DEDICATORIA

A mi adorada familia, por promover mi superacin y

formacin profesional permanente, incentivndome
a salir adelante.

AGRADECIMIENTO

A nuestro Divino hacedor por darme la vida.

A la Universidad Andina Nstor Cceres Velsquez
por permitirme mi formacin profesional.
A todos docentes por inculcarme sus sabios
conocimiento y brindarme sus importantes aportes
y recomendaciones.

II

NDICE
DEDICATORIA. .................................................................................................I
AGRADECIMIENTO. ........................................................................................II
NDICE. ............................................................................................................III
PRESENTACIN............................................................................................. IV
CAPITULO I:
FUNDAMENTACIN
1.1. DESCRIPCIN DE LA PRCTICA. .........................................................3
1.2. OBJETIVOS DE LA PRCTICA................................................................5
1.3. BASE LEGAL............................................................................................5
CAPITULO II:
MARCO TERICO Y CONCEPTUAL.
2.1. ENFOQUES O PROCESOS DE LA ADMINISTRACIN. .....................13
2.1.1. TRMITE DOCUMENTARIO. ..................................................... 13
2.1.2. OBJETIVOS DEL TRMITE DOCUMENTARIO. ........................ 16
2.1.3. ALCANCES DEL TRMITE DOCUMENTARIO. ......................... 17
2.1.4. REA DE TRMITE DOCUMENTARIO. .................................... 18
2.1.5. FUNCIONES. .............................................................................. 27
2.1.6. SECCIONES QUE LA INTEGRAN. ............................................ 28
2.1.7. HORARIO DE ATENCIN DE LA MESA DE PARTES.................28
2.1.8. PERODO DE PRCTICA PRE PROFESIONAL. ...................... 28
2.1.9. DIRECCIN. ............................................................................... 29
2.2. DIAGNOSTICO SITUACIONAL DEL PUESTO DE PRCTICA. ...........29
2.3. DECONSTRUCCION Y RECONSTRUCCIN DE LA PRCTICA....... 31
2.3.1. DECONSTRUCCIN. ..................................................................31
2.3.2. RECONSTRUCCIN. ..................................................................32
III

CAPITULO III:
DISCUSIN DE RESULTADOS.
3.1. DESCRIPCIN DE LA PRCTICA SEGN EL PUESTO O
CARGO REALIZADO EN FORMA GENERAL. .................................... 33
3.2. DESCRIPCIN ESPECFICA DE LAS TAREAS REALIZADAS EN
EL PUESTO O CARGO......................................................................... 34
3.3. EVALUACIN DE LA PRCTICA REALIZADA..................................... 37
CONCLUSIONES............................................................................................40
SUGERENCIAS..............................................................................................41
BIBLIOGRAFA................................................................................................42
ANEXOS......................................................................................................... 43

IV

PRESENTACIN

La Regin de Puno, cuenta con diversas Instituciones de Educacin Superior,

tanto Pblicas, como Privadas, formadoras de futuros profesionales, dentro de
ellas destaca la Universidad Andina Nstor Cceres Velsquez en su Sede
Puno, donde se nos brinda formacin acadmica en distintas carreras
profesionales, dentro de las cuales destaca la Facultad de Ciencias
Administrativas, Carrera Profesional de Administracin y Marketing, que tiene
como uno de sus objetivos pilares: Formar a los futuros profesionales
Licenciados en Administracin y Marketing, para lo cual es necesario cumplir
con ciertos requisitos, como la realizacin de las Prcticas Pre-profesionales;
Es as que se llevo a cabo dichas prcticas profesionales en la parte
Administrativa: rea de Trmite Documentario de la RED de SALUD Puno, con
el objetivo de obtener mayores conocimientos y destrezas necesarias como
futuro profesional en Ciencias Administrativas.
La oportuna y eficiente atencin en el rea de Trmite Documentario, permite
que el usuario pueda sentirse satisfecho con la atencin brindada, acciones y/o
actividades que repercuten en la evaluacin de los servidores que laboran en el
rea citada y en beneficio de la poblacin usuaria en general.
Pongo a su consideracin el presente informe sobre mis Prcticas Pre
Profesionales para su revisin y consecuente calificacin.

CAPITULO I
FUNDAMENTACIN

1.1.

FUNDAMENTACION Y DESCRIPCIN DE LA PRCTICA.

La facultad de Ciencias Administrativas, Carrera Profesional de
Administracin y Marketing de la Universidad Andina Nstor Cceres
Velsquez Sede Puno, cuyo objetivo es formar profesionales capaces
de integrarse a la sociedad y resolver los problemas que los aquejen, los
mismos que sean inherentes a su carrera profesional, la Universidad en
el proceso de formacin de sus egresados y para su posterior
desempeo profesional tiene como requisito indispensable la realizacin
de Prcticas Pre Profesionales, las mismas que ayudan a la adquisicin
de nuevos conocimientos, especialmente prcticos, as como la
aplicacin de los conocimientos adquiridos durante la formacin
profesional.

Motivo por el que, en el presente informe pongo en conocimiento

las actividades realizadas en el rea de Trmite Documentario de la
3

RED de SALUD Puno, institucin elegida para realizar mis Prcticas Pre
-Profesionales, mediante la autorizacin de la Facultad de Ciencias
Administrativas, Carrera Profesional de Administracin y Marketing,
dirigida al Director de la RED de SALUD Puno y dado el visto bueno de
la Direccin Administrativa de la institucin citada, las prcticas Preprofesionales se hicieron efectivas por un lapso de 90 das calendario a
partir del 15 de Octubre del ao 2014 al 15 de Enero del ao 2015, con
el Reglamento de Prcticas de la Facultad de Ciencias Administrativas,
Carrera Acadmico Profesional de Administracin y Marketing (Esquema
de Redaccin del Informe de Prctica Pre-profesional).

