RESOLUCIN

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Febrero 16 de 2009

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RESOLUCIN No. 058

Septiembre 26 DE 2014

POR LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE POLITICAS DE

COMUNICACIONES PARA EL INSTITUTO MUNICIPAL DEL
DEPORTE Y LA RECREACIN DE TULUA IMDER-.
El Director del Instituto Municipal del Deporte y la Recreacin de Tulu IMDER,
en uso de las facultades legales y en especial las conferidas por el Acuerdo No.
02 de enero 19 de 1996, expedido por el Concejo Municipal y los Estatutos de
la Entidad y,
CONSIDERANDO:
1. Que el Instituto Municipal del Deporte y la Recreacin IMDER para el ao
2014 y 2015 tiene una clara definicin en lo que respecta al
fortalecimiento de la imagen corporativa y el posicionamiento de la
misma en el medio local y nacional, concibiendo la comunicacin pblica
como una verdadera herramienta para proyectarla a nivel local y
nacional.
2. Que existe la necesidad de disear de manera tcnica, planes de
comunicacin estratgica que unifiquen criterios y marquen el derrotero
por donde debe transcurrir la prctica comunicativa del Instituto Municipal
del deporte y la Recreacin de Tulu, direccionadas a plantear
soluciones a la necesidad de divulgar los actos administrativos, la gestin
administrativa y a proyectar la imagen de la entidad.
3. Que es importante destacar la relevancia del fortalecimiento de los
procesos de comunicacin interna que permitan generar interaccin y
fluidez en la
informacin corporativa para lograr procesos de
pertenencia, identidad y dinamismo en la actividad diaria de los
servidores de la entidad, adems, de facilitar los procesos laborales,
atencin e informacin a los diversos sectores de la comunidad.
4. Que se hace necesario Institucionalizar la comunicacin en el IMDER
para divulgar y socializar oportuna y eficazmente sobre los eventos o
actividades que realiza o participa el Instituto Municipal del Deporte y la
Recreacin IMDER a nivel local, nacional e internacional, adems de
ofrecer al pblico interno y externo la informacin necesaria para el
desarrollo de las actividades Institucionales.
En mrito de lo anteriormente expuesto,
R E S U E L V E:
ARTICULO PRIMERO: Adoptar para el Instituto Municipal del Deporte y la
Recreacin de Tulu IMDER TULU- , eL siguiente MANUAL DE POLITICAS
DE COMUNICACIN.

INSTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE Y LA RECREACIN DE TULUA

Carrera 26 Nmero 28-12 TEL- 2243535 FAX- 2244151
www.tulua.gov.co e-mail: imder@tulua.gov.co imdertulua@hotmail.com

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POLITICA DE COMUNICACIONES
INSTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE Y LA RECREACIN IMDER TULU
2014-2015

1. PRESENTACION
El Instituto Municipal del Deporte y la Recreacin IMDER para el ao 2014 y
2015 tiene una clara definicin en lo que respecta al fortalecimiento de la
imagen corporativa y el posicionamiento de la misma en el medio local y
nacional, segn la comunicacin pblica que se destaca por la necesidad de
disear de manera tcnica, planes de comunicacin estratgica que unifiquen
criterios y marquen el derrotero por donde debe transcurrir la prctica
comunicativa de las entidades del Estado. El diseo de la comunicacin en
estas entidades debe plantear soluciones a la necesidad de divulgar los actos
administrativos, la gestin administrativa y a proyectar la imagen de la entidad.
Es importante destacar la relevancia del fortalecimiento de los procesos de
comunicacin interna que permitan generar interaccin y fluidez en la
informacin corporativa para lograr procesos de pertenencia, identidad y
dinamismo en la actividad diaria de los servidores de la entidad, adems, de
facilitar los procesos laborales y de atencin a los diversos pblicos.
En otros trminos generales, se puede deducir que dentro de las Instituciones y
entidades del Estado (as como en la empresa privada), la comunicacin tiene
dos objetivos fundamentales: cuidar la imagen de los directivos y administrar las
relaciones con los medios de comunicacin.
1. Objetivo General
Institucionalizar la comunicacin en el IMDER para divulgar y socializar
oportuna y eficazmente sobre los eventos o actividades que realiza o participa
el Instituto Municipal del Deporte y la Recreacin IMDER a nivel local, nacional
e internacional, adems de ofrecer al pblico interno la informacin necesaria
para el desarrollo de las actividades Institucionales.
2. Objetivos Especficos
Facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se transmiten entre los miembros
del Instituto, o entre ste y sus usuarios externos.
Brindar a las partes interesadas informacin actual, veraz y oportuna.
Optimizar el clima organizacional de la entidad, unificando criterios de
informacin dentro los funcionarios.
Priorizar las acciones dirigidas hacia el diseo de estrategias de
comunicacin de los temas deportivos y recreativos a los actores internos y
externos del IMDER.
3. Comunicacin interna
La Comunicacin Interna tiene que ver con la informacin que se genera dentro
de la entidad, en donde emisor y receptor interactan constantemente. Esta
clase de comunicacin es direccionada a partir de varios niveles:

