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OFICINA DE RECURSOS HUMANOS

FORMULARIO ELECTRNICO DE
AUTORIZACIN DE PERMISOS

MANUAL DE USUARIO

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INFORMACIN GENERAL DEL SISTEMA
NOMBRE DEL SISTEMA:
AREA USUARIA:
VERSIN:
FECHA:
ELABORADO POR:

FORMULARIO ELECTRNICO DE
AUTORIZACIN DE PERMISOS
PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE
MINISTROS
1.0
24-07-2013
Sergio Castro Manrique
Vanessa Yupanqui Ramos

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HOJA DE CONTROL DE VERSIONES
VERSIN
1.0

FECHA DE CAMBIO

25-07-2013

ITEM CAMBIADOS

DESCRIPCIN DE LAS
MODIFICACIONES REALIZADAS

Documento Original

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INDICE

1. ACCESO AL SISTEMA..5
2. MENU PRINCIPAL DEL SISTEMA............ 8
3. MARCACIONES.. 9
3.1 CONSULTAR MARCACIONES.. 9
3.2 REGISTRAR MARCACIONES..........9

4. ACTIVIDADES...10
4.1 CONSULTAR ACTIVIDADES.10

5. PAPELTAS - WORKFLOW (Control de Papeletas).. 12


5.1 MENU PAPELETA - BANDEJA DE SALIDA.... 14
5.1.1 CREAR PAPELETA. 15
5.1.2 MODIFICAR PAPELETA.... 19
5.1.3 ANULAR PAPELETA.......20
5.1.4 ENVIAR PAPELETA.... 21

5.2 MENU PAPELETA - PAPELETAS EN CURSO........23


5.3 MENU PAPELETA - PAPELETAS APROBADAS...... 24
5.4 MENU PAPELETA - PAPELETAS RECHAZADAS....... 25
5.5 MENU PAPELETA - PAPELETAS ANULADAS.... 26
5.5.1REGENERAR PAPELETA..27

5.6 MENU PAPELETA - VER TODAS......28

6. ANEXO - CRITERIOS DE CONSULTA... 29

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MANUAL DE USUARIO
1. ACCESO AL SISTEMA
Se ingresar el siguiente link http://webasistencia.pcm.gob.pe/, y se visualizara la
siguiente ventana principal. (Ver Fig.1.0)

Fig.1.0 Acceso al Sistema

El acceso al FORMULARIO
ELECTRNICO DE AUTORIZACIN DE
PERMISOS, es slo para los usuarios registrados, cada uno de los cuales es
identificado en el sistema a travs de un usuario y clave que es proporcionado por
la Oficina de Recursos Humanos.
Se llenaran los siguientes campos:

Usuario

: Asignado por RRHH.

Contrasea: Asignado por RRHH.


Perfil

: Existen 3 tipos de perfiles:

Usuario

: Cualquier trabajador de la Presidencia del Consejo de

Ministros.

Supervisor

: Podr ver a todos los usuarios que estn a su cargo y podr

hacer las aprobaciones a las papeletas. (JEFES DE AREA).

Administrador : Persona que puede aprobar y visualizar papeletas de todo el


Personal. (JEFE DE RECURSOS HUMANOS).

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En este caso escogeremos el perfil de Usuario. Se llenaran los datos de la siguiente


manera, (Ver Fig.1.1)

Ingrese su Usuario

Ingrese su Contrasea
Seleccione Perfil
de Usuario

Fig.1.1 Acceso al Sistema

Se tiene dos botones (Ver Fig.1. 2)

Fig.1.2. Acceso al Sistema

Ingresar: Al seleccionar

Se ingresar a la pantalla del Men de

Consulta de Marcaciones, por defecto. (Ver Fig.1.3)

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Se muestra
el nombre
del Usuario

Fig.1.3 Visualizacin de Marcaciones


Al seleccionar

aparecer una pantalla donde

deber completar

la siguiente informacin: Ver Fig.1.4.

a
b
c
d

Fig.1.4. Cambiar clave

a) Ingrese Usuario: Cdigo asignado por la empresa


b) Ingrese Contrasea: Que es la contrasea con la que ingres al sistema. Este
dato debe ingresarse o no podr cambiar su contrasea.
c) Nueva Contrasea: Esta debe cumplir las siguientes caractersticas:
Esta puede contener solamente valores alfanumricos [0-9..a-z]
La longitud de la clave, como mnimo es de 8 caracteres y como mximo de 20
caracteres.
d) Confirme Contrasea: Digite nuevamente la contrasea para validar su cambio.