El rea de Trmite Documentario de la RED de SALUD Puno est

conformada por las siguientes secciones:

Orientacin al Pblico

Mesa de Partes

Archivo Central

Archivo Perifrico de Actas y Documentos varios.

Acceso a la Informacin

El suscrito al haber realizado mis Prcticas Pre-profesionales en

el rea de Trmite Documentario de la RED de SALUD Puno, cumpli
con efectuar las diferentes actividades que se realizan en dicha rea con
el apoyo y asesoramiento del personal que labora en el rea citada.

1.2.

OBJETIVOS DE LA PRCTICA.
1.2.1. OBJETIVO GENERAL.
Adquirir conocimientos terico - prcticos mediante la realizacin
de las prcticas Pre - Profesionales del rea de Trmite
Documentario de la RED de SALUD Puno.

1.2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS.

1) Efectuar diferentes actividades programadas en el rea de

Trmite Documentario de manera diaria, la recepcin de
documentos, registrar en la hoja de envo, hacer registro en el
Libro de Recepcin debidamente numerado, de las diferentes
oficinas, Unidades, reas y otras Entidades

privadas y/o

estatales.
2) Ejecutar el descargo respectivo de los documentos de acuerdo
a lo decretado por la Direccin de la Entidad de Salud, y la
distribucin respectiva a quien corresponda.
3) Realizar el archivamiento de los documentos que no fueron
recepcionados por los interesados.

1.3.

BASE LEGAL.
Est constituido por las siguientes disposiciones legales:

Ley General de Salud N 26842.

Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

D.L. N 276

Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de

Remuneraciones del Sector Pblico.

5

REGLAMENTO DE PRCTICAS PRE PROFESIONALES.

CAPITULO I
DENOMINACIN
Art. 1.- Se denomina prctica pre profesional a la actividad de
capacitacin y desarrollo de actividades que realizan los
estudiantes

de

la

carrera

acadmico

profesional

de

Administracin y marketing de la Universidad Andina Nstor

Cceres Velsquez, habiendo cumplido el plan de estudio hasta
el Octavo ciclo inclusive:
a)

Las prcticas pueden ser realizadas en instituciones pblicas

o privas y que estn orientados a la afirmacin de sus
conocimientos y habilidades profesionales. Estas actividades
se realizan como uno de los requisitos acadmicos para la
obtencin de la constancia de egresado en las condiciones
que estipula el presente reglamento.

b)

Los estudiantes estn obligados a realizar como mnimo dos

practicas

pre

profesionales

durante

su

formacin

profesional, la primera en el IX ciclo y la segunda en el X

ciclo.

CAPITULO II
OBJETIVOS
Art. 2.- Los objetivos que se persiguen con las prcticas Preprofesionales se resumen en:
6

a)

Complementar y afirmar los conocimientos impartidos en la

Universidad con la experiencia en la actividad profesional.

b)

Contrastar los conocimientos terico-prcticos obtenidos con

relacin a su aplicabilidad en la actividad profesional en
Instituciones Pblicas o Empresas privadas, mediante su
desempeo crtico que le permitir tener una visin integral
del comportamiento econmico y social de su entorno.
Asimismo, plantear soluciones adecuadas acorde al avance
cientfico y de carcter humanstico que la facultad imparte.

c)

Lograr una adecuada adaptacin del estudiante a la

actividad profesional, cientfica y tcnica.

d)

Incentivar, orientar y desarrollar inquietudes del estudiante

por la investigacin cientfica y tecnolgica.

e)

Consolidar en el futuro profesional las caractersticas

particulares de su especialidad que le permitan una
adecuada

socializacin

integracin

en

el

campo

empresarial.
f)

Lograr en el estudiante el desarrollo de habilidades,

destrezas y slida formacin tica en el desempeo de sus
funciones.

Art. 3.- Las caractersticas de las Prcticas Pre-Profesionales,

acorde con el Plan Curricular son:
a)

Sistemtica, porque interrelaciona diversos elementos y

componentes para la formacin profesional.
7

b)

Integral,

porque

est

dirigida

al

desarrollo

personal,

profesional y social del estudiante.

c)

Diversificada, porque atiende a diversas realidades de la

actividad

pblica y privada

en

las diferentes reas

geogrficas.
d)

Formativa, porque consolida la formacin acadmica, cvica,

tica y moral.

e)

Polivalente, porque las actividades que desarrolla permitirn

realizar

proyectos

integrales

mediante

una

accin

interdisciplinaria.

CAPITULO III
DE LA CONDUCCIN
Art. 4.- La conduccin de Prcticas Pre-Profesionales, estar a
cargo del docente que el Director de la Carrera Profesional
designe.

Art. 5.- La promocin, planificacin, gestin, administracin y

evaluacin de las Prcticas Pre- Profesionales, estar a cargo de
la docente de la Prcticas Pre-Profesionales.

CAPITULO IV
MODALIDADES Y DURACIN
Art. 6.- Las Prcticas Pre-Profesionales se pueden realizar
segn las siguientes modalidades:
8

a) Prcticas Pre-Profesionales regulares (dentro del semestre

acadmico )
b) Reconocimiento de Trabajo realizado como Prcticas PreProfesionales.

Art. 7.- Las Prcticas Pre-Profesionales regulares son aquellas

que realizan los estudiantes de la Carrera Acadmico Profesional
de Administracin y Marketing en actividades relacionadas a su
especialidad, en entidades pblicas o privadas reconocidas.

Art. 8.- El Reconocimiento de Trabajo realizado como Prcticas

Pre-Profesionales se har excepcionalmente cuando el estudiante
se encuentre desempeando labores de su especialidad en una
entidad pblica o privada debidamente supervisada por el
docente de prcticas.

Art. 9.- Las Prcticas Pre-Profesionales debern tener una

duracin mnima de 6 meses con jornadas diarias de por lo
menos 4 horas, Para el caso del Reconocimiento de Trabajo
realizado como Prcticas Pre-Profesionales el tiempo ser de 4
meses como mnimo. El inicio de las prcticas se realizar de
conformidad con el Art. 1 del presente Reglamento.

