Professional Documents
Culture Documents
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Determinar la importancia del presupuesto privado.
Entender y definir el concepto de presupuesto privado.
RESEA HISTRICA
Como herramienta de planificacin y control, tanto en sus fundamentos tericos
como es su aplicacin prctica, el presupuesto tuvo origen en el sector gubernamental
aproximadamente a finales del siglo XVIII, poca en la cual se presentaban al Parlamento
Britnico los planes de gastos que se efectuaran en el reino y se daban pautas sobre su
posible ejecucin y control.
Tcnicamente la palabra se deriva del francs antiguo bougette o bolsa, la que
posteriormente trat de perfeccionarse en el sistema ingles denominndose budget,
trmino con el que se conoce comnmente y que en nuestro idioma es presupuesto.
En 1820 Francia adopta el sistema en el sector gubernamental y en 1821 lo hace
Estados Unidos, siempre como elemento de control del gasto pblico, advirtiendo la
necesidad de un grupo de funcionarios a la tarea de presupuestar para el buen
funcionamiento de las actividades del gobierno. Entre los aos 1912 a 1925 y
especialmente despus de la primera guerra mundial, el sector privado se dio cuenta que
poda utilizar ventajosamente el presupuesto para controlar gastos, efectuando slo
aquellos necesarios para poder as obtener rendimiento en un ciclo de operacin
determinado. Es el perodo en el cual crecen rpidamente las industrias y se piensa en los
buenos mtodos de planeacin empresarial. En la empresa privada se habla intensamente
de control presupuestario, y el sector pblico se lleg incluso a la aprobacin de una LEY
DE PRESUPUESTO NACIONAL.
La tcnica sigui su continua evolucin, podramos decir que al comps que le
asignaron a la contabilidad de costos. Basta recordar por ejemplo, que en 1928 la
Westinghouse Company adopta el sistema de costos estndar el cual fue aprobado
1
RAMOS
DEFINICIN DE PRESUPUESTO
Son numerosas las definiciones que se conocen con respecto a los presupuestos. Sin
embargo, una definicin sencilla podra ser la siguiente: Es un Plan Maestro que muestra
cmo sern adquiridos y usados los recursos que necesita una empresa para su
funcionamiento y desarrollo, en un perodo determinado3.
La expresin cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la
administracin de la empresa en un periodo, adoptando las estrategias necesarias
para lograrlo"
El presupuesto es una estimacin programada, en forma sistemtica, de las
condiciones de operacin y de los resultados a obtener por una empresa en un
periodo determinado.
Es un plan de accin sistemtico, orientado a cumplir una meta prevista, expresado
en trminos financieros, que debe cumplirse en determinado tiempo ya sea a corto,
mediano o largo plazo bajo ciertas condiciones.
En trminos ms prcticos, se puede entender como los dueos del negocio desean
ver su empresa en un futuro, en cada una de las reas funcionales de la organizacin,
mediante una sincronizacin de cada objetivo en la misma direccin, Asignaciones
planeadas de los recursos de una empresa, basadas en pronsticos del futuro.
_________________________
3 Gmez Bravo, Oscar. Contabilidad Gerencial. Tercera edicin. Pg. 281
QUE ES UN PRESUPUESTO?
Puede definirse como un plan expresado en trminos cuantitativos; en otras
palabras podemos decir que un presupuesto es la determinacin y asignacin de los
recursos requeridos para la consecucin de los objetivos. El presupuesto sirve como un
importante instrumento de direccin, es tan grande su importancia, que se puede aseverar
que quizs sea la principal herramienta para dirigir eficazmente una empresa, mediana o
grande. El presupuesto es una resea total de operaciones de una empresa, para un
perodo futuro, expresado en dinero. Es preciso destacar que el presupuesto lleva implcito
los siguientes elementos bsicos4.
- La Nocin de totalidad: Es decir, abarca la empresa como un todo.
- La nocin de tiempo.
- Es un plan de operaciones para un periodo futuro y determinado.
