SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

PROCEDIMIENTO AUTORIZACION Y REGISTRO DE LOS PROGRAMAS
DE FORMACIN EJECUTADOS POR EMPRESAS

Versin: 01
Fecha: 23/09/2013
Cdigo: P008-GFPI

PROCESO: Formacin Profesional Integral

PROCEDIMIENTO: Autorizacin y registro de los programas de formacin ejecutado por Empresas
Objetivo: Establecer los lineamientos para que las Direcciones Regionales del SENA puedan a utorizar los programas de formacin
ejecutados directamente por las empresas que desean formar sus propios aprendices y registrar los programas de las empresas en el Sistema de
Gestin Virtual de Aprendices (SGVA).

Responsable: Director de Formacin Profesional en

Alcance: Este procedimiento inicia con la solicitud de la empresa interesada en realizar

conjunto con los Directores Regionales, Subdirectores de

Centro y Coordinador Misional Regional, Direccin de
Relaciones Corporativas.

programas de formacin, ante la Direccin Regional del SENA que corresponda segn
ubicacin principal de la empresa; contina con la revisin y verificacin de la
informacin y condiciones requeridas, tanto para la empresa como para al programa
de formacin, segn normatividad vigente. La autorizacin de programas termina con
la verificacin anual del cumplimiento de las condiciones por parte de las empresas
para los aos restantes, de acuerdo con la normativiad vigente y el Registro de
programas de empresas termina con la inscripcin del mismo en el Sistema de Gestin
Virtual de Aprendices. Este procedimiento aplica en Direccin General-Direccin de
Formacin Profesional Direccin de Relaciones Corporativas, Regionales y Centros de
Formacin.

Generalidades
Definiciones y Trminos:
Autorizacin: Es el proceso mediante el cual el SENA evala, autoriza y registra programas ofrecidos por empresas que formen directamente a sus
aprendices.

Registro: Es el proceso mediante el cual el SENA valida el cumplimiento de requisitos a programas objeto de contrato de aprendizaje
para registrar en el Sistema de Gestin Virtual de Aprendices.
1. El Director Regional encargar al Coordinador de Formacin Profesional para apoyar esta gestin.
2. En caso de faltar algn documento se debe comunicar a la empresa y tendr mximo de 5 dias para anexarlo.
3. La atencin de la solcitud no supera los 30 dias hbiles, una vez es recibida la comunicacin por parte de la empresa.
4. Si la empresa dentro de la documentacin no entrega paz y salvo del SENA este se solicitar al rea de Relaciones Corporativa directamente por el
funcionario responsable a nivel Regional.
Documentos asociados
G001-P008-GFPI Gua: "Autorizacin y Registro de programas en Empresas"
F001-P008-GFPI Generalidades de los programas de formacin profesional, ejecutado por empresas
F002-P008-GFPILista de Chequeo
F003-P008-GFPI Formato de Verificacin de condiciones de autorizacin de programas de formacin profesional, ejecutado por empresas
F004-P008-GFPI Formato de Verificacin Anual de condiciones de autorizacin de programas de formacin profesional, ejecutados por empresas
Plantilla Resolucin publicada en el procedimiento de Control de Registros
Normatividad
Ley 789 de 2002, artculos 38 y 39 Delega en el SENA el reconocimiento de los programas de formacin ejecutados por las empresas. Rendicin de
Cuentas.
Decreto 933 de 2003 Captulo III: Artculo 15 establece: El SENA reconocer los cursos y programas de formacin y capacitacin de los
establecimientos especializados ... y autorizar a las empresas que impartan directamente los cursos o programas de formacin"
Decreto nmero 2585 DE 2003, Por el cual se reglamenta el contrato de aprendizaje y se adiciona el Decreto 933 de 2003, Artculo 6. Capacitacin
impartida por el empleador.
Decreto 2020 DE 2006, Organizacin del Sistema de Calidad de Formacin para el Trabajo; Artculo 4. Programas e instituciones objeto de
certificacin. Sern objeto de Certificacin de Calidad de Formacin para el Trabajo: 4.4. Los programas desarrollados por las empresas para
efectos del reconocimiento del contrato de aprendizaje.
Acuerdo 0004 de 2012, por el cual se regulan los aspectos relacionados con los programas de Formacin de las empresas.

Versin: 01

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO AUTORIZACION Y REGISTRO DE LOS PROGRAMAS
DE FORMACIN EJECUTADOS POR EMPRESAS
ACTIVIDADES

DESCRIPCIN

Fecha: 23/09/2013
Cdigo: P008-GFPI
RESPONSABLE

REGISTRO

Inicio

1.
Recibir la solicitud de la
empresa, con documentacin
exigida

La empresa
solicita
autorizacin o
registro?

Act
6

2.
Designar el Centro
responsable

3.
Asignar instructor y verificar
condiciones tcnicas

No
Act
6

El programa y la
empresa cumplen
requerimientos
tcnicos?

Recibida la solicitud de la empresa, debidamente radicada,

se verifican los anexos segn Gua de "Autorizacin y
Registro de programas en Empresas" , el Acuerdo 0004 de
2012 y la normatividad vigente.

Funcionario asignado
Solicitud radicada con
por el Director
formato F001-P008-GFPI
Regional
con revisin de completitud
de requisitos, para
autorizacin o Registro de
Programas.

