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La interfaz de Access
Introduccin
Microsoft Access es una aplicacin informtica que se utiliza para crear y administrar bases
de datos basadas en computadora en ordenadores de sobremesa o en equipos conectados (una
red). Microsoft Access puede utilizarse para la administracin de informacin personal (PIM), en
un pequeo negocio para organizar y administrar los datos, o en una empresa para comunicarse
con los servidores.
Como cualquier otra aplicacin de ordenador, para poder utilizar Access, debe instalarlo
primero. Despus de instalar Access, entonces puede abrirlo. Hay varias maneras que puede abrir
Access. Se lanz como los productos habituales que probablemente ha estado utilizando. Como
tal, para iniciar este programa, usted podra Pulse Inicio - > Programas (todos) - > Microsoft
Office - > Office Access 2010.
De ahora en adelante, es decir, para el resto de las lecciones, la expresin "Microsoft
Access" significa Microsoft Office Access 2010.
Si tienes una base de datos de Microsoft Access como un archivo adjunto de correo
electrnico, un archivo en un disquete, en la red, o en cualquier otro medio, una vez que vea el
icono, puede hacer doble clic lo. No slo esta accin lanzar Microsoft Access, pero tambin se
abrir el archivo.
Tambin se puede iniciar Access desde un acceso directo. Si quieres pasar a utilizar el
software de manera regular, puede crear un acceso directo en el escritorio o en el rea de inicio
rpido.
Si usted est trabajando en una red de equipos relacionados, su base de datos puede
encontrarse en otro equipo. En este caso el administrador de red o base de datos sera crear un
enlace o acceso directo a la unidad que aloja la base de datos. Puede, a continuacin, haga clic
en o haga doble clic en este enlace o acceso directo para abrir la base de datos y,
consecuentemente, iniciar Access.
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La funcin de este botn es para ayudarle a decidir qu botones para mostrar la barra de
herramientas de acceso rpido. Para agregar un botn a la barra de herramientas de acceso
rpido, haga clic en el botn Personalizar y haga clic en el botn deseado en el men. Si los
botones disponibles no son suficientes o si no ve un botn que desee:
Puede haga clic en la barra de herramientas de acceso rpido y haga clic en Personalizar la
barra de herramientas de acceso rpido
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Para agregar un comando, haga clic en la lista en el medio y haga clic en Agregar >>. Una
vez que haya seleccionado las opciones deseadas, haga clic en Aceptar.
El rea principal o intermedio de la seccin superior muestra el nombre de la aplicacin:
Access. En el lado derecho de la barra de ttulo, hay tres botones de sistema que permiten
minimizar, maximizar, restaurar o cerrar Access. Debajo de los botones del sistema, hay otros
dos botones: minimizar la cinta
y ayudar.
El rea de trabajo.
Debajo de la barra de ttulo, Access muestra un objeto llamado la cinta de opciones.
Volveremos a l. La cinta comienza en el lado izquierdo con la palabra archivo, que est
seleccionada por defecto. Bajo archivo aparece un men con elementos tales como guardar y
abrir:
La seccin media consta de dos partes. La parte superior muestra la etiqueta de plantillas
disponibles. Debajo de ella, existen categoras de bases de datos de muestra. Si hace clic en una
categora, mostrar una lista de sus bases de datos de ejemplo relacionado
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Si ve a una base de datos de muestra que le gusta, haga clic en l, darle un nombre y
haga clic en Descargar. La derecha es una columna con dos partes. La parte superior se utiliza
para mostrar una vista previa dependiendo de lo que est seleccionado en la seccin media. La
parte inferior le permite especificar un nombre para una base de datos y crear o descargar una
base de datos.
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Para crear una base de datos en blanco, en la seccin intermedia, bajo plantillas disponibles,
haga clic en base de datos en blanco
Para crear una base de datos utilizando una de las muestras, bajo plantillas disponibles, haga
clic en una categora de uno de los botones, como las plantillas de muestra. Haga clic en el
botn deseado:
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Haga clic en el icono de la base de datos para seleccionarlo y presione la tecla Supr.
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Cuando se agrega un objeto a la base de datos, archivo de la base de datos crece segn
sea necesario. Cuando se quita un objeto, que se estaba ocupando el espacio de la memoria
quedo vaco. Esto tambin aplica cuando usted mantenga quitar objetos:
El equipo pretende para recuperar el espacio estaban usando los objetos anteriores. Por
desgracia, no es siempre el caso. La mayora del tiempo, ese espacio quedo vaco, pero no
pueden acceder por la computadora (otras aplicaciones). Esto significa que el espacio de memoria
no puede hacerse disponible para otras aplicaciones. Para recuperar este espacio de memoria,
puede compactar la base de datos. Cuando esto sucede, el archivo es reducido para ocupar slo
la cantidad necesaria de espacio y liberar las secciones no utilizadas:
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Haga clic en herramientas de base de datos y haga clic en Compactar y reparar base de
datos
La base de datos se compacta detrs de las escenas.