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Comunicacin descendente: Los mensajes que circulan desde la direccin

hacia los funcionarios.
Comunicacin ascendente: Desde los funcionarios hacia los superiores:
feedback, sugerencias, preguntas.
Comunicacin horizontal: Es la comunicacin entre iguales (resolucin de
problemas, coordinacin, entre otros).
Con la implementacin de la poltica interna y externa se busca mejorar el
conocimiento de la entidad por parte de los funcionarios, logrando la
cooperacin, colaboracin, motivacin, inspiracin y el compromiso de todos,
de manera que los empleados laboren mejor y ms enfocados, dando una
imagen positiva del Instituto y alcanzando ms fcilmente sus objetivos.
4. Comunicacin externa
La comunicacin externa del Instituto est encaminada a la interaccin que el
IMDER mantiene con sus diferentes pblicos externos, y propende a mantener
o mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable y a
promover los servicios deportivos y de recreacin con base en la informacin
que se emite.
Para el IMDER tiene un gran significado evaluar la percepcin de aquellos que
no hacen parte de la entidad, pero que, de una forma u otra, estn vinculados
con ella por los servicios que les presta en deporte y recreacin.
El Instituto recurrir como primera medida a los medios de comunicacin para
divulgar las diferentes noticias y dems temas de inters general concernientes
al sector deportivo y recreativo.
4.1 Canales de comunicacin externa
La comunicacin con medios de comunicacin, comunidad y partes interesadas
se realiza a travs de los siguientes espacios:
Boletn de Prensa: Instrumento de informacin dirigido a medios de
comunicacin, comunidad y dems partes interesadas en el que se facilita la
divulgacin de la gestin, eventos y dems actividades relacionadas con el
Instituto Municipal del Deporte y la Recreacin IMDER.
Notas en Radio, entrevistas y Notas de TV: Breve espacio de informacin
dedicado a anuncios relacionados con las actividades Misionales del Instituto.
Est dirigido principalmente a los funcionarios, deportistas y comunidad en
general. Las declaraciones para radio y televisin las realizar el Director del
Instituto o en su defecto los directamente monitores, deportistas o funcionarios
de acuerdo a la situacin. Estas sern coordinadas por la oficina de prensa y
comunicaciones.
Rueda de Prensa: Acto informativo en donde, previa convocatoria a los
medios de comunicacin, el Director del IMDER como vocero encargado, en
apoyo de la Oficina de Comunicaciones y dems directivos, divulga a la opinin
pblica en general una situacin o versin de un hecho
institucional,
administrativo de relevancia local, nacional o Internacional entre otros.
Avisos de Prensa: Medio por el cual se transmite una informacin de inters
para el conocimiento de la opinin pblica en general o especfica del deporte y
la recreacin (funcionarios, deportistas, comunidad en general entre otros).

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Pgina web y redes sociales: Este portal y las redes sociales, ofrecen de
manera detallada a usuarios y dems ciudadanos informacin acerca de las
diferentes acciones, eventos o actividades que desarrolla o participa cada una
de las reas o disciplinas deportivas que componen el Instituto y los servicios
que presta a sus usuarios, principalmente en temas deportivos y recreativos.
Los boletines de prensa, nota, publicidad entre otros son responsabilidad del
rea de Comunicaciones, mientras que el equipo de Sistemas apoya la
administracin de forma y diseo de la pgina WEB.
5. POLITICA GENERAL
Con el fin de garantizar el logro de los propsitos misionales, la transparencia
del Instituto y de construir confianza en todos sus pblicos objetivos, la
comunicacin en el Instituto Municipal del Deporte y la Recreacin IMDER,
tendr un carcter estratgico y estar orientado al fortalecimiento de la
identidad institucional y de la disposicin organizacional para la apertura, la
interlocucin y la visibilidad. Para ello, las acciones comunicativas se efectuarn
segn los parmetros que se establezcan y los procesos comunicacionales.
5.1 PROCESO DE COMUNICACIN PBLICA
El rea de Prensa y Comunicaciones del IMDER tiene dos subprocesos,
mediante los cuales define todo su accionar: Comunicacin organizacional y
Comunicacin informativa.
5.1.1. Comunicacin Organizacional:
La comunicacin organizacional estar orientada a la construccin de sentido
de pertenencia, visin compartida, y al establecimiento de relaciones de
dilogo y colaboracin entre directivos y funcionarios, con el fin de posibilitar
una sana interaccin entre todos los pblicos.
Poltica operativa 1: La comunicacin debe contribuir a crear condiciones
para la participacin de los funcionarios en la realizacin de la gestin en sus
respectivas reas y al desarrollo de los objetivos misionales.
Lineamiento 1 de la poltica operativa 1: Las decisiones tomadas por
la Direccin sern comunicadas oportunamente a los funcionarios a
travs de los canales y medios que permitan su adecuada difusin y
retroalimentacin.
Orientaciones operativas:
La difusin de las decisiones de la Direccin a de inters para
todos los funcionarios se har a travs de reuniones, Web,
carteleras, o boletn interno.
Cuando la informacin interese slo a un rea especfica, el jefe
respectivo la difundir oportunamente a los funcionarios a su
cargo.
Lineamiento 2 de la poltica operativa 1: Para generar sentido de
pertenencia con los funcionarios a su cargo, los directivos desarrollarn

