PONTIFCIA UNIVERSIDADE CATLICA DE MINAS GERAIS

PRO-REITORIA DE PS-GRADUAO
BIBLIOTECA / DATAPUC

NOS PASSOS DA DEFESA

Biblioteca Digital de Dissertaes e Teses
Manual para as secretarias de ps-graduao

Belo Horizonte
2006

Gro Chanceler:
Dom Walmor Oliveira de Azevedo
Reitor:
Prof. Eustquio Afonso Arajo
Pr-reitora de graduao:
Prof Maria Ins Martins
Pr-reitor de pesquisa e ps-graduao
Prof. Joo Francisco de Abreu
Diretor do Sistema de Bibliotecas da PUC Minas:
Cssio Jos de Paula
Elaborao:
Helenice Rgo dos Santos Cunha

FICHA CATALOGRFICA

P816n

Pontifcia Universidade Catlica de Minas Gerais. Pr-Reitoria de Ps-Graduao.

Sistema de Bibliotecas.
Nos passos da defesa: Biblioteca digital de dissertaes e teses: manual para as
secretarias de ps-graduao / Elaborao Helenice Rgo dos Santos Cunha. Belo
Horizonte: PUC Minas, 2006.
27p.

1. Sistema de Gesto de Ps-Graduao - Manual. I. Cunha, Helenice Rgo dos

Santos. II. Ttulo.
CDU 378.245:681.3.06

SUMRIO

1 INTRODUO .....................................................................................................................3

2 ORIENTAO INICIAL.....................................................................................................4

3 PROCEDIMENTOS VINCULADOS BIBLIOTECA ...................................................5

3.1 Servios oferecidos pela Biblioteca ...................................................................................5
3.2 O Padro PUC Minas de Normalizao .......................................................................6
3.3 Cadastro na Biblioteca Digital ..........................................................................................7
3.4 Arquivo em PDF .................................................................................................................9

4. FLUXO DO PROCESSO...................................................................................................10

5 PGINAS BIBLIOTECA DIGITAL: Cadastro pelo Aluno...........................................12

6 O FUNCIONAMENTO DA NOVA TELA DE CONTROLE DAS

TESES/DISSERTAES PELA SECRETARIA E BIBLIOTECA.................................21

1 INTRODUO

A Biblioteca da PUC Minas possui uma grande demanda de alunos, professores,

departamentos internos e pblico externo Universidade, em relao a atividades
relacionadas normalizao, arquivamento e consultas de dissertaes e teses defendidas por
alunos da Universidade.
Aps a constatao da necessidade de padronizar os procedimentos relacionados a
estas atividades, principalmente no que concerne normalizao e entrega das verses finais
pelos alunos, foi criado o presente manual.
Este manual pretende ser uma breve orientao destinada s Secretarias dos Programas
de Mestrados e Doutorados da PUC Minas em relao aos processos e documentos inerentes
s fases da elaborao dos trabalhos, e principalmente entrega da verso final dos
exemplares das dissertaes e teses aguardada pela Biblioteca para serem disponibilizadas na
Internet atravs da Biblioteca Digital de Dissertaes e Teses.
Sugerimos que estes procedimentos sejam observados, visando atender s normas
gerais da PUC Minas, as normas de apresentao de trabalhos da ABNT e dos critrios da
CAPES para avaliao de cursos, criando-se assim um padro de qualidade nos cursos de psgraduao da PUC Minas.

2 ORIENTAO INICIAL

Os alunos e professores dos Programas de Mestrados e Doutorados necessitam ser

orientados com antecedncia sobre os procedimentos gerais para uma defesa de dissertao e
tese.
Estes procedimentos devero indicar os prazos, os responsveis pelas atividades e os
documentos envolvidos em cada processo, bem como o modelos de normalizao adotado
pela PUC. Desta forma, espera-se que uma divulgao prvia resulte em maior
conscientizao e, assim, todo o processo transcorra de forma orientada e com a qualidade
esperada.

