ETAPAS DE LA

PLANEACIN.
MANUAL DE ADMINISTRACIN

MANUAL DE
ADMINISTRACIN
ESTE MANUAL ES EL RESUMEN DEL PRIMER CUATRIMESTRE
EN EL CUAL PLASMO UN POCO DE LOS CONOCIMIENTOS
ADQUIERIDOS BSICOS PARA EMPRENDER UNA TRAVESA
QUE INICIA Y ANHELO REALIZAR.

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ETAPA I
PLANEACIN.
Es la determinacin de los objetivos y la eleccin de
los cursos de accin para lograrlos con base en la
investigacin y la elaboracin de un esquema
detallado (plan) que habr de realizarse.
Importancia:
*Propicia el desarrollo de la empresa ya que establece
mtodos de utilizacin racional de los recursos.
*Reduce los niveles de incertidumbre, aunque no los
elimina.
*Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo
las oportunidades.
*Las decisiones se basan en hechos y no en
emociones.
*Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin.
MISIN: Es la razn de ser de la empresa y representa las
aspiraciones o finalidades que persigue.

Visin:
ELEMENTO
S DE LA
PLANEACI
N

Prediccin del futuro de la empresa Hacia dnde va?

INVESTIGACIN: Consiste en la determinacin de todos los

factores que influyen en el logro de la misin, as como los medios
ptimos para conseguirla.

OBJETIVOS:

Representan los resultados que la empresa

espera obtener establecidos cuantitativamente y determinados
para realizarse en un tiempo especfico.

ESTRATEGIAS:

Son cursos de accin que muestran la

direccin y el empleo de los recursos y esfuerzos para lograr los
objetivos en las condiciones ms ventajosas.
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ELEMENTOS DEL PLAN.
1).-Cul es la diferencia bsica entre regla y poltica?
R=Las polticas proporcionan libertad de reflexin y
expresin, son flexibles y permiten mayor iniciativa por parte
de las personas que realizan la accin. Las reglas son
estrictas, no dan margen de interpretacin y por lo general, su
incumplimiento se sanciona.

2).-Cules son los requisitos que debe tener una

poltica para que cumpla su finalidad?
R=*Establecerse por escrito

*Redactarse claramente y con

precisin *Darse a conocer en todos los niveles, donde se va
a interpretar y aplicar
coordinarse con las dems polticas
*Revisarse peridicamente
*Ser razonable y aplicable a
la practica
3).-Por qu son importantes las polticas?

R=Porque facilitan la delegacin de autoridad, motivan y

estimulan al personal dejando a su libre arbitrio ciertas
decisiones, evitan prdida de tiempo a sus supervisores ya
que reduce las consultas innecesarias que pueden hacer sus
subordinados, contribuyen a lograr objetivos los de la
empresa y facilitan la induccin del nuevo personal.

4).-Cules son los requisitos para que los

procedimientos cumplan con su funcin?

R=*Previamente su aplicacin, se capacite al personal.

*Sean muy accesibles y fciles de interpretar.
*Al implantarlos se adecuen a situaciones reales y factibles.
*Se revisen peridicamente.
*No deben ser demasiados rgidos.
* Deben ser estables, los cambios continuos, confunden al
personal.
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5).-Por qu son importantes los procedimientos?
R=Promueven la eficacia y la especializacin, delimitan
responsabilidades, evitando duplicados y determinan como
ejercer las actividades.

6).-Que es un programa?
R=Es un esquema donde se establecen la secuencia de
actividades especficas que habrn de realizarse para alcanzar
los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de
sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su
consecucin.

7).-Cul es el procedimiento para elaborar un

programa?

R=*Identificar y determinar las actividades competidas.

*Ordenar cronolgicamente la realizacin de las actividades.
*Interrelacionar las actividades, determinar qu actividad
debe realizarse antes que otras.
*Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duracin
y los recursos necesarios.

8).-Quin participa en la elaboracin de programas?

R=Deben de participar tanto como el responsable, como
aquellos que lo van a ejecutar, los programas deben
establecerse por escrito, graficarse, y ser precisos y de fcil
comprensin.

9).-En qu consisten los presupuestos?

R=En determinar la mayor forma de utilizar y asignacin de
los recursos y a la vez controlar las actividades de la
organizacin en trminos financieros.

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10).-Cmo se calculan los presupuestos?
R=De acuerdo a datos anteriores.
11).-Cules son los aspectos a tomar en cuenta cuando se
elaboran presupuestos?

R=
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
1).-Factibilidad: Todo aquello que se planee, debe realizarse
segn las posibilidades y necesidades de la empresa.

2).-Objetividad: Cuando se planea es necesario basarse en

datos precisos y no en opiniones subjetivas.

3).-FLEXIBILIDAD: Es conveniente establecer mrgenes de

holgura para afrontar situaciones imprevistas.

4).-UNIDAD: Todos los planes especficos deben subordinarse

a un plan general.

5).-CAMBIO DE ESTRATEGIA: Cuando un plan se extienden

relacin al tiempo, es necesario rehacerlo completamente.