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un estilo de comunicacin tendiente a fortalecer la identidad

institucional y la visin compartida.
Orientaciones operativas:
Los directivos se reunirn una vez al mes con los funcionarios de
su dependencia, con el propsito de conversar sobre aspectos
especficos de la dependencia, y fomentar, de este modo, el
dilogo y la confianza sobre el desarrollo de los procesos
institucionales. Las reuniones se harn en el marco de los comits
de MECI.

Lineamiento 3 de la poltica operativa 1: Para mejorar las

interacciones comunicativas de los funcionarios entre s y con los
diferentes pblicos del IMDER, se desarrollarn sus habilidades y
competencias comunicativas estratgicas.
Orientaciones operativas:
Con el propsito de mejorar el desarrollo de los procesos internos,
los jefes promovern y propiciarn el trabajo en equipo en su
dependencia y con los funcionarios de otras reas.
En el cumplimiento de sus funciones diarias, los directivos y
funcionarios debern practicar un estilo de comunicacin
incluyente, de respeto por las ideas y argumentos ajenos, que
contribuyan al dilogo y el entendimiento.

Poltica Operativa 2: Para consolidar su adecuado posicionamiento en el

Instituto, se implementar una estrategia de construccin de identidad
corporativa y de proyeccin de su imagen institucional.

Lineamiento 1 de la poltica operativa 2: Con el propsito de

construir identidad corporativa, todas las publicaciones y
presentaciones de la entidad se harn de acuerdo a lo establecido por
el Manual de Identidad Corporativa (gua del manual Alcalda Municipal
Tulu).
Orientaciones operativas:
La informacin oficial y los documentos pblicos generados en el
IMDER, debern seguir las pautas de presentacin e identificacin
del Manual de Imagen Corporativa (gua del manual Alcalda
Municipal Tulu).
La persona responsable de las comunicaciones producir las
plantillas para presentaciones, diseos grficos, audiovisuales,
lemas y materiales de apoyo determinados por el Manual de
Imagen Corporativa (gua del manual Alcalda Municipal Tulu).

Poltica operativa 3: La persona responsable de las comunicaciones ser la

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encargada de desarrollar la poltica general de comunicacin, y para ello

deber contar con los recursos humanos y financieros suficientes para ello.

Lineamiento 1 de la poltica operativa 3: La persona responsable de

las comunicaciones es la responsable de coordinar la ejecucin de las
polticas, programas y acciones de comunicacin de la entidad.
Orientaciones Operativas:
En concordancia con el principio de austeridad, se dar prioridad a
la utilizacin de recursos institucionales en el desarrollo de
polticas, programas, y acciones comunicativas.
La ejecucin del Plan de Comunicacin estar supeditado a la
disponibilidad presupuestal y a la gestin de recursos humanos y
financieros.

Lineamiento 2 de la Poltica operativa 3: La persona responsable de

las comunicaciones apoyar a las reas en la elaboracin y correccin
de documentos e informes que deban difundirse a nivel interno y externo.
Orientaciones Operativas:
Los directivos de las reas debern solicitar por escrito las
necesidades que en materia de redaccin y correccin de textos
informativos tengan en sus respectivas dependencias.
La persona responsable de las comunicaciones revisar los textos
o documentos informativos producidos por las dependencias y
recomendar el formato o los medios para su difusin.

Segunda poltica: La informacin es un bien colectivo.

