Manual KEM - Guía completa de gestión de eventos

CONTENIDO
A. CONCEPTOS BASICOS
Inicio y panel principal..............................................................................................................................
B. INFORMES
Ubicacin.......................................................................................................................................................
Generacin de Informe sin intervalos de tiempo......................................................................

Generacin de Informe con intervalos de fecha.......................................................................
3
3
4
Vendedores...................................................................................................................................................
Eventos..........................................................................................................................................................
Cotizaciones.................................................................................................................................................
Items...............................................................................................................................................................
Clientes..........................................................................................................................................................
Indicadores...................................................................................................................................................
5
5
5
6
7
8
C. CONFIGURACION
Administracin.............................................................................................................................................
Crear Usuarios.......................................................................................................................................
Usuarios..................................................................................................................................................
Crear Ubicacin.....................................................................................................................................
Capacidad por Ubicacion...................................................................................................................
Ubicaciones............................................................................................................................................
Crear Categoria....................................................................................................................................
Categorias.............................................................................................................................................
Crear Item...............................................................................................................................................
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11
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12
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13
Servicios.................................................................................................................................................
14
Propina...........................................................................................................................................................
14
Crear Sucursal..............................................................................................................................................
15
D. COMERCIAL
Clientes..........................................................................................................................................................
15
16
18
18
Eventos..........................................................................................................................................................
Crear Evento.........................................................................................................................................
Crear Cotizacin..................................................................................................................................
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20
** Informacin especial para Cotizaciones..............................................................

*Ubicaciones...................................................................................................
*Observaciones..............................................................................................
*Items................................................................................................................
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21
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Cotizaciones.........................................................................................................................................
Ordenes de Compra............................................................................................................................
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Crear Cliente.........................................................................................................................................
Crear Sector..........................................................................................................................................
Sectores.................................................................................................................................................
E. EVENTOS
Calendario....................................................................................................................................................
Calendario por Saln.................................................................................................................................
Pendientes de Aprovacin.......................................................................................................................
F. MENSAJERIA
.........................................................................................................................................................................
G. CUMPLEAOS
.........................................................................................................................................................................
H. SALIR
.........................................................................................................................................................................
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KAF EVENT MANAGER

MANUAL DEL USUARIO
A. CONCEPTOS BASICOS
Kaf Event Manager (KEM) es un programa de gestin y organizacin de eventos. A lo largo de este
manual podr encontrar las diferentes secciones, subsecciones y las funcionalidades que cada una
contiene.
INICIO DE SESION Y PANEL PRINCIPAL
Para entrar al programa de administracin y gestin de eventos se deben validar algunos

datos antes de iniciar. Para esto se tiene un panel que requerir la informacin necesaria
de cada usuario (nombre de usuario y contrasea):
Figura 1. Inicio de Sesin
Despus de iniciar sesin correctamente, la primera impresin que el usuario podr

llevarse del programa es la de una ventana con un panel a la izquierda de la pantalla, en
el que encontrar cada uno de los botones (secciones) que a continuacin se describirn
detalladamente.
Figura 1.1. Primera impresin y panel izquierdo.
KAF Event Manager Manual de Usuario - Informes

Como podr notar, en el panel se encuentran las siguientes opciones:
Figura 1.2 Secciones del Panel
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Informes
Configuracin
Comercial
Eventos
Mensajera
Cumpleaos
Salir
De cada uno de estos botones se desprendern diferentes funcionalidades del programa, que explicaremos a continuacin.
B. INFORMES
Esta pestaa contendr las diferentes funciones para generar los reportes acerca de los
eventos, las ventas producidas en general y tambin de los vendedores y las cotizaciones,
como su nombre general lo indica, lo que el usuario encontrar en esta pestaa sern
solo informes de diferentes clases. Este botn desplegar las siguientes subsecciones:
1. Ubicacin
2. Vendedores
3. Eventos
4. Cotizaciones
5. Items
6. Clientes
7. Indicadores
Figura 2.0 Pestaa desplegada de informes
A continuacin se explican las funciones de cada botn:
Ubicacin
En esta pestaa se producen informes de ventas dependiendo de la ubicacin del evento.
Se pueden tomar en intervalos determinados de tiempo dependiendo de las preferencias
del usuario, o simplemente generar un informe general sin tomar en cuenta las fechas en
que se hayan realizado las ventas:
Figura 2.1 Tabla de generacin de informes de ventas por Ubicacin
Generacion de un Informe sin intervalos de tiempo
Para producir en el sitio un informe en el que no se tome en cuenta un intervalo de tiempo

relacionado al documento se siguen los siguientes pasos:
Dejar en blanco los campos Fecha inicial y Fecha Final. (Figura 2.1.1.)