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2. MENU PRINCIPAL DEL SISTEMA
El usuario tendr opcin a registrar y visualizar todas las marcaciones y papeletas; tambin
podr visualizar actividades que requiera respectivamente.

Se muestra una pantalla con opciones a escoger en el Men Principal. Por defecto se
mostrara la pantalla de Men Marcaciones. Ver Fig.2.0

Barra del Men


Principal.
Salir del
sistema

Fecha del da
Se muestra el
contenido que
pertenezca de
acuerdo a la
opcin del men
que se escoja.

Tipo de
usuario

Actualizar
sistema

Criterios de
seleccin

Fig.2.0 Men Principal


Al dar un clic en cualquiera de las opciones, se podr ingresar a sus mens correspondientes:

Men de Marcacin Men de Actividades

Men de Papeletas

Salir del sistema

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3. MARCACIONES
3.1 Consultar Marcaciones
Se podr visualizar las marcaciones registradas por usted; para ello el Sistema solicita
los criterios de Consulta (Ver ANEXO) y luego damos click en

Ver Fig 3.1.0

Se muestra los registros


de todas las
marcaciones hechas por
el usuario

Criterios de
Consulta
Fig Ver3.0
ANEXO

Fig 3.1.0- Visualizacin de Marcaciones


A continuacin detallamos la informacin que el sistema nos brinda por cada marcacin:

Cdigo
del
usuario

Da de
marcacin

Nmero
de tarjeta

Fecha de
marcacin

Hora de
marcacin

Lectora de
marcacin

Ubicacin de
donde se realiza la
marcacin

Tipo de
marcacin

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4. ACTIVIDADES
4.1 Consultar Actividades
Esta opcin permite mostrar las actividades (Descanso, Fuera de tolerancia, Feriado,
Horas adicionales, Permiso Personal, Permiso no Autorizado, Refrigerio, Tardanza y
Trabajo, etc.) con el nmero de veces que realiza la actividad, con el total de tiempo en
horas, adems de poder visualizar el detalle de cada actividad. Las actividades son
generadas por los horarios, marcaciones y estado actual del trabajador procesadas por
el Sistema de Asistencia. (Ver Fig 4.1.0)

Actividad procesada
por el Sistema de
Asistencia.

Total de horas

Criterios de
Consulta Ver ANEXO

Veces que realiza la


actividad

Nos mostrara un enlace


para Ver Detalle de la
Actividad.

Fig.4.1.0 Consultar Actividades

Al seleccionar la opcin

, aparecer una interfaz pequea, donde

podemos elegir (seleccionar) la activad que deseamos consultar. Por defecto se


visualizar todo seleccionado. (Ver Fig. 4.1.1)

Con esta opcin se


podr desactivar todas
las actividades que
estn seleccionadas.

Fig.4.1.1 Consultar Actividades Seleccionar Actividades

10

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Se podr seleccionar las actividades que desee visualizar. (Ver Fig. 4.1.2)

Haciendo un check, quedar


seleccionada la actividad
que desee visualizar.

Fig.4.1.2 Consultar Actividades Seleccionar Actividades


Despus de seleccionar las Actividades que desea visualizar, hacer clic en Aceptar (Ver
Fig. 4.1.3)

Con esta opcin se podr


visualizar las actividades
que ha selecciono.