Siendo la informacin un bien colectivo indispensable para el conocimiento de
los procesos internos y la realizacin del trabajo, se fomentar su produccin y
circulacin fluida a todos los niveles mediante la implementacin de sistemas de
informacin y de procesos que garanticen su adecuado flujo.
Poltica operativa 1: Para reducir el rumor, la incertidumbre y la mala
interpretacin que resultan de la informacin que proviene de los medios
informales, en el IMDER se garantizar la circulacin formal de la informacin
en todos los niveles.
Lineamiento 1 de la poltica operativa 1: Todos los funcionarios debern
actuar con integridad en el cumplimiento de sus funciones, y estar abiertos a
transmitir o solicitar oportunamente la informacin para el desarrollo de los
procesos en su dependencia o de las dems reas de la institucin.
Orientaciones operativas:
Es responsabilidad de todos los servidores pblicos con personal a
cargo, verificar que los integrantes de su equipo de trabajo reciban y
comprendan la informacin que el instituto genera y suministra para el

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desempeo eficiente de sus funciones y el logro de los objetivos

institucionales.
Los directivos deben transmitir a los conductos regulares las consultas,
opiniones, sugerencias y propuestas de su equipo de trabajo respecto a
la informacin ofrecida, y hacer seguimiento para garantizar que la
dependencia competente asuma posicin en forma oportuna y su
pronunciamiento llegue a los colaboradores que originaron el proceso
comunicativo.
Cuando la informacin sea personal, cada jefe la transmitir a los
interesados en forma directa o mediante reuniones; cuando sea de
carcter laboral, lo har a travs de correo electrnico, cartelera interna o
reuniones informativas. La persona responsable de las comunicaciones
podr asesorar en la escogencia del formato que mejor ayude a la
divulgacin.
Poltica operativa 2. El manejo y la distribucin de informacin en todos los
niveles de la Entidad se har de manera clara, veraz y oportuna, de tal forma
que se den las condiciones para la sana discusin y el desarrollo de una
gestin fiscal transparente y visible a la ciudadana.

Lineamiento 1 de la poltica operativa 2: Los directivos deben

transmitir oportunamente la informacin de inters laboral a todos los
funcionarios de su respectiva rea, y velar porque llegue a todos sin
distingo alguno.
Orientaciones Operativas:
La informacin deber difundirse oportunamente y por el medio
ms conveniente.
Por ningn motivo, excepto fuerza mayor, los directivos delegarn
la divulgacin de informacin de inters laboral en algn
funcionario.
Cuando la informacin sea de carcter organizacional y est
relacionada con aspectos deportivos y recreativos, el directivo
podr delegar a algn funcionario para que la difunda.

Lineamiento 2 de la poltica operativa 2: Dentro de una sana

discusin y con el objetivo de mejorar la gestin institucional, los
funcionarios de cada una de las reas podrn hacer propuestas sobre
el desarrollo de la gestin y proponer mejoras alternativas para mejorar
el desarrollo de la misin institucional.
Orientaciones Operativas:
En la perspectiva del mejoramiento continuo, los jefes
promovern la discusin de temas de inters general, que permita
a los funcionarios hacer propuestas sobre el desarrollo de los
procesos internos. Las reuniones se harn en el marco de los

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Comits Tcnicos.
Los funcionarios podrn solicitar al jefe inmediato la realizacin
de reuniones para analizar irregularidades que afecten el
desarrollo de la gestin interna o an la gestin institucional.
Poltica operativa 3: En concordancia con la poltica presidencial del
Gobierno en Lnea, el Instituto Municipal del Deporte y la Recreacin IMDER,
publicar en su pgina Web y en medios masivos la informacin sobre
apertura de licitaciones y la consecucin de contratos de cualquier ndole.

Lineamiento 1 de la poltica operativa 3: Se informar a todos los

oferentes, de manera amplia y suficiente, las razones tcnicas,
econmicas y legales que conduzcan a la toma de decisiones en los
procesos de adjudicacin de contratos.
Orientaciones operativas:
A travs de la pgina Web y los medios de difusin de que se
disponga, el IMDER promover la realizacin de un pacto tico
con cada uno de sus proveedores, en el que est presente la
transparencia como principio bsico de la contratacin de
insumos y servicios.
El Comit de tica del IMDER velar, porque sea una constante
la transparencia en las actuaciones de los funcionarios en los
procesos de contratacin y en la administracin de los bienes
pblicos.

Tercera Poltica: Apertura y visibilidad en la comunicacin con la

ciudadana
La comunicacin con la ciudadana, funcionarios, deportistas y los organismos
de control, se har desde la perspectiva de la administracin pblica como un
servicio, el cual se hace visible a travs de la rendicin de cuentas.
Poltica operativa 1: Las respuestas a las quejas, sugerencias y reclamos de
los ciudadanos debern ser oportunas, claras y suficientes.

