Manual Pasivos

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
CONTABLE
PROVEEDORES
NETGRAFA:
http://repositorio.ute.edu.ec/bitstream/123456789/3956/1/41152_1.pdf
Autora: MARTHA TAMAYO GUERRA
OBJETIVO
Normar el proceso a realizar para controlar y contabilizar oportunamente
las cuentas por pagar, mantenimiento actualizada la cartera de pagos.
ALCANCE
Inicio: El procedimiento inicia al momento que el departamento
contable recibe los documentos correspondientes a las diferentes
adquisiciones de bienes o servicios requeridos por la empresa.
Fin: Cancelacin de la cuenta por pagar
NORMAS DE CONTROL
Todas las compras se realizarn a travs del departamento de

adquisiciones. El mismo que realizar la orden de compra
correspondiente teniendo siempre la firma de autorizacin del jefe
de compras.
Las compras de materia prima, especficamente antiparasitarios
y ncleos son importados y la negociacin la efecta la presidencia
corporativa, la misma que comunica dicha negociacin a la
gerencia financiera, por tanto la orden de compra debe tener
adicionalmente la firma de autorizacin de la gerencia financiera.
Las compras a crdito deben tener un vencimiento entre 30 y 60
das, de acuerdo a la negociacin, caso contrario deber tener la
aprobacin de la gerencia financiera.
Todas las cuentas por pagar deben estar registradas en el sistema
informtico antes de efectuarse el pago.
Cada proveedor debe tener un cdigo asignado que corresponder
al nmero de RUC, cdula de identidad o pasaporte segn
corresponda.
Contabilizar con facturas originales y requisitos legales vigentes.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO CONTABLE

PASIVOS
CONTABLE
PROVEEDORES
NETGRAFA:
RESPONSABLE
Adquisiciones
Contabilidad
Contabilidad
Contabilidad
ACTIVIDAD
El departamento de adquisiciones entrega al
departamento de contabilidad las facturas de
servicios o compras realizadas, mediante un
registro en el que se listan las facturas.
El Departamento de Contabilidad al recibir las
facturas deber verificar lo siguiente:
La fecha de la factura, la misma que
debe estar dentro del mes en curso, una vez
terminado el mes se recibir facturas
nicamente hasta el segundo da del mes
siguiente.
Las facturas deben tener los requisitos
establecidos por el rgimen de facturacin
emitido por el SRI.
La fecha de caducidad de las facturas con el
nmero de autorizacin del SRI debe estar
vigente.
Los valores registrados en las facturas
deben ser aritmticamente correctos.
Adjunto a la factura debe estar la ORDEN
DE COMPRA: emitida por el departamento
de adquisiciones.
Las facturas de materia prima, suministros,
repuestos y herramientas deben tener
adjunto el INGRESO DE BODEGA con la firma
de recepcin del bodeguero, el mismo que
no ingresar valores sino nicamente
cantidades de los diferentes tems recibidos.
Luego de la revisin, se registrar la factura,
contabilizndolas en el sistema informtico SIIGO
como una cuenta por pagar, realizando las
correspondientes retenciones en la fuente, tanto
del impuesto a la renta como del impuesto al valor
agregado IVA.
Una vez contabilizada la factura se imprime, el
asiento contable en el Registro de Compra y el
Comprobante de Retencin correspondiente en tres
copias, adjuntando a la factura el registro de
Contabilidad
Contabilidad
Contabilidad
Tesorera
compra y una copia del comprobante de retencin,

con la respectiva firma de elaboracin.
El contador chequea la contabilizacin y firma
en el lugar correspondiente ha revisado en el
registro de compra.
Se procede al archivo de las facturas en las
carpetas correspondientes para cuentas por
pagar, las mismas que se encuentra ordenadas
alfabticamente y en forma secuencial.
Los comprobantes de retencin en la fuente
inicialmente se envan por fax a los proveedores,
para luego entregar el comprobante de retencin
original al proveedor.
Los comprobantes de retencin tanto el original
como la copia se archivan momentneamente en
una carpeta en forma de acorden ordenado
alfabticamente.
Al momento de la entrega del comprobante original
al respectivo proveedor, se solicitar la firma y
sello
de recepcin
en
la
copia,
para
posteriormente archivar
esta copia en las
carpetas correspondientes a comprobantes de
retencin en forma secuencial.
Tesorera realizar el pago de las facturas de
acuerdo al vencimiento de cada factura y a la
disponibilidad financiera existente.
CONTABLE
PROVEEDORES
NETGRAFA:
FLUJOGRAMA
MANUAL DE PROCEDIMIENTO CONTABLE
OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES
NETGRAFA: http://dspace.pucesi.edu.ec/bitstream/11010/153/1/T72606.pdf
Autora: MARIUXI HERRERA, DIANA ROSALES
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Auxiliar Contable
Ingresar las
facturas de compras con sus
respectivas retenciones al igual que las ventas del
mes en una hoja de Excel.
Auxiliar Contable
Verificar con los estados de cuentas del sistema
Auxiliar Contable
Enviar al contador los mayores y el archivo de Excel

