EL PROCESO CONTABLE

GENERALIDADES
Si hablamos de Procesos que persiguen un objetivo comn, por ejemplo EL Proceso Administrativo, El
Proceso Econmico, El Proceso Histrico, El Proceso de Investigacin, etc.
As mismo la Contadura Pblica alcanza sus objetivos de obtencin y comprobacin de la informacin
financiera, a travs de una serie de fases que integran un proceso, al cual le llamamos EL PROCESO
CONTABLE.
CONCEPTO.
El conjunto de fases a travs de las cuales la Contadura Pblica obtiene y comprueba la informacin
financiera.
FASES DEL PROCESO CONTABLE.
Con base en el anterior tema podemos determinar que las fases del Proceso Contable son:
SISTEMATIZACIN. Es la fase inicial del proceso contable que establece el sistema de informacin
financiera en un ente econmico.
VALUACIN. Es la segunda fase del proceso contable y es la que cuantifica en unidades monetarias
los recursos y obligaciones que adquiere un ente econmico en la celebracin de transacciones
financieras.
PROCESAMIENTO. Tercera fase del proceso contable y es la que elabora los Estados Financieros
resultantes de las transacciones celebradas por un ente econmico.
EVALUACIN. Cuarta fase del proceso contable y es la que califica el efecto de las transacciones
celebradas por el ente econmico sobre su situacin financiera.
INFORMACIN. Quinta fase del proceso contable y es la que comunica la informacin financiera
obtenida por la Contabilidad.
DESARROLLO DEL PROCESO CONTABLE.
FASE DE SISTEMATIZACIN.
Es la fase inicial del proceso contable, en virtud por el cual los elementos de la Contabilidad se
organizan, para que esta alcance su objetivo. La Sistematizacin implica el establecimiento de un
Sistema de Informacin Financiera, para lo cual es necesario seleccionarlo, disearlo e instalarlo.
SELECCIN DEL SISTEMA.
Es elegir los procedimientos y mtodos que de acuerdo con las circunstancias, resulten ms adecuados
para el ente econmico. Para seleccionar con acierto el Sistema de Informacin Financiera, es
necesario conocer la naturaleza y caractersticas del ente econmico y elegir el procedimiento de
procesamiento de datos que se adecue a dichas caractersticas.

CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD.
La naturaleza y caractersticas del ente econmico se determina a travs de investigar:
Su Actividad: Esta se determina por la clase de mercancas, tipo de servicio, tipo de productos que
ofrece o produce normalmente.
Marco Legal: Este se conforma por las disposiciones legales que afectan al ente econmico. Dichas
disposiciones pueden ser impositivas, administrativas, laborales o sanitarias.
Ejercicio Contable: Es el periodo convencional en el que se divide la vida de un ente econmico para
conocer su situacin financiera y resultados.
Polticas de Operacin: Se encuentran constituidas por el modo particular de realizar sus
transacciones financieras.
Recursos: Para sistematizar la contabilidad es necesario conocer los recursos y obligaciones que de
acuerdo con su naturaleza y caractersticas, le son particulares.
Organigrama: Es una representacin esquemtica de la organizacin del ente econmico, en la que se
sealan jerrquicamente las divisiones funcionales inherentes a su actividad, as como las relaciones
entre s.
ELEGIR EL PROCEDIMIENTO DE PROCESAMIENTO.
El procedimiento para el procesamiento de datos, debe elegirse entre los siguientes:
PROCEDIMIENTO MANUAL.
Es aquel que emplea bsicamente el esfuerzo humano para la captacin, clasificacin, registro calculo
y sntesis de las transacciones financieras de un ente econmico mediante la escritura. (Estados
Financieros manuales, Tenedura de libros manual.)
PROCEDIMIENTO MECNICO.
Es aquel que emplea bsicamente la automatizacin de datos para la clasificacin, registro, clculo y
sntesis de las transacciones financieras del ente econmico. Este procedimiento automatizado ofrece
sobre los precedentes, la posibilidad de procesar grandes volmenes de datos a una mayor velocidad y
con mayor exactitud, aunque implica mayor costo y personal calificado.
DISEO DEL SISTEMA.
El diseo del sistema de informacin financiera incluye catalogo de cuentas, los documentos fuente, los
diagramas de flujo, la gua de procesamiento de informes.
Catalogo de Cuentas: Es una lista o enumeracin pormenorizada y clasificada de los conceptos que
integran el Activo, Pasivo, patrimonio, Ingresos, Costos y gastos de un ente econmico.
Documento Fuente: Es el instrumento fsico de carcter administrativo que capta, comprueba, justifica
y controla las transacciones financieras efectuadas por el ente econmico, aportando los datos
necesarios para su procesamiento en la contabilidad. EL diseo de los documentos fuentes implica,
previamente, establecer su objetivo, justificar su implantacin, determinar su costo y estudiar su
operacin.