Seleccionar los checkbox (cuadros) de las opciones Informacin y Grfico. (Figura 2.1.2.)
Figura 2.1.2. Generacin de Informes sin intervalo de tiempo
Dar clic al botn Generar listados.
Generacion de un Informe con intervalos de tiempo
Si se desea usar un intervalo determinado de tiempo en el que se analicen las estadsticas de

ventas se debe:
1. Escoger en los campos Fecha inicial y Fecha final el da desde el cual se desean
ver los informes (Figura 2.1.3.)
Figura 2.1.3
Seleccin de fecha
Para hacerlo se da clic sobre el da del mes que el usuario requiera. En el cuadro de seleccin
de fecha el usuario tambin tendr la capacidad de desplazarse entre los meses del ao en
curso, o bien, de aos anteriores.
2. Seleccionar los checkbox (cuadros) de las opciones Informacin y Grfico.
3. Dar click al botn Generar Listados.
Figura 2.1.4 Generacin de informes con intervalo de fecha
Vendedores
El campo vendedores se encarga de generar informes de ventas, pero en este caso

organizadas de acuerdo a las ventas realizadas por cada vendedor. Se tiene como en el
campo anterior la opcin de generar un informe general (sin intervalo de tiempo) y otro
tomando en cuenta las fechas que el usuario escoja.
Eventos
En la pestaa de eventos existen dos opciones, la primera para calcular estadsticas de las
ventas hechas por cada evento, la segunda sirve para que el usuario vea un registro de la
cantidad de eventos realizados (de cada tipo).
Figura 2.2. Pestaa de eventos
Ambas opciones se basan en exactamente el mismo funcionamiento

que anteriormente se ha comentado.
Cotizaciones
En esta seccin se obtiene una lista
bastante amplia de funciones, algunas de
ellas difieren de la manera general para
generar informes, pues solo contendrn
espacios para seleccionar los rangos
de fecha, pero no para seleccionar los
recuadros de informacin y grfico.
Figura 2.3.1 Variacin en la generacin de Informes

Figura 2.3. Campo desplegado de cotizaciones

A continuacin se especifica cules de las opciones dentro de la pestaa de cotizaciones contendrn esta modalidad y la funcin de cada una.
I. Listado de Cotizacin: Muestra una tabla con un listado de las cotizaciones que se hayan
realizado en el intervalo de tiempo que haya seleccionado el usuario, o simplemente una
tabla general.
II. Por vendedor: Muestra una tabla con los vendedores y las cotizaciones correspondientes
a cada uno de ellos.
III. Canceladas: Da una lista con las cotizaciones que los usuarios hayan cancelado por
diferentes motivos.
Los dems tems de la lista funcionan con la tabla normal, cuyos espacios son los conocidos en
la forma general de la generacin de informes (Vase Imagen 3).
Las funciones con informes generales se describen a continuacin:
I. Cantidad por estado: Muestra estadsticas e informacin correspondientes al
estado de las cotizaciones, es decir, permite observar la cantidad de cotizaciones
aprobadas y canceladas en un grfico y/o una tabla comparativa.
II. Por categora: Clasifica las ventas hechas segn la categora de cada una.
III. Por Ubicacin: Informe con las ventas realizadas en los sitios donde se
hayan registrado los eventos.
Items
Compuesta por dos opciones: Ventas y Ventas por categora. Cada una genera informes
estndar, con sus caractersticas adecuadas.
La primera opcin proporciona un listado

