SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional
Integral
GUA DE APRENDIZAJE

Versin: 02
Cdigo: GFPI-F-019

GUA DE APRENDIZAJE N
002
1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
Programa
de Cdigo:
122121
Formacin:
Versin:
2
ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA
Nombre del Proyecto:
Unidad de Asistentes
100108
Cdigo:
Administrativos
en
Linea
Fase del proyecto:
Induccin y conozcamos la Asistencia
Administrativa
Actividad (es) de
Ambiente de
Aprendizaje:
formacin
ESCENARIO(A
ula,
Laboratorio,
taller, unidad
Actividad
(es)
del
productiva) y
Proyecto:
elementos y
Definicin de la idea de
condiciones
proyecto.
de seguridad
industrial,
salud
ocupacional y
medio
ambiente
Resultados
de Competencia:
Ambiente de
Aprendizaje:
Producir
los aprendizaje
documentos que AVA 1
Transcribir
documentos se originen de las
organizacionales
funciones
utilizando la tecnologa administrativas,
la
disponible, aplicando las siguiendo
norma
tcnica
y
tcnicas de digitacin, las
legislacin
normas
tcnicas la
colombianas
vigentes vigente.

MATERIALES
FORMACIN
DEVOLUTIV
O
(Herramien
ta - equipo)

Computado
res
Video
Beam.

DE
CONSUMIB
LE
(unidades
empleadas
durante el
programa)

Cuaderno
de notas.

para su presentacin, las

de la organizacin, las de
gestin documental y de
la calidad.

Duracin

de

la

gua
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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GUA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral
( en horas):

Versin: 02
Cdigo: GFPI-F-019

50 horas.

2. INTRODUCCIN
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en
los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de
la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las
acciones que se realizan en una compaa o empresas. Su misin es importante ya
que en ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en
una determinada operacin. Tambin ayudan a demostrar la realizacin de alguna
accin comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilizacin de
tales acciones. Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones
practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de
contabilidad.
La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,
conforme surge de lo siguiente:
En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una
determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones por lo tanto, constituyen un
medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de comercio.
Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas
operaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa el comerciante y la
comprobacin de los asientos de contabilidad.

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexin inicial.

DOCUMENTO DE 1923

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Este es un acuerdo entre la seorita _________ maestra, y el Concejo de

Educacin_______ por la cual la seorita ________acuerda impartir clases durante un
periodo de ocho meses a partir del ______de septiembre de 1923. El concejo de
Educacin acuerda pagar a la seorita _____ la cantidad de 75 mensuales.

La seorita acuerda :
1. No casarse. Este contrato queda automticamente anulado y anulado si la maestra
se casa.
2. No andar en compaa de hombres
3. estar en su casa entre las 08:00 de la tarde y las 06:00 de la maana a menos que
sea para atender una funcin escolar.
4. No pasearse por heladeras del Centro de la Ciudad.
5. No abandonar la ciudad bajo ningn concepto sin permiso del presidente del
Concejo de Delegados.
6. No fumar cigarrillos Este contrato quedar anulado.
7. No beber cerveza, vino, Whisky. Este contrato quedar anulado.
8. No viajar en coche o automvil con ningn hombre a no ser su padre o hermano.
9. No vestir ropas de colores brillantes.
10. No teirse el pelo.
11. Usar al menos dos enaguas
12. No usar vestidos que queden que queden a ms de cinco cms. arriba de los
tobillos.
13. Mantener limpia el aula. a. Barrer el suelo una vez al da b. Fregar el suelo una
vez por semana con agua cliente. c. Limpiar la pizarra una vez al da.
14. Encender el fuego a las 07.00 para que este el saln caliente cuando lleguen los
nios.
15. No usar polvos faciales.
Qu les ha parecido? Mi opinin es que a la mujer se la ha maltratado y
menospreciado por muchos aos, pero que este tipo de documentos y situaciones
que en aquellos momentos, sorprendentemente cercanos, eran reales. La vida de la
mujer, si se le puede llamar as, quedaba totalmente supeditada a su empleo, por el
que estoy seguro que senta una tremenda devocin, qu razn sino justificara ese
tipo de sumisin y vida de carencias. A pesar de ello, no encuentro motivo alguno por
el que una persona deba anularse de esa manera ante ningn tipo de fuerza. Imagino
que los motivos con los que lo intentaban justificar era que la maestra debe dar
ejemplo, puesto que los nios y las nias la toman de referencia cmo modelo a
seguir, pero y los padres y madres de esos nios? Estoy convencido de que no
practicaban ni la mitad de las obligaciones que deba cumplir la maestra, y qu pasa,
que los padres no son un ejemplo para sus hijos?
Elabore un escrito donde usted haya sido protagonista o haya odo de alguna
disposicin similar a la del contrato de la maestra.
Transcriba el documento y compltelo con un nombre ficticio.
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 Cul es la importancia de un documento para que prevalezca durante el

transcurso del tiempo?
Qu hace valioso un documento para ser conservado?
3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos
necesarios para el aprendizaje.)
Realizo mi auto diagnstico contestando las preguntas presentadas tomando como
referencia la elaboracin de documentos comerciales.
Qu s sobre estos documentos?
Qu no s para investigar?
Por qu necesito saber esto?
Cules parecen ser los documentos ms importantes en una oficina?
Por qu son tan importantes?
Qu entiende por documento?
Cul es la diferencia entre una carta personal y una comercial?
Qu tipo de documento era el de la maestra?
3.3
Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin
y Teorizacin).
La finalidad de esta gua es conocer la elaboracin de los documentos comerciales,
que reconozcan las caractersticas esenciales a partir de los requerimientos de los
contextos productivos y sociales en el mundo y, en Colombia la GUA TCNICA
COLOMBIANA 185.
Recordar: Utilizar hojas blancas tamao carta.
Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, corts y en modo impersonal o en
primera persona del plural.
Distribuir el texto de acuerdo a la extensin.
Tratar un solo tema.
Utilizar letra Arial 12 o 11.
Se sugiere no utilizar negrilla.
ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL
Cdigo, lugar y fecha, datos del destinario, asunto, texto, datos de remitente,
lneas especiales. Redactor, transcriptor.