Si la solicitud es de Autorizacin de Programas, continuar

con la actividad 2, si es para Registro de programas
continuar con la actividad 6

Funcionario asignado Formato Lista de chequeo

por el Director
F002-P008-GFPI diligenciado
Regional
y con observaciones,
firmado por el responsable

Si la solicitud es para la Autorizacin de programas y cumple Funcionario asignado

los requisitos, se enva la documentacin al Centro de
por el Director
Formacin designado, el cual es seleccionado teniendo en
Regional
cuenta el programa a reconocer.

Comunicacin al Centro de
Formacin y a la empresa
designado con la solicitud
de la empresa, la lista de
chequeo F002-P008-GFPI y
los anexos verificados

El Subdirector del Centro de Formacin designado verificar

Subdirector del
Comunicacin asignando
la documentacin y la informacin recibida. Asigna a un
Centro de Formacin
instructor.
instructor del rea tcnica para la verificacin de
condiciones del programa y de la empresa.
Formato F003-P008-GFPI
El Instructor tcnico asignado diligencia los formatos
Instructor asignado "Verificacin de condiciones
establecidos para determinar las condiciones del programa y
de autorizacin de
de la empresa, segn lineamientos de la gua de
programas de Formacin
"Autorizacin y Registro de programas en Empresas" y visita
Profesional" diligenciado
realizada a la empresa.
De acuerdo con los resultado obtenidos de la verificacin de
condiciones del programa y de la Empresa; los documentos
aportados y el diligenciamiento del formato de verificacin
de condiciones, se emite un concepto tcnico sobre el
programa y sobre la empresa.Si el concepto es favorable
pasa a la actividad 4 y si el concepto es desfavorable pasa a
la actividad 6.

Instructor asignado

Concepto tcnico sobre el

programa dirigido
Subdirector y al
Coordinador Acadmico del
Centro de Formacin

Si
4.

Envo concepto tcnico

favorable

5.

Expedir resolucin de
Autorizacin

Se procede a enviar a la Direccin Regional, la

Subdirector de Centro
documentacin con el concepto tcnico y la documentacin
relacionada.
El Director Regional solicita concepto a su asesor jurdico.
Con el cumplimiento de los requisitos tcnicos y jurdicos. La
direccin Regional proceder a expedir la respectiva
Resolucin.

Funcionario
responsable a nivel
Regional
Asesor Jurdico y
Director Regional

Comunicacin al Director
Regional

Resolucin de aprobacin
del programa firmada por el
Director Regional

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO AUTORIZACION Y REGISTRO DE LOS PROGRAMAS
DE FORMACIN EJECUTADOS POR EMPRESAS
ACTIVIDADES

6.

Gestionar comunicaciones

DESCRIPCIN

Fecha: 23/09/2013
Cdigo: P008-GFPI
RESPONSABLE

Se procede a enviar comunicacin a la empresa, de acuerdo

Funcionario
con las siguientes situaciones:
responsable a nivel
Autorizacin Favorable: en caso de concepto favorable se
Regional, quien recibe
envia comunicacin con la respectiva Resolucin, con copia
la informacin del
al Centro de Formacin que emiti el concepto y a la
centro de formacin
Direccin de Relaciones corporativas para el Registro en el
en caso de
Sistema de Gestin Virtual de Aprendices (SGVA ).
Autorizacin o quien
revisa la
Autorizacin Concepto Desfavorable: Se enva
documentacin en
comunicacin a la Empresa con el concepto tcnico
caso de Registro de
desfavorable, sustentando las razones del mismo, con copia
Programa de
al Centro de Formacin que emiti el concepto .
formacin
Registro de Programas con cumplimiento de requisitos: Se
enva comunicacin a la empresa sobre el cumplimiento de
Requisitos, con copia a la Direccin de Relaciones
Corporativas con la informacin del programa para realizar
el registro en el Sistema de Gestin Virtual de Aprendices
(SGVA ).

REGISTRO
Comunicacin a la Empresa
con la Resolucin de
autorizacin del programa.
Comunicacin a la Direccin
de Relaciones Corporativas
para el Registro en el
Sistema de Gestin Virtual
de Aprendices.
Comunicacin a la empresa
con concepto sobre el
cumplimiento o no de los
requisitos para el Registro
en el Sistema de Gestin
Virtual de Aprendices.

Registro de Programas sin cumplimiento de requisitos: Se

enva comunicacin a la Empresa, sustentando las razones
por las cuales no cumpli requisitos.

7.
Realizar verificacin anual

Si

Cumplido el ao de la Resolucin de autorizacin, se

diligencia el formato F004-P008-GFPI de verificacin anual

Instructor del Area

Tcnica desigando
para tal fin

Formato F004-P008-GFPI
"verificacin anual"
diligenciado.

Se verifican los resultados obtenidos y registrados en el

F004-P008-GFPI "Verificacin anual"

Subdirector del
Centro de Formacin

Formato F004-P008-GFPI
"verificacin anual"
diligenciado.

En caso que no cumpla los requisitos, se procede a enviar

concepto a la Direccin Regional para que derogue la
Resolucin y comunique a la Empresa.

Subdirector del
Comunicacin a la Empresa
Centro de Formacin
con la Resolucin de
derogacin.
Director Regional
Comunicacin a la Direccin
de Relaciones Corporativas
para el Registro de la
novedad en el Sistema de
Gestin Virtual de
Aprendices

Cumple
requisitos?

No

8.
Derogar Resolucin e informar
a la empresa

Se comunica a la Direccin de Relaciones Corporativas para

que registre la novedad de derogacin.
Si cumple requisitos, se archiva la documentacin en la
carpeta de la Empresa.

Fin