CATLOGO Y REGISTRO DE CLIENTES PARA NEGOCIO DE VENTA DE

PERFUMES

Patricia Valencia Charria

Mara Fernanda Arboleda P.
Adriana Mara Saa

UNIVERSIDAD DEL VALLE

FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
CALI
2012

CATALOGO Y REGISTRO DE CLIENTES PARA NEGOCIO DE VENTA DE

PERFUMES

Patricia Valencia Charria

Mara Fernanda Arboleda P.
Adriana Mara Saa

Trabajo presentado al Profesor:

FEDERICO DONNEYS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL VALLE

FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
CALI
2012

INTRODUCCIN

Las empresas de diferentes tamaos o negocios cuentan con algn tipo de sistema
de informacin que les permita tener informacin rpida, organizada y actualizada
con la cual pueden hacer seguimientos con respecto a algo, tener informacin a la
mano, tomar decisiones, tener control sobre sta y lograr mayor asistencia tanto al
personal interno como a los clientes externos.
La informacin debe ser bien administrada, pues de esta manera las empresas
lograran ser ms competitivos.
A travs de una correcta planeacin, diseo, construccin, desarrollo e
implementacin y teniendo en cuenta los recursos necesarios humanos, financieros
e infraestructura fsica, para llevar a cabo un sistema de informacin determinado,
estos pasos son fundamentales pues as se identificarn a tiempo correctivos
necesarios, se tomaran las decisiones adecuadas y se cumplirn los objetivos
propuestos para lo cual se cre, pues el sistema de informacin escogido debe
adecuarse y satisfacer las necesidades para lo cual fue generado.
Es importante segn lo anterior, conocer los pasos necesarios para desarrollar un
sistema de informacin en cualquier tipo de empresa y que este sea exitoso.
En este trabajo se ilustrara un sistema de informacin utilizaremos Microsoft
Access el cual es un sistema de gestin de bases de datos relacionales para
los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado y orientado para ser usado
en un entorno personal o en pequeas organizaciones. Se realizar una base de
datos, CATALOGO Y REGISTRO DE CLIENTES PARA NEGOCIO DE VENTA DE
PERFUMES, dedicado a la comercializacin al por mayor y al por menor de extracto
de perfumes importados, recientemente se est constituyendo con el propsito de
darse a conocer a sus clientes.

OBJETIVO GENERAL

La razn por la cual se desarrollara este trabajo, es para crear un catlogo en

Microsoft Acces, donde permita organizar, clasificar y registrar informacin referente
a los perfumes vendidos para ello se tendr la aplicacin de los pasos necesarios
para llevar a cabo un sistema de informacin tales como la planeacin, diseo,
construccin, desarrollo e implementacin.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Al identificar las necesidades o problemas a solucionar con el sistema de

informacin, se determinaron los siguientes objetivos:
-

Organizar y clasificar informacin de los perfumes: casas, aromas, clientes,

perfumes por gnero (dama o caballero) y registrar los pedidos de los clientes.

Visualizar listados por referencias, precios, familias olfativas, presentacin, para

dama y caballero.

Crear consultas para extraer la informacin requerida de fcil manera y de forma

ordenada.

Generar formularios para que el proceso de agregar la informacin sea ms

amigable de las casas de los perfumes, clientes, pedidos, perfumes nuevos.

Obtener informes sobre las prximas fechas de entrega de pedidos, perfumes por
aromas, por casas y las ventas.

CATALOGO Y REGISTRO DE CLIENTES PARA NEGOCIO DE VENTA DE

PERFUMES

ANLISIS PRELIMINAR
PARFUM L'AMOUR, es una negocio dedicado a la venta y comercializacin al por
mayor y al por menor de extracto de perfumes importados, recientemente se est
constituyendo con el propsito de darse a conocer a sus clientes, pero cuenta con la
dificultad de no contar con un catalogo el cual le permita organizar y clasificar
informacin correspondiente a los perfumes que estn a la venta y registrar pedidos,
clientes, nuevos productos etc. con el fin de generar listados, consultas e informes
que permitan visualizar las referencias por gnero, por familias olfativas, por casas,
listado de clientes, y poder obtener informaciones tales como conocer las fragancias
vendidas y que la informacin de los productos sea clara y concreta para los
vendedores actuales o los futuros.

SELECCIN DE UN SISTEMA PARA SER DESARROLLADO

De acuerdo al problema citado en el punto anterior, utilizaremos Microsoft Access el
cual es un sistema de gestin de bases de datos relacionales para los sistemas
operativos Microsoft Windows, desarrollado y orientado para ser usado en un entorno
personal o en pequeas organizaciones.
Es un componente de la suite ofimtica Microsoft Office. Permite crear ficheros
de bases de datos relacionales que pueden ser fcilmente gestionadas por
una interfaz grfica simple. Adicional a lo anterior este programa permite manipular
los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre
tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la
informacin.

