No geral, a maioria das pessoas fica com receio de jogar coisas fora. Algumas j foram desapegadas at precisarem de algum papel que nunca mais encontraram, provavelmente porque se desfizeram dele. Qual o meio-termo, ento? Veja neste post algumas dicas para armazenar seus documentos. O que deve ser guardado Via de regra, devem ser guardados: 1. Garantias de produtos e servios enquanto forem vlidas; 2. Recibos da declarao do Imposto de Renda; Comprovantes de contas pagas at 5 anos algumas companhias emitem um certificado anual de quitao que substitui os 12 comprovantes mensais; 1. Documentos assinados no geral; 2. Certides 3. Guardar por cinco anos: 4. os tributos ( IPTU, IPVA, Imposto de Renda e outros); 5. contas de gua, luz, telefone e gs; 6. recibos de assistncia medica; 7. recibos escolares; 8. pagamento de cartes de crditos; 9. recibos de pagamentos a profissionais liberais; 10. pagamento de condomnios. Guardar por trs anos: 1. os recibos de pagamentos de aluguel; 2. recibos de dirias de hotis; 3. recibos de pagamento de restaurante. Guardar pelo perodo do contrato: 1. comprovante de pagamento financiamento imobilirio.
Dar ateno redobrada aos comprovantes abaixo (manter por):
2. Seguros em geral (vida, veculos, sade, residncia etc): 1 ano aps o trmino da vigncia 3. Extratos bancrios: 1 ano 4. Recibos de pagamento de aluguis: 3 anos 5. Taxas e Impostos Municipais e Estaduais (Lixo, IPTU, IPVA, etc.): 5 anos 6. Contas de gua, luz, gs, telefone (inclusive celulares): 5 anos 7. Condomnio: 5 anos 8. Mensalidades escolares: 5 anos 9. Faturas de cartes de crdito: 5 anos 10. Contratos e recibos de servios de profissionais liberais como advogados, mdicos, dentistas, etc.: 5 anos 11. Plano de sade 5 anos 12. Declarao de Imposto de Renda e documentos anexados: 6 anos
13. Comprovantes de pagamento de financiamentos de bens como carros e
imveis at o trmino do pagamento de todas as parcelas ou aps a entrega da escritura definitiva (imveis) e/ou documento que oficialize a quitao (consrcio) 14. Notas fiscais at o trmino da garantia do produto 15. Documentos comprobatrios para aposentadoria junto ao INSS: 20 anos Como armazenar Tenha um sistema de arquivo do tamanho necessrio para voc. No adianta comprar um arquivo pequeno para pastas suspensas se voc vai utilizar pastas e mais pastas em outro ambiente. Eu tenho um arquivo para pastas suspensas com trs gavetas, onde duas so para arquivos e uma para o tickler do GTD e contas pagas correntes. O arquivo geral est em ordem alfabtica e crio as pastas da maneira mais intuitiva possvel. Isso bastante pessoal e no existem regras. Nomeie suas pastas de acordo com o que fizer sentido para voc. Voc tambm pode utilizar pastas com elstico, pastas catlogo e fichrios. Particularmente, no gosto de deixar alguns papis em contato com plstico, pois eles podem estragar. Uma alternativa ao arquivo (o mvel) usar caixas em estantes, por categorias e usando etiquetas para identificar seu contedo. Sim. Mesmo os documentos que voc precise manter em formato de papel valem a pena ter uma cpia digital para consulta e eventualidades diversas. Tudo aquilo que pode ser mantido apenas digitalizado (manuais, apostilas, entre tantos outros) eu tenho o formato digitalizado e descarto o fsico. S mantenho aquilo que realmente precisa estar em formato papel.