con cada tem del que se ha registrado una
venta.
El segundo botn agrupa las ventas por la
categora del tem que se haya vendido.
Figura 2.4 Variacin en la generacin de Informes
Clientes
Figura 2.5 Opciones dentro de Clientes
Esta pestaa est compuesta por cuatro funciones, dos de ellas generan informes sin
grficos
I. Eventos: Genera una tabla con la informacin de los eventos de cada cliente.
II. Top 10: Muestra el listado con los diez clientes ms frecuentes.
Las restantes dos opciones de la pestaa de clientes, son botones que generan
automticamente un informe al dar clic sobre cada uno de ellos, estos corresponden a:
I. Listado: Lista con la informacin bsica de todos los clientes registrados en el
sistema.
II. Por sector: Genera una tabla dinmica con la categora de cada cliente y el
nmero de identificacin (ID) de cada una. Al dar clic sobre el nombre de la
categora, o bien, sobre el nmero ID se abre una pestaa con una tabla que
contiene la informacin correspondiente a los clientes clasificados en dicha
categora.
Figura 2.6 Tabla dinmica de categorias
KAF Event Manager Manual de Usuario - Configuracion

La tabla incluye un campo de bsqueda en la parte superior derecha y un botn de nmero
de registros por mostrar en la parte superior izquierda. En la parte inferior el usuario podr
observar un paginador para avanzar en la tabla a travs de los dems registros existentes.
Figura 2.6.2. Selector de cantidad de

registros mostrados
Figura 2.6.1. Buscador de la tabla dinmica
Figura 2.6.3. Paginador de la tabla
Indicadores
En esta seccin el usuario podr encontrar una serie de informes generales sobre los eventos,
su tamao (cantidad de asistentes), las ventas de cada tipo de evento, estadsticas de eventos
por cada tipo de empresa y personas por ubicacin.
C. CONFIGURACION
Dentro de los servicios de configuracin se podrn encontrar aquellas opciones exclusivas

para los usuarios con rango de administrador. En esta seccin se encuentran las siguientes
funciones:
Figura 3. Pestaa configuracin desplegada
KAF Event Manager Manual de Usuario - Confuguracion
Administracin
Figura 3.1. Panel de administracin
En esta seccin el administrador podr gestionar los usuarios, eventos y diferentes

categoras existentes, tanto de objetos, como de ubicaciones y dems.
Entre las funciones de administracin podremos encontrar:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
XII.
Crear usuarios
Usuarios
Crear Ubicacin
Capacidad por ubicacin
UbicacionesCrear categora
Ubicaciones
Categoras
Crear tem
Crear tipo de evento
Crear tipo de montaje
Crear tipo de servicio
Servicios
I. Crear Usuarios
Aade al sistema un usuario, el cual puede tener dos clases de perfil,
administrador o vendedor, el administrador que se encargue de crear al
nuevo usuario usar un panel (Figura 3.1.1) para suministrar al sistema los
datos del mismo.
En estos recuadros
el administrador
del sistema deber
suministrar la
informacin
requerida en cada
campo para la
correcta creacin
del nuevo usuario, al
finalizar el proceso
se debe dar clic
en el botn azul
guardar.
Figura 3.1.1. Creacin de usuarios
II. Usuarios
Permite administrar y observar los usuarios existentes, con la opcin de
editar los datos de cada uno. Al dar clic en el botn correspondiente se
podr ver en pantalla una tabla dinmica que contiene la informacin
que inicialmente requiri el programa durante la creacin de cada
usuario.
Imagen 3.1.2. Tabla dinmica de observacin y edicin de la informacin de cada usuario
Para cambiar la informacin de cada usuario, se da clic en cualquiera de las columnas que
contiene la tabla dinmica, despus de dar clic, aparecern en pantalla los espacios de
informacin editable por el administrador (Figura 3.1.2.1)
Figura 3.1.2.1. Editor de la informacin de usuarios
Despus de hacer los cambios necesarios el administrador debe dar clic en el botn
Modificar, de esta manera quedarn guardados los nuevos datos.
10
III. Ubicacin
Crea un saln para la realizacin de eventos, con la capacidad y el
nombre que el usuario prefiera.
Figura 3.1.3. Creacin de ubicacin
En el recuadro Ubicacin el administrador debe escribir el nombre de la

nueva ubicacin a crear
En el campo Capacidad se escribe la cantidad de personas que podr
albergar el nuevo saln. Este nmero debe ser un entero positivo (no
decimales, ni nmeros negativos) y no debe tener separadores de cifras de
ningn tipo (puntos, comas, comillas, etc.)
El seleccionador Tipo de montaje contiene dos opciones: fiesta y auditorio.
Despus de llenar estos campos se debe dar clic en el botn Guardar.
IV. Capacidad por Ubicacin