CAPITULO V
GESTIN PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN

Art. 10.- La gestin de las Prcticas Pre-Profesionales es

responsabilidad e inters del alumno. Excepcionalmente el
docente titular

de las

Prcticas,

seleccionar y enviar

Practicantes, cuyo mrito lo justifique, a entidades con las que la

Carrera acadmico Profesional de Administracin y Marketing y/o
la Facultad tenga convenio suscrito.

Art. 11.- El alumno solicitar a travs de su docente de sus

prcticas Pre-Profesionales. Una carta de presentacin al Director
de la Carrera Acadmico profesional. Una vez

formalizada la

aceptacin de las Prcticas por la entidad correspondiente el

alumno solicitar su Inscripcin como alumno practicante y la
autorizacin oficial respectiva.

Art. 12.- La Carrera Acadmico Profesional de Administracin y

Marketing a travs de la Docente responsable de la prctica PreProfesionales coordinar y supervisar con las entidades Pblicas
y privadas la realizacin de las prcticas de los alumnos.

Art. 13.- La Direccin publicar peridicamente la programacin

de las prcticas Pre-profesionales a ser cubiertas por los alumnos
si hubiera por conveniente.
10

CAPITULO VI
DE LOS REQUISITOS
Art. 14.- Son requisitos para la realizacin de las prcticas PreProfesionales:
a) Haber cumplido el Plan de Estudios hasta el octavo

Ciclo

inclusive, dela Carrera Acadmico Profesional.

b) Rcord acadmico expedido por la Carrera Acadmico
Profesional.

Art. 15.- Son requisitos para la realizacin de las prcticas PreProfesionales:

a) Haber cumplido el Plan de Estudios hasta el octavo

Ciclo

inclusive, de la Carrera Acadmico profesional.

b) Rcord acadmico expedido por la por la Carrera Acadmico
profesional.

Art. 16.- El procedimiento para la realizacin de las prcticas

Pre-Profesionales sern los l siguientes:
a) Presentar su ficha de matrcula al Decano de la responsable
de las prcticas pre profesionales de la Carrera Acadmico
profesional, Copia del Rcord Acadmico visada y sellada por
la Secretara Administrativa.
b) El Docente responsable de las practicas Pre Profesionales
remitir al seor Director la conformidad para la realizacin de
11

las practicas Pre-Profesionales indicando se expida carta de

presentacin para el estudiante dirigida a la entidad o empresa
donde exista la vacante correspondiente solicitando sea
admitido el alumno.
c) La aceptacin por parte de la Entidad o Empresa se realizar
mediante una comunicacin formal escrita dirigida a la
Direccin de la carrera Acadmico Profesional indicando tal
hecho haciendo constar la dependencia o rea en la que
labora, el horario de prcticas, las tareas asignadas y la fecha
de inicio de las mismas.
d) Las prcticas se oficializarn a partir del da siguiente de la
recepcin de la comunicacin en la Carrera Acadmico
Profesional de Administracin Y Marketing, no reconocindose
en ningn caso comunicaciones de entidades o empresas
retrasadas en ms de 7 das desde la fecha de su formulacin.
e) Se establece como Centro de Prcticas vlido para la
realizacin de Prcticas Pre profesionales cualquier entidad
pblica o privada cuyas dependencias orgnicas y funcionales
estn claramente delimitadas, tenga una sede identificable,
con trabajadores

relativamente numerosos y cuya dinmica

permita cumplir con los objetivos que se persiguen en la

realizacin de las Prcticas Pre-profesionales.

12

CAPITULO II
MARCO TERICO Y CONCEPTUAL

2.1.

ENFOQUES O PROCESOS DE LA ADMINISTRACIN.

2.1.1. TRMITE DOCUMENTARIO:
En las organizaciones modernas, el ingreso, creacin y
envi de documentos es una tarea de ejecucin diaria. La
administracin del flujo de estos documentos y la ubicacin de los
mismos se ha convertido en una tarea titnica, si no imposible.
Esta situacin lleva a que se dupliquen esfuerzos y se malgasten
recursos generando mltiples veces los mismos documentos o
que la imagen de la organizacin se deteriore al no responder a
los requerimientos con diligencia y oportunidad. (AYALA, Z. 2005).

Trmite Documentario es una aplicacin que permite a las

organizaciones tener el control de la ubicacin fsica y estatus,
actual y pasado de la documentacin que llega, fluye y se genera
dentro de ellas; y en base a estos datos mostrar estadsticas que

13

permitan analizar pasos repetitivos o que no agreguen valor para

mejorar los flujos de los documentos dentro de la organizacin.

La organizacin se ve beneficiada:

Al disminuir el tiempo promedio en el trmite o atencin de un

documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, se
evitan olvidos y/o documentos extraviados y se generan
avisos y recordatorios por correo electrnico.

Al disminuir el uso de papel, reduciendo drsticamente los

gastos por este concepto.

Al ubicar rpidamente un documento ya sea que se encuentre

este en trmite o con su proceso concluido y ya almacenado,
ahorrando tiempo de bsquedas al no tener que sumergirse
en voluminosos archivos fsicos para ubicar un determinado
documento.

Estandarizacin de la documentacin emitida (cartas, memos,

oficios, resoluciones, convenios, etc.).
14

Cmo trabaja:
Trmite Documentario registra todos los documentos que
ingresan o se generan en una organizacin, creando para estos y
otros que se vayan aadiendo durante su trmite, una carpeta
virtual por medio de la cual es fcilmente identificable la persona,
el puesto de trabajo y el momento en que dicha carpeta fue
procesada. (BONNIN, C.J.B. 1984).

