Manual de procedimientos para el control de bienes y ventas

dentro del almacn general de una ferretera

German Ivn Torres Velsquez -german.torrescp@gmail.com
Introduccin
La meta propuesta de este manual es contribuir para un mejor
desempeo en la organizacin de la empresa, ya que la informacin
recabada de la misma debe tener una constante actualizacin del
manual con el que se trabaja, para obtener as un excelente desempeo
y mejorar los procedimientos los cuales ayudarn a hacer ms eficiente
las actividades en la empresa.
Nuestro proyecto se enfoca principalmente en las actividades que se
llevan acabo dentro del rea del Departamento de Ventas, ya que en
dicho departamento se realizan procedimientos tales como Ventas al
Contado y Ventas a Crdito.
De antemano le agradecemos a la Ferretera La Segueta, muy en
especial al Departamento de Ventas (Tatiana) por el apoyo que nos
brindaron a lo largo de la realizacin del presente manual de
procedimiento.
Antecedentes
Ferretera la segueta es una empresa con mas de 5 aos que a
evolucionado de forma sustancial pero le urge una restructuracin
Objetivo
Proporcionar una herramienta administrativa que norme las actividades
que realizan las reas involucradas en la recepcin, control, guarda y
custodia cotidiana de los bienes de consumo del Almacn General, para
propiciar un abastecimiento eficiente y racional de las reas solicitantes,
procurando as un mejor aprovechamiento de los bienes de consumo.
ALCANCE
Este manual de procedimientos aplica desde la recepcin de los
materiales de consumo hasta su distribucin y registro.
Polticas

Este manual de procedimientos es obligatorio para la realizacin

de la actividad aqu descrita
Es responsabilidad del rea operativa detectar la necesidad de
modificar este manual cada vez que se requiera, de acuerdo con el
manual de procedimientos de control de documentos

Mantener la existencia de artculos de Bodega y formas impresas

de uso continuo que requieran las reas para el desarrollo de sus
funciones,
Elaborar, actualizar y difundir el catalogo de artculos y de formas
impresas
Verificar la entrada fsica de artculos al almacn General antes de
iniciar el trmite de pago al proveedor.(ALMACENISTA)
Verificar que los artculos sean entregados por los proveedor de
acuerdo con las especificaciones, calidad y fecha de entrega
estipuladas en el pedido.(ALMACENISTA y ADMINISTRADOR)
Registrar correcta y oportunamente las entradas de articulo al
almacn(Compras) .
Recibir, evaluar y autorizar los documento del almacn que con
carcter de urgente presenten tanto la bodega como el mostrador,
con la condicin de que sea solo una vez por mes, y no mas de 5
artculos ( con la restriccin de estar sujeto a la disponibilidad de
vehculo para su atencin).
Verificar que las salida de almacn de artculo de oficina o formas
impresa se efecten de acuerdo al costo promedio de la fecha de
baja, con base al clculo efectuado en el sistema de almacenes
Proporcionar
copia
del
FACTURA
o
REMISION
DE
SALIDA(Responsable de vendedor a almacenista)
Reportar mensualmente a la gerencia de registro e informacin
contable, las entradas, salidas y bajas que procedan de bienes del
consumo del almacn general.
Efectuar las aclaraciones y/o conciliaciones que requiera la
gerencia de registro e informacin contable y, en su caso, efectuar
los ajustes necesarios para evitar partidas no conciliadas.
Suspender la recepcin y abastecimiento de artculos y materiales
durante el levantamiento de inventario y comunicar con
oportunidad la suspensin a todas las reas de la institucin.
Mantener permanentemente actualizadas las tarjetas de control
del almacn general y los movimientos en el sistema del almacn
Mantener resguardados y debidamente controlados en el sistema
de almacn, los movimientos en el sistema de almacn.
Mantener resguardados y debidamente controlados en el sistema
de almacn, los artculos sujetos a devolucin.
Identificar una vez al ao por lo menos, los bienes de consumos
obsoletos o deteriorados, dictaminar su reaprovechamiento o
rehabilitar y tramitar su destino final conforme a las normas
establecidas.
Realizar de acuerdo al programa establecido en coordinacin con
la auditoria general, una vez al ao, el inventario fsico de

existencias de bienes de consumo y comunicar a la gerencia

registro e informacin contable, el resultado es el mismo.
POLITICAS GENERALES
Nombrar un responsable de solicitar, recibir y custodiar
artculos de papelera y formas impresas.
Solicitar mediante "Vale al Almacn, firmado por funciones
nivel Gerente o superior, del 1 al 5 da hbil del mes,
artculos de oficina y formas impresas que requiera.

de
los
de
los

Mtodo de trabajo
Este diagrama presenta de forma general las actividades para elaborar
las actividades para elaborar documentos.