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MAPA DE PROCESOS
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MODELO DE GESTIN POR
PROCESOS
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Pg.
PRESENTACIN
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. MARCO LEGAL
4. RESPONSABILIDADES
5. DEFINICIONES
6. CONDICIONES GENERALES
7. PROCEDIMIENTO
8. FLUJOGRAMA
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
10. HISTORIAL DE CAMBIOS
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MODELO DE GESTIN POR
PROCESOS
1.
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OBJETIVO
2.
ALCANCE
El mapa de procesos aplica para todas las dependencias del nivel central de la
Administracin Municipal y comprende la descripcin del Modelo de Gestin por
Procesos, entindase esta con la relacin e integralidad del Modelo Estndar de
Control Interno MECI 1000:2005 y la Norma Tcnica de Calidad de la Gestin
Pblica NTCGP 1000:2009.
3.
MARCO LEGAL
Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones
Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la
Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios
Decreto 1599 de 2005 Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control
Interno para el Estado Colombiano
4.
RESPONSABILIDADES
4.7. Alta Direccin: La alta Direccin, representada por el Alcalde Municipal, los
Jefes de Oficina y Secretarios deben liderar la ejecucin de los procesos que les
corresponde y hacer cumplir los subprocesos, procedimientos y mtodos de
trabajo que se definan.
4.1. Secretara de Planeacin y Ordenamiento Territorial: Es la dependencia
encargada de liderar el establecimiento de los procesos, subprocesos,
procedimientos y mtodos de trabajo que se deben desarrollar en la
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5.
DEFINICIONES
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5.7.
5.8.
5.9.
5.11 Satisfaccin del cliente: Percepcin del cliente sobre el grado en que se
han cumplido sus requisitos.
NOTA 1 Las quejas de los clientes son un indicador habitual de una baja
satisfaccin del cliente, pero la ausencia de estas no implica necesariamente una
elevada satisfaccin del cliente.
NOTA 2 Incluso cuando los requisitos del cliente se han acordado con l mismo y
stos han sido cumplidos, esto no asegura, necesariamente, una elevada
satisfaccin de su parte.
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6.
CONDICIONES GENERALES
.
DEL
MODELO
Luis Fernando Agudelo Tobn y Jorge Escobar Bolvar. Gestin por Procesos. ISBN 978-958-9383-72-8 .
Cuarta Edicin: Octubre de 2007. Pg. 54 y 55.
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Empresa
Tradicional
Por Procesos
Eje Central
Funcin ( Tarea)
Proceso
Unidad de Trabajo
Departamentos
Equipos de Trabajo
Descripcin de Tareas
Mediciones
Manual de Funciones
Manual de Competencias
Puntuales, locales
De resultado, globales
Incentivo Individual
Incentivo Grupal
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Enfocado
Al Jefe
Al cliente
Remuneracin
Basada en la actividad
Basada en resultados
Supervisor
Instructor
Figura Clave
Ejecutivo Funcional
Cultura
Conflictiva
Participativa
Buscar culpable
Ayudar a hacer.
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ser asumidos por la Alta Direccin, si se aspira que la metodologa sea aplicada
con el mayor rigor y sea realmente eficaz dentro de la aspiracin de implementar
el sistema integrado MECI 1000:2005 y NTCGP 1000:2009.
Entre los mltiples beneficios que se obtendrn a partir de la implementacin del
modelo de gestin por procesos, se identifican los siguientes:
Las Secretarias y Oficinas identificarn con claridad cules son los procesos de
los cuales son dueas y cual su papel en aquellos de naturaleza transversal.
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Acceder a los beneficios de la implementacin del modelo, supone unos retos que
la Alcalda deber superar y que conllevan consigo una profunda transformacin
de la arquitectura organizacional y de la cultura en los servidores pblicos. Entre
los principales, se citan los siguientes:
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Tomado del documento ISO/TC 176/SC 2/N 544R2 de Diciembre de 2003. Documentos de soporte e
introduccin a la ISO 9000: Gua sobre el concepto y uso del enfoque basado en procesos para los sistemas
de gestin.