Trmite Documentario simula un escritorio virtual con

bandejas de entrada y salida y rea de trabajo, enva avisos a las
personas a las que se derivan las carpetas virtuales y les permite
actuar solo sobre ellas. La seguridad de Trmite Documentario
impide accesos no autorizados a los documentos y accesos de
solo lectura o modificacin cuando se requiera. Si los tiempos de
atencin son excedidos puede configurarse avisos a los usuarios
o a sus jefes. (AYALA, Z. 2005).

Trmite

Documentario

puede

trabajar

con

carpetas

virtuales (si se cuenta con la infraestructura necesaria), o como

acompaamiento de los expedientes fsicos en organizaciones
donde la ley o la costumbre obligue a firmar o colocar otras
seas.

15

Trmite Documentario tiene un flujo dinmico, es decir

cada persona decide a quien enviar la carpeta una vez que haya
terminado su trabajo en ella, dando gran libertad de movimiento a
los expedientes. (MORON, U. J. 2003)

Trmite Documentario permite la consulta rpida y efectiva

del lugar en que se encuentra o la persona que tiene un
documento, del tiempo que un documento se encuentra en
proceso en forma global o por cada uno de sus pasos, del estado
en que se encuentra (en espera, cerrado, archivado, eliminado,
rechazado, etc.), de si existen otros documentos que estn
relacionados

incluso

hasta

consultas

externas

de

los

interesados por medio de paginas Web y con las seguridades que

la organizacin decida.

Trmite Documentario se entrelaza con otras aplicaciones

ya existentes en la organizacin, para mantener consistencia y
uniformidad en la informacin. Y permite la exportacin de sus
datos a otras aplicaciones. (BONNIN, C.J.B. 1984).

2.1.2. OBJETIVO DEL TRMITE DOCUMENTARIO:

El objetivo principal del Sistema de Trmite Documentario
es permitir a las Organizaciones tener el control de la ubicacin
fsica y lgica de la documentacin que llega y fluye dentro de

16

ella, as como de la que se genera al interior de la misma.

(AYALA, Z. 2005).

2.1.3. ALCANCE DEL TRMITE DOCUMENTARIO:

El Sistema incluye los siguientes procesos:

Documentacin que ingresa a la empresa.

Documentacin que va a salir de la empresa.

Documentacin interna.

Generacin de un Expediente Virtual. En base a cada

documento recibido o emitido se genera un expediente virtual
el cual est conformado por las siguientes secciones:

La Informacin del Documento.

Comentarios o indicaciones para los responsables de la

atencin.

Documentos Anexados (.doc, .xls, .ppt, .vsd, imgenes, etc.).

17

Seguimiento del flujo de atencin. Referencias cruzadas con

otros documentos relacionados.

2.1.4. REA DE TRMITE DOCUMENTARIO ATD

1) ADMINISTRACIN PBLICA.
"La Ciencia de la Administracin es, en efecto, la ciencia de
las relaciones entre la comunidad y los individuos, y de los
medios de conservacin de esas mismas relaciones por la
accin de las leyes y de los magistrados sobre las personas y
las propiedades, en todo a lo que interesa el orden social".
(Palacios, J. 1834. pp. 35-36)

La administracin pblica tiene sus orgenes en Egipto y

Roma y se lo conceptuaba como un organismo de beneficios
colectivos encargada de recaudar impuestos en beneficio del
estado. Esta concepcin en la actualidad toma otro rumbo, as
podemos mencionar. (Ayala Z. 2005. pg. 28-29)

La administracin pblica es una organizacin a travs de

la cual se ejerce la accin del gobierno de acuerdo con la ley,
el presupuesto, las normas y reglamentos, orientada al
establecimiento de metas u objetivos, a la ejecucin de
actividades y al control, y evaluacin de la gestin del Estado.
Esta

apreciacin

general

permite

precisar

que

la

administracin pblica se caracteriza porque bsicamente se

ocupa de los fines que conciernen al Estado, lo cual lo
18

relaciona en toda su extensin con la sociedad y con la

economa en su conjunto.

Administracin es:

Fuente:

Introduccin a la Teora General de la Administracin. Autor: I.

Chiavenato.

2) MESA DE PARTES
Comnmente se le conoce como Mesa de Partes pero en
realidad sta constituye la denominada Unidad de Recepcin
Documental y calificara como el punto de inicio de atencin al
cliente en muchas entidades. En el tema tributario el
equivalente a cliente sera el contribuyente. La Mesa de Partes
tiene como objetivo principal ser el centro a travs del cual se
canaliza la recepcin de documentos, quejas y/o sugerencias
presentadas por los administrados; e incluso, para recibir el
pago de un servicio determinado o derivado del cumplimiento
de una obligacin a cargo del ciudadano. Tambin la mesa de
partes puede recibir el pago de un servicio determinado o
19

derivado del cumplimiento de una obligacin a cargo del

ciudadano. (Zolezzi, 2006. Pg. 635)

Entonces, el punto de atencin al cliente es la Unidad de

Recepcin Documental (o mesa de partes) que est ubicada
en la recepcin y es la encargada de efectuar la recepcin de
los documentos en la sede central o institucin.

Esta unidad depende de la Oficina de Secretara, la que

tiene a su cargo la administracin documentaria de la
institucin. (BONNIN, C.J.B. 1984).

Las encargadas que atienden a los administrados estn

preparadas para brindar la orientacin necesaria.

El Sistema Documentario est diseado para llevar un

adecuado registro, control, seguimiento y respuestas a los
diferentes documentos registrados, emitidos o derivados a las
diversas oficinas, jefaturas o reas de la Institucin.

El origen de los documentos puede ser interno o externo.

La documentacin interna est referida a los documentos
generados al interior y que circulan entre las reas, tales como
informes y memorandums; mientras que como documentacin
externa se considera a todo lo que ingresa por la Unidad de
20

Recepcin Documental - Mesa de Partes, Ubicado en la

Secretara. (PALACIOS, Jos. 2000)

El Sistema Documentario permite a la entidad tener un

control de la documentacin que ingresa a la institucin en
todas sus etapas, desde el registro, distribucin, conclusin y
archivamiento.

