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EVALUACIN DE SISTEMAS
La elaboracin de sistemas debe ser evaluada con mucho detalle, para
lo cual se debe revisar si existen realmente sistemas entrelazados como un
todo o bien si existen programas aislados. Otro de los factores a evaluar es
si existe un plan estratgico para la elaboracin de los sistemas o si se
han elaborado sin el adecuado sealamiento de prioridades y de
objetivos.
El plan estratgico deber establecer los servicios que se presentarn
en un futuro contestando preguntas como las siguientes:
Cules servicios se implementarn?
Cundo se pondrn a disposicin de los usuarios?
Qu caractersticas tendrn?
Cuntos recursos se requerirn?

La estrategia de desarrollo deber establecer las nuevas aplicaciones,

recursos y la arquitectura en que estarn fundamentados:
Qu aplicaciones sern desarrolladas y cuando?
Qu tipo de archivos se utilizarn y cuando?
Qu bases de datos sern utilizarn y cuando?
Qu lenguajes se utilizarn y en que software?
Qu tecnologa ser utilizada y cuando se implementar?
Cuntos recursos se requerirn aproximadamente?
Cul es aproximadamente el monto de la inversin en hardware y
software?

En lo referente a la consulta a los usuarios, el plan estratgico

debe definir los requerimientos de informacin de la dependencia.
Qu estudios van a ser realizados al respecto?
Qu metodologa se utilizar para dichos estudios?
Quin administrar y realizar dichos estudios?

En el rea de auditora interna debe evaluarse cul ha sido la participacin

del auditor y los controles establecidos.
Por ltimo, el plan estratgico determina la planeacin de
los recursos.
Contempla el plan estratgico las ventajas de la nueva tecnologa?
Cul es la inversin requerida en servicios, desarrollo y consulta a los
usuarios?
El proceso de planeacin de sistemas deber asegurarse de que
todos los recursos requeridos estn claramente identificados en el plan
de desarrollo
de aplicaciones y datos. Estos recursos (hardware,
software y comunicaciones) debern ser compatibles con la arquitectura y la
tecnologa, conque se cuenta actualmente.

Los sistemas deben evaluarse de acuerdo con el ciclo de vida que

normalmente siguen:

requerimientos del usuario,

estudio de factibilidad,
diseo general,
anlisis,
diseo lgico,
desarrollo fsico,
pruebas,
implementacin,
evaluacin,
modificaciones,
instalacin,
mejoras.

Y se vuelve nuevamente al ciclo inicial, el cual a su vez debe comenzar con el

de factibilidad.

La primera etapa a evaluar del sistema es el estudio de factibilidad, el cual

debe analizar si el sistema es factible de realizarse, cul es su relacin
costo/beneficio y si es recomendable elaborarlo.

Se deber solicitar el estudio de factibilidad de los diferentes sistemas que se

encuentren en operacin, as como los que estn en la fase de anlisis para

evaluar si se considera la disponibilidad y caractersticas del equipo, los

sistemas operativos y lenguajes disponibles, la necesidad de los
usuarios, las formas de utilizacin de los sistemas, el costo y los
beneficios que reportar el sistema, el efecto que producir en quienes
lo usarn y el efecto que stos tendrn sobre el sistema y la
congruencia de los diferentes sistemas.

En el caso de sistemas que estn funcionando, se deber comprobar si existe

el estudio de factibilidad con los puntos sealados y compararse con la
realidad con lo especificado en el estudio de factibilidad
Por ejemplo en un sistema que el estudio de factibilidad seal
determinado costo
y
una serie de beneficios de acuerdo con las
necesidades del usuario, debemos comparar cual fue su costo real y evaluar
si se satisficieron las necesidades indicadas como beneficios del sistema.
Para investigar el costo de un sistema se debe
exactitud razonable, el costo de los programas,
equipos
(compilaciones,
programas,
pruebas,
personal y operacin, cosa que en la prctica
indirectos y de operacin.

considerar, con una

el
uso
de
los
paralelos),
tiempo,
son costos directos,

Los beneficios que justifiquen el desarrollo de un sistema pueden ser el

ahorro en los costos de operacin, la reduccin del tiempo de proceso
de un sistema. Mayor exactitud, mejor servicio, una mejora en los
procedimientos de control, mayor confiabilidad y seguridad.

EVALUACIN DEL ANLISIS

En esta etapa se evaluarn las polticas, procedimientos y normas que se
tienen para llevar a cabo el anlisis.
Se deber evaluar la planeacin de las aplicaciones que pueden
provenir de tres fuentes principales:
La planeacin estratgica: agrupadas las aplicaciones en conjuntos
relacionados entre s y no como programas aislados. Las aplicaciones
deben comprender todos los sistemas que puedan ser desarrollados en
la dependencia, independientemente de los recursos que impliquen su
desarrollo y justificacin en el momento de la planeacin. Los requerimientos
de los usuarios.

El inventario de sistemas en proceso al recopilar la informacin de los

cambios que han sido solicitados, sin importar si se efectuaron o se
registraron.
La situacin de una aplicacin en dicho inventario puede ser alguna de las
siguientes:

Planeada para ser desarrollada en el futuro.

En desarrollo.
En proceso, pero con modificaciones en desarrollo.

En proceso con problemas detectados.

En proceso sin problemas.

En proceso espordicamente.

Nota: Se deber documentar detalladamente la fuente que gener la

necesidad de la aplicacin. La primera parte ser evaluar la forma en que
se encuentran especificadas las polticas, los procedimientos y los estndares
de anlisis, si es que se cumplen y si son los adecuados para la dependencia.

