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CAPITULO I
PARMETROS
PARAMETROS GENERALES
En Parmetros Generales se definen por nica vez distintos factores que utilizaremos en las
operaciones y registro de datos en el sistema, en forma muy sencilla para los
usuarios.
Los parmetros del sistema, se los puede encontrar en todos los mdulos en el men
principal.
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IVA
Se ingresa los porcentajes del Impuesto al Valor Agregado asociado a un cdigo.
Utilice el ratn botn derecho, para agregar un nuevo valor.
Ejemplo:
Los cdigos del porcentaje del IVA pueden enlazarse con una cuenta contable.
UNIDADES
Se definen las unidades que la empresa utiliza en la compra/venta de los artculos.
Ejemplo:
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MONEDAS
Se ingresan los distintos tipos de moneda que utilizaremos en nuestras
transacciones.
Ejemplo:
CENTRO DE COSTOS
Se definen los departamentos, secciones, reas por la que asociaremos nuestros
centros de costos.
Ejemplo:
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COTIZACIONES
Ingresamos las cotizaciones diarias de las divisas extranjeras con respecto al dlar.
Ejemplo:
BANCOS
Definimos todos los Bancos que utilizaremos en nuestras operaciones contables.
Ejemplo:
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TARJETAS DE CRDITO
Definimos todas las tarjetas de crdito que utiliza nuestra empresa en sus
transacciones.
Ejemplo:
TIPOS DE DOCUMENTOS
Se definen los distintos tipos documentos que utilizamos en nuestras transacciones.
Ejemplo:
TIPOS DE TRANSACCIONES
Son los distintos documentos que utilizamos en nuestras transacciones
Keops Software de Negocios
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CAPITULO 2
ADMINISTRACION Y ACCESOS
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Primero
Defina el Cdigo de la empresa, para facilidad ser numrico. Escriba el Ao del
periodo contable, el Nombre o razn social de la empresa y el nmero del RUC
registro nico de contribuyentes, todos estos en sus respectivos campos.
Segundo
Escribir los datos de ubicacin de la empresa como, Direccin, Provincia, Ciudad,
Telfono, Fax, y en especial los Das de Duracin de la Clave que servirn para dar
acceso al sistema, esta por lo general es de 365.
Tercero
Periodo ingrese la fecha inicial y fecha final del periodo contable.
Mascara contable es la secuencia del cdigo que utilizaremos en nuestro plan de
cuentas.
Ejemplo:
X.XX.XXX.XX.XXX
1.
1.01.
1.01.001.
1.01.001.01.
1.01.001.01.001
mascara contable
x.xx.xxx.xx.xxx
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CREAR USUARIOS
En la creacin de usuarios se registran todas las personas de la empresa que tienen
acceso al sistema y es en esta parte donde se especifica los permisos y las claves de
los usuarios.
Definir Usuario
Primero
Escriba el nombre de Usuario el mismo que por lo general se refiere al
cargo que ocupa el usuario o cualquier otro.
En el caso de la empresa se tomo el apellido y la inicial del primer nombre de
cada usuario.
Ejemplo:
Segundo
Ingrese la Clave que vaya a utilizar el usuario, hasta un mximo de 10 caracteres,
la misma que tendr que recordar siempre para poder tener acceso al Sistema.
Ingrese otra vez la clave en Verificar Clave, como medida de seguridad.
Tercero
Escriba la Fecha de Caducidad o la fecha que deseamos que termine el acceso de
nuestra clave, esta informacin no es obligatoria.
Cuarto
Seleccione el tipo de Acceso que tendr nuestra clave esta puede ser:
Total acceso a todos los mdulos del sistema.
Parcial acceso a determinados mdulos y partes de los mdulos. Quinto
Si el usuario que estamos creando es un usuario de punto de venta (vendedor),
tenemos que asignar Documento de Venta, Centro de Costo, Bodega y se debe
especificar Vendedor debemos tambin especificar en la ficha de cada usuario si
este es un usuario de punto de venta.