La Mesa de Partes tiene como objetivo principal ser el

centro a travs del cual se canaliza la recepcin de
documentos, quejas y/o sugerencias presentadas por los
administrados; e incluso, para recibir el pago de un servicio
determinado o derivado del cumplimiento de una obligacin a
cargo del ciudadano. (AYALA, Z. 2005).

3) FOLIACIN.
La foliacin es una accin administrativa u operacin que
consiste en numerar o enumerar correlativamente cada una de
las hojas, o folios, de todo documento o unidad documental
21

recibida y/o generada por una institucin o entidad. (Archivo

general de la nacin y departamento administrativo de la
funcin pblica. (Circular No. 004 de 2003.Bogot).

La foliacin se realizara atendiendo las necesidades

prcticas de las instituciones administrativas, realizando dicha
accin de acuerdo al orden cronolgico y/o numrico de la
documentacin recibida generada en forma descendente.
(BONNIN, C.J.B. 1984).

4) TRMITE DOCUMENTARIO.
Es una aplicacin que permite a las organizaciones tener el
control de la ubicacin fsica y estatus, actual y pasado de la
documentacin que llega, fluye y se genera dentro de ellas; y
en base a estos datos mostrar estadsticas que permitan
analizar pasos repetitivos o que no agreguen valor y los
cuellos de botella para mejorar los flujos de los documentos
dentro de la organizacin. (MORON, U. J. 2003)
22

5) TRMITE
Es la forma por la cual se realizan acciones sobre un
documento

expediente

en

las

diferentes

instancias

encargadas de su canalizacin, atencin, estudio o solucin.

(PALACIOS, Jos. 2000)

Trmite es la gestin o diligenciamiento que se realiza para

obtener un resultado, en pos de algo, o los formulismos
necesarios para resolver una cosa o un asunto. Habitualmente
los trmites se realizan en las administraciones pblicas y en
menor escala en el sector privado, los mismos son de diversas
ndoles, el ciudadano tiene que hacer trmites en forma
permanente para desenvolverse en una sociedad organizada,
es por ello que existen muchos organismos pblicos creados a
tal fin.

Para inscribir una propiedad.

Para realizar una venta de un inmueble.

Para obtener un permiso de pesca.

Para abonar una multa.

Para denunciar un accidente laboral.

Para obtener un certificado de un grado acadmico.

Para obtener un certificado de buena conducta.

Para obtener un certificado de residencia.

23

Para realizar una denuncia en defensa del consumidor.

Para inscribir un automotor.

Para inscribir una empresa recin formada, en el Registro

Pblico de Comercio y Personera Jurdica.

Para inscribir a una empresa o persona fsica en el listado

de proveedor del estado de una nacin, provincia o
municipio.

Trmite de las personas o empresas para inscribirse en un

tipo de impuesto nacional o provincial.

Para obtener una copia certificada del acta de nacimiento,

matrimonio o defuncin en el Registro Civil.

Parlamentarios, para la creacin de una ley.

Judiciales de distinta ndole.

6) EXPEDIENTE
Conjunto

de

documentos

ordenados cronolgicamente.

debidamente
Son

foliados

generados interna

externamente, y tratan sobre un asunto especfico.

24

El concepto de expediente dispone de varios usos en

nuestro idioma, de todos modos debemos destacar que la
referencia ms extendida es aquella que surge en el mbito
judicial y que dice que un expediente es un documento en el
cual se renen de manera cronolgica y ordenada una serie
de actuaciones y asimismo de documentacin vinculada a un
caso judicial. (BONNIN, C.J.B. 1984).

Ni bien un individuo, una empresa, entre otros, inician un

reclamo por la va judicial a otro u otros es habitual que se
generen diferentes presentaciones y adems se demande la
presentacin de diversos documentos inherentes a la causa y
que ayudarn a sostener una demanda por ejemplo. En tanto,
todo aquello que se vaya realizando en relacin a esa causa
se ir incorporando a la misma, al expediente, y por caso ser
una gua clarsima y fantstica a la hora de conocer los
detalles de la causa en cuestin. (DROMI, R. 2005)

El expediente en este sentido, mejor dicho su revisin, nos

permitir conocer el avance o el estancamiento que pueda
tener una presentacin judicial. Los abogados, los gestores o
tambin los individuos involucrados en la causa podrn

25

acceder al mismo para tener conocimiento de todas las

actuaciones que se fueron realizando.
Tambin

se

ha

vuelto

habitual

que

el

periodismo

especializado en casos policiales consulte y acceda, a veces

de manera extra oficial, a los expedientes para luego informar
al pblico acerca de los pormenores y acontecimientos que se
van suscitando alrededor de un caso de alta exposicin en los
medios.

O sea, que el expediente en estos casos es una

excelente fuente a la hora de conocer detalles sobre un caso,

con leerlo uno puede obtener informacin precisa y adems
oficial sobre un tema. (BONNIN, C.J.B. 1984).

Los expedientes se almacenan y archivan en lugares

especiales y destinados a tal efecto y obviamente disponen de
elementos,

tales

como

nmeros

que

facilitan

su

reconocimiento y bsqueda en un archivo.

Mientras

tanto,

cuando

las

nuevas

tecnologas

se

instalaron tan rotundamente en las vidas cotidianas, asimismo

lo hicieron en este contexto y por ello es que en algunos casos
se puede consultar un expediente va web.

Por otra parte, la palabra expediente es utilizada para

denominar a aquel documento en el cual se encuentra reunida

26

informacin sobre un individuo, por ejemplo, un empleado, un

estudiante, y entonces si se quiere saber algo puntual sobre l
se lo puede consultar. (PALACIOS, Jos. 2000)

Y en algunos espacios laborales, el expediente, es un

documento

que

se

abre

ante

una

situacin

irregular

protagonizada por algn empleado. As, si el trabajador

comete una falta grave se le abrir un expediente y deber
responder por el mismo ante las autoridades, Dependiendo de
la gravedad, la actuacin final, puede derivar en su despido.
AYALA, Z. (2005).