Fig.4.1.3 Consultar Actividades Seleccionar Actividades

Despus de Confirmar las Actividades que desea Visualizar, hacer click en

ya

y a continuacin Se visualizar la(s) actividad(es) que ha seleccionado. (Ver Fig. 4.1.4)

Fig.4.1.4 Consultar Actividades Seleccionar Actividades

11

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Al hacer clic en

; se podr visualizar los registros de la actividad seleccionada; de

acuerdo al criterio de seleccin y el intervalo de fechas. Se mostrara detalles de Fecha,


Actividad, Hora de inicio, Hora de Fin, la cantidad de minutos y la cantidad de horas.
Ver Fig.4.1.5

Fig.4.1.5 Consultar Actividades Detalles de Actividades

5. PAPELETAS - WORKFLOW (Control de Papeletas)


El Sistema le permite al Usuario Crear, Modificar, Anular una Papeleta; Enviar una
Papeleta al flujo de control para su aprobacin o rechazo, as como tambin tiene la opcin
de realizar consultas a las papeletas que han sido Aprobadas y Rechazadas o Anuladas.
(Ver Fig.5.0)
Opciones
mantenimiento
Circuito de Firma.

Men de
Papeletas

Fig.5.0 - Control de Papeletas

12

de
de

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Men de Papeletas:

El men del Control de Papeletas proporciona acceso a sus respectivos contenidos; se divide
en 6 secciones detalladas a continuacin. (Ver Fig.5.1)

Permite crear, modificar, Anular y enviar una Papeleta.


Muestra las papeletas que han sido enviadas para ser
firmadas (Aprobadas rechazadas) por el Supervisor.
Muestra las papeletas que han sido aprobadas por el
Supervisor y tambin por el Administrador.
Muestra las papeletas que han sido rechazadas por el
Supervisor y tambin por el Administrador
Muestra la papeleta que han sido anuladas por el
usuario.
Muestra todas las papeletas de la bandeja de salida,
papeletas en curso, aprobadas, rechazadas y papeletas
anuladas.
Fig.5.1 - Circuito de Firma

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5.1 MENU PAPELETA BANDEJA DE SALIDA
En esta bandeja se mostrarn todas las papeletas que han sido creadas por el mismo usuario,
adems tiene opcin a realizar filtro de fechas. Si hacemos clic en

se visualizar un

Detalle Previo con: N Papeleta, Actividad, Documento, observacin y la lista de firmantes.


(Ver Fig.5.1.0)
Nota: Para este ejemplo, se realizan las pruebas con el usuario Sergio Castro.
Primero se har un clic
para poder seleccionar el
registro de la papeleta a
visualizar.

Se har un clic en el N de
papeleta
para
poder
visualizar el contenido de
la papeleta.

Fig.6.1.0 - Bandeja de Salida

Esta opcin por defecto


se
encontrar
desactivada, al hacer
check se habilitara el
rango de fechas.

Fig.5.1.0- Bandeja de Salida

Al hacer clic en N de Papeleta; se visualizar los datos de la papeleta creada. (Ver Fig. 5.1.1)

Se visualizar en
estado creada

Fig. 5.1.1 - Bandeja de Salida Detalle N papeleta

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5.1.1 CREAR PAPELETA
La Bandeja de Salida tiene opciones para poder crear (Nuevo), Enviar para este ejemplo
procedemos a crear una Papeleta con usuario SERGIO CASTRO MANRIQUE. (Ver Fig.
5.1.1.0)

Se har un clic
para poder crear la
papeleta.

Fig. 5.1.1.0 Bandeja e Salida - Crear Papeleta


Y a continuacin

se visualizar la siguiente pantalla con el estado En creacin. (Ver

Fig.5.1.1.1) y los datos del trabajador.

Nos indica que la papeleta


se encuentra en estado de
creacin.

Muestra nombres de las


personas que firmarn la
papeleta creada.