para su revisin y proceder a la declaracin de
impuestos del IVA y la Renta.
Contador
Revisin de los archivos y mayores de impuestos
Contador
Ingresar los datos a los formularios 103 y 104 del

SRI los mismos que calculan automticamente el
monto a pagar por concepto de impuestos.
Contador
Cargar los formularios a la pgina web del SRI e

imprimir los comprobantes.
Contador
El pago se debitara de la cuenta bancaria del Club.
Contador
Entregar la documentacin para su registro.
Contador
Registrar la informacin declarada de impuestos.
Auxiliar Contable
Auxiliar Contable
Auxiliar Contable
Registro el pago de impuestos.

Archiva los asientos contables con la respectiva
documentacin de soporte.
Fin del proceso.
CONTABLE
OBLIGACIONES FINACIERAS
NETGRAFA:
OBJETIVO
Establecer las acciones que permitan optimizar el manejo y control de las
cuentas bancarias que utiliza la empresa, con el fin de mejorar la gestin
de liquidez y garantizar el pago oportuno de las obligaciones contradas.
ALCANCE
El procedimiento abarca todos los controles y movimientos que se realizan
en las cuentas bancarias que tiene la empresa.
NORMAS DE CONTROL
El departamento financiero ser el responsable de la apertura y

movimiento que se realice en las cuentas bancarias.
Todas las cuentas bancarias debern tener dos firmas conjuntas
autorizadas, que corresponden al gerente general y gerente
financiero.
Todo ingreso o depsito en cuentas corrientes de la cuenta Bancos
debern tener un Comprobante de Ingreso de Bancos numerado e
impreso por el sistema SIIGO.
Todo cheque deber ser emitido con un Comprobante de Egreso de
Bancos numerado secuencialmente e impreso por el sistema SIIGO.
Los cheques deben ser siempre emitidos a nombre del beneficiario,
nunca al portador.
Los cheques deben contener siempre la cantidad en nmeros y
letras, nunca se emitirn cheques en blanco.
El control fsico de los cheques en blanco, ser de responsabilidad
de Tesorera.
Todos los cheques debern ser cruzados, excepto aquellos
autorizados expresamente por el Gerente Financiero.
Semanalmente se revisar la secuencia numrica tanto de los
ingresos como de los egresos, evitando que falten documentos en
el archivo.
Tesorera (Asistente de tesorera 1) revisar diariamente los saldos
y movimientos bancarios por internet. (en la hoja web de cada
banco)
Tesorera (Asistente de tesorera 2) realizar las conciliaciones
bancarias mensualmente con los estados de cuenta enviados por
los Bancos.
Tesorera analizar la antigedad de los cheques pendientes de
cobro, en caso de que existan cheques que no hayan sido retirados

por el beneficiario con posterioridad a los noventa das, se
proceder a la anulacin y registro del pasivo correspondiente.
Los cheques entregados al beneficiario y no presentados al cobro se
mantendr como partida conciliatoria el tiempo de validez del
cheque (13 meses de acuerdo a la Ley de Cheques), vencida esta
fecha se proceder a la anulacin del cheque y se registrarn estos
valores a otros ingresos.
CONTABLE
OBLIGACIONES FINANCIERAS
NETGRAFA:
RESPONSABLE
Tesorera
Gerente Financiero
Tesorera
Tesorera
Gerente Financiero
Gerente General
Tesorera
Tesorera
Tesorera
ACTIVIDAD
Elabora el flujo de caja priorizando los pagos de
acuerdo a: 1. Obligaciones con el IESS; SRI;
Servicios Pblicos, etc.
Analiza el flujo de caja, para luego aprobar e iniciar
con el proceso de pagos.
De acuerdo al flujo de caja aprobado, elabora los
comprobantes de egreso, registrndolos en el
sistema SIIGO.
Imprime tanto los comprobantes de egreso como
los cheques, adjuntando las facturas o documentos
de soporte y firma el elaborado en los
comprobantes de egreso.
Revisa los comprobantes de egreso y los soportes
de las obligaciones que la empresa cancelar y
procede a firmar: el cheque y el aprobado en el
comprobante de egreso.
Autoriza el pago y procede a firmar el cheque.
Recibe los comprobantes de egreso y cheques
firmados con las dos firmas autorizadas, los
mismos que estarn bajo su custodia.
Entrega el pago a los proveedores, nicamente los
das viernes y lunes, desde las 15:00 a 17:00
horas. Los pagos por otros conceptos, segn el
caso, deber coordinar con el mensajero el envo
del cheque para la cancelacin respectiva.
Archiva los comprobantes de egreso de bancos y
los soportes en las carpetas correspondientes.
CONTABLE
OBLIGACIONES FINANCIERAS
NETGRAFA:
FLUJOGRAMA
CONTABLE
Procedimiento para el clculo y pago
de nmina
OBLIGACIONES CON EMPLEADOS