2.1.5. FUNCIONES:

Dirigir,

organizar

controlar

las

acciones

de

trmite

documentario y archivo en la RED de SALUD Puno.

Expedir documentos de conformidad con los que obran en los

archivos correspondientes dela RED de SALUD Puno, que no
correspondan a las Direcciones Regionales de Salud o a los
rganos que hagan sus veces.

Elaborar los documentos para revalidacin de atenciones

realizados en la RED de SALUD Puno, conforme a los Planes
y Programas que rigen dentro de la institucin.

Conservar, organizar, custodiar y depurar la documentacin

destinada al archivo de acuerdo a la normatividad legal
vigente.
27

Supervisar, monitorear y capacitar a las dependencias

(Establecimientos de Salud) de la RED de SALUD Puno sobre
el correcto uso del Sistema de Trmite Documentario.

Brindar informacin y orientacin a los usuarios con relacin a

los expedientes y documentos.
(DROMI, R. 2005)

2.1.6. SECCIONES QUE LA INTEGRAN:

Para brindar un adecuado servicio, la Oficina de Trmite
Documentario est conformada por las siguientessecciones:
o

Orientacin al Pblico

Mesa de Partes

Archivo Central

Correspondencia local y nacional

Acceso a la Informacin

Administracin del Sistema de Informacin de Apoyo a la

Administracin Documental y de Archivo.

2.1.7. HORARIO DE ATENCIN DE MESA DE PARTES:

Lunes a Viernes.

De 08:00 a 13.00 horas, recepcin de documentos.

De 13.00 a 14.00 horas distribucin de documentos.

2.1.8. PERIODO DE PRCTICAS PRE PROFESIONALES:

28

El periodo de tiempo de las Prcticas Pre-profesionales

realizadas en el rea de Trmite Documentario de la RED de
SALUD Puno se efectu del 01 de octubre al 30 de diciembre del
2014 (tres meses).
2.1.9. DIRECCIN:
rea de Trmite Documentario de la RED de SALUD Puno,
Av. El Sol N 1122 - Puno.

Para consultar sobre su trmite llamar a la central de

atencin: 051369368.

2.2.

DIAGNOSTICO SITUACIONAL DEL PUESTO DE PRCTICAS

La Red de Salud Puno, tiene como domicilio legal en la Av. El Sol
N 1122 cercado de la ciudad de Puno, Departamento y Provincia de
Puno, en cumplimiento al artculo 5 de la Ley 27867, Ley Orgnica de los
Gobiernos Regionales, segn la RM N 036-2006/MINSA, de fecha 16
de mayo del2006, esta Red de Salud pas a formar parte jurisdiccional,
de la DIRESA Puno, conservando, a la fecha, su nominacin
administrativa: Red de Salud Puno, Unidad Ejecutora 405.

Cuando se realiz la practicas pre profesionales en la red de

salud puno del rea de tramite documentario se encontr la falta de
ambientes de atencin porque esta rea esta compartido con el rea de
patrimonio de la institucin.

29

En la oficina de trmite documentario se trabajaba la cantidad de

cinco personas en total lo cual hace que el ambiente sea pequeo, por lo
que se deduce la necesidad de elegir un ambiente lo suficientemente
grande y acorde a su uso.

La falta de estantes o anaqueles para el buen manejo de

documentos en el rea y lograr una ubicacin precisa y de fcil acceso
para su uso inmediato.

Las relaciones humanas dentro de la institucin no son

frecuentes, es indispensable la interrelacin entre los trabajadores.

ORGANIGRAMA DEL REA DE TRMITE DOCUMENTARIO DE LA

RED DE SALUD PUNO

DIRECCIN DE LA RED DE
SALUD PUNO

SECRETARA DE
DIRECCIN

30

REA DE TRMITE
DOCUMENTARIO DE LA RED DE
SALUD PUNO.

2.3.

DECONSTRUCCION Y RECONSTRUCCION DE LA PRCTICA.

2.3.1. DECONSTRUCCIN.
El personal que proviene de cualquier institucin Educativa
Superior y que realiza sus Prcticas Pre-profesionales en la
RERD de SALUD Puno, primeramente es presentado por el
encargado de la Oficina de Recursos Humanos en el Servicio o
rea donde va a realizar sus Prcticas.

Luego, el personal practicante, es conducido por un

personal del rea de Trmite documentario para cumplir con la
parte informativa y la labor que se desarrolla en cada una de las
secciones del rea de Trmite Documentario de la RED de
SALUD Puno.

La Jefatura del rea de Tramite Documentario de la RED

de SALUD Puno, solicit al personal que realiza Prcticas Preprofesionales, puntualidad en la asistencia a las labores de dicha
rea, tambin pidi voluntad de trabajo para poder cumplir las
acciones con mayor eficiencia y satisfaccin del pblico usuario,
lo que fue aceptado y comprometido por parte del personal que
31

realiza sus prcticas Pre-profesionales en dicha institucin

pblica.

2.3.2. RECONSTRUCCIN.
Teniendo conocimiento del horario laboral de la institucin y
de las diferentes labores que se realizan en los distintos servicios,
el suscrito empez a realizar sus Prcticas Pre-profesionales,
iniciando primeramente en la seccin de informacin al pblico
usuario, brindando informacin sobre las atenciones que brinda la
institucin, la ubicacin de los diferentes servicios de salud, y el
trmite que se cumple o realiza en la parte documentaria.

Durante el desarrollo de las Practicas Pre-profesionales, no

hubo mayor inconveniente para el desarrollo de los mismos, por
cuanto el personal que labora en el rea de Trmite
Documentario brindaba el apoyo necesario al personal practicante
y de esta manera reforzaba su formacin profesional en el
aspecto prctico.