3 PROCEDIMENTOS VINCULADOS BIBLIOTECA

Alguns procedimentos esto diretamente vinculados Biblioteca da Universidade,

principalmente no que se refere ao Padro PUC Minas de Normalizao, elaborao da ficha
catalogrfica, a converso do arquivo na verso em PDF, o cadastro da dissertao na
Biblioteca Digital de Dissertaes e Teses e a entrega do arquivo em PDF e dos exemplares
para compor o acervo da Biblioteca.
Alm disso, a Biblioteca oferece vrios servios de apoio para o aluno de psgraduao: pesquisa em base de dados, solicitao de cpias via COMUT, emprstimo entre
bibliotecas, etc.
Assim, sugerimos os seguintes passos a serem divulgados especificamente para os
alunos.

3.1 Servios oferecidos pela Biblioteca

Emprstimo entre Bibliotecas

Atravs de requisio emitida pela Biblioteca, o usurio poder retirar por emprstimo,
materiais disponveis em outras bibliotecas, de acordo com as normas estabelecidas no
Regulamento para Emprstimo entre Bibliotecas.
O emprstimo entre bibliotecas estar restrito aos livros, excluindo obras de coleo
especial, consulta interna e obras referncia.
Informaes: (31) 3319.4242 / 3319.4351 ou bibref@pucminas.br
Orientao Bibliogrfica e de Referncia
Informaes sobre o uso das fontes de consulta para localizao de materiais
bibliogrficos e manuais de referncia. Orientao no uso de normas tcnicas na rea de
documentao para realizao de trabalhos acadmicos.
O pedido de orientao deve ser feito no setor de referncia da biblioteca.
Informaes: (31) 3319.4242 / 3319.4351 ou bibref@pucminas.br

Pesquisa bibliogrfica
Disponvel para alunos, professores, pesquisadores e funcionrios da PUC Minas.
A solicitao deve ser feita na base de dados da biblioteca, atravs do Formulrio de
Pesquisa.
Informaes: (31) 3319.4292 ou bibbd@pucminas.br

Acesso a Base de Dados

Disponvel para alunos, professores e funcionrios da PUC Minas. Algumas bases podem
ser acessadas de qualquer computador (fornecendo o login e senha) e outras so restritas
rede interna da PUC Minas.
Informaes: (31) 3319.4292 ou bibbd@pucminas.br

Comutao Bibliogrfica
Solicitao de cpia de material bibliogrfico no disponvel no acervo das Bibliotecas da
PUC Minas.
Informaes: (31) 3319.4292 ou bibbd@pucminas.br

Treinamento em Normalizao de Trabalhos Acadmicos

Treinamento oferecidos comunidade universitria para utilizao de normas tcnicas na
rea de documentao para realizao de trabalhos acadmicos.
O Treinamento dever ser agendado pelo professor na Assessoria da Biblioteca.
O material para as aulas est disponvel no site da Biblioteca Padro PUC Minas de
Normalizao.
Informaes: (31) 3319.4329 ou bibpj@pucminas.br

Ficha Catalogrfica
Confeco de fichas catalogrficas de publicaes de alunos, professores e funcionrios
da PUC Minas, assim como obras editadas pela PUC Minas, Editora da PUC Minas e
FUMARC.
A confeco da ficha dever ser agendada na Assessoria da biblioteca.
Informaes: (31) 3319.4329 ou bibpj@pucminas.br

3.2 O Padro PUC Minas de Normalizao

A Biblioteca da PUC Minas, afim de suprir as necessidades da comunidade acadmica

da Pontifcia Universidade Catlica de Minas Gerais, na produo de textos, seja para
apresentao de trabalhos exigidos pelas disciplinas, seja para defesa de teses e dissertaes,
criou o Padro PUC Minas de Normalizao.