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ETAPA II
ORGANIZACIN.
Es el establecimiento de la estructura necesaria para
sistematizar racionalmente los recursos mediante la
determinacin de jerarquas y agrupacin de actividades, con
el fin de simplificar las funciones del grupo social.

IMPORTANCIA:
*Es de carcter continuo ya que los recursos estn en
constante cambio.
*Reduce y elimina la duplicidad de esfuerzos.
*Reduce costos e incrementa la productividad.

PRINCIPIOS.
1).-Del objetivo= Todas las actividades establecidas deben
relacionarse con los objetivos de las empresas.

2).-De la especializacin= Mientras ms especficas sean las

actividades de un puesto, mayor ser su eficacia y destreza.

P= PRINCIPIO

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3).-P. De la jerarqua= Es necesario establecer centros de
autoridad con comunicacin clara y fluida.

4).-P. De difusin= Las obligaciones de cada puesto deben

ser conocidos por todos los miembros de la empresa.

5).-P. De la coordinacin= Las unidades de trabajo deben

mantener un equilibrio ya que tienen estrecha relacin.

6).-P. De continuidad= La estructura organizacional requiere

mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del
medio.

HERRAMIENTAS DE LA
ORGANIZACIN.
A). - Organigrama- Representacin grfica de la estructura
formal de una empresa, cuyo objetivo es mostrar la
interrelacin entre las funciones y los niveles jerrquicos y
delimitar las obligaciones y autoridad de cada puesto.

ELEMENTOS DEL ORGANIGRAMA:

JERA
RQUI
AS

DIRECCIN

RECURSO
FINA
PRODUC
S
NZAS
CIN
HUMANO
B). -Manuales-Son documentos

MERACDOTEC
NIA
FUNCIONES

detallados que en forma ordenada

contienen informacin acerca de la
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organizacin de la empresa y de acuerdo a su finalidad se
dividen en:
-De Poltica -Departamentales

-De Bienvenida

-De Procedimientos - De Tcnicas -De Puestos.

C). -Diagramas de flujo-Es una representacin grfica que

muestra la secuencia de pasos de los que consta un
procedimiento.

D). -Anlisis de puestos-Tcnicas

en las que se
clasifican las labores que se desempean en una unidad de
trabajo especifica; as como las caractersticas, conocimientos
y actitudes que debe tener el personal para ocuparlo. Su
objetivo es mejorar los sistemas de trabajo, evitar fugas de
responsabilidad y mejorar la seleccin del personal. Los
elementos que contiene son:

1.-Nombre del puesto *Nivel jerrquico + funcin.

2.-Descripcion genrica
3.-Descripcion especifica

*Global
*Listado de actividades

4.-Especificacin de puesto

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ETAPA III

DIRECCIN.
Concepto: Es la ejecucin de los planes de acuerdo a la
estructura organizacional mediante la gua de esfuerzos del
grupo social a travs de la motivacin elementos de la
direccin.

Importancia: Esta etapa es importante porque

a.-A travs de esta se logra la conducta ms deseable por
parte del personal.
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b.-Determina la moral de los empleados y, por lo tanto, su
productividad.
c.-Su calidad se refleja en el logro de los objetivos.
d.-Establece la comunicacin necesaria para que la
organizacin funcione adecuadamente.

ELEMENTOS DEL PLAN

1.-Politicas.
2.-Programas
3.-Procedimientos
4.-Presupuestos
ELEMENTOS DE LA DIRECCIN
1er Elemento. - Comunicacin.
Proceso de transmitir informacin.

ORAL

EMISO

CANA EXCRITO
MIMCO
L
GRFICO

RECEPT
OR

AMBIENTE

BARRERAS DE LA COMUNICACIN
-Fisiolgicas= Incapacidad fsica.
-Emocionales= Aplica para emisor y receptor.
-Psicolgicas= Incapacidad mental.
-Administrativas= Canales largos e innecesarios,
(burocracia).

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-Semnticas= Diferencia entre el significado de las
palabras.

-Culturales= Diferente sexo, edad, profesin, religin, etc

-Fsicas= Ambiente inadecuado.

2do. Elemento Motivacin.

1.- Especifica en tu trabajo, 3 aspectos que te
motivan.

2.- Realiza una lista de 7 necesidades que te impiden

hacer tu trabajo.

3.- Escribe 3 estrategias para mejorar tu rea de

trabajo.

MOTIVACIN MANUAL
1.- Psicolgica: Satisfacer las necesidades.

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2.- Econmica: Bonos, incentivos, vales, premios.

Howard Wilson.
*Necesidad de pertenecer a algo: ponerse la camiseta,
sentido de pertenencia.
*Necesidad de dignidad: reconocimiento y logro.
*Necesidad de dignidad:
*Necesidad de seguridad:
tiempo y forma.

*Econmica- Sueldo o salario en

*Legal- Contrato de trabajo.
*Industrial- EPP Integridad

fsica.
*Necesidad de perfeccionamiento: Capacitacin y desarrollo
constante.
Necesidad de poder creador: Innovacin.

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