DEFINIR ACCESOS
Si un usuario tiene acceso a total, quiere decir que no tiene restricciones para el
ingreso al sistema tiene acceso a todos los mdulos y todas las opciones de los
mdulos.
Para definir los accesos de un usuario que tiene acceso parcial se debe hacer lo
siguiente en la misma ventana de usuario:
Primero:
Seleccione primero los mdulos a los que daremos acceso a nuestros usuarios
dependiendo del perfil de cada uno de ellos o el cargo que ocupe en la empresa.
Ejemplo:
Segundo:
Se habilita a las tareas simplemente dando clic en las que se desea asignar, quedaran
marcadas y estarn habilitadas.
De esta manera se dan o quitan accesos a los usuarios del sistema.
DIARIO INICIAL
AUDITAR TRANSACCIONES
CONSULTAR BASE DE DATOS
CAPITULO 3
CUENTAS POR PAGAR
Cuarto
Registramos el precio de compra de nuestros productos en el campo de
Costo.
Ingresamos el descuento en el caso que hubiera descuento para el
producto si no hay ningn descuento no modificamos este campo.
FORMA DE PAGO
PRIMERO
Definimos la forma en que vamos a cancelar la factura de
compra, pudiendo ser al contado o a crdito.
SEGUNDO
En la factura a crdito, se debe indicar el nmero de pagos en el
campo N de pagos, el plazo o el tiempo que nuestro proveedor
nos otorga entre pago y pago, en el campo Plazo entre pagos.
CAPITULO 4
CUENTAS POR COBRAR /
CLIENTES
GESTIONES
Para empezar con las operaciones de punto de venta se debe tener en cuenta
que en el sistema deben estar ingresados los siguientes datos:
CLIENTES
Se definen todas las personas o empresas a las que entregamos nuestros
productos o servicios.
Para el ingreso de clientes tenemos dos opciones para los clientes que son a
crdito y el ingreso de los clientes de punto de venta.
Si el cliente es a crdito, primero deber cumplir los requisitos que la empresa
necesita para ingresar en el sistema. Y este cliente lo deber ingresar el jefe
del local o el departamento de tesorera desde la matriz.
El ingreso de un cliente a crdito se lo deber hacer desde la opcin de
Gestin de Clientes, Al seleccionar esta opcin se le abrir la siguiente
ventana.
El cdigo del cliente ser el nmero de Cdula o RUC del cliente, que saldr
automticamente al ingresar el campo de Ruc/C.I.
Ingresar el nombre del cliente y los datos ms importantes del cliente como
son:
- Nombre
- El grupo al que pertenece
- Direccin
- Telfono
- Contacto
- Lista de precios
- Forma de pago
Forma de Pago: La forma de pago es la manera como el cliente cancelar sus
facturas y dependiendo de esta es como se elegir la lista de precios
Si un cliente es contribuyente especial y no paga IVA, es en esta ventana
donde se desactivar la opcin de I.V.A.
Cuando tenga todos los datos ingresados correctamente, puede grabar los
datos en el icono para grabar, si no hay ningn problema el sistema le informa
en la parte inferior izquierda que los datos han sido grabados correctamente.
En esta ventana se ingresa los clientes para punto de venta, el cdigo del
cliente es el Ruc/CI del cliente, ingresar el nombre del cliente, la direccin el
telfono la forma de pago para el cliente de punto de venta podr ser solo en
efectivo o en tarjeta y se podr tomar el precio 1 o 3 segn la forma de pago.
Despus de ingresar todos los datos correctamente puede grabar la
informacin del cliente.
Eliminar un Cliente
Se podr eliminar el cliente siempre y cuando no se haya hecho ninguna
transaccin con ese cliente.