Este trabalho engloba as principais orientaes da ABNT na rea de documentao e

atualizado sistematicamente, de acordo com o lanamento de novas normas.
Todos os trabalhos apresentados na PUC Minas devero seguir este Padro. Para tanto,
sugerimos que sejam encaminhados e divulgados pelos departamentos, no somente aos
alunos, mas a todos os professores estas orientaes.
A biblioteca oferece ainda o servio de orientao bibliogrfica e aulas de
normalizao para toda a comunidade da PUC.
As aulas podero ser solicitadas pelos professores pelo telefone (031) 3319.4329 ou
bibpj@pucminas.br.
As orientaes bibliogrficas podero ser solicitadas no setor de referncia de
qualquer biblioteca do sistema.
O texto Padro PUC Minas de Normalizao est disponvel na Internet no endereo:
http://www.pucminas.br/biblioteca/

3.3 Cadastro na Biblioteca Digital

A Biblioteca Digital de Teses e Dissertaes BDP - uma iniciativa da Pr-reitoria

de Pesquisa e de Ps -graduao da PUC Minas, antecipando uma recomendao do IBICT
Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia, que vem realizando esforos para
integrar em um nico portal os mais importantes repositrios de informao cientfica do pas,
na forma digital. A BDP tem como objetivo disponibilizar, via Internet, as teses de doutorado
e as dissertaes de mestrado produzidas nos Programas de Ps-graduao stricto sensu da
PUC Minas.
A Biblioteca Digital est tambm interligada Networked Digital Library of Theses
and Dissertations NDLTD, rede mundial que disponibiliza teses e dissertaes produzidas

em universidades de todo o mundo, criada para permitir a acessibilidade da produo

cientfica e tecnolgica em escala global. Isso tende a facilitar a disseminao do
conhecimento e a estimular o dilogo entre diferentes grupos de pesquisa, medida em que,
ao extrapolarem as barreiras espaciais, as universidades passam a expor-se crtica, ao
reconhecimento e cooperao. A Biblioteca Digital de Teses e Dissertaes Todas as teses e
dissertaes defendidas na PUC Minas, devero ser cadastradas na Biblioteca Digital de
Dissertaes e Teses.
O aluno dever primeiramente formalizar seu processo na Biblioteca Digital. Para
isso, dever acessar o Portal da PUC Minas (www.pucminas.br) e seguir o caminho Biblioteca/Biblioteca Digital/Publicao.
O cadastro dever seguir o seguinte roteiro:

1) Acesse o Formulrio de Cadastramento com o seu login e senha (a mesma utilizada para
emisso de 2 via de boleta). Caso voc no saiba sua senha, entre em contato com o HelpDesk pelos nmeros (031) 3249-7310 e (031) 3249-7311;

2) Preencha o Formulrio de Cadastramento. Todos os campos do formulrio so

obrigatrios. Um campo em branco no finaliza o processo de cadastramento.

3) Preencha a Autorizao de Publicao. Imprima, assine e entregue na secretaria de seu

curso, juntamente com a obra impressa e o arquivo em formato PDF a ser disponibilizado
na Biblioteca Digital.

Aps a Portaria n.13 da CAPES, de 15 de fevereiro de 2006, que institui a divulgao

de teses e dissertaes produzidas pelos programas de doutorado e mestrado reconhecidos,
fica obrigatrio a disponibilizao do texto completo das dissertaes/teses.
O nmero de impresses do formulrio de autorizao, ficar a critrio de cada
Programa, mas sugerimos a quantidade de 03 (trs) vias, considerando-se uma maior garantia
tanto para o aluno como para a Universidade, sendo assim: uma via ficar para o aluno e duas
vias para a Secretaria do Programa (lembramos que uma via ser remetida posteriormente
pela Secretaria Biblioteca juntamente com o arquivo em PDF e a publicao impressa.

3.4 Arquivo em PDF

O aluno dever providenciar um arquivo (disquete ou CD) contendo o texto completo

da tese ou dissertao em formato PDF. Ressaltamos que o trabalho dever ser entregue em
arquivo nico, sem separaes de captulos ou partes do trabalho.
Caso o aluno no tenha recursos para fazer a converso em PDF, poder faz-la no
Posto Antares da Biblioteca do Campus Corao Eucarstico. Telefone (031) 3319.4292.
Para a converso do texto completo, o aluno apresentar um disquete ou CD com todo o
texto, incluindo, capa, folha de rosto, ficha catalogrfica, idntica a forma impressa.
.