Al trmino de las Prcticas Pre-profesionales, la Jefatura

del rea de Trmite documentario, el Administrador de la RED de
SALUD Puno, reconocieron y felicitaron al personal que realiz
sus prcticas Pre-profesionales, reconociendo el apoyo y entrega
brindada a la institucin.
32

CAPITULO III
DISCUSIN DE RESULTADOS

3.1.

DESCRIPCIN DE LA PRCTICA SEGN EL PUESTO O CARGO

REALIZADO EN FORMA GENERAL.
El rea de Trmite Documentariode la RED de SALUD Puno
dentro de sus tareas tiene la finalidad de guiar y/o apoyar el normal
desenvolvimiento en el aspecto del Trmite Documentario de esta
institucin ya que es la nicarea dentro del organigrama encargada de
realizar estas labores que son las siguientes:

Orientacin al Pblico, teniendo presente el Texto nico de Procesos

Administrativos (TUPA) y derechos a los que estn afectos los
usuarios.

Mesa de Partes, en la misma que se cumple con realizar el registro

de todos los documentos que ingresan a la institucin, as mismo de
los documentos que se derivan a las diferentes instancias dentro de
la institucin como fuera de ellas.

33

Archivo Central, se procede a realizar el archivo provisional o

definitivo de los diferentes documentos que son remitidos por las
instancias correspondientes y que no son recabadas por los
interesados en su debida oportunidad.

Correspondencia, en esta seccin se procede a recepcionar la

correspondencia que llega a la institucin, para su remisin y/o
entrega a las instancias correspondientes ( servicios, oficinas,
unidades, Estrategias Sanitarias, Centros de Salud, Puestos de
Salud y otros), tambin se cumple con remitir documentos
recepcionados de otras entidades para su entrega a las personas y
instancias correspondientes.

Acceso a la Informacin, se realiza con brindar la informacin a

peticin escrita de los interesados, como tambin a los profesionales
comunicadores sociales que cumplen con el ejercicio de su
profesin.

3.2.

DESCRIPCIN ESPECFICA DE LAS TAREAS REALIZADAS EN EL

PUESTO O CARGO.
Las diferentes tareas

realizadas en el rea de Trmite

Documentario (ATD) de la RED de SALUD Puno, de acuerdo a previa

Planificacin realizada se realizaron desde el mes de octubre a
diciembre del ao 2014, los mismos que se efectuaron de la manera
siguiente:

Durante la primera quincena del mes de octubre del 2014, realice

tareas y/o acciones inherentes de orientacin a los usuarios que
34

llegaban a la RED de SALUD Puno, para algn tipo de atencin en

los diferentes servicios de salud que se brinda en la institucin, lo
que permiti al practicante conocer la ubicacin exacta de cada uno
de los servicios y conocer de igual manera a los profesionales de la
salud que laboran en la RED de SALUD Puno. A partir de la segunda
quincena del mes de octubre tuve acceso a realizar labores en Mesa
de Partes, en la misma que se efecta con realizar el Registro de los
diferentes documentos que ingresan a la institucin, as mismo
tambin se cumple con realizar el registro de la instancia donde se
deriva los documentos de acuerdo al petitorio que realiza el
interesado para su respectiva atencin.

En el mes de Noviembre del 2014, el practicante cumpli con realizar

actividades inherentes al registro de documentos que ingresan y
salen

de la institucin, mediante previo registro en el rea de

Trmite Documentario de la RED de SALUD Puno, as mismo se

realizaron actividades de archivo de documentos recepcionados, con
previo conocimiento de las instancias correspondientes los mismos
que

sealan

autorizan

se

cumpla

con

el

archivamiento

documentario del caso. Tambin de procedi a realizar la recepcin

de la correspondencia que llega a la institucin, para su entrega
inmediata a las instancias correspondientes, como tambin para
derivar a los interesados den los diferentes Establecimientos de
Salud de la RED de SALUD Puno. En muchas oportunidades el
personal que labora en el rea de Trmite Documentario de la
institucin no se abastece para cumplir con sus labores o actividades
35

por la recargada labor y/o demanda de los interesados (concurso de

plazas laborales, desplazamiento de personal por necesidad de
servicio, destaques laborales y otros) el personal efecta labores
hasta por doce horas diarias, con la nica finalidad de satisfacer las
peticiones o requerimientos de los interesados.

En el mes de diciembre del 2014, las diferentes labores que se

efectan en el rea de Trmite Documentario (ATD) se ven
recargadas, se realizan actividades de atencin a los usuarios
referentes

recepcin

trmite

de

documentos

(Oficios,

Memorndums, Informes, Constancias de Trabajo, Informes de

Estrategias Sanitarias, documentos de respuesta, entre otros),
tambin

se

realizaron

actividades

inherentes

al

archivo

de

documentos, trmite de correspondencia hacia las dependencias de

la institucin como tambin la remisin de dichas correspondencias
de manera extramural. As mismo se cumpli con brindar informacin
escrita peticionada por los interesados, como tambin a los
diferentes medios de comunicacin que concurren a la RED de
SALUD Puno, en cumplimiento de sus labores profesionales. Cabe
destacar que durante el tiempo de las Prcticas Pre-profesionales se
ha observado la difusin y prctica de las buenas relaciones
humanas entre el personal que labora en la institucin como tambin
la buena atencin que se brinda al pblico usuario en el rea de
Trmite Documentario de la RED de SALUD Puno.

36

3.3.

EVALUACIN DE LA PRCTICA REALIZADA.

Al culminar mis Prcticas Pre-profesionales en el rea de Trmite
Documentario de la RED de SALUD Puno, realizadas del 01 de Octubre
al 30 de Diciembre del ao 2014 (tres meses) me siento satisfecho
porque me brindaron apoyo el personal que labora en dicha rea
Laboral, me dieron recomendaciones, orientacin de cmo debo
adaptarme en la institucin sobre todo no dejarme vencer por mis
debilidades demostradas algunas veces dentro del desempeo laboral
como practicante del rea de administracin (Trmite Documentario).

