Sistemas de Ordenacion Documental

SISTEMAS DE ORDENACION DOCUMENTAL
ADRIANA CORONADO AGUDELO
CENTRO DE CAPACITACION BOLIBAR CENCABO

SOACHA
2015
INTRODUCCIN
Este documento muestra la importancia del Proceso de Ordenacin

Documental dentro de la Organizacin Archivstica, su relacin estrecha e
inseparable con el Proceso de Clasificacin que le antecede y con el Proceso
de Descripcin que le precede.
El objetivo es ofrecer una herramienta de fcil acceso que oriente las labores
en los archivos tanto a nivel terico como metodolgico, en instituciones
pblicas y privadas, a los archivistas, funcionarios de archivo, estudiantes e
interesados en el tema, que les permita establecer los sistemas de
ordenacin documental ms adecuados de acuerdo con las caractersticas
propias de las series documentales.
LA ORDENACIN
La ordenacin es la operacin archivista realizada dentro del proceso de

organizacin que consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas,
alfabticas y/o numricas, dentro de las categoras o grupos definidos en la
clasificacin.
Operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos
unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano. En
nuestro caso los elementos sern los documentos o las unidades
archivsticas, dentro de las series.
Consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas o alfabticas,
dentro de las categoras o grupos definidas en la clasificacin.
Cuando se realiza adecuadamente, en primer lugar, la clasificacin y en
seguida la ordenacin da como resultado la organizacin.
La ordenacin es un proceso posterior a la clasificacin, la cual nos permite:
Acceso a la informacin
Rpida localizacin del documento.
Facilita la comprensin documental
PROCESOS DE ORDENACIN
Es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades

documentales de una serie, as como los tipos documentales al interior de los
expedientes segn un criterio predeterminado.
El Principio de Orden Original o Principio Histrico: Se trata de un principio
fundamental de la teora archivstica por el cual se establece que la
disposicin fsica de los documentos debe respetar la secuencia de los
trmites que los produjo. Es prioritario para la ordenacin de fondos, series y
unidades documentales.
ORDENACION DE UNA SERIE
RESOLUCIONES
ACUERDOS
CONTRATOS
HISTORIAS LABORALES
AUDITORAS
INFORMES
HISTORIAS CLNICAS
LICENCIAS DE CONSTRUCCIN
1. Numricos (simples y cronolgicos)

2. Alfabticos (onomsticos, toponmicos y temticos)
3. Mixtos o Alfanumricos.
Sistemas de Ordenacin numricos

Los sistemas numricos representan el ordenamiento basado en nmeros;
stos se usan para rotular las guas, subguas, carpetas e ndice. El principio
numrico se considera indirecto porque en el momento de archivar y/o
localizar un documento se requiere consultar una base de datos, un ndice o
un registro numrico, para determinar el nmero que le corresponde.
Ordinal
Consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto (segn la serie
documental) un nmero en forma progresiva. Con esta numeracin se
identifican las unidades de conservacin que conforman una serie
documental.
Cuando los documentos obedecen a numeraciones consecutivas (como
facturas, rdenes de compra, pedidos, remisiones, plizas, resoluciones,
Acuerdos, Ordenanzas, entre otros.) se disponen en las respectivas
unidades de conservacin en forma progresiva, obedeciendo a la
numeracin que los identifica.
Sistema Cronolgico
Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental. El orden

cronolgico tiene gran importancia en todas las manifestaciones humanas.
Su uso indirecto abarca todos los sistemas de ordenamiento.
Mtodos
Pueden distinguirse diferentes mtodos de ordenacin cronolgica, entre

ellos se destacan los siguientes:
Cronologa Rgida:
Se basa en una ciega ordenacin por fechas. La ordenacin por este

mtodo consiste en ubicar un documento detrs del otro en forma secuencial
de acuerdo con la fecha en que la documentacin ha sido tramitada,
teniendo en cuenta en primer lugar el ao, seguido del mes y al final el da.
Las unidades documentales simples con ordenacin cronolgica se

presentan en la serie, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya
ordenacin puede ejemplificarse as:
Cronologa Circunstancial:
Satisface las necesidades de la documentacin que por ciertas
circunstancias debe estacionarse a travs del tiempo, para que cumpla su
objetivo. Una de sus aplicaciones ms usuales de este mtodo es el
recordatorio de vencimientos.
En el sistema recordatorio e vencimientos debe aparecer al principio de la
unidad de instalacin el mes que cursa y a continuacin los meses
siguientes, de acuerdo con el orden del calendario.
Cada mes vencido va al final de la unidad de instalacin y los das vencidos
pasan al mes siguiente.
En casos especiales se puede ordenar con base en bimestres, trimestres,