3.4

Actividades de transferencia del conocimiento.

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9

ACTIVIDAD 1
Participo en la exposicin realizada por mi instructor sobre circulares. Escribo cinco
(5) proposiciones en donde expreso mi comprensin del tema:
a.
_____________________________________________________________________________________
b.
_____________________________________________________________________________________
c.
_____________________________________________________________________________________
d.
_____________________________________________________________________________________
e.
_____________________________________________________________________________________
Participo en la clase del instructor, con base en la lectura de la Gua 185 sobre
constancias y certificados. Argumento mediante la elaboracin de estos
documentos.
ACTIVIDAD 2
Estudio con detenimiento los documentos que contiene la explicacin de
memorandos por lo tanto, conformo un equipo de tres integrantes e intercambio los
siguientes memorandos que elaboro:
1. El Gerente desea solicitar informacin sobre los preparativos adelantados por el
Departamento de Ventas de la feria que comenzar en 10 das.
2. El Jefe de Ventas responde al Gerente sobre los preparativos. 3. El Gerente
felicita al personal por el xito de la Feria.
ACTIVIDAD 3
Segn la norma de la gua tcnica Colombia GTC 185, realizar un ejemplo de:

Carta.
Memorando.
Circular.
Acta.
Informe.
Mensajes electrnicos.

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3.5 Actividades de evaluacin.

Evidencias de
Aprendizaje

Criterios de Evaluacin

Evidencias de
Conocimiento:

Formulacin de preguntas.

Evidencias de
Desempeo:

Aplica normas de precisin

en la digitacin,
elaborando documentos
comerciales.

Evidencias de
Producto:

Entrega de trabajos,
presentados en el
portafolio.

Digita rigurosamente
palabras y frases
utilizando letras
maysculas, segn el
caso y teniendo en
cuenta la velocidad y la
precisin en tiempos
determinados. Elabora
documentos
organizacionales,
aplicando las tcnicas de
digitacin; las normas
tcnicas colombianas
vigentes. Aplica de
manera responsable las
tcnicas de digitacin,
realizando ejercicios con
los alcances superiores e
inferiores y de
integracin con todo el
teclado hasta lograr su
dominio e incrementando
la velocidad y la
precisin. Realiza de
manera diligente el
cotejo de la transcripcin
con el documento
original, aplicando los
signos de correccin
pertinentes. Conserva de
manera ordenada y
segura las fuentes de
transcripcin y los
documentos digitados,

Tcnicas e Instrumentos
de Evaluacin

Tcnica: Solicitud de
producto.
Instrumento: Portafolio.

Tcnica: Observacin
directa.
Instrumento: Lista de
chequeo.

Tcnica: Solicitud de
producto.
Instrumento: Portafolio.

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9

teniendo en cuenta las

normas de conservacin,
segn el soporte.
Reproduce los
documentos solicitados
teniendo en cuenta las
polticas de la
organizacin.

de
4. RECURSOSMateriales
PARA EL APRENDIZAJE
formacin
Materiales de
devolutivos:
formacin
(Equipos/Herramienta
(consumibles)
s)
ACTIVIDA DURA
DES DEL
CIN
PROYECT (Horas
O
)
Descripci
Descripc
Cantidad
Cantidad
n
in

Talento Humano
(Instructores)

Especialidad

Computado
Hojas de
res
35
papel
35
50
Video
1
fotocopia
35
Beam
1
s
Portatil
CDIGO: Sistema convencional que identifica el departamento.

Cant

COPIA: Fiel reproduccin del documento.

DESPEDIDA: Palabra o frase de cortesa.
DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida la comunicacin.
EVENTO: Acontecimiento, suceso, eventualidad.

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9

LNEAS ESPECIALES: Lnea de anexos, copia e identificacin del transcriptor.

RAZN SOCIAL: Nombre que identifica a una organizacin. RBRICA: Rasgos de
figura determinada que cada persona escribe como parte de la firma.
TRANSCRIPTOR:
comunicacin.

Persona

responsable

de

elaborar,

digitar,

transcribir

la

ZONA: Espacio predeterminado para ubicacin de un conjunto de datos impresos o

escritos, para ingresarlos segn la clase de tarea a realizar y de acuerdo a los
programas o aplicaciones que se utilicen. Esa tarea debe ser eficiente para que los
dedos de las manos encuentren por si solos las teclas y se pueda trabajar sin
cansancio, durante varias horas seguidas.
ENCABEZAMIENTO: Conjunto de palabras con que se inicia un documento segn el
tipo de comunicacin. Palabras fijas que sirven de gua para establecer el inicio de
un documento.
CIRCULAR: Comunicacin escrita de inters comn, con el mismo contenido o texto,
dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como externamente.
CERTIFICADO: documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

5. GLOSARIO DE TERMINOS
6. REFERENTES BIBLIOGRFICOS
Gua Tcnica Colombiana 185, elaboracin de documentos organizacionales.
ORTOGRAFA BSICA DE LA LENGUA ESPAOLA. Primera edicin. Colombia 2012.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

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9

Pgina 9 de
9