Gua de Procesamiento: Se constituye por un instructivo en el que se seala el procedimiento para

registrar una operacin partiendo de su origen. Es un complemento del catalogo de cuentas y es lo que
denominamos la Descripcin y dinmica de las cuentas.
Informes: Son los informes que requieren los niveles de staff para tomar las decisiones.
Instalacin del sistema: Una vez aprobado, adquiriendo los recursos para su aplicacin se implanta el
sistema elegido
FASE DE VALUACIN
Es la accin de asignar un valor a los recursos y a las obligaciones que adquieren los entes econmicos
para lograr sus objetivos.
FASE DE PROCESAMIENTO
Es la fase del proceso contable que elabora los Estados Financieros resultantes de las transacciones
celebradas por un ente econmico. La elaboracin de la informacin financiera consta de las siguientes
etapas: Captacin, Clasificacin, registro, calculo y sntesis de datos.
CAPTACIN DE LOS DATOS:
Los datos relativos a las transacciones financieras celebradas por las entidades econmicas se
obtienen por medio de documentos fuente.
CLASIFICACIN DE LOS DATOS.
La CUENTA es el instrumento que se utiliza para clasificar los elementos que intervienen en una
transaccin financiera.
ELEMENTOS DE LA CUENTA.
La cuenta se compone de dos partes. Lado izquierdo, denominado DEBE y lado derecho, llamado
HABER. Para su clasificacin, las transacciones se anotan o registran en dichas cuentas.
DIVISIN DE LAS CUENTAS
Las cuentas se clasifican en cuentas de Balance o Cuentas de Situacin Financiera, Cuentas de
resultado y Cuentas de Orden
Las cuentas de Balance son aquellas que se clasifican transacciones que solo modifican dicha
situacin, sin que influyan sobre la utilidad o perdida del ente econmico.
ACTIVO. Representa los bienes y derechos apreciables en dinero , de propiedad del ente econmico.
Se entiende por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancas, los muebles y los
vehculos; por derechos, las cuentas por cobrar y los crditos a favor.
El activo se caracteriza por:
1. Estar en capacidad de generar beneficios o servicios
2. Estar bajo el control de la empresa
3. Generar un derecho de reclamacin

PASIVO. Representa las obligaciones contradas por el ente econmico, para su cancelacin en el
futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto
El Pasivo se caracteriza por:
1. La obligacin tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago,
2. Existe una deuda con un beneficio cierto.
PATRIMONIO. Es el valor resultante de la diferencia entre el activo y el pasivo. Representa los aportes
del dueo o dueos para constituir la empresa, y adems incluye las utilidades y reservas. Este grupo
constituye un pasivo a favor de los dueos del Ente Econmico, por lo cual se maneja de igual forma
que las cuentas de pasivo.

LAS CUENTAS DE RESULTADO SE SUBDIVIDEN POR LO TANTO EN:

1.
2.

