1.

Logstica de Compras
1.1.
Compras
Compras es un proceso en el que participan el solicitante que
formula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un
bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la
institucin
1.1.1.

Qu es comprar?
El trmino compras se refiere a la accin de:
OBTENER EL (LOS) PRODUCTO(S) O SERVICIO(S) DE LA
CALIDAD ADECUADA, CON EL PRECIO JUSTO, EN EL TIEMPO
INDICADO Y EN EL LUGAR PRECISO.
Muchas empresas manejan este concepto cmo la accin
de adquirir provisiones o materiales para la empresa
(materias primas, componentes o artculos terminados).
Es necesario comentar tambin que el proceso de compras
no slo implica el adquirir y obtener los productos que se
requieran en una empresa sino que tambin incluye el
negociar los precios y la calidad de los productos a comprar
con la finalidad de traer beneficios a la empresa sobre todo
en trminos monetarios

1.1.2.

Importancia del proceso de compras

El proceso de compras ocupa una posicin importante en la
mayor parte de las organizaciones, ya que las partes,
componentes y suministros adquiridos por lo general
representan el 40 a 60% del valor de ventas de un producto
final. Esto significa que las reducciones de costo
relativamente pequeas obtenidas en la adquisicin de
materiales pueden tener un gran impacto en las utilidades
que mejoras similares en otras reas de costos-ventas de la
organizacin. Esto se conoce como principio de
apalancamiento.
La compra y la programacin implican decisiones que
pueden afectar el desplazamiento y almacenamiento
eficiente de bienes dentro de la cadena de suministros, por
lo tanto la compatibilidad entre los productos o
componentes de los productos es de gran importancia al
momento de determinar el almacenamiento adecuado de
los mismos y para luego ser transportados de forma
adecuada y eficiente, los mtodos de desplazamiento son
de gran importancia pues estos garantizan la efectividad de
respuesta a las necesidades del cliente, adems

dependiendo del mtodo que se escoja se garantiza el

estado de la carga, el control de la carga, el transporte
adems una buena planeacin logstica del transporte
garantiza menos costos, y da confianza y seguridad para
reducir los inventarios y por lo tanto ser ms eficientes y
competitivos en el mercados.
Importancia de la Funcin de Compras

1.1.3.

Medir la competitividad de una empresa es medir su

participacin en el mercado. Uno de los medios para
mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con
alta calidad. Esta afirmacin implica que el sistema de
produccin debe ser abastecido de insumos que cumplan
con las condiciones ms ventajosas posibles, las cuales son:

1.2.

El precio de compra

El plazo de pago

El plazo de entrega el servicio de post venta

La calidad

La estabilidad del proveedor

La Gestin de compras en la Empresa

El objetivo de las compras en la empresa no es solo la previsin de

posibles variaciones de la demanda, sino la obtencin de los
factores productivos al menor costo posible dentro de los patrones
o estndares de calidad teniendo en cuenta aspectos tales como
las mermas, deterioros u obsolescencia a los que puedan estar
sujetos los productos adquiridos.
Tradicionalmente a la gestin de compras que se le asignan las
siguientes funciones:

Estudio sistemtico del mercado en el que se encuentra

la oferta
Adjudicacin de pedidos
Ejecucin de pedidos
Realizacin de peticiones de oferta a los proveedores

1.3.
Deteccin
de
la
necesidad
requerimiento de bienes y servicios

de

Comprar

Cualquier rea de la empresa que requiera mercadera puede

consultar disponibilidad en Almacn de la mercadera requerida.