En esta seccin se pueden modificar los campos Capacidad y
Tipo de montaje de las ubicaciones existentes.
Para hacer los cambios pertinentes el

usuario debe:
- Seleccionar la ubicacin existente.
- Seleccionar el nuevo tipo de
montaje.
- Escribir la nueva capacidad del
saln.
Figura 3.1.4. Modificacin de ubicaciones
11
- Guardar los datos.
V. Ubicaciones
Permite al administrador ver una tabla con informacin
sobre todas las ubicaciones.
Figura 3.1.5. Tabla dinmica de ubicaciones
Al dar clic sobre cualquiera de los campos relacionados a la ubicacin,

se abre una nueva ventana para modificar el nombre del saln.
(Figura 3.1.5.1.)
Figura 3.1.5.1. Modificacin del nombre de la ubicacin
VI. Crear Categoria

Da la opcin de crear categoras para los diferentes productos (tems)
que el administrador maneje, por ejemplo: bebidas, alimentos,
alojamiento, entre otros.
Figura 3.1.6. Creacin de categora
12

NOTA: Los numerales IX al XI funcionan de manera anloga a esta opcin, es decir, la
informacin se genera bajo los mismos parmetros y el formato de la tabla de creacin
es siempre el mismo.
VII. Categorias
Genera una tabla dinmica con informacin sobre cada categora.
Figura 3.1.7. Tabla dinmica de categoras
Al dar clic sobre el nombre o la ID de la categora se permite al administrador cambiar el

nombre de dicha categora.
Figura 3.1.7.1. Modificacin del nombre de las categoras
VIII. Crear Item

En esta seccin se crean todo tipo de tems, con su nombre, valor
y categora correspondientes.
Figura 3.1.8. Creacin de tems
13

Para crear los tems:
En el campo Descripcin se introduce el nombre del tem a crear
En el espacio Valor $ debe escribirse el costo del elemento, este valor debe ser un
entero positivo (no decimales, ni nmeros negativos) y no debe tener separadores
de cifras de ningn tipo (puntos, comas, comillas, etc.)
En el recuadro Categora se encuentra un seleccionador para poder escoger la categora
a la que pertenecer el nuevo tem
Para crear el tem, finalmente se debe dar clic en el botn Guardar
IX. Servicios
Muestra una tabla dinmica con la ID y el nombre de los servicios
existentes, permitiendo editar el nombre de un servicio al dar clic
en cualquiera de estos datos.
Figura 3.1.12. Modificacin de servicios
Propina
Esta pestaa permite al administrador cambiar el porcentaje de las propinas en general.
Figura 3.2. Administracin del porcentaje de propinas
14
KAF Event Manager Manual de Usuario - Comercial
Crear Sucursal
En esta seccin el administrador se encarga de crear sucursales con su adecuada
informacin. Durante el proceso se deben llenar los espacios que requiera el sistema
para la creacin de la nueva sucursal.
Figura 3.4. Adicin de sucursales
D. COMERCIAL
La seccin Comercial maneja, como su nombre lo indica, la informacin correspondiente

a los eventos, sus costos y a los clientes que adquieran los servicios.
Figura 4. Pestaa comercial desplegada
Podemos encontrar dos pestaas ms dentro de la seccin, estas son:
Men Clientes
15

