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Informacin general
Una tabla es un objeto de base de datos que utiliza para almacenar datos sobre un tema concreto, como
empleados o productos. Una tabla est formada por registros y campos.
Cada registro contiene datos sobre una instancia del objeto de tabla, como un determinado empleado. Un
registro se denomina tambin comnmente una fila o una instancia.
Cada campo contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como nombre o direccin de correo
electrnico. Un campo se suelen denominar tambin una columna o un atributo.
Un registro consta de los valores de campo, por ejemplo, Contoso, Ltd. o someone@example.com. Un
valor de campo se suelen denominar tambin un hecho.
1. un registro
2. un campo
3. un valor de campo
Una base de datos puede contener muchas tablas, cada almacenar informacin sobre un tema diferente.
Cada tabla puede contener muchos campos de diferentes tipos de datos, como texto, nmeros, fechas e
hipervnculos.
Tipos de datos
Cada campo tiene un tipo de datos. Un tipo de datos indica el tipo de datos que almacena el campo,
como grandes cantidades de texto o archivos adjuntos.
Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero se diferencia de otras propiedades de campo como
sigue:
NOTA Puede crear un nuevo campo en Access introduciendo datos en una nueva columna en la vista Hoja
de datos. Cuando se crea un campo introduciendo datos en la vista Hoja de datos, Access asigna
automticamente un tipo de datos para el campo, en funcin del valor que especifique. Si ningn otro tipo
de datos est implcita en la intervencin del usuario, Access establece el tipo de datos texto. Si es
necesario, puede cambiar el tipo de datos mediante la interfaz Ribbon, parte de la nueva interfaz de
usuario de Microsoft Office Fluent.
Ejemplos de datos automtica escriba deteccin
La siguiente tabla muestra los datos de forma automticos la deteccin del tipo funciona en la vista Hoja
de datos.
Si se escribe:
Diego
Texto
http://www.contoso.com
Hipervnculo
{1}
50.000
50,000.99
Nmero, Double
50000.389
Nmero, Double
12/67
Fecha/Hora
Si se escribe:
31 de diciembre de 2006
Fecha/Hora
10:50:23
Fecha/Hora
10:50 a.m.
Fecha/Hora
17:50
Fecha/Hora
$12,50
Moneda
21,75
Nmero, Double
% 123.00
Nmero, Double
3.46E + 03.
Nmero, Double
Relaciones de tabla
Aunque cada tabla contiene datos sobre un tema diferente, tablas de una base de datos suelen almacenan
datos acerca de los temas que se relacionan entre s. Por ejemplo, podra contener una base de datos:
Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imgenes de cada
artculo.
Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.
Porque los datos acerca de diferentes asuntos se almacenan en tablas independientes, necesita alguna
manera de unir los datos para que se puedan combinar fcilmente datos relacionados de esas tablas
independientes. Para conectarse a los datos almacenados en tablas diferentes, crear relaciones. Una
relacin es una conexin lgica entre dos tablas que especifica los campos que las tablas tienen en
comn.
Claves
Los campos que forman parte de una relacin de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo
general en un campo, pero puede estar compuesta por ms de un campo. Existen dos tipos de claves:
Clave principal
Una tabla puede tener slo una clave principal. Una clave principal consta de
uno o varios campos que identifican inequvocamente cada registro que se almacena en la tabla. A
menudo, hay un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id., un nmero de serie o un
cdigo que sirve como clave principal. Por ejemplo, podra tener una tabla Customers donde cada cliente
tiene un nmero de ID. El campo ID es la clave principal de la tabla Customers. Cuando una clave
principal contiene ms de un campo, normalmente se compone de campos de preexistentes que, juntas,
proporcionan valores nicos. Por ejemplo, podra utilizar una combinacin de apellido, nombre y fecha de
nacimiento como clave principal para una tabla sobre las personas.
