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Administracin de
Activos Fijos
INDICE
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. RESPONSABLES
5. POLITICAS
6. DESARROLLO
7. FLUJOGRAMA
8.
Elaborado por:
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Aprobado por:
Cdigo:
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Controlada N:
Pg. 1
Procedimiento
Administracin de
Activos Fijos
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Pg. 2
1. OBJETIVO
Documentar y regular el conjunto de polticas, normas y
procedimientos establecidos para la adecuada administracin y el
control efectivo de los activos fijos, que permitan coordinar las
actividades entre los distintos departamentos de Tiendas
Industriales Asociadas
S.A. TIA
para los procesos de
requisiciones, adquisiciones, mantenimientos, transferencias,
ventas, bajas y donaciones, asegurando el registro adecuado de
las transacciones, as como la trazabilidad del proceso aplicado.
2. ALCANCE
Este procedimiento est dirigido a todo el personal de Tiendas
Industriales Asociadas S.A. TIA, y su aplicacin y seguimiento
Dentro de los objetivos que se buscan con este manual, se
encuentran los detallados a continuacin:
Establecer polticas y procedimientos para mantener un
adecuado registro y control de los activos de la empresa.
Difundir de manera clara y oportuna las polticas y
procedimientos adoptados por la empresa para la
administracin de los activos fijos.
Establecer las responsabilidades para los custodios respecto
de la administracin de los activos fijos a su cargo.
3.
DEFINICIONES
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Pg. 3
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Pg. 5
Nmero
secuencial
del
11 Maquinarias y equipos
de Refrigeracin
12 Equipos elctricos
13 Maquinarias y equipos
industriales
20 Muebles y enseres
30 Equipos de cmputo
Ao de la adquisicin.
Cdigo del local, ubicacin
del tem.
3.11.Mantenimiento: Proceso preventivo y/o correctivo que
permite el buen funcionamiento de un activo y/o prolongar
su vida til.
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5. POLTICAS
5.1. Generales
5.1.1.
La Administracin de Activo Fijo no contempla
el control de activos ajenos a la institucin, es decir de
propiedades de terceros, tales como empleados,
proveedores, clientes, etc.
5.1.2.
Un artculo ser clasificado como activo fijo
cuando:
5.1.2.1.
El costo del activo para la empresa puede
ser cuantificado confiablemente.
5.1.2.2.
Cuando es adquirido por la empresa.
5.1.2.3.
Tiene vida til mayor a un ao.
5.1.2.4.
El costo de adquisicin es mayor a u
$200.00.
5.1.2.5.
Generar beneficios futuros a la empresa
5.1.3.
Es responsabilidad de todo el personal de la
compaa, velar por la salvaguarda de los activos fijos,
su cuidado, uso adecuado y mantenimiento.
5.1.4.
Ser
responsabilidad
de
los
Gerentes
departamentales y Jefes de locales de supervisar el
buen estado y uso adecuado de los activos de cada
una de las reas a su cargo.
5.1.5.
Ser responsabilidad del rea Contable,
actualizar las tablas con los porcentajes de asignacin
del gasto de depreciacin por centro de costo y
notificar al Departamento de administracin de
activos fijos para su aplicacin.
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5.2
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De requisicin de bienes
5.2.1. Todas las requisiciones de bienes debern ser
aprobadas previa revisin en el presupuesto anual y
evaluacin de las necesidades del rea solicitante.
5.2.2. En los casos en que los bienes solicitados no hayan
sido presupuestados, y sea necesario emitir una orden
de compra, esta deber ser aprobada de acuerdo a los
rangos monetarios establecidos en la siguiente tabla
Cargo
Rango de
aprobacin
Jefe de local, zona o departamento
De US$200 a
US$1,000
Gerente de rea o departamento
De US$1,001 a
organizacional
US$5,000
Gerente Financiero
De US$5001 a
US$10,000
Contralor
De US$10,001 a
US$20,000
Gerente General
Mayor a US$20,0001
5.2.3. Las requisiciones, debern estar debidamente
firmadas de acuerdo a la siguiente tabla:
RUBRO DE
ACTIVOS
Maquinarias y
equipos de
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RESPONSABLE
Gerente Tcnico y de
Operaciones
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refrigeracin
Equipos elctricos
Gerente Tcnico y de
Operaciones
Jefe de Sistemas
Maquinarias y
Gerente Tcnico y de
equipos industriales
Operaciones
Muebles y enseres
Gerentes y Jefes de cada
rea organizacional
Equipos de cmputo
Jefe de sistemas
Gndolas
Jefes de Zona
Jefes de local
5.2.4. Toda requisicin deber estar adecuadamente
llenada con la informacin pertinente.
5.2.5. Es responsable del Administrador de Activos Fijos,
revisar diariamente las rdenes de compras procesadas
con la finalidad de determinar si son activos que se
cargaran a los centros de costo respectivos o si sern
desembolsos registrados como gastos incurridos en el
ao.
5.2.6. Todas las adquisiciones de activos fijos se realizaran a
travs de rdenes de compra.
5.2.7. Todas las altas de bienes como activos fijos, debern
tener como documentacin de respaldo lo siguiente:
Solicitud de pedido en el Sistema de Activos Fijos.
rdenes de compra aprobada.
Cotizacin de proveedor
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Informe
tcnico
sobre
caractersticas
y
especificaciones del bien.
Comprobante de Egreso
Comprobantes de retencin
Facturas vigentes y autorizadas por el SRI.
Contrato escrito y firmado (en caso de ser necesario
de acuerdo al monto y a las disposiciones emitidas
por entes de control)
Garantas, si hubiere.
Todos estos documentos debern
aprobados por el personal a cargo.
estar
debidamente
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VINCULACIN
DESVINCULACIN
DE
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a. Existen cinco motivos por las cuales un Activo Fijo debe salir de
las instalaciones de la compaa:
Que el activo se envi para reparacin.
Que el activo se entregue a un tercero mediante contrato para
ser utilizado en la prestacin de un servicio para la compaa.
Que el activo se haya donado.
Que se haya dado de baja(ya sea por venta o por obsolescencia)
Que se haya autorizado la salida de un equipo fuera de las
instalaciones por los jefes/Gerentes de rea por un trabajo
especfico.
b. Cuando esto se presente cualquiera de ellos, se debe diligenciar
el formato. Todas aquellas transferencias de bienes que se
realicen de un departamento a otro, debern estar respaldados
por documentos que soporten dicho movimiento debidamente
aprobados por el responsable de rea. Se deber llenar el
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