PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

CARACTERIZACIN
OBJETIVO: Dirigir, administrar, custodiar, salvaguardar, clasificar y ordenar la produccin documental acadmica y administrativa generada
fin de garantizar de manera eficaz y eficiente el manejo confiable de la informacin institucional, cumpliendo con la normatividad legal vigente
institucionales.

Alcance: Aplica para el proceso de Gestin Documental, sus requisitos, su documentacin, registros de la Universitaria Agustiniana y Procesos
RESPONSABLE: Direccin de Biblioteca y Gestin Documental
PROVEEDOR
Direccionamiento estratgico

Planeacin

ENTRADA

PARTICIPANTES: Coordinador Procesos de Calidad, Coordinador de

ACTIVIDAD

CICLO

Formulacin de proyectos,
actividades de desarrollo.

Generacin de nueva
documentacin del proceso

Politica Rectoral
Plan de Desarrollo

Matrices para la formulacin de

proyectos, actividades de desarrollo.

Guia de formulacin de proyectos

Calidad Integral

Lineamientos para la elaboracin de

documentos del SICU

Direccionamiento estratgico

Cartas compromisos ejecucin plan de

accin

Planeacin

Plan de accin aprobado

Gestin Administrativa

Recursos

Gestin Documental

Gestin y trmite de la correspondencia

Interna y Externa.

Direccionamiento estratgico

Politica de calidad

Calidad Integral

Informes de auditorias internas y

externas

Planeacin

Resultados de la autoevaluacin

Calidad Integral

Decisiones respecto a la gestin del

proceso

Gestin Documental

Propuestas acciones de mejora

Resultados Plan de Accin

Ejecucin del plan de accin

Realizar la recepcin y
distribucin de la
corespondencia.

Anlisis de la gestin del

proceso ( Control de producto
no conforme, Acciones de
mejora, Indicadores de proceso,
Resultados seguimiento PQRS)

Realizacin de la mejora del

proceso

OCUMENTAL

Cdigo:

GD-CA-01

Versin
2
CIN
Fecha
12-nov-13
Pgina
1 de 3
a y administrativa generada y recibida por las unidades de gestin de la Universitaria, con el
a normatividad legal vigente emanada por los entes de control externo y las polticas internas

aria Agustiniana y Procesos de Calidad.

de Calidad, Coordinador de Archivo.
REQUISITO

SALIDA

RECEPTOR

7.1

Propuestas de proyectos, actividades de

desarrollado.

Planeacin

Documentacin del Proceso para

verificacin y aprobacin

Calidad Integral

4.2

7.1
8.2.3

4.2.3

8.2.3
8.4

8.5

Informes de gestin de proyectos y

actividades de desarrollo

1. Correspondencia escaneadas y
registrada en el software.
2. Correspondencia entregada.
3.Formato de Control y Entrega
de comunicaciones internas y externas.

Planeacin

Proceso Gestin
Documental

Informes de gestin de cada proceso

Calidad Integral

Resultados de acciones de mejora

Calidad Integral