Clave externa
Una tabla puede tener tambin una o ms claves externas. Una clave externa
contiene valores que corresponden a los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, podra
tener una tabla de pedidos en el que cada pedido tiene un nmero de ID de cliente que corresponde a un
registro en una tabla de clientes. El campo de ID de cliente es una clave externa de la tabla Orders.
La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relacin de una tabla. La
relacin de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga
que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el
campo de clave principal (identificador).
Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos
correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y, a continuacin, se crea una relacin
entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente
de la tabla Clientes. Siempre que desee ver informacin acerca del cliente de un pedido, usa la relacin
para identificar con qu datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos.
Coherencia
Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla,
Eficacia
Registrar los datos en una sola ubicacin implica el uso de menos espacio en disco.
Adems, las tablas de menor tamao tienden a proporcionar datos ms rpidamente que las de mayor
tamao. Por ltimo, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificar valores nulos (ausencia
de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estar desaprovechando el espacio y
obstaculizando el rendimiento.
Comprensibilidad
SUGERENCIA Planear las tablas con relaciones en mente. Puede utilizar al Asistente para bsquedas
para crear un campo de clave externa, si la tabla que contiene la clave principal correspondiente ya
existe. El Asistente para bsquedas crea la relacin.
Principio de pgina
Antes de empezar
Antes de empezar a crear tablas en Microsoft Office Access 2007, existen algunas diferencias respecto a
versiones anteriores de Access que se deben tener en cuenta.
En versiones
anteriores de Access, se utiliza al Asistente para tablas para crear una tabla rpidamente respondiendo
algunas preguntas. En Office Access 2007, el Asistente para tablas se ha reemplazado por plantillas de
tabla y de campo.
Qu quiere hacer?
2.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos.
3.
Para ir a una ubicacin diferente para guardar la base de datos, haga clic en el icono de carpeta.
4.
3.
En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y, a continuacin,
haga clic enAbrir.
En la pestaa Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.
Principio de seccin
Principio de pgina
Contactos
direcciones de correo electrnico, direcciones URL de pginas Web y archivos adjuntos, como un contrato
de servicio y una foto.
Tareas
Problemas
Tabla de seguimiento de tareas, que incluye un campo para los datos adjuntos.
Tabla de seguimiento de problemas, que incluye un campo de datos adjuntos y un
campo Memo de slo anexar que mantiene un historial de viejos valores de campo.
Eventos
Una tabla para administrar eventos, que incluye un campo Memo de texto
Activos
Una tabla para administrar sus activos de negocios, que incluye dos campos de
2.
En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la que desea crear una
tabla.
3.
NOTA No puede modificar datos en una hoja de clculo de Excel utilizando una tabla vinculada. Como
solucin, importar los datos de origen a una base de datos de Access y, a continuacin, vincule la base de
datos desde Excel. Para obtener ms informacin acerca de la vinculacin en Access desde Excel,
busque en la Ayuda de Excel o, vea los vnculos de la seccin Vea tambin.
2.
En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la que desea crear una
nueva tabla.
3.
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en uno de los orgenes de datos
disponibles.
1.
Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo que aparecen en cada paso.
Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegacin.
SUGERENCIA Tambin puede importar o vincular a una lista de SharePoint mediante un comando de la
ficha crear.
Principio de seccin
Principio de pgina
1.
2.
En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione la base de datos en la que desea crear la nueva tabla
y, a continuacin, haga clic en Abrir.
3.
4.
o
i.
ii.
En el cuadro de dilogo Crear nueva lista, escriba la direccin URL del sitio
de SharePoint donde desee crear la lista.
iii.
iv.
Para abrir la tabla vinculada despus de crearla, active la casilla Abrir la lista
al finalizar (aparece activada de forma predeterminada).
b.
En el cuadro de dilogo Crear nueva lista, escriba la direccin URL del sitio de
SharePoint donde desee crear la lista.
c.
d.
Para abrir la tabla vinculada despus de crearla, active la casilla Abrir la lista al
finalizar (aparece activada de forma predeterminada).