15

Fig.5.1.1.1 Bandeja de Entrada Crear Papeleta

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El Sistema solicita el ingreso de la siguiente informacin:

2.Tipo de Papeleta

Se podr registrar 4 tipos de papeleta que se detallar a continuacin:

Fig.5.1.1.2 Seleccione Tipo de papeleta

3. Actividad Justificada
Se selecciona la Actividad Justificante correspondiente a la Papeleta.
Si el tipo de Papeleta es por Horas, las Actividades Justificantes son las
siguientes:

Fig.5.1.1.3 Actividad Justificante para las Papeleta por Hora


Si el tipo de Papeleta es por Das, las Actividades Justificantes son las
siguientes:

Fig.5.1.1.4 Actividad Justificante para las Papeleta por Das

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Si el tipo de Papeleta es por Marcaciones, las Actividades Justificantes son las
siguientes:

Fig.5.1.1.5 Actividad Justificante para las Papeleta por Marcaciones


4. Documento de Sustento (Opcional):
Ingresa el Documento de Sustento.

Fig.5.1.1.6 Documento de Sustento


5. Detalle de Papeleta:
El sistema solicita los siguientes datos, segn tipo de

Papeleta seleccionada

anteriormente.

Si el tipo de Papeleta es por Horas:


El Sistema solicita la siguiente informacin:
Datos de Inicio:
Si desea que el Sistema valide la hora de Inicio y de termino de la
papeleta, debe seleccionar

, de lo contrario el Sistema

deshabilitar la opcin para ingresar la hora de inicio y de trmino. A


continuacin seleccionar el cono:
La fecha ser
durante la fecha
de periodo.

y elegir la fecha a justificar.

(Ver Fig. 5.1.1.7)

Fig.5.1.1.7 Detalle de Papeleta - Inicio Fecha

Se ingresara la Hora de inicio de su papeleta. (Ver Fig. 5.1.1.8)


La hora ser con el
formato de 24horas
(HH:mm)

Fig. 5.1.1.8 Creacin de Papeleta Inicio - Hora

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Datos de Termino:
Se ingresar la Hora de Termino; no se ingresar la Fecha de termino
porque ya est determinada. (Ver Fig. 5.1.1.9)

La hora ser con


el
formato
de
24horas (HH:mm)

Fig.5.1.1.9 Creacin de Papeleta - Termino Hora


Si el tipo de Papeleta es por Das
El Sistema deshabilita la opcin para ingresar la hora de inicio y de trmino;
y solicita la siguiente informacin:
Datos de Inicio:
Seleccionara el cono:

y elige la fecha en que inicia la actividad

justificante. (Ver Fig. 5.1.1.10)

Fig.5.1.1.10 Creacin de Papeleta - Inicio Fecha


Datos de Trmino:
Seleccionar el cono:

y elige la fecha en que termina la actividad

justificante. (Ver Fig. 5.1.1.11)

Fig.5.1.1.11 Creacin de Papeleta - Termino Fecha


Si el tipo de Papeleta es por Marcaciones:
El Sistema deshabilita la opcin para ingresar la fecha y hora de trmino y
solicita el ingreso de la siguiente informacin:

Datos de Inicio:
Seleccionar el cono:

y elige la fecha en que inicia la actividad

justificante. (Ver Fig. 5.1.1.12)

Fig.5.1.1.12 Creacin de Papeleta Datos de Inicio

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5.1.2 MODIFICAR PAPELETA
El Sistema permite Modificar los datos de una papeleta, para ello Se tendr que
seleccionar el registro que desea modificar haciendo clic en
seguidamente hacer clic en

de la columna Detalle,

. (Ver Fig. 5.1.2.0)


2- Seguidamente se
har un clic para poder
modificar la papeleta.

1-

Primero se seleccionara
el registro que se desea
modificar.

Fig.5.1.2.0 Bandeja de Salida - Modificar


Y el sistema habilita las opciones en la siguiente ventana, para realizar los cambios segn
necesidad (Ver Fig. 5.1.2.1)
Se har un clic para
poder guardar las
modificaciones.