Esta seccin gestiona y administra toda la informacin de los clientes que hacen uso
de los diferentes servicios propuestos. Aqu se encuentran las funciones de:
I.
II.
III.
IV.
Crear cliente
Clientes
Crear sector
Sectores
Crear Clientes
Genera un formulario que requiere la informacin necesaria
para crear el nuevo cliente que el usuario desee.
Figura 4.1.1.
Creacin de nuevos clientes
Una vez el usuario termine de diligenciar los datos del formulario, se debe dar clic
en Guardar para completar el proceso.
Clientes
Este botn muestra una tabla dinmica con los clientes y su
informacin correspondiente.
16
Figura 4.1.2. Tabla dinmica de clientes
A su vez al dar clic en cualquiera de los espacios de la tabla se abre la edicin de cada
cliente, pero, a esto se aade el hecho de que aqu se puede agregar contactos a cada
cliente (figura 4.1.2.1), los cuales aparecen en una tabla anexa al final de la pgina
(figura 4.1.2.2).
Figura 4.1.2.1. Editor de la informacin de clientes
Figura 4.1.2.2. Tabla anexa de contactos por cliente
17
Crear Sector
Permite al usuario crear sectores empresariales, dentro de los cuales
se clasifican a los clientes.
Figura 4.1.3. Creacin de sectores
Sectores
Crea tablas dinmicas cuya informacin corresponde a cada sector
empresarial existente creado por los usuarios.
Figura 4.1.4. Tabla de sectores empresariales
EVENTOS
Las funciones de esta pestaa nos permiten crear eventos, cotizaciones de cada uno y
finalmente rdenes de compra de los mismos.
18
Crear Evento
El usuario debe llenar un formulario con la informacin del evento a crear.
Figura 4.2.1. Formulario de creacin de eventos
Para llenarlo se deben seguir los siguientes pasos:

Seleccin del cliente que solicita el evento, dando clic al botn cliente.
Al dar clic aparece en pantalla una tabla en la que hay que seleccionar el
cliente.
Figura 4.1.2.1. Tabla de seleccin de clientes
19

Despus de dar clic sobre el espacio seleccionar el usuario debe dar clic en el botn de la
parte inferior aceptar.
Llenar los espacios de restantes de la tabla con la informacin requerida.
Dar clic en el botn Guardar requerimiento.
Crear Cotizacion
Aqu se crean y manejan todas las cotizaciones de los eventos que se
hayan creado en la anterior funcin. Para este trabajo el usuario encontrar
una tabla en la que se encuentran, adems de la opcin de formar la
cotizacin, diferentes campos para editar la informacin de los eventos
creados. (Figura 4.2.2)
Figura 4.2.2. Edicin de eventos y creacin de cotizaciones
I. Para editar la informacin de un evento existente:

Dar clic sobre cualquiera de los campos de la tabla, excepto sobre el campo de ID.
Aparecer en pantalla un formato con la informacin ya ingresada acerca del evento
y con alguna informacin por aadir. (Figura 4.2.2.1)
Figura 4.2.2.1. Formato de edicin y adicin de informacin bsica para eventos existentes.
Se aade la informacin requerida en cada campo nuevamente

Se da clic en el botn Modificar. Al terminar el proceso, el programa guardar
inmediatamente la nueva informacin del evento.
20

II. Para crear una cotizacin:
En la tabla de eventos existentes (Figura 4.2.2), se da clic sobre el botn ID,
correspondiente al evento para el que se quiera crear una cotizacin
Aparecer en pantalla una tabla con la informacin que hasta el momento contenga el
evento. En la parte derecha de esta habr una serie de botones con diferentes funciones.
(Figura 4.2.2.2)
Figura 4.2.2.2. Tabla y botones de cotizacin de eventos
Los botones de la parte izquierda permitirn al usuario, como primera medida, imprimir
la informacin contenida o enviarla por correo (primeros dos botones de la figura 4.2.2.2).
Los botones restantes, son para aadir informacin necesaria para la creacin de la
cotizacin, los cuales irn de acuerdo a las preferencias y especificaciones del cliente que
haya solicitado el evento. Para conocer el proceso, a continuacin se explicarn los pasos
a seguir a travs de una seccin especial del manual (Numeral 4.1).
INFORMACIN ESPECIAL PARA COTIAZACIONES

