Caso N 2 EMPRESA PILOS S.A.

UN INVENTARIO DE ARCHIVO
Daniel, es el responsable del almacn en la Empresa Pilos S.A., recibe una notificacin de
su jefe inmediato de manera improvista donde es notificado de un traslado a la oficina de
Cartera, ya que la funcionaria encargada presenta un accidente laboral y debe ausentarse
por un periodo de 30 das. Por lo tanto, en la notificacin se fundamenta la entrega de su
puesto de trabajo al funcionario que lo reemplazar, realizando el inventario del archivo.
Daniel, debe de asumir el cargo nuevo de manera inmediata y no logra realizar la entrega
formal de su puesto por falta de tiempo. Este le solicita a su compaero que reciba el
cargo sin el inventario documental.

Segn el caso anterior, piense en una posible respuesta para los siguientes interrogantes:
1. Cmo debe de comenzar hacer el inventario documental?
R/El inventario debe comenzarlo hacer con un Instrumento de recuperacin de
informacin que describa de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental.
2. Es correcto lo que le sucedi al nuevo funcionario del almacn? Justifique su
respuesta.
R/No
es correcto porque tanto el funcionario que entrega como el que recibe deben de verificar
con los inventarios documentales que todo est bien y en orden para evitar cargos
legales.
3. Cules son las causas que se presentan por la carencia del inventario
documental?
R/la verdad considero que el afn con el que el dueo le solicita a Daniel entregar su
cargo
4. Arnulfo, encuentra en los fondos acumulados documentos electrnicos de
archivo. Cmo debe ser Archivado esos documentos?
R/ Arnulfo debe Archivar esos documentos en forma magntica de igual manera que los
archivos se encuentren en el mismo formato, se organizaran cronolgicamente, por tipo
de consulta o poco frecuentes.

5. Cree usted conveniente recibir un archivo sin Inventario Documental? Justifique

su respuesta.
R/ No porque en el inventario documental es como un balance de verificacin entre lo que
se encuentra relacionado en el archivo y la carencia de el indicara un desorden de archivo
y una demora en la bsqueda de documentos
6. Desde el punto de vista archivstico Cul es la importancia de la aplicacin del
Inventario Documental?
R/ Desde el punto archivstico es muy importante ya que es un registro que sirve para
indicar la cantidad de los expedientes que existen en un archivo, y tiene como principal
utilidad, el poder expedientar correctamente los documentos existentes o nuevos, de cada
UDT, adems de que sern los nicos que permitan realizar una Transferencia Primaria,
que es la operacin de traslado al Archivo de Concentracin de los expedientes, cuyo
trmite ha terminado, o su consulta es muy espordica