El rubro Trmite Documentario Administrativo de la institucin de

Salud(RED de SALUD Puno) donde me desempee era algo nuevo
para m, era un reto aprender y entender las labores de la institucin
porque no estaba muy familiarizado, pero conforme pasaba el tiempo ya
entenda ms sobre las actividades dela institucin instituto y fui
aportando ideas de mejora en los procesos.

Tambin puedo decir que al realizar las prcticas aprend nuevas

formas de afrontar problemas que se pueden suscitar dentro del marco
laboral, as cmo debemos relacionarnos con la organizacin, las
diversas personas que podemos contactarnos, igualmentedistingu de
cuanta importancia tiene dentro de la institucin el Texto nico de
Procesos Administrativos.

37

En la prctica llevada a cabo el Director de la RED de SALUD

Puno y el Jefe encargado del rea de Trmite Documentario (ATD) me
evaluaron mediante las siguientes interrogantes:

Se demora en captar los aspectos de la institucin y el rea en

donde se desempea?
Mucho ( )

Regular (x )

Poco ( )

Nada ( )

Supo planificar y organizar sus actividades adems de su

tiempo?
Si ( x)

Se sinti con iniciativa, ganas de aprender y trabajar?

Siempre ( x)

No (

A veces ( )

Nunca (

Aporto con ideas innovadoras?

Siempre ( ) A veces (x ) Nunca ( ) Sent las ganas pero no me atrev ( )

Al calificar mis respuestas el Director me felicit porque en gran

parte de las respuestas estaba acorde a lo que haba realizado durante
las Practicas Pre- profesionales, ya que en todo momento me brindaron
su apoyo y supieron absolver mis dudas, as como ser lder en
determinadas ocasiones

ya que al ser un futuro profesional de

administracin y marketing me dieron la confianza necesaria para llevar

adelante el rea de Trmite Documentario (ATD)

junto al Jefe

encargado.

38

Al finalizar la prctica en el rea de Trmite Documentario de

RED de SALUD Puno, esta es mi evaluacin:

De la experiencia vivida puedo decir que soy:

INDICADORES
Perseverante
Constante
Seguro de m mismo
Seguro de lo que conozco de los temas
Innovador
Fcil de llevarme con la gente
Capaz de proponer cosas
Capaz de tomar decisiones solo
Capaz de trabajar en equipo
Capaz de liderar equipos
Capaz de motivarme solo
Capaz de motivar a los dems
Capaz de resolver conflictos
Capaz de decir las cosas que pienso

SI
X
X
X
X

UN POCO

NO

x
X
X
x
X
X
X
X
X
X

39

CONCLUSIONES

Mediante la realizacin y/o participacin en las diferentes actividades

cumplidas en la Red de Salud Puno, en el rea de Trmite Documentario
el personal que realiz sus Prcticas Pre-profesionales ha logrado
consolidar, aplicar y ampliar; los conocimientos adquiridos durante su
formacin acadmica en la universidad.

El adecuado manejo de documentos, con orden, criterio y coherencia, que

ingresan al rea de Trmite Documentario permite una atencin con
mayor celeridad, prontitud y satisfaccin del usuario.

Los documentos que ingresan a la institucin y que son tramitados a la

brevedad posible, permiten una oportuna atencin por parte de las
diferentes estrategias sanitarias que componen y/o integran la Red de
Salud Puno, mejorando su imagen institucional.

Luego de efectuar las prcticas, podemos deducir la importancia de su

realizacin, puesto que consolida la preparacin acadmica recibida a lo
largo de nuestra formacin educativa.

40

SUGERENCIAS

Se debe de evitar realizar el trmite directo de documentos por parte de

los usuarios, para no ocasionar desorden, problemas administrativos que
perjudiquen a los interesados.

Las

Estrategias

necesariamente

Sanitarias
hacer

el

de

la

Red

respectivo

de

Salud

trmite

de

Puno,

deben

documentos,

oportunamente, por la instancia que corresponde, para no ocasionar

demoras y problemas en sus trmites y no perjudicar el cumplimiento
ptimo de sus metas.

Implementar el rea de Trmite Documentario (ATD), con equipos de

cmputo y registro de documentos para realizar una buena atencin,
rpida y eficiente, a todos los usuarios que requieren los servicios de
dicha instancia administrativa.

El rea de Trmite Documentario de la RED de SALUD Puno, debera de

contar con una infraestructura adecuada para cumplir con una ptima
atencin de los usuarios y brindar una atencin a la brevedad posible y de
manera eficaz y eficientemente.

Dar participacin peridica a los estudiantes que deseen realizar sus

prcticas Pre-profesionales en la institucin de Salud en los Servicios u
oficinas (asistencial o administrativo) para reforzar su preparacin y
fortalecer su formacin acadmica y tener ms tarde a un buen
profesional que sirva a la sociedad.
41

BIBLIOGRAFA

AYALA, Z. (2005). La administracin pblica. Pg. 28-29.

BONNIN, C.J.B. (1984). Compendio de los Principios de Administracin.

Circular No. 004 de (2003). Archivo general de la nacin y departamento

administrativo de la funcin Pblica. Bogot: AGN, (2003).

DROMI, R. (2005). Derecho Administrativo, Lima, Gaceta Jurdica.

En Comentarios. Ley del Procedimiento Administrativo General, Segunda

Parte, Ara Editores, Lima

MORON, U. J. (2003). El Nuevo Rgimen de los Actos Administrativos,

PALACIOS, Jos. (2000). Imprenta de Jos Palacios. Madrid. Pg. 35-36.

ZOLEZZI, M. A. (2006). Palestra Editores. Lima, Pg. 635.

42

ANEXOS

Copia de la carta de presentacin presentada ala institucin de prcticas.

Copia del Certificado y/o Constancia de Prcticas.

Evidencias de la prctica (fotos, videos, etc.)

43