De no contar con la existencia solicitada, se identifica la necesidad

de reponer los bienes. El rea compras elabora una planificacin
diaria, incluida en el presupuesto de la empresa. El rea
solicitante emite una solicitud de compra y conserva un duplicado
hasta recibir la mercadera.
El stock tiene como propsito conocer las existencias de los
insumos, productos intermedios y productos terminados, y de la
disponibilidad para su venta.
De esta manera, programando el consumo de insumos en el
proceso productivo, se puede planificar el abastecimiento de
stos, fijando un punto de re pedido en un plazo determinado
anterior a que se consuma la existencia.
2. Seleccin de Proveedores
La bsqueda y seleccin de proveedores debe realizarse continuamente, a
fin de tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios
y condiciones de compra. Se definen los posibles proveedores teniendo en
cuenta:

Precios y condiciones de pago

Plazos de entrega

Calidad de los productos

Fiabilidad

Posibilidades futuras de evolucin

Situacin econmico-financiera
3. Qu es abastecimiento?

El abastecimiento es una de las etapas de lo que suele llamarse procesos

de negocio, las personas, la organizacin, la tecnologa y la infraestructura
fsica que permite la transformacin de materias primas en productos y
servicios que son ofrecidos y distribuidos a los usuarios para satisfacer su
demanda.
En particular, el abastecimiento puede ser entendido como el proceso
realizado por una organizacin para conseguir aquellos bienes y servicios
que requiere para su operacin y que son producidos o prestados por
terceros. Este concepto implica incorporar en la definicin de proceso todas
aquellas actividades que se relacionan con la compra o contratacin, desde
la deteccin de necesidades hasta la extincin de la vida til del bien o
servicio.

3.1.

Cadena del Abastecimiento

El proceso de abastecimiento es el conjunto de actividades que

permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la
compaa requiere para su operacin, ya sea de fuentes internas o
externas.
Cadena de Abastecimiento, incluye todas las actividades
relacionadas con el flujo y transformacin de bienes y productos,
desde la etapa de materia prima hasta el consumo por el usuario
final. Pero, para que dicho flujo sea ptimo, tambin debe fluir
informacin en toda la cadena y, lgicamente, para que todos los
integrantes que la forman generen valor y ganancias, debe
finalmente fluir el dinero, todo ello a la mayor velocidad posible y
satisfaciendo al cliente final.
3.2.

Caractersticas de la cadena de abastecimiento.

Es dinmica e implica un flujo constante de informacin,

productos y fondos entre las diferentes etapas.

El cliente es parte primordial de las cadenas de suministro. El

propsito fundamental de las cadenas de suministro es
satisfacer las necesidades del cliente.

Una cadena de suministro involucra flujos de informacin,

fondos y productos.

3.3.

Objetivo de la cadena de abastecimiento

Independientemente de la definicin, de lo grande o pequeo del

departamento de logstica, del tipo mercado, del tipo de empresa
y de los paquetes computacionales creados o por crear, hay un
objetivo sencillo, pero conciso, para dicho departamento y la
cadena de abastecimiento: abastecer los materiales necesarios en
la cantidad, calidad y tiempos requeridos al menor costo posible
para con ello dar un mejor servicio al cliente.

Cul de estos cuatro requisitos es el ms importante?

Los cuatro tienen la misma importancia. La ausencia de alguno de

ellos afectar el desempeo de la cadena de abastecimiento y,
por
lo
tanto,
afectar
el
servicio
al
cliente.
La cantidad, calidad, tiempo y costos son requisitos dinmicos ya
que la demanda no es constante, los requerimientos de calidad

cada vez son mayores, los tiempos de entrega son variables y los
costos varan por factores internos y externos. Este proceso
dinmico dificulta la administracin por lo que es indispensable el
uso de la tecnologa de informacin para agilizar la toma de
decisiones, reducir los tiempos de respuesta y la incertidumbre. El
Internet ha sido y ser una herramienta bsica en este proceso ya
que acorta distancias y tiempos, ofrece el alcance de ms
proveedores y clientes y ayuda en la reduccin de costos.

3.4.