DEFINICIN DE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES

Debido a que PARFUM L'AMOUR es un negocio nuevo, buscamos que nuestros
vendedores cuenten una base de datos la cual les permita clasificar las referencias
por familias olfativas, presentacin y precios, lo cual a su vez facilitara su trabajo
dado que esta informacin tambin es requerida por nuestros clientes pues con sta
podemos asesorarlos en el momento de elegir un perfume. Por otro lado, nos
permitir llevar el reporte de las ventas.

DETERMINACIN DE LAS NECESIDADES DE INFORMACIN

Se clasificara la informacin por fragancias femeninas y masculinas con sus
respectivas casas de fragancias, aromas, fragancias por gnero, pedidos, clientes
etc. Las ventas son realizada tanto al detal como al por mayor.

IDENTIFICACIN DE LAS RESTRICCIONES DEL SISTEMA

El sistema no presenta ninguna restriccin.
FACTIBILIDAD DEL SISTEMA
El sistema de gestin de bases de datos relacionales, el cual utilizaremos puede
desarrollarse dado que PARFUM L'AMOUR, no cuenta an con ningn otro sistema y
el que se va a desarrollar, Microsoft Access no tiene ningn costo.

COSTOS DEL SISTEMA

No tiene ningn costo de desarrollo e implementacin, puesto que ser desarrollado
directamente a travs del curso de Anlisis de sistemas y base de datos.
BENEFICIOS DEL SISTEMA
La utilizacin del sistema contribuir a la consecucin de los objetivos
planteados anteriormente, esto facilitar la labor de los vendedores y permitir dar
asesora a los clientes, generando as satisfaccin para ambos.

ANLISIS COSTO- BENEFICIO

La implementacin del programa no tendr ningn costo en dinero sino en tiempo.
Costo: 60 das
Beneficio: la base de datos permitir conocer informacin importante para
conocimiento interno de los vendedores y para asesorar a los clientes:

APROBACIN, PLANIFICACIN Y GESTIN DEL PROYECTO.

Existe un documento aprobado por el comit de direccin en el que se aprueba la
implementacin de proyecto (Catalogo), firmado por la Gerente Maria Fernanda
Arboleda. Adicional a lo anterior este documentos contiene le listado de usuarios que
participar en el proyecto.
La capacitacin se realizara en tres etapas:
1. Conceptualizacin del catalogo; 25 de Junio de 2012
2. Introduccin al catalogo (se dar a conocer como funciona el catalogo); 27 de
Junio de 2012.
3. Pruebas de funcionamiento (cada usuario realizara pruebas de funcionamiento);
29 de Junio de 2012.
Personas encargadas de la capacitacin: Maria Fernanda Arboleda (Gerente),
Patricia Valencia (Directora Comercial).

ANLISIS DE REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Los Requerimientos mnimos para Office 2010:
* Procesador: 500 Megahertz (MHz) o ms veloz.
* Memoria (RAM): 256 Megabytes (MB) de RAM o ms
* Espacio en disco duro: 1.5 GiB.
* Pantalla (monitor): resolucin de 1024768 o superior.
* Sistema operativo: Windows XP con Service Pack 3 (SP3) (slo 32bits) o Windows
Vista SP1, Windows 7, Windows Server 2003 R2 con MSXML 6.0, Windows Server
2008.
* Otros: En general no necesitas actualizar tu PC si ste ya corre Office 2007; ste
soportar Office 2010.

Las reas mas afectadas con la implementacin del catalogo sern comercializacin
y ventas, por lo que los usuarios de ambos departamentos recibirn la capacitacin;
adicional a lo anterior es importante sealar que los usuarios con antelacin ya se les

ha informado su participacin en el proyecto, el mbito del mismo y qu es lo que se

espera de ellos, as como la dedicacin estimada que les supondr esta tarea.

ETAPA DE DISEO
Nuestro objetivo es crear una base de datos en forma de catalogo, que nos permita
obtener la informacin relacionada con los perfumes, las casas a las cuales
pertenece la fragancia y los clientes que atendemos y que a su vez nos arroje datos
sencillos sobre las cantidades vendidas e ingresos aproximados, de una manera ms
confiable y precisa.
Para lograr esto, diseamos un diagrama de entidad relacin, con el objetivo de
tener una visin global de las tablas, los campos, y las relaciones necesarias para
crear la base de datos.