semestres, bienios, cuatrienios, quinquenios, entre otros. En estos casos la
gua ser la mayor unidad de tempo, las subguas los periodos en que se
subdivide y las carpetas la menor unidad de tiempo.
Sistemas de Ordenacin Alfabticos
Se apoyan en una base de conocimiento universal: el Alfabeto. Tienen como

fundamento el orden alfabtico de todas las letras del nombre o del asunto,
Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar
en las gavetas del archivador directamente (carpeta, bolsa, legador, entre
otros).
Onomstico
La ordenacin alfabtica-onomstica se utiliza para series documentales

compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes
de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales.
Nombres de Personas Naturales: segn el Cdigo Civil, son personas

naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que
sea su edad, sexo, estirpe o condicin.
Nombres de Razones o Firmas Sociales: Es el nombre bajo el cual se

conoce la empresa. Este corresponde al Registro en la Cmara de
Comercio.
Temtico
A la clasificacin de los documentos por la seleccin del tema tratado
obedece el sistema alfabtico por asuntos, temtico o ideolgico. El nombre
de la persona o razn social no se considera al organizar los documentos.
En conclusin, el archivo por asuntos tiene como fundamento captar la
esencia del documento y decidir el vocablo apropiado. Para ello es necesario
conocer bien el tema central y del documento y comprenderlo, conocer la
organizacin de la empresa y conocer e imaginar las necesidades
potenciales del usuario.
USOS
- Instituciones cientficas, para archivar la informacin de los estudios y

proyectos que estn adelantando.
- Colegios, escuelas, academias, universidades y todo tipo de instituciones
docentes, para su material didctico.
- Galeras de arte, museos, bibliotecas, que por su naturaleza requieren la
identificacin archivstica por grupo.
Sistema toponmico o geogrfico.
Archivo alfabtico geogrfico, como su nombre lo indica, es la organizacin

de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su
localizacin, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar,
por orden alfabtico.
Este sistema es similar al alfabtico nominativo (personas naturales y
razones sociales), porque la clasificacin final se hace tambin por nombres
de individuos y empresas.
USOS
Su utilizacin es recomendable en los siguientes casos:
- Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y
agencias, distribuidores, concesionarios, etc.
- En instituciones cuyas ventas se organizan por reas geogrficas.
- En empresas de servicios pblicos como luz, agua, telfono, gas, etc.
- En compaas dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de
transporte, etc.
ORGANIZACIONES DE LOS ARCHIVOS GEOGRFICOS

En primera instancia ira:
Gua alfabtica:
Esta gua puede ser la A, por ser la primera letra del al alfabeto y abarcara
todos los pases que comiencen por la A, (Argentina, Alemania, Angola).
Gua del pas:
Comprende al pas que representa y su nombre.
Subgua de ciudades:
Que corresponde a las ciudades o pueblos de cada pas donde existen

clientes de esa empresa. Todas aparecen en orden alfabtico y en ese orden
ir primero Buenos Aires que Rosario, ambas ciudades de Argentina.
Carpetas individuales:
Corresponden a los clientes de cada ciudad que a su vez irn en estricto

orden alfabtico ya sea como persona natural o jurdica.
Sistemas de Ordenacin Mixtos
Este sistema combina el principio alfabtico con el numrico. Se puede

utilizar en la ordenacin de la series de una dependencia cuando estn
representadas con las letras del alfabeto que identifican la oficina productora,
seguido de los dgitos de series y subseries.
Alfanumrico
El sistema alfanumrico tambin puede emplearse para ordenar la serie

documental utilizando a la vez orden alfabtico y numrico cronolgico. En
este sistema de ordenacin, los datos que se cruzan no sern separables,
siempre estarn asociados. Por ejemplo, los contratos de prestacin de
servicios pueden ordenarse con base en el ao de celebracin del contrato y
el nombre del contratista.
Ordinal Cronolgico
Este sistema se basa en la combinacin de dos sistemas numricos: el
ordinal y el cronolgico. Puede aplicarse a series cuyas unidades
documentales son numricas simples y a la vez cronolgicas (Decretos,
Acuerdos, Resoluciones), los cuales se orden en primer lugar por el nmero
de la unidad documental y despus por la fecha de expedicin.
Ejemplo:
001 2003-04-31
002 2003-07-21
003 2004-05-19
004 2004-06-16
005 2004-08-11
006 2004-08-18

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