El procedimiento para eliminar un cliente es el siguiente:
a. Ingresar en el men principal, al men Gestin de Clientes
b. Del men que se encuentra a la izquierda seleccionar el icono de
bsqueda
.
c. Le aparecer la ventana de bsqueda, donde podr seleccionar el
cliente que desea eliminar, una vez seleccionado el cliente dar clic en el
botn aceptar.
d. Los datos del cliente se mostrarn en la ficha de cliente, para eliminar
el registro del cliente, se debe dar clic en el icono de eliminacin que
se encuentra en la barra de herramientas de la parte izquierda.
e. Si no existe ninguna transaccin relacionada con el cliente, el sistema
lo eliminar correctamente, de lo contrario el sistema le informar de
esto y no le dejar eliminar
Modificar un cliente:
Si el usuario desea cambiar algn dato de un cliente que ya esta registrado en
el sistema, debe hacer lo siguiente:
a. Ingresar en el men principal, al men Gestiones de Clientes.
b. Del men que se encuentra a la izquierda seleccionar el icono de
bsqueda
.
c. Le aparecer la ventana de bsqueda, donde podr seleccionar el
cliente que desea eliminar, una vez seleccionado el cliente dar clic en el
botn aceptar.
d. Cambiar los datos del cliente y guardar los cambios
Pulsar la tecla enter o dar clic sobre el botn Aceptar, para que se
cargue los datos en la factura.
Los datos de cajero y bodega salen automticamente.
b)
N de retencin
Base imponible
Total de retenciones
4. Una vez hecha la retencin, se puede proceder con la forma
de pago.
ii)
Pulse el botn
donde se podr ingresar los cheques con
los que la factura va a ser cancelada.
iii)
Can
celar
la
Una vez llenos estos datos deber ingresar al botn de cuentas por
cobrar y se le mostrar la siguiente ventana:
Concepto, nmero
de couta
Fechas de cobro
botn
-
PROCESO DEVOLUCION
El proceso de devolucin, se lo hace para generar una Nota de Crdito, cuando
el cliente hace una devolucin o cambio de mercadera.
Para hacer una devolucin en el sistema Keops debe hacer lo siguiente:
1. Solicitar al cliente el documento original (Nota de Venta o Factura), para
hacer el proceso de devolucin
2. En el sistema ingresar al Mdulo de Cuentas por Cobrar/Clientes,
seleccionar en Gestiones la opcin Devoluciones.
3. Se le presentar la ventana de devoluciones
a) Abono/Cancelaciones
Un Abono/Cancelaciones se hace cuando un cliente paga una parte o la totalidad de la
cuenta por cobrar (Factura a crdito).
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7.
Seleccionar la factura o cuota que el cliente va a cancelar,
seleccionando en el recuadro a la derecha del detalle de la factura o la
cuota.
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9.
Si todos los datos estn correctos, entonces grabamos los
datos y la cancelacin se ejecuta.
Se puede hacer varios pagos en un mismo comprobante de cobro, de la siguiente
manera:
- En la ventana de cuentas por cobrar, seleccionar las facturas para hacer las
cancelaciones de la siguiente manera, como se muestra en la siguiente
ventana:
Dar clic en el botn aceptar, todos las facturas seleccionadas aparecern, para
ser canceladas. De la siguiente manera.
b) Anticipos
Anticipos se hace cuando el cliente, va a cancelar una parte del valor adeudado, esto
se hace de la siguiente manera:
1. Seleccionar el tipo de Cancelacin Anticipos
2. Ingresar el Nmero de recibo de cobro.
3. Verificar la fecha del anticipo
4. Ingresar el cliente para el que se va a ser el anticipo
5. En el detalle de los cobros, dar clic derecho y seleccionar la opcin Insertar
Registro.
c) Retenciones
La opcin de retenciones, sirve para hacer las retenciones de facturas a crdito que no
se ha hecho la retencin al momento de generar la factura.