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Direccionamiento Estratgico
Gestin de la Comunicacin
Gestin Cooperacin Nacional e Internacional
Gestin de Recaudo de Impuestos y Sistema General de Participaciones
(SGP)
DE
REALIZACIN
DEL
Dada la complejidad de los asuntos que se manejan en la Alcaldia Municipal se evidencia la presencia de
macroprocesos que en sntesis corresponde a un conjunto de procesos. Los Procesos pueden estar
conformados por subprocesos y/o procedimientos.
4
Tomados de la Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009
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Salud
Educacin y Cultura
Inclusin Social
Desarrollo Econmico
Vivienda
Servicios Pblicos
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Apoyo a la Justicia
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Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son
necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de medicin, anlisis y
mejora.
Gestin Financiera
Gestin de Contratacin
Gestin Administrativa
Gestin de la Informacin
Gestin Jurdica
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MACROPROCESO
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS
FORMATOS/MTODOS DE TRABAJO
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7.3. DOCUMENTACIN
La documentacin es importante porque conserva el conocimiento de la
organizacin y permite asegurar que no se cambie o se pierda. Por otra parte
permite estandarizar lo que se hace y que se cumpla con las normas legales
vigentes que regulan los procesos.
MANUAL DE
CALIDAD
MACROPROCESOS,
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DEL
S. INTEGRADO
INSTRUCCIONES D E
TRABAJO Y OTROS
DOCUMENTOS PARA EL
S. INTEGRADO
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Nota: Los formatos pueden estar presentes en los diferentes niveles de la organizacin.
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO
GESTIN DE LA
COMUNICACIN
GESTIN
COOPERACIN
NACIONAL E
INTERNACIONAL
GESTIN DE
RECAUDO DE
IMPUESTOS Y SGP
NECESIDADES Y
EXPECTATIVAS
DE LA
COMUNIDAD (Y
OTRAS PARTES
INTERESADAS)
GESTIN INTEGRAL
DEL TERRITORIO
SEGURIDAD, JUSTICIA Y
CONVIVENCIA CIUDADANA
PARTICIPACIN Y
PROMOCIN SOCIAL
SATISFACCIN
NECESIDADES Y
EXPECTATIVAS
DE LA
COMUNIDAD ( Y
OTRAS PARTES
INTERESADAS)
GESTIN DE
TALENTO
HUMANO
GESTIN
FINANCIERA
GESTIN
CONTRATACIN
GESTIN
ADMINISTRATIVA
GESTIN
INFORMACIN
GESTIN
JURIDICA
GESTIN DE LA
EVALUACIN Y EL
MEJORAMIENTO
PROCESOS DE EVALUACIN
GESTIN DE CONTROL
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7.5. CODIFICACIN
Para efectos de organizacin y para los Sistemas de Informacin de la Alcalda
Municipal de Soacha, se adoptar el siguiente sistema de codificacin, basado en
un esquema numrico para facilitar las bsquedas en las bases de datos de la
Alcalda Municipal:
NIVEL: Se utilizar un digito de la siguiente manera:
1: Para informacin que corresponde al nivel central de la administracin.
2: Para informacin que corresponda a una entidad descentralizada.
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CDIGO
1 1 01 3 1 03 F 01
SIGNIFICADO
Nivel
Tipo de Proceso
No consecutivo macroproceso
No consecutivo proceso
No consecutivo subproceso
No conscutivo procedimiento
No consecutivo de formatos y Guias de trabajo
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Cdigo:
PROCESO:
Fecha de aprobacin:
Versin:
Lder:
PROVEEDOR
ENTRADA
ACTIVIDADES
SALIDA
CLIENTE
V
A
INDICADORES
TIPO
REQUISITOS
FORMULA
LEGALES:
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Documentos
Registros
DE LA ORGANIZACIN:
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9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Versin
Descripcin
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