En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, escriba la direccin URL del sitio de
SharePoint que contiene los datos que desea importar.
Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y, a
continuacin, haga clic en Siguiente.
Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuacin, haga
clic enSiguiente.
Active la casilla situada junto a la lista de SharePoint con la cual desea establecer el vnculo.
Principio de seccin
Principio de pgina
A veces, puede que ya tenga los datos que desea utilizar como clave principal. Por ejemplo, puede tener
los nmeros de identificacin existentes para sus empleados. Si crea una tabla para realizar un
seguimiento de la informacin de empleado, puede utilizar el ID de empleado existente como la clave
principal de la tabla. O bien, quizs ID empleado slo es nico en combinacin con la ID de
departamento, que requieren utilizar ambos campos juntos como clave principal. Un buen candidato para
la clave principal tiene las siguientes caractersticas:
2.
En la pestaa Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuacin, haga clic en Vista
Diseo.
3.
En la cuadrcula de diseo, seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave
principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de fila para el campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
4.
Aparecer un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave
principal.
2.
En la pestaa Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuacin, haga clic en Vista
Diseo.
3.
Haga clic en el selector de fila de la clave principal actual. Si la clave principal consta de varios
campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuacin, haga clic en el selector de fila para cada
campo.
4.
El indicador de clave se quita del campo o campos que especific previamente como clave principal.
NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir una clave principal, Access le pedir que cree un
nuevo campo de la clave principal. Si hace clic en S, Access crea un campo ID que utiliza el tipo de
datos Autonumrico para proporcionar un valor nico para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo
Autonumrico, Access lo utiliza como clave principal. Si hace clic en No, Access agrega un campo y no
se ha establecido ninguna clave principal.
Principio de seccin
Principio de pgina
2.
En la pestaa Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuacin, haga clic en Vista
Diseo.
3.
Para
Orientacin
Para
derecha a izquierda.
Descripcin
Vista predeterminada
Regla de validacin
Escribir una expresin que deba ser verdadera al agregar o modificar un registro.
Texto de validacin
Filter
Definir criterios de modo que se muestren nicamente las filas coincidentes en la vista
Hoja de datos.
Ordenar por
Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de datos y, en caso
afirmativo, qu tabla o consulta va a proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos.
Vincular campos
secundarios
Indicar los campos de la tabla o consulta usados para la hoja secundaria de datos que
coinciden con la propiedad Vincular campos principales especificada para la tabla.
Para
Vincular campos
principales
Indicar los campos de la tabla que coinciden con la propiedad Vincular campos
secundarios especificada para la tabla.
Filtrar al cargar
SUGERENCIA Para disponer de ms espacio con el fin de especificar o modificar una configuracin en
el cuadro de propiedad, presione MAYS+F2 para que se abra el cuadro Zoom. Si va a establecer la
propiedadRegla de validacin en una expresin y le gustara obtener ayuda para crearla, haga clic
en
6.
Principio de seccin
Principio de pgina
un informe, ordenar, buscar o calcular en un elemento de datos, incluya ese elemento solo en un campo.
Para obtener ms informacin acerca del diseo de una base de datos y la creacin de campos, consulte
los vnculos en la seccin Vea tambin.
Despus de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y
comportamiento.
Qu quiere hacer?
Agregar un campo mediante la entrada de datos
Agregar un campo mediante una plantilla de campo
Agregar un campo de una tabla existente
Establecer las propiedades de campo
Establecer propiedades de campo en la Vista Hoja de datos
Abrir una tabla en la vista Hoja de datos
Cambiar el nombre de un campo
Cambiar el tipo de datos de un campo
Cambiar el formato de un campo
Establecer otras propiedades de campo
Establecer propiedades de campo en la vista Diseo
Abrir una tabla en la vista Diseo
Cambiar el tipo de datos de un campo
Establecer otras propiedades de campo
Cuando crea una nueva tabla o abre una tabla existente en la vista Hoja de datos, puede agregar un
campo a la tabla mediante la entrada de datos en la columna Agregar nuevo campo de la hoja de datos.
tabla.