Elementos de la cadena de abastecimiento

De manera muy general la cadena de abastecimiento est

integrada por cinco elementos: Proveedores, Transportes, la
Empresa, los Clientes y la Comunicacin entre ellos (figura 1). La
rpida interaccin entre estos elementos es indispensable y
genera una ventaja competitiva a la empresa que sepa utilizarla a
su favo
La rpida interaccin mencionada en la seccin anterior se puede
obtener mediante el uso del Internet, Intranet y Extranet. La figura
muestra grficamente el proceso de la cadena de abastecimiento
y las actividades de soporte desde la perspectiva del Internet.
Obra que poner especial atencin en el factor tiempo ya que es un
elemento clave en la toma de decisiones, entregas y respuestas.
3.5.

El Proceso de Abastecimiento

El abastecimiento no es una funcin exclusiva del departamento o

la unidad de adquisiciones, sino un proceso consistente en
mltiples actividades donde interactan diversos actores, como
otros departamentos, clientes internos y externos, proveedores,
compradores, ciudadanos, etc.
Tal como se muestra en la figura precedente, el proceso de
abastecimiento puede ser dividido en seis etapas, estas son:
a) Definicin de requerimientos.
b) Seleccin del mecanismo de compra
c) Llamado y recepcin de ofertas
d) Evaluacin de las ofertas
e) Adjudicacin y formalizacin

f) Ejecucin y gestin del contrato

En las siguientes secciones se presentarn cada una de las
etapas, haciendo nfasis en los factores claves o crticos de xito y
en los actores que participan.

Adems, si todos cuentan con la informacin necesaria y sta

es suficientemente clara, mejora la transparencia del proceso.
La logstica de compras tiene un objetivo muy importante en la empresa y esto no es solo por la
previsin de posibles variaciones de la demanda, si no que tambin es importante para la
empresa, para la obtencin de los factores productivos, al menor costo posible dentro de los
patrones o estndares de calidad, siempre y cuando se tengan en cuenta, los aspectos
fundamentales tales como las mermas, los deterioros u obsolescencia a los que pueden estar
sujetos
los
productos
adquiridos.
En reglas tradicionales, a la logstica de compras, se le asignan funciones especficas como por
ejemplo, la gestin del estudio sistemtico del mercado en el que se encuentra la oferta, la
realizacin de peticiones de oferta a los proveedores, la seleccin de esas ofertas, la
adjudicacin de pedidos y la ejecucin de los mismos, el seguimiento de la oferta y la realizacin
de los reclamos, devoluciones o anulaciones de pedidos.
En logstica de compras, podemos lograr una mejor gestin evaluando a los proveedores. El
almacenamiento asegura el flujo de produccin y previene los cambios, sirve de amortiguador
entre los procesos de produccin que pueden operar a ritmo diferente y tambin, el
almacenamiento asegura el servicio al cliente y sirve de amortiguador tambin de la produccin
frente a las posibles variaciones de la demanda. Hay muchas razones que justifican el
almacenamiento, como las rebajas en la compra segn la cantidad adquirida, la necesidad de
mantener el ritmo de produccin, la necesidad de sustituir de manera inmediata componentes y
equipos

que

se

deterioran,

etctera.

Debemos diferenciar compras de aprovisionamiento. En cuanto al aprovisionamiento diremos que

es el abastecimiento, no es ms que la funcin logstica, mediante la cual e provee a una
empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. El abastecimiento, es una de las
funciones comunes bsicas de cualquier organizacin, puesto que cada una de ellas depende de
los materiales y suministros de otras empresas.
Si hablamos de la logstica de compras, tenemos que hacer hincapi en los bajos costos
logsticos, que es uno de los objetivos disear y operar el sistema para que sea eficiente, no
solamente para la compra de los materiales solicitados, si no que tambin para la venta. Para
alcanzar este objetivo, la logstica de compras, debe integrar las actividades de transporte,
inventario, comunicaciones de rdenes, almacenaje y manipulacin dentro del sistema.
La logstica de compras, trata del aprovisionamiento, obviamente y se entiende por compra, todo
aquello que consiste en adquirir, que pueden ser tanto materias primas, suministro o