Lineamiento 1 de la poltica operativa 1: El instituto dispondr de

mecanismos para escuchar en forma oportuna y sistemtica los
requerimientos y necesidades de la ciudadana, procesarlos y adoptar
las medidas pertinentes para satisfacerlos, de acuerdo con las
competencias y posibilidades de la entidad.
Orientaciones operativas:
Las respuestas a las quejas, reclamos y sugerencias de los
ciudadanos se darn personalmente a travs del Director, en
forma escrita, va Internet o lnea telefnica.
Se remitir siempre al procedimiento de Peticiones, Quejas,

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Reclamos y Sugerencias para el trmite de estas.

Poltica operativa 2: La Entidad implementar un programa de rendicin de
cuentas a la sociedad, que posibilite la informacin oportuna de los resultados
ms importantes de la gestin fiscal de la entidad.

Lineamiento 1 de la poltica operativa 2: El Programa de rendicin de

cuentas a la sociedad ser coordinado por la persona responsable del
proceso de comunicaciones.
Orientaciones operativas:
La persona responsable de las comunicaciones asesorar al
Director sobre la oportunidad y el tipo de rendicin de cuentas que
debe efectuarse.
La rendicin de cuentas deber hacerse en trminos sencillos y en
lenguaje entendible para la ciudadana.

Cuarta poltica: Interaccin informativa con los organismos de

Control
La interaccin informativa de la entidad con los organismos de control
(contralora, concejo municipal, procuradura) estar enmarcada por el respeto y
el principio de la separacin e independencia de las ramas del poder pblico,
mediante la comunicacin veraz, oportuna y suficiente de los resultados de los
procesos, a travs de los canales oficialmente establecidos.
Poltica operativa 1.
En el marco del respeto por el principio de
separacin e independencia de las ramas del poder pblico, el instituto
buscar garantizar la circulacin fluida y oportuna de informacin hacia los
rganos de control para lo de sus competencias.

Lineamiento 1 de la poltica operativa 1: La comunicacin con los

rganos de Control deber estar enmarcada en los principios de
oportunidad, transparencia, independencia y eficiencia.
Orientaciones operativas:
La relacin del IMDER con los rganos de Control deber ser
respetuosa de la autonoma de cada uno de ellos, pero clara en
sus planteamientos, buscando de esta manera fortalecer la
imagen institucional.
Se propender por la distincin de funciones y el respeto por las
competencias de cada uno de los rganos de Control.
La rendicin de cuentas administrativa es un deber tico y legal de
la Entidad, por tanto ser el mecanismo para informar sobre su
gestin a los rganos de Control.
El instituto siempre se expresar como una Entidad que en todas
sus actuaciones construye y defiende lo pblico a travs de su

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orientacin hacia el bien comn.

Quinta poltica:
(proveedores):

Interaccin

informativa

con

los

clientes

La interaccin informativa de la entidad con los clientes se basar en el

respeto, la independencia, la objetividad y la oportunidad; se desarrollar
conforme a la ley y a travs de los canales establecidos por la entidad.
Poltica operativa 1.
Con total respeto por el manejo de informacin
confidencial de la informacin suministrada por los clientes de las entidades y
personas sujetas de servicios por parte de la entidad, el instituto solicitar y
entregar, sin excepcin, la informacin necesaria para aplicar en forma
oportuna y eficiente el control a los proveedores de servicios del Instituto.

Lineamiento 1 de la poltica operativa 1: La comunicacin con los

clientes deber hacerse en forma oportuna, respetuosa y clara, y con
base en los principios de transparencia y eficiencia.
Orientaciones operativas:
La comunicacin con todos los clientes ser fluida y en buenos
trminos, con el fin de cumplir eficientemente la misin
institucional.
En todo momento deber propenderse por el logro de una
comunicacin oportuna, respetuosa y objetiva con los sujetos de
control, que permita la consecucin de la informacin necesaria.

ARTICULO SEGUNDO: Para el cabal aprovechamiento del presente manual,

el rea o responsable de comunicaciones, deber adelantar todas las
actividades y acciones tendientes a su socializacin, conocimiento y aplicacin
o utilizacin del presente documento.
ARTICULO CUARTO: La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su
expedicin.
COMUNQUESE Y CMPLASE
Dada en Tulu Valle del Cauca, a los Veintisis
septiembre de dos mil catorce (2.014).

(26) das del mes de

FIRMADO ORIGINAL
FERNANO HURTADO BONILLA.
Director Imder Tulu

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