Descripcin: Las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y
privadas cumplen funciones especiales
para el manejo de documentos
como: la recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento, conservacin,
eliminacin de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta. Despus de haber estudiado el cuarto contenido de estudio, es importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de la temtica planteada. Por lo anterior, se presenta el video denominado: ACUERDO 060, con el fin de que usted reflexione acerca de la importancia de las pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas. Reflexin: Me pareci muy completa la informacin del video del ACUEDO 060 por que nos da un claro ejemplo paso a paso de la gestin de un documento con sus diferentes estaciones como son la recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento, conservacin, eliminacin de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta. De esta manera me he familiarizado un poco ms la gestin documental en su ejecucin. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el aprendizaje Descripcin: La normatividad vigente y la caracterizacin de diferentes trminos de la temtica del cuarto contenido de estudio son indispensables para una adecuada comprensin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas. Por lo anterior, es indispensable que usted indague y refuerce an en la temtica, realizando la lectura detallada de los siguientes documentos: Archivo General de la Nacin- Acuerdo 060 / 2001 Que para la adecuada prestacin de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades pblicas y privadas que
cumplen funciones pblicas, es necesario establecer pautas que hagan
efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administracin Pblica. Escribir la reflexin realizada acerca del video ACUERDO 060. Conforme al video visto del acuerdo 060, es muy importante seguir el proceso cuando se realiza la recepcin de correspondencia en este caso, es la correspondencia recibida en ventanilla nica de la Universidad del Cauca, es importante revisar factores como los cogidos, las series, las sub series, el consecutivo del documento, la fechas los anexos y tambin las copias. Es importante tambin entregar la carta de recibido y luego el funcionario debe ingresar todos los datos mencionados en el sistema y tambin debe registrar una planilla de control de entrega de documentos. En conclusin es muy importante seguir los pasos del proceso al recepcionar correspondencia para tener un eficiente orden.
Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la
actividad de contextualizacin. 1. Clasificar la documentacin ya sean: correspondencia, documentos contables, publicaciones y comunicaciones institucionales 2. Mantener las copias de la documentacin.
3. El manejo de la radicacin es muy importante dentro del manejo de la
correspondencia. 4. Garantizar que la documentacin al destinatario. 5. Seguir el manual de correspondencia.
Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio lugar de
trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera. Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccion, los siguientes aspectos: Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un documento? R. La empresa escogida es una que vende servicios para realizar este ejercicio. La empresa maneja el siguiente proceso en el uso de documentacin:
Cuando una carta llega primero se realiza la recepcin revisando los
datos ms importantes como fecha, numero de documento, anexos y tambin las copias.
Una vez se realiza la revisin se recepciona el documento a travs
de una plantilla de recepcin donde se registran los datos ms relevantes como la fecha de recepcin, tipo de documento, nombre y firma de la persona que entrega el documento.
Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el
documento.
Luego la persona encargada de la recepcin de la documentacin
que en este caso es la asistente procede a guardar la documentacin y anexos
si fuera el caso en una carpeta, dicha
carpeta est organizada por nombre alfabtico de la empresa.
Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.
R. La comunicacin dentro de la empresa se genera de forma interna y externa. Interna cuando se realiza comunicaciones en general o tambin individuales hacia los empleados, esta comunicacin se realiza mediante el uso de correo electrnico, el cual tiene la respectiva numeracin y radicacin. La comunicacin externa se realiza mediante l envi de documentos y correspondencia. Parte de la comunicacin externa tambin se la realiza mediante correo electrnico. Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa determinada mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su destino? R. la comunicacin interna se realiza mediante correo electrnico y para que esta comunicacin sea efectiva se utiliza una carpeta de Outlook donde se maneja toda la informacin relacionada de manera muy clasificada es
decir, est clasificada por el tipo de comunicacin como: informacin al
personal, memorndums, comunicacin individual por empleado. Una vez que se tiene la informacin se procede a mandarla al destinatario que va con copia al gerente general de la empresa y se activa la opcin de correo ledo para verificar que la comunicacin haya sido recibida en tiempo y al destinatario correcto.
Finalmente
elabore
un
mapa
conceptual
informacin obtenida en esta actividad.
donde
organice
la
En relacin con la normatividad e informacin expuesta en las
lecturas sugeridas en la actividad de contextualizacin, mencione dos aspectos que claramente no se cumplan en la empresa que seleccion en la actividad de apropiacin. R/. Considero que en la empresa que escog para la realizacin de mi trabajo todos estos aspectos se cumplen en su totalidad. En la empresa que seleccion, se realiza el procedimiento de las Tablas de retencin documental, se consignan Listados de series y sus correspondientes tipos documentales, el documento electrnico de archivo, es el procedimiento donde existe un registro de informacin generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos y tambin procedimiento fsico.