Fig. 5.1.2.1 Bandeja de Salida - Modificar

19

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Despus de realizar los cambios, hacer clic en Grabar el Sistema muestra la Ventana de
bandeja de Entrada con el Registro de la Papeleta, manteniendo su Estado CREADA. (Ver
Fig. 5.1.2.2)

Fig. 5.1.2.2 Bandeja de Salida Modificar Papeleta

5.1.3 ANULAR PAPELETA


El Sistema permite Anular una Papeleta, para ello selecciona el registro que desea Anular
haciendo clic en

de la columna Detalle, seguidamente un clic en

(Ver Fig.

5.1.3.0)
Seguidamente se har un
clic para poder modificar
la papeleta.

Primero
se
seleccionara
el
registro que se desea
modificar.

Fig.5.1.3.0 Bandeja de Salida Anular Papeleta

20

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Y el Sistema anula la papeleta y muestra un mensaje como indica en la Fig. 6.1.3.1

Fig.6.1.3.1 Bandeja de Salida Anular Papeleta

5.1.4 ENVIAR PAPELETA


El Sistema permite enviar la papeleta con estado CREADA para su firma posterior, es
decir rechazadas o aprobadas por el Supervisor, cambiando de estado a INICIADA.
Para ello se elige el registro que desee enviar haciendo clic en
Detalle, seguidamente un clic en

de la columna

. (Ver Fig. 5.1.4.0)


Seguidamente se har
un clic para poder
Enviar la papeleta.

Primero
seleccionara
registro que
desea Enviar.

Fig.5.1.4.0 - Bandeja de Salida Enviar Papeleta

21

se
el
se

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Y a continuacin el sistema vuelve muestra un mensaje. (Ver Fig. 5.1.4.1)

Muestra el siguiente
mensaje y observamos
que el registro no est.

Fig.5.1.4.1 - Bandeja de Salida - Enviar

Observamos que el registro no se visualiza, por que se registra como papeleta en


Curso. (Ver Punto 5.2). En caso de que exista una papeleta enviada con el mismo
horario se visualizar un mensaje. El Sistema no acepta Papeletas con el mismo
horario.

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5.2 MENU PAPELETA PAPELETAS EN CURSO
Al hacer clic en este Link

, El Sistema muestra las papeletas que

aun no han sido firmadas por el Supervisor; y que ya han sido enviadas por el usuario y
se encuentran en estado INICIADA. Si hacemos clic en
la parte inferior de la ventana un

, el Sistema muestra en

detalle Previo de la Papeleta, con la siguiente

informacin: N de Papeleta, Actividad, Documento, observacin y una lista de


firmantes. (Ver Fig. 5.2.0)
Para utilizar esta
opcin primero se
seleccionara
la
papeleta y luego se
har un clic para
poder anularla.

Esta opcin por


defecto
se
encontrara
desactivada,
al
hacer check se
habilitara el rango

Se har clic
para
poder
seleccionar una
papeleta.
Se har un clic en el N
de papeleta para poder
visualizar el contenido de
la papeleta.

Fig 5.2.0 Papeletas en Curso


Al hacer clic en el N de Papeleta; el Sistema muestra en una ventana, todos los datos
de la papeleta con estado Iniciada Ver Fig.5.2.1

Fig 5.2.1 Papeletas en Curso.

23

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5.3 MENU PAPELETA PAPELETAS APROBADAS


Al hacer clic en este link

, el Sistema lista la(s) papeleta(s) que han

sido firmada(s) por todos los firmantes (de acuerdo a la normativa PCM) y se
encontraran con estado Aprobado. Si hacemos clic en
parte inferior de la ventana un
informacin:

el Sistema muestra en la

detalle Previo de la Papeleta, con la siguiente

Papeleta N, Actividad, Documento, observacin y una lista de firmantes.

(Ver Fig.5.3.0)

Se seleccionara el
registro que se desea
ver a Detalle Previo.

Dar un clic en (papeleta


N) para poder visualizar un
detalle total de la papeleta.

Fig.5.3.0 Papeletas en Aprobadas.