- La nocin de unidad de comparacin
3
RAMOS
5
RAMOS
Los comentarios sobran, pues aqu se enfocan todos los aspectos que conllevan un
buen presupuesto.
Una definicin por completa que sea siempre trata de sintetizar muchos conceptos.
En el campo de la predeterminacin y cuantificacin de actividades es difcil expresar
en pocas palabras lo que significa presupuesto. A pesar de ello traemos un concepto
que pone de manifiesto el pensamiento del autor10.
4. Expresin cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administracin
de la empresa en un periodo, adoptando las estrategias necesarias para lograrlo.
Es expresin cuantitativa porque se asignan unos recursos para alcanzar objetivos en
un perodo; es formal porque debe ser aceptado por la Administracin. An ms,
adopta estrategias porque se deber definir COMO se realizarn las diferentes
actividades de la empresa escogiendo aquellas que mejor convengan para lograr los
objetivos; deber organizar y asignar personas y recursos; ejecutar y controlar
para determinar si los planes no se quedan nicamente en mente de quienes los
propusieron y por ltimo usar procedimientos de oficina y tcnicas especiales para
formular y controlar el presupuesto. El gerente, personal administrativo y operativo, los
asesores y otros debern participar en el bosquejo de las actividades futuras de la
empresa con un propsito definido: lograr los objetivos planteados buscando minimizar
sus costos y maximizar su productividad teniendo adems presente que el bienestar
general debe primar sobre el bienestar personal.
_______________________________
8 Rachlin, Robert. Manual de Presupuestos. Pg. 2,3.
9 Meyer, Jean. Gestin Presupuestario. Pg.21
10 Burbano Ruiz, Jorge E. Presupuesto Enfoque Moderno de Planeacin y Control de Recursos. Pg. 9
6
RAMOS
La Planeacin:
Es conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar una
adecuada organizacin.
La Organizacin:
Es estructurar tcnicamente las funciones y actividades de los recursos humanos y
materiales buscando eficiencia y productividad.
La Coordinacin:
Es buscar equilibrio entre los diferentes departamentos y secciones de la empresa.
La Direccin:
Es guiar las acciones de los subordinados segn los planes estipulados.
El Control:
Es medir si los propsitos, planes y programas se cumplen y busca correctivos en las
variaciones
Por lo anterior se puede observar que el presupuesto se involucra directamente con
los cuatro procesos administrativos de: Planeacin, Organizacin, Direccin y Control,
convirtindose de sta manera en una herramienta de proyeccin para la administracin
del negocio.
ELEMENTOS
Los principales elementos de un presupuesto son:
Es un plan
El presupuesto expresa lo que la administracin tratar de realizar, de tal forma que la
empresa logre un cambio ascendente en determinado periodo.
Integrador
Indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de la empresa. Es un plan visto
como un todo, pero tambin est dirigido a cada una de las reas, de forma que contribuya
al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento
de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organizacin. A
este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes reas
que lo integran.
Coordinador
Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser
preparados conjuntamente y en armona. Si estos planes no son coordinados, el
presupuesto maestro no ser igual a la suma de las partes y creara confusin y error.
7
RAMOS
En trminos financieros
Manifiesta la importancia de que el presupuesto sea representado en la unidad monetaria
para que sirva como medio de comunicacin, ya que de otra forma surgiran problemas en
el anlisis del plan anual. Por ejemplo, al realizar el presupuesto de requisicion de materia
prima, primero es necesario expresarlo en toneladas o kilogramos, y despus en soles; el
presupuesto de mano de obra, primero en horas hombre y despus en soles. Si no
convirtiramos todo a una misma medida, hablaramos de toneladas, horas de mano de
obra, etc. Lo cual sin duda alguna, generara confusiones.
Operaciones
Uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es determinar los ingresos que se
pretende obtener, as como de los gastos que se van a producir. Esta informacin debe
elaborarse en la forma ms detallada posible.
