Etapas de la preparacin del presupuesto

Primera Etapa. PLANEACIN:

En esta etapa se evalan los resultados obtenidos en ejercicios anteriores, se
analizan las tendencias de los principales indicadores empleados (ventas, costos, precios de
las acciones en el mercado, mrgenes de utilidad, rentabilidad, participacin en el mercado,
etc.), se efecta la evaluacin de los factores ambientales no controlados por la direccin y
se estudia el comportamiento de la empresa.
Este diagnstico contribuir a sentar los fundamentos del planeamiento, estratgico y
tctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones en la seleccin de las
estrategias competitivas y de las opciones de crecimiento.
Definidos los objetivos se asignan los recursos, y se establecen las estrategias y polticas
que contribuyan al logro de los objetivos propuestos.
Ejemplo: Si el objetivo es incrementar las ventas, ser necesario considerar las opciones
las ventajas, las desventajas como la concesin de mayores plazos, el otorgamiento de
mayores descuentos, la creacin de mercados, el mejoramiento de los productos, la
reduccin del tiempo de despacho o el refuerzo financiero de la publicidad.
Segunda Etapa. ELABORACIN
Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la
gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensin monetaria
en trminos presupuestales, segn las pautas siguientes:
*En el campo de las ventas, su valor se subordinar a las perspectivas de los volmenes a
comercializar previstos y de los precios.
*En lo referente a produccin se programarn las cantidades a fabricar o ensamblar, segn
las estimaciones de ventas y las polticas sobre inventarios.
*De acuerdo con los programas de produccin y los niveles de inventarios de materias
primas se calculan las compras.
*Con base a los requerimientos de personal planteados por cada jefatura debe prepararse el
presupuesto de nmina.
*Los proyectos de inversin especiales demandarn un tratamiento especial relacionado
con la cuantificacin de recursos.

*El presupuesto consolidado se remitir a la gerencia o presidencia con los comentarios y

recomendaciones pertinentes. Analizado y discutidas sus conveniencias financieras se
procede a ajustarlo, publicarlo y difundirlo.
Tercera Etapa. EJECUCIN
En esta etapa el director de presupuesto tiene la responsabilidad de prestar
colaboracin a las jefaturas de Departamentos en aras de asegurar el logro de los objetivos
contemplados. Igualmente, presentar informes de ejecucin peridicos.
Cuarta Etapa. CONTROL.
Las actividades ms importantes a realizar es esta etapa son:
a.

b.

c.

Preparar informes de ejecucin parcial y acumulada que incorporen comparaciones

numricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado.
Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.
Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario, como
ocurre al presentarse cambios intempestivos de las tasas de inters o de los
coeficientes de devaluacin que afectan las proyecciones de las empresas que realizan
negocios internacionales.

Quinta Etapa. EVALUACIN

Al culminar el periodo del presupuesto se prepara un informe crtico de los
resultados obtenidos que contendr no solo las variaciones sino el comportamiento de todas
y cada una de las funciones y actividades empresariales. Se analizan cada una de las fallas
en las diferentes etapas y se reconocen los xitos, lo cual sirve de plataforma para los
presupuestos posteriores.

1. Brinda a la direccin una visin integral de las operaciones y

resultados permitiendo tomar decisiones informadas y oportunas.
2. Traduce los objetivos de la empresa en acciones al especificar los recursos,
ingresos y actividades requeridas para llevar a cabo el plan estratgico del ao
presupuestado.
3. Es una herramienta til para medir la eficiencia de los mandos medios a
cargo al otorgarles responsabilidad tanto operativa como financiera.

4. Facilita el control administrativo y obliga a realizar evaluaciones peridicas

de la gestin empresarial.
5. Fomenta una estructura correcta determinando responsabilidad y autoridad
de cada uno de los miembros de la organizacin.
6. Ayuda al manejo financiero de la empresa.
7. Compromete a mantener un archivo de datos histricos controlables.
8. Permite conocer con anticipacin los excedentes o faltantes de fondos y
detectar cundo es conveniente recurrir a la obtencin de prstamos.
9. Es una herramienta idnea para el control de la posicin de efectivo.
10. Motiva a la planeacin y seguimiento oportuno de la situacin de la
empresa.
Un procedimiento que no debes olvidar llevar a cabo es realizar la comparacin
peridica de los resultados contra lo presupuestado ya que esto te permitir
agregar valor al negocio a travs de una mejor planeacin, seguimiento,
evaluacin y control. Por ejemplo, si en tus revisiones detectas que el gasto en
viticos est sobrepasando lo presupuestado se pueden revisar las polticas a
tiempo y no esperar a que sea un costo que te pueda causar falta de efectivo
para algn otro rubro.
El presupuesto es una gua, un plan estratgico mediante el cual puedes detectar y
corregir errores pasados, dnde planificar nuevas inversiones o acciones de
innovacin. La base del presupuesto es que cuentes con informacin correcta y en
tiempo real para tomar las decisiones oportunas.

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