NETGRAFA:
http://dspace.pucesi.edu.ec/bitstream/11010/153/1/T72606.pdf
Autora: MARIUXI HERRERA, DIANA ROSALES
OBJETIVO: Establecer el procedimiento a realizarse para que se establezca
una secuencia mes a mes.
RESPONSABLE
ACCIN
REGISTRO
1. Entregar el formulario
para el registro de las
Formulario Registro de
Secretaria
horas extras de cada
Horas Extras
trabajador.
2. Entregar a fin de mes
Formulario Registro de
Empleados
el registro de las horas
Horas Extras
extras.
3. Realizar el clculo de
horas extras.
4. Ingresar en la hoja de
Excel con formato para
el clculo de roles las
nminas de empleados,
ingresos: salario, horas
extras, comisiones, otros
ingresos y descuentos:
Auxiliar
de aporte personal al IESS,
Planilla Excel
Contabilidad
dividendos, prstamos
Quirografarios, anticipos
de sueldos, otros
descuentos.
5. Pasar el archivo de
roles de pago con la
documentacin de
respaldo al contador y a
administracin para su
aprobacin.
6. Revisin y aprobacin
del rol de pagos.
7. Autorizar la
Contador
Autorizacin pago
acreditacin de roles a
Administrador
las cuentas de los
empleados.
Auxiliar
de 8. Realizar la carta de
Asiento Contable
Contabilidad
autorizacin de dbito
de la cuenta corriente,
el monto
correspondiente al pago
de nmina, y enviar al
banco.
9. Ingresar los datos al
sistema del Banco para
pago de nminas enviar
archivos autorizados
para el proceso.
10. Realizar
confidenciales y hacer
firmar a cada trabajador.
11. Ingresar al IESS
novedades por concepto
de horas extras.
12. Registrar en el
sistema los asientos
contables pago de roles.
Registro Contable
Nomina:
Sueldos y Salarios
Horas Extras
Comisiones
Otros Ingresos
Aporte personal
IESS
Prstamos por
pagar
Anticipo a
empleados
Otros descuentos
Sueldos por pagar
V/r Nmina mesao.....
Registro Contable Dbito
Bancario:
Sueldos por pagar
Banco del Pacfico
V/r pago nmina
mes...ao
13. Entregar a los
empleados los
confidenciales y hacer
firmar una copia.
14. Archivar los asientos
contables con la
respectiva
documentacin soporte.
15. Fin del proceso.
CONTABLE
PROVISIONES
NETGRAFA:
OBJETIVO
Normar el proceso para prever los recursos y contabilizar los gastos
anticipadamente, para cumplir con las obligaciones en el momento que se
requiera.
ALCANCE
Inicio: El procedimiento inicia al momento que el departamento contable
determina o recibe informacin que sustente realizar alguna provisin.
Fin: Archivo del asiento contable generado.
POLITICAS DE CONTROL
Debido a que los gastos deben contabilizarse en el perodo contable

en que fueron realizados, el gasto debe quedar contabilizado en el
mes que se origin.
La provisin se genera al no existir una factura ni un valor exacto al
momento del cierre del mes, como es el caso de los servicios
bsicos (agua, luz, telfono).
En el mes siguiente al momento que se reciba la factura, se deber
contabilizar la diferencia en ms o en menos afectando a las
mismas cuentas utilizadas para registrar la provisin de los
servicios
bsicos,
siguiendo
posteriormente
el
mismo
procedimiento de cuentas por pagar.
NORMAS DE CONTROL
La empresa realizar provisiones para riesgos y gastos, de sucesos