La idea es que podamos plasmar todo aquello que necesitamos de una manera ms
sencilla para poder contemplar de manera general, incluyendo lo correspondiente a
la informacin que queremos que el sistema de informacin nos arroje, como por
ejemplo las consultas e informes.

CONSTRUCCIN
Una vez tenemos claramente definidos cuales van a ser nuestras entidades, cules
son sus atributos y cmo se encuentran vinculadas, pasamos a crearlas en el
programa que para esta ocasin es Microsoft Access; recordemos que en esta etapa
debemos tener claramente definidos todos los requerimientos con los cuales se va a
configurar la base de datos.
1. Creacin de tablas y Relaciones:
Como primer paso, debemos crear en Microsoft Access las tablas correspondientes a
cada entidad (perfume, cliente, casa, aroma, pedidos, gnero) con sus respectivos
atributos, es decir, cada una de las propiedades o caractersticas descriptivas de las
entidades (nombre, apellido, aroma, gnero, cantidad, etc.).
Luego, es necesario hacer la relacin entre las diferentes entidades para que una
vez alimentada de informacin, podamos realizar las consultas e informes que
deseamos obtener.
Tambin es importante cada tabla posea una llave, la cual es la que nos va a
identificar y enlazar con las dems tablas.

Cuando creamos las relaciones, podemos encontrarnos con relaciones de uno a

muchos, de uno a uno, de muchos a muchos; veamos por qu:
Relacin de uno a muchos: lo encontramos en la relacin Perfume Casa;
donde una casa puede tener muchos perfumes.

Relacin de uno a uno: lo podemos encontrar en la relacin Perfume Aroma;

donde un perfume solo puede tener un aroma predominante.

Relacin de muchos a muchos: lo encontramos en la relacin Perfume

Cliente; donde un cliente puede comprar muchos perfumes y un perfume
puede ser comprado por muchos clientes.

Es de gran importancia tener en cuenta durante la creacin de las tablas el formato

que se est utilizando, es decir, si el campo va a ser texto, numrico o de fecha y
cuntos son los caracteres necesarios; esto para hacer de la base de datos ms
eficiente.

2. Creacin de formularios de ingreso de datos:

Una vez tenemos relacionadas las tablas, podemos empezar a construir los
formularios de ingresos de datos. Aunque la informacin de los campos puede ser
ingresada directamente en las tablas, nosotros construiremos los formularios de
ingreso de datos con el fin de hacer del proceso de ingreso de datos ms amigable,
adems, estos formularios nos ayudan a disminuir los errores que se cometen en el
momento de la alimentacin de la base.
A continuacin construimos un formulario que contiene todos los datos de la tabla a
la cual necesitamos ingresarle la informacin; durante su diseo le incorporamos los
objetos que queremos que aparezcan en l, para nuestro formulario de ingreso de
perfumes incluimos un icono de imagen, que nos permite incluir una fotografa del
perfume.

Este es el diseo que hemos realizado para el ingreso de los datos de los perfumes,
cabe anotar que en nuestro caso el primer formulario que creamos es el de las
casas, puesto que cuando ingresamos los datos del perfume, debemos exportar los
datos de la casa a la cual pertenecen, de la tabla de casas. De igual manera
creamos una llamada clientes, para el ingreso de datos de nuestros clientes.

3. Creacin de consultas:

La consulta es un aspecto muy importante de las bases de datos, porque nos permite
extraer la informacin que requerimos de una manera mucho ms fcil y ordenada.
Para disear y construir las consultas, utilizamos las herramientas que Access nos
ofrece, es decir utilizamos las funciones y operaciones matemticas que permiten
extraer la informacin solicitada.

Una vez vamos a diseo de consulta, empezamos a crearla seleccionando las

tablas de las cuales deseamos la informacin, y en la parte inferior en la
cuadricula podemos definir la consulta.
A diferencia de los formularios de ingreso de datos, los formularios de consulta sirven
para mostrar al usuario de la base de datos la informacin extrada a travs de las
consultas, de una manera ordenada y de fcil lectura.
Su razn de ser es mostrar los resultados de las consultas de la manera ms
amigable posible.