10

4. FLUXO DO PROCESSO
Quando
Elaborao
da
Dissertao/
Tese

Responsvel
Secretaria do
Programa

Atividade
Informar aos alunos os
servios disponveis na
Biblioteca

Documentos/Servios
- Pesquisa em base de dados
- Solicitao de artigos via
COMUT
- Biblioteca 4292 ou
bibbd@pucminas.br

Digitao

Secretaria do
Programa

Informar aos alunos sobre o

Padro PUC Minas de
Normalizao e o servio
de orientao bibliogrfica

- www.pucminas.br/biblioteca
Padro PUC Minas de
Normalizao
- Orientao bibliogrfica no
setor de referncia da
biblioteca 4242 ou
bibref@pucminas.br

Ficha
Catalogrfica

Aluno

Agendar com a biblioteca

para fazer a ficha
catalogrfica

- Biblioteca 4329 ou
bibpj@pucminas.br
- Dissertao completa
- Disquete para gravar a ficha

Ficha
Catalogrfica

Biblioteca

Elaborar ficha catalogrfica

conforme CCAA e
caaalhos conforme
Biblioteca Nacional

- Conferir resumo/abstract
- Conferir palavras-chaves
- Conferir normalizao

Encadernao

Aluno

Encadernar conforme
normas do programa

Defesa

Aluno

Apresentar sua defesa

- Aps as devidas
modificaes sugeridas
durante a defesa, o aluno
dever fazer o cadastramento
na Biblioteca digital

Cadastro na
Biblioteca
Digital

Aluno

Cadastrar publicao na
Biblioteca Digital de
Dissertaes e Teses

- www.pucminas.br/Biblioteca
Biblioteca Digital de
Dissertaes e Teses
- Problemas de cadastramento
entrar em contato com a
secretaria do programa

Problemas e
orientaes
no cadastro

Secretaria do
Programa

Orientar cadastramento na
Biblioteca Digital

- Problemas no sistema entrar

em contato com o CRA /
Vanessa 4433

11

Quando
Entrega do
material

Responsvel
Aluno

Atividade
Entregar material na
secretaria do programa

Documentos/Servios
- Dissertao impressa
- CD ou disquete em arquivo
nico em formato pdf
- Autorizao de publicao

Recebimento
do material

Secretaria do
Programa

Liberao
para a
Biblioteca

Secretaria do
Programa

- Liberar o SGP para a

Biblioteca

- S liberar para a biblioteca se

no tiver nenhuma pendncia
de preenchimento

Entrega do
material para
a Biblioteca

Secretaria do
Programa

- Protocolar e enviar para a

Biblioteca / Setor de
Aquisio
4237 ou
monicafaria@pucminas.br
claudiatavares@pucminas.br
zim@pucminas.br
Mnica/ Cludia/ Rodrigo

- Publicao impressa
- CD ou disquete
- Autorizao

Recebimento
do material

Biblioteca

- Receber e conferir todo o

material

- Conferir material recebido

- Caso o processo tenha
alguma pendncia, comunicar
a secretaria do curso para
providncias

Finalizar
processo

Biblioteca

Fazer as alteraes
necessrias;
Gravar arquivo e anotar
nmero de acervo criado

- Enviar publicao impressa

para a Coleo Memria

- Conferir material recebido - Conferir publicao impressa

- Conferir autorizao
- Conferir CD/disquete
- Conferir preenchimento BDP

12

5 PGINAS BIBLIOTECA DIGITAL: Cadastro pelo Aluno

1- Login (Dados de matrcula do SGA)

2 Instrues

13

3 Dados aluno/ rea de Concentrao / E-mail

4 Dados tese/dissertao

14

5 Dados Orientador / Co-orientador / Outros membros banca

possvel cadastrar uma pessoa qualquer (que est fora da base de dados) na
banca examinadora atravs do boto cadastrar pessoa sem o cod_pessoa. Aps o
click neste boto, a tela abaixo ir aparecer.

15

6 Resumo e Abstract

7 Dados palavras chaves em portugus e ingls

16

8 Dados confirmao

17

9 Confirmao

ATENO:
Por questes de segurana, ao confirmar os dados de sua tese/dissertao,
no ser possvel alterar as informaes via Internet.

18

10 Formulrio de cadastro da autorizao

19

11 Autorizao

20

12 Alterao de e-mail

21

6 O FUNCIONAMENTO DA NOVA TELA DE CONTROLE DAS

TESES/DISSERTAES PELA SECRETARIA E BIBLIOTECA.