que representen salidas de fondos en el futuro, con principios de
prudencia y correlacin de ingresos y gastos.
Se deber provisionar los gastos, para cubrir contingencias por
prdidas como resultado del riesgo de incobrabilidad, en
operaciones propias del giro ordinario del negocio.
Las provisiones para crditos incobrables se debern efectuar en
cada ejercicio impositivo a razn del 1% anual sobre los crditos
comerciales concedidos en dicho ejercicio y que se encuentren
pendientes de recaudacin al cierre del mismo, sin que la provisin
acumulada pueda exceder del 10% de la cartera total.
CONTABLE
PROVISIONES
NETGRAFA:
RESPONSABLE
Contabilidad
Contabilidad
Contabilidad
Contabilidad
Contabilidad
Contabilidad
Contabilidad
Contabilidad
ASIENTO CONTABLE
ACTIVIDAD
Calcular el valor para provisionar en el perodo
contable segn corresponda.
Registra la provisin, contabilizndola en un
asiento de diario del sistema informtico SIIGO
Imprime el asiento contable registrado.
El contador chequea la contabilizacin y firma el
revisado en el asiento contable.
Se procede al archivo del asiento contable en la
carpeta correspondiente en forma secuencial.
En el caso de provisiones por servicios bsicos, se
recibe de tesorera los valores estimados de agua,
luz y telfono consumidos en el mes.
En el caso de provisiones por servicios bsicos, se
recibe de tesorera los valores estimados de agua,
luz y telfono consumidos en el mes.
Se consideran porcentajes de provisin, los mismos
que fueron establecidos por el departamento de
produccin y el departamento financiero.
CONTABLE
PROVISIONES
NETGRAFA:
FLUJOGRAMA
CONTABLE
PROVISIONES POR BENEFICIOS

SOCIALES
NETGRAFA:
OBJETIVO
Normar el proceso para prever los recursos y contabilizar los gastos
anticipadamente, para cumplir con las obligaciones en el momento que se
necesite.
ALCANCE
Inicio: El procedimiento inicia al momento que el departamento contable
recibe de recursos humanos el reporte con el detalle para realizar las
diferentes provisiones.
Fin: Archivo del documento generado.
NORMAS DE CONTROL.
Se deber provisionar los costos y gastos laborales futuros, que se

producen como consecuencia del proceso operacional.
Las provisiones sociales se realizan de acuerdo a las regulaciones
de ley, establecidas en el Cdigo de Trabajo e Instituto Ecuatoriano
de Seguridad Social.
Estas provisiones sociales son contabilizadas mensualmente y
pagadas en las fechas correspondientes.
Para el registro de las provisiones sociales, se deber tomar en
cuenta lo siguiente:
CONTABLE

SOCIALES
NETGRAFA:
RESPONSABLE
Contabilidad
Contabilidad
Contabilidad
Contabilidad
Contabilidad
ACTIVIDAD
Recursos Humanos deber proporcionar un cuadro
resumen de las provisiones correspondientes al
mes en curso, de acuerdo al rol de pagos emitido
en el mes.
Procede a registrar la provisin de beneficios
sociales en las cuentas correspondientes, en un
asiento contable del sistema informtico SIIGO.
Imprime el asiento contable y adjunto el reporte
proporcionado por Recursos Humanos.
El contador chequea la contabilizacin y firma el
revisado en el asiento contable.
Se procede al archivo del asiento contable en la
carpeta correspondiente en forma secuencial.
ASIENTOS CONTABLES
CONTABLE

SOCIALES
NETGRAFA:
FLUJOGRAMA

Manual Pasivos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Todas las compras se realizarn a travs del departamento de

MANUAL DE PROCEDIMIENTO CONTABLE

compra y una copia del comprobante de retencin,

MANUAL DE PROCEDIMIENTO CONTABLE

OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES

Verificar con los estados de cuentas del sistema

Enviar al contador los mayores y el archivo de Excel

Revisin de los archivos y mayores de impuestos

Ingresar los datos a los formularios 103 y 104 del

Cargar los formularios a la pgina web del SRI e

El pago se debitara de la cuenta bancaria del Club.

Entregar la documentacin para su registro.

Registrar la informacin declarada de impuestos.

Registro el pago de impuestos.

El departamento financiero ser el responsable de la apertura y

cobro, en caso de que existan cheques que no hayan sido retirados

OBLIGACIONES CON EMPLEADOS

Debido a que los gastos deben contabilizarse en el perodo contable

La empresa realizar provisiones para riesgos y gastos, de sucesos

acumulada pueda exceder del 10% de la cartera total.

PROVISIONES POR BENEFICIOS

Se deber provisionar los costos y gastos laborales futuros, que se

PROVISIONES POR BENEFICIOS

PROVISIONES POR BENEFICIOS

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