componentes, que necesita una organizacin, mientras que e aprovisionamiento es el proceso de

la logstica integral que abarca desde el proveedor hasta le utilizacin de los materiales. Es all,
que es importante la localizacin de los proveedores, la calidad y la inspeccin, ya que a
travs de los mismos, se logra el objetivo, que minimizan los costos de los materiales. De igual
manera, la contribucin que ofrece la logstica de compras, a una organizacin, cualquier sea
esta es la estructura organizacional, as que la importancia de la logstica de compras y de
aprovisionamiento son sumamente importantes en cualquier empresa logstica, no solo para las
implicaciones

de

distribucin,

si

no

que

adems

para

sus

inventarios.

En tal sentido, las caractersticas del entorno logstico, dentro de las compras que ms estn
influyendo en la funcin aprovisionamiento son la globalizacin de los mercados, variaciones
cualitativas en la demanda de los productos, escasez de capitales y crecimiento de los costos
financieros, como as tambin la reduccin de los mrgenes de beneficios. Tambin, podemos
mencionar que son de vital importancia para la logstica de compras, los cambios tecnolgicos y
los constantes incrementos en las exigencias de la calidad.
En logstica de compras, podemos lograr una mejor gestin evaluando a los proveedores. El
almacenamiento asegura el flujo de produccin y previene los cambios, sirve de amortiguador
entre los procesos de produccin que pueden operar a ritmo diferente y tambin, el
almacenamiento asegura el servicio al cliente y sirve de amortiguador tambin de la produccin
frente a las posibles variaciones de la demanda. Hay muchas razones que justifican el
almacenamiento, como las rebajas en la compra segn la cantidad adquirida, la necesidad de
mantener el ritmo de produccin, la necesidad de sustituir de manera inmediata componentes y
equipos

que

se

deterioran,

etctera.

Debemos diferenciar compras de aprovisionamiento. En cuanto al aprovisionamiento diremos que

es el abastecimiento, no es ms que la funcin logstica, mediante la cual e provee a una
empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. El abastecimiento, es una de las
funciones comunes bsicas de cualquier organizacin, puesto que cada una de ellas depende de
los materiales y suministros de otras empresas.
Si hablamos de la logstica de compras, tenemos que hacer hincapi en los bajos costos
logsticos, que es uno de los objetivos disear y operar el sistema para que sea eficiente, no
solamente para la compra de los materiales solicitados, si no que tambin para la venta. Para
alcanzar este objetivo, la logstica de compras, debe integrar las actividades de transporte,
inventario, comunicaciones de rdenes, almacenaje y manipulacin dentro del sistema.
La logstica de compras, trata del aprovisionamiento, obviamente y se entiende por compra, todo
aquello que consiste en adquirir, que pueden ser tanto materias primas, suministro o
componentes, que necesita una organizacin, mientras que e aprovisionamiento es el proceso de
la logstica integral que abarca desde el proveedor hasta le utilizacin de los materiales. Es all,

que es importante la localizacin de los proveedores, la calidad y la inspeccin, ya que a

travs de los mismos, se logra el objetivo, que minimizan los costos de los materiales. De igual
manera, la contribucin que ofrece la logstica de compras, a una organizacin, cualquier sea
esta es la estructura organizacional, as que la importancia de la logstica de compras y de
aprovisionamiento son sumamente importantes en cualquier empresa logstica, no solo para las
implicaciones

de

distribucin,

si

no

que

adems

para

sus

inventarios.

En tal sentido, las caractersticas del entorno logstico, dentro de las compras que ms estn
influyendo en la funcin aprovisionamiento son la globalizacin de los mercados, variaciones
cualitativas en la demanda de los productos, escasez de capitales y crecimiento de los costos
financieros, como as tambin la reduccin de los mrgenes de beneficios. Tambin, podemos
mencionar que son de vital importancia para la logstica de compras, los cambios tecnolgicos y
los constantes incrementos en las exigencias de la calidad.