.
Anlisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.
Actualizacin de la base de conocimiento con todo lo aprendido.
Y despus qu?
Una vez que la empresa ha definido el procedimiento ms adecuado para la
administracin de sus proyectos (siempre evolucionando hacia la mejora continua), es
cuando debe preocuparse por encontrar la herramienta que mejor se ajuste a su forma
de trabajar. En software libre existen decenas de aplicaciones para administrar
proyectos colaborativos: teambox, redmine, dotproject, todoyou, opengoo,
webcollab, collabtive, fengoffice.
HERRAMIENTAS PARA LA GESTIN DE PROYECTOS TECNOL TECNOLGICOS
Diagrama de barras de un Proyecto
(Grafico De Gantt): Permite identificar la
actividad en que se estar utilizando cada
uno de los recursos y la duracin de esa
utilizacin. Constituye una informacin clave
para la planificacin tecnolgica pues
permite subrayar el logro de los hitos.
Red de actividades o Mtodo del camino
crtico: Es un proceso administrativo de
planeacin, programacin, ejecucin y control de
todas y cada una de las actividades componentes
de un proyecto que debe desarrollarse dentro de
un tiempo crtico y al costo ptimo.
Permite identificar aquellas actividades con las
que puede acortarse el tiempo para la
comercializacin de los resultados del Proyecto.
Diagrama de Flujo: Permite describir la
secuencia de los distintos pasos o etapas y su
interaccin. Esta representacin ayuda a poner el
nfasis en las etapas intermedias para alcanzar los
puntos claves o hitos.

Definir el Alcance y los Objetivos del Proyecto Es primordial entender los objetivos
del proyecto, ya que determinar los objetivos reales ayudar a planificar el proyecto. El
alcance o rea de competencia define los lmites del proyecto: Decidir qu es lo

que est dentro o fuera de los lmites del proyecto determinar la cantidad de trabajo
que se necesitar realizar. Se debe entender quines son los interesados y que es lo
que esperan que se les entregue.
Definir las Tareas: Definir que tareas se esperan del proyecto y documentarlas con
suficiente detalle para que cualquiera de los involucrados pueda llevarla a cabo
correcta y eficientemente.
Planificar el Proyecto: Planificar requiere que el gerente de proyecto decida qu
gente, recursos y presupuestos se requieren para completar el mismo. El equipo del
proyecto debe estar involucrado en la estimacin de la duracin de las actividades,
establecer hitos que indiquen fechas crticas durante el desarrollo del proyecto y
escribirlas en la planificacin. Los accionistas principales deben revisar y dar su
consentimiento al plan.
Comunicacin: La planificacin del proyecto resulta intil si no es comunicada
efectivamente al equipo de proyecto. Cuando no se comparte la planificacin del
proyecto, el grupo de trabajo no sabe cules son las actividades que les corresponde.
Seguimiento y Reporte de Avance del Proyecto: Una vez que el proyecto est en
ejecucin debe ser monitoreado y se compara el progreso actual con el proyectado. Se
debe registrar las variaciones entre lo real y lo proyectado, tanto en lo referente a
costos, como a cronograma y al alcance. Administrando los cambios, el lder de
proyecto puede tomar decisiones sobre si incorporar o no los cambios inmediatamente
o en el futuro, o directamente rechazarlos.
Gestin del Cambio: Los accionistas a menudo cambian de parecer en lo que
respecta a las reas de cada proyecto. A veces cambia el entorno de negocios en medio
del desarrollo, y los supuestos que se hicieron al comenzar no siempre siguen siendo
vlidos. Administrando los cambios, el lder de proyecto puede tomar decisiones sobre
si incorporar o no los cambios inmediatamente o en el futuro, o directamente
rechazarlos.
Gestin del Riesgo: Los riesgos son eventos que pueden afectar negativamente el
proyecto. Los riesgos varan con cada proyecto pero se debe identificar lo antes posible
los riesgos del proyecto en particular. Se debe planificar para evitar los riesgos o, si los
riesgos no pueden ser evitados, para mitigar su impacto en el proyecto en caso de que
efectivamente ocurra. Esto se conoce como gestin del riego (riskmanagement).