Recursos
No es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro; la empresa tambin debe
planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operacin, lo cual se logra
bsicamente con la planeacin financiera, que incluye al presupuesto de efectivo y al
presupuesto de adiciones de activos (inventarios, cuentas por cobrar, activos fijos)
Perodo Futuro
Todo esto dentro de un periodo futuro determinado, un presupuesto siempre tiene que estar
en funcin de cierto periodo.
IMPORTANCIA
Toda organizacin est expuesta a variables que no son controlables, y de una u
otra manera afectarn sus planes y proyecciones futuras, la apertura de nuevos mercados,
el ingreso de nueva competencia, la proliferacin de productos sustitutos, las polticas
gubernamentales en materia econmica, tributaria y laboral, la crisis econmica mundial,
entre otras, harn que la incertidumbre forme parte del entorno empresarial.
El presupuesto es una herramienta de planeacin y control de la organizacin, ya
que le ayuda en cierta medida disminuir el riesgo de la inversin, planeando con
anticipacin las actividades que le van a permitir su sostenibilidad en un mercado cada da
ms competitivo y con mayor incertidumbre.
En concreto podemos decir que los presupuestos son importantes porque:
Mantienen el plan de operaciones de la empresa en unos lmites razonables.
Ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin.
Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias, re
direccionndolas hacia lo que busca la empresa.
8
RAMOS
9
RAMOS
PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS
Independientemente del tipo de presupuesto que se prepare, se aplican ciertos
principios generales.
PRINCIPIOS DE PREVISIN
Predictibilidad
Dado que los presupuestos son estimaciones, y predicciones. Es posible predecir algo que
va a suceder o que queremos que suceda.
Determinacin Cuantitativa
Porque todas las estimaciones, predicciones y pronsticos se deben traducir a nmeros,
unidades y valores, para que el presupuesto sea evaluable, controlable y til. Debemos
determinar en nuevos soles y cntimos cada uno de los planes de la empresa para el
perodo presupuestal.
Objetivo
Porque parte de datos comprobables. Se puede prever algo siempre y cuando se trate de
lograr un objetivo.
PRINCIPIOS DE PLANEACIN
Previsin
Porque se elabora con visin de futuro determinando los recursos y materiales necesarios
para el logro de los objetivos.
Costeabilidad
El beneficio de instalacin del sistema de control presupuestal ha de superar el costo
mnimo de instalacin y funcionamiento del sistema.
Flexibilidad
Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en razn de la parte totalmente
imprevisible y de las circunstancias que hayan variado despus de la previsin. Un
presupuesto rgido no es til, entonces hay que adaptarlo a la realidad.
Unidad
10
RAMOS
Debe existir un solo presupuesto para cada funcin y todos los que se aplican a la empresa
deben estar debidamente coordinados. Se considera a la empresa como un todo, como
una unidad funcional.
Confianza
El decidido apoyo y fe en todos los principios y en la eficiencia del control presupuestal por
parte de todo el grupo directivo de la empresa es un factor importante para su buena
marcha. Es fundamental para los que elaboran y controlan el presupuesto, confiar en el
equipo presupuestal y en la organizacin como un todo.
Participacin
Es esencial que en la planeacin y control de los negocios intervengan desde el primero
hasta el ltimo de los empleados para obtener el beneficio que se deriva de la experiencia
de cada uno de ellos en su rea de operacin. Involucrar a los participantes del
presupuesto, tanto en su elaboracin como en su control, dar mejores resultados.
Oportunidad
Los planes deben estar concluidos antes que se inicie el perodo presupuestal para tener
tiempo de tomar las medidas conducentes a los fines establecidos. Los presupuestos se
constituyen en una herramienta para detectar las fallas de la organizacin, y reconocer las
oportunidades.
Contabilidad por reas de responsabilidad
Es mejor que la ejecucin de los presupuestos y control se realice por reas en la empresa.