Es importante revisar la situacin en que se encuentran los manuales de

anlisis y si estn acordes con las necesidades de la dependencia. En
algunas ocasiones se tiene una microcomputadora, con sistemas
sumamente sencillos y se solicita que se lleve a cabo una serie de anlisis
que despus hay que plasmar en documentos sealados en los estndares,
lo cual hace que esta fase sea muy compleja y costosa. Los sistemas y
su
documentacin deben estar acordes con las caractersticas y
necesidades de una dependencia especfica.

Se debe evaluar la obtencin de datos sobre la operacin, flujo, nivel,

jerarqua de la informacin que se tendr a travs del sistema. Se han de
comparar los objetivos de los sistemas desarrollados con las operaciones
actuales, para ver si el estudio de la ejecucin deseada corresponde al
actual.

La auditora en sistemas debe evaluar los documentos y registros usados en

la elaboracin del sistema, as como todas las salidas y reportes, la
descripcin de las actividades de flujo de la informacin y de
procedimientos, los archivos almacenados, su uso y su relacin con otros
archivos y sistemas, su frecuencia de acceso, su conservacin, su seguridad
y control, la documentacin propuesta, las entradas y salidas del sistema
y los documentos fuentes a usarse.

Con la informacin obtenida podemos contestar a las siguientes preguntas:

Se est ejecutando en forma correcta y eficiente el proceso de
informacin?
Puede ser simplificado para mejorar su aprovechamiento?
Se debe tener una mayor interaccin con otros sistemas?
Se tiene propuesto un adecuado control y seguridad sobre el sistema?
Est en el anlisis la documentacin adecuada?

EVALUACIN DEL DISEO LGICO DEL SISTEMA

En esta etapa se debern analizar las
especificaciones del sistema.
Qu deber hacer?,
Cmo lo deber hacer?,
Secuencia y ocurrencia de los datos, el proceso y salida de reportes?
Una vez que hemos analizado estas partes, se deber estudiar la
participacin que tuvo el usuario en la identificacin del nuevo sistema, la
participacin de auditora interna en el diseo de los controles y la
determinacin de los procedimientos de operacin y decisin.
Al tener el anlisis del diseo lgico del sistema debemos
compararlo con lo que realmente se est obteniendo en la cual
debemos evaluar lo planeado, cmo fue planeado y lo que realmente
se est obteniendo.
Los puntos a evaluar son:

Entradas.

Salidas.
Procesos.
Especificaciones de datos.

Especificaciones de proceso.

Mtodos de acceso.

Operaciones.

Manipulacin de datos (antes y despus del proceso electrnico de

datos). Proceso lgico necesario para producir informes.

Identificacin de archivos, tamao de los campos y registros.

Proceso en lnea o lote y su justificacin.
Frecuencia y volmenes de operacin. Sistemas de seguridad. Sistemas
de control.

Responsables.

Nmero de usuarios.

Dentro del estudio de los sistemas en uso se deber solicitar:

Manual del usuario.

Descripcin de flujo de informacin y/o procesos. Descripcin y

distribucin de informacin.

Manual de formas.
Manual de reportes.
Lista de archivos y especificaciones.

Lo que se debe determinar en el sistema: En el procedimiento:

Quin hace, cundo y cmo?
Qu formas se utilizan en el sistema?
Son necesarias, se usan, estn duplicadas?
El nmero de copias es el adecuado?
Existen puntos de control o faltan?
En la grfica de flujo de informacin:
Es fcil de usar?
Es lgica?
Se encontraron lagunas?
Hay faltas de control?
En el diseo:
Cmo se usar la herramienta de diseo si existe?

Qu tambin se ajusta la herramienta al procedimiento?

EVALUACIN DEL DESARROLLO DEL SISTEMA

En esta etapa del sistema se debern auditar los programas, su diseo, el
lenguaje utilizado, interconexin entre los programas y caractersticas
del hardware empleado (total o parcial) para el desarrollo del
sistema. Al evaluar un sistema de informacin se tendr presente que
todo sistema debe proporcionar informacin para planear, organizar y
controlar de manera eficaz y oportuna, para reducir la duplicidad de datos y
de reportes y obtener una mayor seguridad en la forma ms econmica
posible. De ese modo contar con los mejores elementos para una
adecuada toma de decisiones. Al tener un proceso distribuido, es preciso
considerar la seguridad del movimiento de la informacin entre nodos.
El proceso de planeacin de sistemas debe definir la red ptima de
comunicaciones, los tipos de mensajes requeridos, el trfico esperado en
las lneas de comunicacin y otros factores que afectan el diseo. Es
importante considerar las variables que afectan a un sistema: ubicacin
en los niveles de la organizacin, el tamao y los recursos que utiliza. Las
caractersticas que deben evaluarse en los sistemas son:

Dinmicos (susceptibles de modificarse).

Estructurados (las interacciones de sus componentes o subsistemas
deben actuar como un todo)
Integrados (un solo objetivo). En l habr sistemas que puedan ser
interrelacionados y no programas aislados.
Accesibles (que estn disponibles). Necesarios (que se pruebe su
utilizacin). Comprensibles (que contengan todos los atributos).

Oportunos (que est la informacin en el momento que se requiere).

Funcionales (que proporcionen la informacin adecuada a cada nivel).

Estndar (que la informacin tenga la misma interpretacin en

los distintos niveles). Modulares (facilidad para ser expandidos o
reducidos).
Jerrquicos (por niveles funcionales).
Seguros (que slo las personas autorizadas tengan acceso). nicos (que
no duplique informacin).