1. Seleccionar en el tipo Retenciones
2. Ingresar el nmero de recibo de cobro.
3. Verificar la fecha que se esta haciendo la retencin
4. Ingresar el cliente al que se le va a generar la retencin
5. Seleccionar la factura a la que se le va hacer la retencin, pulsando el botn
de Cuentas por Cobrar.
6. Le aparecer la ventana, donde puede seleccionar la retencin que se va
aplicar.
7. Puede ingresar cobros de varias retenciones en un mismo recibo de cobro.
Control de Inventarios
Cuentas por pagar /Proveedores
En el sistema Keops se repite la misma barra de herramientas en todos los mdulos, las
opciones o procesos de cada men varia en relacin al mdulo.
Encabezado
Men principal
Accesos rpidos
Cancelar los cambios.- Deja sin efecto los cambios que se han hecho en un
procedimiento
Eliminar.- Borra un registro existente en el sistema.
MODULO 5
TABLAS DE Keops
ALMACENES:
Esta opcin permite al usuario ingresar las bodegas con las que cuenta la empresa, de
esta forma los accesorios que entran y salen constaran en la bodega correspondiente.
QUE ES ESTO???
TRANSPORTISTAS
Nos permite ingresar transportistas con los que cuenta la empresa.
En esta pantalla con solo dar clic derecho y luego insertar registro nos saldr un regln en
blanco, mismo que llevara los datos del conductor o empresa de transporte.
GRUPO DE CLIENTES
Se definen los grupos de clientes, agrupndolos por caractersticas en comn
que tengan nuestros clientes por ejemplo:
Clientes de Ferretera, Clientes de Cerrajera, etc.
Para ingresar los grupos de clientes siga los siguientes pasos:
Seleccione Grupo de clientes, la ventana que le aparecer es donde se
ingresar los grupos.
GRUPO DE PROVEEDORES
Se definen todos los grupos de: empresas o personas de acuerdo a las clases
de productos o servicios que entregan a nuestra empresa.
Primero
Defina el cdigo de grupo de nuestros proveedores.
Segundo
Escriba el nombre de grupo de nuestro proveedor.
Tercero
Seleccione el cdigo de la cuenta contable ( plan de cuentas) asociada a
proveedores.
Cuarto
Las pestaas de Cuentas de Impuesto y Cuentas de Descuento no se utilizan
Quinto
Grabar y salir
REGISTRO DE IMPORTACIONES
TIPO DE COMPROBANTE
Aqu podemos ingresar los tipos de comprobantes con los que la empresa trabajara.
Dando clic derecho y dando clic en insertar registro se podrn crear los diferentes tipos de
comprobante.
VENDEDORES/ COBRADORES
Definimos a los vendedores o cobradores que tenga la empresa, escribimos
un cdigo y el nombre del vendedor o cobrador.
Ingreso de Vendedores
Para ingresar vendedores, debe hacer lo siguiente:
a. Ingresar en el men principal, seleccionar
Keops y seleccionar la opcin Vendedores.
el
men
Tablas
b.
MODULO 6
INVENTARIOS
INGRESOS DE BODEGA
EGRESO DE BODEGA
Este informe presenta a cada artculo con el cdigo y la existencia total, el costo y el
costo total del inventario.
Si desea sacar un reporte de una bodega especfica, o si el reporte lo necesita a una
fecha en especial o si lo que necesita es de un rango de productos, lo que debe hacer es
llenar los filtros que se le presentan en la ventana.
En este caso el reporte que se desea es de la bodega del Centro de la Clase Cerrajera
2000 y Sub Clase Electrodos 2400 y el informe que se obtiene es el siguiente:
CLASES DE ARTICULOS
Aqu se puede ingresar las clases de artculos, dando clic derecho e insertar registro, se
ingresara el cdigo, el nombre del artculo.
Si el articulo tiene una sub clase, se dar clic en el artculo con sub clases y posteriormente
en sub clase para ingresar con clic derecho e insertar registro la sub clase del artculoy por
ultimo
y salir.