4. Creacin de informes:

Otra ventaja que tenemos con esta herramienta es que podemos crear informes que
nos permiten obtener otro tipo de informacin que resulta de vital importancia para
nuestro catlogo; hemos diseado y construido cuatro tipo de informes. Veamos:

Pedidos por fecha de entrega: En este informe encontramos todos los pedidos
de los clientes, que han sido entregados en una fecha especfica; tambin nos
muestran el nombre del perfume, la cantidad y el precio.
Perfumes por aromas: Al digitar un aroma especfico, el informe nos arroja el
nombre de todos aquellos perfumes que contienen el aroma y los totaliza.
Perfumes por casas: Al ingresar el nombre de la casa, el informe nos arroja la
cantidad y el nombre de los perfumes con los que cuenta.
Venta por perfume: Este informe es tal vez uno de los ms completos, ya que
al consultarlo nos arroja no solo las unidades y el valor total de las ventas,
sino tambin las onzas, la cantidad de pedidos, el precio por unidad y el
nombre del perfume.

Estos informes son de gran utilidad porque ayudan a obtener de manera eficaz la
informacin que se requiere desde una base de datos, es decir que, este mdulo de
Access permite automatizar el desarrollo de documentos a partir de bases de datos.

IMPLEMENTACIN
Implementacin es igual que manos a la obra, es un proceso amplio que abarca todo
el sistema de informacin.
Para poder implementar esta base de datos, no es necesario un potente software ni
una gran infraestructura fsica; pero si es necesario que se posean los conocimientos
bsicos tanto del producto como del manejo de la herramienta, en nuestro caso
Microsoft Access.
Por lo anterior, es necesario que los usuarios encargados del ingreso de los datos
sean personas que posean conocimientos de los perfumes (marcas, fragancias,
casas) para evitar que se cometan errores en el momentos de alimentar la base de
datos; es decir que, los usuarios encargados del manejo de la herramienta se deben
capacitar en el funcionamiento de la misma para hacerlo de manera eficiente.
Adems de la capacitacin, es necesario realizar la instalacin de la aplicacin en los
equipos de las personas responsables de su ejecucin y mantenerlos siempre al da.

Dentro de este proceso de implantacin, tambin se debe tener en cuenta si se

deben hacer conversiones de datos; recordemos que estos se pueden realizar de
forma directa, paralela, por etapas o piloto; en nuestro caso en particular no existe
otra base de datos parecida por lo cual para poderlo implementar en Access el
ingreso de datos ser enteramente manual, por el usuario altamente capacitado
para ello.
Una vez implementado el sistema de informacin, realizamos una revisin para
supervisar el funcionamiento correcto del sistema.
Con la informacin cargada en nuestra base de datos podemos realizar informes y
consultas por aromas, por perfume, por casas, para verificar que efectivamente el
sistema de informacin nos est arrojando la informacin correcta de nuestro
catalogo de perfumes.
Veamos; este es un ejemplo de consulta por casas; es decir que cuando ejecutamos
esta consulta, Access solicita al usuario que ingrese el nombre de la casa de la cual
desea informacin y sta a su vez le dar a conocer cules son los nombres de los
perfumes, sus aromas y cuantos perfumes posee dicha casa.
Para este ejemplo digitamos el nombre de la casa Calvin Klein e inmediatamente nos
exporta los datos correspondientes a la casa.

Como podemos ver, esta casa posee 7 perfumes de los cuales 2 son florales, 2
orientales, 1 es ctrico y 2 son fougere.
Adems de la informacin correcta, la revisin durante la implementacin tambin es
necesaria para determinar si se cumpli con el objetivo, si el nivel de desempeo de
los usuarios ha mejorado y es ms eficiente; o tambin es una valiosa fuente de
informacin para futuras mejoras.

CONCLUSIONES

Se logr organizar y clasificar informacin de los perfumes: casas, aromas,

clientes, perfumes por gnero (dama o caballero) y registrar los pedidos de los
clientes.

El catalogo creado permite arrojar listados por referencias, casas, aromas,

gneros y registrar

Se crearon consultas, herramienta de Microsoft Acces para poder extraer la

informacin requerida de fcil manera y de forma ordenada. Access contiene
una gran variedad de herramientas para crear consultas precisas, a travs de
funciones, operaciones aritmticas, lgicas, etc. Que permiten extraer
exactamente la informacin solicitada.

Se generaron formularios para que el proceso de agregar informacin sea ms

amigable y disminuyera la probabilidad de cometer errores en el momento de
ingresar datos.

Se pudo establecer diferentes informes sobre las prximas fechas de entrega de

pedidos, perfumes por aromas, por casas y las ventas.

La utilizacin del sistema contribuy a la consecucin de todos los objetivos

planteados inicialmente, la creacin del catlogo de clientes y ventas de perfume
facilita la labor de los vendedores y permite dar asesora a sus clientes,
generando as satisfaccin para ambos.

BIBLIOGRAFA

SEEN, James. Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin. Editorial Mc Graw-Hill.

1992. Mxico