Al hacer clic en el Nro de Papeleta, el Sistema muestra en una ventana, todos los datos
de la papeleta con estado Aprobado (Ver Fig.5.3.1)

F
i
g
.
6Fig.5.3.1 Papeletas en Aprobadas- Detalle

24

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5.4 MENU PAPELETA PAPELETAS RECHAZADAS
Al hacer clic en este Link

, el Sistema lista todas las papeletas que

han sido rechazadas por los firmantes (de acuerdo a la normativa PCM) y se encuentran
con el estado rechazado, se identificar con el smbolo
Si hacemos clic en

el Sistema muestra en la parte inferior de la ventana un detalle

Previo de la Papeleta, con la siguiente informacin: N Papeleta, Actividad, Documento,


observacin y una lista de firmantes dndonos a conocer el firmante que rechazo la
papeleta. (Ver Fig. 5.4.0)

Dar un clic en N papeleta


para poder visualizar un
detalle total de la papeleta.

Se seleccionara el
registro que se desea
ver a Detalle.

Firmante que rechaz la


papeleta.

Fig.5.4.0 Papeletas Rechazadas.


Al hacer clic en N de Papeleta, el Sistema muestra en una ventana, todos los datos de la
papeleta con estado Rechazada. (Ver Fig.5.4.1)

Fig.5.4.1 Papeletas Rechazadas - Detalle

25

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5.5 MENU PAPELETA PAPELETAS ANULADAS


Al hacer clic en este link

el Sistema lista todas las papeletas anuladas por


el Sistema muestra en la parte

el Usuario (al crear la papeleta). Si hacemos clic en

inferior de la ventana un detalle Previo de la Papeleta, con la siguiente informacin: N


Papeleta, Actividad, Documento, observacin. (Ver Fig.5.5.0)

Dar un clic en N papeleta


para poder visualizar un
detalle total de la papeleta.

Se seleccionar
el registro que
se desea ver a
Detalle.

Fig.5.5.0 Papeletas Anuladas.


Al hacer clic en N de Papeleta; el Sistema muestra en una ventana, todos los datos de la
papeleta con estado Anulada. (Ver Fig. 5.5.1)

Fig.5.5.1 Papeletas Anuladas.

26

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5.5.1 REGENERAR PAPELETA ANULADA
En el men de papeletas Anuladas el Sistema brinda la opcin de poder Regenerar una
papeleta Anulada, es decir, volver a generarla, cambiando as su estado de Anulada a
Creada. Para ello debe seleccionar una papeleta haciendo clic en el link
la opcin

y luego en

(Ver Fig.5.5.1.0)
Seguidamente se
har un clic para
poder Enviar la
papeleta.

Primero se
seleccionara el
registro que se
desea Regenerar.

Fig.5.5.1.0 Regenerar Papeleta Anulada


Y el Sistema muestra las opciones habilitadas para volver a crear la Papeleta (Ver Fig.
5.5.1.1)

Al hacer clic en
Grabar, quedaran
guardadas
las
modificaciones.

Fig.5.5.1.1 - Bandeja de Salida Enviar


Despus de ingresar la informacin segn necesidad, hacer clic en grabar.

27

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5.6 MENU PAPELETA VER TODAS
Al hacer clic en este link

El Sistema mostrar un resumen con todas las

Papeletas. (Ver Fig. 5.6.0)

.
Fig.5.6.0 Ver todas.

28

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6. ANEXO CRITERIOS DE CONSULTA


Criterios de Seleccin:
Se utilizara los criterios de seleccin en Consultar Marcaciones y Consultar Actividades.
Existen 2 criterios:
6.1 Seleccin especial: Primero presionar
mes y el ao y por ultimo hacer clic en

, Se podr seleccionar el
. Segn la Fig.6.1.0

Hacer un clic para


poder escoger el mes
y el ao que desea
visualizar las
actividades.

Fig.6.1.0 Seleccin Especial

6.2 Seleccin general: Primero presionar


fecha Inicial y final (Seleccionar la imagen
clic en

, se podr seleccionar
para ver el calendario) y por ultimo hacer

. Segn la Fig. 6.2.0

Hacer un clic para poder


escoger un rango de
fecha
que
desee
visualizar.

Fig.6.2.0 Seleccin General

29