2.
En la columna Agregar nuevo campo, escriba el nombre del campo que desea crear.
Utilice un nombre descriptivo para que el campo ser ms fcil de identificar.
3.
2.
En la ficha Inicio, en el grupo vistas, haga clic en Ver y, a continuacin, haga clic en Vista
Hoja de datos.
En la ficha hoja de datos, en el grupo campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.
3.
1.
2.
En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos que se desea trabajar con.
3.
En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo
existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
4.
En la ficha hoja de datos, en el grupo campos y columnas, haga clic en Agregar campos
existentes.
1.
Haga clic en el signo ms (+) junto a una tabla en el panel Lista de campos para mostrar la lista
de campos de esa tabla.
2.
Seleccione el campo que desee y arrstrelo a la tabla donde desea insertar la nueva columna.
3.
para bsquedas, se crea automticamente una nueva relacin uno a varios entre la tabla en el panel Lista
de campos y la tabla que ha abierto.
En la seccin Vea tambin, encontrar vnculos para obtener ms informacin acerca del Asistente para
bsquedas.
Principio de seccin
Principio de pgina
Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista Hoja de
datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe usar la
vista Diseo.
2.
Haga clic con el botn secundario en el encabezado del campo cuyo nombre desee cambiar (por
ejemplo, Campo1).
2.
3.
reconoce esos datos como una fecha y establece el tipo de datos para el campo en Fecha/Hora. Si Access
no puede determinar definitivamente el tipo de datos, se establece en Texto de forma predeterminada.
El tipo de datos del campo determina qu otras propiedades de campo se pueden establecer. Por ejemplo,
puede establecer solamente la propiedad Solo anexar para un campo que tiene el tipo de datos
Hipervnculo o el tipo de datos Memo.
Es posible que en algunos casos desee cambiar el tipo de datos de un campo manualmente. Por ejemplo,
supongamos que tiene nmeros de salas similares a fechas, como 10/2001. Si escribe 10/2001 en un
nuevo campo en la vista Hoja de datos, la caracterstica de deteccin automtica de tipo de datos
selecciona el tipo de datos Fecha y hora para el campo. Como los nmeros de salas son etiquetas y no
fechas, deben usar el tipo de datos Texto. Para cambiar el tipo de datos de un campo, siga el
procedimiento que se indica continuacin.
1.
2.
En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione el tipo de datos que
desee.
Tipo de datos
Tamao
Texto
Caracteres alfanumricos
Memo
Tipo de datos
Nmero
Tamao
Fecha/Hora
Fechas y horas.
8 bytes.
Moneda
Valores monetarios.
8 bytes.
Autonumeracin
Tipo de datos
Tamao
S/No
Objeto OLE
Hasta 1 gigabyte.
Datos adjuntos
Hipervnculo
Hipervnculos
Se utiliza para almacenar hipervnculos y proporcionar
acceso con un solo clic a pginas Web mediante una
direccin URL (localizador uniforme de recursos) o
archivos a travs de un nombre en formato UNC
(convencin de nomenclatura universal). Tambin puede
vincular a los objetos de Access almacenados en una base
de datos.
Asistente para
bsquedas
Tipo de datos
Tamao
almacenar el valor.
cuando se crea un campo de texto o nmero. Por ejemplo, si piensa almacenar cdigos postales de una
longitud predecible, especifique esa longitud como el tamao del campo. Puede especificar el tamao del
campo estableciendo un valor en el cuadro de la propiedad TamaoDelCampo (FieldSize). Para obtener
ms informacin, consulte la seccin, establecer otras propiedades de campo.