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN
Orden
La planeacin y control presupuestal de los negocios deben descansar en organigramas
preparados por los jefes de departamento; las lneas de autoridad y responsabilidad deben
ser tan precisas que no quede duda a nadie sobre el rea en que acta. Porque el proceso
presupuestario implica una serie de etapas sucesivas e interrelacionadas.
Comunicacin
La comunicacin debe ser oportuna y concisa, siempre que sea posible, debe ser escrita
para evitar que la informacin se tergiverse. Los involucrados en la elaboracin de los
presupuestos deben tener una buena comunicacin afectiva. Es imprescindible para lograr
la organizacin.
PRINCIPIOS DE DIRECCIN
Autoridad
11
RAMOS
Este principio dispone que la delegacin de autoridad no sea jams tan absoluta como para
eximir totalmente al funcionario de la responsabilidad final que le cabe de las actividades
bajo su jurisdiccin. El coordinador de presupuesto o la mxima autoridad encargada del
mismo debe tener la autoridad formal y moral para ejecutarlo, y al mismo tiempo es el nico
responsable de su funcionamiento.
Coordinacin
El inters general debe prevalecer sobre el inters particular; el control presupuestal acta
como coordinador todos los intereses al establecer un programa balanceado que lleve a la
empresa a su objetivo central. El responsable del presupuesto deber direccionar las
tareas de ejecucin del presupuesto y tambin ser un conciliador porque tendr que
resolver los diferentes conflictos naturales entre las distintas reas.
PRINCIPIOS DE CONTROL
Reconocimiento
Debe reconocerse al individuo por sus xitos y reprenderlo o aconsejarlo por sus faltas y
omisiones. Dar a cada quien la responsabilidad que le corresponda, as como el
reconocimiento personal por sus acciones positivas.
Excepcin
Los ejecutivos deben dedicar su tiempo a los problemas excepcionales sin preocuparse por
los asuntos que marchan de acuerdo con los planes. Habr que tomar en cuenta que nada
es absoluto, las excepciones hay que considerarlas como tales y no implica que se
derrumbe un proyecto por tales.
Normas
El establecimiento de normas claras y precisas en una empresa puede contribuir en forma
apreciable a las utilidades y producir adems otros beneficios. En el sentido de que
todo juego tiene sus reglas por lo que hay que establecerlas, conocerlas, explicarlas y
aceptarlas.
Conciencia de Costos
Si un ejecutivo tiene conciencia de costos, sus subordinados tendern a seguir su ejemplo;
comprender los costos y su influencia en la utilidad, precio de venta y posicin de la
empresa en relacin con la competencia, es esencial para el xito de los negocios. Hay
que mantener a toda premisa alcanzar los objetivos con el uso racional y eficiente de los
recursos.
Cules son los objetivos bsicos que se lograrn con la observancia de estos
principios?
12
RAMOS
14
RAMOS
Todas estas ventajas ayudan a lograr una adecuada planeacin y control en las
empresas.
De acuerdo con estudios realizados, las compaas que usan presupuestos llevan a
cabo cuatro aspectos:
1. Se comprometen con el presupuesto.
2. Conectan la planeacin de corto plazo con la de mediano y largo plazos.
3. Adoptan procedimientos detallados y comprensibles para realizar los presupuestos.
4. Analizan las variaciones presupuestales y toman acciones correctivas.
LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS
En la realidad vivida por las empresas pocas veces se alcanza el ideal. Los bruscos
cambios en el medio ambiente, las nuevas disposiciones legales y los acontecimientos
mercantiles inesperados tales como huelgas, accidentes pueden sacar de balance al
proceso. El cuerpo directivo pasa la mayor parte de su tiempo "apagando fuegos", en vez
de conducir a la empresa como es debido. Entre las principales limitaciones se nombran
las siguientes:
Estn basados en estimaciones; lo que obliga a que la gerencia utilice
determinadas herramientas estadsticas que permitan reducir la incertidumbre al
mnimo, ya que el xito del presupuesto depende de la confiabilidad de los datos
que se estn manejando..
15
RAMOS
16
RAMOS
17
RAMOS