Para poder crear correctamente las cotizaciones el usuario deber introducir una serie
de datos especiales que a continuacin se explican, para hacerlo, se debe hacer uso de
diferentes paneles y tablas dinmicas que irn apareciendo en pantalla a medida que se
lleva a cabo el proceso. Las funciones que se explicarn son las siguientes:
I. UBICACIONES
Esta funcin permite al usuario aadir ubicaciones posibles para la realizacin del evento,
estas ubicaciones depende de la cantidad de das para los que se haya planteado el
evento, por ejemplo, si este es de un solo da, no se podr agregar ms que una ubicacin
para la realizacin del mismo, pero si por el contrario el evento se llevar a cabo a travs
de varios das, tanto el usuario como el cliente podrn tener la opcin de no realizar el
evento en un solo lugar, sino de cambiar la ubicacin para cada da.
21
Figura a. Adicin de ubicaciones
La tabla que aparecer en pantalla tras dar clic al botn Ubicaciones (Figura a) funciona
de una manera especfica que facilita el trabajo al usuario. Para empezar, las ubicaciones
que no tengan la capacidad adecuada para la cantidad de asistentes al evento no sern
habilitadas y por tanto, el campo Tipo de montaje estar deshabilitado para las mismas,
solo aquellas en las que se pueda tener el cupo requerido de asistentes le permitirn al
usuario escoger el tipo de montaje necesario para el evento.
La siguiente columna (Pax) asigna la cantidad total de asistentes a dicha ubicacin.
Finalmente, para poder aadir la ubicacin planteada se debe dar clic sobre el recuadro
Seleccin que corresponda a la ubicacin y despus se da clic en el botn Adicionar
Ubicaciones.
Los pasos anteriores solo describen la forma de agregar una ubicacin, para aadir ms,
si hay ms das por evento, se debe guardar la primera ubicacin aadida, despus, volver
a dar clic en el botn Ubicaciones y aadir la nueva ubicacin, pero seleccionando
antes el da del evento para el cual se asignar.
Para escoger los das, la tabla tiene un selector en la parte superior, una vez se selecciona
el da del evento, se pasa a seguir el procedimiento planteado anteriormente para aadir
la ubicacin necesaria.
II. OBSERVACIONES
En este campo se guardan y generan las observaciones pertinentes con respecto al

evento, estas pueden ser de tipo operativo o comercial segn sea el caso, pero se pueden
aadir ambas.
22
Figura b. Observaciones del evento
III. ITEMS
Los tems, estarn organizados segn su categora especfica (vase la seccin 3 sub-seccin
xi), por esta razn, la primera tabla que aparecer al usuario ser una de seleccin de
categoras de tems, solo se puede modificar una a la vez.
Figura c. Seleccin de categoras de tems
Para empezar a aadir elementos, el usuario debe seleccionar primero una categora y
posteriormente dar clic en el botn Adicionar tems seleccionados.
Despus de hacer esto, el usuario ver cmo se genera una nueva tabla, la cual contiene
informacin de todos los tems que se encuentren dentro de la categora anterior.
23
Figura c.1. Adicin de tems
Se pueden aadir cuantos tems sean necesarios. Para hacerlo, en el campo Cantidad
se escriben el nmero de elementos de este tipo que se tendrn a disposicin para el
evento, este valor debe ser un entero positivo (no decimales, ni nmeros negativos) y
no debe tener separadores de cifras de ningn tipo (puntos, comas, comillas, etc.)
Despus de escoger la cantidad de tems, se pasa al campo IVA, el cual genera el
porcentaje del impuesto que tenga el elemento. Se escoge a travs de un selector que
mostrar los diferentes valores de impuesto disponibles despus de dar clic sobre l.
El espacio descripcin permite al usuario crear una pequea descripcin con las
caractersticas del tem aadido.
El selector Tipo de Servicio asingna al tem el servicio (vase la seccin 3 sub-seccin
xii.) en que se generar. Estos servicios van de acuerdo a los creados para los diferentes
eventos, o bien, de acuerdo a las preferencias del cliente.
Para poder adicionar el tem debe darse clic sobre el cuado de la columna Sel..
Finalmente, cuando se haya terminado de plantear el listado de tems para el evento se
debe dar clic al botn Cargar tem(s).
Cotizaciones
Este campo nos permite ver todas las cotizaciones que ya han sido
aprobadas y que se encuentran listas para generar una orden de compra.
Como en el campo anterior existe una tabla dinmica que permite apreciar
la informacin de las cotizaciones aprobadas (Figura 4.2.3).
Figura 4.2.3.
Tabla de cotizaciones aprobadas
Dentro de esta tabla existen varias tareas que el usuario podr realizar, entre ellas, editar
la informacin que ya se ha generado de la cotizacin o del evento, y tambin, hacer
seguimiento, cancelar o generar rdenes de compra para los eventos.
24
KAF Event Manager Manual de Usuario b - Comercial
* Editando Informacin
Para poder cambiar la cotizacin, se debe hacer clic sobre la ID del evento, de esta
manera, se pasa nuevamente al espacio de Crear cotizacin, all se pueden cambiar los
datos que se han generado antes.
** Funciones Especiales
La tabla de la figura 4.2.3. tiene entre sus columnas una llamada Opcones, que contiene
tres funciones especiales para las cotizaciones. Estas funciones son:
Cancelar (botn rojo): Cancela la cotizacin generada para dicho evento.
Seguimiento (botn azul): Es una bitcora mediante la cual se describe el
seguimiento que ha tenido el evento, con respecto a la actividad del cliente. Cuando
el usuario da clic sobre este botn aparece en pantalla un cuadro, que contendr los
registros ya generados y que adems da la opcin de crear los nuevos.
(Figura 4.2.3.1)
Figura 4.2.3.1. Registro de seguimiento
Para que el usuario haga uso de este campo deber:

o Seleccionar la clase de actividad (tipo)

o Escribir un comentario sobre dicha actividad

o Dar clic en el botn Nuevo seguimiento
Orden (botn verde): Genera la orden de compra para dicha cotizacin
Ordenes de Comrpra
Crea una tabla similar a la del campo Cotizaciones, con la diferencia de
que en esta solo se encuentran las cotizaciones que, adems de haber
sido aprobadas, ya tienen una orden de compra. Las funciones son
exactamente las mismas que las de la funcin anteriormente mencionada.
25
KAF Event Manager Manual de Usuario - Eventos
E. EVENTOS
En esta pestaan se encuentra la informacin contenida sobre todos los eventos creados
y aprobados, organizada cronolgicamente.
Figura 5.
Pestaa de eventos
Aqu podremos apreciar un total de tres opciones dentro de la pestaa, que se explicarn
a continuacin:
Calendario
Muestra un calendario con la opcin de navegar dentro de l, dando a conocer al usuario

la fecha tanto de eventos pasados, como de los eventos en curso o los planeados para
fechas futuras.
Figura 5.1. Calendario de organizacin de eventos.
26

Aquellos eventos que se han realizado correctamente, aparecen en el calendario de
color verde, los que estn por venir tendrn un color azul, mientras que aquellos que
fueron cancelados o no se realizaron correctamente aparecern en el calendario de
color rojo.
Para navegar a travs del calendario se tiene una barra superior con informacin y botones que permitirn al usuario desplazarse en l. (Figura 5.1.1.)
Figura 5.1.1. Barra de navegacin del calendario
Las flechas de la parte izquierda mueven los meses de adelante hacia atrs, al lado de las
flechas hay un botn llamado hoy, que da al usuario la opcin de volver al mes actual.
El calendario tambin tiene la opcin de transformarse en una agenda semanal o diaria,
que mostrar los eventos de las semanas (figura 5.1.1.1) y das (figura 5.1.1.2) actuales.
Para esto el usuario deber hacer uso de los botones Semana y Da de la parte derecha
de la barra de navegacin.
Figura 5.1.1.1. Agenda semanal
27
Figura 5.1.1.2. Agenda diaria
Calendario por Saln
Crea calendarios idnticos a los anteriores, pero en este caso, existe un filtro
adicional, para poder ver los eventos de acuerdo a los salones existentes. Este
filtro se encuentra encima a la barra de navegacin normal (Figura 5.2).
Figura 5.2. Barra de navegacin de calendarios y filtro de salones
Cuando el usuario quiera ver los eventos programados para un saln en especfico,
solo debe escoger dicho saln en selector. El funcionamiento de los calendarios
ser igual al del punto anterior.
Pendientes por Aprobacin
Genera una tabla con el seguimiento de aquellos eventos que aun no han sido
aprobados.
28
KAF Event Manager - Manual de Usuario
Figura 4.3. Tabla de eventos no aprobados
F. MENSAJERIA
Esta seccin es un chat que permite ver los usuarios que se encuentren conectados al
programa, para poder comunicarse con ellos a travs de este medio.
G. CUMPLEAOS
Muestra en pantalla una tabla con la informacin de todos los contactos que cumplan
aos en el mes en transcurso.
H. SALIR
Este botn es para que el usuario que est usando el programa cierre su sesin al dar
clic sobre l.
29