Tela Inicial Viso Secretaria:

Tela inicial Viso Biblioteca:

A tela para a biblioteca apresenta uma aba a mais (indicada por 1), para administrar
os arquivos do Pergamum.

22

Nas telas seguintes, iremos utilizar o aluno 281323 como exemplo. Mostraremos
passo a passo o funcionamento de cada etapa da tese, at chegar publicao do
documento no Pergamum.

Aps a pesquisa do aluno 281323, a tela mostra 3 novas funcionalidades (viso

secretaria):

1: Boto visualizar histrico: Responsvel por mostrar em qual etapa de publicao

da tese/dissertao est o aluno.

2: Status de liberao: Indica a fase do processo de liberao. Existem 4 fases:

1234-

No liberado
Liberado para secretaria
Liberado para biblioteca
Liberado para consulta

23

3: Boto Liberar para ...: Responsvel pela liberao desta tese/dissertao para a
prxima fase.
Ao liberar para a prxima fase, o SGP realiza uma srie de consistncias para que o
processo funcione sem efeito colateral. Resumo das fases:
Fase 1: Esta fase trava todos os componentes da tela, no deixando o usurio do
SGP alterar nenhuma informao. A Fase 1 termina quando o aluno confirma a sua
tese/dissertao na Web.
Fase 2: Nesta fase, somente a secretaria tem o direito de alterar as informaes
contidas na tela. Alguns campos so obrigatrios para a liberao Fase 3: Data da
defesa, data da entrega, data prevista (No permitir a liberao para a biblioteca se
a data atual for maior que a data da defesa e se a tese no estiver aprovada) e
Aprovada, atravs do check.
Fase 3: Nesta fase, somente a biblioteca tem o direito de alterar as informaes
contidas na tela. Alguns campos so obrigatrios para a liberao para a fase 4: O
arquivo da tese/dissertao tem que ser informado; A tese/dissertao dever
possuir pelo menos uma palavra chave em Portugus e pelo menos uma em Ingls.
Fase 4: As informaes no podero ser modificadas pois a tese/dissertao j est
liberada na biblioteca e no Pergamum para consulta.

24

Veja o detalhe na tela de liberao, aps o click no boto Liberar para a Biblioteca:
(faa a comparao entre os detalhes nas 2 telas abaixo)

Viso Secretaria: o boto Liberar Para ... no aparece mais;

No ttulo da tela no aparece o nome Biblioteca.

Viso Biblioteca: A aba Arquivo/Pergamum aparece para a incluso do documento.

25

Banca examinadora/Orientao:

A banca examinadora precisa ter pelo menos um Orientador.

possvel cadastrar uma pessoa qualquer (que est fora da base de dados) na
banca examinadora atravs do boto cadastrar pessoa sem o cod_pessoa. Aps o
click neste boto, a tela abaixo ir aparecer.

Aps informar os dados exigidos, o usurio dever clicar no boto salvar. Os dados
sero automaticamente transferidos para o Grid.

26

Detalhe do funcionamento do boto Visualizar Histrico:

O boto Visualizar Histrico mostra a data e o usurio responsvel pela liberao,

permitindo um maior controle sobre a situao.

Regras das fases:

O ttulo poder ser alterado somente pela secretaria;

A banca examinadora/Orientao poder ser alterada somente pela
secretaria;
O arquivo da tese/dissertao ser includo no Pergamum somente pela
biblioteca;
As informaes da aba resumo/palavra chave em Portugus e Ingls sero
editadas somente pela biblioteca;
Sempre quando o TITULO for alterado, o sistema ir emitir uma segunda via
da autorizao. Se o usurio desejar uma segunda via, basta clicar no boto
2 via autorizao a qualquer hora;
Aps a liberao para a prxima fase, no ser permitido a volta para a fase
anterior. Isso garante o controle das fases;

27

Publicando o arquivo para o Pergamum:

Para publicar o arquivo, basta clicar no boto (indicado por 1) e selecion-lo atravs
da caixa de dilogo. Aps a liberao para consulta, o sistema ir gerar
automaticamente o cdigo do acervo.