Cuentas de Ingresos
Cuentas de Egresos

INGRESOS. Son valores que recibe el ente econmico cuando realiza una venta o presta un servicio
con el fin de obtener una ganancia.
GASTOS. Un Ente Econmico debe efectuar pagos por servicios y elementos necesarios para su buen
funcionamiento; esto constituye un gasto, porque esos valores no son recuperables.
COSTO DE VENTAS. Representa el valor de adquisicin de los artculos destinados a la venta.
COSTO DE PRODUCCIN O DE OPERACIN. Agrupa el conjunto de cuentas que representa las
erogaciones asociadas, clara y directamente, con la elaboracin o la produccin de los bienes, o la
prestacin de servicios, de los cuales el ente econmico obtiene sus ingresos. El movimiento de estas
cuentas se registra en forma similar a las cuentas de costo de ventas.
LAS CUENTAS DE ORDEN. Son las que agrupan los valores que reflejan hechos o circunstancias que
pueden llegar a afectar la estructura financiera de la empresa, as como las cuentas que sirven para
efectos de control interno o informacin general, adems las que se utilizan para conciliar las
diferencias entre los registros contables de la empresa y las declaraciones tributarias.
Cuentas de Orden Deudoras
Cuentas de Orden Acreedoras.
QU ES LA INFORMACIN FINANCIERA?
La informacin financiera es informacin que produce la contabilidad indispensable para la
administracin y el desarrollo de las empresas y por lo tanto es procesada y concentrada para uso de la
gerencia y personas que trabajan en la empresa.
OBJETIVOS DE LA INFORMACIN FINANCIERA.
Los estados financieros bsicos deben cumplir el objetivo de informar sobre la situacin financiera de la
empresa en cierta fecha y los resultados de sus operaciones y cambios en su situacin financiera por el
periodo contable terminado en cierta fecha.
Los E. F. son un medio de comunicar la situacin financiera y un fin por que no tratan de convencer al
lector de un cierto punto de vista o de una posicin. La capacidad de los E. F. es la de trasmitir
informacin que satisfaga el usuario, y ya que son diversos los usuarios de esta informacin esta debe
servirles para:

Tomar decisiones de inversin y crdito, los principales interesados de esta informacin son aquellos
que puedan aportar un financiamiento u otorguen un crdito, para conocer que tan estable y el
crecimiento de la empresa y as saber el rendimiento o recuperacin de la inversin
IMPORTANCIA DE LA INFORMACIN FINANCIERA
La importancia de la informacin financiera que ser presentada a los usuarios sirve para que formulen
sus conclusiones sobre el desempeo financiero de la entidad. Por medio de esta informacin y otros
elementos de juicio el usuario general podr evaluar el futuro de la empresa y tomar decisiones de
carcter econmico sobre la misma
CARACTERSTICAS DE LA INFORMACIN FINANCIERA.
Las caractersticas de los estados financieros debe ser en base con las caractersticas de la informacin
contable indicada en el boletn A-1 del los principios de contabilidad generalmente aceptados, que son:
Utilidad.- Su contenido informativo debe ser significativo, relevante, veraz, comparable y oportuno.
Confiabilidad.- Deben ser estables (consistentes), objetivos y verificables.
Provisionalidad.- Contiene estimaciones para determinar la informacin, que corresponde a cada
periodo contable.
La caracterstica esencial de los estados financieros ser el de contener la informacin que permita
llegar a un juicio. Para ello se debe caracterizar por ser imparcial y objetivo, a fin de no influenciar en el
lector a cierto punto de vista respondiendo as a las caractersticas de confiabilidad y veracidad.
Dentro del contexto de los principios de contabilidad generalmente aceptados los estados financieros
bsicos son histricos, por que informan de hechos sucedidos y son parte del marco de referencia para
que el usuario general pueda ponderal el futuro.
LOS ESTADOS FINANCIEROS BSICOS SON:
El balance general, que muestra los activos, pasivos y el capital contable a una fecha determinada.
El estado de resultados, que muestra los ingresos, costos y gastos y la utilidad o prdida resultante en
el periodo.
El estado de variaciones en el capital contable, que muestra los cambios en la inversin de los
propietarios durante el periodo.
El estado de cambios en la situacin financiera, que indica cmo se modificaron los recursos y
obligaciones de la empresa en el periodo.
Las notas de los estados financieros, son parte integrante de los mismos, y su objetivo es
complementar los estados con informacin relevante.
FASES DEL PROCESO CONTABLE
Tres son las fases que abarca el ciclo contable:

A.- Apertura o inicial: supone la apertura de los libros de contabilidad, tanto en el caso de una
empresa que inicia su actividad por primera vez, como en el de aqulla que ya ha venido desarrollando
una actividad productiva en ejercicios precedentes.
B.- Desarrollo o gestin: se extiende a lo largo del ejercicio econmico anual y tiene la finalidad de
interpretar y registrar contablemente las operaciones que surgen como consecuencia de la actividad de
la empresa.
C.- Conclusin o cierre: consiste en un trabajo de recopilacin y sntesis, por el cual se introducen
determinadas modificaciones o ajustes a las cuentas que permitan elaborar una informacin contable
de sntesis, los estados financieros, que se ponen a disposicin de todos los usuarios.
FASE DE APERTURA O DE INICIACIN
1. INVENTARIO
Cuando una empresa inicia su actividad y, posteriormente, al cierre de cada ejercicio, es necesaria la
confeccin de un inventario
Inventario: es la relacin detallada y valorada de los bienes, derechos y obligaciones que constituyen
el patrimonio de una entidad en una fecha determinada.
Para su elaboracin se precisan las siguientes etapas:
a) Determinar los elementos que han de inventariarse
b) Clasificacin y ordenacin de los elementos inventariados
c) Valoracin econmica de los bienes inventariados
A efectos prcticos podemos decir que es similar a un Balance de Situacin pero ms desagregado
2. APERTURA DE LA CONTABILIDAD
Una vez realizado el inventario, que es el mismo que el inventario final del ejercicio anterior, ste servir
de base para la realizar el primer asiento en el Libro Diario, es decir, el asiento de apertura.
Este asiento es el inverso al asiento de cierre que se habr realizado en el ejercicio anterior:
1.B) FASE DE DESARROLLO CONTABLE DEL EJERCICIO
Los asientos de los hechos contables que hayan ocurrido durante el ejercicio, de los cuales se tiene
constancia a travs de los documentos correspondientes, se registrarn peridicamente en el Libro
Diario. Por tanto, esta fase consiste en el registro de las operaciones del ejercicio.
Todos los asientos del Libro Diario deben ser traspasados al Libro Mayor, esta operacin no es
obligatoria legalmente, pero s es indispensable en el proceso contable.
Una vez registradas todas las operaciones relativas a los hechos contables que han tenido lugar en el
ejercicio, es habitual realizar un Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos. Este estado contable
permite indagar sobre los posibles errores aritmticos o de traslacin que se hayan podido cometer en
la contabilizacin de los hechos acaecidos durante el ejercicio, bien en los asientos del Diario o bien en
el Libro Mayor.
No obstante, el Balance de Sumas y Saldos puede realizarse en cualquier momento del proceso
contable, si bien es aconsejable en trminos generales prepararlo en los momentos clave de dicho
proceso.

1.C) FASE DE CONCLUSIN O DE CIERRE DEL EJERCICIOEl Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos realizado al cierre del ejercicio, despus de haber
registrado todas las operaciones del mismo presenta graves deficiencias, ya que no ofrece:
- ni los resultados habidos en el ejercicio
- ni una visin ajustada de la situacin patrimonial de la empresa en ese momento
Para conocer el resultado del ejercicio y la autntica situacin patrimonial, es preciso realizar tres
etapas ms, la de regularizacin, la que conlleva el clculo del resultado del ejercicio y la del cierre de
la contabilidad
1. REGULARIZACION
Esta fase exige realizar una serie de operaciones que pueden incidir bien en la presentacin de la
situacin patrimonial o bien en el clculo del resultado.
a) Reclasificacin de partidas: tiene por objeto traspasar cantidades de unas cuentas a otras cuando los
importes contabilizados en una cuenta tienen una significacin que no se corresponde con el ttulo de la
misma, como consecuencia, por ejemplo, de:
- Vencimientos a corto plazo de partidas catalogadas a largo plazo
- Necesidad de corregir asientos errneos
2. CALCULO DEL RESULTADO DEL EJERCICIO
Consiste en anular las cuentas de gastos e ingresos y las de prdidas y beneficios, en su caso, y
trasladar su saldo a la cuenta de resultados, que legalmente recibe el nombre de Cuenta de Prdidas
y Ganancias. As, las cuentas de gastos e ingresos quedarn saldadas
3. CIERRE DE LA CONTABILIDAD
Una vez realizado el proceso anterior, slo quedan abiertas las cuentas representativas de la riqueza de
la empresa y sus correspondientes saldos, es decir, la riqueza final. Con el asiento de cierre todas las
cuentas quedarn saldadas y la contabilidad cerrada:
La informacin de la fase de conclusin sirve de base para la elaboracin de los estados contables que
informan del patrimonio de la unidad econmica, as como del resultado obtenido en el ejercicio, es
decir, el Balance y la Cuenta de Resultados. A travs de ellos se comunica la informacin contable a los
usuarios interesados en la misma.