Para compactar una base de datos cada vez que se cierra, haga clic en archivo y haga clic
en opciones. En las opciones de acceso, en la lista de la izquierda, haga clic en base de datos
actual. En la lista de la derecha, haga clic en el compacto en estrecha casilla:
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La cinta de opciones
Debajo de la barra de ttulo, Microsoft Access muestra una larga barra llamado la cinta (o
cinta), cuyas secciones y contenidos dependen de lo que est sucediendo actualmente en
Microsoft Access:
Si la cinta est tomando demasiado espacio en la pantalla, usted puede reducir su tamao.
Para ello, debajo de los botones del sistema, haga clic en el botn minimizar la cinta de opciones
.
La cinta es una larga barra de varias pestaas, tambin llamadas pginas de propiedades.
Para acceder a una ficha:
Puede presionar Alt o F10. Esto mostrara que la clave de acceso de cada ficha:
Para acceder a una ficha, puede presionar su letra correspondiente en el teclado. Por
ejemplo, al mostrar las claves de acceso, si presiona H, sera mostrar la ficha Inicio
Si el ratn tiene una rueda, puede colocar el ratn en cualquier lugar de la cinta y el papel
de la rueda hacia arriba o hacia abajo. Si papel la rueda hacia abajo, se selecciona la ficha
siguiente en el lado derecho. Si papel la rueda, se selecciona la ficha anterior a la
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Cuando Access est ocupando un rea grande o toda el rea del monitor, mayora de los
botones de la cinta aparece con texto. A veces puede que necesite utilizar slo una parte de la
pantalla. Es decir, puede que necesite reducir la interfaz de Access. Si lo hace, algunos de los
botones pueden mostrar parte de su apariencia y algunos slo aparecer un icono. Tenga en
cuenta las diferencias en las siguientes tres imgenes:
En este caso, cuando usted necesita tener acceso a un objeto, todava puede haga clic en
ella o haga clic en la flecha. Si el elemento se supone que tienen muchos objetos, una nueva
ventana puede aparecer y aquellos objetos de visualizacin:
De esto:
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A esto:
A continuacin, puede hacer clic en ayuda sobre este Error para obtener informacin sobre
cmo solucionar el error.
En diferentes secciones de nuestras lecciones, utilizaremos un objeto llamado la ventana
de propiedades, que permite cambiar las caractersticas de un objeto (control):
Ayuda en lnea
Ayuda en lnea es un programa que proporciona ayuda en Access. Existen dos tipos
principales de ayuda en lnea:
Si tienes acceso a un CD-de ROM Microsoft Developer Network (MSDN) o DVD, que es el
sistema de ayuda a los programadores que utilizan tecnologas de Microsoft (como Visual
Studio), incluye una seccin sobre Microsoft Office.
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3. En la lista que aparece, haga clic en crear tablas en una base de datos
4. En la ventana de ayuda de Access que aparece, leer el texto, desplcese hacia abajo y
haga clic en crear una nueva tabla
5. Despus de la lectura, en la barra de herramientas de la ventana de ayuda de Access,
haga clic en el botn atrs
6. Cerrar la ventana de ayuda de Access.
Ayuda de Internet
Aunque ayuda en Internet tiende a ser dispares, es todava ms amplia forma de ayuda
disponible. Esto est previsto en sitios web, pginas web, grupos de noticias, grupos de apoyo,
etc.. Como editor del entorno de base de datos, es natural para referirse a la web corporativa de
Microsoft primero para obtener ayuda. Sitio web de Microsoft se divide en categoras. Un sitio
web est dedicado a Microsoft Access en http://www.microsoft.com/access. Puede obtener ayuda
en http://support.microsoft.com. Probablemente el sitio ms visitado de Microsoft para
desarrolladores de todos los productos de Microsoft es http://msdn.microsoft.com. Este ltimo
sitio proporciona una lista de rbol que presenta elementos en categoras.
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Para cerrar Access, puede que haga clic en archivo y, a continuacin, haga clic en acceso
de salida
Para cerrar Access desde su barra de ttulo, haga clic en su botn Cerrar
Para cerrar Access como cualquier ventana regular de las aplicaciones de Microsoft
Windows, puede pulsar Alt + F4
Resumen de la leccin
Ejercicio
Estadsticas mundiales
1. Crear una base de datos en blanco llamado Statistics1 del mundo
Cierra la tabla predeterminada sin guardarlo.
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