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CONTENIDO

Inicio y panel principal..............................................................................................................................

Generacin de Informe sin intervalos de tiempo......................................................................

** Informacin especial para Cotizaciones..............................................................

KAF EVENT MANAGER

INICIO DE SESION Y PANEL PRINCIPAL

Para entrar al programa de administracin y gestin de eventos se deben validar algunos

Figura 1. Inicio de Sesin

Despus de iniciar sesin correctamente, la primera impresin que el usuario podr

Figura 1.1. Primera impresin y panel izquierdo.

KAF Event Manager Manual de Usuario - Informes

Figura 1.2 Secciones del Panel

KAF Event Manager Manual de Usuario - Informes

Figura 2.0 Pestaa desplegada de informes

A continuacin se explican las funciones de cada botn:

Figura 2.1 Tabla de generacin de informes de ventas por Ubicacin

Generacion de un Informe sin intervalos de tiempo

Para producir en el sitio un informe en el que no se tome en cuenta un intervalo de tiempo

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Figura 2.1.2. Generacin de Informes sin intervalo de tiempo

Dar clic al botn Generar listados.

Generacion de un Informe con intervalos de tiempo

Si se desea usar un intervalo determinado de tiempo en el que se analicen las estadsticas de

Figura 2.1.4 Generacin de informes con intervalo de fecha

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El campo vendedores se encarga de generar informes de ventas, pero en este caso

Figura 2.2. Pestaa de eventos

Ambas opciones se basan en exactamente el mismo funcionamiento

Figura 2.3.1 Variacin en la generacin de Informes

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La primera opcin proporciona un listado

Figura 2.4 Variacin en la generacin de Informes

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Figura 2.5 Opciones dentro de Clientes

Figura 2.6 Tabla dinmica de categorias

KAF Event Manager Manual de Usuario - Configuracion

Figura 2.6.2. Selector de cantidad de

Figura 2.6.1. Buscador de la tabla dinmica

Figura 2.6.3. Paginador de la tabla

Dentro de los servicios de configuracin se podrn encontrar aquellas opciones exclusivas

Figura 3. Pestaa configuracin desplegada

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Figura 3.1. Panel de administracin

En esta seccin el administrador podr gestionar los usuarios, eventos y diferentes

KAF Event Manager Manual de Usuario - Configuracion

Imagen 3.1.2. Tabla dinmica de observacin y edicin de la informacin de cada usuario

Figura 3.1.2.1. Editor de la informacin de usuarios

KAF Event Manager Manual de Usuario - Configuracion

Figura 3.1.3. Creacin de ubicacin

En el recuadro Ubicacin el administrador debe escribir el nombre de la

IV. Capacidad por Ubicacin

Para hacer los cambios pertinentes el

Figura 3.1.4. Modificacin de ubicaciones

- Guardar los datos.

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Figura 3.1.5. Tabla dinmica de ubicaciones

Al dar clic sobre cualquiera de los campos relacionados a la ubicacin,

Figura 3.1.5.1. Modificacin del nombre de la ubicacin

VI. Crear Categoria

Figura 3.1.6. Creacin de categora

KAF Event Manager Manual de Usuario - Configuracion

Figura 3.1.7. Tabla dinmica de categoras

Al dar clic sobre el nombre o la ID de la categora se permite al administrador cambiar el