Para nmeros de telfono, nmeros de pieza y otros nmeros que no se van a utilizar en
clculos matemticos, debe seleccionar el tipo de datos texto en lugar del tipo de datos nmero. Un valor
numrico que se almacena como texto puede ordenar y filtrar de forma ms lgica.
2.
En la lista Formato, en el grupo Formato y tipo de datos, especifique el formato que desee.
NOTA Es posible que la lista Formato no est disponible para algunos campos (por ejemplo, Texto)
En la vista Hoja de datos, haga clic en el campo para el que desea establecer la propiedad.
En la pestaa Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione las propiedades
que desee.
Principio de seccin
Principio de pgina
2.
En la cuadrcula de diseo de tabla, busque el campo para el que desea establecer el tipo de
datos.
2.
Tipo de datos
Tamao
Texto
Caracteres alfanumricos
Tipo de datos
Tamao
Memo
Nmero
Fecha/Hora
Fechas y horas.
8 bytes.
Moneda
Valores monetarios.
8 bytes.
Autonumeracin
Tipo de datos
Tamao
S/No
Objeto OLE
Hasta 1 gigabyte.
Datos adjuntos
Hipervnculo
Hipervnculos
Se utiliza para almacenar hipervnculos y proporcionar
acceso con un solo clic a pginas Web mediante una
direccin URL (localizador uniforme de recursos) o
archivos a travs de un nombre en formato UNC
(convencin de nomenclatura universal). Tambin puede
vincular a los objetos de Access almacenados en una base
de datos.
Tipo de datos
Tamao
Asistente para
bsquedas
clculos matemticos, debe seleccionar el tipo de datos texto en lugar del tipo de datos nmero. Un valor
numrico que se almacena como texto puede ordenar y filtrar de forma ms lgica, pero no puede
utilizarse fcilmente en los clculos.
Para los tipos de datos texto y nmero, puede especificar el tipo de datos o tamao de
En la cuadrcula de diseo, seleccione el campo para el que desea establecer las propiedades.
Access muestra las propiedades de este campo en el panel Propiedades del campo.
NOTA El tipo de datos del campo determina las propiedades que puede establecer.
2.
En el panel Propiedades del campo, especifique la configuracin que desee para cada
propiedad, o presione F6 y, a continuacin, utilice las teclas de direccin para seleccionar una propiedad.
Qu propiedades de campo estn disponibles?
NOTA No todas las propiedades estn disponibles para todos los campos. Tipo de datos del campo
Propiedad de
campo
Descripcin
Tamao del
campo
Establecer el tamao mximo para los datos almacenados como tipo de datos texto, nmero o
Autonumrico.
SUGERENCIA Para un mejor rendimiento, especifique siempre el ms pequeo
Formato
Posiciones
decimales
Nuevos valores
mscara de entrada
Mostrar caracteres que ayudan a guiar la entrada de datos. Para obtener ms informacin acerca
de cmo crear y utilizar una mscara de entrada, vea la seccin Vea tambin.
Leyenda
Establecer el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de los formularios,
informes y consultas.
valor
predeterminado
Regla de validacin
Proporcionar una expresin que debe ser verdadera cuando se agregue o cambie el valor de este
campo.
Propiedad de
campo
Descripcin
Texto de validacin
Obligatorio
Permitir longitud
cero
Indizado
Acelerar el acceso a los datos de este campo mediante la creacin y uso de un ndice.
Compresin
Unicode
Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se almacena una pequea cantidad de
texto (< 4.096 caracteres).
Modo IME
Modo de
oraciones IME
Etiquetas
inteligentes
Slo anexar
Realizar un seguimiento del historial de los valores de campo (estableciendo su valor enS ).
Formato de texto
Elija el valor la propiedad Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y permitir
formato enriquecido. Elija el valor de la propiedad texto sin formato para almacenar slo texto
Propiedad de
campo
Descripcin
sin formato.
Alinear texto
3.
2.
Si se guarda la tabla por primera vez, escriba un nombre para la tabla y, a continuacin, haga
clic en Aceptar.